BAB 4 METODOLOGI PEMECAHAN MASALAH

BAB 4
METODOLOGI PEMECAHAN MASALAH
Metodologi penelitian adalah suatu proses berpikir, mulai dari menentukan
permasalahan, melakukan pengumpulan data baik melalui buku-buku maupun studi
lapangan, melakukan perancangan sistem berdasarkan data yang ada sampai menarik
kesimpulan dan saran.
4.1
Model Rumusan Masalah dan Pengambilan Keputusan
Untuk melakukan pemecahan masalah yang berkaitan dengan kualitas di
PT
JAYA PANCA TAMA, maka dibawah ini akan dijelaskan metodologi
pemecahan masalah yang digunakan, tahapan–tahapan dari metode pemecahan
masalah ini dapat dilihat pada gambar 4.1 hingga 4.3 dengan penjelasan dibawah
ini :
1. Penelitian pendahuluan
Tahap ini merupakan tahap awal dalam metode penelitian yang dimana pada
tahap ini dilakukan studi lapangan yang berguna untuk mengetahui hal-hal
yang perlu diamati dan masalah yang terjadi pada perusahaan, dalam hal ini
penulis terjun langsung ke perusahaan untuk mengetahui kegiatan perusahaan
secara keseluruhan khususnya yang berhubungan dengan pengendalian
persediaan bahan baku. Dengan melakukan studi ini, diharapkan penulis dapat
memeperoleh data dan informasi
yang dibutuhkan untuk tahap-tahap
berikutnya serta memeperoleh gambaran secara keseluruhan.
87
2. Identifikasi masalah
Dari hasil pengamatan dan wawancara yang dilakukan pada penelitian
pendahuluan, diidentifikasi masalah-masalah yang muncul untuk selanjutnya
dipelajari. PT. JAYA PANCA TAMA adalah salah satu perusahaan yang
bergerak pada bidang manufaktur tepatnya pada bidang garment yang
memproduksi pakaian jadi baik kemeja, celana, jaket dan lain sebagainya.
Salah satu masalah yang dihadapi perusahaan adalah proses pengendalian
persediaan bahan baku yang tidak optimal dimana seringkali terjadi kelebihan
dan kekurangan persediaan yang secara tidak langsung meningkatkan
pengeluaran biaya sehingga perlu diterapkan suatu model pengendalian
persediaan sehingga dapat dilakukan perhitungan terhadap hal-hal sehubungan
dengan persediaan seperti jumlah persediaan, jumlah safety stock, jumlah
stockout dan lain sebagainya.
3. Studi pustaka
Studi pustaka adalah suatu langkah pencarian dan penggunaan landasanlandasan teori yang dibutuhkan dalam pemecahan masalah yang berasal dari
buku, situs internet, thesis dan jurnal. Studi pustaka ini juga dilakukan untuk
mendapatkan landasan teori dan keterangan-keterangan yang berguna bagi
penulis sebagai pedoman dalam memecahkan masalah serta mancari solusi
untuk mengatasi masalah tersebut.
4. Tujuan penelitian
Tujuan yang hendak dicapai dari penulisan skripsi ini antara lain :
1. Merancang sistem pengendalian persediaan bahan baku untuk PT.JAYA
PANCA TAMA.
88
2. Merancang sistem informasi pengendalian persediaan bahan baku untuk
PT.JAYA PANCA TAMA.
5. Pengumpulan dan pengolahan data
Dalam pengumpulan data dilakukan pengumpulan data baik yang berhubungan
dengan data mengenai persediaan maupun data umum perusahaan lainnya.
Pengumpulan data ini dilakukan dengan melakukan wawancara dan
pengamatan langsung kegiatan di perusahaan. Data-data dan informasi yang
dikumpulkan untuk menunjang pengolahan data adalah sebagai berikut:
1. Data umum perusahaan yakni sejarah perusahaan, struktur organisasi,
proses produksi dan data umum lainnya
2. Data permintaan bahan baku selama 2 tahun yakni tahun 2003 hingga
tahun 2004.
3. Data-data
biaya
yakni
biaya
penyimpanan/holding
cost,
biaya
pemesanan/set up cost, biaya kekurangan persediaan/backorder cost.
4. Data lead time
6.Pengolahan data
Pengolahan data dilakukan berdasarkan teori-teori yang terdapat pada buku,
internet, thesis dan jurnal yang menjadi referensi. Setelah data-data
dikumpulkan dilakukan pengolahan data dengan tahapan sebagai berikut:
1. Menentukan distribusi dari data permintaan bahan baku PT. JAYA PANCA
TAMA selama 2 tahun yakni tahun 2003-2004. Distribusi yang diuji yaitu
distribusi normal.
2. Menghitung mean dan standard deviasi.
89
3. Menggunakan model continous review dengan backorder cost untuk
menghitung jumlah pemesanan bahan baku yang optimal, titik pemesanan
kembali (reorder point), jumlah stok pengaman (safety stock), jumlah
stockout, serta total biaya yang dikeluarkan.
7. Analisa data
Pada tahap ini dilakukan analisa terhadap data yang telah dikumpulkan dan
telah diolah melalui pengolahan data. Analisa data ini berhubungan dengan
penentuan persediaan optimum dan mengenai model persediaan bahan baku
yang digunakan dalam mencari besar persediaan yang optimum tersebut.
Analisis dilakukan memakai metode continous review dengan backorder cost.
8. Analisis sistem informasi
Sebelum dilakukan perancangan dan pembuatan sistem informasi terlebih
dahulu dilakukan analisis sistem informasi yang antara lain bertujuan untuk
menganalisa sistem yang sedang berjalan, selain itu juga untuk mengetahui
spesifikasi kebutuhan pengguna sistem sehingga dapat memperbaiki sistem
yang sudah ada sekarang ini. Dalam kasus ini, perusahaan menerapkan sistem
yang sedang berjalan secara manual dan intuitif. Untuk sistem yang akan
diusulkan
menggunakan
komputer
yang
diharapkan
akan
membantu
perusahaan meningkatan efisiensinya karena proses kalkulasi akan dilakukan
secara cepat dan otomatis, selain itu juga dapat membantu perusahaan dalam
penyimpanan dan pendokumentasian data perusahaan menjadi lebih baik.
9. Perancangan sistem informasi
Setelah proses analisa dilakukan baru akan dilakukan perancangan sistem
informasi. Sistem informasi ini akan berguna sebagai alat pembantu bagi
90
perusahaan dalam mengendalikan persediaan bahan bakunya yang selama ini
hanya dilakukan secara intuitif.
Sistem informasi yang dibuat akan
dikembangkan dengan metode Object Oriented Analysis and Desain.
Langkah-langkah yang dilakukan dalam perancangan sistem informasi antara
lain adalah
a. Membuat sistem definition
Sistem definition merupakan deskripsi dari sistem yang sedang berjalan
di perusahaan tempat objek penelitian saat ini. Sistem definition
didapatkan dengan melakukan pengamatan langsung di lapangan,
wawancara pada pihak-pihak terkait di perusahaan
b. Membuat sistem usulan
Sistem usulan merupakan deskripsi dari sistem informasi yang akan
dibuat. Mencakup bagian-bagian yang fundamental untuk penggunaan
dan pengembangan sistem. Sistem usulan antara lain mendefinisikan
infomasi apa yang harus ada dalam sistem, fungsi apa yang harus ada,
dimana dapat digunakan. Sistem usulan membantu kita mendapatkan
overview yang singkat dan tepat dari sistem yang kita buat.
c. Membuat class diagram
Merupakan penggambaran penting dalam pembuatan sistem yang
menggambarkan kumpulan class dan relasinya. Class diagram juga
menunjukkan atribut (attribute) dan operasi (operation) dari sebuah
object class
91
d. Membuat statechart diagram
Statechart diagram berfungsi untuk menggambarkan daur hidup dari
sebuah object atau class, membantu menjelaskan event-event yang ada
dalam sebuah object atau class.
e. Membuat use case diagram
Use case diagram dibuat untuk mendeskripsikan hubungan antara
actor/pengguna sistem dengan sistem yang dibuat. Use case-use case
yang ada menggambarkan fungsi dari sistem yang ingin dibuat berdasar
pada kebutuhan pengguna.
f. Membuat sequence diagram
Memberikan gambaran mengenai hubungan antar object melalui pesan
dengan memperhatikan waktu dari pengiriman pesan.
g. Membuat component diagram
Component diagram merupakan unit fisik dari implementasi dengan
interface yang diterjemahkan dengan baik yang dimaksudkan untuk
digunakan sebagai komponen yang dapat diganti dari sistem. Setiap
komponen
menunjukkan
implementasi
dari
class
berdasarkan
desain/perancangan.
h. Membuat deployment diagram
Deployment diagram ini digunakan untuk menggambarkan arsitektur
jaringan dari sebuah sistem.
i. Membuat user interface
User interface yang digambarkan adalah berupa form yang perlu dalam
program atau sistem yang akan dibuat.
92
10. Pembuatan program
Setelah proses perancangan sistem informasi selesai dilanjutkan dengan
pembuatan program dengan menggunakan bahasa pemrograman VB.Net dan
untuk databasenya menggunakan Microsoft Acces 2002. Seluruh tahapan
pembuatan program ini dapat dilihat pada diagram 4.3 dibawah ini.
11. Kesimpulan dan saran
Setelah mengetahui masalah yang dihadapi perusahaan kemudian membahas
metode apa yang paling optimal untuk memecahkan masalah itu, dan juga
membuat program untuk membantu perusahaan maka pada tahap terakhir ini
dapat ditarik kesimpulan secara keseluruhan dari proses penelitian yang telah
dilakukan penulis dalam penulisan skripsi ini. Penulis juga kemudian
memberikan saran-saran yang berkaitan untuk membantu perusahaan
memecahkan masalahnya.
93
START
PENELITIAN PENDAHULUAN
1.Wawancara dengan pihak perusahaan
2.Studi lapangan
STUDI PUSTAKA
IDENTIFIKASI MASALAH
Sistem persediaan bahan baku yang belum
optimal
STUDI PUSTAKA
TUJUAN PENELITIAN
PENGUMPULAN DATA
1.Data umum perusahaan
2.Data permintaan bahan baku tahun 2003-2004
3.Data biaya persediaaan
tahun 2003-2004
4.Data-data lainnya
PENGOLAHAN DATA
1.Pengujian kenormalan data
2.Penentuan mean dan standar deviasi
3.Menghitung order quantity, reorder point, jumlah
safety stock,jumlah stockout, serta biaya yang
dikeluarkan menggunakan model continous review
dengan backorder cost.
A
ANALISA DATA
B
KESIMPULAN DAN
SARAN
END
Gambar 4.1 Diagram Alir Metode Pemecahan Masalah bagian 1
94
A
START
S (x)
D engan
h itu n g Q
1
=0,
:
2 × D (A + π S (x)
H
M e ngh itu ng n ilai r ya ng
o ptim a l
x
r=
L
+ sL Z
H *Q ⎞
⎛
⎜1 −
⎟
π *D ⎠
⎝
Mencari nilai safety stock
S=r-
S (x) = S L
TC(Q,r) =
1
2Π
e
xL
2
⎡ ⎛
⎞ ⎤
⎢− 1 ⎜ r − Xl ⎟ ⎥
⎢ 2 ⎜⎝ sL ⎟⎠ ⎥
⎣
⎦
-
[(r − xl )(1 − P(Z ))]
A× D ⎛ Q
⎞ π ×D
+ r − xl ⎟ +
+ H⎜
S (x )
Q
Q
⎝2
⎠
Mencari Q 2
Q2 =
(
)
2 × D A + π S (x )
H
Perhitungan r baru
r=
⎛ H *Q ⎞
x L + sL Z ⎜ 1 −
⎟
⎝ π *D ⎠
Nilai r,Q pada iterasi tersebut mendekati nilai
r,Q sebelumnya(stabil)
NO
YES
Didapatkan nilai r dan Q yang optimal
Mencari nilai safety stock
S=r-
xL
Perhitungan total biaya persediaan
TC(Q,r) =
A× D ⎛ Q
⎞ π ×D
+ r − μl ⎟ +
+ H⎜
S (x )
Q
Q
2
⎠
⎝
END
Gambar 4.2 Diagram Alir Metode Pemecahan Masalah bagian 2
95
B
START
Analisis Sistem Informasi
Definisi Sistem Berjalan
Melakukan wawancara dan pengamatan
langsung di tempat penelitian
Definisi Sistem Usulan
Melakukan wawancara dan brainstroming dengan
pihak yang akan menggunakan sistem sehingga
mengetahui kebutuhan dari pengguna sistem
Perancangan Sistem Informasi
- Membuat system definition
- Membuat class diagram
- Membuat statechart diagram
- Membuat use case diagram
- Membuat sequence diagram
- Membuat component diagram
- Membuat deployment diagram
- Membuat user interface
Apa sesuai
dengan sistem definisi
usulan ?
tidak
ya
Pembuatan program
Menggunakan bahasa pemrograman VB.Net dan
untuk databasenya menggunakan Microsoft Acces
2002
Kesimpulan dan Saran
Gambar 4.3 Diagram Alir Metode Pemecahan Masalah bagian 3
96
4.2.
Teknik Pengumpulan Data dan Penentuan Parameter
Untuk mendukung analisa dalam pembuatan sistem informasi untuk
pengendalian persediaan bahan baku di PT. JAYA PANCA TAMA ini, maka
dibutuhkan data–data serta dokumentasi dari perusahaan yang berhubungan
dengan sistem yang sedang berjalan pada saat ini untuk mempermudah penulis
untuk melakukan identifikasi masalah, analisa dan perancangan sistem baru
dengan menggunakan data–data yang valid dari perusahaan. Berikut adalah
beberapa teknik pengumpulan data dan penentuan parameter yang digunakan
penulis:
- Wawancara
Dilakukan dengan mewawancarai pihak-pihak yang terkait dengan proses
pengendalian bahan baku di perusahaan tersebut sambil melakukan urun
rembug dengan mereka, sehingga dapat memperoleh informasi tambahan yang
diperlukan. Beberapa bagian perusahaan yang diwawancara antara lain adalah
salah satu pemilik perusahaan, bagian penjualan, bagian gudang, bagian PPIC.
- Studi kepustakaan
Studi pustaka dilakukan sebagai bahan acuan/referensi dalam mengumpulkan
data apa saja yang diperlukan serta langkah yang perlu dilakukan untuk
mengolah data yang terkumpul yaitu dengan cara mencari teori-teori yang
mendukung dan berhubungan dengan analisa yang akan dilakukan terhadap
data-data yang telah dikumpulkan. Studi pustaka dilakukan dengan membaca
buku–buku literatur, transparansi, modul praktikum, jurnal, akses internet dan
sebagainya.
97
- Pengamatan secara langsung
Dilakukan dengan meninjau langsung ke perusahaan. Melihat bagaimana
proses pengendalian persediaan bahan baku dilakukan perusahaan, setelah
bahan baku diterima apa yang dilakukan, bagaimana pengaturan bahan baku di
gudang, bagaimana pemesanan bahan baku ke supplier dan hal-hal lainnya
yang berhubungan dengan pembahasan masalah.
- Pengamatan secara tidak langsung
Pengamatan secara tidak langsung dilakukan dengan melihat dan mencatat
data-data milik perusahaan yang berhubungan dengan masalah yang dibahas
dalam skripsi ini