Pengembangan sistem layanan depan

BAB IV
IV.
4.1.
HASIL DAN PEMBAHASAN IIIII
Investigasi Sistem
4.1.1. Studi Literatur
Pengguna perpustakaan pada umumnya mengharapkan layanan perpustakaan
yang memiliki kualitas layanan dalam hal kecepatan, kemudahan dan kenyamanan
dalam memperoleh informasi yang diperlukan.
Namun sejauh ini masih saja
dirasakan kurangnya kenyamanan yang diharapkan misalnya, pengguna masih harus
datang ke perpustakaan untuk mendapatkan informasi tercetak. Sarana internet yang
disediakan berupa web site perpustakaan memang cukup memadai untuk
mempercepat sampainya informasi koleksi kepada pengguna namun masih bersifat
formal. Facebook memberikan peluang untuk mengembangkan aplikasi yang dapat
bekerja di dalam platform Facebook yang mana aplikasi tersebut dapat melayani
pengguna perpustakaan secara realtime, di mana saja, dengan tidak meninggalkan
kenyamanan berinteraksi sosial di dalam halaman Facebook.
4.1.2. Studi Kelayakan
1.
Kelayakan teknis
a.
Hardware: Pengembangan sistem ini tidak memerlukan hardware
tambahan selain peralatan komputer yang dipergunakan sehari-hari oleh
perpustakaan.
b.
Software: Dalam melakukan pengembangan sistem ini sudah tersedia
dengan yaitu Facebook application yang dapat dioperasikan secara
online. Software tambahan yang diperlukan adalah software yang sudah
lazim dipergunakan dalam kegiatan perpustakaan berupa operating
system, browser, dan database manager yang tersedia secara gratis (open
source).
c.
Netware: menggunakan fasilitas jaringan yang sudah ada yaitu jaringan
pertemanan Facebook yang tidak terbatas lokasi dan status namun dapat
dilakukan pembatasan sesuai kebutuhan.
24
d.
Brainware: Sumber daya manusia yang terlibat dalam sistem ini cukup
dengan kemampuan mengoperasikan peralatan standar saja.
e.
Dataware: Data yang diolah dan disajikan berasal dari database
perpustakaan yang sudah ada.
2.
Kelayakan operasional
Kelayakan opersional yang menjadi perhatian dalam penelitian ini
menyangkut kemampuan sistem mengakomodasi tujuan lembaga/institusi
dalam memperoleh informasi dan kemampuan sistem menghasilkan informasi
sesuai proses bisnis perpustakaan
a.
Pencapaian tujuan lembaga/institusi
Tujuan perpustakaan adalah menjadi sarana penghimpun, pengolah dan
penyebaran informasi. Sistem layanan depan melalui Facebook akan
mampu memenuhi tujuan tersebut mengingat sifat dari jejaring sosial
online ini yang sangat relasional dengan sendirinya membuat
perpustakan terhubung dengan jaringan komunitas pengguna yang luas.
b.
Pemenuhan kebutuhan informasi
Kemampuan dari aplikasi Facebook dan fitur-fitur yang tersedia sangat
memungkinkan kebutuhan informasi dari pengguna dapat terpenuhi.
3.
Kelayakan organisasi
Dari survey dan pengamatan yang telah dilakukan menyangkut beberapa
aspek antara lain penerimaan orang yang terlibat dalam organisasi, pengaruh
sistem terhadap struktur organisasi serta kebutuhan pelatihan secara khusus.
a.
Penerimaan orang yang terlibat dalam organisasi
Didapati bahwa semua orang yang terlibat langsung dalam kegiatan
layanan depan tidak menemui kesulitan dalam menyesuaikan diri dengan
sistem layanan depan melalui Facebook ini mengingat hampir semua
pihak cukup mengenal dan terbiasa menggunakan Facebook dalam
kegiatan pertemanan sehari-hari.
25
b.
Pengaruh sistem terhadap struktur organisasi
Penerapan sistem baru pada layanan depan perpustakaan tidak
memerlukan perubahan apa-apa dalam struktur organisasi. Setiap bidang
layanan dapat tetap berjalan sebagaiumana mestinya meskipun ada
sedikit penyesuaian kegiatan dimana layanan depan melalui Facebook ini
merupakan sistem layanan yang berhubungan langsung dengan pengguna
Facebook secara real time.
c.
Kebutuhan akan pelatihan
Penerapan sistem ini sangat mudah dilaksanakan sehingga tidak
memerlukan pelatihan secara khusus karena semua staf perpustakaan
maupun para pengguna perpustakaan pada umumnya telah terbiasa
menggunakan Facebook. Hanya ada beberapa fitur dalam Facebook
yang perlu sedikit waktu untuk mempelajarinya karena biasanya jarang
digunakan namun menjadi fitur penting dalam sistem ini antara lain fitur
notes, event, disscussion.
4.
Kelayakan Ekonomi
Manfaat
secara ekonomi
diperkirakan
secara kualitatif melalui
pengamatan bahwa dengan menerapkan sistem ini akan menghemat waktu
dalam menelusur informasi perpustakaan karena pengguna akan lebih tertarik
mengunjungi perpustakaan melalui sistem ini. Di pihak lain secara teknis tidak
diperlukan biaya pemeliharaan tambahan mengingat Facebook memang
menyediakan semua fasilitas tanpa memungut biaya.
4.2.
Analisis Sistem
Kegiatan analisis sistem dilaksanakan dengan mengadakan survey di empat
perpustakaan universitas yang dianggap telah memiliki kualifikasi layanan depan
yang baik dan lengkap antara lain, perpustakaan Universitas Bina Nusantara,
perpustakaan Universitas Indonesia, perpustakaan Universitas Pelita Harapan dan
perpustakaan Institut Teknologi Bandung. Untuk mengetahui harapan pengguna
perpustakaan terhadap layanan depan perpustakaan dilakukan survey dengan cara
membagikan angket kepada pengguna perpustakaan dan staf perpustakaan. Selain
26
itu juga dilakukan survey terhadap web site perpustakaan dari keempat perguruan
tinggi tersebut sebagai bagian dari komponen layanan depan.
Analisis sistem di Perpustakaan Sekolah Tinggi Alkitab Tiranus dilakukan
terhadap aplikasi berbasis web yang sebelumnya sudah digunakan yaitu Senayan
Library Management System (SLIMS).
4.2.1. Sistem yang ada
Sistem layanan depan yang diterapkan pada umumnya cukup lengkap dan
modern dimana pada umumnya perpustakaan sudah memiliki sarana komputer dan
layanan yang sudah terotomasi.
Dari hasil angket diperoleh kesimpulan bahwa
secara umum baik pengguna maupun staf perpustakaan mengharapkan peningkatan
kualitas layanan depan yang lebih baik, lebih cepat, lebih mudah dijangkau, dan
dapat mengakses melalui internet.
Survey
terhadap
web
site
perpustakaan
dilakukan
dengan
tujuan
mengidentifikasi sejauh mana komponen layanan depan telah diakomodasi secara
online oleh web site perpustakaan. Hasil identifikasi tersebut selengkapnya disajikan
dalam Tabel 2. Dari hasil survey terhadap web site perpustakaan tersebut dapat
disimpulkan bahwa tidak semua fungsi layanan depan terakomodasi secara lengkap.
Analisis terhadap penggunaan Senayan Library Management System (SLIMS)
pada Perpustakaan STAT disajikan pada Tabel 3. Analisis terhadap aplikasi SLIMS
menunjukkan hanya terdapat tiga fungsi layanan depan yang dapat dilayani yaitu
pencarian koleksi, reservasi dan kolaborasi.
Sedangkan keenam fungsi layanan
depan lainnya tidak terakomodasi oleh SLIMS.
Setelah dilakukan analisis terhadap layanan depan perpustakaan melalui
analisis web site dan menginventarisassi harapan pengguna terhadap layanan depan
serta analisis terhadap penggunaan aplikasi perpustakaan berbasis web (SLIMS) di
perpustakaan Sekolah Tinggi Alkitab Tiranus maka penulis melakukan evaluasi
terhadap penerapan layanan depan perpustakaan. Jika sistem layanan depan dapat
melaksanakan keseluruhan fungsi layanan depan secara maksimal, lebih baik, lebih
cepat, lebih mudah dijangkau maka informasi yang dibutuhkan pengguna akan lebih
cepat diperoleh dan pengguna perpustakaan akan merasakan manfaat yang lebih
besar lagi.
Oleh karena itu penulis merekomendasikan pengembangan Sistem
27
Layanan Depan Perpustakaan Melalui Facebook (SLDPMF) sebagai solusi untuk
meningkatkan kualitas layanan depan perpustakaan.
Tabel 2 Hasil Survey Website Perpustakaan
No
Fungsi
Layanan
Depan
1
Search
2
Reservasi
3
Konsultasi
4
Edukasi
5
Survey
kepuasan
6
Kompilasi
Kritik dan
saran
Penyebaran
Informasi
7
8
Kolaborasi
Prosedur
fungsi
Perpustakaan
BINUS
Perpustakaan UI
Perpustakaan UPH
Perpustakaan ITB
Pencarian
koleksi dengan
kata kunci
Pemesanan
koleksi dengan
form pesanan
atau kontak via
chat box
Pertanyaan
literatur via
chat box atau
forum diskusi
Informasi
berupa
pengarahan
meningkatkan
kemampuan
literasi
Form isian
online
terdokumentasi
Form isian
online
terdokumentasi
Search our
collection
Katalog
Online
Database
ada
Catalog
Online
catalogues
Tidak ada
Tidak ada
Online
Reference
Service
Kontak
Contact Us
Tidak ada
Research
Education
FAQ
Panduan
Forum
diskusi
Library
FAQ
Tidak ada
Tidak ada
Tidak ada
Tidak ada
Tidak ada
Tidak ada
Tidak ada
Tidak ada
Usulan
koleksi
New
collection
Most
borrowed
collections
Binus
Gallery
What’s
New on
Library
Jurnal
online
Yahoo chat
box
Berita
News
What’s new
Agenda
perpustakaan
Link web
site
Katalog
bersama
Tidak ada
Katalog
bersama
E-Journal
Kerjasama
dengan pihak
lain
My
Reservation status
28
Tabel 3 Analisa Penggunaan SLIMS di Perpustakaan STAT
No
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Fungsi Layanan
Depan
Prosedur fungsi
Search
Reservasi
Pencarian koleksi dengan kata kunci
Pemesanan koleksi dengan form
pesanan
Sosialisasi
Sarana sosialisasi kepada pengguna
perpustakaan
Konsultasi
Pertanyaan literatur via chat box atau
forum diskusi
Edukasi
Informasi
berupa
pengarahan
meningkatkan kemampuan literasi
Survey kepuasan
Form isian online terdokumentasi
Kompilasi Kritik Form isian online terdokumenrasi
dan saran
Penyebaran
Informasi
Kolaborasi
Kerjasama dengan pihak lain
SLIMS
ada
ada
Tidak ada
Tidak ada
Tidak ada
Tidak ada
Tidak ada
Ada:
Berupa
fasilitas
UNICODE,
fitur
katalog
bersama
yang
dapat
menggabungkan
database SLIMS
Tabel 4 Kebutuhan Informasi Berdasarkan Fungsi Layanan Depan
No
Fungsi layanan depan
Informasi yang dibutuhkan Sumber
1
Search
Data koleksi perpustakaan
2
Reservasi
Data pengguna
3
Sosialisasi
Info Perpustakaan
Database
perpustakaan
Database
Perpustakaan
Staf
4
Konsultasi
Info konsultatif
Staf dan pengguna
5
Edukasi
Materi edukasi
Staf
6
Survey kepuasan
Data responden
Pengguna
7
Kompilasi
dan Data responden
Pengguna
Kritik
saran
8
Penyebaran Informasi
Info perpustakaan
Staf
9
Kolaborasi
Kegiatan kolaboratif
Staf dan pengguna
29
4.2.2. Identifikasi Kebutuhan Informasi
Untuk mencapai standar kualitas layanan depan yang lebih baik diharapkan
dapat memenuhi fungsi
layanan depan perpustakaan yang dapat melakukan
pencarian koleksi, reservasi, sosialisasi, konsultasi, edukasi, survey kepuasan
pengguna, kompilasi kritik dan saran, penyebaran informasi dan kolaborasi.
Identifikasi
kebutuhan
informasi
berkaitan
dengan
fungsi
layanan
depan
perpustakaan disajikan pada Tabel 4.
4.2.3. Kebutuhan Fungsional
Dari kebutuhan informasi tersebut di atas maka dapat diketahui kebutuhan
fungsional Sistem Layanan Depan Perpustakaan Melalui Facebook (SLDPMF)
dalam hubungan dengan fungsi layanan depan perpustakaan sebagaimana dijelaskan
pada Tabel 5.
Tabel 5 Kebutuhan Fungsional dalam Hubungan Dengan Fungsi Layanan Depan
No
Kebutuhan Fungsional Sistem
Kode
Fungsional
Sistem
SLDPMF-01
SLDPMF-02
SLDPMF-03
1
2
3
Login dan logout
Manipulasi data pengguna dan staf
Pencarian koleksi
4
5
6
7
Pemesanan koleksi
Peminjaman/pengembalian koleksi
Menampilkan kriteria laporan
Manipulasi data polling/survey, kritik/saran,
pertanyaan
SLDPMF-04
SLDPMF-05
SLDPMF-06
SLDPMF-07
8
Kontak pengguna dan staf perpustakaan
SLDPMF-08
Fungsi
Layanan
Depan
-Pencarian
Koleksi
-Reservasi
-Sosialisasi
-Edukasi
-Survey
-Kompilasi
kritik/saran
-Konsultasi
-Edukasi
-Penyebaran
Informasi
-Kolaborasi
Untuk memperoleh gambaran umum dari sistem layanan depan perpustakaan
dalam memenuhi kebutuhan fungsional tersebut maka dijelaskan dengan
menggunakan diagram konteks pada Gambar 7.
30
Gambar 7 Diagram Konteks Sistem Layanan Depan Perpustakaan Melalui Facebook
Gambar 8 Diagram Aliran Data Tingkat-1 (DFD level-1)
31
Sistem berinteraksi dengan pengguna dan staf perpustakaan. Staf perpustakaan
harus melakukan login dengan cara memasukkan password, setelah terjadi validasi
login maka staf perpustakaan diizinkan masuk ke dalam sistem. Staf perpustakaan
dapat melakukan manipulasi data koleksi, pemesanan, peminjaman/pengembalian,
polling/survey,
kritik/saran,
pertanyaan,
kontak
pengguna,
pengguna,
staf
perpustakaan dan menampilkan kriteria laporan.
Penjabaran dari diagram konteks tersebut dibuat berupa Diagram aliran data
tingkat-1 (DFD Level-1) yang terdiri atas delapan proses yaitu: login buka/tutup,
manipulasi data staf dan pengguna, pencarian koleksi, reservasi, manipulasi data
koleksi dan transaksi, laporan, polling/saran/pertanyaan, kontak pengguna/staf. DFD
level-1 (SLDPMF) ini dapat dilihat pada Gambar 8.
4.2.4. Rekomendasi Pengembangan Sistem
Dari hasil analisis terhadap sistem yang ada, kebutuhan fungsional dan
kebutuhan informasi maka diperlukan pengembangan sistem layanan depan yang
dapat mengatasi kekurangan pada sistem layanan yang ada, memenuhi kebutuhan
informasi dan mengakomodir semua fungsi layanan depan perpustakaan yang dalam
penelitian akan dikembangkan Sistem Layanan Depan Perpustakaan Melalui
Facebook.
4.3.
Desain Sistem
Sistem layanan perpustakaan melalui Facebook didesain agar dapat
menampilkan informasi yang terhimpun pada database perpustakaan di web server
dalam format Facebook, dimana pengguna dapat tetap berada dalam situs Facebook
pada saat mencari informasi dari database perpustakaan. Berbagai fitur yang telah
tersedia pada Facebook dimanfaatkan semaksimal mungkin guna melengkapi
kemampuan sistem dalam memenuhi kebutuhan pengguna.
Hubungan antara
database, web server, platform Facebook dan pengguna Facebook dapat dijelaskan
dengan Gambar 9.
Dalam SLDPMF pengguna memasuki sistem melalui akun Facebook untuk
selanjutnya pengguna dapat melakukan lihat data, input data melalui aplikasi
Facebook dan kontak dengan staf perpustakaan dengan fitur Facebook.
Staf
32
perpustakaan memasuki sistem melalui akun Facebook untuk melakukan lihat data,
input data melalui aplikasi Facebook dan kontak dengan pengguna melalui fitur
Facebook. Proses SLDPMF dijelaskan dengan bagan pada Gambar 10.
Gambar 9 Hubungan Database Perpustakaan, Webserver Perpustakaan, Platform
Facebook dan Pengguna Facebook
Gambar 10 Desain Sistem SLDPMF
33
4.3.1. Menentukan Spesifikasi Sistem
Kebutuhan sistem layanan depan perpustakaan melalui Facebook ini
mencakup:
-
Hardware: dibutuhkan perangkat komputer PC dengan kemampuan standar
untuk melakukan menjalankan sistem.
-
Software: dibutuhkan software standar berupa Operating System dan browser
internet.
-
Brainware: dibutuhkan sumber daya manusia yang mampu bekerja pada
Operating System standar (Ms Windows) dan mampu mengoperasikan fiturfitur Facebook.
-
Netware: dibutuhkan akun pada jejaring Facebook.com.
-
Dataware: Dibutuhkan database koleksi perpustakaan yang berbasis web.
4.3.2. Desain Proses
SLDPMF memiliki beberapa fungsi yang diperlukan untuk menghasilkan
keluaran, fungsi tersebut dijabarkan sebagai proses.
Deskripsi proses SLDPMF
tersebut dijelaskan pada Tabel 6.
Layanan yang dapat diperoleh melalui sistem ini terbagi menjadi dua sumber
yaitu:
- layanan informasi yang terhimpun dalam database perpustakaan yaitu data
koleksi perpustakaan, transaksi peminjaman/pengembalian dan reservasi.
- layanan informasi yang diberikan langsung oleh staf perpustakaan menggunakan
fitur Facebook yang tersedia yaitu:
a. layanan konsultasi, menggunakan fitur chat, message, group chat
b. edukasi, menggunakan fitur notes, photo, video
c. survey kepuasan pengguna, menggunakan fitur polling application, notes
d. kompilasi kritik dan saran, menggunakan fitur status wall, message, notes.
e. penyebaran informasi, menggunakan fitur event, status wall, message, photo,
video.
f. Kolaborasi, menggunakan fitur group chat, likes, discussion.
34
Tabel 6 Desain Proses Pada SLDPMF
No
1
Kode
Fungsional
Sistem
SLDPMF-01
2
SLDPMF-02
3
SLDPMF-03
4
SLDPMF-04
5
SLDPMF-05
6
SLDPMF-06
7
SLDPMF-07
8
SLDPMF-08
Proses
Staf perpustakan memasukkan data berupa kode staf
dan password untuk login terlebih dahulu ke dalam
SLDMF melalui Facebook Application.
Pengguna memasukkan data berupa kode pengguna
dan password untuk login terlebih dahulu ke dalam
SLDMF melalui Facebook Application
Staf perpustakaan dapat melakukan manipulasi data
pengguna seperti menambah, mengubah, menghapus
dan menyimpan data pengguna yang dilakukan melalui
Facebook Application kemudian akan disimpan pada
database yaitu pada tabel pengguna.
Staf dapat melakukan pencarian koleksi dengan
memasukkan kata kunci pencarian melalui Facebook
Application.
Pengguna dapat melakukan pencarian koleksi dengan
memasukkan kata kunci pencarian melalui Facebook
Application.
Staf perpustakaan dapat melakukan proses pemesanan
koleksi yang kemudian akan disimpan dalam tabel
pemesanan pinjaman koleksi.
Pengguna dapat melakukan pemesanan koleksi yang
ingin dipinjam melalui Facbook Application yang
kemudian akan disimpan dalam tabel pemesanan.
Staf perpustakaan melakukan proses transaksi
peminjaman dan pengembalian koleksi melalui
Facebook Application yang kemudian akan disimpan
dalam database pada tabel sirkulasi.
Staf perpustakaan dapat mencetak laporan melalui
Facebook Application.
Staf
perpustakaan
dapat
mengelola
polling,
kritik/saran, pertanyaan pengguna, menyebarkan
informasi dengan fitur message, chat, group chat,
group doc, notes, event, link, dan informasi yang
dikemas dalam bentuk foto atau video.
Pengguna
dapat melakukan kontak dengan staf
perpustakaan melalui fitur Facebook standar seperti
chat, message, wall status, comment, dan email
(@Facebook.com mail).
Staf perpustakaan dapat melakukan kontak dengan
pengguna melalui fitur Facebook standar seperti chat,
message, wall status, comment, email (Facebook.com
mail).
Pengguna dapat menggunakan fitur Facebook untuk
mengikuti polling, memasukkan kritik atau saran,
mengajukan pertanyaan, memperoleh pengarahan dan
informasi dari staf perpustakaan dengan fitur message,
chat, group chat, group doc, notes, event, link, foto
dan video.
Fungsi Layanan
Depan
- Pencarian koleksi
- Reservasi
- Reservasi
- Konsultasi
- Edukasi
- Survey
- Kompilasi kritik dan
saran
-Penyebaran Informasi
- Kolaborasi
- Konsultasi
- Konsultasi
- Konsultasi
- Edukasi
- Survey
- Kompilasi Kritik dan
saran
-Penyebaran Informasi
- Kolaborasi
35
Gambar 11 Struktur Menu
Gambar 12 Desain Tampilan Antarmuka SLDPMF
36
Tabel 7 Desain Input-Output
No
Form
1
Login Facebook
2
Aplikasi perpustakaan
3
Login staf (SLIMS)
4
OPAC (SLIMS)
5
Login Member (SLIMS)
6
FB Page Perpustakaan
7
Aplikasi Perpustakaan
(FB Page Perpustakaan)
Notes (FB Page
Perpustakaan)
Discussions (FB Page
Perpustakaan)
8
9
10
11
12
13
links (FB Page
Perpustakaan)
Status (FB Page
Perpustakaan)
Photo (FB Page
Perpustakaan)
Video (FB Page
Perpustakaan)
Deskripsi
Login menggunakan username dan
password untuk masuk ke dalam
akun Facebook
Tampilan aplikasi Facebook yang
terkoneksi
dengan
aplikasi
perpustakaan (SLIMS) pada web
server melalui canvas IFrame.
Login pada SLIMS menggunakan
username dan password untuk
memasuki menu Data Pengguna,
Data
Staf,
Data
Koleksi,
Sirkulasi/transaksi, Reservasi dan
Setting sistem SLIMS
Form pencarian data koleksi
dengan cara mengetikkan kata
kunci untuk menampilkan daftar
hasil pencarian
Login pada SLIMS menggunakan
username dan password untuk
memasuki menu Loan Information,
Reservasi, Membership status
Fasilitas
Facebook
yang
menyediakan link menuju menu:
Aplikasi Perpustakaan, Notes,
Discussion, links dan Share.
Keanggotaan bersifat terbuka, siapa
saja dapat menjadi anggota Page
dengan klik tombol like
Link yang menghubungkan ke form
Aplikasi Perpustakaan
Fasilitas Facebook guna memuat
catatan berupa teks
Fasilitas Facebook guna memuat
teks yang dapat dilakukan oleh
lebih dari satu orang, sebagai
sarana diskusi
Fasilitas untuk mencantumkan link
url tertentu
Fasilitas untuk menuliskan teks
yang dapat dibaca siapa saja yang
membuka Page ini
Fasilitas upload file image baik foto
atau gambar
Fasilitas untuk upload file video
Tampilan
Standar
Facebook
Ditunjukkan
pada
Gambar 12
form SLIMS
form SLIMS
Form
SLIMS
Form standar
Facebook
Form standar
Facebook
Form standar
Facebook
Form standar
Facebook
Form standar
Facebook
Form standar
Facebook
Form standar
Facebook
Form standar
Facebook
37
14
15
16
17
18
19
Question (FB Page
Perpustakaan)
FB Group Perpustakaan
Fasilitas untuk membuat polling
Form standar
Facebook
Fasilitas kelompok dengan tiga Form standar
pilihan jenis keanggotaan: open, Facebook
closed dan secret.
Pada form ini terdapat Post, Link,
Photo, Video, Question, Chat with
group, Create document dan Create
event.
Post, Link, Photo, Video
Beberapa fasilitas sama dengan Form standar
dan Question (FB Group) yang terdapat pada FB Page
Facebook
Chat with group (FB
Fasilitas komunikasi (chat) antar Form standar
Group)
sesama anggota dalam waktu Facebook
bersamaan
Create document (FB
Fasilitas untuk membuat dokumen Form standar
Group)
teks yang langsung terkirim ke Facebook
semua anggota dan tersimpan
dalam kolom “Docs”
Create Event
Fasilitas untuk membuat undangan Form standar
kegiatan yang terlah dijadwalkan.
Facebook
4.3.3. Desain basisdata
Basisdata menggunakan basisdata yang ada yang sudah digunakan sebelumnya
yaitu Senayan Library Management System (SLIMS) yang akan dihubungkan
dengan antarmuka Facebook melalui platform Facebook.
4.3.4. Desain antarmuka
1.
Struktur Menu
Desain antar muka dilakukan dengan membuat struktur menu Sistem Layanan
Depan Perpustakaan Melalui Facebook dengan bagan pada Gambar 11.
2.
Tampilan Antarmuka
Pada tampilan antarmuka ini pengguna dapat menggunakan semua perintah
pada SLIMS yang dapat dioperasikan melalui tampilan Facebook.
Rancangan
antarmuka dijelaskan pada Gambar 12.
4.3.5. Desain Proses dan input-output
Dalam SLDPMF pengguna memasuki sistem melalui akun Facebook untuk
selanjutnya pengguna dapat melakukan lihat data, input data dan kontak dengan staf
38
perpustakaan dengan fitur Facebook. Staf perpustakaan memasuki sistem melalui
akun Facebook untuk melakukan lihat data, input data dan kontak dengan pengguna
melalui fitur Facebook. Proses SLDPMF dijelaskan dengan bagan pada Gambar 8.
Berikunya dilakukan desain input dan output untuk menentukan halaman apa
saja yang diperlukan untuk memasukkan dan melihat data dari SLDPMF. Deskripsi
desain input-output dapat dilihat pada Tabel 7.
4.4.
Implementasi Sistem
4.4.1. Pembuatan Prototipe
4.4.1.1.Perangkat keras
Pembuatan prototipe SLDPMF ini memanfaatkan komputer dengan spesifikasi
sebagai berikut:
-
Processor Pentium Dual Core 3.00 GHz
-
Memory 2.00 GB
-
Harddisk 300 GB
-
Monitor dengan display setting 1024x768
-
Keyboard dan mouse
4.4.1.2.Perangkat lunak
Pembuatan prototipe SLDPMF ini menggunakan perangkat lunak sebagai
berikut:
-
Sistem operasi: Windows XP SP2
-
Internet browser (Chrome/Firefox/IE)
-
PHP untuk bahasa pemrograman web
-
PHP Expert Editor sebagai editor bahasa pemrograman PHP
4.4.1.3.Koneksi Facebook
Aplikasi Facebook menyediakan fasilitas untuk menghubungkan antara
aplikasi perpustakaan di web server dengan platform Facebook. Terdapat dua cara
yang dapat digunakan yaitu fasilitas canvas IFrame dan canvas FBML.
39
4.4.1.3.1.
Koneksi Facebook dengan IFrame
Beberapa langkah dalam membuat koneksi antara Facebook dengan database
di web server:
1.
Masuk ke dalam akun Facebook.
2.
Buka tab Developer yang terletak pada bagian kanan bawah.
3.
Masuk ke tab Set Up New Apps.
a.
Masukkan nama aplikasi yang diinginkan. Penulis memasukkan
nama aplikasi tiranuslibrary.
b.
4.
5.
Masukkan kode security check.
Pada tab About, klik Basic Information
a.
Massukkan deskripsi aplikasi di kotak yang tersedia
b.
Dapat dilakukan pengubahan icon dan logo
c.
Masukkan user support address berupa alamat email
d.
Masukkan contact email (sama dengan support address).
Pada tab Facebook Integration
a.
Telah disediakan kode Application ID
b.
Telah disediakan kode Application secret
c.
Pada canvas page tertera http://apps.Facebook.com/__/, isi bagian
kosong pada URL tersebut dengan nama aplikasi yang sudah
dibuat, menjadi: http://apps.Facebook.com/tiranuslibrary/.
d.
Pada canvas URL isikan alamat web site di mana database
disimpan.
6. Pada canvas type pilih IFrame
Jika koneksi berhasil dibuat maka tampilan SLDPMF akan tampak seperti
Gambar 13.
4.4.1.3.2.
Koneksi Facebook dengan FBML
Beberapa langkah dalam membuat koneksi antara Facebook dengan database
di web server:
1.
Masuk ke dalam akun Facebook.
2.
Buka tab Developer yang terletak pada bagian kanan bawah.
3.
Masuk ke tab Set Up New Apps.
40
4.
5.
a.
Masukkan nama aplikasi yang diinginkan.
b.
Masukkan kode security check.
Pada tab About, klik Basic Information
a.
Masukkan deskripsi aplikasi di kotak yang tersedia.
b.
Dapat dilakukan pengubahan icon dan logo.
c.
Masukkan user support address berupa alamat email.
d.
Masukkan contact email (sama dengan support address).
Pada tab Facebook Integration
a.
Telah disediakan kode Application ID.
b.
Telah disediakan kode Application secret.
c.
Pada canvas page tertera http://apps.Facebook.com/__/, isi bagian
kosong pada URL tersebut dengan nama aplikasi yang sudah
dibuat.
d.
Pada canvas URL isikan alamat web site di mana database
disimpan.
6.
Pada canvas type pilih FBML
7.
Buka halaman Developer dilanjutkan membuka tab open source, untuk
mengambil file Facebook.php yang akan dugunakan sebagai konektor.
8.
Masuk ke web server, buka CPanel.
9.
Masukkan file Facebook.php ke folder database perpustakaan.
10.
Buat koneksi dengan cara menambahkan script connection pada file
php.index sebagai berikut:
<?php
require ‘./Facebook.php’;
$Facebook = new Facebook (array(
‘appId’ = ‘YOUR APP ID’,
‘secret’ = ‘YOUR API SECRET’,
‘cookie’ = true, //enable cookie support
));
41
Gambar 13 Aplikasi Facebook Dengan Fasilitas Canvas type IFrame
4.4.1.4.
Antarmuka
Ada beberapa form dalam implementasi antarmuka SLDPMF yaitu:
1.
Form Aplikasi perpustakaan
Pada form ini terkoneksi aplikasi perpustakaan (SLIMS) dengan fasilitas
canvas page IFrame dimana aplikasi yang berada di web server ditampilkan dalam
konteks Facebook.
Aplikasi Perpustakaan ini dapat langsung diakses pada
http://apps.Facebook.com/tiranuslibrary/ oleh siapa saja setelah login ke dalam akun
Facebook (Gambar 14).
Gambar 14 Form Aplikasi perpustakaan
42
2.
Form Login Staf (SLIMS)
Pada form ini staf perpustakaan dapat melakukan login ke dalam aplikasi
SLIMS dengan menggunakan username dan password.
Selanjutnya akan
ditampilkan form yang menyediakan pilihan menu Data Pengguna, Data Staf, Data
Koleksi, Sirkulasi/transaksi, Reservasi dan Setting sistem SLIMS (Gambar 15) dan
(Gambar 16).
Gambar 15 Form Login staf (SLIMS)
Gambar 16 Form Login staf (SLIMS)
43
3.
Form OPAC (SLIMS)
Pada form ini staf maupun pengguna dapan melakukan pencarian koleksi
dengan menggunakan kata kunci pada kotak simple search atau advance search yang
tersedia pada aplikasi SLIMS (Gambar 17).
Gambar 17 Form OPAC (SLIMS)
4.
Form Login Member (SLIMS)
Pada form ini pengguna dapat melakukan login ke dalam aplikasi SLIMS
dengan menggunakan username dan password. Selanjutnya tersedia pilihan menu
Loan Information, Reservasi dan Membership status (Gambar 18).
Gambar 18 Form Login Member (SLIMS)
44
5.
Form login Facebook
Merupakan form standar Facebook untuk masuk kedalam akun Facebook
dengan menggunakan username dan password (Lampiran 2).
6.
Form FB Page Perpustakaan
Pada form ini ditampilkan fasilitas Facebook yang menyediakan link menuju
menu: Aplikasi Perpustakaan, Notes, Discussion, links dan Share. Keanggotaan
bersifat terbuka, siapa saja dapat menjadi anggota Page dengan klik tombol like
(Lampiran 3).
7.
Form Aplikasi Perpustakaan (FB Page Perpustakaan)
Pada form ini terdapat menu berupa tombol link menuju Aplikasi Perpustakaan
SLIMS. Selanjutnya akan terkoneksi aplikasi perpustakaan (SLIMS) dengan fasilitas
canvas page IFrame dimana aplikasi yang berada di web server ditampilkan dalam
konteks Facebook (Lampiran 4).
8.
Form Notes (FB Page Perpustakaan)
Merupakan menu yang dapat digunakan untuk membuat catatan berupa teks
yang akan secara otomatis terkirim kepada setiap anggota Page dalam bentuk
notification (Lampiran 5).
9.
Form Discussions (FB Page Perpustakaan)
Merupakan menu yang dapat digunakan untuk sarana diskusi dengan cara
memasukkan materi diskusi dalam bentuk teks yang selanjutnya dapat dikomentari
(reply) oleh pembaca yang lain (Lampiran 6).
10.
Form links (FB Page Perpustakaan)
Merupakan menu untuk mencantumkan link dari url tertentu yang kemudian
akan dapat dilihat oleh anggota Page yang lain (Lampiran 7).
45
11.
Form Status (FB Page Perpustakaan)
Merupakan menu untuk menuliskan status yang dapat dilihat oleh anggota
Page yang lain, dapat pula diberi komentar atau tanggapan (Lampiran 8).
12.
Form Photo (FB Page Perpustakaan)
Merupakan menu untuk melakukan upload file image berupa foto atau gambar
yang dapat dilihat dan dikomentari oleh anggota Page yang lain (Lampiran 9).
13.
Form Video (FB Page Perpustakaan)
Merupakan menu untuk melakukan upload file video yang dapat dilihat dan
dikomentari oleh anggota Page yang lain (Lampiran 10).
14.
Form Question (FB Page Perpustakaan)
Merupakan fasilitas yang dapat digunakan untuk membuat pertanyaan atau
polling yang dapat melibatkan setiap anggota Page.
Disediakan fasilitas untuk
membuat opsi pilihan jawaban dari setiap responden (Lampiran 11).
15.
Form FB Group Perpustakaan
Merupakan fasilitas untuk membuat halaman group kelompok komunitas
dengan tiga pilihan jenis keanggotaan: open, closed dan secret.
Pada form ini
terdapat Post, Link, Photo, Video, Question, Chat with group, Create document dan
Create event (Lampiran 12).
16.
Form Chat with group (FB Group)
Merupakan fasilitas untuk berkomunikasi secara realtime dengan semua
anggota group yang sedang online (Lampiran 13).
17.
Form Create document (FB Group)
Merupakan fasilitas pada halaman Group untuk membuat dokumen teks yang
langsung terkirim ke semua anggota dan tersimpan dalam kolom “Docs” (Lampiran
14).
46
18.
Form Create Event (FB Group)
Merupakan fasilitas pada halaman Group untuk membuat event yaitu undangan
untuk suatu kegiatan yang telah dijadwalkan pelaksanaannya. Anggota group yang
lain dapat memberikan tanggapan atas undangan tersebut (Lampiran 15).
4.4.2. Pengujian
Pengujian dilakukan dengan metode black-box yang dapat dilihat hasil
pengujian SLDPMF pada Tabel 8. Berdasarkan pengujian dengan menerapkan kasus
uji pada SLDPMF maka penulis menarik kesimpulan bahwa sistem sudah berjalan
secara fungsional dan mengeluarkan informasi sesuai dengan yang diharapkan.
Tabel 8 Hasil Pengujian SLDPMF
No
Pengujian
1
Login Facebook
2
Aplikasi
perpustakaan
3
Login staf
(SLIMS)
4
OPAC (SLIMS)
5
Login Member
(SLIMS)
6
FB Page
Perpustakaan
7
Aplikasi
Perpustakaan (FB
Kasus uji
Memasukkan
username dan
password
Aktifkan aplikasi
Perpustakaan dengan
cara klik pada link
yang tersedia
Masukkan username
dan password staf
pada aplikasi SLIM
yang sudah
ditampilkan dalam
Facebook
Melakukan pencarian
data koleksi dengan
memasukkan kata
kunci
Memasukkan
username dan
password pengguna
Membuka Page
Perpustakaan pada
Facebook
Membuka Aplikasi
Perpustakaan dengan
Hasil yang diharapkan
Masuk ke dalam akun
Facebook
Hasil
Uji
Ok
Aplikasi dapat diaktifkan terjadi Ok
koneksi dengan web server
Ditampilkan menu Data
Pengguna, Data Staf, Data
Koleksi, Sirkulasi/transaksi,
Reservasi dan Setting sistem
SLIMS
Ok
Ditampilkan daftar koleksi
perpustakaan sesuai dengan
kata kunci yang diberikan
Ok
Menampilkan menu Loan
Information, Reservasi,
Membership status
Ditampilkan halaman Page
Perpustakaan yang
menampilkan menu Aplikasi
Perpustakaan, Notes,
Discussion, links dan Share.
Keanggotaan bersifat terbuka,
siapa saja dapat menjadi
anggota Page dengan klik
tombol like
Membukan halaman Aplikasi
Perpustakaan pada konteks
Ok
Ok
Ok
47
Page
Perpustakaan)
Notes (FB Page
Perpustakaan)
cara klik pada link
yang telah ditampilkan
Membuat catatan
berupa teks
9
Discussions (FB
Page
Perpustakaan)
Membuat teks pada
forum discussion
10
links (FB Page
Perpustakaan)
11
Status (FB Page
Perpustakaan)
Mencantumkan link
dari alamat URL
tertentu.
Memasukkan teks
pada kolom status
12
Photo (FB Page
Perpustakaan)
Mengunggah file
image
13
Video (FB Page
Perpustakaan)
Mengunggah file
video
14
Question (FB
Page
Perpustakaan)
FB Group
Perpustakaan
Membuat pertanyaan
polling atau survey
16
Chat with group
(FB Group)
17
Create document
(FB Group)
Melakuan komunikasi
dengan beberapa
orang anggota
Membuat dokumen
teks
18
Create Event (FB
Group)
Membuat undangan
kegiatan
8
15
Membuka Group
Facebook
Facebook
Catatan berupa teks tersimpan
pada halaman Page dan dapat
diterima dilihat oleh anggota
Page yang lain
Teks dapat tersimpan dan
dilihat oleh anggota Page yang
lain dan dapat ditanggapi pada
kolom yang telah tersedia
Jika link diklik maka
menampilkan halaman web
yang dituju
Teks dapat tersimpan dan
dilihat, dikomentari oleh
anggota Page yang lain
File image dapat tersimpan
pada Page dan dapat dilihat
oleh anggota Page yang lain
serta dapat diberikan komentar
atau di-download ulang
File video dapat tersimpan pada
Page dan dapat dilihat oleh
anggota Page yang lain serta
dapat diberikan komentar atau
di-download ulang
Pertanyaan survey dapat dilihat
dan ditanggapi oleh pengguna
yang lain
Ditampilkan halaman yang
terdapat menu Post, Link,
Photo, Video, Question, Chat
with group, Create document
dan Create event.
Terjadi komunikasi kelompok
melalui fasilitas Group chat
Dokumen teks dapat tersimpan
dan secara otomatis terkirim
kepada semua anggota Group
Undangan dapat tersimpan dan
dapat dilihat oleh setiap
anggota Group serta anggota
dapat memberikan respon atas
undangan tersebut
Ok
Ok
Ok
Ok
Ok
Ok
Ok
Ok
Ok
Ok
ok
48
4.5.
Implikasi Manajemen
Sistem Layanan Perpustakaan Melalui Facebook merupakan suatu sistem
layanan depan yang memanfaatkan teknologi jejaring sosial Facebook.com.
Menurut (Seminar 2008) “Tuntutan rekayasa ulang bisnis proses perpustakaan
semakin diperkuat dengan hadirnya teknologi browser (search engine) yang
memungkinkan pencarian item informasi dan pengetahuan berbasis internet yang
menembus kendala ruang dan waktu”. Hal ini menunjukkan pentingnya melakukan
rekayasa ulang proses bisnis perpustakaan khususnya pada fungsi layanan depan
mengingat tantangan utama terhadap perpustakaan adalah makin berkembang
teknologi informasi dan internet namun di sisi lain kurang pemanfaatan fungsi
layanan depan.
Untuk menjawab tantangan tersebut maka perpustakaan
perlu
menggunakan strategi rekayasa ulang terhadap proses bisnis, dalam hal ini rekayasa
ulang akan diterapkan pada fungsi layanan depan sebagai langkah awal sebelum
melakukan rekayasa ulang secara menyeluruh. Tujuan rekayasa ulang layanan depan
perpustakaan adalah untuk menata ulang proses bisnis layanan sedemikian sehingga
layanan depan melaksanakan fungsinya berdasarkan kebutuhan pengguna saat ini.
Rekayasa ulang dilakukan dengan menggunakan konsep strategi marketing bisnis
yang memandang pelanggan sebagai subyek utamanya yaitu Customer Relationship
Management (CRM). Konsep CRM dianggap tepat untuk digunakan mengingat
fungsi layanan depan perpustakaan berhubungan langsung dengan pelanggan.
Beberapa prinsip CRM yaitu;
1.
Relationship: bertujuan menjalin hubungan yang baik dengan pelanggan.
2.
Current and up to date: menyajikan informasi terkini bagi pelanggan mengenai
produk yang tersedia.
3.
Personal: mempelajari kebutuhan pelanggan secara personal
4.
Presence: selalu “hadir” disaat pelanggan membutuhkan, mudah dihubungi
oleh pelanggan.
5.
Make their live easier: Berusaha memenuhi kebutuhan pelanggan semaksimal
mungkin dan memberikan informasi yang dapat diakses oleh pelanggan kapan
saja dengan sarana yang paling mudah dijangkau.
6.
Kompetitif: selalu berusaha meningkatkan kualitas layanan yang lebih baik,
lebih cepat dan tepat sasaran.
49
Untuk mencapai tujuan CRM diperlukan sarana teknologi informasi dan
informasi sebagai “kendaraan”. Dalam hal ini digunakan Facebook.com sebagai
produk kemajuan teknologi internet yang berbasiskan jejaring sosial. Keuntungan
bagi pengguna adalah kecepatan perolehan informasi dan sifat layanan yang
relasional. Keuntungan bagi perpustakaan adalah terjalinnya hubungan yang lebih
akrab dengan pengguna dan meningkatkan keterpakaian koleksi perpustakaan.
Diharapkan dengan menerapkan konsep CRM tersebut dapat lebih mendayagunakan
layanan depan perpustakaan yang menjadi penghubung antara fungsi layanan
belakang dengan pengguna perpustakaan.
Implikasi Manajemen di Perpustakaan Tiranus
Implementasi secara teknis telah dilakukan sampai pada tahap pengujian
prototipe SLDPMF.
Selanjutnya perlu dilakukan strategi manajemen untuk
menyesuaikan proses bisnis layanan depan perpustakaan dengan SLDPMF. Langkah
implementasi yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut:
1.
Sosialisasi: melakukan sosialisasi mengenai manfaat SLDPMF baik dalam
konteks peningkatan kualitas layanan perpustakaan maupun perannya sebagai
kontributor pembentuk jejaring sosial komunitas akademis.
2.
Kebijakan manajemen: melakukan penyesuaian kebijakan manajemen dalam
daftar rincian tugas (job description), SOP (standard operation procedure) dan
menerbitkan ketetapan secara formal oleh pimpinan institusi tentang
penggunaan Facebook dalam kegiatan layanan perpustakaan.
Adapun bagi perpustakaan Tiranus implementasi pengembangan SLDPMF ini
memberikan dampak perubahan dalam hal layanan depan antara lain:
1.
Hubungan dengan pengguna mulai dapat dirasakan lebih dekat, kebutuhan
pengguna dapat terdeteksi lebih akurat dan staf perpustakaan dapat lebih
memahami penggunanya.
2.
Layanan depan lebih efektif menyalurkan fungsi layanan belakang sehingga
informasi yang dikelola dapat lebih cepat diterima oleh pengguna
perpustakaan.
50
3.
Mulai terjadi kolaborasi antara perpustakaan, pengguna, penerbit, toko buku
dan perpustakaan lain dalam bertukar informasi. Terjadi kegiatan bertukar
informasi atau bertukar pikiran meskipun baru pada tahap pengenalan sehingga
belum terlalu banyak yang terlibat.
4.
Penerapan SLDPMF di Perpustakaan Tiranus mendorong manajemen
perpustakaan untuk menugaskan staf perpustakaan secara khusus bekerja
dengan akun Facebook untuk melayani pengguna antara lain menjawab
pertanyaan pengguna, menyebarkan informasi, berkomunikasi dengan pihakpihak yang dapat menjadi mitra kolaborasi seperti toko buku, penerbit,
perpustakaan lain.
Implementasi SLDPMF secara organisasional memungkinkan institusi dan
komunitas STAT dapat memperoleh manfaat peningkatan kualitas di bidang
akademis dan pengetahuan. Hal ini sejalan dengan prinsip peranan modal sosial
positif masyarakat sebagai pemberi kontribusi yang signifikan terhadap peningkatan
kualitas masyarakat. Jejaring sosial yang terbentuk di dalam masyarakat merupakan
salah satu modal sosial positif. Facebook.com adalah situs jejaring sosial yang dapat
dipandang sebagai media pembentuk jejaring sosial masyarakat yang dapat
dimanfaatkan oleh perpustakaan untuk memberikan kontribusi positif dalam
pembentukan modal sosial positif. Pemanfaatan situs Facebook pada SLDPMF ini
dapat dipandang sebagai sumbangsih perpustakaan terhadap pembentukan modal
sosial positif masyarakat dalam hal ini komunitas masyarakat yang berbasiskan
pengetahuan atau masyarakat akademis. Peranan SLDPMF sebagai modal sosial
bagi pengembangan komunitas akademis dapat dijelaskan pada Gambar 19.
Hasil Implementasi
Implementasi SLDPMF di perpustakaan Tiranus telah dilakukan selama lebih
kurang satu tahun dan diperoleh hasil sebagai berikut:
1.
Komunikasi lebih lancar dan lebih luas
Fitur-fitur
komunikasi
yang
terdapat
pada
Facebook
komunikasi yang lebih lancar dan jangkauan yang lebih luas.
memungkinkan
51
2.
Efisiensi:
Penghematan waktu dapat dirasakan mengingat informasi menjadi lebih cepat
disampaikan.
3.
Hubungan lebih personal
Staf perpustakaan dapat lebih mengenal setiap pengguna melalui data
pengguna yang ada pada Facebook. Pengguna dapat lebih cepat memperoleh
jawaban atas kebutuhan informasi.
4.
Hubungan dengan alumni
Staf perpustakaan dapat terhubung dengan para alumni Tiranus yang tersebar
di seluruh Indonesia bahkan sampai ke luar negeri dengan mudah.
5.
Diskusi
Telah terjadi beberpa kali diskusi positif antara dosen, mahasiswa, maupun
pihak lain dengan memanfaatkan fasilitas SLDPMF.
6.
Promosi
Promosi buku baru maupun koleksi perpustakaan yang lain serta perkenalan
perpustakaan dapat dilakukan melalui SLDPMF.
Program kegiatan
perpustakaan dapat diperkenalkan dengan cara yang lebih efisien.
7.
Kolaborasi
Dengan SLDPMF dapat terjalin kolaborasi antara perpustakaan, penerbit dan
toko buku dalam hal melakukan promosi dan penyebaran informasi buku baru.
8.
Tiranuslibrary apps
-
Aplikasi perpustakaan yang diberi nama “tiranuslibrary apps” sudah
melewati masa percobaan yang ditetapkan oleh pihak facebook.com
sehingga statusnya telah resmi menjadi salah satu aplikasi Facebook
yang telah diindeks oleh Facebook.
-
Dengan resminya “tiranuslibrary apps” sebagai aplikasi Facebook, maka
dapat dilakukan koleksi data pengguna antara lain: nama, telpon, alamat,
tgl lahir, email, kota, pendidikan, pekerjaan, interest, serta keanggotaan
group/page dari setiap anggota SLDPMF dimana data tersebut dapat
diolah sesuai dengan kebutuhan perpustakaan dalam mengelola data
informasi pengguna.
52
Gambar 19 Peranan SLDPMF sebagai Modal Sosial Positif bagi Pengembangan
Komunitas Akademis