Konsep Dasar Pengendalian Penyelenggaraan

http://sumut.kemenag.go.id/
15/01/14
KOPNSEP DASAR PENGENDALIAN PENYELENGGARAAN
DIKLAT
Oleh : Idris Ritonga SAg MPd
Widyaiswara BDK Medan
ABSTRAKSI
Ritonga Idris : Tulisan ini membicarakan tentang konsep dasar pengendalian
penyelenggaraan diklat. Pengendalian diklat artinya proses pengukuran berbagai
faktor dalam suatu perusahaan ,agar pelaksanaan sesuai dengan ketetapan –
ketetapan dalam rencana. Pengendalian dalam penyelenggaraan diklat
bermanfaat untuk memungkinkan mengidentifikasi masalah yang dihadapi atau
atau dialami dalam pelaksanaan diklat,atau mengidentifikasi kemungkinan
tindakan-tindakan yang perlu diambil sehingga proses pelaksanaan dilakukan
seduai dengan ketentuan-ketentuan yang telah direncanakan. Pengendalian
dilaksanakan berdasaarkan asas –asas diantaranya asas tercapainya tujuan, asas
efesiensi pengendalian asas tanggung jawab dan lain-lain. Proses pengendalian
dilakukan secara bertahap melalui langkah-langkah diantaranya menentukan
standar-standar yang akan digunakan dasar pengendalian, mengukur
pelaksanaan atau hasil yang telah sicapai, membandingkan pelaksanaan atau
hasil dengan standard dan menentukan penyimpangan bila ada, melakukan
tindakan perbaikan jika terdapat penyimpangan agar pelaksanaan dan tujuan
sesuai dengan rencana.cara-cara pengendalian/pengawasan dapat dilakukan
dengan pengawasan langsung maupun pengawasan tidak langsung. Pengawasan
langsung ialah pengawasan yang dilakukan sendiri secara langsung oleh
pimpinan sedangakan pengawasan tidak langsung adalah pengawasan jarak jauh
artrinya dengan melalui laporan yang diberikan oleh bawahannya baik berupa
lisan maupun tulisan.Kebaikan pengawasan langsung adalah dapat dilakukan
tindakan sedini mungkin jika terdapat kesalahan, sedangkan keburukannya
laporan kadang-kadang yang diterima tidak objektif.
Keywood: Pengendalian dan Penyeleggaran Program Diklat
1
http://sumut.kemenag.go.id/
15/01/14
I. PENDAHULUAN
Pengendalian atau controlling merupakan fungsi terakhir dari kegiatan management.
Fungsi ini sangat penting dan sangat menentukan dalam proses pelaksanan proses
manajement. Oleh karena itu harus dilaksanakan dengan harus dilaksanakan dengan
sebaik-baiknya. Demikian juga dalam penyelenggaraan diklat.pengendalian diklat
sangatlah diperlukan agar secara dini dapat diketahui kelemahan-kelemahan yang
ada sehingga akan meminimalisasi penyimpangan yang ada
Pengendalian diklat adalah proses yang dilakukan oleh pimpinan diklat untuk
menjaga agar apa yang dilaksanakan sesuai dengan rencana. Dalam proses
perencanaan tujuan diklat serta strategi untuk mencapainya telah ditetapkan .Melalui
proses pengendalian diklat, pelaksanan rencana tersebut terus menerus dipantau
untuk memastikan apakah masih sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan atau
tidak,
agar apabila terjadi penyimpangan dapat cepat langsung dilaksanakan
perbaikan-perbaikan sebelum terlambat.berkaitan dengan hal tersebut maka dalam
pengendalian diklat perlu memperhatikan asas-asas dalam pengendalian diklat .
Pembahasan dalam tulisan ini adalah Bagaimana Konsep Dasar Pengendalian
Penyelenggaran Diklat.Mencakup didalamnya pengertian pengendalian,manfaat dan
asas pengendalian penyelenggaraan diklat
II. PEMBAHASAN
1. Pengertian dan Jenis Pengendalian
Menurut Earl P.Strong , controlling is the process of regulating the various factors
in an enterprise according to the requirement of its plans artinya proses pengukuran
berbagai faktor dalam suatu perusahaan ,agar pelaksanaan sesuai dengan ketetapan –
ketetapan dalam rencaana
2
http://sumut.kemenag.go.id/
15/01/14
Senada dengan hal ini Harold koontz mengatakan : pengendalian adalah pengukuran
dan perbaikan terhadap pelaksanaan kerja bawahan agar rencana-rencana yang telah
dibuat untuk mencapai tujuan –tujuan perusahaan dapat terlaksana. .
Sedangkan G.R Terry mengatakan pengendalian / controlling adalah Proses fungsi
pengendalian( controlling) adalah fungsi terakhir dari proses manajemen Fungsi ini
sangat penting dan sangat menentukan pelaksanaan proses manajemen karena itu
harus dilaksanakan dengan sebaik-baiknya .Pengendalian ini berkaitan erat sekali
dengan fungsi perencanaan dan kedua
fungsi ini merupakan hal yang saling
mengisi,karena pengendalian harus lebih dahulu direncanakan , pengendalian baru
dapat dilakukan jika ada rencana. Pelaksanaan rencana akan baik jika pengendalian
dilakukan dengan baik , tujuan baru dapat diketahui tercapai dengan baik atau tidak
setelah pengendalian atau penilaian dilakukan . Dengan
demikian
peranan
pengendalian ini sangat menentukan baik atau buruknya pelaksanaan suatu rencana
pengendalian ( controlling )
2.
Tujuan dan Manfaat Pengendalian
Berbicara dengan manfaat pengendalian dapat dikemukakan sebagai berikut :
1. Memungkinkan mengidentifikasi masalah yang dihadapi atau dialami dalam
pelaksanaan diklat
2. Mengindentifikasi kemungkinan tindakan-tindakan yang perlu diambil,
sehingga proses pelaksanaan dilakukan sesuai dengan ketentuan-ketentuan
yang direncanakan.
3. Melakukan tindakan perbaikan ( correvtive) jika terdapat penyimpangan penyimpangan ( deviasi )
sehingga dapat dipastikan apakah pelaksanaan
kegiatan masih relevan dengan sasaran yang telah ditetapkan.
4. Merupakan sarana perbaikan-perbaikan dari perencanaan dimasa yang akan
datang.
5. Supaya tujuan yang dihasilkan sesuai dengan rencananya
Pengendalian bukan hanya untuk mencari kesalahan kesalahan tetapi berusaha
untuk menghindari terjadinya kesalahan-kesalahan serta memperbaikinya.Jadi
3
http://sumut.kemenag.go.id/
15/01/14
pengendalian dilakukan sebelum proses , saat proses dan setelah proses yakni
hingga
hasil akhir
diketahui.
Dengan pengendalian diharapkan
juga
pemanfaatan semua tanda manajemen efektif dan efisien.agar tujuan
pengendalian dapat tercapai dengan baik , maka dalam pelaksanaan
pengendalian perlu memperhatikan azas –azas pengendalian.
3. Azas-Azas Pengendalian
Harold Koontz dan Cyril O Donnel mengemukan Asas-Asas pengendalian itu
sebagai berikut :
1. Asas tercapainya tujuan artinya pengendalian harus ditujukan standar
tercapainya tujuan yaitu dengan mengadakan perbaikanuntuk menghindari
penyimpangan –penyimpangan
dari rencana .Didalam kegiatan diklat
tujuan kurikuler umum ( TKU) Tujuan Kurikuler Khusus (TKK) Tujuan
Pembelajaran Umum ( TPU) dan Tujuan Pembelajaran Khusus ( TPK)
2. Asas efisiensi pengendalian artinya pengendalian itu efesien jika dapat
menghindari penyimpangan dari rencana sehingga tidak menimbulkan halhal lain yang diluar dugaan. Oleh karena itu apabila didalam pelaksanaan
diklat terjadi penyimpangan
segera dilaksanakan koreksi sehingga
penyimpangan segera dapat diatasi.
3. Asas tanggung jawab artinya pemngendalian hanya dapat dilaksanakan jika
menejer bertanggung jawab terhadap pelaksanaan rencana.
4. Asas pengendalian terhadap masa depan. Artinya pengendalian yang efektif
harus ditujukan standar pencegahan penyimpangan –penyimpangan yang
akan terjadi baik pada waktu sekarang maupun masa yang akan datang
5. Asas pengendalain langsung artinya teknik standar yang paling efektif ialah
mengusahakan
adanya menejer bawahan
yang berkualitas
baik.
Pengendalian itu dilakukan oleh manejer atas dasar bahwa manusia itu
sering berbuat salah. Cara yang paling tepat untuk menjain adanya
4
http://sumut.kemenag.go.id/
15/01/14
pelaksanaan yang sesuai dengan rencana adalaha mengusahakan sedapat
mungkin para petugas memiliki kualitas yang baik.
6. Asas refleksi rencana artinya pengendalian harus disusun dengan baik ,
sehingga dapat mencerminkan karakter dan susunan rencana. Oleh karena
itu pengendalian harus sudah dimulai dari tahapan perencanaan diklat
sampai evaluasi diklat.
7. Asas penyesuaian dengan organisasi artinya pengendalian harus dilakukan
dengan struktur organissasi. Manajer dengan bawahannya merupakan sarana
untuk melaksanakan rencana. Dengan demikian pengendalian yang efektif
harus
disesuaikan
dengan
besarnya
wewenang
manajer
sehingga
mencerminkan struktur organisasi, Didalam pengendalian diklat kegiatan
pengendalian diklat dilaksanakan oleh pengelola diklat. Pengelola diklat
tersebut dimulai tingkat pimpinan, penanggung jawab diklat maupun asisten
akademis.
8. Asas pengendalian individual artinya pengendalian dan teknik pengendalian
harus sesuai dengan kebutuhan menejer. Teknik pengendalian harus
ditujukan terhadap kebutuhan –kebutuhan akan informasi yang dibutuhkan
setiap manajer. Ruang lingkup informasi yang dibutuhkan itu berbeda satu
sama lain, tergantung pada tingkat dan tugas manajer.
9. Asas standar artinya pengendalian yang efektif dan efesien memerlukan
standar yang tepat yang dipergunakan sebagian tolok ukur pelaksanaan dan
tujuan yang akan dicapai. Dalam pelaksanaan pengendalian diklat harus
dilaksanakan secara sistimatis sesuai dengan rencana yang telah ditentukan
demikian pula dalam menentukan tolak ukur pengendalian diklat.
10. Asas pengendalian terhadap strategis artinya pengendalian yang efektif dan
efisien menerlukan adanya pemahaman yang ditujukan terhadap faktorfaktor yang strategis.
11. Asas pengecualian artinya efesien dalam pengendalian perhatian yang
membutuhkan adanya perhatian
yang ditujukan terhadap faktor-faktor
5
http://sumut.kemenag.go.id/
15/01/14
kekecualian . Kekecualian ini dapat terjadi dalam keadaan tertentu ketika
situasi berubah atau tidak sama
12. Asas pengendalian fleksibel artinya
pengendalian harus luwes
untuk
mewnghindari kegagalan pelaksanaan perencanaan.
13. Asas peninjauan
kembali artinya
sistem pengendalian harus ditinjau
berkali-kali agar sistem yang digunakan berguna untuk mencapai tujuan
14. Asas tindakan artinya pengendalian dapat dilakukan apabila ada ukuran –
ukuran untuk mengoreksi penyimpangan-penyimpangan rencana organisasi
staffing dan derecting
Dalam
pelaksanaan pengendalian perlu emperhatikan proses dan cara
pengendalian,adapun cara pengendalian meliputi :
a) Menentukan standar- standar yang akan digunakan dasar pengendalian
b) Mengukur pelaksanaan atau hasil yang telah dicapai
c) Membandingkan
pelaksanaan
atau
hasil
dengan
standard
dan
menentukan penyimpangan bila ada
d) Melakukan tindakan perbaikan jika terdapat penyimpangan agar
pelaksanaan dan tujuan sesuai dengan rencana
Secaraa skematis kegiatan peengendalian tersebut tergambar sebagai
berikut :
PROSES PENGENDALIAN
MENENTUKAN
STANDAR
PENGENDALIAN
MELAKSANAK
AN
PEMANTAUAN
MELAKSANAK
AN EVALUASI
TINDAKAN
KOREKSI
Rencana juga perlu dinilai ulang dan dianalisis kembali apakah sudah benar-benar
telah realistis atau tidak. Jika belum benar atau realistis, maka rencana itu harus
diperbaiki.Adapun cara-cara perbaikan atau pengawasan dilakukan dengan
6
http://sumut.kemenag.go.id/
15/01/14
pengawasan langsung ataupun tidak langsung dan pengawasan berdasarkan
pengecualian.
Pengawasan langsung ialah pengawasan yang dilakukan sendiri secara langsung
oleh pimpinan.Pimpinan memeriksa pekerjaan yang sedang dilakukan apakah
dikerjakan dengan benar dan hasil-hasilnya sesuai yang dikehendakinya, Kebaikan
pengawasan langsung yaitu jika ada kesalahan dapat langsung diketahui sedini
mungkin, sehingga perbaikannnya dilakukan dengan cepat.
Pengawasan tidak langsung ialah pengawasan jarak jauh artinya dengan melalui
laporan yang diberikan oleh bawahannya. Laporan ini dapat berupa lisan ataupun
tulisan tentang pelaksanaan pekerjaan dan hasil –hasilnya yang telah dicapai.
Kebaikan dari pengawasan tidak langsung ialah waktu manajer untuk mengerjakan
tugas-tugas lainnya semakin banyak.biaya pengawasan relatif kecil memberikan
kesempatan inisiatif bawahan berkembang dalam melaksanakan pekerjaan. Adapun
keburukan pengawasan tidak langsung yaitu laporan kadang –kadang kurang
objektif, karena ada kecendurungan untuk melaporkan yang baik-baik dan lainnya .
Audit control adalah pemeriksaan atau penilaian atas masalah –masalah yang
berkaitan dengan pembukuan perusahaan/ instansi.
III. PENUTUP / KESIMPULAN
Pengendalian atau controlling merupakan fungsi terakhir dari kegiatan
management. Fungsi ini sangat penting dan sangat menentukan dalam proses
pelaksanan proses manajement. Oleh karena itu harus dilaksanakan dengan sebaikbaiknya. Demikian juga dalam penyelenggaraan diklat.pengendalian diklat sangatlah
diperlukan sejak
dini,
agar dapat diketahui kelemahan-kelemahan yang ada
sehingga akan meminimalisasi penyimpangan yang ada
Pengendalian diklat adalah proses yang dilakukan oleh pimpinan untuk menjaga
agar apa yang dilaksanakan sesuai dengan rencana. Dalam proses perencanaan
tujuan diklat serta strategi untuk mencapainya telah ditetapkan .Melalui proses
pengendalian diklat tersebut, pelaksanan rencana tersebut terus menerus dipantau
7
http://sumut.kemenag.go.id/
15/01/14
untuk memastikan apakah masih sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan atau
tidak, agar apabila terjadi penyimpangan dapat cepat langsung dilaksanakan
perbaikan-perbaikan sebelum terlambat. Berkaitan dengan hal tersebut maka dalam
pengendalian diklat perlu memperhatikan asas-asas dalam pengendalian diklat
Disamping itu dalam pengendalian diklat juga perlu memperhatikan langkahlangkah pengendalian yakni :
1. Menentukan staandar standar yang akan digunakan dalam pengendalian
2. Mengukur pelaksanaan atau hasil yang telah dicapai
3. Melakukan
tindakaan
perbaikan
jika
terdapat
penyimpangan
agar
pelaksanaan dan tujuan sesuai dengan rencana.
8
http://sumut.kemenag.go.id/
15/01/14
DAFTAR PUSTAKA
Anonimous, 2009. Modul bagi Pengelola Diklat, Lembaga Administrasi
Negara RI, Jakarta.
Marpaung, Dr, MSc., 1999. Training Need Assesment (TNA), LAN RI,
Jakarta.
Moh. Entang, dkk., 2009. Analisis Kebutuhan Pelatihan, Bahan Ajar
MOT), Pusdiklat Administrasi Kementerian Agama RI, Jakarta.
Hasibuan, M.S.P., 2000, Manajemen sumber daya manusia, Penerbit :
Bumi aksara, Jakarta.
Mangkuprawira, 2002, Manajemen Sumber Daya Manusia penerbit
Ghalia Indonesia, Jakarta.
Soebagio Atmodiwiro, Drs,M.ed ( 2002) Manajemen Pelatihan,
Penerbit PT Ardadizya JayaJakarta
Vincent, P. Costa dkk , (2000), Panduan Pelatihan Untuk Pengembangan
Sekolah, Jakarta: Depdiknas.
9
http://sumut.kemenag.go.id/
15/01/14
10