26 BAB 3 OBJEK DAN METODA PENELITIAN 3.1 Objek Penelitian

BAB 3
OBJEK DAN METODA PENELITIAN
3.1 Objek Penelitian
3.1.1 Sejarah Singkat
Sejarah mencatat keberadaan Pos Indonesia begitu panjang, Kantor pos
pertama didirikan di Batavia (sekarang Jakarta) oleh Gubernur Jendral G.W Baron
van Imhoff pada tanggal 26 Agustus 1746 dengan tujuan untuk lebih menjamin
keamanan surat-surat penduduk, terutama bagi mereka yang berdagang dari kantorkantor di luar Jawa dan bagi mereka yang datang dari dan pergi ke Negeri Belanda.
Sejak itulah pelayanan pos telah lahir mengemban peran dan fungsi pelayanan
kepada publik.
Setelah Kantor pos Batavia didirikan, maka empat tahun kemudian didirikan
Kantor pos Semarang untuk mengadakan perhubungan pos yang teratur antara kedua
tempat itu dan untuk mempercepat pengirimannya. Rute perjalanan pos kala itu ialah
melalui Karawang, Cirebon dan Pekalongan.
Perubahan Status Pos Indonesia
Pos Indonesia telah beberapa kali mengalami perubahan status mulai dari
Jawatan PTT (Post, Telegraph dan Telephone). Badan usaha yang dipimpin oleh
seorang Kepala Jawatan ini operasinya tidak bersifat komersial dan fungsinya lebih
diarahkan untuk mengadakan pelayanan publik. Perkembangan terus terjadi hingga
statusnya menjadi Perusahaan Negara Pos dan Telekomunikasi (PN Postel).
Mengamati perkembangan zaman dimana sektor pos dan telekomunikasi
26
berkembang sangat pesat, maka pada tahun 1965 berganti menjadi Perusahaan
Negara Pos dan Giro (PN Pos dan Giro), dan pada tahun 1978 berubah menjadi
Perum Pos dan Giro yang sejak ini ditegaskan sebagai badan usaha tunggal dalam
menyelenggarakan dinas pos dan giro pos baik untuk hubungan dalam maupun luar
negeri. Selama 17 tahun berstatus Perum, maka pada Juni 1995 berubah menjadi
Perseroan Terbatas dengan nama PT Pos Indonesia (Persero).
Dengan berjalannya waktu, Pos Indonesia kini telah mampu menunjukkan
kreatifitasnya
dalam
pengembangan
bidang
perposan
Indonesia
dengan
memanfaatkan insfrastruktur jejaring yang dimilikinya yang mencapai sekitar 24 ribu
titik layanan yang menjangkau 100 persen kota/kabupaten, hampir 100 persen
kecamatan dan 42 persen kelurahan/desa, dan 940 lokasi transmigrasi terpencil di
Indonesia. Seiring dengan perkembangan informasi, komunikasi dan teknologi,
jejaring Pos Indonesia sudah memiliki 3.700 Kantorpos online, serta dilengkapi
elektronic mobile pos di beberapa kota besar. Semua titik merupakan rantai yang
terhubung satu sama lain secara solid & terintegrasi. Sistem Kode Pos diciptakan
untuk mempermudah processing kiriman pos dimana tiap jengkal daerah di
Indonesia mampu diidentifikasi dengan akurat.
Visi, Misi dan Moto
VISI
Menjadi pemimpin pasar di Indonesia dengan menyediakan layanan suratpos,
paket, dan logistik yang handal serta jasa keuangan yang terpercaya
MISI
Berkomitmen kepada pelanggan untuk menyediakan layanan yang selalu
tepat waktu dan nilai terbaik. Berkomitmen kepada karyawan untuk
memberikan iklim kerja yang aman, nyaman dan menghargai kontribusi.
27
Berkomitmen kepada pemegang saham untuk memberikan hasil usaha yang
menguntungkan dan terus bertumbuh. Berkomitmen untuk berkontribusi
positif kepada masyarakat. Berkomitmen untuk berperilaku transparan dan
terpercaya kepada seluruh pemangku kepentingan.
MOTTO
Tepat Waktu Setiap Waktu ( On Time Every Time )
3.1.2 Bidang Usaha
Secara umum tujuan utama PT POS INDONESIA untuk melayani
kepentingan umum yang bergerak di bidang jasa, untuk mencapai tujuan tersebut
usaha-usaha yang telah dicapai PT POS INDONESIA adalah sebagai berikut :
1. Pelayanan pokok meliputi :
a. Bidang Urusan
-
Penjualan benda pos, materai dan akte agrarian
-
Penerimaan atau penyerahan surat tercatat (terdaftar)
-
Penerimaan surat kilat khusus
-
Pemberian bukti pengeposan surat biasa atau dinas
b. Urusan Keuangan
-
Mengirim atau menggunakan wesel pos
-
Logistik yaitu layanan pengiriman barang dengan spesifikasi dan
harga sesuai dengan permintaan/kesepakatan.
-
Giro dan cek pos
-
Fund Distribution : yaitu layanan penyaluran dana dari perusahaan
dan atau lembaga untuk masyarakat (many to one) secara account to
cash atau account to account.
28
-
Tabanas : yaitu layanan perbankan yang ada di Kantor Pos, meliputi
tabungan (saving) dan kredit.
c. Penerimaan penyetoran
Paket pos
d. Loket ekstra
-
Penjualan benda pos, materai dan akte agrarian
-
Pengiriman wesel pos
2. Pelayanan
tambahan
yaitu
pelayanan
yang
diselenggarakan
di
penyelenggaraan pokok seperti kwitansi pos
3. Pelayanan khusus yaitu yang secara khusus di berikan kepada pelayanan
pokok atas permintaan pengiriman atau penerima seperti : tercatat tebusan,
biaya tanggungan berita terima atau penerima, bayar kilat atau kilat khusus.
3.1.3 Produk-Produk
Produk-Produk PT POS INDONESIA adalah :
•
Jasa Keuangan
o
BANK CHANELLING yaitu Layanan perbankan yang ada di Kantor
Pos, meliputi tabungan (saving) dan kredit.
o
FUND DISTRIBUTION yaitu Layanan penyaluran dana dari
perusahaan dan atau lembaga untuk masyarakat (many to one) secara
account to cash atau account to account.
o
GIROPOS yaitu Layanan transaksi keuangan yang berbasis rekening
koran sebagai alternatif layanan perbankan dengan jangkauan yang lebih
29
luas dan tersebar di seluruh Indonesia serta terhubung secara real time
online untuk penerimaan setoran, penarikan (pembayaran dengan Cek)
dan pemindahbukuan menggunakan teknologi berbasis core banking
system
LOGISTIK yaitu Layanan pengiriman barang dengan spesifikasi dan
o
harga sesuai dengan permintaan/kesepakatan.
POSPAY yaitu Pembayaran berbagai tagihan dan angsuran dapat
o
Anda lakukan di Kantor pos yang tersebar di seluruh pelosok Indonesia,
dengan layanan yang lebih lengkap, lebih cepat dan tentunya akan sangat
memudahkan transaksi pembayaran Anda
WESELPOS yaitu layanan transfer uang cepat dalam negeri
o
•
Surat dan Paket
ADMAILPOS yaitu layanan pengelolaan essensial mail, advertising
o
mail, Hybrid Mail dan direct mail lainnya meliputi :
-
Layanan percetakan digital (production) dan delivery melalui one stop
services untuk billing/account statement, rekening Koran,
invoice
tagihan dan solo mail.
-
Pengamplopan (inserting) surat secara mekanik ke dalam sampul.
-
Layanan pra posting, menggunakan berita terima atau non way bill.
-
Layanan penunjang berupa penyediaan raw material produksi dan
inventory management.
o
EXPRESS MAIL SERVICE (EMS) yaitu layanan premium untuk
pengiriman surat, dokumen dan barang ke luar negeri.
30
o
FILATELI
yaitu
hobi
mengumpulkan
atau
mengoleksi
dan
mempelajari segala hal tentang Perangko dan benda pos lainnya
o
PAKET POS yaitu layanan hemat untuk pengiriman barang-barang
berharga dalam cakupan nasional maupun internasional.
o
POS EXPRESS yaitu layanan istimewa dari Pos Indonesia untuk kota
tujuan tertentu di Indonesia yang mengedepankan akurasi pengiriman,
cepat, tepat, mudah dilacak dengan harga kompetitif.
o
POS KILAT KHUSUS yaitu layanan pengiriman Surat pos
(Dokumen, Surat, Warkatpos, Kartupos, Barang Cetakan, Surat Kabar,
Sekogram
dan
Bungkusan
Kecil)
serta
barang
berharga
yang
mengandalkan kecepatan kiriman dan menjangkau ke seluruh pelosok
Indonesia.
o
SURAT POS BIASA (STANDAR) yaitu Layanan pengiriman pesan
dan barang secara impresif untuk semua lapisan masyarakat
31
3.1.4 Struktur Organisasi
STRUKTUR ORGANISASI
KANTOR POS JAKARTA SELATAN 12000
Kepala Kantor
Wakil Kepala Kantor
Manajer
SDM
Manajer
Audit &
Mutu
Manajer
Keuangan
dan BPM
Manajer
Jasa
Keuangan
Manajer
PPLA
Manajer
Sarana
Manajer
Akuntansi
Manajer
Pelayanan
Sore
Manajer
Teknologi
Informasi
Representatif
Manajer
Pelayanan
Surat Pos
Manajer
BMS /
SLPK
Manajer
Penjualan
Representatif
3.1.5 Uraian Tugas
Pembagian wewenang dan tanggung jawab pada PT Pos Indonesia Jakarta
Selatan adalah :
1. Manajer Sumber Daya Manusia (SDM)
a. Menyusun uraian tugas staf dibagiannya sesuai dengan SOP yang
berlaku.
32
b. Menyusun dan mengendalikan anggaran di bagiannya.
c. Mengelola pendayagunaan karyawan yang mencakup promosi, mutasi,
serta penugasan dalam rangka pemenuhan kebutuhan tenaga kerja dan
optimalisasi karyawan bagi penyelenggaraan aktivitas bisnis proses
staffing.
d. Mengkoordinasikan pelaksanaan proses staffing.
e. Mengelola pengembangan kompetensi dan pemenuhan kebutuhan
training.
f. Menyusun rencana kebutuhan jumlah karyawan tetap dan tenaga kontrak
karya / tenaga temporer.
g. Melakukan proses rekrutmen karyawan.
h. Melakukan role statement untuk jabatan struktural.
i. Mengkoordinasikan pengelolaan SIM SDM.
j. Melakukan pengawasan terhadap daftar kehadiran karyawan.
k. Mengkoordinasikan pelaksanaan layanan SDM.
l. Mengelola pelaksanaan terhadap daftar kehadiran karyawan.
m. Mengelola pelaksanaan penilaian kinerja dan penghargaan.
n. Melaksanakan administrasi dan pengolahan penegakan hukuman disiplin /
manajemen disiplin.
o. Melaksanakan program harmonisasi hubungan industrial.
p. Mengkoordinasikan penanganan penyelesaian perselisihan hubungan
industrial.
q. Melakukan pengawasan dan verifikasi pengelolaan SDM.
r. Memimpin dan mengkoordinasikan staf masing-masing serta memberikan
bimbingan dan petunjuk bagi pelaksanaan tugas staf.
33
s. Menyusun dan menyampaikan laporan kinerja pengembangan dan
pelatihan SDM.
2. Manajer Audit dan Mutu
a. Menyusun uraian tugas staf dibagiannya sesuai dengan SOP yang
berlaku.
b. Menyusun dan melaksanakan program kerja bagiannya.
c. Menyusun jadwal kegiatan pemeriksaan periodik, obyek dan materi
pemeriksaan agar tercapai pelaksanaan pekerjaan di UPT dalam lingkup
tanggungjawabnya sesuai dengan SOP yang berlaku.
d. Melaksanakan pemeriksaan terhadap pelaksanaan pekerjaan pada semua
bagian di UPT dalam lingkup tanggungjawab agar terhindar dari fraud.
e. Membuat hasil pemeriksaan periodik, eksploitasi dan rutin dalam buku
pemeriksaan tersendiri serta melaporkan kepada kepala kantor atau wakil.
f. Melakukan pemeriksaan khusus dalam hal terdapat indikasi kecurangan.
g. Melaksanakan pengukuran mutu operasi dan pelayanan kepada publik
dan memberikan laporan kepada kepala kantor dan wakil atas hasil
pengukuran mutu.
h. Menyimpan dan mempersiapkan hasil pemeriksaan ditempat yang aman
dan tidak dijangkau oleh yang tidak berhak.
i. Mengelola sumber daya dibagiannya untuk kelancaran tugas.
j. Melakukan coaching dan counseling kepada karyawan di lingkungan
kerjanya.
k. Mengkoordinir dan mengkompilasi temuan dan perbaikan terhadap hasil
pemeriksaan rutin perwakilan SPI.
34
l. Membuat dan menyampaikan laporan dibagiannya kepada atasan dan unit
kerja terkait.
3. Manajer Pengawasan Pelayanan Luar dan Agen Pos (PPLA)
a. Menyusun uraian tugas staf dibagiannya sesuai dengan SOP yang
berlaku.
b. Melakukan rekapan pendapatan dan biaya dari N2/N2b/N2c Kpc, LE,
PKK dan Agen pos.
c. Melakukan reposisioning pangkalan PKK / LE ke tempat yang lebih
produktif.
d. Melakukan pencatatan piutang dan uang titipan Kpc, LE dan PKK dengan
tertib dan menyelesaikannya sebelum akhir bulan berjalan.
e. Mengawasi pelayanan Kpc, LE dan Agen pos
f. Melakukan uji petik Ipos dari Kpc, LE, PKK dan Agen pos dan
temuannya agar dibukukan.
g. Melakukan pengawasan kehadiran seluruh SDM yang ada di wilayah
tanggungjawabnya.
h. Membuat C3/C6 setiap bulan, membukukan serta C6/C3 ditandatangani
oleh Kakp/Wkp.
i. Melakukan pengosongan kas PKK dan LE minimal dua kali setahun.
j. Membuat Cost and Analysis Benefit (CBA).
k. Membuat target pendapatan Kpc, LE dan PKK
l. Membuat realisasi pendapatan dan biaya setiap bulan.
m. Memimpin dan mengkoordinasikan staf masing-masing serta memberikan
bimbingan dan petunjuk bagi pelaksanaan tugas staf.
35
4. Manajer Sarana
a.
Menyusun uraian tugas staf dibagiannya sesuai dengnan SOP yang
berlaku.
b.
Mengawasi agar semua barang inventaris telah diinput di Toll Inventaris
Asset (TIA).
c.
Membuat dan melakukan update per-73 di setiap ruangan.
d.
Mengawasi setiap mutasi barang yang telah dipertanggungkan dan
didukung dengan sumber lengkap (Per-28)
e.
Mengawasi resi barang dan pengeluaran dicatat di Per-1
f.
Mengawasi penyimpanan dan penomoran Per-8, per-9, Per-28 dan Per-49
pada buku bantu sudah tertib.
g.
Mengawasi dan mendata barang-barang yang rusak tidak dapat digunakan
kembali.
h.
Mengajukan persetujuan penghapusan barang yang rusak ke Kantor Pusat
(Per-49).
i.
Membuat berita acara penghapusan (Per-51) setelah mendapatkan ijin
dari Kantor Pusat.
j.
Mengawasi penempelan stiker disetiap barang inventaris.
k.
Mengawasi administrasi model / register berharga telah dilakukan dengan
tertib (permintaan, pemberian dan serah terima).
l.
Membuat bezeting kendaraan dinas milik perusahaan dan seewa guna.
m. Membuat
buku
pengawasan
(KM-1)
pemeliharaan,
perbaikan,
penggantian suku cadang.
n.
Membuat buku pengawasan pemakaian kendaraan di setiap kendaraan
(KM-2) serta BBM.
36
o.
Menyimpan fotokopi sertifikat tanah milik perusahaan dengan tertib dan
tempat yang aman.
p.
Melakukan standarisasi warna, papan identitas kantor dan papan petunjuk
kantor.
q.
Melaksanakan pengamanan kantor : CCTV, satpam, alarm, alat pemadam
kebakaran.
r.
Membuat PKS dengan mitra yang memanfaatkan lahan perusahaan.
s.
Membuat laporan pengunaan BBM dan penggunaan anggaran sarana.
5. Manajer Pelayanan Surat Pos
a. Menyusun uraian tugas staf dibagiannya sesuai SOP yang berlaku.
b. Membuat userID dan password milik sendiri
c. Mengaktivasi IPOS modul pelayanan dengan password manajer layanan.
d. Mengaktivasi pegawai loket sesuai nama dan nippos petugas loket yang
bertugas.
e. Mengaktivasi modul manajer pelayanan melakukan ubah kurs untuk
layanan EMS.
f. Memeriksa nomor urut terakhir rekap backsheet yang tampil pada sistem
sama dengan rekap backsheet hari kemarin.
g. Melakukan serah terima resi yang belum digunakan dari manajer ke
petugas loket.
h. Pada akhir dinas, mencetak dan menandatangani rekap backsheet.
i. Melakukan pemeriksaan segitiga antara backsheet, rekap backsheet dan
neraca loket / bukti setoran.
j. Melakukan proses resi pembatalan.
k. Memeriksa resi batal agar dilampirkan pada backsheet.
37
l. Memeriksa resi batal sudah dientri ulang di loket, sebagai pembetulan
kekeliruan.
m. Melakukan pemeriksaan tarif perangko sesuai dengan tarif yang
ditetapkan.
n. Melakukan pemeriksaan keaslian perangko pada surat pos yang diterima.
o. Melakukan pemeriksaan surat pos yang diprangkoi telah dibubuhi teraan
cap tanggal.
p. Melakukan serah terima IPOS ke bagian proses dan distribusi dengan
buku serah.
q. Membuat laporan harian / I-10
6. Manajer Keuangan dan BPM
a. Menyusun uraian tugas staf dibagiannya sesuai dengan SOP yang
berlaku.
b. Melakukan pencatatan mutasi BPM dengan tertib.
c. Melakukan pemeriksaan fisik BPM denga catatan persediaan BPM :G-15
dan Per-1
d. Melakukan rekonsiliasi jumlah BPM yang terjual jumlah uangnya sesuai
dengan catatan akuntansi (pendapatan prangko, hutang benda meterai,
hutang barang konsinyasi dan rekening terkait lainnya)
e. Membuat berita acara penyerahan BPM yang mutakhir kepada Kpc, LE
dan PKK.
f. Melakukan pencatatan mutasi BPM antar kantor dicatat pada G-15, Per-1
dan buku rekening koran BPM, bandingkan dengan dokumen terkait
mutasi BPM G2a, G2c, G14.
38
g. Melakukan penyelesaian kredit pension kepada mitra kreditur yang telah
didukung dokumen pembayaran yang sah.
h. Melakukan penyetoran kredit pension ditransfer ke rekening mitra yang
ditunjuk sesuai PKS.
i. Membuat laporan sesuai ketentuan yang telah ditetapkan.
7. Manajer Pelayanan Sore
a. Menyusun uraian tugas staf dibagiannya sesuai dengan SOP yang
berlaku.
b. Membuat userID dan password milik sendiri.
c. Mengaktivasi IPOS modul pelayanan dengan password manajer layanan.
d. Mengaktivasi pegawai loket sesuai nama dan nippos petugas loket yang
bertugas.
e. Mengaktivasi modul manajer pelayanan melakukan ubah kurs untuk
layanan EMS.
f. Memeriksa nomor urut terakhir rekap backsheet yang tampil pada sistem
sama dengan rekap backsheet hari kemarin.
g. Melakukan serah terima resi yang belum digunakan dari manajer ke
petugas loket.
h. Pada akhir dinas, mencetak dan menandatangani rekap backsheet.
i. Melakukan pemeriksaan segitiga antara backsheet, rekap backsheet dan
neraca loket / bukti setoran.
j. Melakukan proses resi pembatalan.
k. Menginput PIN wesel agar dilakukan oleh pengirim.
l. Memeriksa agar resi setor di tandatangani pengirim dan petugas loket.
m. Mengawasi pelaksanaan pelayanan SOPP sesuai dengan SOP.
39
n. Memeriksa resi batal agar dilampirkan pada backsheet.
o. Memeriksa resi batal sudah dientri ulang di loket, sebagai pembetulan
kekeliruan.
p. Melakukan pemeriksaan tarif perangko sesuai dengan tarif yang
ditetapkan.
q. Melakukan pemeriksaan keaslian perangko pada surat pos yang diterima.
r. Melakukan pemeriksaan suratpos yang diperangkoi telah dibubuhi teraan
cap tanggal.
s. Melakukan serah terima IPOS ke bagian proses dan distribusi dengan
buku serah.
t. Membuat laporan harian / I-10
8. Manajer Akuntansi
a. Menggunakan userID Simakpos sesuai dengan userID petugas yang
bertalian.
b. Membuat saldo kas pada BKH sesuai dengan buku anasir kas
bendaharawan dan buku bank.
c. Menncatat pelimpahan pada buku pelimpahan dengan benar berdasarkan
buku pelimpahan.
d. Melakukan pencetakan konfirmasi dari Kantor Pusat dari aplikasi ITEMS.
e. Melakukan penjurnalan JPM atas konfirmasi tersebut.
f. Melakukan penjurnalan pada BKH dengan benar sesuai dengan jumlah
yang seharusnya pada JKK dan JKM.
g. Mencatat pada BKH sesuai dengan dokumen sumber.
h. Melakukan otorisasi setiap dokumen pengeluaran yang dicatat pada BKH.
i. Melakukan verifikasi data transaksi.
40
j. Membuat jurnal umum yang dilengkapi dengan data sumber yang sah
k. Melakukan rekonsiliasi data antar bagian.
l. Mengawasi buku pengawasan rekening koran, hutang penyaluran dana,
hutang pension, konsinyasi, hutang pajak, hutang benda meterai.
m. Membuat buku pengawasan piutang, kelengkapan dokumen, buku
penagihan ke mitra.
n. Membuat laporan sesuai dengan ketentuan.
9. Manajer BMS (Bussiness Mail Service) dan SLPK (Sentra Layanan
Pelanggan Korporat)
a. Menyusun uraian tugas staf dibagiannya sesuai dengan SOP yang
berlaku.
b. Mengawasi pengiriman menggunakan fasilitas kredit, menggunakan
daftar pengantar kiriman yang bernomor bulanan, tanggal dan nomor ijin
dan nama mitra.
c. Mengawasi sampul kiriman dibubuhi teraan cap karet yang memuat
nomor dan tanggal ijin fasilitas kredit.
d. Mengawasi daftar mitra yang selalu di update oleh bagian penjualan /
PLP.
e. Membuat uji petik pemeriksaan berat dan jumlah dan kiriman korporat
dengan fasilitas kredit.
f. Membuat hasil uji petik dicatat pada buku pengawasan.
g. Mengawasi file/softcopy yang diserahkan pelanggan dilakukan dengan
menandatangani serah terima.
h. Mengawasi format data sesuai dengan PKS.
41
i. Melakukan pencocokan antara jumlah kiriman dari backsheet dan jumlah
pengantar dari mitra.
j. Membuat rekapan backsheet.
k. Pada akhir dinas, naskah rekap backsheet, daftar pengantar kiriman agar
diserahkan ke bagian akuntansi untuk dipertanggungjawabkan.
l. Membuat surat tagihan kepada pelanggan.
m. Membuat laporan neraca harian / I-10
10. Manajer Teknologi Informasi Representatif
a. Menyusun uraian tugas staf dibagiannya sesuai dengan SOP yang
berlaku.
b. Menyusun dan mengendalikan anggaran di bagiannya.
c. Melakukan pelatihan teknis kepada pengguna dan pendukung teknologi
informasi.
d. Mengkoordinasikan
pelaksanaan
instalasi/update/upgrade
sistem
teknologi informasi.
e. Melakukan pemeliharaan sistem teknologi informasi.
f. Mengusulkan pengadaan dan pengembangan kompetensi karyawan
teknologi (brainware).
g. Melakukan evaluasi penggunaan / optimalisasi sistem teknologi
informasi.
h. Mengusulkan kebutuhan sistem teknologi informasi (infrastruktur dan
perangkat lunak).
i. Memberi bantuan teknis kepada pengguna sistem teknologi informasi.
j. Mengelola asset teknologi informasi.
42
k. Menyusun dan menyampaikan laporan kegiatan pengelolaan teknologi
informasi.
11. Manajer Penjualan Representatif
a. Menyusun uraian tugas staf dibagiannya sesuai dengan SOP yang
berlaku.
b. Membuat PKS atau SPK atau surat ijin lainnya kepada mitra yang
menggunakan fasilitas kredit atau fasilitas lainnya : diskon, tarif khusus.
c. Mencatat pada daftar mitra yang melakukan PKS.
d. Mengawasi masa laku PKS.
e. Melengkapi dokumen PKS dengan form piutang-1, 1A, 2, 9, 10.
f. Melakukan pengawasan kepada mitra yang mempunyai piutang
pendapatan dan memenuhi batas minimum pengiriman.
g. Membuat dan mengawasi jadwal kunjungan prospek mitra dan buktibuktinya.
h. Membuat laporan realisasi biaya pemasaran yang telah direkonsiliasi
dengan pertanggungan akuntansi.
i. Mencatat biaya pemasaran pada kartu pengawasan anggaran.
j. Melakukan
pengawasan
pendapatan
yang
sudah
/
belum
dipertanggungkan.
k. Membuat surat tagihan yang diterima oleh mirta tepat pada waktunya.
l. Melakukan rekonsiliasi buku pengawasan piutang dengan rekening koran
bank.
m. Membuat surat teguran apabila tanggal 15 belum dilunasi.
43
3.1.6 Prosedur Penggajian
a. Prosedur Pencatatan Waktu Hadir
Pencatatan waktu hadir karyawan pada PT Pos Indonesia Jakarta
Selatan dengan melakukan penempelan sidik jari ke mesin absensi tapping
sidik jari. Karyawan melakukan absen dengan menempelkan sidik jari ke
mesin tapping hingga menghasilkan bunyi pada mesin. Mesin tersebut akan
mencatat waktu kehadiran yang mencakup jam kehadiran karyawan. Absensi
pada perusahaan berfungsi pada pukul 07.00 yang merupakan waktu masuk
kantor pada shift pertama. Karyawan yang masuk pada shift kedua, masuk
pada jam 12.00. Dan melakukan absen kembali pada pukul 15.00 untuk shift
pertama dan pada pukul 19.00 untuk shift kedua pada saat waktu pulang
kantor.
b. Prosedur Pembuatan Daftar Gaji
Data yang tercatat dari mesin tapping sidik jari, akan langsung
mengakses ke web kantor pos pusat yang ada di Bandung. Lalu kantor pos
pusat mengirim data tersebut ke kantor pos Jakarta Selatan. Kemudian data
kehadiran karyawan tersebut dicocokkan setiap minggunya oleh bagian SDM
yang di simpan dalam flashdisk. Dan dirangkum setiap bulannya untuk proses
perhitungan gaji karyawan.
c. Prosedur Perhitungan Waktu Kerja dan Lembur
Pada prosedur ini, bagian SDM menghitung gaji karyawan dengan
menggunakan aplikasi komputer yaitu Microsoft Excel. Perhitungan gaji
karyawan memiliki beberapa golongan (grade) jabatan, yaitu :
44
PANGKAT
JMPOS
JMPOS I
JPOS
JPOS I
PMPOS
PMPOS I
PAPOS
PAPOS I
PNMPOS
PNMPOS I
PNPOS
PNPOS I
Dikonversikan Menjadi
GOLONGAN
I/a
I/b
I/c
I/d
II/a
II/b
II/c
II/d
III/a
III/b
III/c
III/d
GRADE
17
16
15
14
13
12
11
10
9
8
7
6
PT Pos Indonesia Jakarta Selatan memiliki kebijakan, jika
karyawan tidak masuk kerja tanpa surat ijin, maka akan dikenakan sanksi
yaitu sebesar 20% dari gaji karyawan tersebut. Jadi, jika karyawan tidak
masuk 5 hari kerja tanpa surat ijin, maka karyawan tersebut tidak
mendapatkan gaji pada bulan berikutnya. Sedangkan bagi pegawai yang
tidak masuk kerja dengan alasan (ada pemberitahuan) kepadanya dikenakan
potongan premi kehadiran sebesar 1/25 x dari besarnya uang premi
kehadiran yang bersangkutan untuk setiap satu hari ketidakhadirannya.
Potongan premi kehadiran dimaksudkan tidak diperhitungkan bilamana
pegawai tidak masuk kerja karena mengambil cuti tahunan. Izin
meninggalkan tempat kerja diberikan oleh atasan dari pegawai yang
bersangkutan, apabila alasan yang diberikan pegawai tersebut dapat
diterima.
45
Dan berikut ini adalah tarif lembur per jam untuk masing-masing
golongan :
•
•
Jika lembur pada hari kerja , maka tarif per/jam :
Golongan I
: Rp25.000,- / jam
Golongan II
: Rp50.000,- / jam
Golongan III
: Rp75.000,- / jam
Jika lembur pada hari libur nasional atau tanggal merah, maka tarif per/jam:
Golongan I
: Rp40.000,- / jam
Golongan II
: Rp50.000,- / jam
Golongan III
: Rp60.000,- / jam
Seorang karyawan bisa dikatakan lembur jika mempunyai surat tugas
lembur dari atasan dan dilakukan diluar jam kantor.
d. Prosedur Distribusi Pembayaran Gaji
Setelah bagian SDM menghitung gaji tiap karyawan, lalu data tersebut
diberikan ke bagian keuangan. Di bagian keuangan, melihat jumlah uang
yang ada di Bank apakah jumlahnya mencukupi untuk membayar gaji para
karyawan atau tidak. Jika mencukupi jumlahnya, lalu membuat cek untuk
memberitahukan ke Bank. Kemudian Bank melakukan proses transfer ke
rekening masing-masing karyawan sesuai dengan data yang diberikan.
e. Prosedur Otorisasi Dokumen Penggajian
Setelah uang ditransfer ke rekening masing-masing karyawan, lalu
bagian keuangan memberikan bukti ke bagian akuntansi. Bukti transfer
tersebut lalu dicocokkan jumlahnya dengan perhitungan dari bagian SDM dan
46
mengotorisasi jika kedua data tersebut telah sesuai jumlahnya. Setelah
diotorisasi oleh bagian akuntansi, barulah bagian SDM membuat slip gaji
untuk karyawan dengan rangkap 2. Rangkap pertama untuk diberikan kepada
karyawan. Dan rangkap yang kedua, untuk disimpan atau didokumentasikan.
Karyawan yang telah mengambil slip gaji di bagian SDM, harus
menandatangani daftar pengambilan slip gaji untuk pendokumentasian di
bagian SDM agar mengetahui siapa saja yang telah mengambil dan yang
belum mengambil slip gaji tersebut.
3.1.7 Flowchart Sistem Penggajian
Flowchart yang penulis sajikan berdasarkan dari gambaran atas kegiatan
proses penggajian :
47
Prosedur Sistem Penggajian PT Pos Indonesia Jakarta Selatan
Karyawan
SDM
Keuangan
Akuntansi
Komputer
Mulai
Data
kehadiran
karyawan
masuk ke
Web Online
Kantor Pusat
Validasi
sidik jari
Data
kehadiran
karyawan
dari kantor
pusat
Perhitungan
Gaji
Karyawan
Data
perhitungan
gaji
Masukkan
perhitungan gaji
Tanda
tangan
cek
2
1
Dokumen
perhitugan gaji
Otorisasi
dokumen
perhitungan
gaji dengan
jumlah yang
ditransfer
Buat Slip
Gaji
2
2
Slip gaji
1
Slip gaji
Selesai
48
3.2 Metodelogi Penelitian
3.2.1 Teknik Pengumpulan Data
Metode yang digunakan dalam proses pengumpulan data perusahaan
dilakukan dengan observasi langsung ke perusahaan pada bulan Mei sampai dengan
bulan Juni 2013, serta mengajukan daftar pertanyaan yang berkaitan dengan
pengendalian internal pada perusahaan, khususnya pada fungsi yang berkaitan
dengan siklus penggajian.
Pada observasi yang dilakukan, penulis mendapatkan gambaran dan
keterangan dari kepala kantor, manajer SDM dan bagian akuntansi. Pengumpulan
bukti dilakukan dengan cara :
a. Wawancara
Pelaksanaan wawancara dilakukan dengan mengajukan pertanyaan pada
pihak perusahaan, yaitu manajer SDM serta kepala kantor. Pertanyaan yang
diajukan seputar pelaksanaan pengendalian internal, prosedur dan aktivitas
penggajian serta bukti-bukti yang mendukung proses penggajian.
b. Studi Dokumentasi
Pengumpulan bukti dilakukan dengan mempelajari dan mengevaluasi
dokumen-dokumen sumber yang diberikan oleh pihak perusahaan seperti
perhitungan jumlah kehadiran karyawan. Untuk dokumen seperti perhitungan
gaji karyawan, penulis tidak dapat mempelajari dokumen tersebut disebabkan
karena sifatnya rahasia.
c. Observasi
Setelah melakukan wawancara dengan bagian yang berkaitan dengan proses
penggajian dan memperoleh pemahaman dari prosedur serta dokumen yang
diberikan, penulis juga melakukan observasi ke proses penggajian di
49
perusahaan tersebut untuk melihat langsung ada atau tidaknya pengendalian
internal dan bagaimana pelaksanaannya oleh karyawan.
d. Menilai Risiko Pengendalian
Untuk mendukung proses observasi, dokumen-dokumen dan bukti lain yang
didapatkan, penulis melakukan penelitian terhadap risiko pengendalian, yaitu
melakukan pengujian pengendalian langsung ke perusahaan dengan
mengidentifikasi dan mengevaluasi.
3.2.2 Prosedur Evaluasi Pengendalian Internal
Bentuk prosedur evaluasi pengendalian internal yang penulis lakukan, yaitu :
1. Mempertimbangkan pengetahuan yang diperoleh dari prosedur untuk
memperoleh suatu pemahaman pengendalian internal dengan kesesuaian pada
lima komponen pengendalian internal menurut COSO.
2. Mengidentifikasi salah saji potensial.
3. Mengidentifikasi pengendalian-pengendalian yang diperlukan.
4. Mengevaluasi bukti dan penilaian.
50