BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Komunikasi 2.1.1 Pengertian

BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1
Komunikasi
2.1.1
Pengertian Komunikasi
Proses pemberian makna terhadap fenomena yang terjadi di sekitar kita
dalam berinteraksi antar individu merupakan kegiatan komunikasi yang tidak
mungkin bisa terhindarkan. Manusia sebagai mahluk sosial dalam kehidupannya
pasti berkomunikasi, adanya upaya menyamakan makna oleh sang komunikator
kepada komunikannya.
Dalam kegiatan komunikasi memungkinkan adanya proses pertukaran
informasi antara individu yang satu dan yang lainnya, dengan harapan orang
tersebut tidak hanya sekedar diberikan dan paham akan informasi tersebut namun
ada juga proses persuasi yang terjadi, sehingga efek yang ditimbulkan bisa sesuai
dengan harapan.
Komunikasi menyentuh segala aspek kehidupan manusia, segala kegiatan
yang dilakukan oleh manusia ini merupakan kegiatan atau proses daripada
komunikasi, oleh karena itu timbul beberapa definisi komunikasi dari berbagai
ahli dengan perspektif yang berbeda:
Menurut Carl I. Hovland ilmu komunikasi adalah: upaya yang sistematis
untuk merumuskan secara tegas asas-asas penyampaian informasi serta
pembentukan pendapat dan sikap.1
1
Onong Uchjana Effendy, Komunikasi Teori dan Praktek, PT Remaja Rosdakarya, 1990 hal.10
11
12
Pendapat ini jelas mengatakan bahwa proses komunikasi tidak hanya
menyampaikan informasi dan memberi pemahaman, namun komunikasi juga
merupakan upaya mengubah perilaku sang komunikan..
Sementara Menurut Raymond S Ross: Komunikasi (Intensional) adalah suatu
proses menyortir, memilih dan mengirimkan simbol-simbol sedemikian rupa
sehingga membantu pendengar membangkitkan makna atau respons dari
pikirannya yang serupa dengan yang dimaksudkan komunikator.
Pendapat lain menurut Harold Laswell yaitu :
Who says What In Which Channel To Whom With What Effect?
Pendapat ini menggambarkan bahwa komunikasi meliputi 5 unsur sebagai
jawaban dari pertanyaan yang diajukan antara lain :
1.
2.
3.
4.
5.
Who = Komunikator (Communicator, Source, Sender)
Says What = Pesan (Message)
In Which Channel = Media (Channel, Media)
To Whom = Komunikan (Communicant, Comunicatee, Receiver, Recipient)
With What Effect = Efek (Effect, impact, influence)
Ilmu komunikasi menyelidiki gejala komunikasi. Tidak hanya dengan
pendekatan secara Ontologis (apa itu komunikasi), tetapi juga secara aksiologis
(bagaimana berlangsungnya komunikasi yang efektif) dan secara epistemologis
(untuk apa komunikasi itu dilaksanakan). Proses komunikasi pada hakikatnya
adalah proses penyampaian pikiran atau perasaan oleh seorang (komunikator)
kepada orang lain (komunikan). Pikiran bisa merupakan gagasan, informasi,
opini, dan lain-lain yang muncul dari benaknya. Perasaan bisa berupa keyakinan,
13
kepastian, keragu-raguan, kekhawatiran, kemarahan, kegairahan dan sebagainya
yang timbul dari lubuk hati.2
Dalam kaitannya dengan penelitian ini, Efektivitas Media Intranet dalam
Memenuhi Kebutuhan Informasi Karyawan PT. Anta Tour & Travel Services
yaitu adanya informasi yang di distribusikan melalui media dalam hal ini Intranet
sebagai bentuk suatu pesan kepada karyawan sebagai komunikan oleh manajemen
sebagai komunikator dengan harapan dapat memenuhi kebutuhan daripada
informasi karyawan.
2.1.2
Fungsi Komunikasi
Menyamakan persepsi antara dua individu yang memiliki karakter dan
latar belakang yang berbeda tidaklah mudah, dibutuhkan kemampuan komunikasi
yang baik untuk hal tersebut, komunikasi memiliki fungsi sebagai jembatan
antarmanusia dalam kehidupan sosial dan bermasyarakat, komunikasi menjadi
penting bagi seorang individu untuk membangun konsep diri, aktualisasi diri,
kelangsungan hidup, memperoleh kebahagiaan, serta terhindar dari tekanan dan
tegangan.3
Harold D Laswell mengemukakan bahwa fungsi komunikasi antara lain:4
1. Manusia dapat mengontrol lingkungannya
2. Beradaptasi dengan lingkungan tempat mereka berada.
3. Melakukan transformasi warisan sosial kepada generasi berikutnya.
2
Onong Uchjana Effendy, Komunikasi Teori dan Praktek, PT Remaja Rosdakarya, 1996 hal.11
Daryanto, Ilmu Komunikasi. 2001. Bandung, PT. Sarana Tutorial Nurani Sejahtera h.129
4
Onong Uchjana Effendy, Komunikasi Teori dan Praktek, PT Remaja Rosdakarya, 1990., h.59
3
14
2.1.3
Efektivitas Komunikasi
Efektivitas memiliki arti berhasil atau tepat guna. Efektif merupakan kata
dasar, sementara kata sifat dari efektif adalah efektivitas. Menurut Effendy
efektivitas adalah sebagai berikut: ”Komunikasi yang prosesnya mencapai tujuan
yang direncanakan sesuai dengan biaya yang dianggarkan, waktu yang ditetapkan
dan jumlah personil yang ditentukan”.5
Pengertian efektivitas secara umum menunjukan sampai seberapa jauh
tercapainya suatu tujuan yang terlebih dahulu ditentukan. Hal tersebut sesuai
dengan pengertian efektivitas menurut Hidayat yang menjelaskan bahwa :
“Efektivitas adalah suatu ukuran yang menyatakan seberapa jauh target
(kuantitas,kualitas dan waktu) telah tercapai. Dimana makin besar presentase
target yang dicapai, makin tinggi efektivitasnya”.
Dari pengertian-pengertian efektivitas tersebut dapat disimpulkan bahwa
efektivitas adalah suatu ukuran yang menyatakan seberapa jauh target
(kuantitas,kualitas dan waktu) yang telah dicapai oleh manajemen, yang mana
target tersebut sudah ditentukan terlebih dahulu.
Sementara komunikasi merupakan proses penyampaian pesan untuk
menciptakan persamaan makna kepada komunikan oleh komunikator sehingga
tercipta suatu kesepakatan atau sepaham. Maka efektivitas komunikasi
menggambarkan adanya keberhasilan dari proses penyamaan dan pemberian
makna terhadap sesuatu, yang mana tujuan daripada proses itu tercapai sesuai
dengan target yang telah ditentukan.
5
Ibid., h.14
15
Komunikasi yang efektif adalah komunikasi yang hasilnya sesuai dengan
harapan para pesertanya (orang-orang yang sedang melakukan komunikasi).6
Stewart L.Tubbs dan Sylvia Moss mengatakan setidaknya komunikasi
dianggap efektif jika telah menghasilkan lima hal berikut ini:7
1. Informasi yang menghasilkan pengertian, yaitu berupa penerimaan yang
cermat dari isi pesan, seperti yang dimaksud oleh sumber pesan. Sering kali
kita berselisih pendapat karena adanya kekeliruan dalam mempersepsikan
pesan kita.
2. Informasi yang menghasilkan kesenangan
Komunikasi yang dimaksud adalah yang dapat menimbulkan kesenangan,
komunikasi yang membuat hubungan kita hangat, akrab dan menyenangkan,
seperti sapaan “selamat pagi”, “apa kabar” dan lain sebagainya.
3. Informasi yang mempengaruhi sikap
Pengertiannya sama dengan komunikasi persuasif. Sampai kepada tahap
dimana lawan bicara melakukan hal yang kita instruksikan.
4. Menghasilkan hubungan sosial yang lebih baik
Sebuah penelitian yang pernah dilakukan oleh Philip G Zimbardo
membuktikan bahwa kurangnya komunikasi (tingginya anominitas/tidak
saling mengenal) menajdikan orang agresif, senang mencuri, merusak dan
kurang memiliki tanggung jawab, hal seperti ini biasa terjadi di kota-kota
6
7
Deddy Mulyana, Ilmu Komunikasi, 2007 Suatu Pengantar. PT. Remaja Rosdakarya. h.117
Ibid., 138
16
besar yang tingkat individualismenya tinggi. Makan penting bagi manusia
sebagai mahluk sosial untuk menumbuhkan hubungan interpersonal.
5. Menghasilkan tindakan nyata
Merupakan hasil kumulatif dari keseluruhan proses komunikasi, karena
keberhasilan komunikasi biasanya diukur dari tindakann nyata yang
dihasilkan. Untuk kita terlebih dahulu diperluakan penanaman pengertian,
pembentukan dan perubahan sikap atau menumbuhkan hubungan yang baik.
Efektivitas komunikasi yang diselenggarakan lewat media korporasi atau
organisasi antara lain ditentukan oleh siapa dan bagaimana informasi itu
disampaikan.8
Dari pengertian di atas mengenai efektivitas komunikasi dalam organisasi
dapat dilihat bahwa komunikator dan media komunikasi mempengaruhi tercapai
atau tidaknya efektivitas komunikasi itu sendiri.
Terciptanya komunikasi yang efektif juga dapat diukur dari dampak atau
efek yang timbul dari komunikan setelah menerima pesan, Onong Uchjana
Effendy mengklasifikasikan dampak tersebut menurut kadarnya, yakni:9
1. Dampak kognitif
Yaitu dampak yang menjadikan pemahaman pada diri komunikan serta
meningkatkan intelektualitasnya, tahapnya hanya pada upaya mengubah
pikiran komunikan.
8
Ashadi Siregar dan Rondang Pasaribu, Bagaimana Mengelola Media Korporasi-Organisasi,
(Jakarta; Kanisius LP3Y, 2000), h. 51.
9
Onong, Uchjana Effendy, 2008. Dinamika Komunikasi. Bandung. PT:Remaja Rosdakarya. h.7
17
2. Dampak afektif
Tingkatannya di atas sedikit dari dampak kognitif, tujuan komunikasi disini
tidak hanya pada pemberian informasi, namun sudah pada tahap
menggerakan hatinya, sehingga mampu menimbulkan perasaan tertentu,
seperti rasa iba, terharu, sedih, gembira, marah dan sebagainya.
3. Dampak behavioral
Merupakan dampak yang timbul pada komunikan dalam bentuk perilaku,
tindakan atau kegiatan, pada tahap ini sudah mencapai tingkatan tertinggi,
sang komunikan sudah pada masa melakukan apa yang telah disampaikan
oleh komunikatornya.
Jika karyawan perusahaan sudah sampai pada tahap melakukan apa yang
diharapkan oleh manajemen melalui komunikasi yang telah di distribusikan
melalui Media Intranet perusahaan dan tidak hanya sekedar paham di dalam
pikirannya, tidak juga hanya sekedar merasa bahwa informasi tersebut benar
adanya maka barulah media tersebut dapat dikatakan efektif.
Menurut Goldhaber efektivitas komunikasi dapat digambarkan melalui
instrumen survey yaitu:10
a. Amount of information reveived and needed from others: jumlah dari
informasi yang diterima dan dibutuhkan dari orang lain
b. Amount of information needed and sent to others: jumlah informasi yang
dibutuhkan dan dikirimkan ke orang lain.
10
Goldhaber, M Gerald, 1979, Communication Audits in The Age The Internet, in Management
Communication Quarterly 2002;15;p 451 From http://mcq.sagepub.com/cgi/content/refs/15/3/4
51
18
c. Amount of follow-up or action taken and needed on information sent to
others: tindak lanjut atau tindakan yang diambil dan informasi yang
dibutuhkan yang dikirim ke orang lain
d. Amount of information received and needed from selected sources: jumlah
informasi yang diterima dan dibutuhkan dari sumber terpilih.
e. Timelines of information received from key sources: Jadwal atau ketepatan
waktu dari informasi yang diterima dari sumber-sumber kunci.
f. Amount of information received and needed from selected channels:
Jumlah informasi yang diterima dan dibutuhkan dari saluran-saluran
terpilih.
g. Quality of Communication relationships: Kualitas hubungan komunikasi
h. Satisfaction with the major organisational outcomes: Kepuasan dengan
hasil utama organisasi.
2.2 Komunikasi Organisasi
2.2.1
Pengertian Komunikasi Organisasi
Organisasi dalam menjalankan kegiatan operasionalnya tidak terlepas
daripada proses komunikasi antar unit-unit komunikasi yang merupakan bagian di
dalam tubuh organisasi. Suatu organisasi terdiri dari unit-unit komunikasi dalam
hubungan hierarkis. Rogers dan Rogers memandang Organisasi sebagai suatu
struktur yang melakukan proses pencapaian tujuan yang telah ditetapkan dimana
operasi dan interaksi di antara bagian yang satu dengan yang lainnya berjalan
secara harmonis, dinamis dan pasti.
19
Komunikasi Organisasi pada umumnya membahas tentang struktur dan
fungsi
organisasi,
hubungan
antarmanusia,
komunikasi
dan
proses
pengorganisasian serta budaya organisasi.
Komunikasi organisasi diberi batasan sebagai arus pesan dalam suatu
jaringan yang sifat hubungannya saling bergantung satu sama lain meliputi arus
komunikasi vertikal dan horisontal.11 Sedangkan menurut persepsi Zelko dan
Dance,12 Komunikasi organisasi adalah suatu sistem yang saling tergantung yang
mencakup komunikasi internal dan eksternal.
Komunikasi internal adalah komunikasi dalam organisasi itu sendiri
seperti komunikasi dari bawahan kepada atasan, komunikasi dari atasan ke
bawahan, komunikasi sesama karyawan yang sama tingkatnya. Sedangkan
komunikasi eksternal adalah komunikasi yang dilakukan organisasi terhadap
lingkungan luarnya, seperti komunikasi dalam penjualan hasil produksi,
pembuatan iklan, dan hubungan dengan masyarakat umum.
Ada beberapa hal umum yang dapat disimpulkan dari beberapa persepsi
ahli mengenai Komunikasi Organisasi yaitu13 :
1. Komunikasi organisasi terjadi dalam suatu sistem terbuka yang kompleks
yang dipengaruhi oleh lingkungannya sendiri baik internal maupun
eksternal.
2. Komunikasi Organisasi meliputi pesan dan arusnya, tujuan, arah dan
media.
11
S Djuarsa Sendjaja,Teori Komunikasi, Pusat Penerbitan Universitas Terbuka, 1994
Arni, Muhammad. Komunikasi Organisasi, Bumi Aksara, 2004. Hal.66
13
Ibid, hal 67
12
20
3. Komunikasi organisasi meliputi orang dan sikapnya, perasaannya,
hubungannya dan keterampilan atau skill nya.
2.2.2
Fungsi Komunikasi dalam Organisasi
Organisasi baik yang bersifat komersil maupun sosial tidak dapat terlepas
dari proses komunikasi, dibutuhkan kesepahaman antara apa yang ada di pikiran
manajemen dengan apa yang ada di pikiran karyawan agar tujuan perusahaan bisa
tercapai, tindak komunikasi dalam organisasi atau lembaga melibatkan empat
fungsi yaitu:14
1. Fungsi Informatif
Informasi pada dasarnya dibutuhkan oleh semua orang yang mempunyai
perbedaan kedudukan dalam suatu organisasi. Manajemen membutuhkan
informasi untuk dapat membuat suatu kebijakan oraganisasi ataupun guna
mengatasi konflik yang terjadi di dalam oraganisasi. Sementara karyawan
atau bawahan membutuhkan informasi untuk dapat melaksanakan
pekerjaan, disamping itu juga informasi tentang jaminan keamanan,
jaminan sosial dan kesehatan, ijin cuti dan sebagainya.
2. Fungsi Regulatif
Berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu
organisasi. Fungsi regulatif ini di pengaruhi oleh dua hal, yang pertama
atasan atau orang-orang yang berada dalam tataran manajemen yang
memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang akan
disampaikan dan kewenangan dalam memberikan instruksi atau perintah,
14
Marhaeni Fajar, Ilmu Komunikasi: Teori & Praktik. 2009. Yogyakarta: Graha Ilmu. h. 106
21
sehingga dalam suatu struktur organisasi memungkinkan mereka untuk
ditempatkan dalam lapisan atas (Possition Of Authority) agar perintahnya
dilaksanakan sebagai mana mestinya. Namun demikian, sikap bawahan
untuk menjalankan perintah bergantung pada :
a. Keabsahan pimpinan dalam menyampaikan perintah
b. Kekuatan pimpinan dalam memberikan sanksi
c. Kepercayaan bawahan terhadap atasan sebagai seorang pemimpin
sekaligus sebagai seorang pribadi
d. Tingkat kredibilitas pesan yang diterima bawahan
Kedua, berkaitan dengan pesan atau message. Pesan-pesan regulatif pada
dasarnya berorientasi pada pekerjaan. Artinya bawahan membutuhkan
kepastian peraturan dalam pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk di
laksanakan.
3. Fungsi Persuasif
Dalam mengatur suatu organisasi tidak selamanya kekuasaan dan
kewenangan dapat membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Kini
banyak pimpinan yang lebih suka melakukan persuasi terhadap
bawahannya daripada hanya sekedar memberikan perintah.
4. Fungsi Integratif
Seriap
organisasi
berusaha
untuk
menyediakan
saluran
yang
memungkinkan karyawan agar dapat melaksanakan tugas dan pekerjaanya
dengan baik. Saluran komunikasi tersebut antara lain, saluran komunikasi
formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (Newsletter,
22
Bulletin) dan laporan kemajuan organisasi, sementara saluran informal
berupa perbincangan antara pribadi selama masa istirahat kerja,
pertandingan olahraga ataupun kegiatan dharma wisata. Kegiatan ini akan
menumbuhkan keinginan yang tinggi bagi karyawan untuk berpartisipasi
dalam organisasi.
2.3 Komunikasi Internal
Merupakan komunikasi yang dilakukan antar anggota di dalam suatu
organisasi itu sendiri, dapat berupa pertukaran gagasan antar karyawan, atau
dilakukan dalam suatu struktur lengkap yang khas disertai pertukaran gagasan
secara vertikal dan horisontal di dalam tubuh organisasi sehingga kegiatan
manajemen dan operasional dapat berjalan seperti yang sudah ditetapkan.
Menurut Lawrence D. Brennan, mendefinisikan komunikasi internal
sebagai “Pertukaran gagasan di antara para administrator dan karyawan dalam
suatu perusahaan atau jabatan yang menyebabkan terwujudnya perusahaan atau
jabatan tersebut lengkap dengan strukturnya yang khas (organisasi) dan
pertukaran gagasan secara horizontal dan vertikal di dalam perusahaan atau
jabatan
yang
menyebabkan
pekerjaan
berlangsung
(operasional
dan
manajemen)”15. Sedangkan menurut Yulianita16 komunikasi internal yaitu
komunikasi yang terjadi di antara orang-orang yang berada dalam suatu
perusahaan. Jadi komunikasi internal merupakan proses pertukaran gagasan antara
orang-orang yang berada dalam suatu perusahaan.”
15
Onong Uchjana Effendy, Komunikasi “ Teori dan Praktek”, (Bandung: PT Remaja Rosdakarya,
2007). Hal. 122.
16
Neni Yulianita, Dasar-dasar Public Relations. Bandung: Pusat penerbitan Universitas (P2U)
2005. Hal.92
23
2.3.1 Bentuk Komunikasi Internal
Dalam suatu struktur keorganisasian terdapat jenjang hierarki yang sudah
mutlak keberadaannya, komunikasi yang ingin dilakukan oleh masing-masing
individunya harus mengikuti pola struktur yang sudah ada di setiap organisasi itu
sendiri, berikut adalah bentuk komunikasi internal yang ada dalam organisasi
menurut beberapa pakar:
1. Downward communication, yaitu komunikasi yang berlangsung ketika orangorang yang berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada
bawahannya. Fungsi arus komunikasi dari atas ke bawah ini adalah:
a) Pemberian atau penyimpanan instruksi kerja (job instruction)
b) Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk
dilaksanakan (job retionnale)
c) Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku
(procedures and practices)
d) Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.
Ada 4 metode dalam penyampaian informasi kepada para pegawai menurut
Level:
1. Metode Tulisan
2. Metode lisan
3. Metode tulisan diikuti lisan
4. Metode lisan diikuti tulisan
24
2. Upward communication, yaitu komunikasi yang terjadi ketika bawahan
(subordinate) mengirim pesan kepada atasannya. Fungsi arus komunikasi dari
bawah ke atas ini adalah:
a) Penyampaian informasi tentang pekerjaan pekerjaan ataupun tugas yang
sudah dilaksanakan.
b) Penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun
tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan.
c) Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan.
d) Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun
pekerjaannya.
Komunikasi ke atas menjadi terlalu rumit dan menyita waktu dan mungkin
hanya segelintir kecil manajer organisasi yang mengetahui bagaimana cara
memperoleh informasi dari bawah. Sharma mengemukakan 4 alasan mengapa
komunikasi ke atas terlihat amat sulit:
1.
Kecenderungan bagi pegawai untuk menyembunyikan pikiran mereka.
2.
Perasaan bahwa atasan mereka tidak tertarik kepada masalah yang dialami
pegawai.
3.
Kurangnya penghargaan bagi komunikasi ke atas yang dilakukan pegawai.
4.
Perasaan bahwa atasan tidak dapat dihubungi dan tidak tanggap pada apa
yang disampaikan pegawai.
25
3. Horizontal communication, yaitu komunikasi yang berlangsung di antara para
karyawan ataupun bagian yang memiliki kedudukan yang setara. Fungsi arus
komunikasi horisontal ini adalah:
a) Memperbaiki koordinasi tugas
b) Upaya pemecahan masalah
c) Saling berbagi informasi
d) Upaya pemecahan konflik
e) Membina hubungan melalui kegiatan bersama.
4. Interline communication, yaitu tindak komunikasi untuk berbagi informasi
melewati batas-batas fungsional. Spesialis staf biasanya paling aktif dalam
komunikasi lintas-saluran ini karena biasanya tanggung jawab mereka
berhubungan dengan jabatan fungsional. Karena terdapat banyak komunikasi
lintas-saluran yang dilakukan spesialis staf dan orang-orang lainnya yang perlu
berhubungan dalam rantai-rantai perintah lain, diperlukan kebijakan organisasi
untuk membimbing komunikasi lintas-saluran.
Ada dua kondisi yang harus dipenuhi dalam menggunakan komunikasi
lintas-saluran:
1. Setiap pegawai yang ingin berkomunikasi melintas saluran harus meminta
izin terlebih dahulu dari atasannya langsung.
2. Setiap pegawai yang terlibat dalam komunikasi lintas-saluran harus
memberitahukan hasil komunikasinya kepada atasannya
26
2.3.2 Jenis-jenis Komunikasi Internal
Ada berbagai cara untuk melakukan proses komunikasi oleh Individu baik
secara orang-perorangan atau berkelompok, dalam sebuah organisasi.
Menurut Effendy17, komunikasi internal meliputi berbagai cara yang dapat
diklarifikasikan menjadi dua jenis, yaitu:
a. Komunikasi Personal (Personal Communication)
Komunikasi personal ialah komunikasi antara dua orang dan dapat berlangsung
dengan dua cara:
1. Komunikasi Tatap Muka (face to face communication)
Komunikasi personal tatap muka berlangsung secara dialogis sambil saling
menatap sehingga terjadi kontak pribadi (personal contact).
2. Komunikasi Melalui Media (mediated communication)
Komunikasi
personal
melalui
media
adalah
komunikasi
dengan
menggunakan alat, umpamanya telepon atau memorandum. Karena melalui
alat, maka antara kedua orang tersebut tidak terdapat kontak pribadi.
3. Komunikasi kelompok (group communication)
Komunikasi kelompok ialah komunikasi antara seseorang dengan
sekelompok orang dalam situasi tatap muka. Kelompok ini bisa kecil, dapat
17
Loc Cit., hal 125
27
juga besar. Namun jumlahnya tidak diperhitungkan secara eksak.
Komunikasi kelompok ini ditentukan berdasarkan ciri dan sifat komunikasi
dalam hubungannya dengan proses komunikasi. Oleh karena itu, dalam
komunikasi kelompok dibedakan antara komunikasi kelompok kecil dan
komunikasi kelompok besar.
1. Komunikasi Kelompok Kecil (small group communication)
Komunikasi kelompok kecil ialah komunikasi antara seorang manager atau
administrator
dengan
sekelompok
karyawan
yang
memungkinkan
terdapatnya kesempatan bagi salah seorang untuk memberikan tanggapan
secara verbal.
2. Komunikasi Kelompok Besar (large group communication)
Kelompok besar adalah kelompok komunikasi yang karena jumlahnya yang
banyak, dalam suatu situasi komunikasi hampir tidak terdapat kesempatan
memberikan tanggapan secara verbal. Dengan kata lain dalam komunikasi
dengan kelompok besar, kecil sekali kemungkinannya bagi komunikator
untuk berdialog dengan komunikan.
2.3.3 Media Komunikasi Internal
Media komunikasi internal adalah semua sarana penyampaian dan
penerimaan informasi di kalangan publik internal perusahaan, dan biasanya
bersifat non komersial. Baik penerima maupun pengirim informasi ialah orang
28
dalam atau publik internal, terdiri atas pimpinan, anggota, pegawai, maupun unitunit kerja dalam perusahaan tersebut.18
Menurut Frank Jefkins, wahana komunikasi internal memiliki berbagai
bentuk antara lain:19
a. Jurnal Internal
b. Video
c. Slide
d. Kaset-kaset rekaman audio
e. Kursus – kursus pendidikan tambahan
f. Ucapan-ucapan lisan
g. Seminar dan konferensi
h. Eksibisi khusus
Laudon menambahkan bahwa intranet dapat menjadi fondasi untuk
lingkungan pengetahuan enterprise dimana informasi dari beragam sumber dan
media, termasuk teks, suara video dan bahkan slide digital, bisa dibagi-pakai,
ditampilkan, dan diakses di lintas perusahaan melalui antarmuka umum yang
sederhana.20 Jika terancang dengan baik, lingkungan pengetahuan ini bisa
bertindak sebagai pengetahuan. Peta pengetahuan adalah peranti untuk
mengidentifikasikan dan menemukan sumber-sumber pengetahuan organisasi, dan
18
Suranto, Komunikasi Perkantoran. Yogyakarta: Media Wacana, 2005. Hal.123
19
Frank Jefkins, Public Relations. Jakarta:Erlangga, 1992 Hal.127
20
Ibid., h.457
29
bisa menunjuk kepada sekumpulan orang sebagai sumber-sumber pengetahuan
seperti halnya dokumen dan database. Intranet komprehensif ini bisa
mentransformasi proses lama, sehingga orang-orang bisa menginventarisasi dan
menyebarkan informasi, berbagi pakai praktik-pratik kerja yang lebih baik,
berkomunikasi, dan menjalankan penelitian.
Lingkungan pengetahuan enterprise sangat kaya dan berkembang cepat
sehingga organisasi harus membangun portal korporat khusus untuk membantu
individu mengintegrasikan beragam sumber pengetahuan. Portal informasi
enterprise atau portal pengetahuan enterprise mengarahkan individu ke objekobjek pengetahuan digital dan aplikasi sistem informasi, membantu mereka
memahami volume informasi yang tersedia dan juga menunjukan bagaimana
sumber-sumber pengetahuan organisasi saling terkoneksi. Portal itu meliputi
akses ke sumber-sumber pengetahuan baik eksternal dan internal. Sumber
pengetahuan internal dapat berupa e-mail, chat (termasuk instant messaging),
kelompok diskusi, dll. Portal juga bisa meningkatkan produktivitas karyawan
dengan menampilkan satu titik akses yang lancar kesemua sumber informasi yang
dibutuhkan untuk menjalankan tugas-tugas mereka.
Menurut Sutedjo, saat ini perusahaan semakin dituntut untuk menemukan
dan meningkatkan keunggulan kompetitif21. Hal ini yang mendesak perusahaan
untuk segera melakukan otomatisasi, yang diharapkan dapat mengintegrasikan
data agar dapat meningkatkan kualitas informasi guna pengambilan keputusan,
21
Sumarlan Sutedjo, Jurnalistik 1, Kiat Meretas Media dengan Ceria. 2004 Nadi Pustaka. h.178
30
meningkatkan kualitas komunikasi dan kontrol, serta meningkatkan produktivitas.
Salah satu usaha mengotomatisasi sebagian dari kegiatan perkantoran sehari-hari
adalah dengan memanfaatkan teknologi komputer sebagai media elektronik dalam
pendistribusian pesan-pesan yang berkaitan dengan perusahaan. Pembangunan
jaringan komputer di lingkungan perusahaan akan meningkatkan komunikasi
antar staff.
2.4 Public Relations (PR)
2.4.1 Pengertian Public Relations (PR)
Dalam kaitannya dengan Penelitian Efektivitas Media Intranet dalam
Memenuhi kebutuhan informasi karyawan PT. Anta Tour & Travel Services yang
merupakan publik disini adalah internal Public (karyawan, pemegang saham, dan
sebagainya) dan relations disini adalah aktivitas kehumasan yang dilakukan oleh
orang perorangan atau departemen dalam upaya menjaga keberlangsungan
komunikasi yang baik dan lancar dalam tubuh organisasi.
Public Relations (PR) memiliki beberapa definisi, menurut Frank Jefkins,
Public Relations (PR) adalah sesuatu yang merangkum keseluruhan komunikasi
terencana, baik itu ke dalam maupun keluar, antara suatu organisasi dengan semua
khalayaknya dalam rangka mencapai tujuan-tujuan spesifik yang berlandaskan
pada saling pengertian.22
Sebagai salah satu acuan definisi humas yang diambil dari The British
Institute of Public Relations, berbunyi:23
22
Jefkins, Op Cit., hal.9.
Rosady Ruslan, Manajemen Public relations dan Media Komunikasi (konsepsi dan aplikasi) edisi
Revisi, PT Raja Grafindo Persada Jakarta, 2010. Hal.16
23
31
a. “Public Relations activity is management of communications betwwen an
organization and its public”
(Aktivitas Public Relations (PR) adalah mengelola komunikasi antara
organisai dan publiknya)
b. “Public Relations practice is deliberate, planned an sustain effort
established and maintain mutual understanding between organizations and
its public”
(Praktik Public Relations (PR) adalah memikirkan, merencanakan dan
mencurahkan daya untuk membangun dan menjaga saling pengertian antara
organisasi dan publiknya)
Public Relations (PR) adalah fungsi komunikasi melalui adaptasi organisasi,
mengubah atau membina hubungan dengan lingkungan dengan tujuan bersamasama mencapai tujuan dari organisasi.
Banyaknya pengertian dari Public Relations (PR) menyebabkan para ahli
membagi hubungan masyarakat menjadi dua jenis pengertian antara lain:24
a. Hubungan masyarakat sebagai Technique Of Communication
Mengandung arti bahwa kegiatan hubungan masyarakat dilakukan sendiri
oleh seorang pemimpin, apakah ia pemimpin jawatan, perusahaan, instansi
militer, lembaga atau organisasi lainnya,
24
Ibid., h.132
32
Hal ini menunjukan bahwa kegiatan komunikasi dalam hubungan
masyarakat terjadi secara dua arah (two way communication), yang mana
kegiatan ini dapat dilakukan oleh semua anggota organisasi.
b. Hubungan masyarakat sebagai State of being
Yaitu keadaan atau wujud yang merupakan wahana kegiatan hubungan
masyarakat dalam bentuk divisi, departemen atau bagian, yang disesuaikan
dengan pola atau struktur yang dianut organisasi itu sendiri. Divisi, Bagian
atau departemen tersebut berfungsi sebagai sarana kegiatan hubungan
masyarakat.
Public Relations (PR) memiliki peran yang amat penting dalam organisasi,
melalui proses komunikasi public relation menjalin hubungan yang baik dengan
publik internal dan eksternal daripada organisasi dimana ia bernaung.
2.4.2 Fungsi, Tugas dan Peran Public Relations (PR)
Public relation merupakan satu bagian dari satu nafas yang sama dalam
organisasi tersebut, dan harus memberi identitas organisasinya dengan tepat dan
benar
serta
mampu
mengkomunikasikannya
sehingga
publik
menaruh
kepercayaan dan mempunyai pengertian yang jelas dan benar terhadap organisasi
tersebut.
33
Menurut Onong Uchjana fungsi Public Relations (PR) ketika menjalankan
tugas dan operasionalnya adalah25:
1. Menunjang kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan organisasi.
2. Membina Hubungan harmonis antara organisasi dengan publik internal dan
eksternal.
3. Menciptakan Komunikasi dua arah dengan menyebarkan informasi dari
organisasi kepada publiknya dan menyalurkan opini publik terhadap
organisasi.
4. Melayani publik dan menasihati pimpinan organisasi demi kepentingan umum.
5. Operasionalisasi dan organisasi public relations (PR) bagaimana membina
hubungan harmonis antara organisasi dengan publiknya, untuk mencegah
terjadinya rintangan psikologis, baik yang ditimbulkan dari pihak organisasi
maupun pihak publiknya.
Dapat dikatakan bahwa fungsi public relation (PR) adalah memelihara,
mengembangtumbuhkan, mempertahankan adanya komunikasi timbal balik yang
diperlukan
dalam
menangani,
mengatasi
masalah
yang
muncul,
meminimalkan munculnya masalah.
25
Onong Uchjana Effendy, Hubungan Masyarakat Suatu Studi Komunikologis, (Bandung: PT
Remaja Rosdakarya, 1992). Hal.132.
atau
34
Tugas humas menurut Frank Jefkins yang dijalankan oleh Public Relations
(PR) sebuah perusahaan adalah:
1. Menciptakan dan memelihara suatu citra yang baik dan tepat atas perusahaan
atau organisasinya, baik yang berkenaan dengan kebijakan-kebijakan, produk,
jasa maupun dengan para personelnya.
2. Memantau pendapat eksternal mengenai segala sesuatu yang berkaitan dengan
citra, kegiatan, reputasi maupun kepentingan-kepentingan organisasi, dan
menyampaikan setiap informasi yang penting langsung kepada pihak
manajemen atau pimpinan puncak untuk segera ditanggapi atau ditindaklanjuti.
3. Memberi nasihat atau masukan kepada pihak manajemen mengenai berbagai
masalah komunikasi yang penting, berikut teknik-teknik untuk mengatasinya.
4. Menyediakan berbagai informasi kepada khalayak perihal kebijakan organisasi,
kegiatan, produk, jasa dan personalia selengkap mungkin demi menciptakan
suatu pengetahuan yang maksimal dalam rangka menjangkau pengertian
khalayak.
Dari uraian di atas, dapat ditarik kesimpulan mengenai peran utama public
relations (PR) yang pada intinya adalah sebagai berikut26:
1. Sebagai Communicator atau penghubung antara organisasi atau lembaga yang
diwakilinya terhadap publiknya.
2. Membina Relationship, yaitu berupa membina hubungan yang positif dan
saling menguntungkan dengan pihak publiknya.
26
Rosady Ruslan, Kampanye Public Relations, (Jakarta: PT Raja Grafindo Persada, 1997) hal.10
35
3. Peranan back up Managment yakni sebagai pendukung dalam fungsi
manajemen organisasi atau perusahaan.
4. Membentuk Corporate Image, artinya peranan public relations (PR) berupaya
menciptakan citra bagi organisasi atau lembaganya.
2.4.3 E-Public Relations (E-PR)
Perkembangan teknologi serta situasi dan kondisi masyarakat yang terus
berubah melahirkan suatu pendekatan baru dalam pekerjaan Public Relations (PR)
yang sering di sebut dengan E-PR.
E-PR merupakan cara yang dilakukan oleh Public Relations (PR) untuk
menjalin hubungan dengan khalayaknya dengan menggunakan media internet. EPR adalah penerapan dari perangkat ICT ( Information and Communication
Technologies) yang digunakan untuk keperluan tugas ke-PR-an. Tujuannya untuk
mempercepat penyampaian informasi dan untuk memberikan respon yang cepat
terhadap permasalahan yang muncul. Membidik media online dan mengadakan
kerjasama dengan mereka untuk menyampaikan pesan-pesan Public Relations
(PR). Beberapa cara yang dapat dilakukan Public Relations (PR) dalam rangka
membangun relasi dengan khalayak dengan menggunakan media internet, yaitu :
1. E-mail
Merupakan salah satu aplikasi yang banyak dilakukan oleh Public relations
(PR) di internet.E-mail merupakan media penyampaian pesan yang sangat
efektif dan efisien yang dapat menjangkau khalayak pada level internasional.
36
2. Chat
Merupakan layanan percakapan online yang biasa dilakukan oleh penggunan
internet melalui situs tertentu.
3. Mailing List
Merupakan forum diskusi di internet dengan menggunakan e-mail.
4. E-Newsletters
Merupakan media yang digunakan oleh Public Relations (PR) untuk
membangun hubungan dengan khalayak serta dapat digunakan untuk
menginformasikan produk-produk baru yang dihasilkan oleh perusahaan.
Selain itu, informasi yang terbaru tentang perkembangan perusahaan yang
terbaru dengan perusahaan dapat disampaikan melalui e-newsletters.
2.5 Medium (Channel)
Proses penyampaian pesan oleh Komunikator kepada komunikan dalam
organisasi tentu dilakukan melalui media sebagai alat yang berfungsi dalam
pendistribusian pesan.
Menurut Gibson, jalur atau medium adalah alat yang menyampaikan pesan.27
Organisasi memberi informasi kepada para anggotanya dengan beraneka ragam
cara termasuk tatap muka (face to face), telepon, pertemuan kelompok, komputer,
memo, pernyataan kebijakan, sistem imbalan, jadwal produksi, dan ramalan
penjualan.
27
James L Gibson, Organisasi dan manajemen perilaku, struktur, proses. Jakarta:Erlangga, 1984.
Hal.437
37
2.5.1 Media Baru
Media baru merupakan istilah yang dipergunakan untuk semua bentuk
media massa mutakhir berbasiskan teknologi komunikasi dan informasi. Biasanya
digunakan untuk media komunikasi elektronik atau digital, khususnya internet dan
World Wide Web (WWW). Kehadiran media baru itu memang mengubah dunia
komunikasi manusia. Kita sudah masuk ke dalam apa yang disebut
hiperkomunikasi, yang medianya memungkinkan terjadinya komunikasi bukan
antara segelintir orang saat ini, melainkan juga antara satu orang komunikator
dengan satu orang komunikan, serta komunikator massa dengan komunikan
massa.28
Namun selalu ada konsekuensi dari sesuatu yang baru, konsekuensi sosial
dan kultural. Konsekuensi sosial media baru, menyebabkan terjadinya perubahan
hubungan sosial dan transformasi sosial. Media komunikasi dengan mengunakan
teknologi komputer membuat orang tidak berhubungan secara tatap muka
melainkan “bertatap muka” secara maya melalui layar komputer. Sedangkan
konsekuensi kultural yakni perubahan sistem nilai dan norma, serta penyerahan
sebagian otorisasi diri kepada teknologi komunikasi.
2.5.2 Media Online
Media online merupakan media yang sedang menyita perhatian cukup tinggi
dalam perkembangannya, karena unlimited time accessnya, dan media ini bersifat
massal, di saat yang bersamaan bisa di terima di berbagai tempat yang berbeda,
28
Yosal Iriantara, Manajemen Strategi Public Relations. 2004. Ghalia Indonesia. h.118
38
kendala jarak dan waktu terpecahkan. Seiring hal tersebut maka banyak
keuntungan yang bisa di dapatkan oleh organisasi jika menggunakan media ini.
Organisasi atau perusahaan yang mengadopsi internet akan mengalami
perkembangan pesat di tengah-tengah masyarakat yang semakin heterogen dan
dapat meraup khalayak sasaran yang lebih besar jumlahnya.29
Menurut Pavlik30 Online media adalah suatu tatanan baru yang terus
berkembang. Online media biasanya berupa Web Site. Komunikasi massa dalam
era digital dan online media menunjukkan peningkatan penggunaan alat-alat
komunikasi seperti teks, audio, video, grafik, dan animasi.
Meningkatnya penggunaan ikon-ikon untuk membuat “bahasa interaktif”
dalam sebuah Web Site memudahkan pengguna komputer untuk menggunakan
atau mengoperasikan program-program yang terhubung langsung dengan
komputer tersebut. Beberapa contoh ikon-ikon yang sering digunakan yaitu ikon
untuk mencetak dokumen (printing), membuka dokumen, mengirim dokumen, email, menggambar di layar (on-screen drawing), peralatan untuk mengedit
gambar, memperbesar-memperkecil gambar, dsb. Online media ini memudahkan
para pengguna dalam menggunakan media tersebut.
29
Elvinaro Ardianto, Lukiati Komala dan Siti Karlinah, komunikasi Massa Suatu Pengantar Edisi
Revisi, Bandung:Refika Offset, 2004. h.192
30
John V Pavlik, New Media Technology: Cultural & Commercial Perspective. Allyn and Bacon Inc.
h.45
39
2.6 Intranet
2.6.1 Definisi Intranet
Menurut Kenneth C. Laudon “Intranet adalah jaringan organisasi internal
yang bisa memberikan akses data di lintas perusahaan.”31 Sementara menurut
Sutedjo
32
“Intranet adalah sistem jaringan yang hanya bisa digunakan untuk
keperluan internal dan hanya bisa diakses oleh anggota organisasi. Biasanya
hanya bisa digunakan untuk saling mengirimkan dan menerima informasi dan
laporan antar karyawan.”
Dengan demikian Intranet adalah sistem jaringan komunikasi yang hanya bisa
diakses dalam lingkungan internal perusahaan. Jaringan ini bersifat seperti
internet, yang memungkinkan kita untuk melakukan komunikasi interaktif dan
akses data internal perusahaan.
2.6.2 Keuntungan Organisasi dalam Menggunakan Internet
Organisasi bisa menggunakan standar jaringan internet dan teknologi Web
untuk menciptakan jaringan privat yang disebut intranet. Intranet tidak
memerlukan perangkat keras khusus dan bisa berjalan ada infrastruktur jaringan
yang ada. Teknologi perangkat lunak internet sama dengan yang digunakan pada
World Wide Web. Intranet menggunakan HTML untuk memprogram halamanhalaman web dan untuk membuat link dinamis ke halaman-halaman web lainnya.
31
32
Effendy, Op Cit h.410
Sutedjo, Op Cit., h.92
40
Browser Web dan perangkat lunak server Web yang digunakan untuk intranet juga
sama dengan yang digunakan untuk Web.33
Menurut Kenneth C. Laudon, intranet membantu organisasi untuk
menciptakan lingkungan informasi yang responsif dan kaya. Prinsip penggunaan
intranet adalah menciptakan tempat penyimpanan untuk informasi yang bisa
diperbarui
sesering
mungkin.
Keuntungan-keuntungan
organisasi
dari
pemanfaatan intranet adalah:34
a. Konektivitas: mudah diakses dari sebagian platform komputer.
b. Bisa diikat dengan sistem internal perusahaan dan database dari transaksi inti
c. Mudah diperluas atau diringkas sesuai kebutuhan perubahan platform
d. Mudah digunakan, antara muka Web universal
e. Biaya pemasangan murah
f. Informasi yang dibawanya lebih kaya dan responsif
g. Mengurangi biaya distribusi informasi
33
34
Loc cit., hal.410
Effendy., Op Cit hal.178