BAB 3 METODOLOGI PEMECAHAN MASALAH

BAB 3
METODOLOGI PEMECAHAN MASALAH
Metodologi pemecahan masalah yang digunakan untuk penelitian penurunan
hasil Fabric Width Utilization adalah dengan menggunakan metode Penyelesaian
Masalah Six Sigma, yaitu pemecahan masalah melalui tahapan-tahapan proses seperti
Gambar 3.1 berikut:
Gambar 3.1 Metodologi Total Quality Management
41
Tahapan-tahapan metode yang digunakan adalah seperti bagan dibawah ini:
D efine/
Perum usan M asalah
Studi Pendahuluan:
1. Latar Belakang M asalah
2. M endifinisikan Pengukuran U tam a
3. M endefinisikan K esem patan dan Tujuan
4. Perkiraan Dam pak Finansial
5. Ruang Lingkup
Studi Proses
1. Studi Proses Inti
2. Studi Sub Proses
Studi SIPO C Proses dan Pem etaan Proses A ntar
Departem en
1. Supplier, Input, Proses, O utput, Cuctom er
M easure
Pengam bilan D ata
M enentukan V O C dan C TQ
1. V O C ( V oice of Custom er / Suara Pelanggan )
2. CTQ ( Critical to Q uality / Pengukuaran perform ansi )
Perencanaan Pengum pulan D ata V O C dan CTQ
Analyze
Pengolahan D ata
A nalisa data dan Proses
A nalisa K em ungkinan Penyebab
V erifikasi Penyebab U tam a
Im prove
Perbaikan
Pem buatan Solusi
Tidak Berhasil
Evaluasi dan Pem ilihan Solusi
U jicoba/ Penerapan Solusi
V erifikasi H asil U ji Coba
Berhasil
D okum entasi dan Penerapan
Pengam atan Sistem U ji Coba
Control
Pem buatan SO P ( Standard O peration Procedure )
A nalisa K euntungan Finansial
K esim pulan dan Saran
Gambar 3.2 Metodologi Pemecahan Masalah Fabric Width Utilization
42
3.1 D - Define : Merumuskan masalah
Ini adalah tahap pertama dimana kita mendefinisikan masalah, ruang lingkup,
tujuan, dampak-dampak yang mungkin ditimbulkan ketika projek ini berhasil,
serta semua proses yang berhubungan dengan topik permasalahan.
Pada tahap Define, kita menentukan :
a. Studi Pendahuluan
1. Latar belakang masalah (Background/business case)
Menunjukkan performansi saat ini dengan rata-rata (baseline), sedikitnya
6 bulan data dan target performansi yang diinginkan perusahaan.
2. Mendefinisikan pengukuran utama (Key Measurement definition)
Mendefinisikan pengukuran-pengukuran beserta cara/rumus melakukan
pengukuran, dimana pengukuran ini akan menjadi tolak ukur yang juga
merupakan parameter untuk mengetahui keberhasilan proyek.
3. Pernyataan kesempatan dan Tujuan (Opportunity and Goal Statement)
Menentukan tujuan dan seberapa besar kesempatan keberhasilan yang
dapat dicapai suatu proyek terhadap tujuan yang akan dicapai (gap/jarak
antara performansi saat ini dengan tujuan).
Tujuan harus memenuhi persyaratan SMART:
•
Specific/ jelas terperinci
•
Measurable/ dapat diukur
•
Attainable/ dapat dicapai
43
•
Relevant/ berhubungan dengan latar belakang
•
Time bound/ dapat dicapai dalam kurun waktu tertentu
4. Perkiraan Dampak keuangan (Financial Impact)
•
Mengestimasi seberapa besar pengaruh finansial (sisi benefit
ekonomis) yang dapat dihemat jika kita mencapai tujuan.
5. Batas pembahasan / Ruang lingkup (Project scope)
•
Menentukan batasan ruang lingkup masalah agar penelitian dapat
terforkus dan terarah dengan benar
•
Apa yang menjadi titik awal (start point) dan titik akhir (end point)
•
Menentukan Supplier, customer, pemilik proses, input dan output
•
Peta proses inti (Core process map)
b. Studi Proses Inti dan Sub Proses
Gunakan proses inti dari ruang lingkup pembahasan pada studi pendahuluan
untuk membuat sub-proses dari proses inti. Tujuannya adalah untuk lebih
mengerti proses dan hubungannya dengan proses lain.
Gambar 3.3 High Level Process Map (Peta Proses Tingkat Tinggi)
44
c. SIPOC
Menentukan S-Supplier, I-Input, P-Proses, O-Output dan C-Customer. Dibuat
dengan urutan :
Supplier Input
5
4
Process
1
Output
2
Customer
3
SIPOC dibuat berdasarkan High Level Process Map :
1. SIPOC Level 1 untuk proses inti
2. SIPOC Level 2 untuk sub-proses
Perlu juga menentukan Cross Functional Process Map / Proses Departement
yang Berhubungan. Tujuannya adalah untuk menunjukkan aliran urutan
proses yang mengidentifikasi departemen terjadinya proses tersebut dan
waktu terjadinya. Peta ini harus sesuai dengan High Level Process Map.
Gambar 3.4 Cross Functional Process Map/ Proses Departement yang
Berhubungan
45
3.2 M-Measure: Mengukur performansi saat ini dan mengumpulkan data
3.3 VOC dan CTQ
VOC (Voice of Customer): mendeskripsikan suara pelanggan pada setiap
proses yang sudah diidentifikasi pada SIPOC.
CTQ (Critical to Quality): menerjemahkan suara pelanggan ke dalam
pengukuran performansi (PM) dengan target yang jelas.
3.4 Perencanaan Pengumpulan Data
Perencanaan data yang harus dikumpulkan untuk dianalisa pada tahap
Analyze
3.5 Format data yang dikumpulkan
Format data yang dikumpulkan harus memiliki dimensi atau atribut atau
faktor yang mempengaruhi masalah. Untuk menentukan dimensi gunakan 5W
dan 1H : What/ Apa (Mesin, Material, Lingkungan), When/ Kapan, Where/
Dimana, Who/ Siapa (Orang), Why/ Mengapa, How/ Bagaimana (Metode)
3.3 A-Anayze: Mencari akar masalah
Pada proses ini dianalisa masalah yang terjadi dari pengukuran-pengukuran yang
dilakukan untuk mengetahui akar penyebab masalah supaya dapat dirumuskan
jalan keluar agar tujuan dapat tercapai. Terbagi menjadi:
1. Fokus Area / Mengidentifikasi disconnect
a. Analisa Data (Data Analysis)
b. Analisa Proses (Process Analysis)
2. Identifikasi kemungkinan akar masalah (Possible root cause)
46
3. Verifikasi akar masalah (Root cause verification)
3.4 I-Improve: Mencari solusi dan menerapkan
Menerapkan jalan keluar yang telah dirumuskan pada tahap analisa untuk
mengetahui apakah jalan keluar teresebut berhasil atau tidak. Pada tahap ini perlu
dilakukan pengumpulan data dan dianalisa kembali apakah setelah dilakukan uji
coba perbaikan diperoleh target yang diinginkan. Tahapan Improve:
a. Buat solusi yang potensial menyelesaikan akar masalah
b. Evaluasi dan pilih (Evaluation and selection)
c. Uji coba (Pilot test)
d. Verifikasi hasil pilot test (pilot test verification)
e. Dokumentasikan dan terapkan (implementation)
3.5 C-Control: Memantau dan menjaga performansi yang baru
Jika target sudah tercapai pada tahap improve, maka perlu dilakukan pemantauan
hasil selama minimal 6 bulan untuk mengetahui berhasil atau tidaknya sistem
yang telah dijalankan pada tahap improve.
Jika selama 6 bulan tahap Control ini terbukti hasil yang dicapai stabil memenuhi
target, maka project dinyatakan berhasil dan ditutup.
Tahapan Control :
1. Pengontrolan sistem yang sudah diterapkan
2. SOP (Standard Operation Procedure)
3. Keuntugan Finansial (Cost saving)
4. Kesimpulan (Project summary)