Analisa Sistem

Analisa Sistem
Bab
Bab
Bab
Bab
Bab
Bab
Bab
Bab
Bab
1
2
3
4
5
6
7
8
9
:
:
:
:
:
:
:
:
:
Konsep Dasar Sistem
Informasi
Analis sistem & programer
Siklus hidup sistem (SLC)
Deteksi masalah sistem
Pengamatan awal sistem
Kebutuhan analisis
Membuat alternatif sistem
Pemilihan sistem
TUGAS PAPER
BAB 1
KONSEP DASAR SISTEM
Supaya dapat memahami atau dapat mendefinisikan sebuah sistem terdapat dua
pendekatan yang dapat digunakan untuk menerangkannya,yaitu dengan pendekatan:
a. Prosedur
Yaitu "suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang berupa urutan
kegiatan yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk mencapai
tujuan tertentu".
Prosedur adalah "rangkaian operasi klerikal (tulis menulis), yang
melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departemen yang
digunakan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi
bisnis yang terjadi serta untuk menyelesaikan suatu kegiatan tertentu".
Urutan kegiatan digunakan untuk menjelaskan apa (what) yang harus
dikerjakan, siapa (who) yang mengerjakannya, kapan (when) dikerjakan dan
bagaiman (how) mengerjakannya.
b. Komponen/elemen
Yaitu "kumpulan komponen yang saling berkaitan dan bekerja sama untuk
mencapai suatu tujuan tertentu".
Suatu sistem dapat terdiri dari beberapa sub-sub sistem, dan sub-sub
sistem tersebut dapat pula terdiri dari beberapa sub-sub sistem yang
lebih kecil.
Contoh :
Sistem Akuntansi terdiri dari sub sistem akuntansi penjualan, sub sistem
akuntansi pembelian, sub sistem akuntansi penggajian dan sub sistem
akuntansi biaya, dengan dokumen-dokumen dasar sebagai komponennya,
seperti buku jurnal, buku besar, buku pembantu, neraca saldo, laporan
rugi/laba, dan laporan perubahan modal.
Teori sistem umum terutama menekankan perlunya memeriksa seluruh bagian
sistem. Sering sekali seorang analis terlalu memusatkan perhatian hanya pada
satu komponen sistem, yang berarti dia telah mengambil tindakan yang mungkin
tidak efektif, karena beberapa komponen yang penting diabaikan.
Suatu sistem terdiri dari komponen-komponen, yaitu pekerjaan, kegiatan, misi
atau bagian-bagian sistem yang dibentuk untuk mewujudkan tujuan.
Untuk komponen misi atau tujuan, seringkali sukar untuk dilihat.
Manajemen suatu sistem terdiri dari kegiatan-kegiatan yang diarahkan pada
perencanaan dan pengendalian (feedback).
+--------------------------------------------------------------------------+
:
System : In data processing, a collection of men, machines, and
:
:
methods organized to accomplish a set of specific functions.
:
+--------------------------------------------------------------------------+
+--------------------------------------------------------------------------+
:
Sehingga untuk menganalisis atau merencanakan sebuah sistem, seorang
:
:
analis / perancang sistem harus mengerti terlebih dahulu mengenai
:
: komponen-komponen atau elemen-elemen atau subsistem-subsistem dari suatu :
:
sistem tersebut.
:
+--------------------------------------------------------------------------+
Tujuan suatu sistem adalah untuk mencapai suatu tujuan (goal) atau mencapai
suatu sasaran (objectives). Goal meliputi ruang lingkup yang luas, sedangkan
objectives meliputi ruang lingkup yang sempit.
KLASIFIKASI SISTEM
a. Sistem Abstrak (Abstract System) dan Sistem Fisik (Physical System)
Sistem abstrak adalah "sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang
tidak tampak secara fisik". (Contoh : Sistem Teologia).
Sistem fisik adalah "sistem yang ada secara fisik".
(Contoh : Sistem Komputer).
b. Sistem Alamiah (Natural System) dan Sistem Buatan Manusia
(Human Made System)
Sistem alamiah adalah "sistem yang terjadi melalui proses alam dan tidak
dibuat manusia". (Contoh : Sistem Perputaran Bumi).
Sistem buatan manusia adalah "sistem yang dirancang oleh manusia dan
melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin".
(Contoh : Sistem Informasi).
c. Sistem Tertentu (Deterministic System) dan Sistem Tak Tentu
(Probabilistic System)
Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat
diprediksi, interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan
pasti sehingga keluarannya dapat diramalkan (Contoh : Sistem Komputer
melalui program).
Sistem tak tentu adalah "sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat
diprediksi karena mengandung unsur probabilitas".
d. Sistem Tertutup (Closed System) dan Sistem Terbuka (Open System)
Sistem tertutup adalah "sistem yang tidak berhubungan dan tidak
terpengaruh dengan lingkungan luarnya". Sistem ini bekerja secara
otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak diluarnya
(kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup), yang ada
hanyalah relatively closed system.
Sistem terbuka adalah "sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan
lingkungan luarnya". Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan
keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya, sehingga
harus memiliki sistem pengendalian yang baik.
KARAKTERISTIK SISTEM
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu
mempunyai :
a. Komponen (components)
Terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, dan bekerja sama
membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen dapat terdiri dari beberapa
subsistem atau subbagian, dimana setiap subsistem tersebut memiliki
fungsi khusus dan akan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.
b. Batas sistem (boundary)
Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem lainnya
atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem
dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang
lingkup (scope) dari sistem tersebut.
c. Lingkungan luar sistem (environments)
Adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.
Lingkungan luar dapat bersifat menguntungkan dan merugikan.
Lingkungan yang menguntungkan harus tetap dijaga dan dipelihara,
sebaliknya lingkungan yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan,
kalau tidak ingin terganggu kelangsungan hidup sistem.
d. Penghubung (interface)
Merupakan media penghubung antar subsistem, yang memungkinkan sumbarsumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya.
Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk
subsistem lainnya melalui penghubung disamping sebagai penghubung untuk
mengintegrasikan subsistem-subsistem menjadi satu kesatuan.
e. Masukan (input)
Adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem, yang dapat berupa masukan
perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input).
Masukan perawatan adalah energi yang dimasukkan supaya sistem dapat
beroperasi, sedangkan masukan sinyal adalah energi yang diproses untuk
mendapatkan keluaran. Sebagai contoh di dalam sistem komputer, program
adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputer dan
data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.
f. Keluaran (output)
Adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran
yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk
subsistem yang lain. Misalnya untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan
adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan,
sedangkan informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.
g. Pengolah (process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah
masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan
berupa bahan baku dan bahan-bahan lain menjadi keluaran berupa barang
jadi. Sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporanlaporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.
h. Sasaran (objectives) atau tujuan (goal)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective).
Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak
akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan
yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem.
Suatu sistem dikatakan bersila bila mengenai sasaran atau tujuannya.
ANALISIS DAN DESAIN SISTEM
Analisis sistem sangat bergantung pada teori sistem umum sebagai sebuah
landasan konseptual. Terdapat banyak pendekatan untuk analisis sistem dan
pada dasarnya semunya mempunyai tujuan yang sama, yaitu memahami sistem yang
rumit kemudian melakukan modifikasi dengan beberapa cara.
Hasil modifikasi dapat berupa subsistem baru, komponen baruatau serangkaian
transformasi baru dan lain-lain. Tujuannya adalah untuk memperbaiki berbagai
fungsi di dalam sistem agar lebih efisien, untuk mengubah sasaran sistem,
untuk mengganti output, untuk mencapai tujuan yang sama dengan seperangkat
input yang lain atau untuk melakukan beberapa perbaikan serupa.
Tahapan dalam menganalisis sistem :
1. Definisikan masalahnya.
Bagian sistem yang mana yang tidak memuaskan ?. Apakah input telah
mengalami perubahan bentuk, harga atau ketersediannya ?. Apakah output
kurang memuaskan ?. Apa tujuan usaha analisis sistem ?.
2. Pahami sistem tersebut dan buat definisinya.
Karena sistem mempunyai hirarki (terdapat subsistem di dalam sistem yang
lebih besar) dan saling berhubungan dengan lingkungannya, maka akan sulit
untuk dapat merumuskan secara tepat apa saja komponen sistem yang sedang
dipelajari. Tindakan ini selanjutnya dapat diperinci lebih lanjut dengan
mengajukan beberapa pertanyaan berikut untuk mendapatkan pemahaman
tentang sistem.
a. Apa yang menjadi variabel-variabel (komponen sistem) ?
b. Bagaimana tiap variabel tersebut saling berhubungan dan juga dengan
lingkungan?
c. Apa yang menjadi batasan sistem, yaitu dimana sistem akan berakhir
serta apa rumusan pengembangannya ?
3. Alternatif apa saja yang tersedia untuk mencapai tujuan dengan
memperhatikan modifikasi sistem tersebut ?. Pilihan apa saja yang
tersedia untuk memperbaiki sistem, berapa biayanya serta apakah hal
tersebut dapat diterapkan ?.
4. Pilih salah satu alternatif yang telah dirumuskan pada tahap sebelumnya.
5. Terapkan alternatif tersebut.
6. Jika memungkinkan harus mencoba mengevaluasikan dampak dari perubahan
yang telah dilakukan terhadap sistem.
Berikut ini adalah beberapa dasar bagi teori sistem oleh para ahli :
+--------------------------------------------------------------------------+
:No:
Teori Sistem Umum
: Kepentingannya bagi disain sistem informasi:
+--------------------------------------------------------------------------+
:1 : Komponen-komponen dari
: Gambarkan komponen-komponen dan hubungan
:
: : suatu sistem berinteraksi: antara mereka selama proses analisis
:
+--------------------------------------------------------------------------+
:2 : Sebuah sistem adalah
: Yakinkan untuk merumuskan keseluruhan
:
: : suatu keseluruhan
: sistem sebelum menguji sub sistem
:
+--------------------------------------------------------------------------+
:3 : Sistem adalah pengejar
: Apa tujuan sebuah sistem informasi ?
:
: : tujuan (goal seeking)
:
:
+--------------------------------------------------------------------------+
:4 : Sistem mempunyai masukan : Tugas utama disain adalah untuk menentukan :
: : dan keluaran
: masukan dan keluaran
:
+--------------------------------------------------------------------------+
:5 : Sistem mengubah masukan : Satu tugas utama disain adalah menentukan :
: : untuk menghasilkan
: pengolahan untuk membuat keluaran dari
:
: : keluaran
: masukan
:
+--------------------------------------------------------------------------+
:6 : Sistem menunjukkan
: Pengolahan informasi adalah hal krisis
:
: : adanya entropi
: bagi keberhasilan sebuah organisasi
:
+--------------------------------------------------------------------------+
:7 : Sistem harus
: Sistem informasi membantu mengendalikan
:
: : dikendalikan
: organisasi; sistem informasi harus
:
: :
: mempunyai umpan balik bagi unjuk kerja
:
: :
: mereka serta harus dikendalikan
:
+--------------------------------------------------------------------------+
:8 : Sistem membentuk hirarki : Disain sistem informasi merupakan tugas
:
: :
: yang berhirarki; sistem terdiri dari
:
: :
: hirarki subsistem
:
+--------------------------------------------------------------------------+
:9 : Sistem memperlihatkan
: Sistem informasi mempunyai banyak bagian- :
: : adanya diferensiasi
: bagian khusus
:
+--------------------------------------------------------------------------+
:10: Sistem memperlihatkan
: Ada banyak cara untuk mendisain sebuah
:
: : adanya equifinality
: sistem untuk mencapai sasaran yang
:
: :
: dikehendaki
:
+--------------------------------------------------------------------------+
Tabel 1 : Teori Sistem Umum dan Disain Sistem Informasi
Daftar Pustaka
1. Davis, William S., Systems Analysis And Design : A Structured Approach,
Addison-Wesley Publishing Company, 1983.
2. HM., Yogiyanto, Analisis dan Disain Sistem Informasi : Pendekatan
Terstruktur, Penerbit Andi Offset, Yogyakarta, 1995.
3. Lucas JR, Henry C., Analisis, Desain, Dan Implementasi Sistem Informasi,
Penerbit Erlangga, Edisi Tiga, Jakarta, 1987.
BAB 2
INFORMASI
Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam
tubuh manusia, seperti halnya informasi di dalam sebuah perusahaan yang
sangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannya, sehingga
terdapat alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan bagi sebuah perusahaan.
Akibat bila kurang mendapatkan informasi, dalam waktu tertentu perusahaan
akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalam
mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu, yang pada akhirnya
akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya.
Disamping itu, sistem informasi yang dimiliki seringkali tidak dapat
bekerja dengan baik. Masalah utamanya adalah bahwa sistem informasi tersebut
terlalu banyak informasi yang tidak bermanfaat atau berarti (sistem terlalu
banyak data). Memahami konsep dasar informasi adalah sangat penting (vital)
dalam mendesain sebuah sistem informasi yang efektif (effective business
system). Menyiapkan langkah atau metode dalam menyediakan informasi yang
berkualitas adalah tujuan dalam mendesain sistem baru.
DATA VERSUS INFORMASI
a. Data adalah deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi
(data is the description of things and events that we face).
b. Data bisnis (business data) adalah deskripsi organisasi tentang sesuatu
(resources) dan kejadian (transactions) yang terjadi
(business data is an organization's description of things (resources)
and events (transactions) that it faces).
c. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan
kesatuan nyata. Kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat
tertentu. Sebagai contoh, dalam dunia bisnis kejadian-kejadian nyata
yang sering terjadi adalah perubahan dari suatu nilai yang disebut
dengan transaksi. Misalnya penjualan adalah transaksi perubahan nilai
barang menjadi nilai uang atau nilai piutang dagang. Kesatuan nyata
(fact and entity) adalah berupa suatu obyek nyata seperti tempat, benda
dan orang yang betul-betul ada dan terjadi.
Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari
bentuk tunggal data-item. Data merupakan bentuk yang belum dapat
memberikan manfaat yang besar bagi penerimanya, sehingga perlu suatu
model yang nantinya akan dikelompokkan dan diproses untuk menghasilkan
informasi. Hal tersebut dapat dilihat dalam contoh kasus sebagai berikut ;
didalam kegiatan suatu perusahaan, dari hasil transaksi penjualan oleh sejumlah
salesman, dihasilkan sejumlah faktor-faktor yang merupakan data dari penjualan pada
suatu periode tertentu. Faktur-faktur penjualan tersebut masih belum dapat
memberikan informasi yang baik bagi manajemen. Untuk pengambilan keputusan bagi
manajemen, maka faktur-faktur tersebut harus diolah lebih lanjut untuk menjadi
suatu informasi. Sesudah diolah, akan dapat diperoleh informasi, antara lain
mengenai :
a. Laporan penjualan penjualan setiap salesman, yang berfungsi untuk
memberikan besarnya komisi dan bonus.
b. Laporan penjualan setiap daerah, yang berfungsi untuk pelaksanaan
promosi dan periklanan.
c. Laporan penjualan setiap jenis barang, yang berfungsi untuk mengontrol
persediaan barang dan untuk mengevaluasi barang yang tidak atau kurang
laku terjual.
KONSEP DASAR INFORMASI
Terdapat beberapa definisi, antara lain :
a. Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti
bagi yang menerimanya.
b. Sesuatu yang nyata atau setengah nyata yang dapat mengurangi derajat
ketidakpastian tentang suatu keadaan atau kejadian.
Sebagai contoh, informasi yang menyatakan bahwa nilai rupiah akan naik,
akan mengurangi ketidakpastian mengenai jadi tidaknya sebuah investasi
akan dilakukan.
c. Data organized to help choose some current or future action or nonaction
to fullfill company goals (the choice is called business decision making).
PENGOLAHAN DATA
(DATA PROCESSING)
Adalah masa atau waktu yang digunakan untuk mendeskripsikan perubahan
bentuk data menjadi informasi yang memiliki keguanaan (data processing is
the term used to describe changes performed on data to produce purposeful
information).
Operasi yang dilakukan dalam pengolahan data :
1. Data input
a) Recording transaction data ke sebuah pengolahan data medium
(contoh, punching number ke dalam kalkulator).
b) Coding transaction data ke dalam bentuk lain (contoh, converting
atribut kelamin female ke huruf F).
c) Storing data or information untuk pengambilan keputusan (potential
information for future).
2. Data transformation
a) Calculating, operasi aritmatik terhadap data field.
b) Summarizing, proses akumulasi beberapa data (contoh, menjumlah
jumlah jam kerja setiap hari dalam seminggu menjadi nilai total jam
kerja perminggu).
c) Classifying data group-group tertentu :
c.1) Categorizing data kedalam group berdasar karakteristrik tertentu
(contoh, pengelompokkan data mahasiswa berdasar semester aktif).
c.2) Sorting data kedalam bentuk yang berurutan (contoh, pengurutan
nomor induk karyawan secara ascending).
c.3) Merging untuk dua atau lebih set data berdasar kriteria tertentu
(menggabungkan data penjualan bulan Januari, Februari dan Maret
kedalam group triwulanan).
c.4) Matching data berdasar keinginan pengguna terhadap group data
(contoh, memilih semua karyawan yang total pendapatannya lebih
dari 15 juta pertahun).
3. Information output
a) Displaying result, menampilkan informasi yang dibutuhkan pemakai
melalui monitor atau cetakan.
b) Reproducing, penyimpanan data yang digunakan untuk pemakai lain yang
membutuhkan.
c) Telecommunicating, penyimpanan data secara elektronik melalui saluran
komunikasi.
+-----+
:
:
__________________
: M S : Data Input :
: Information Output
: A T :=============>:
Data
:====================>
: J E : (Transaction): Transformation :
(Report)
: O P :
__________________
: R S :
:
:
:
:
:
:
:_____:_____________________________________________________
:
:
:
:
: F
: * Record
: * Calculate
: * Display
: U
:
:
:
: N
: * Code
: * Summarize
: * Reproduce
: C
:
:
:
: T
: * Store
: * Classify
: * Telecommunicate
: I
:
:
:
: O
: * Select
:
:
: N
:
:
:
:
:
:
:
+-----+
:
:
Gambar 1.2 : Proses Utama dan Fungsi Pengolahan Data
TEST KEBUTUHAN INFORMASI
Terdapat 4 tes untuk menjelaskan sebuah pesan yang spesifik dalam informasi :
1. Kepada siapa (pembuat keputusan) informasi ditujukan ?
(to whom (which decision maker) is the message intended ?)
2. Untuk keputusan spesifik apa informasi ditujukan ?
(for what specific decision is the message intended ?)
3. Sejauh mana informasi dapat digunakan untuk mendeteksi dan memecahkan
masalah ? (how is the message used to detect or resolve the condition)
4. Sejauh mana (kapan) tingkat pembuatan keputusan ?
(how often (when) is the decision made ?)
SIKLUS INFORMASI
Untuk memperoleh informasi yang bermanfaat bagi penerimanya, perlu untuk
dijelaskan bagaimana siklus yang terjadi atau dibutuhkan dalam menghasilkan
informasi. Pertama-tama data dimasukkan ke dalam model yang umumnya memiliki
urutan proses tertentu dan pasti, setelah diproses akan dihasilkan informasi
tertentu yang bermanfaat bagi penerima (level management) sebagai dasar
dalam membuat suatu keputusan atau melakukan tindakan tertentu,
Dari keputusan atau tindakan tersebut akan menghasilkan atau diperoleh
kejadian-kejadian tertentu yang akan digunakan kembali sebagai data yang
nantinya akan dimasukkan ke dalam model (proses), begitu seterusnya.
Dengan demikian akan membentuk suatu siklus informasi (information cycle)
atau siklus pengolahan data (data processing cycles), seperti gambar berikut :
+-----------+
:
Proses :
+------>: (Model) :-------+
:
+-----------+
:
:
:
:
:
+------------+
+---------------+
:
Input
:
:
Output
:
:
(Data)
:
: (Information) :
+------------+
+---------------+
^
:
:
:
+------------+
+---------------+
:
Data
:
:
Penerima
:
: (Kejadian) :
:
(User)
:
+------------+
+---------------+
^
:
:
:
+------------+
+-------------+
:
Hasil
:
: Keputusan :
: tindakan :
: tindakan
:
+------------+
+-------------+
^
:
:
:
+---------------------------+
Gambar 1.3 : Siklus informasi
KUALITAS INFORMASI
Kualitas informasi (quality of information) sangat dipengaruhi atau
ditentuka 3 hal, yaitu :
a. Relevan (relevancy)
Berarti informasi harus memberikan manfaat bagi pemakainya.
Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya
berbeda. Misalnya informasi mengenai sebab-musabab kerusakan mesin
produksi kepada akuntan perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih
b.
c.
d.
e.
f.
relevan bila ditujukan kepada ahli teknik perusahaan
* How is the message used for problem solving (decision masking) ?
Akurat (accuracy)
Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau
menyesatkan, dan harus jelas mencerminkan maksudnya. Ketidakakuratan
dapat terjadi karena sumber informasi (data) mengalami gangguan atau
kesengajaan sehingga merusak atau merubah data-data asli tersebut.
Komponen akurat :
b.1) Completeness ; Are necessary message items present ?
Berarti informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki
kelengkapan yang baik, karena bila informasi yang dihasilkan
sebagian-sebagian tentunya akan mempengaruhi dalam pengambilan
keputusan atau menentukan tindakan secara keseluruhan, sehingga
akan berpengaruh terhadap kemampuannya untuk mengontrol atau
memecahkan suatu masalah dengan baik.
b.2) Correctness ; Are message items correct ?
b.3) Security ; Did the message reach all or only the intended systems
users ?
Tepat waktu (timeliness)
Informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan tidak boleh terlambat (usang).
Informasi yang usang tidak mempunyai nilai yang baik, sehingga kalau
digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan akan berakibat fatal
atau kesalahan dalam keputusan dan tindakan. Kondisi demikian menyebabkan
mahalnya nilai suatu informasi, sehingga kecepatan untuk mendapatkan,
mengolah dan mengirimkannya memerlukan teknologi-teknologi terbaru.
* How quickly is input transformed to correct output ?
Ekonomis (Economy)
* What level of resources is needed to move information through
the problem-solving cycle ?
Efisien (Efficiency)
* What level of resources is required for each unit of information
output ?
Dapat dipercaya (Reliability)
NILAI INFORMASI
Ditentukan dari :
a. Manfaat (use)
b. Biaya (cost)
+-----------------------------------------------------------------------+
: Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif
:
: dibandingkan dengan biaya mendapatkannya dan sebagian besar informasi :
: tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang,
:
: tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya.
:
: Pengukurannya dapat menggunakan analisis cost effectiveness atau
:
: cost benefit.
:
+-----------------------------------------------------------------------+
INFORMASI DAN
TINGKAT MANAJEMEN
Berdasarkan tingkatan manajemen, informasi dapat dikelompokkan berdasar
penggunanya, yaitu :
a. Informasi Strategis
Digunakan untuk mengambil keputusan jangka panjang, mencakup informasi
eksternal (tindakan pesaing, langganan), rencana perluasan perusahaan
dan sebagainya.
b. Informasi Taktis
Digunakan untuk mengambil keputusan jangka menengah, mencakup informasi
trend penjualan yang dapat dipakai untuk menyusun rencana-rencana
penjualan.
c. Informasi Teknis
Digunakan untuk keperluan operasional sehari-hari, informasi persedian
stock, retur penjualan dan laporan kas harian.
+-------------------------------------------------------------------------+
: Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna
:
: bagi manajamen, maka analis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan :
: informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan :
: untuk masing-masing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang
:
: diambilnya.
:
+-------------------------------------------------------------------------+
SISTEM INFORMASI
Dapat didefinisikan sebagai
a. Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponenkomponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan
informasi.
b. Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan
memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan/atau untuk
mengendalikan organisasi.
c. Suatu sistem didalam suato organisasi yang mempertemukan kebutuhan
pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan
kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar
tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan,
MANFAAT SISTEM INFORMASI
a. Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksitransaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah
satu produk atau pelayanan mereka.
b. Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan
membuat berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi.
c. Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan persediaan
pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang
tersedia.
PEMAKAI SISTEM INFORMASI
Sebagian besar sistem informasi berlandaskan komputer terdapat di dalam
suatu organisasi dalam berbagai jenis. Anggota organisasi adalah pemakai
informasi yang dihasilkan sistem tersebut termasuk manajer yang bertanggung
atas pengalokasian sumber daya untuk pengembangan dan pengoperasian
perusahaan.
KOMPONEN SISTEM INFORMASI
a. Hardware
Terdiri dari komputer, periferal (printer) dan jaringan.
b. Software
Merupakan kumpulan dari perintah/fungsi yang ditulis dengan aturan
tertentu untuk memerintahkan komputer melaksanakan tugas tertentu.
Software dapat digolongkan menjadi Sistem Operasi (Windows 95 dan NT),
Aplikasi (Akuntansi), Utilitas (Anti Virus, Speed Disk), serta Bahasa
(3 GL dan 4 GL).
c. Data
Merupakan komponen dasar dari informasi yang akan diproses lebih lanjut
untuk menghasilkan informasi.
d. Prosedur
Dokumentasi prosedur/proses sistem, buku penuntun operasional (aplikasi)
dan teknis.
e. Manusia
Yang terlibat dalam komponen manusia seperti operator, pemimpin sistem
informasi dan sebagainya. Oleh sebab itu perlu suatu rincian tugas yang
jelas.
KEGIATAN SISTEM INFORMASI
a. Input
Menggambarkan suatu kegiatan untuk menyediakan data untuk diproses.
b. Proses
Menggambarkan bagaimana suatu data di proses untuk menghasilkan suatu
informasi yang bernilai tambah.
c. Output
Suatu kegiatan untuk menghasilkan laporan dari proses di atas tersebut.
d. Penyimpanan
Suatu kegiatan untuk memelihara dan menyimpan data.
e. Control
Suatu aktivitas untuk menjamin bahwa sistem informasi tersebut berjalan
sesuai dengan yang diharapkan.
Dalam mendisain dan menganalisa sistem informasi, perlu menerapkan
pengetahuan dari berbagai macaam bidang. Suatu sistem informasi melibatkan
orang-orang pada berbagai tingkat di dalam sebuah organisasi, komputer,
program, dan prosedur serta personil untuk mengoperasikan sistem.
Bidang-bidang seperti manajemen, perilaku organisasi, teknik industri,
ilmu komputer, teknik elektro, komunikasi, psikologi dan lain-lain semuanya
memiliki peranan penting dalam membuat, mempelajari dan mendisain sistem
informasi. Apabila Sistem Informasi digunakan dalam mendukung kegiatan
manajemen, maka sistem tersebut disebut SIM (Sistem Informasi Manajemen).
+--------------------------------------------------------------------------+
: Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah kumpulan dari sistem manajamen
:
: atau sistem yang menyediakan informasi yang bertujuan mendukung operasi :
: manajemen dan pengambilan keputusan dalam suatu organisasi yang cenderung:
: berhubungan dengan pengolahan informasi yang berbasis pada komputer
:
: (computer base information processing) dengan mempertimbangkan informasi :
: apa, untuk siapa, dan kapan harus disajikan.
:
+--------------------------------------------------------------------------+
SIM tergantung dari besar kecilnya organisasi yang dapat terdiri dari sistem-sistem
informasi :
a. Akuntansi (Accounting Information Systems)
b. Pemasaran (Marketing Information Systems)
c. Penyediaan (Inventory Information Systems)
d. Personalia (Personnel Information Systems)
e. Distribusi (Distribution Information Systems)
f. Pembelian (Purchasing Information Systems)
g. Kekayaan (Treasury Information Systems)
h. Analisis Kredit (Credit Analysis Information Systems)
i. Penelitian dan Pengembangan (Research and Development Information Systems)
j. Teknik (Engineering Information Systems)
DETAIL KOMPONEN SISTEM INFORMASI
a. Blok Masukan (Input Block)
Meliputi, metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan
dimasukkan, dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
b. Blok Model (Model Block)
Terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang
berfungsi memanipulasi data untuk keluaran tertentu.
c. Blok Keluaran (Output Block)
Berupa keluaran dokumen dan informasi yang berkualitas.
d. Blok Teknologi (Technology Block)
Untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data,
menghasilkan dan mengirimkan keluaran serta membantu pengendalian dari
sistem secara keseluruhan.
e. Blok Basis Data (Database Block)
Merupakan kumpulan data yang berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan
di perangkat keras komputer dan perangkat lunak untuk memanipulasinya.
f. Blok Kendali (Controls Block)
Meliput masalah pengendalian yang berfungsi mencegah dan menangani
kesalahan/kegagalan sistem.
SISTEM INFORMASI BISNIS
Umumnya topik-topik yang membahas SIM (Sistem Informasi Manajemen) dan
SIB (Sistem Informasi Bisnis) menekankan pada pembahasan sistem informasi
penjualan, akuntansi, personalia dan sebagainya. Hal ini menunjukkan bahwa
SIM dan SIB secara sepintas adalah sama, karena seorang manajer pada
dasarnya menjalankan suatu bisnis, tetapi bila dianalisa lebih lanjut akan
ditemukan beberapa hal yang berbeda, yaitu :
a. Sumber data SIB lebih dominan bersumber dari luar organisasi (peraturan
pemerintah, perpajakan, bursa tenaga kerja, demografi, lembaga keuangan,
serikat buruh, pasar modal), sedangkan SIM dari transaksi harian
organisasi.
b. SIB lebih dominan digunakan oleh investor dan SIM lebih ditujukan untuk
manajemen agar dapat mengawasi sumber daya yang tersedia sehingga dapat
bekerja secara efisien dan efektif· SIB dapat diperoleh dari hasil
penelitian, membeli dari pusat data statistik dan dari informasiinformasi lainnya.
c. SIM dalam menyajikan informasi penjualan berkaitan dengan target yang
dicapai, perbandingan dengan anggaran, gambaran trend penjualan,
sedangkan SIB lebih menekankan pada beberapa persen pangsa pasar yang
dikuasai oleh perusahaan, beberapa persen lagi yang dapat dikuasai,
bagaimana strategi pesaing dalam meningkatkan pangsa pasar.
Dari tingkatannya SIM merupakan bagian dari SIB, sedangkan SIA merupakan
bagian dari SIM
Daftar Pustaka
1. Davis, William S., Systems Analysis And Design : A Structured Approach,
Addison-Wesley Publishing Company, 1983.
2. HM., Yogiyanto, Analisis dan Disain Sistem Informasi : Pendekatan
Terstruktur, Penerbit Andi Offset, Yogyakarta, 1995.
3. Lucas JR, Henry C., Analisis, Desain, Dan Implementasi Sistem Informasi,
Penerbit Erlangga, Edisi Tiga, Jakarta, 1987.
4. Martin, Merle P., Analysis And Design of Business Information Sytems,
Macmillan Publishing Company, New York, 1991.
ORGANISASI SISTEM INFORMASI
Lokasi sistem informasi di dalam suatu organisasi belum ada kesepakatan.
Ada yang memisahkan dalam departemen sendiri, yaitu departemen sistem
informasi dan ada yang menggabungnya dengan departemen lain, misalnya
dengan departemen akuntansi yang dibawah koordinasi oleh controller (kepala
eksekutif/manajer tingkat atas akuntansi yang mempunyai fungsi perencanaan,
pengendalian, pelaporan, akuntansi, dan tanggungjawab penting lainnya).
Jika departemen sistem informasi dibawah controller bersama-sama dengan
departemen akuntansi, biasanya departemen sistem informasi hanya terbatas
pada pengolahan data elektronik saja dengan struktur organisasi tampak
sebagai berikut :
+-----------+
: Direktur :
:
Utama
:
+-----------+
|
+-------------+-------------+
|
|
|
+-----------+ +----------+ +----------+
: Direktur : : Direktur : :Controller:
: Pemasaran : : Produksi : :
:
+-----------+ +----------+ +----------+
|
+-------------+-------------+--------------+------------+
|
|
|
|
|
+-----------+ +----------+ +----------+ +----------+ +----------+
: Internal : : Akuntansi: : Akuntansi: :
PDE
: : Anggaran :
:
Audit
: : Keuangan : :
Biaya : :
: :
:
+-----------+ +----------+ +----------+ +----------+ +----------+
Gambar 2.3 : Controller membawahi akuntansi dan PDE
Pengaturan seperti ini mempunyai beberapa keuntungan sebagai berikut :
1. Perubahan dari sistem manual ke sistem komputer dengan diterapkannya
departemen PDE tidak terlalu mengejutkan dan mudah diterima karena bukan
merupakan departemen yang terpisah.
2. Peranan dan fungsi pengolahan akuntansi dan pelaporan keuangan terpusat
dengan PDE sehingga fungsi dari akuntansi yang bertanggungjawab terhadap
pengolahan transaksi serta penyediaan informasi keuangan kepada manajer
fungsi yang lainnya dan kepada piahk luar lebih efektif.
3. Karena keberhasilan aplikasi komputer didalam kegiatan akuntansi seperti
misalnya penggajian, piutang dagang dan pengendalian persediaan merupakan
tanggungjawab akuntan sedang akuntan terlibat langsung didalamnya, maka
diharapkan pengembangan aplikasi tersebut dapat lebih mengena.
Faktor yang perlu diperhatikan dalam bentuk struktur organisasi demikian
adalah tentang peranan controller bersangkutan. Jika controller betul-betul
memahami dan menguasai teknologi pengolahan data elektronik, hal ini tidak
menjadi masalah. Kekuatiran lebih lanjut adala bahwa data yang diolah
mungkin tidak hanya data mengenai akuntansi saja, tetapi juga data lain
yang non-akuntansi, sehingga pengetahuan controller mengenai masalah lainnya
juga harus cukup. Di beberapa organisasi, fungsi sistem informasi atau PDE
diorganisasikan secara terpisah dari fungsi akuntansi dan dibawah
tanggungjawab manajer tersendiri, yaitu manajer PDE atau manajer sistem
informasi.
+-----------+
: Direktur :
:
Utama
:
+-----------+
|
+-------------+-------------+--------------+-------------+
|
|
|
|
|
+-----------+ +----------+ +----------+ +----------+ +----------+
: Direktur : : Direktur : : Direktur : :Controller: : Direktur :
: Pemasaran : : Produksi : :Personalia: :
: :
PDE
:
+-----------+ +----------+ +----------+ +----------+ +----------+
Gambar 2.4 : Fungsi PDE tidak dibawah controller
Alasan bahwa departemen sistem informasi atau disebut dengan departemen PDE
berdiri sendiri tidak dibawah controller adalah karena departemen PDE
sebagai service departemen tidak hanya mengolah data akuntansi saja, tetapi
juga mengolahdata non-akuntansi (ingat sistem informasi manajemen, sedang
SIA hanya subsistem dari SIM). Ada pendapat jika lokasi departemen PDE
dibawah controller, informasi keuangan cenderung mendominasi sistem ini,
karena controller akan lebih menekankan pada masalah-masalah keuangan saja,
sebagai akibatnya bagian-bagian lainnya dalam organisasi akan tidak puas
terhadap kebutuhan-kebutuhan informasinya. Dengan memisahkan fungsi sistem
informasi (PDE) dibawah tanggungjawab manajer sistem informasi, maka semua
aspek yang berhubungan dengan pengolahan data akan dapat dilaksanakan
dengan lebih efektif, karena pengetahuan manajer PDE sebagai spesialis
dibidangnya lebih baik dibandingkan dengan controller. Untuk organisasi
yang kecil, departemen PDE hanya terdiri daru sejumlah kecil personilpersonil yang bertanggungjawab hanya untuk mengoperasikan peralatanperalatan komputer saja.
+-----------+
: Manajer :
:
PDE
:
+-----------+
|
+-------------+-------------+
|
|
|
+-----------+ +----------+ +----------+
:
Analis : :Pemrogram : : Operator :
:
Sistem : :
: :
:
+-----------+ +----------+ +----------+
Gambar 2.5 : Organisasi departemen PDE yang kecil
Departemen in hanya terdiri dari beberapa fungsi saja, yaitu analis sistem,
programmer dan operator. Bahkan untuk perusahaan yang lebih kecil lagi,
analis sistem dan programmer tidak diperlukan, karena menggunakan programprogram yang sudah jadi dalam bentuk paket. Dalam organisasi departemen PDE
uang lebih besar, masing-masing fungsi tersebut dapat dilakukan oleh ratusan
personil. Bila organisasi PDE telah berkembang sedemikian rupa, maka masingmasing fungsi dalam departemen PDE harus diatur kembali dan dibagi-bagi lagi
menjadi beberapa fungsi yang penting.
+-----------+
: Direktur :
:
Utama
:
+-----------+
|
+----------+-------------+----------+-----------------------+
|
|
|
|
|
+---------+ +---------+ +----------+ +---------+
+----------+
: Manajer : : Manajer : : Database : : Manajer :
: Manajer :
: Analis : : Pemogram: :Administra: : Operasi :
:Komunikasi:
: Sistem : :
: :
tor
: :
:
:
:
+---------+ +---------+ +----------+ +---------+
+----------+
|
|
|
|
|
|
+------------+------------+
|
|
|
|
|
|
|
+---------+ +---------+ +----------+ +---------+ +---------+ +----------+
: Kepala : : Kepala : : Kepala : : Kepala : : Kepala : :Komunikasi:
: Pengope : :Pemogram : : Pengawas : : Pemasuk : :Librarian: : Data
:
: rasi AS : :
: :
Data
: : Data
: :
: :
:
+---------+ +---------+ +----------+ +---------+ +---------+ +----------+
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
+---------+ +---------+ +----------+ +---------+ +---------+
: Analis : :Pemogram : : Pengawas : : Pemasuk : :Librarian:
: Sistem : : Senior : :
Data
: : Data
: :
:
: Senior : :
: :
: :
: :
:
+---------+ +---------+ +----------+ +---------+ +---------+
|
|
|
|
+---------+ +---------+
: Analis : :Pemogram :
: Sistem : : Yunior :
: Yunior : :
:
+---------+ +---------+
Gambar 2.6 : Organisasi departemen PDE yang besar
Daftar Pustaka
1. Davis, William S., Systems Analysis And Design : A Structured Approach,
Addison-Wesley Publishing Company, 1983.
2. HM., Yogiyanto, Analisis dan Disain Sistem Informasi : Pendekatan
Terstruktur, Penerbit Andi Offset, Yogyakarta, 1995.
3. Lucas JR, Henry C., Analisis, Desain, Dan Implementasi Sistem Informasi,
Penerbit Erlangga, Edisi Tiga, Jakarta, 1987.
4. Martin, Merle P., Analysis And Design of Business Information Sytems,
Macmillan Publishing Company, New York, 1991.
BAB 3
ANALIS SISTEM DAN PROGRAMMER
Sistem analis adalah orang yang menganalisis sistem dengan mempelajari
masalah-masalah yang timbul dan menentukan kebutuhan-kebutuhan pemakai serta
mengidentifikasikan pemecahan yang beralasan (lebih memahami aspek-aspek
bisnis dan teknologi komputer).
Nama lainnya : system designer, business analyst, system consultant, system
engineer, software engineer, sistem analyst programmer, information system
engineer.
Programmer adalah orang yang menulis kode program untuk suatu aplikasi
tertentu berdasarkan rancangan yang dibuat oleh system analis(lebih memahami
teknologi komputer).
Tugas dan tanggung jawab :
Sistem analis :
a. Tanggungjawab analis sistem tidak hanya pada pembuatan program komputer
saja, tetapi pada sistem secara keseluruhan.
b. Pengetahuan analis sistem harus luas, tidak hanya pada teknologi komputer,
tetapi juga pada bidang aplikasi yang ditanganinya.
c. Pekerjaan analis sistem dalam pembuatan program terbatas pada pemecahan
masalah secara garis besar.
d. Pekerjaan analis sistem melibatkan hubungan banyak orang, tidak terbatas
pada sesama analis sistem,programer tetapi juga pemakai sistem dan manajer.
Programmer :
a. Tanggungjawab pemrogram terbatas pada pembuatan program komputer.
b. Pengetahuan programer cukup terbatas pada teknologi komputer, sistem
komputer, utilitas dan bahasa-bahasa program yang diperlukan.
c. Pekerjaan programer sifatnya teknis dan harus tepat dalam pembuatan
instruksi-instruksi program.
d. Pekerjaan programer tidak menyangkut hubungan dengan banyak orang,terbatas
pada sesama pemrogram dan analis sistem yang mempersiapkan rancang bangun
(spesifikasi) program.
Pengetahuan dan keahlian analis sistem
Analis sistem harus mempunyai pengetahuan yang luas dan keahlian yang khusus.
Beberapa analis setuju bahwa pengetahuan-pengetahuan dan keahlian berikut sangat
diperlukan bagi seorang analis sistem yang baik :
a. Pengetahuan dan keahlian tentang teknik pengolahan data, teknologi
komputer dan pemograman komputer
· Keahlian teknis yang harus dimiliki adalah termasuk keahlian dalam
penggunaan alat dan teknik untuk pengembangan perangkat lunak aplikasi
serta keahlian dalam menggunakan komputer.
· Pengetahuan teknis yang harus dimiliki meliputi pengetahuan tentang
perangkat keras, teknologi komunikasi data, bahasa-bahasa komputer,
sistem operasi, utiliti, dan paket-paket perangkat lunak lainnya.
b. Pengetahuan tentang bisnis secara umum
Aplikasi bisnis merupakan aplikasi yang sekarang paling banyak diterapkan,
maka analis sistem harus mempunyai pengetahuan tentang ini. Pengetahuan
ini dibutuhkan supaya analis sistem dapat berkomunikasi dengan pemakai
sistem. Pengetahuan tentang bisnis ini meliputi akuntansi keuangan,
akuntansi biaya, akuntansi manajemen, sistem pengendalian manajemen,
pemasaran produksi, manajemen personalia, keuangan, perilaku organisasi,
kebijaksanaan perusahaan dan aspek-aspek bisnis lainnya.
c. Pengetahuan tentang metode kuantitatip
Dalam membangun model-model aplikasi, analis sistem banyak menggunakan
metode-metode kuantitatif seperti linier programming, dynamic programming,
regresion, network, decision tree, trend, simulasi.
d. Ahli memecahkan masalah kompleks ke dalam masalah kecil
Analis sistem harus mempunyai kemampuan untuk meletakkan permasalahanpermasalahan komplek yang dihadapi oleh bisnis, memecah-mecah masalah
tersebut ke dalam bagian-bagiannya, menganalisisnya dan kemudian harus
dapat merangkainya kembali menjadi suatu sistem yang dapat mengatasi
permasalahan-permasalahan tersebut.
e. Ahli berkomunikasi dan membina hubungan
Analis sistem harus mempunyai kemampuan untuk mengadakan komunikasi baik
secara lisan maupun tertulis. Keahlian ini diperlukan di dalam wawancara,
presentasi, rapat dan pembuatan laporan-laporan.
f. Memahami metodologi pengembangan sistem informasi
Manusia merupakan faktor yang kritis di dalam sistem dan watak manusia
satu dengan yang lainnya berbeda. Analis sistem yang kaku dalam membina
hubungan kerja dengan personil-personil lainnya yang terlibat, akan
membuat pekerjaannya menjadi tidak efektif. Apalagi bila analis sistem
tidak dapat membina hubungan yang baik dengan pemakai sistem, maka akan
tidak mendapat dukungan dari pemakai sistem atau manajemen dan
kecenderungan pemakai sistem akan mempersulitnya.
Team pengembangan sistem (I)
Dalam proyek pengembangan sistem yang kecil dan sederhana, kemungkinan hanya
ada seorang analis sistem yang merangkap sebagai pemrogram (analis/pemrogram)
atau seorang programer yang merangkap sebagai analis sistem (pemrogram/analis).
Akan tetapi untuk proyek pengembangan sistem yang besar atau komplek,
pekerjaan ini biasanya dilakukan oleh sejumlah orang dalam bentuk tim.
Anggota dari tim pengembangan sistem ini tergantung dari besar kecilnya
ruang lingkup proyek yang akan ditangani. Tim ini secara umum dapat terdiri
dari personil-personil sebagai berikut :
1. Manajer analis sitem (manage of systems analyst)
Manajer analis sistem disebut juga sebagai koordinator proyek dan
mempunyai tugas dan tanggungjawab sebagai berikut :
a. Sebagai ketua atau koordinator tim pengembangan sistem
b. Mengarahkan, mengontrol dan mengatur anggota tim pengembangan sistem
lainnya.
c. Membuat jadual pelaksanaan proyek pengembangan sistem yang akan
dilakukan.
d. Bertanggungjawab dalam mendefinisikan masalah, studi kelayakan, disain
sistem dan penerapannya.
e. Memberikan rekomendasi-rekomendasi perbaikan sistem.
f. Mewakili tim untuk berhubungan dengan pemakai sistem dalam hal
perundingan-perundingan dan pemberian-pemberian nasehat kepada
2.
3.
4.
5.
6.
7.
manajemen dan pemakai sistem.
g. Membuat laporan-laporan kemajuan proyek (progress report).
h. Mengkaji ulang dan memeriksa kembali hasil kerja dari tim.
Ketua analis sistem (lead systems analyst)
Ketua analis sistem biasanya menjabat sebagai wakil dari manajer analis
sistem. Tugasnya adalah membantu tugas dari manajer analis sistem dan
mewakilinya bila manajer analis sistem berhalangan.
Analis sistem senior
Analis sistem senior (senior systems analyst) merupakan analis sistem
yang sudah berpengalaman.
Analis sistem junior (junior systems analyst)
Analisis sistem junior merupakan analis sistem yang belum berpengalaman
dan masih membutuhkan bimbingan-bimbingan dari analis sistem yang lebih
senior. Analis sistem junior ini sering juga disebut dengan analis sistem
yang masih dilatih (systems analyst trainee).
Programer aplikasi senior (senior applications programmer)
Programer apliakasi senior merupakan pemrogram komputer yang sudah
berpengalaman dengan tugas merancang spesifikasi dari program aplikasi
dan mengkoordinasi kerja dari pemrogram lainnya. Pemrogram aplikasi
senior kadang-kadang juga disebut dengan pemrogram/analis.
Programmer aplikasi (application programmer)
Programer aplikasi merupakan programer komputer yang cukup berpengalaman
dan dapat melakukan tugasnys tanpa harus dibimbing secara langsung lagi.
Programer aplikasi yunior (junior applications programmer)
Programer aplikasi yunior merupakan pemrogram komputer yang belum
berpengalaman dan masih dibawah bimbingan langsung dari pemrogram yang
lebih senior. Programer aplikasi yunior biasanya hanya dilibatkan pada
pembuatan modul-modul program yang sederhana, seperti misalnya pembuatan
bentuk-bentuk I/O. Pemrogram aplikasi yunior ini sering juga disebut
dengan pemrogram aplikasi yang masih dilatih (applications programmer
trainee).
Team pengembangan sistem (II)
1. Pengguna Sistem
a. User
Sebagai end-user (operator) dan user-manager yang mengawasi pekerjaan
end-user.
b. Manajemen
Memegang pernan penting dalam menyetujui rencana pengembangan sistem
dan penyediaan dana.
2. Perancang Sistem
a. Project Coordinator
Bertanggungjawab agar tim dapat bekerja secara harmonis dan optimal
serta mengontrol agar pelaksanaannya sesuai rencana.
b. System Analyst & Design
Personil yang memberikan solusi dan mendesain sistem baru.
c. Programmer
Personil yang membuat program berdasarkan rencangan dari sistem analis.
d. Network Designer
Bertanggungjawab terhadap desain jaringan, seperti LAN, MAN, WAN.
e. Technician (Hardware)
Personil yang menetapkan konfigurasi-konfigurasi hardware yang tepat
agar dapat bekerja secara optimal.
f. Database Administrator
Personil yang bertanggjawab terhadap suatu sistem database, mencakup
pola struktur data, integritas data, memberikan hak akses kepada user,
backup, recovery dan mengoptimalkan performa database.
g. Documenter
Personil yang membuat dokumentasi sistem, mencakup buku operasional
aplikasi, teknis dan sistem.
h. Software Tester
Personil yang menjamin bahwa program aplikasi yang dibuat programmer
sesuai spesifikasi.
i. Graphic Designer
Pesonil yang memiliki keahlian dalam mendesain untuk aplikasi berbasis
GUI (Graphic Interface).
Alat dan teknik pengembangan sistem
Terbagi atas :
1. Graphical tools
a. HIPO
b. Data Flow Diagram (DFD)
c. Structure Chart
d. SADT
e. Warnier/Orr
f. Jakson's Diagram
2. Diagram Chart
2.1 Activity Chart
a. Systems Flowchart
b. Program Flowchart (Program Logic Flowchart, Detailed Computer
Program Flowchart)
c. Paperwork Flowchart / Form Flowchart
d. Database Relationship Flowchart
e. Process Flowchart
f. Gantt Chart
2.2 Layout Charting
2.3 Personal Relationship Charting
a. Working Distribution Chart
b. Organization Chart
3. Technique Public
3.1 Teknik Manajemen Proyek (Penjadualan Proyek)
a. CPM (Critical Path Method)
b. PERT (Program Evalution and Review Technique)
3.2 Fact Finding Technique (Mengumpulkan data dan menemukan fakta)
a. Interview, Observation, Questionaires, Sampling
3.3 Cost Effectiveness Analysis / Cost Benefit Analysis
3.4 Inspection and Walkthrough
3.5 Meeting
Daftar Pustaka
1. Davis, William S., Systems Analysis And Design : A Structured Approach,
Addison-Wesley Publishing Company, 1983.
2. HM., Yogiyanto, Analisis dan Disain Sistem Informasi : Pendekatan
Terstruktur, Penerbit Andi Offset, Yogyakarta, 1995.
4. Martin, Merle P., Analysis And Design of Business Information Sytems,
Macmillan Publishing Company, New York, 1991.
BAB 4
SIKLUS HIDUP SISTEM
(SYSTEMS LIFE CYCLE)
4.1
General Systems Life Cycle (GSLC)
Merupakan fase-fase utama (general) yang terjadi pada semua sistem, baik
sistem biologis, fisikal, sosial ataupun sistem lainnya. Adapun fase-fase
tersebut terbagi dalam empat fase, yaitu :
a. Development (introduction)
b. Growth
c. Maturity
d. Deterioration (decline)
Apabila digambarkan, GSLC akan terlihat seperti berikut :
|
|
+---------------+\
|
/:
: \
|
/ :
:
\
|
/
:
:
\
|
/
:
:
\
|
/
:
:
\
|
/
:
:
| /--------+/
:
:
| /
I
:
II
:
III
:
IV
|/
:
:
:
+--------------------------------------------------------------Development
Growth
Maturity
Deterioration
Gambar 4.1 : General Systems Life Cycle (GSLC)
4.2
Information Systems Life Cycle (ISLC)
Merupakan fase-fase utama (general) yang terjadi pada sistem informasi.
Adapun fase-fase tersebut terbagi dalam empat fase, yaitu :
a. Systems Development (Design)
b. Systems Implementation
c. Systems Operation (Maintenance)
d. Systems Obsolescence
Apabila digambarkan, ISLC akan terlihat seperti berikut :
|
|
+---------------+\
|
/:
: \
|
/ :
:
\
|
/
:
:
\
|
/
:
:
\
|
/
:
:
\
|
/
:
:
| /--------+/
:
:
| /
I
:
II
:
III
:
IV
|/
:
:
:
+--------------------------------------------------------------Systems
Systems
Systems Operation Systems
Development Implementation (Maintenance)
Obsalescence
(Design)
Gambar 4.2 : Information Systems Life Cycle
4.3
Systems Development Life Cycle (SDLC)
SDLC berfungsi untuk menggambarkan tahapan-tahapan utama dan langkah-langkah
dari setiap tahapan yang secara garis besar terbagi dalam tiga kegiatan
utama, yaitu :
a. Analysis
b. Design
c. Implementation
Setiap kegiatan dalam SDLC dapat dijelaskan melalui tujuan (purpose) dan
hasil kegiatannya (deliverable).
Apabila kegiatan utama tersebut dijabarkan ke dalam langkah-langkah yang
lebih rinci dapat digambarkan seperti berikut :
+---------------------------------------------------------------------+
:
ANALYSIS
:
DESIGN
: IMPLEMENTATION
:
+---------------------------------------------------------------------+
:
:
+---------------+
:
:
+-->:
Problem
:
:
:
|
:
Detection :
:
:
|
+---------------+ +-----------+
+-----------+
+---------> |
| :
|
| :
|
|
+---------------+ | : +---------------+ | : +---------------+
|
:
Initial
: | : :
Output
: | : : Programming / :
|
: Investigation : | : :
: | : :
test
:
|
+---------------+ | : +---------------+ | : +---------------+
+---------> |
| :
|
| :
|
|
+---------------+ | : +---------------+ | : +---------------+
|
: Requirements : | : :
Input
: | : : Training /
:
|
:
Analysis
: | : :
: | : :
Other
:
|
+---------------+ | : +---------------+ | : +---------------+
+---------> |
| :
|
| :
|
+---------------+ | : +---------------+ | : +---------------+
: Generation of : | : :
Files
:--+ : :
System
:
: Alternatives : | : :
:
: : Change Over :
+---------------+ | : +---------------+
: +---------------+
|
| :
:
+---------------+ | :
:
: Selection of :--+ :
:
: Proper System :
:
:
+---------------+
:
:
Gambar 4.3 : Stages of Problem Solving Systems Development Life Cycle (SDLC)
ANALYSIS
Dalam tahap analisis ini, digunakan oleh analis sistem untuk :
a. Membuat keputusan apabila sistem saat ini mempunyai masalah atau sudah
tidak berfungsi secara baik dan hasil analisisnya digunakan sebagai dasar
untuk memperbaiki sistem
b. Mengetahui ruang lingkup pekerjaannya yang akan ditanganinya.
c. Memahami sistem yang sedang berjalan saat ini
d. Mengidentifikasi masalah dan mencari solusinya
Kegiatan yang dilakukan dalam tahap analisis ini adalah :
1. Problem detection
a. Tujuan
: Mendeteksi sistem, apabila sistem saat ini semakin
berkurang manfaatnya (memburuk).
b. Hasil
: Laporan pendahuluan tentang permasalahan yang terjadi
dalam sistem.
2. Initial investigation
a. Tujuan
: Memerikan sistem saat ini dengan penekanan pada daerahdaerah yang menimbulkan permasalahan.
b. Hasil
: Penjelasan sistem saat ini.
3. Requirement analysis (determination of ideal systems)
a. Tujuan
: Mendapatkan konsensus dari komunitas pemakai dari sistem
informasi yang ideal. Sebuah penggantian sistem akan
menimbulkan jarak antara sistem saat ini dengan sistem
b. Hasil
:
yang ideal (yang mengacu ke komputerisasi).
Penjelasan kebutuhan analisis terhadap sistem.
4. Generation of system alternatives
a. Tujuan
: Menggali (explore) perbedaan dari alternatif sistem dalam
mengurangi jarak (gap) antara sistem saat ini dengan
sistem idealnya.
b. Hasil
: Dokumen-dokumen tentang alternatif sistem yang akan
digunakan untuk memperbaiki sistem.
5. Selection of proper system
a. Tujuan
: Membandingkan alternatif-alernatif sistem dengan
menggunakan metodologi terstruktur, memilih alternatif
sistem yang paling baik, dan menjualnya (sell) kepada
management.
b. Hasil
: Hasil-hasil dari studi sistem.
DESIGN
Dalam tahap perancangan (desgin) memiliki tujuan, yaitu untuk :
a. Mendesain sistem baru yang dapat menyelesaikan masalah-masalah yang
dihadapi perusahaan yang diperoleh dari pemilihan alternatif sistem yang
terbaik.
Kegiatan yang dilakukan dalam tahap perancangan ini adalah :
6. Output design
a. Tujuan
:
b. Hasil
:
7. Input design
a. Tujuan
:
b. Hasil
:
8. File design
a. Tujuan
:
b. Hasil
:
Memerikan bentuk-bentuk laporan sistem dan dokumennya.
Bentuk (forms) dari dokumentasi keluaran (output).
Memerikan bentuk-bentuk masukan didokumen dan dilayar ke
sistem informasi.
Bentuk (forms) dari dokumentasi masukan (input).
Memerikan bentuk-bentuk file-file yang dibutuhkan dalam
sistem informasi.
Bentuk (forms) dari dokumentasi file.
IMPLEMENTATION
Dalam tahap implementasi memiliki beberapa tujuan, yaitu untuk :
a. Melakukan kegiatan spesifikasi rancangan logikal ke dalam kegiatan yang
sebenarnya dari sistem informasi yang akan dibangunnya atau dikembangkannya.
b. Mengimplementasikan sistem yang baru.
c. Menjamin bahwa sistem yang baru dapat berjalan secara optimal.
Kegiatan yang dilakukan dalam tahap implementasi ini adalah :
9. Programming & testing
a. Tujuan
: Mengkonversikan perancangan logikal ke dalam kegiatan
operasi coding dengan menggunakan bahasa pemograman
tertentu, dan mengetest semua program serta memastikan
semua fungsi / modul program dapat berjalan secara benar.
b. Hasil
: Coding program dan spesifikasi program.
10.Training
a. Tujuan
: Memimpin (conduct) pelatihan dalam menggunakan sistem,
b. Hasil
persiapan lokasi latihan dan tugas-tugas lain yang
berhubungan denganp pelatihan (buku-buku panduan sistem).
: Rencana pelatihan sistem, modul-modul katihan dan
sebagainya.
11. System changeover
a. Tujuan : Merubah pemakaian sistem lama ke sistem bari dari sistem
informasi yang berhasil dibangun.Perubahan sistem merupakan
tanggungjawab team designer ke pemakai siste (user organization).
b. Hasil
: Rencana (jadwal dan metode) perubahan sistem (contract).
Daftar Pustaka
1. Davis, William S., Systems Analysis And Design : A Structured Approach,
Addison-Wesley Publishing Company, 1983.
2. HM., Yogiyanto, Analisis dan Disain Sistem Informasi : Pendekatan
Terstruktur, Penerbit Andi Offset, Yogyakarta, 1995.
3. Martin, Merle P., Analysis And Design of Business Information Sytems,
Macmillan Publishing Company, New York, 1991.
BAB 5
DETEKSI MASALAH SISTEM
(DETECTION OF SYSTEM PROBLEMS)
5.1
Permasalahan Sistem
Semua sistem informasi akan mempunyai masalah, tanpa memperdulikan seberapa
baiknya sistem tersebut didesain. Beberapa hal yang menyababkan sistem
informasi mempunyai masalah, antara lain karena :
a. Waktu (overtime).
b. Lingkungan sistem yang berubah.
c. Perubahan prosedur operasional.
Perbaikan masalah sistem informasi disebut maintenance programming, yang
meliputi tanggapan terhadap masalah sistem dan penambahan fungsi baru ke
sistem. Maintenance programming mencakup 60 sampai 90 persen dari
programming budget dan menunjukkan apakah sistem informasi yang memburuk
perlu diganti atau dipertahankan dengan melakukan perbaikan kecil (minor).
Masalah sistem informasi berhungan dengan karakteristik informasi, yaitu :
a.
Relevansi (relevancy).
b.
Keakuratan (accuracy), yang memiliki faktor : kelengkapan (completeness),
kebenaran (correctness), dan keamanan (security).
c.
Ketepatan waktu (timeliness).
d.
Ekonomi (economy), yang memiliki faktor : sumber daya (resources) dan
biaya (cost).
e.
Efisiensi (eficiency).
f.
Dapat dipercaya (reliability).
g.
Kegunaan (usability).
Relevansi (relevancy)
Hasil dari sistem informasi (SI) harus dapat digunakan untuk kegiatan
managemen ditingkat operasional, taktis dan strategik. Jika tidak dapat
digunakan, informasi tersebut layak untuk tidak diperhatikan lagi.
Beberapa gejala dari informasi yang tidak lagi relevan, antara lain :






Banyak laporan yang isinya terlalu panjang
Laporan tidak digunakan oleh pihak yang menerimanya.
Permintaan informasi tidak tersedia dalam SI.
Sebagai laporan yang tersedia tetapi tidak diminta/dibutuhkan.
Bertumpuknya keluhan-keluhan pemakai ketika laporan tidak diproduksi
dan disebarluaskan.
Kelengkapan (completeness)
Data tidak hanya dimasukkan secara benar, tetapi juga harus lengkap.
Apabila sebuah sistem informasi memiliki 95% keakuratan data, tetapi hanya
80% dari kebutuhan informasi, maka sistem akan tidak efektif.
Berikut beberapa gejala ketidaklengkapan (incompleteness).






Sebagian data dikembalikan ke pemakai karena sumber
dokumennya atau isian formulirnya tidak lengkap.
Pengawas data menunjukkan sebuah atau lebih isian field yang
tidak diisi karena kesengajaan atau ketidaksengajaan.
Bagian pemasukan data menelepon ke pemakai untuk mengklarifikasikan
data dari sumber-sumber dokumennya.
Kebenaran (correctness)
Kebenaran biasanya dipikir sebagai keakuratan. Semua data dari field
harus dimasukkan secara benar. Berikut gejala dari ketidakbenaran, antara
lain :







Total kesalahan transaksi mengalami kenaikan dibanding
kualitasnya.
Permintaan untuk perubahan program mengalami kenaikan.
Masalah yang terjadi setelah akhir hari kerja normal mengalami kenaikan.
Jumlah kesalahan kritis mengalami kenaikan.
Sebagai contoh adalah kesalahan saldo hutang nasabah dapat mengurangi
masukan kas, sehingga membuat nasabah mengalami ketidakpuasan.
Keamanan (security)
Seringkali informasi dikirimkan ke setiap orang yang membutuhkannya.
Pengawasan keamanan adalah struktur pengecekan untuk memutuskan jika
informasi yang sensitif ditujukan kepada pemakai yang tidak sah.
Ketepatan waktu (timeliness)
Beberapa gejala yang menunjukkan masalah ketepatan waktu :








Keluaran (throughput) sistem informasi mengalami penurunan.
Troughput adalah tingkat proses transaksi sampai akhir waktu yang bebas
kesalahan.
Tumpukan pemasukan data mengalami kenaikan.
Sebuah tumpukan pemasukan data terjadi ketika data transaksi tidak
langsung dimasukkan pada saat itu (ditunda/tertunda).
Keluhan tentang lambatnya sistem membuat laporan mengalami kenaikan.




Waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki kesalahan program mengalami
kenaikan.
Banyaknya keluhan dari pemakai tentang kesulitan dalam menghubungi
staff pemeliharaan program dan staff operasinya.
Ekonomi (economy)
Biaya sistem informasi akan mengalami kenaikan sesuai dengan berjalannya
waktu. Meskipun ada beberapa biaya yang mengalami penurunan, dan sebagian
akan naik Banyak hal yang menunjukkan kenaikan biaya, seperti konsultan
pemeliharaan hardware dan program, dan sebagainya. Banyak organisasi
merekrut konsultan sebagai programmer atau analis selama proyek.
Untuk jangka pendek secara drastis akan menaikkan biaya tenaga kerja,
tetapi untuk jangka panjang mengurangi biaya karena mempertimbangkan
keuntungan sistem informasi yang didapat.
Efisiensi (eficiency)
Efisiensi adalah berapa banyak produksi meningkat karena tambahan unit
sumber daya dalam proses produksinya. Untuk contoh, sebuah perusahaan
mengeluarkan $500.000 untuk sistem inventory. Penjualan mengalami kenaikan
$100.000 sebagai hasil dari sistem baru tersebut.
Efisiensi dari sistem tersebut adalah :
100.000
------- = 20%
500.000
Disini beberapa rasio yang dapat dihitung dan dianalisa, antara lain :







Keluaran / nilai uang (trougput/dollar).
Keluaran / waktu untuk memasukkan data (trougput/data entry hours worked).
Transaksi tanpa kesalahan/waktu (errorless transaction/hours).
Kesalahan yang dibetulkan/nilai uang (errors corrected/dollar).
Perubahan program/jumlah programmer (program changes/number of
programmers).
Biaya kertas/transaksi (paper costs/transaction).
Dapat dipercaya (reliability)
Sebuah indikator penting dari sistem informasi yang adalah dengan
memperhatikan masalah reliabilitasnya. Beberapa gejala tentang masalah
reliabilitas, antara lain :








Computer downtime, yaitu sistem informasi bekerja dengan baik
ketika komputernya bagus, kemudian komputer mengalami penurunan.
Banyaknya karyawan mengalami pergantian (turnover), yaitu tingkat
rata-rata karyawan bekerja dengan baik keluar, dan karyawan baru
ditraining.
Waktu perbaikan kesalahan program, yaitu pemakai tidak dapat
memperkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki
sebuah kesalahan informasi, barangkali satu jam atau empat minggu.
Biaya, yaitu tingginya varian rata-rata biaya setiap bulannya.



Tumpukan transaksi, yaitu jumlah transaksi yang tertunda atau ditolak.
Rata-rata kesalahan, yaitu rata-rata kesalahan yang tidak dapat
diprediksi, sehingga perlu menguranginya.
Kegunaan (usability)
Tidak ada hal yang lebih baik dari sebuah sistem yang dirancang sesuai
dengan kriteria. Jika sistem sulit digunakan, berarti adalah masalah
dalam sistem.
Beberapa gejala yang menunjukkan sedikit kegunaan (poor usability) sistem,
antara lain :




5.2
Lamanya waktu pelatihan bagi pemakai pemula.
Tingginya rata-rata kesalahan yang terjadi.
Naiknya keluhan-keluhan pemakai.
Naiknya kemangkiran dari sebagian pemakai komputer.
Information systems backlog
Tumpukan pemasukan data adalah sebuah kondisi dimana transaksi yang datang
tidak langsung dimasukkan (posted) ke record pada awal hari kerja berikutnya.
Tujuan uatma dari sistem informasi bisnis adalah menyimpan sumber daya
(to keep track of resources), sehingga kegagalan memperbarui (to update)
sumber daya record adalah sebuah masalah sistem yang serius.
Sebagai analis, adalah penting untuk mengetahui apa yang menyebabkan
terjadi tumpukan (backlogs) dan masalah-masalah yang sebabkan systems
backlogs.
Terdapat 5 alasan mengapa sebuah tumpukan masalah sistem informasi dapat
terjadi :
1. Volume transaksi mengalami kenaikan (transaction volume increase).
2. Penurunan kinerja (decreasing performance).
3. Pergantian karyawan yang tinggi (employee turnover).
4. System downtime.
5. Transaction variances.
Beberapa masalah backlogs menyebabkan beberapa kekacauan, antara lain :




Menumpuknya rekord-rekord (lack of record currency).
Kenaikan rata-rata kesalahan (increased error rates).
Kenaikan biaya (increased costs).
Kenaikan pergantian karyawan (increased employee turnover).
Deteksi sumber-sumber masalah sistem informasi :
a. Keluhan pemakai (user complaints).
b. Perhatian top manajemen (top management concerns)
c. Penunjuk jalan (scouting).
d. Pengawas pemakai (user surveys).
e. Pengawas (audits).f. Pengukur kinerja sistem (performance measurement systems).
5.3
Laporan awal masalah
Banyaknya catatan-catatan (logs) masalah-masalah laporan dapat digunakan
oleh sistem analis untuk studi awal (preliminary study).
Studi ini memutuskan jika laporan atau deteksi masalah adalah cukup serius
untuk menjamin perhatian lebih lanjut dan perhatian apa saja yang perlu
untuk dilakukan.
Analis menyiapkan sebuah laporan awal masalah yang mencakup 4 elemen berikut:
1. Source, dari mana sumber masalah informasi berasal.
2. Nature, sebuah deskripsi singkat tentang sumber masalah.
3. Detailed analysis, pengembangan secara teknis dari masalah (problem
nature).
4. Recommendation, sejauh mana solusi dari masalah akan dikembangkan.
Tipe recommendation, terdiri dari :
a. Masalahnya kecil dan kebutuhan pemeliharaan.
b. Masalahnya membutuhkan kemampuan sistem.
c. Masalahnya serius sehingga perlu analisis detail. Rekomendasi ini dimulai
dari system development life cycle. Detail analisis memutuskan apakah
sistem saat ini perlu diganti dengan sistem informasi yang baru.
Daftar Pustaka
1. Martin, Merle P., Analysis And Design of Business Information Sytems,
Macmillan Publishing Company, New York, 1991.
BAB 6
PENGAMATAN AWAL
(INITIAL INVESTIGATION)
6.1
Konsep sistem investigasi
(System Investigation Concepts)
/~~~~~~~~~~~~~\
: Discontinue :
+---------+
\
SDLC
/
: Systems :
~~~~~~/\~~~~~
: Goals : -----+
:
+---------+
}
:
}
+----------+
+-------------+
+----------+
Expectation
}==>: Detected :==>:
Initial
:==>:
Valid :
gap (problem) }
: Problem :
:Investigation:
: Problem :
}
+----------+
+-------------+
+----------+
+---------+
}
:
: Current : -----+
:
: System :
\/
: Status :
+--------------+
+---------+
: Requirements :
:
Analysis
:
+--------------+
Masalah (problem) adalah kesenjangan perbedaaan (gap) antara tujuan sistem
dan kondisi sistem yang sebenarnya, dengan pengertian lain kenapa sistem
gagal untuk mencapai tujuan sistem yang telah ditentukan sebelumnya.
Untuk mengetahui hal-hal apa saja yang telah menyebabkan kegagalan sistem,
maka seorang analis sebaiknya melakukan investigasi lebih dahulu sebelum
melakukan tindakan untuk memperbaiki sistem. Dengan investigasi, seorang
analis akan lebih memahami masalah dan alur sistemnya lebih mendalam,
meskipun dalam detect problem sudah diketahui permasalahannya tetapi masih
menggambarkan garis besarnya saja.
Banyak laporan dalam deteksi masalah mungkin tidak benar-benar nyata atau
tidak dapat dipecahkan. Hal tersebut mungkin dikarenakan :
a. Tujuan yang terlalu ideal sehingga sulit atau mungkin tidak akan tercapai.
b. Sistem tidak dapat dikembangkan karena kekurangan sumberdaya, sikap atau
keduanya.
c. Pengukuran sistem yang tidak akurat.
d. Pernyataan tujuan sistem yang sudah ketinggalan (statement of goals is
dated).
e. Kesenjangan antara sistem yang ideal dan sistem saat ini sifatnya
sementara (the gap between the ideal and the current system is temporary
and will decrease given patience).
Dalam tahap problem solving, sebaiknya memberikan penjelasan tentang :
a. Penjabaran kondisi sistem yang berjalan melalui kegiatan investigasi
secara rinci.
b. Mendapatkan konsensus sistem yang ideal.
c. Mengembangkan beberapa alternatif untuk mengurangi perbedaan (gap)
antara sistem yang ideal dengan sistem yang sedang berjalan.
d. Memilih alternatif yang terbaik dan menjualnya ke manajemen.
Tugas mulai point b sampai d akan memakan waktu yang cukup lama termasuk
biaya yang dibutuhkan. Tujuan dari investigasi adalah untuk memantapkan
atau menunjukkan masalah yang sebenarnya terjadi disamping sebagai cara
seorang analis untuk mengerti sistemnya secara mendalam.
6.2
Kendala dalam sistem investigasi
Dalam melakukan investigasi terdapat beberapa hambatan atau kendala yang
akan terjadi , diantaranya masalah :
a. Waktu (time)
Analis kekurangan sumber daya (resource) waktu, sehingga hanya melakukan
sebagian kegiatan investigasi. Biasanya waktu berhubungan dengan masalah
biaya yang dibutuhkan.
b. Biaya (cost)
Seringkali biaya yang dikeluarkan berhubungan dengan lamanya waktu untuk
kegiatan investigas, sehingga manajemen akan memberikan batasan biaya.
c. Ilmu pengetahuan (knowledge)
Manager sistem informasi cenderung menyuruh analis yunior yang belum
memiliki keahlian teknis atau pengetahuan yang cukup, sehingga akan
berdampak pada hasil investigasi yang kurang mendalam,matang atau lengkap.
d. Politik (politics)
Manajemen atau pihak-pihak tertentu mungkin menyebarkan isu-isu yang
tujuannya untuk menghambat kegiatan investigasi.
e. Campur tangan (interference)
Adalah terdapatnya pihak-pihak yang berusaha campur tangan atau mengatur
dalam kegiatan investigas sehingga akan menganggu atau menimbulkan
kekacauan.
6.3
Rekomendasi
Hasil dari investigasi adalah sebuah rekomendasi, yang salah satunya adalah
sebagai berikut :
a. Tidak mengambil tindakan apapun karena tidak ditemukan masalah.
Hal tersebut dapat terjadi karena mungkin dalam preliminary report,
masalahnya dibuat-buat sehingga pada saat dilakukan investigasi masalahmasalahnya tersebut tidak terjadi atau tidak ditemukan.
b. Melakukan pemeliharaan sistem untuk masalah-masalah yang kecil.
Pemeliharaan sistem yang dilakukan setiap hari (periode pendek) akan
membantu meminimalkan masalah-masalah yang muncul sehingga cepat untuk
ditangani dan selalu terkontrol secara baik.
c. Meningkatkan kemampuan atau ketrampilan pemakai didalam menjalankan atau
menggunakan sistem informasi.
d. Mempertimbangkan untuk modifikasi sistem secara total, sehingga perlu
pemikiran untuk menggantinya dengan sistem yang baru.
e. Menempatkan masalah yang terjadi kedalam rencana pengembangan sistem
yang segera dilakukan.
6.4
Taktik investigasi
a. Dengarkan, jangan mengurui (listen, do not lecture).
Jika anda tahu semua jawaban, pasti anda tidak akan melakukan investigasi.
Sehingga dalam kegiatan investigasi sebaiknya memberikan waktu yang cukup
bagi pihak manajemen atau pemakai untuk menjelaskan secara lengkap dan
jelas dan analis sistem jangan terlalu mendominasi pembicaraan.
b. Jangan memberikan pemecahan awal terhadap masalah (do not presolve the
problem).
Artinya jangan berusaha menunjukkan pemikiran untuk memecahkan masalah,
sebelum seluruh kegiatan investigasi selesai dilakukan, sehingga menghindari
solusi-solusi yang sebagian-sebagian.
c. Membandingkan cerita (compare stories).
Berbeda orang berarti berbeda pandangan terhadap masalah yang sama,
sehingga perlu melibatkan supervisor dan bawahan dalam memberikan
pandangan masalah secara jelas dan dapat dipercaya. Sebaiknya tidak
mendengarkan dari 1 sumber sehingga hanya ada 1 pandangan (opionio).
Ketika pemakai memiliki perbedaan pandangan, sebaiknya cari perbedaannya
dan kemudian mencari pandangan yang memiliki kesamaan.
d. Perhatikan keengganan tanggapan (look for reluctant responses).
Keengganan memberikan tanggapan mengindikasikan sesuatu yang disembunyikan.
Terlalu banyak masalah sistem dapt juga menyebabkan kebingungan sehingga
tidak mampu menjelaskan secara lengkap.
e. Perhatikan masalah inkonsistensi logikal (probe for logical
inconsistencies).
Inkonsistensi logikal adalah penghentian flow data dimana data tersebut
hilang, atau secara tiba-tiba muncul data tertentu. Beberapa hal yang
berhubungan dengan masalah ini :
* Ada data masukkannya tetapi tidak ada outputnya (black hole).
* Ada keluaran (output) tetapi tidak ada data masukannya (miracles).
f. Perhatikan dampak anda (observe your effect).
Memperhatikan perbedaan dari pemakai ketika anda hadir dan saat anda tidak
hadir. Penilaian secara langsung disebut dengan internal probe. Sedangkan
external probe adalah penilaian yang dilakukan tanpa diketahui oleh siapapun
(searching external material), seperti dengan menganalisa laporan, sejarah
permasalah terdahulu, dan sumber-sumber investigasi sekunder lainnya.
g. Memerlukan kerja keras, sehingga menimbulkan kebosanan (expect hard,
boring work).
Jadilah detektif yang profesional dan sabarlah dalam menangani permasalahan
sistem secara bertahap.dan berkesinambungan.
h. Hindari masalah politk (avoid politics).
Misi analis sistem adalah fakta bukan mengadili (your mission is fact,
not judgement).
6.5
Teknik investigasi
Teknik investigasi meliputi kegiatan :
a. Secara langsung (direct (internal) probes)
Yaitu untuk mengetahui secara langsung apa yang terjadi dalam lingkungan
pemakai. Mereka mengijinkan anda untuk memperhatikannya langsung tanpa
melalui pihak-pihak tertentu (interpreter). Internal probes merupakan
sumber kekacauan (disruptive), karena timbul perbedaan sikap. Internal
probes digunakan sebagai pengkayaan (a richer) dan kelompok pembenar dari
fakta yang terjadi (truer group of facts). Terdapat tiga teknik untuk
melakukan investigasi langsung, yaitu dengan :
* Kuesioner (questionnaires).
Teknik ini sangat tepat, apabila dalam investigasi memiliki kendala
waktu dan biaya. Meskipun mendapatkannya dari responde melalui blangko
isian. Adapun hal-hal dalam kuesioner kondisi akan penjelasannya akan
berbeda apabila dilakukan tatap muka langsung (face to face interview).
Hal terbaik dari kuesioner adalah sebagai dokumen yang dapat menunjukkan
perbedaan-perbedaan yang terjadi pada responden.
* Tanya jawab (interview).
Kegiatan ini membutuhkan waktu dan keahlian khusus. Tidak semua orang
dapat melakukan tanya jawab dengan sukses. Interview dapat digunakan
untuk pertanyaan yang berurutan secara mendalam disamping lebih fleksibel
sesuai dengan kondisi lapangan. Kendala yang dihadapi adalah waktu dan
keahlian khusus.
* Pengamatan (observation).
Merupakan internal probe yang kuat (a powerful internal probe).
Duduk bersama dengan pemakai sistem dengan melakukan pengamatan dengan
pertanyaan yang lebih spesifik. Mengapa anda melakukan kegiatan ini ?
atau dimana dokumen ini akan dipindahkan ?. Setiap pertanyaan mungkin
akan dapat menunjukkan pemecahan masalah misterius.
b. Secara tidak langsung (indirect (external) probes)
Kegiatan yang dapat dilakukan dengan cepat dan tidak kelihatan dari
operasional personel, sehingga dapat mengetahui sisi luar atau sesuatu
yang disembunyikan dari komunitas pemakai. Kegiatan ini akan mendominasi
pada awal kegiatan SDLC, selanjutnya internal probe untuk memperdalam.
* Aliran prosedur (procedure flow).
Prosedure operasional merupakan sarana (vehicles) bagi pegawai baru
mengerti pekerjaannya dan pengalaman karyawan untuk menangani masalah.
Jika procedure flow tidak benar, sistem informasi tidak dapat
dioperasikan secara benar pula. Gunakan system flowchart untuk
menelusuri jalannya informasi sebagai penjelasan prosedure operasinya.
Apabila ada permasalahan diprosedur, masalah tersebut mungkin akan
timbul dalam operasional yang sebenarnya.
* Mempelajari dokumen (document review).
Adalah dengan mendapatkan dan mengumpulkan dokumen-dokumen penting
(critical document). Jika masalah banyak terjadi di customer orders,
kumpulkan sumber dokumen asli dari customer orders tersebut yang
digunakan sebagai data entry-nya, format interaktif layar, detail
transaksi, ringkasan dan kesalahan laporan yang terjadi.
Dokumen seringkali menjadi penyebab masalah.
* Sampel (sampling).
Mungkin anda membutuhkan informasi dari para vendor billing yang telah
memberikan diskon pada saat pembayran, karena perusahaan kehilangan
uang saat diskon tidak diberikan ketika terjadi penundaan pembayaran.
Anda dapat melibatkan para pelanggan pembayar untuk mendapatkan
informasi (walaupun ada banyak transaksi). Akhirnya anda dapat membuat
daftar sampel data dengan pemilihan random untuk satu minggu terakhir,
memilih 20 halaman dari transaksi harian, memilih 5 item dari setiap
halaman yang terpilih., merekam informasi untuk setiap 5 item dan
menghitung rata-raa dan varian untuk sampel-sampel dari semua transaksi
pembayaran yang terjadi.
* Tabular (Tabular tools)
Disebut juga matrix, yaitu daftar cek (checklists) untuk menemukan
perselisihan (discrepancies) dalam alur transaksi seperti berikut :
=========================================================================
Output Reports
=========================================================
Record fields
Order
Back
Customer Shipping
Salesperson
detail
Order
Service
Status
Summary
--------------------------------------------------------Customer number
v
v
v
v
Order date
v
Inventory item number v
v
Quantity ordered
v
v
v
v
v
Warehouse location
Shipping code
v
v
Substitute code
v
v
Backorder code
v
v
=========================================================================
6.6
Deskripsi sistem saat ini
Menentukan kinerja sistem saat ini akan mengalami kesulitan apabila
perusahaan tidak memiliki sebuah standar pengukuran kinerja sistem.
Sayang sekali, perusahaan cenderung tidak memperbarui (to update)
dokumentasi sistem yang berjalan. Karenanya, analis memperbaiki dokumen
selama investigasi masalah sistem.
Deskripsi sistem saat ini meliputi penjelasan :
a. Masukan (inputs)
b. Keluaran (outputs)
c. File (files)
d. Elemen data (data elements)
e. Volume transaksi dan dokumen tindakan (transaction and action document
volume)
f. Diagram aliran data (data flow diagrams)
Pertanyaan
1. Mengapa deteksi masalah menjadi tidak nyata atau tidak terungkap ?
2. Mengapa initial investigation begitu penting bagi departemen sistem
informasi ?
3. Jelaskan lima faktor kendala investigasi !
4. Jelaskan bagaimana langkah pemecahannya dari kelima faktor kendala
tersebut !
5. Jelaskan kemungkinan rekomendasi dari hasil investigasi ?
6. Jelaskan 8 taktik investigasi yang dapat digunakan oleh analis sistem ?
7. Apa perbedaan antara internal dan external probes ?
8. Jelaskan keuntungan dan kerugian dari kuesioner dan interview ?
9. Jelaskan tentang procedure flow operates !
10.Mengapa sampling begitu penting !
11.Mengapa deskripsi sistem saat ini perlu dijelaskan !
12.Jelaskan komponen dalam deskripsi sistem saat ini !
Daftar Pustaka
1. Martin, Merle P., Analysis And Design of Business Information Sytems,
Macmillan Publishing Company, New York, 1991.
BAB 7
KEBUTUHAN ANALISIS
(REQUIREMENT ANALYSIS)
Dalam melakukan tahap ini akan dicapai 4 tujuan, yaitu :
a. Menjelaskan sistem saat ini secara lengkap.
b. Menggambarkan sistem informasi yang ideal.
c. Membawa sistem informasi yang ideal ke kondisi saat ini dengan
memperhatikan kendala sumber daya.
d. Memberi dorongan terhadap keyakinan pemakai kedalam team pengembangan
sistem.
Tahap requirement analysis adalah tahap interaksi intensif antara analis
sistem dengan komunitas pemakai sistem (end-user), dimana team pengembangan
sistem menunjukkan keahliannya untuk mendapatkan tanggapan dan kepercayaan
pemakai, sehingga mendapat partisipasi yang baik.
Merupakan pekerjaan sulit untuk mendapatkan kesepakatan (skeptical) pemakai
tentang kebutuhan mereka dari sebuah sistem informasi, karena mungkin
pemakai mengalami kegagalan sistem informasi sebelumnya.
Keinginan pemakai
Tahap awal dalam requirement system adalah melakukan survey terhadap
keinginan pemakai dan menjelaskan sistem informasi yang ideal.
Ideal disini merupakan konsep daripada kenyataan, artinya bahwa tidak ada
sistem yang ideal (tidak ada sistem informasi yang sempurna) tetapi bersifat
subyektif saja. Kalau hal ini tidak dijelaskan secara mendalam dapat
menimbulkan perbedaan pandangan atau akan mengecewakan end-user.
Metode kebutuhan analisis
Perlu pemilihan metode pengumpulan data yang tepat selama melakukan
requirement system. Metode tersebut adalah interviews, questionnaires,
observation, procedure analysis, dan document survey.
Setiap metode akan dijelaskan secara mendalam sebagai berikut :
Tanya jawab (Interviews)
1. Bagaimana metode itu digunakan.
· Pemilihan potential interviewees.
· Membuat perjanjian terhadap potential interviewees.
· Menyiapkan struktur pertanyaan yang lengkap dan jelas.
· Memilih person yang diinterview secara pribadi dan merekamnya.
2. Target dari metode.
· Kunci pribadi dalam proses DFD.
· Kadangkala melibatkan orang luar, seperti pelanggan atau vendors.
3. Keuntungan metode.
· Pewawancara dapat mengukur respon melalui pertanyaan dan menyesuaikannya
sesuai situasi yang terjadi.
· Baik untuk permasalahan yang tidak terstruktur, seperti mengapa anda
berpikir hal ini dapat terjadi ?.
· Menunjukkan kesan interviewer secara pribadi.
· Memunculkan respons yang tinggi sejak penyusunan pertemuan.
4. Kerugian metode.
· Membutuhkan waktu dan biaya yang tidak sedikit.
· Membutuhkan pelatihan dan pengalaman khusus dari pewawancara.
· Sulit membandingkan laporan wawancara karena subyektivitas alamiah.
5. Kapan metode tersebut baik digunakan.
· Mendapatkan penjelasan atau pandangan dari personel kunci.
· Test kredibilitas dari interviewees.
· Mencari interview yang unsureness atau contradictions.
· Memantapkan kredibilitas team.
Beberapa faktor penting dalam interview yang baik, yaitu objektives,
audience, format, weighting dan combining responses, and docummentation.
Kuesioner (Questionnaires)
1. Bagaimana metode itu digunakan.
· Mendisain dengan menggunakan standar kuesioner.
· Kuesioner dikirimkan ke lingkungan kerja end-users.
· Struktur respon diringkas dalam statistik distribusi.
2. Target dari metode.
· Semua end-user dengan wawasannya akan dilibatkan dalam proses solusi
pemecahan sistem.
· End-user dihubungkan dengan proses pemakaian simbol-simbol dalam DFD.
3. Keuntungan metode.
· Murah dan cepat dari pada interviews.
· Tidak membutuhkan investigator yang terlatih (hanya satu ahli yang
dibutuhkan untuk mendesain kuesioner untuk end-user yang terpilih.
· Mudah untuk mensintesis hasil sejak pembuatan kuesioner.
· Dengan mudah dapat meminimalkan biaya untuk semua end-user.
4. Kerugian metode.
· Tidak dapat membuat pertanyaan yang spesifik bagi end-user.
· Analis melibatkan kesan sehingga tidak dapat menampakkan pribadi
end-user.
· Tanggapan yang rendah karena tidak adanya dorongan yang kuat untuk
mengembalikan kuesioner.
· Tidak dapat menyesuaikan pertanyaan ke end-user secara spesifik.
5. Kapan metode tersebut baik digunakan.
· Pertanyaannya sederhana, dan tidak memiliki arti mendua.
· Membutuhkan wawasan yang luas dari end-user.
· Bila memiliki sedikit waktu dan biaya.
Observasi (Observation)
1. Bagaimana metode itu digunakan.
· Secara pribadi seorang analis mengunjungi lokasi pengamatan.
· Analis merekam kejadian dalam lokasi pengamatan, termasuk volumen dan
pengolahan lembar kerja.
2. Target dari metode.
· Lokasi proses secara geografis ditunjukkan dalam DFD (Data Flow Diagram)
3. Keuntungan metode.
· Mendapatkan fakta records daripada pendapat (opinion).
· Tidak membutuhkan konstruksi pertanyaan.
· Tidak menganggu atau menyembunyikan sesuatu (end-users tidak mengetahui
bahwa mereka sedang diamati).
· Analis tidak bergantung pada penjelasan lisan dari end-users.
4. Kerugian metode.
· Jika terlihat, analis mungkin mengubah operasi (end-user merasa diamati).
· Dalam jangka panjang, fakta yang diperoleh dalam satu observasi mungkin
tidak tepat (representative) dalam kondisi harian atau mingguan.
· Membutuhkan pengalaman dan kehlian khusus dari analis.
5. Kapan metode tersebut baik digunakan.
· Membutuhkan gambaran kuantitatif seperti waktu, volume dan sebagainya.
· Kecurigaan bahwa end-user mengatakan suatu kejadian yang sebenarnya
tidak terjadi (dibuat-buat).
Tip praktis dalam melakukan observasi :
a. Jangan mengamati dalam waktu yang lama.
Terdapat dua alasan, yaitu : dengan waktu yang lama akan mengacau operasi
yang sedang diamati, dan akan membiaskan permasalahan yang sebenarnya.
b. Buat catatan yang ringkas.
c. Sebelum observasi, beritahukan kepada supervisor dan pemakai yang terlibat
tentang apa yang akan dikerjakan dan mengapa dikerjakan, sehingga akan
mengurangi gangguan.
d. Gunakan checklist yang singkat tentang informasi yang dibutuhkan bersama.
e. Jangan melakukan observasi tanpa rencana..
Prosedur analisis (Procedure Analysis)
1. Bagaimana metode itu digunakan.
· Dengan prosedur operasi dapat mempelajari dan mengidentifikasikan
aliran dokumen kunci melalui sistem informasi, yaitu dengan data flow
diagram (DFD).
· Setiap aliran dokumen kunci menjelaskan prosedur operasi sistem.
· Melalui observasi, analis mempelajari kenyataan daripada mendeskripsikan
volume distribusi (tinggi, rendah, sedang) dan apa yang selanjutnya
dikerjakan terhadap salinan dari dokumen aslinya.
2. Target dari metode.
· Dokumen utama dalam DFD (Data Flow Diagram)
· Proses dalam DFD.
3. Keuntungan metode.
· Evaluasi prosedur dapat dikerjakan dengan campur tangan (interferences)
yang minimal dan tidak mempengaruhi operasi pemakai.
· Prosedur aliran dapat dapat menjadi sebuah struktur checklist untuk
melakukan observasi.
4. Kerugian metode.
· Prosedure mungkin tidak lengkap dan tidak -up to date lagi.
· Mempelajari bagan aliran dokumen membutuhkan waktu dan keahlian analis.
5. Kapan metode tersebut baik digunakan.
· Memutuskan apakah masalah kegagalan sistem dapat membantu perancangan
yang baik.
· Tim analis tidak secara total familiar dengan aliran dokumen.
· Mendeskripsikan aliran dokumen yang menganggu kerjanya fungsi.
Pengamatan dokumen (Document Survey)
1. Bagaimana metode itu digunakan.
· Mengidentifikasikan dokumen utama dan laporan (physical data flow
diagram).
· Mengumpulkan salinan dokumen aktual dan laporan.
· Setiap dokumen atau laporan, digunakan untuk record data, meliputi
field (ukuran dan tipe), frekuensi penggunaan dan struktur kodingnya
(coding structure).
2. Target dari metode.
· Aliran data kunci ditunjukkan dalam data flow diagram (DFD).
3. Keuntungan metode.
· Meminimalkan interupsi dari fungsi operasionalnya.
· Permulaan elemen kamus data.
· Seringkali, dapat mempertimbangkan modifikasi major procedural.
4. Kerugian metode.
· Membutuhkan waktu yang cukup (terdapat organisasi bisnis yang mengalami
kebanjiran dokumen dan laporan).
5. Kapan metode tersebut baik digunakan.
· Harus dikerjakan jika sebuah sistem akan didesain (selama kegiatan
analisis, dalam memperjelas desain sistem yang baru dan analisis
dokumen dapat membantu untuk menentukan tugas perancangan selanjutnya).
Sampling
Sampling dapat membantu mengurangi waktu dan biaya. Perlu kecermatan untuk
memilih sample dari populasi, sehingga membutuhkan keahlian statistik supaya
tidak mengalami kegagalan atau ancaman.
Kendala sumber daya
a. Waktu
Sebuah pengantian sistem harus diutarakan dalam kerangka kerja sejak
sistem mengalami penurunan fungsi dengan cepat. Kendala waktu ini dapat
mempengaruhi analis untuk mempertimbangkan inovasi teknologi yang tidak
mungkin dioperasikan dalam waktu yang singkat. Oleh karena itu perlu
membutuhkan waktu yang cukup supaya memiliki kelonggaran waktu sehingga
dapat membuat alternatif yang paling baik.
b. Uang
Sistem informasi yang ideal akan membutuhkan biaya yang mahal, sehingga
membutuhkan pendanaan yang cukup. Hal ini akan terjadi karena terjadi
persaingan dengan para pesaingnya dimana mereka menanamkan investasi
yang besar dalam sistem informasinya.
c. Keahlian.
Staff sistem informasi mungkin tidak memiliki pengetahuan atau pengalaman
yang cukup seperti masalah telekomunikasi, integrasi database, dan
interactive setting. Perusahaan dapat mengkontrak konsultan untuk
menambah kemampuan mendesain. Hal ini nantinya akan diperhadapkan pada
kendala biaya yang dikeluarkan untuk tenaga konsultan.
d. Teknologi.
Kebutuhan teknologi mungkin akan menjadi masalah utama dalam mendukung
kerja sistem, sehingga perlu memperhatikan perkembangan teknologi terusmenerus, yang konsekuensinya terjadi pengeluaran biaya yang besar dan
jangan sampai teknologi yang dipakai ketinggalan dari para pesaingnya.
e. Faktor ekternal.
Banyak kendala yang datang dari luar setting design, seperti pencegahan
menggunakan teknologi eksotik (exotic of technologies), mencegah
memelihara data lokal dalam sebuah sistem database pusat, dan sebagainya.
Dokumen kebutuhan analisis
1. Arahan (conduct) analisis.
· Hubungan dengan pemakai akhir.
· Menganalisa records, forms dan laporan.
· Pengamatan proses.
· Menganalisa metode yang digunakan.
· Permasalahan dalam pengumpulan data.
2. Kebutuhan pemakai.
· Apa yang menjadi kebutuhan sebenarnya.
· Kebutuhan laporan (jenis dan frekuensinya).
· Kebutuhan pelatihan.
· Pengaruh sistem baru.
3. Kendala sistem.
· Menjelaskan kendala waktu, biaya, keahlian, teknologi dan faktor
ekternal.
· Realistik sistem.
4. Dokumentasi.
· Intrumen pengumpulan data (kebutuhan kuesioner, interview).
· Konsensus statistik.
· Aliran data secara logikal dan phisik.
· Element awal dalam kamus data.
Daftar Pustaka
1. Martin, Merle P., Analysis And Design of Business Information Sytems,
Macmillan Publishing Company, New York, 1991.
BAB 8
PEMBUATAN ALTERNATIF SISTEM
(GENERATING SYTEMS ALTERNATIVES)
Dalam bab ini akan muncul pertanyaan bagaimana perbedaan kondisi sistem saat
ini dengan sistem ideal dapat didekatkan (how is the performance gap closed).
Pertama, pembuatan alternatif untuk memecahkan masalah sistem informasi.
Kemudian alternatif-alternatif tersebut ditetapkan yang terbaik secara
bijaksana (most expedient).
Pilihan stategi
Manajemen tingkat atas membuat pilihan strategi dengan memperhatikan semua
kendala.Adapun pilihan strategi yang biasa digunakan adalah sebagai berikut:
Distributed versus centralized processing
Saat ini, ada kecenderungan terjadi perubahan keputusan informasi dari
centralized data processing ke decentralized end-user responsibility centers.
Dalam lingkungan proses terdistribusi, end-user memutuskan peralatan,
implementasi dan prioritas pengembangan.
Di bagian lain terdapat pertumbuhan jumlah end-user yang masuk ke dunia
komputer. Mereka mencoba teknologi terbaru tanpa memperhatikan biaya, dan
resiko. Tanpa keahlian, perancang sistem akan berada dalam lingkungan
konservatif (kolot).
Integrated versus dispersed databases (sistem database
tersebar)
Ketika organisasi menggunakan sistem database tersebar, perancang sistem
mempunyai pilihan pertimbangan tentang file apa saja yang termasuk dalam
database dan data apa saja yang masuk dalam file. Integrated database
ditangani oleh administrator database yang memelihara semua kontrol data
storage, access dan modification. Manajemen tingkat atas memutuskan sesuai
dengan pilihan perancang sistem dengan memperhatikan sisi kemudahan
kontrolnya.
Surround strategy of system development
Strategi pengembangan sistem adalah penting karena banyak perusahaan
mempunyai tumpukan (backlog) dari sistem baru yang dirancang dan kondisi
sistem yang sedang dimodifikasi. Strategi ini mengijinkan perancang sistem
menggunakan perbedaan bahasa program dan menjalankannya pada komputer yang
berbeda untuk sebuah sistem kompatibilitas penuh (a totally compatible
system). Lingkungan sekitar strategi sangat penting dalam masalah
pengambilalihan perusahaan, dimana satu perusahaan mendapatkan perusahaan
lain dan mungkin sistem informasinya tidak kompatibel dengannya (berbeda).
Pilihan taktik
Manajemen memutuskan sekarang atau nanti, mengganti lawan modifikasi, dan
konfigurasi SDLC. Pemilihan ini dilakukan sebelum pilihan operasional.
Sekarang atau nanti
b Teknologi.
Sebuah terobosan teknologi adalah memerlukan pertimbangan untuk beberapa
tahun mendatang.
b Aliran kas.
Kondisi aliran kas perusahaan perlu untuk dipertimbangkan didalam
pengembangan atau penggantian sistem.
b Sumber daya keahlian.
Dalam melakukan pengembangan sistem perlu untuk memperhatikan tenagatenaga ahli yang terlibat baik dalam perancangannya maupun dalam
pemakaiannya nanti.
b Politik.
Banyak sistem informasi saat ini diusulkan oleh seseorang dalam perusahaan.
Untuk satu atau lebih alasan, departemen sistem informasi boleh memilih
memperlambat pengembangan atau penggantian sistem.
Penggantian lawan modifikasi
Kecepatan lawan biaya
Alternatif sistem informasi pertama kali akan dibandingkan secara
kuantitatif penggunaan biaya. Karenanya perancang punya kesulitan
menyesuaikan kenaikan kecepatan dalam bentuk penghematan biaya.
Delapan pilihan tentang perancangan operasional
Pilihan perancangan dikelompokkan kedalam input, processing, dan output.
Masing-masing kelompok dapat memiliki pilihan sebagai berikut :
a. Input
1. On-line versus off-line data entry.
Off-line data entry tidak memiliki kemampuan yang baik untuk validasi
transaksi dengan segera. Oleh karena itu, on-line data entry
disarankan tetap digunakan dalam konfigurasi sistem informasi.
2. Keyed versus machine-readable data entry.
Machine-readable data entry dapat meningkatkan kecepatan, mengurangi
kesalahan pemasukan data, dan menghemat biaya untuk pekerja (save
human costs). Bagaimanapun juga membutuhkan investasi yang besar dalam
hal peralatan dan pemeliharaannya.
3. Centralized versus decentralized data entry.
Decentralized entry adalah lebih cepat tetapi tingkat kesalahannya
tinggi karena banyak pemakai yang memasukkan data. Machine-readable
entry membutuhkan pemasukan desentralisasi yang memberikan keuntungan
kecepatan proses dalam menangkap sumber data (point of sale).
b. Processing
4. Batch versus real-time record update.
Batch processing menyebabkan update rekord lama, cocok untuk
centralized data entry. Real time processing membutuhkan biaya
peralatan dan menaikkan kecepatan proses.
5. Sequential versus direct access to records.
Sequential access adalah berhubungan dengan batch processing.
Direct access berhubungan dengan real-time processing.
6. Single versus multiple-user update of records.
Sebuah desain sistem untuk multiple-user lebih komplek (rumit) dalam
keamanan akses dan mengupdate record secara simultan. Kekomplekkan
(kerumitan) terjadi saat kecepatan proses adalah penting dan
aplikasinya dengan proses -real time.
c. Ouput
7. Traditional versus turnaround documents.
Traditional document adalah dokumen yang cara pendataannya ke sistem
dilakukan melalui keyboard (key input). Turnaround documents adalah
pendataan ke sistem dilakukan melalui mesin pembaca dokumen
8. Structured versus inquiry-based reports.
Structured report dibuat dalam format yang baku dan disediakan secara
rutin, sedangkan inquiry-based reports dibuat berdasarkan permintaan
dengan format sesuai permintaan pemakai. Seringkalli inquiry-base
report ditemukan dalam lingkungan real-time dimana data harus diakses
secara cepat.
Daftar Pustaka
1. Martin, Merle P., Analysis And Design of Business Information Sytems,
Macmillan Publishing Company, New York, 1991.
BAB 9
PEMILIHAN SISTEM
(SELECTING THE PROPER SYSTEM)
Dalam tahap ini (SDLC), sejumlah alternatif yang telah dibuat perlu untuk
dibandingkan sehingga dapat menemukan hanya satu sistem yang terbaik.
Masing-masing alternatif sistem yang sudah tetap dibandingkan dengan
kondisi sistem saat ini. Perlu diperhatikan, bahwa sistem saat ini dapat
dilanjutkan dalam bentuk penggantian sistem baru. Kalau sebuah candidat
sistem pengganti tidak memberikan keuntungan yang lebh dibanding sistem
saat ini, maka sistem saat ini akan tetap digunakan, sehingga sistem
pengganti harus benar-benar memberikan keuntungan dan manfaat melebihi
sistem sekarang secara maksimal.
Taktik membandingkan (comparison tactics)
Sistem dibandingkan berdasarkan biaya dan keuntungan secara relatif. Biaya
adalah kebutuhan pembayaran untuk perancang dan pengoperasi sistem informasi.
Keuntungan adalah nilai atau kondisi tambahan sebagai hasil implementasi
sistem informasi. Hal-hal tersebut termasuk mengurangi tingkat kesalahaan
(error rates), meningkatkan penjualan (increased customer sales), dan
mempercepat waktu respon. Keuntungan merupakan sesuatu yang sulit diukur
karena bersifat kualitatif (bukan berupa angka hanya deskriptif saja).
Meningkatkan kepuasan konsumen dan mengurangi perlawanan pemakai (end-user
resistance) adalah keuntungan kualitatif. Keuntungan adalah kesempatan
untuk meningkatkan (memperbaiki) keuntungan perusahaan.
Ada tiga cara satu sistem (A) dapat lebih unggul dibanding sistem lainnya (B).
1. Mempunyai biaya yang rendah dibanding B, dan kedua sistem mempunyai
keuntungan sama.
2. Mempunyai biaya yang rendah dibanding B, dan A juga mempunyai keuntungan
yang lebih banyak dibanding B.
3. A dan B mempunyai biaya yang sama, tetapi A mempunyai keuntungan yang
lebih banyak.
Sebuah contoh pertanyaan sulit dijawab, jika sistem A biayanya rendah,
tetapi sistem B mempunyai keuntungan yang lebih banyak, mana sistem yang
baik ?
Ada banyak contoh perusahaan menyesuaikan sistem informasi baru dengan
memperhatikan kenaikan keuntungan dibanding penurunan biaya. Pertama,
penggunaan kartu ATM dibenarkan untuk meningkatkan jumlah nasabah bank
sehingga menambah pelayanan (added service). Kedua penggunaan laser scanning
untuk supermarket adalah untuk mengurangi antrian pembayaran (checkuot
lines), yang akan diterjemahka sebagai projected meningkatkan layanan
(market share) konsumen. Penekanan pemakaian automation sebagai peningkatan
penjualan dan keuntungan dibanding mengurangi biaya.
Menjual (selling) sistem informasi ke manajemen sebagai projected benefits
mempunyai dua masalah, yaitu :
a. Sulit menaksir keuntungan secara kuantitatif (to quantify benefits).
Berapa banyak nasabah bank menarik uangnya melalui mesin ATM ?.
Berapa besar tingkat pinjaman baru pribadi (the average new customer's
loan), checking dan savings balance ?. Banyak yang telah mencoba
memecahkan pertanyaan-pertanyaan tersebut melalui probabilitas
(use of future probabilities). Masing-masing pendekatan menambahkan
masalah estimasi probabilitas mendatang dan masalah estimasi pendatang
mendatang (estimating future revenues).
b. Kalaupun keuntungan dapat ditaksir secara kuantitatif, jarang dalam
bentuk nilai uang. Bagaimana waktu tunggu yang pendek dari nasabah
terhadap tingkat keuntungan uang yang diperoleh. Bagaimana dapat
menterjemahkan mengurangi tingkat kesalahan dengan mengurangi biaya
atau menaikkan pendapatan ?. Memang dapat dikerjakan, tetapi sulit,
merupakan tugas yang samar-samar (imprecise task).
Mengapa penting untuk diterjemahkan (to translate) menjadi keuntungan yang
dapat diukur dalam uang (to measurable dollars) ?. Ada tiga alasan, yaitu :
a. Perusahaan membuat catatan (keep track) uang dengan sistem akuntansi
tradisional.
b. Alternatif sistem informasi bersaing dengan alternatif yang berasal dari
area lain dalam perusahaan.
c. Top management memutuskan apakah atau tidak memutuskan dengan
pengembangan sistem informasi baru.
Suatu saat, adalah relatif mudah membenarkan (justify) otomatisasi berdasar
keuntungan daripada biaya. Pada awal proses informasi, pilihanya adalah
manual lawan sistem otomatisasi. Perusahaan menjadi modern melalui
otomatisasi. Sekarang pilihan lebih sulit. Secara khas, pilihan adalah
diantara lama dan versi baru otomatisasi sistem. Menjadi jauh lebih sulit
menjual pengembangan sistem baru kepada manajemen berdasarkan probabilistic
benefits daripada prediksi biaya yang beralasan. Karenanya, bahasan akan
menjelaskan pedoman praktis untuk membandingkan alternatif sistem informasi :
Choose one system over another based on dollars. When two alternatives are
nearly equal in dollars, select the system with more nondollar benefits.
Akan digunakan aturan (rule) atau taktik (tactic), sistem analis harus
berhati-hati dengan pertimbangan sebagai berikut :
a. Hanya seorang sistem analis dengan kemampuan komunikasi yang tinggi
(superior communication skills) dan pertimbangan pengaruh (considerable
influence) dapat menjual (sell) ke manajemen sebuah sistem dengan
pengukuran biaya yang tinggi tetapi keuntungan yang tidak terukur adalah
lebih baik. Hal ini merupakan kesedihan, tetapi masih benar.
b. Angka uang (dollar figures) menyatakan secara tidak langsung (imply)
lebih akurat daripada kelayakan. Sebuah perusahaan dapat memprediksi
market share-nya dua puluh tahun dari sekarang. Angka peramalan
(forecast figure) berisi 3 desimal point yang kelihatan lebih akurat.
Kebenaran akurasi adalah jawaban yang lebih baik.
Biaya sistem informasi
Keuntungan mencakup dalam model analisis yang hanya dapat diekpresikan
dalam nilai uang, dimana jarang terjadi. Ketika dapat diekspresikan dalam
nilai uang, ditunjukkan dalam biaya negatif.
Additional system costs
Additional system benefits
Net additional system costs
$ 49,357
$(16,423)
$ 32,934
Biaya sistem informasi dapat dikelompokkan menjadi 3, yaitu : categories,
nature, dan when they occur.
Kategori biaya
Pada dasarnya biaya dibagi dalam kategori :
a. Hardware : mainframe, minicomputers, microcomputers, dan peripheral
equipment.
b. Software : systems, utility, dan application software.
c. People : analysts, programmers, operators, data entry personnel,
dan sebagainya.
d. Supplies : paper, tapes, disk, dan sebagainya.
e. Telecommunications : modem, local area network cabling, multiplexors,
front-end processors, dan sebagainya.
f. Physical site : air conditioning, humidity control, security,
dan sebagainya.
Gambar 9.1 : Typical sistems operating costs
Nature of costs
Membandingkan biaya sistem informasi melalui kehidupan sistem, analis
memproyeksi berapa perubahan biaya untuk masa depan. Untuk melakukannya,
ada tiga model biaya operasi sistem informasi, yaitu :
a. Linear.
b. Exponential.
c. Step function.
Ketika biaya terjadi (When costs occur)
Biaya sistem informasi dapat terjadi sekali atau berkesinambungan.
On-time costs, development costs adalah berhubungan dengan pengembangan
sistem, dan recurring costs, operational costs adalah berhubungan dengan
operasi sistem informasi setiap hari. Perbedaan antara one-time
(development) dan recurring (operational costs) seringkali dari pilihan
materi (matter). Misalnya, pembelian sebuah komputer adalah one-time
development system, sedangkan menyewa komputer yang sama adalah recurring
operational cost. Gunakan daftat berikut untuk menetapkan biaya :
a. One-time (development) costs.
1. Hardware purchase.
2. Software purchase.
3. Analysis, design, programming, and testing personnel hours.
4. Preparation of computer site.
5. Initial training and orientation of users.
6. Docummentation for new system.
7. Changeover from old to new system.
8. Conversion from old to new file format.
b. Recurring (operational) costs.
1. Hardware and software lease.
2. Hardware and software maintenance contracts.
3. Day-to-day personnel cost including analysts and programmers, computer
operations, data entry operators, and end-user costs.
4. Computer supplies.
5. Telecommunication costs.
6. Computer site rental or lease.
7. Ongoing training.
Metode untuk komparasi sistem
Ada 4 metode yang biasa digunakan untuk membandingkan dua atau lebih
sistem informasi, yaitu :
a. Break-even analysis (BEP)
b. Payback period
c. Discounted payback period
d. Internal rate of return (IRR).
Faktor kualitatif
Hanya seorang analis sistem yang berkharismatik saja yang dapat menjual
sistem informasi ke top management tanpa menunjukkan peningkatan keuntungan.
Mungkin sistem baru mempunyai biaya yang rendah atau penjualan yang tinggi
daripada sistem yang lama. Mungkin laporannya dalam meningkatkan keakuratan
atau kepuasan konsumen. Walaupun demikian, faktor-faktor tersebut tidak
menyangkut besarnya penghematan uang atau besarnya uang yang dikeluarkan.
Suatu saat anda dapat posisi mengirikan dapat menjual sebuah sistem
informasi baru ke manajemen dengan menggunakan antisipasi keuntungan
daripada penghematan uang. Selamat !. Anda harus berusaha membantu manajer
tingkat atas yang terkait agar dapat ditingkatkan. Mungkin anda akan menjual
kemampuan saat ini yang tidak ada. Dalam setiap sebuah kasus, ada sistem
informasi saat ini tidak dibandingkan dengan biaya usulan sistem baru.
Membuat rencana menjual sistem informasi baru berdasarkan keuntungan
kualitatif daripada biaya kuantitatif adalah hal yang tidak biasa.
Seringkali anda menunjukkan beberapa perbedaan biaya sebelum top management
mempertimbangkan rekomendasi anda untuk mendesain sebuah sistem informasi
baru.
Memang terdapat kaitan antara sistem yang diperbandingkan melalui biaya,
tidak dapat diukur dan faktor-faktor perbandingan non-biaya. Faktor
kualitatif seperti kinerja sistem informasi dan keuntungan strategi
kompetetif menjadi relevan.
Faktor sistem informasi
Beberapa faktor kualitatif yang mengarah kinerja sistem informasi yang baik :
a. Mengurangi tingkat kesalahan (increased accuracy).
b.
c.
d.
e.
f.
g.
Mengurangi waktu untuk memperbaiki kesalahan.
Mengurangi waktu tanggap dari workstation interaktif.
Mempercepat waktu penyediaan laporan (informasi).
Meningkatkan keamanan sistem.
Memperbanyak update sumber record aktif.
Meningkatkan kepuasaan pemakai.
Beberapa faktor tersebut dapat diukur, tetapi tidak dalam uang.
Faktor strategi perusahaan
Sistem informasi dapat membuat keuntungan kompetetif dalam perusahaan.
Meningkatkan keuntungan saat ini, bagaimanapun juga adalah sulit untuk
diestimasi. Kenaikan profit seringkali tidak terjadi secara tiba-tiba,
tetapi terjadi beberapa tahun sesudah implementasi dari sistem baru.
Ketika dua alternatif sistem mendekati kesamaan perbandingan, pintu terbuka
untuk mempertimbangkan faktor strategi perusahaan.
Terdapat faktor-faktor strategi perusahaan tersebut adalah sebagai berikut :
1. Kepuasan konsumen (customer satisfaction).
Sebuah sistem informasi dapat menyebabkan kehati-hatian menyampaikan
produk dan keinginan efisien konsumen. Meningkatkan kepuasan konsumen
akan tidak diragukan meningkatkan penjualan. Seperti peningkatan
penjualan, bagaimanapun juga sulit untuk diprediksi dan secara
kuantitatif.
2. Meningkatkan penjualan (increased sales).
Sistem point of sales (POS) membebaskan dari penyimpanan tugas-tugas
rekord. Manajemen mengharap penjualan staff setia terhadap waktu usaha
pemasaran dan ini meningkatkan penjualan. Hanya saja penjualan akan
meningkatkan kesulitan memprediksi dalam uang.
3. Komitmen konsumen dan vendor (customer and vendor commitments).
Perusahaan mendesain masukan sistem secara online dan memperbolehkan
konsumen langsung mengakses ke sistemnya. Konsumen sekarang terkunci
(tergantung) pada sistem ini sehingga memiliki komitmen untuk setia
(senang) pada perusahaan tersebut. Komitmen konsumen dan vendor sulit
untuk diprediksi.
4. Information product marketing.
Seringkali, sistem informasi baru dapat dipakai oleh perusahaan lainnya.
Seperti American Airline menyediakan sistem informasi pemasaran produk
selama tahun 1970, perusahaan mengembangkan sebuah sistem pemesanan
tiket dan kemudian sistem pemasaran ini juga digunakan oleh jasa
penerbangan lainnya, sehingga menjadi produk yang menguntungkan.
STUDI SISTEM
Problem statement
1. Nature of the problem detected (for example, increasing data entry
backlogs).
2. How problem was detected (for example, customer complaints or
performance measurement system).
3. Impact of problem on organizational goals (for example, delays
processing of customer orders or reduces cash flow).
4. Departments and functions involved (for example, marketing department
and order processing section of production department).
Existing system documentation
1. System function and interrelationships (this can be done with a graphic
tools, such as a phyical data flow diagram, accompanied by step-by-step
narrative description).
2. Processing volumes by type of document.
3. Processing times by type of document.
4. Bottlenecks (distribution of backlogs).
5. Organization policies affecting processing (example, a policy requiring
that clerks process all commercial orders before residential orders).
6. Processing constraints.
o People (for example, an average 20 percent vacancy rate among data
entry operators).
o Hardware.
o Software.
o Development funds.
7. Organization of involved departments and function (for example,
an organizational chart).
Problem correction alternatives
1. Procedure for generating information systems alternatives.
2. Cost determination for different alternatives.
3. Feasibility analysis.
o Break-even years.
o Payback years or discounted payback years.
o Internal rate of return.
4. Qualitative factors.
5. Alternative recommended and why.
6. Alternative comparison with firm's goals (for example, ROI).
Recommended solution
1. Overall system description for recommended alternative.
2. New system functions and relationships (for example, logical data
flow diagram).
3. Expected new system results.
o Costs.
o Benefits.
4. Proposed development schedule.
5. Development resource needs.
Docummentation
1. Physical and logical data flow diagrams.
2. Processing flow statistics (volume, timing, and so on).
3. Organizational charts.
4. Feasibility analysis details.
5. Development project schedule chart.
6. Development project proposed cost schedule.
Here are some guidelines for presenting the system study successfully :
1. Melakukan presentasi secara singkat untuk menghindari melampaui waktu
yang diberikan.
2. Mengurangi penjelasan teknik secara detail seminimal mungkin. Lebih
baik menjelaskan teknik secara detail dalam menjawab pertanyaan spesifik
daripada tidak diminta.
3. Presentasikan secara jelas, supaya tidak berantarkan gunakan peralatan
visual.
4. Jika menggunakan model (prototyping), bawalah bring workstation
portable (laptop). Demonstrasi secara langsung adalah lebih informatif
dan menarik daripada inactive visual aids.
5. Tekankan keuntungan-keuntungan usulan sistem informasi dengan beberapa
alternatif sesuai dengan kondisi yang dialami perusahaan.
Jangan membatasi membandingkan sistem informasi lainnya. Gunakan
komparasi nilai-nilai keuangan seperti ROI (return of investment).
Go / No-go decision
Top management harus memutuskan melanjutkan (go) dengan mengembangkan
sistem informasi yang baru atau memperlambat atau tidak menyetujui
pengembangan sistem (no-go). Jika keputusan manajemen tingkat atas
memutuskan untuk mengembangkankan sistem, departemen sistem informasi
mulai melakukan proses desain (perancangan) tahap berikutnya. Jika top
management tidak menyetujui usulan sistem informasi yang baru, maka
systems development life cycle(SDLC) dihentikan. Jarang keputusan
sesederhana itu.
Sering, top management menemukan masalah dengan system study.
Masalah yang tidak cukup serius menyebabkan penghentian project, tetapi
mereka meminta kerja ulang (rework system study). Keputusan ini adalah
dasar untuk waterwall model of systems analysis. Model menjelaskan
beberapa bagian tahapan yang diulang. Kadang-kadang, departemen sistem
informasi membuat keputusan mengulang tahapan (repeat stages) sebelum
menjelaskan (mempresentasikan) system study. Dengan alternatif,
keputusan mengulang sebuah tahapan SDLC sebelumnya atau tidak disebut
dengan go / no-go decision. Jika top management menyetujui pengembangan
usulan sistem informasi yang baru, tahap berikutnya dalam SDLC adalah
system design.
Daftar Pustaka
1. Martin, Merle P., Analysis And Design of Business Information Sytems,
Macmillan Publishing Company, New York, 1991.