1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Saat

BAB 1
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
Saat ini sistem informasi dan ilmu pengetahuan di bidang
komputerisasi berkembang semakin pesat, karena pesatnya teknologi tersebut
maka semakin pesat pula kebutuhan akan penggunaan komputer sebagai
penunjang kerja yang lebih efektif dan efisien. Di dalam sebuah perusahaan,
kegiatan pengolahan data pada jasa ekspedisi adalah bagian yang terpenting.
Hal ini dikarenakan aktivitas pada jasa ekspedisi terutama di bagian
penerimaan dan pengiriman barang merupakan kegiatan yang berhubungan
langsung dengan pihak konsumen perusahaan. Kegiatan pengolahan data ini
tentunya tidak terlepas dari kebutuhan akan sistem informasi dimana sistem
informasi ini mengintegrasikan antara data yang satu dengan yang lain,
berguna mempermudah users di dalam melakukan pengolahan data. Selain
melakukan pengolahan data, juga terdapat pengolahan perencanaan
keuangan, dimana perusahaan bisa mengetahui dengan jelas, pemasukan kas
atas layanan yang digunakan oleh pelanggan, berapa hutang perusahaan yang
harus dibayarkan perusahaan pada saat jatuh tempo, serta piutang perusahaan
yang diterima perusahaan dalam jangka waktu tertentu. Hal ini semua
dirangkum di dalam Sistem Informasi Akuntansi (SIA). SIA mengumpulkan
dan memproses data transaksi dan kemudian menyebarkan informasi
keuangan kepada pihak yang berkepentingan (Kieso, Weygandt, & Warfield,
2011). SIA ini bisa digunakan dan diterapkan di semua perusahaan khususnya
perusahaan yang bergerak dibidang jasa ekspedisi untuk membantu
perusahaan di dalam menjalankan kegiatan operasionalnya.
Hal ini juga disadari oleh PT. Anugerah Bersatu akan pentingnya SIA
dalam mendukung dan membantu kegiatan bisnis. PT. Anugerah Bersatu
merupakan perusahaan anak atau member grup dari PT. Herlyk Ekspress
dimana perusahaan tersebut sendiri baru berdiri pada tahun 2012 Sedangkan
perusahaan induk dari perusahaan tersebut yaitu PT. Herlyk Ekspress telah
berdiri sejak tahun 1998 dengan usaha yang bergerak dibidang kargo, kurir,
pergudangan, dan kepabeanan. Di dalam melakukan kegiatan operasionalnya,
PT. Anugerah Bersatu masih menggunakan sistem semi - manual yaitu sistem
pencatatan di Ms. Excel. Semua file penyimpanan data barang dan pelanggan
1
2
disimpan di dalam satu file khusus dalam Ms. Excel dimana semua dikelola
oleh bagian administrasi. Untuk bagian – bagian diluar administrasi,
menggunakan hardcopy hasil print bagian administrasi dan file sharing data
Excel untuk mencocokan data hasil print dan excel serta dengan barang
pelanggan. Hardcopy ini digunakan untuk mengecek barang, kevalidan
barang dari proses penerimaan barang masuk ke gudang penyimpanan,
pengecekan, pengemasan dan sortir barang, serta sampai ke bagian
pengiriman. Hardcopy ini digunakan untuk persetujuan bahwa bagian
sebelumnya sudah mengecek dan approve (tanda tangan) bahwa barang
sudah bisa diproses ke bagian selanjutnya. Masalah yang dihadapi adalah
penginputan data yang memakan waktu lama dikarenakan harus mencocokan
antara data yang satu dengan yang lainnya, sering terjadi redudansi data,
sering terjadi human error, tidak bisanya melakukan penarikan laporan per
hari dan per minggu untuk bagian gudang, sering terjadi ketidak validan data
antara data yang satu dengan data yang lainnya. Masalah yang paling disoroti
oleh perusahaan adalah masalah penjualan menurun karena disebabkan
ketidakpuasan pelanggan atas lamanya kinerja perusahaan dalam memproses
pesanan pelanggan yang disebabkan proses input kontrak yang memakan
waktu yang lama, sehingga mengalami penundaan dalam proses pengiriman
barang, yang tadinya ingin cepat malah menjadi lebih lama. Hal itulah yang
menyebakan terjadinya penurunan jumlah pelanggan, sehingga membuat para
pelanggan menjadi tidak puas dan mengajukan complain ke perusahaan dan
menyebabkan pendapatan perusahaan menurun. Hal ini yang menjadi fokus
utama perusahaan dari semua masalah yang ada.
Berdasarkan penjelasan dan paparan diatas, maka diperlukan
penyusunan skripsi yang membahas, menganalisis dan merancang sistem
informasi akuntansi jasa ekspedisi pada proses bisnis pendapatan dan
penerimaan kas yang dapat mengatasi permasalahan dan memenuhi
kebutuhan PT. Anugerah Bersatu.
1.2
Ruang Lingkup
Ruang lingkup di dalam melakukan analisis dan perancangan sistem
informasi akuntansi jasa ekspedisi pada PT. Anugerah Bersatu mencakup:
1.
Siklus pendapatan jasa ekspedisi yang meliputi:
a. Prosedur penerimaan pesanan.
3
b.Pencatatan piutang.
c. Prosedur pengiriman pesanan kepada penerima, mulai dari
barang diberangkatkan dari kantor layanan / cabang melalui
jenis pengiriman (darat, laut, udara), pengiriman barang yang
sampai di masing masing cabang perusahaan (langsung ke
tempat tujuan, jika tidak mempunyai cabang pengiriman),
pengiriman barang dari cabang sampai ke tujuan atau pelanggan.
d. Penagihan piutang.
e. Penerimaan kas perusahaan.
f. Penyusunan laporan dan sistem jurnal akuntansi
2. Prosedur pengecekan dan penyimpanan barang.
3
Prosedur Pengemasan / sortir barang.
4. Prosedur pembuatan dokumen penting terkait dengan proses bisnis
yang berjalan.
5. Tidak membahas tentang pajak PPH Pasal 21 dan PPH Pasal 23.
1.3
Tujuan dan Manfaat
Adapun tujuan yang ingin dicapai di dalam penulisan skripsi ini
adalah
1.
Melakukan analisis proses bisnis siklus pendapatan yang
sedang
berjalan pada PT. Anugerah Bersatu.
2.
Mengidentifikasi permasalahan yang terjadi di PT. Anugerah Bersatu
seperti penginputan data yang memakan waktu lama dikarenakan
harus mencocokan antara data yang satu dengan yang lainnya, tidak
adanya pencatatan laporan piutang, penurunan pelanggan karena
masalah lamanya proses internal, tidak bisanya melakukan penarikan
laporan per hari dan per minggu untuk bagian gudang, sering terjadi
ketidakvalidan data antara data yang satu dengan data yang lainnya.
3.
Mengidentifikasi segala kebutuhan informasi berupa dokumen
penting dan laporan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen terkait
dengan pengambilan keputusan eksekutif pada proses bisnis siklus
pendapatan perusahaan.
4.
Membuat
suatu
rancangan
sistem
informasi
akuntansi
yang
terintegrasi untuk siklus pendapatan pada PT. Anugerah Bersatu di
dalam membantu mengatasi permasalahan yang ada.
4
Adapun manfaat nyata yang ingin dicapai di dalam penulisan skripsi
ini adalah
1.
Memahami proses siklus pendapatan yang sedang berjalan di PT.
Anugerah Bersatu secara menyeluruh dan detail untuk bisa membantu
mengevaluasi proses bisnis agar bisa memberikan proses bisnis usulan
yang terintegrasi, tidak adanya proses berulang di dalam kegiatan
operasional PT. Anugerah Bersatu.
2. Memahami permasalahan yang terjadi di PT. Anugerah Bersatu guna
mengidentifikasi permasalahan yang terjadi untuk bisa memberikan
solusi atas masalah tersebut dengan tujuan untuk membantu para
pihak manajemen di dalam pengambilan keputusan eksekutif.
3.
Menyediakan informasi berupa dokumen dan laporan yang diperlukan
oleh pihak manajemen terkait pada proses bisnis siklus pendapatan.
4.
Menghasilkan suatu rancangan sistem informasi siklus pendapatan
yang terintegrasi dengan baik antar divisi pada PT. Anugerah Bersatu.
Sehingga, proses pengiriman barang dapat tepat waktu dan proses
pembayaran dari klien dapat berjalan dengan lancar tanpa adanya
keterlambatan pembayaran juga kepercayaan pelanggan terus terjaga.
1.4
Metodologi Penulisan
Metodologi penulisan yang digunakan di dalam penulisan skripsi ini
adalah
1.
Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data yang digunakan adalah
a.
Studi Kepustakaan (Library Study)
Melakukan pengumpulan data yang bersumber dari jurnal,
referensi buku, buku pedoman dan website guna menunjang dan
memperkuat landasan teori di dalam penyusunan skripsi analisis dan
perancangan sistem informasi akuntansi jasa ekspedisi pada PT.
Anugerah Bersatu.
b.
Studi Lapangan (Field Research)
Melakukan pengumpulan data dengan cara – cara sebagai
berikut:
5
1. Wawancara (Interview)
Melakukan wawancara terhadap Direktur dan Manager
Operasional PT. Anugerah Bersatu, guna menunjang kevalidan data
dan kondisi real proses bisnis yang sedang berjalan saat ini serta
permasalahan yang sering terjadi di perusahaan.
2.
Dokumentasi (Documentation)
Melakukan penelusuran dengan bukti–bukti transaksi yang ada
dan sudah digunakan oleh perusahaan, seperti pre-invoice, invoice.
3.
Observasi / Pengamatan
Melakukan pengamatan terhadap proses bisnis yang sedang
berjalan pada PT. Anugerah
Bersatu pada unit gudang/
penyimpanan, admin, pengiriman, akuntansi terkait dengan siklus
penerimaan, penyimpanan dan pengiriman barang.
2.
Metode Analisis dan Perancangan
Metode analisis dan perancangan yang digunakan di dalam
penyusunan skripsi ini menggunakan metode yang berorientasi
pada objek berdasarkan pendekatan Satzinger, Jackson, & Burd
(2012).
Metode tersebut diantara lain adalah
1. Menganalisis proses bisnis operasional yang sedang berjalan,
kebutuhan dan persyaratan sistem, serta kebutuhan data dan informasi
(bukti – bukti transaksi perusahaan) dengan menggunakan:
a.
Notasi activity diagram, use case diagram, use case fully
description, domain class diagram, system sequence diagram, Multilayer sequence diagram, first – cut design class diagram, dan package
diagram.
b.
Unified Process Life Cycle Model yang memiliki 4 Fase,
diantara lain
1.
adalah
Fase Inception
Mengembangkan perkiraan visi dari sistem, membuat business
case, mendefinisikan ruang lingkup, dan menghasilkan perkiraan dari
jadwal dan biaya.
6
2.
Fase Elaboration
Memperjelas visi, mengidentifikasi dan mendeskripsikan
semua requirement, menyelesaikan ruang lingkup, desain dan
implementasi arsitektur, dan menghasilkan realisasi perkiraan jadwal
dan biaya.
3.
Fase Construction
Pengimplementasian elemen dan persiapan deployment.
4.
Fase Transition
Menyelesaikan pengujian beta dan deployment sehingga
pengguna dapat menggunakan sistem tersebut. Dalam Fase tersebut,
perancangan yang digunakan adalah Fase Elaboration dan Fase
Construction. Karena dengan fase tersebut maka dapat diperoleh datadata seperti alur pengiriman barang, cara pembayaran, program yang
dibuat dengan menggunakan desktop application dan adanya
perancangan untuk gambaran sistem juga user interface, usecase dan
domain class.
c. Metode Akuntansi
Metode akuntansi yang digunakan dalam penyusunan skripsi ini
adalah Sistem Jurnal Akuntansi menggunakan metode pencatatan secara
perpetual dan pengakuan pendapatan berdasarkan pada saat kas diterima.
Karena pencatatan ke dalam jurnalnya berdasarkan per transaksi dimana
barang yang masuk ke bagian gudang dan keluar dari gudang dicatat
terlebih dahulu baru kemudian dikirim lalu pada saat barang telah
diterima oleh penerima, maka pre invoice dibuat dan diberikan kepada
pelanggan untuk mendapatkan persetujuan atas konfirmasi harga yang
harus dibayar baru kemudian invoice dibuat dan diserahkan kepada
pelanggan dan pelanggan membayar. Pada saat pelanggan membayar,
maka pada saat itu juga pendapatan diakui.
7
1.5
Sistematika Penulisan
Untuk memudahkan pembahasan topik agar tersusun dengan rapi,
sistematis, dan mudah dimengerti. Pembahasan skripsi ini akan dibagi
menjadi lima bab. Adapun sistematika penulisan skripsi ini adalah
sebagai berikut:
BAB 1: PENDAHULUAN
Pada bab ini dijelaskan mengenai latar belakang penulisan,
rumusan masalah penulisan, ruang lingkup penulisan, tujuan dan
manfaat penulisan, metodologi penulisan dan sistematika penulisan
skripsi.
BAB 2: LANDASAN TEORI
Pada bab ini dijelaskan mengenai teori-teori yang relevan
sehingga dapat digunakan sebagai dasar pengetahuan atau landasan
penelitian serta acuan di dalam melakukan analisis dan perancangan
sistem informasi akuntansi jasa ekspedisi pada PT. Anugerah bersatu.
BAB 3: ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
Pada bab ini dijelaskan mengenai gambaran umum dari
perusahaan yang meliputi profil perusahaan, struktur organisasi,
pembagian tugas, prosedur siklus penerimaan, penyimpanan serta
pengiriman
barang
yang
sedang
berjalan
pada
perusahaan,
mengidentifikasi berbagai masalah dan kelemahan yang dihadapi oleh
perusahaan yang berkaitan dengan siklus penerimaan, penyimpanan
dan pengiriman barang, dan kemudian memberikan usulan untuk
mengatasi masalah-masalah tersebut.
BAB 4: PERANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN
Pada bab ini dijelaskan mengenai usulan perancangan sistem
informasi akuntansi jasa ekspedisi yang akan dibuat dengan
menggunakan pendekatan Object Oriented Analysis And Design
(OOAD) yang menggunakan notasi Unified Modeling Language
(UML) berdasarkan teori dari Satzinger et al. (2012).
BAB 5: SIMPULAN DAN SARAN
Pada bab ini dijelaskan mengenai simpulan umum dan saran
dari penyusunan dan penulisan skripsi ini.
8