F. Latar Belakang Masalah Perkembangan pembangunan di

F. Latar Belakang Masalah
Perkembangan pembangunan di Indonesia semakin nyata dengan ditandai
banyak berdirinya perusahaan / lembaga-lembaga baik berstatus negeri/ swasta yang
bergerak pada sektor barang maupun jasa. Rumah sakit adalah salah satu instansi
yang menangani bidang jasa khususnya bidang kesehatan yang memberikan
pelayanannya pada masyarakat. Rumah sakit menitikberatkan bukan pada
pencapaian tingkat laba atau keuntungan, melainkan pada pemenuhan pelayanan
jasa masyarakat.
Rumah sakit memiliki berbagai fasilitas medis yang ditujukan untuk
memenuhi kebutuhan para pasien baik pasien rawat jalan maupun pasien rawat inap.
Diantara fasilitas-fasilitas yang disediakan, farmasi adalah salah satu bagian yang
penting, karena farmasi merupakan tempat yang menyediakan dan menyimpan
persediaan obat. Persediaan obat memiliki arti yang sangat penting karena persedian
obat merupakan salah satu faktor yang mempengaruhi kualitas pelayanan di Rumah
sakit. Untuk menjaga agar persediaan obat selalu ada, maka pihak rumah sakit
mengadakan transaksi pembelian dengan para pemasok.
Pembelian yang dilakukan oleh pihak rumah sakit meliputi pembelian alatalat kesehatan, gas medis, dan obat. Proses pembelian dimulai ketika pihak gudang
mengajukan permintaan order pembelian kepada pemasok yang telah dipilih dan
telah disepakati harganya. Kemudian dilanjutkan dengan pengiriman barang oleh
pemasok, dan diakhiri dengan pencatatan transaksi pembelian. Karena pentingnya
pembelian obat bagi rumah sakit, maka sistem akuntansi pembelian obat yang baik
sangat diperlukan. Dengan adanya sistem pembelian obat yang baik, dapat
menghasilkan informasi-informasi yang akurat meliputi informasi mengenai jenis,
mutu, kuantitas, dan harga obat. Keakuratan informasi tersebut akan sangat
bermanfaat bagi manajemen rumah sakit dalam pengambilan keputusan. Di samping
itu dengan adanya penerapan sistem akuntansi pembelian obat, maka berbagai
tindakan yang bertujuan melakukan kecurangan dalam proses pembelian barang
dapat dicegah.
Berdasarkan uraian di atas, penulis bermaksud akan mengadakan penelitian
atau survei di Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Karanganyar untuk mengetahui
bagaimana penerapan sistem akuntansi pembelian obat di rumah sakit tersebut.
Meskipun semua pihak rumah sakit memiliki sistem dan prosedur tersendiri, penulis
mencoba mengevaluasi dan mengidentifikasi kelebihan dan kelemahannya. Untuk
itu, penulis menyusun Tugas Akhir dengan judul
AKUNTANSI
PEMBELIAN
OBAT
PADA
“EVALUASI SISTEM
RUMAH
SAKIT
PKU
MUHAMMADIYAH KARANGANYAR”.
G. Perumusan Masalah
Untuk memudahkan pembahasan masalah dan pemahamannya, maka penulis
merumuskan permasalahan sebagai berikut:
1. Bagaimana sistem akuntansi pembelian obat pada Rumah Sakit PKU
Muhammadiyah Karanganyar.
2. Bagaimana sistem pengendalian intern pada Rumah Sakit PKU Muhammadiyah
Karanganyar.
3. Apa kelebihan dan kelemahan dari sistem akuntansi pembelian obat yang di
terapkan pada Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Karanganyar.
H. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan yang ingin penulis peroleh dari penelitian ini:
1. Untuk mengetahui penerapan sistem akuntansi pembelian obat pada Rumah
Sakit PKU Muhammadiyah Karanganyar.
2. Untuk mengetahui sistem pengendalian intern pada RS PKU Muhammadiyah
Karanganyar.
3. Untuk mengidentifikasi kelebihan dan kelemahan dari sistem akuntansi
pembelian obat pada Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Karanganyar.
I. Manfaat Penelitian
1. Bagi Penulis
Sebagai bahan pertimbangan antara teori yang telah diterima selama kuliah
dengan praktek sebenarnya dalam rumah sakit, sehingga dapat menambah
pengetahuan dan wawasan penulisan.
2. Bagi Rumah Sakit
Hasil penulisan diharapkan dapat memberi masukan terhadap sistem akuntansi
pembelian obat yang telah diterapkan pada Rumah Sakit PKU Muhammadiyah
Karanganyar.
3.
Bagi Pembaca
Dapat memberikan informasi tentang hasil penelitian sebagai tambahan
pengetahuan dan dapat dijadikan acuan untuk melakukan penelitian selanjutnya.
J. Metode Penelitian
1. Objek Penelitian
Objek penelitiannya adalah sistem dan prosedur yang berkaitan dengan sistem
akuntansi
pembelian
obat
pada
Rumah
Sakit
PKU
Muhammadiyah
Karanganyar. Data ini diperoleh dari wawancara dengan pihak yang
bersangkutan.
2. Sumber Data
Sumber data yang kami gunakan dalam penelitian ini adalah data primer, yaitu
data yang kami peroleh langsung dari obyek penelitian kami. Data primer yang
kami butuhkan diperoleh langsung dari karyawan yang terkait dalam kegiatan
pembelian obat pada RS PKU Muhammadiyah. Data primer tersebut berupa:
sejarah dan lokasi, struktur organisasi, dan prosedur pembelian obat yang
diterapkan.
3. Metode Penelitian
a. Metode wawancara
yaitu tehnik pengumpulan data dengan cara mengadakan tanya jawab secara
langsung ataupun tidak langsung yang dilaksanakan dengan tatap muka
dengan pihak pada Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Karanganyar.
b. Observasi
Dalam penelitian ini, penulis melihat secara langsung mengenai kegiatan
yang dilakukan dalam transaksi pembelian obat pada Rumah Sakit PKU
Muhammadiyah Karanganyar.
BAB II
ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
A. Landasan Teori
1. Pengertian Sistem dan Prosedur
Terdapat beberapa definisi/pengertian mengenai sistem dan prosedur yang
dikemukakan oleh para ahli, diantaranya sebagai berikut :
a. Sistem menurut Mulyadi (2001:5) adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat
menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan.
Sedangkan prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, yang biasanya
melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat
untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang
terjadi berulang-ulang.
b. Sistem menurut Harnanto (1987:39) adalah suatu kerangka dari prosedurprosedur yang diintegrasikan dan diciptakan untuk dapat mengikuti,
mencatat, dan mengawasi pelaksanaan kegiatan-kegiatan yang berhubungan
dengan salah satu bidang akuntansi dalam suatu perusahaan. Sedangkan
suatu prosedur adalah meliputi semua tahap atau langkah (proses dan
operasi) yang diperlukan pelaksanaan terhadap suatu bagian dari suatu
sistem.
c. Sistem menurut W. Gerald Cole dalam Zaki Baridwan (2002:3) adalah suatu
kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun
sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu
kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan. Prosedur adalah suatu uruturutan pekerjaan kerani, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu
bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam
terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang sering terjadi.
d.
Sistem menurut Sugiarto (1984:29) adalah suatu kesatuan yang terdiri dari
unit-unit yang berkaitan secara fungsional dan mempunyai tujuan bersama
yang sama. Sedangkan prosedur adalah suatu kelompok kegiatan
administrasi yang berhubungan erat yang merupakan suatu sub-fungsi dari
suatu sistem, seperti sistem penjualan dan pengumpulan kas dan sebagainya.
Berdasarkan uraian definisi/pengertian mengenai sistem dan prosedur yang
dikemukakan diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa suatu sistem terdiri dari
jaringan prosedur, sedangkan prosedur merupakan urutan kegiatan klerikal.
Prosedur yang baik akan menciptakan sistem yang baik pula. Keduanya saling
berhubungan dengan demikian manfaat dari sistem adalah memudahkan dalam
pencapaian tujuan.
2. Pengertian Sistem Akuntansi
Para ahli mengemukakan beberapa pengertian/definisi mengenai sistem
akuntansi, diantaranya sebagai berikut :
a. Sistem Akuntansi menurut Mulyadi (2001:11)
Sistem Akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang
dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang
dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.
b. Sistem Akuntansi menurut Zaki Baridwan (2002:4) adalah formulir-formulir,
buku-buku, catatan-catatan, prosedur-prosedur, dan alat-alat yang digunakan
untuk mengolah data yang berhubungan dengan usaha suatu perusahaan
dengan tujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporanlaporan yang diperlukan oleh manajemen untuk mengawasi usahanya, dan
bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan seperti pemegang saham,
kreditur, dan lembaga-lembaga pemerintahan untuk menilai hasil operasi
perusahaan .
c. Sistem Akuntansi menurut Sugiarto (1984:23) adalah sistem akuntansi
terdiri dari kegiatan-kegiatan, manusia yang menjalankan kegiatan-kegiatan
tersebut, alat-alat dan jaringan dokumen, catatan-catatan, dan laporanlaporan yang ada dalam suatu organisasi guna menyajikan informasi
keuangan bagi pihak-pihak yang berkepentingan, terutama pengelola
perusahaan.
d. Sistem Akuntansi menurut Soemarso (1994:624) adalah suatu jaringan
urutan langkah-langkah pelaksanaan pekerjaan yang melibatkan orang dalam
suatu organisasi.
Berdasarkan definisi-definisi diatas, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa
unsur suatu sistem akuntansi yang pokok meliputi formulir, catatan yang terdiri
dari jurnal, buku besar, dan buku pembantu serta laporan.
Formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi. Dalam arti
luasnya, formulir meliputi segala sesuatu yang diidentifikasikan sebagai media
komunikasi tertulis. Sedangkan dalam arti sempit khususnya dalam konteks
sistem dan prosedur akuntansi, formulir adalah meliputi media atau alat yang
digunakan untuk pengumpulan, pencatatan, dan pelaporan data transaksi.
Formulir memegang peranan penting dalam sistem akuntansi, karena formulir
sebagai bukti transaksi yang merekam data transaksi yang telah dilakukan oleh
suatu perusahaan dalam bentuk tulisan dan untuk menyampaikan informasi
pokok dari satu orang ke orang lain di dalam organisasi atau organisasi lain.
Jurnal merupakan catatan akuntansi yang permanen yang pertama, yang
digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan.
Dalam jurnal ini, data keuangan pertama kalinya diklasifikasikan menurut
penggolongan yang sesuai dengan informasi yang akan disajikan dalam laporan
keuangan. Dalam jurnal terdapat pula kegiatan peringkasan data, yang hasil
peringkasannya (berupa jumlah rupiah tertentu) kemudian diposting ke rekening
bersangkutan dalam buku besar.
Buku besar terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas
data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. Rekening-rekening
dalam buku besar ini disediakan sesuai dengan unsur-unsur informasi yang akan
disajikan dalam laporan keuangan. Rekening buku besar ini di satu pihak dapat
dipandang sebagai sumber informasi keuangan untuk penyajian laporan
keuangan.
Buku Pembantu adalah suatu kelompok rekening yang merupakan rician
rekening tertentu dalam buku besar (general ledger), yang dibentuk untuk
memudahkan dan mempercepat penyusunan laporan dan neraca percobaan.
Laporan adalah hasil akhir proses akuntansi yang dapat berupa neraca,
laporan rugi laba, laporan perubahan laba yang ditahan, laporan harga pokok
produksi, laporan biaya pemasaran, laporan harga pokok penjualan, daftar umur
piutang, daftar utang yang akan dibayar, dan daftar saldo persediaan yang
lambat penjualannya. Laporan berisi informasi yang merupakan keluaran sistem
akuntansi. Laporan dapat berbentuk hasil cetak computer dan tayangan pada
layar monitor komputer.
Tujuan umum pengembangan akuntansi menurut Mulyadi (2001:19) dapat
diuraikan sebagai berikut:
1) Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru.
2) Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada,
baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya.
3) Untuk memperbaiki pengendalian informasi dan pengecekan intern, yaitu
untuk memperbaiki tingkat keandalan (reliability) informasi akuntansi dan
untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan
perlindungan kekayaan perusahaan.
4) Untuk mengurangi biaya klerikal dalam pengembangan catatan akuntansi.
3. Sistem Akuntansi Pembelian
Pembelian merupakan transaksi yang dilakukan oleh suatu perusahaan baik
perusahaan jasa maupun perusahaan manufaktur untuk menjaga agar persediaan
di gudang selalu ada baik bertujuan untuk dijual kembali ataupun digunakan
dalam kegiatan operasional suatu perusahaan. Menurut Widjajanto (2001:353)
proses pembelian bertujuan untuk menyediakan sumberdaya yang dilakukan
organisasi perusahaan dengan cara yang efisien dan efektif. Tujuan tersebut
dapat dirinci sebagai berikut:
a. Melaksanakan pembelian dari rekanan yang handal.
b. Membeli barang dengan kualitas yang baik sesuai dengan yang diinginkan.
c. Memperoleh barang dengan harga yang pantas.
d. Hanya membeli barang yang diotorisasi (authorized) dan sesuai dengan
tujuan perusahaan.
e. Mengelola barang secara sehat sehingga selalu tersedia manakala dibutuhkan
perusahaan.
f. Hanya menerima barang yang sudah dipesan, dan harus menerima semua
barang yang sudah dipesan.
g. Menerapkan pengendalian barang yang disimpan dan diterima secara sehat
untuk melindungi berbagai kemungkinan yang merugikan.
Untuk menjaga agar proses pembelian berjalan efektif dan efisien, sistem
akuntansi pembelian harus dirancang sebaik mungkin melalui jaringan prosedur,
dan bukti-bukti transaksi serta catatan akuntansi yang memadai. Unsur-unsur
yang
berkaitan
dalam
sistem
pembelian
harus
direncanakan
melalui
kebijaksanaan yang sesuai dengan keadaan dan tujuan perusahaan. Adapun
unsur-unsur yang berkaitan dengan pembelian menurut Mulyadi diantaranya
sebagai berikut :
a. Fungsi yang terkait
Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian adalah :
1) Fungsi Gudang
Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggungjawab
untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi
persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah
diterima oleh fungsi penerimaan. Untuk barang-barang yang langsung
pakai (tidak diselenggarakan persediaan barang di gudang), pembelian
diajukan oleh pemakai barang.
2) Fungsi Pembelian
Fungsi Pembelian bertanggungjawab untuk memperoleh informasi
mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam
pengadaan barang dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok
yang dipilih.
3) Fungsi Penerimaan
Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi ini bertanggungjawab untuk
melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang
diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang
tersebut diterima oleh perusahaan. Fungsi ini juga bertanggungjawab
untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari transaksi retur
penjualan.
4) Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi
pencatat hutang persediaan. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi
pencatat hutang bertanggungjawab untuk mencatat transaksi pembelian
ke dalam register buku kas keluar untuk menyelenggarakan arsip
dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan
hutang atau menyelenggarakan kartu utang sebagai buku pembantu
utang.
b. Dokumen yang digunakan
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian adalah :
1) Surat Permintaan pembelian
Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau
fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian barang dengan
jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat tersebut. Surat
permintaan pembelian ini biasanya dibuat rangkap 2 lembar untuk setiap
permintaan, satu lembar untuk fungsi pembelian, dan tembusannya untuk
arsip fungsi yang meminta barang.
2) Surat Permintaan Penawaran Harga
Dokumen ini digunakan untuk menerima penawaran harga bagi barang
yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi (tidak repetitive),
yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.
3) Surat Order Pembelian
Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang
telah dipilih.
4) Laporan Penerimaan Barang
Laporan ini dibuat oleh penerimaan barang untuk menunjukkan bahwa
barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi,
mutu, dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.
5) Surat Perubahan Order
Kadang kala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian
yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa
perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian
(subtitusi) atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan desain atau
bisnis. Biasanya perubahan tersebut diberitahukan kepada pemasok
secara resmi dengan menggunakan surat perubahan order.
6) Bukti Kas Keluar
Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan
transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah
pengeluaran kas untuk pembayaran hutang kepada pemasok dan
sekaligus berfungsi sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur
mengenai maksud pembayaran (berfungsi sebagai remitannce advise).
c. Catatan akuntansi yang digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian
adalah :
1) Register bukti kas keluar
Jika dalam pencatatan hutang perusahaan menggunakan voucher payable
prosedur, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian
adalah register bukti kas keluar.
2) Jurnal Pembelian
Jika dalam pencatatan hutang perusahaan menggunakan voucher payable
procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian
adalah jurnal pembelian.
3) Kartu Utang
Jika dalam pencatatan hutang, perusahaan menggunakan account
payable, buku pembantu yang digunakan untuk mencatat hutang pada
pemasok adalah kartu utang.
4) Kartu Persediaan
Dalam sistem akuntansi pembelian, kartu persediaan ini digunakan untuk
mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.
d. Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian obat
Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian adalah:
1) Prosedur permintaan pembelian
Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian
dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian.
Jika barang tidak disimpan dalam gudang, misalnya untuk barang
langsung pakai, fungsi yang memakai barang mengajukan permintaan
pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan menggunakan surat
permintaan pembelian.
2) Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok
Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan
penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi
mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk
memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok
barang yang diperlukan oleh perusahaan.
3) Prosedur order pembelian
Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirim surat order pembelian
kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit
organisasi lain dalam perusahaan (misalnya fungsi penerimaan, fungsi
yang meminta barang, dan pencatatan utang) mengenai order pembelian
yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.
4) Prosedur penerimaan barang
Dalam prosedur ini, penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis,
kuantitas, dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian
membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan
barang dari pemasok tersebut.
5) Prosedur pencatatan hutang
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen
yang berhubungan dengan pembelian (surat order pembelian, laporan
penerimaan barang, dan faktur dari pemasok) dan menyelenggarakan
pencatatan hutang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan.
6) Prosedur distribusi pembelian
Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi
pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.
4. SistemPengendalian Intern
Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode, dan
ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi,
mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan
mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen ( Mulyadi 2001 : 163 ).
Tujuan Sistem Pengendalian Intern adalah :
a) Menjaga kekayaan organisasi
b) Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi
c) Mendorong efisiensi
d) Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen
Menurut tujuannya, sistem pengendalian intern dibagi menjadi dua bagian
yaitu :
a)
Pengendalian Intern Akuntansi ( Internal Accounting Control).
Pengendalian meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang
dikoordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek
ketelitian dan keandalan data akuntansi.
b)
Pengendalian Intern Administrasi ( Internal Administration Control ).
Pengendalian meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang
dikoordinasikan terutama untuk mendorong efisiensi dan dipatuhinya
kebijakan manajemen.
Unsur-unsur pokok pengendalian intern adalah sebagai berikut :
1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara
tegas.
Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi ini didasarkan pada
prinsip-prinsip berikut ini:
a. Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi
akuntansi.
1)
Fungsi
operasi:
Fungsi
yang
memiliki
wewenang
untuk
melaksanakan suatu kegiatan.
2)
Fungsi penyimpanan: Fungsi yang memiliki wewenang untuk
menyimpan aktiva perusahaan.
3)
Fungsi akuntansi: Fungsi yang memiliki wewenang untuk mencatat
peristiwa keuangan perusahaan.
b. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk
melaksanakan semua tahap transaksi.
Pemisahan tanggung jawab fungsional dalam pelaksanaan suatu transaksi
dilakukan untuk membagi berbagai tahap transaksi ke tangan manajer
berbagai unit organisasi yang dibentuk sehingga semua tahap transaksi
tidak diselesaikan oleh satu unit organisasi saja.
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan
yang cukup terhadap kekayaan, hutang, pendapatan, dan biaya.
Dalam organisasi setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari
pejabat yang berwenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh
karena itu dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian
wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Prosedur
pencatatan yang baik akan menjamin data yang direkam dalam formulir
dicatat dalam catatan akuntansi dengan tingkat ketelitian dan keandalan (
reliability ) yang tinggi selanjutnya prosedur pencatatan yang baik akan
menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai kekayaan,
utang, pendapatan, dan biaya suatu organisasi.
3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit
organisasi.
Adapun cara-cara yang umumnya
ditempuh oleh perusahaan dalam
menciptakan praktik yang sehat adalah:
a.
Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus
dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang.
b.
Pemeriksaan mendadak ( Surprised Audit ).
c.
Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh
satu orang atau satu unit organisasi, tanpa adanya campur tangan dari
orang lain atau unit organisasi lain.
d.
Perputaran jabatan ( Job Rotation ).
e.
Kekerasan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak.
f.
Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan
catatannya.
g.
Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas
unsur-unsur sistem pengendalian yang lain.
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Diantara 4 unsur diatas, mutu karyawan merupakan unsur sistem
pengendalian intern yang paling penting. Jika perusahaan memiliki
karyawan yang kompeten dan jujur, unsur pengendalian yang lain dapat
dikurangi sampai ke tingkat yang umum dan perusahaan tetap mampu
menghasilkan pertanggungjawaban akan dapat melaksanakan pekerjaannya
dengan efisien dan efektif. Meskipun hanya sedikit unsur sistem
pengendalian intern yang mendukungnya. Untuk mendapatkan karyawan
yang kompeten dan dapat dipercaya, ditempuh berbagai cara berikut ini:
a.
Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut dengan
pekerjaannya.
b.
Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan
perusahaan sesuai dengan ketentuan perkembangan pekerjaannya.