Bab 6. Sistem Pengendalian Intern

Bab 6. Sistem Pengendalian Intern
Definisi Sistem Pengendalian Intern
Sistem pengendalian intern
 struktur organisasi, metode & ukuran-ukuran yg dikoordinasikan untuk
menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data
akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan
manajemen
Tujuan sistem pengendalian intern
1. Menjaga kekayaan organisasi
2. Mengecek ketelitian & keandalan data akuntansi
3. Mendorong efisiensi
4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen
Menurut tujuannya, sistem pengendalian intern dibagi 2 macam:
a. pengendalian intern akuntansi
b. pengendalian intern administratif
1
Menjaga kekayaan organisasi
Tujuan pokok
sistem
pengendalian
intern
Mengecek ketelitian &
keandalan data akuntansi
Mendorong efisiensi
Mendorong dipatuhinya
kebijakan manajemen
Tujuan
pengendalian
intern akuntansi
Tujuan
pengendalian
intern administratif
Unsur Sistem Pengendalian Intern
Struktur organisasi yg memisahkan
tanggung jawab & wewenang secara tegas
Unsur pokok
sistem
pengendalian
intern
Sistem otorisasi & prosedur pencatatan
Praktik yg sehat
Karyawan yg mutunya sesuai dgn
tanggung jawabnya
2
Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian
 mencerminkan sikap & tindakan para pemilik & manajer perusahaan
mengenai pentingnya pengendalian intern perusahaan
Unsur lingkungan pengendalian
1. Filosofi & gaya operasi
2. Berfungsinya dewan komisaris & komite pemeriksaan
3. Metode pengendalian manajemen
4. Kesadaran pengendalian
Penanggungjawab Pengendalian Intern Akuntansi
Siapakah yg bertanggung jawab atas pengembangan & pengoperasian
pengendalian intern akuntansi suatu perusahaan ?
 manajemen puncak
3
Konsep yg Salah Mengenai Sistem Pengendalian Intern
Konsep salah yg seringkali dilakukan oleh manajemen puncak:
a. sistem pengendalian intern dikira merupakan tanggung jawab direktur
keuangan saja
b. adanya persepsi bahwa sistem pengendalian intern dapat
menggantikan kekurang-ahliannya dalam mengelola perusahaan
c. sistem pengendalian intern seringkali disamakan dgn unit organisasi yg
disebut dgn satuan pengawas intern dalam perusahaan
d. adanya pendapat bahwa perancangan & penerapan sistem
pengendalian intern merupakan tanggung jawab satuan pengawas
intern
Pendekatan Untuk Merancang Pengendalian Intern Akuntansi
Secara garis besar, pendekatan untuk merancang pengendalian intern
akuntansi adalah bertitik tolak dari 2 tujuan sistem:
1. menjaga kekayaan perusahaan
2. mengecek ketelitian & keandalan data akuntansi
4
Langkah Penyusunan Pengendalian Intern Akuntansi
Sistem
Pengendalian
Akuntansi
Tujuan
Pokok
Tujuan
Umum
Tujuan
Khusus
Unsur
SPI
Unsur
Pokok
SPI





Sistem
Pengendalian
Intern
( SPI )
Penjelasan & Rincian
Sistem Pengendalian Akuntansi
 1. menjaga kekayaan perusahaan

a. penggunaan kekayaan perusahaan hanya melelui sistem otorisasi yg telah
ditetapkan
 (1) pembatasan akses langsung thd kekayaan
 (2) pembatasan akses tidak langsung thd kekayaan

b. pertanggung-jawaban kekayaan perusahaan yg dicatat dibandingkan dgn
kekayaan yg sesungguhnya ada
 (1) pembandingan secara periodik antara catatan akuntansi dgn kekayaan
yg sesungguhnya ada
5
 (2) rekonsiliasi antara catatan akuntansi yg diselenggarakan
5
 2. mengecek ketelitian & keandalan data akuntansi

a. pelaksanaan transaksi melalui sistem otorisasi yg telah ditetapkan
 (1) pemberian otorisasi oleh pejabat yg berwenang
 (2) pelaksanaan transaksi sesuai dgn otorisasi yg diberikan oleh pejabat yg
berwenang

b. pencatatan transaksi yg terjadi dalam catatan akuntansi
 (1) pencatatan semua transaksi yg terjadi
 (2) transaksi yg dicatat adalah benar-benar terjadi
 (3) transaksi dicatat dalam jumlah yg benar
 (4) transaksi dicatat dalam periode akuntansi yg seharusnya
 (5) transaksi dicatat dgn penggolongan yg seharusnya
 (6) transaksi dicatat & diringkas dgn teliti
Sistem Pengendalian Intern ( SPI )




1.
2.
3.
4.
struktur organisasi yg memisahkan tanggung jawab & wewenang secara tegas
sistem otorisasi & prosedur pencatatan
praktik yg sehat
karyawan yg mutunya sesuai dgn tanggung jawabnya
6
Unsur SPI
( contoh pada Sistem Pembelian )
 1. struktur organisasi yg memisahkan tanggung jawab & wewenang secara tegas
 a. dibentuk unit organisasi Bagian Gudang, Bagian Pembelian, Bagian
Penerimaan, Bagian Utang, dan Bagian Kartu Persediaan
 b. Bagian Pembelian terpisah dari Bagian Penerimaan

c. Bagian Pembelian & Bagian Penerimaan terpisah dari Bagian Utang & Bagian
Kartu Persediaan
 2. sistem otorisasi & prosedur pencatatan
 a.
 b.
 c.
 d.
otorisasi surat permintaan pembelian oleh Kepala Bagian Gudang
otorisasi surat order pembelian oleh Kepala Bagian Pembelian
otorisasi laporan penerimaan barang oleh Kepala Bagian Penerimaan
otorisasi bukti kas keluar oleh Kepala Bagian Utang
 3. praktik yg sehat
 a. surat permintaan pembelian, surat order pembelian, laporan penerimaan
barang, & bukti kas keluar bernomor urut tercetak, dan pemakaiannya
dipertanggung-jawabkan
 b.
rekonsiliasi periodik antara catatan persediaan dgn fisik persediaan yg ada di
gudang
 4. karyawan yg mutunya sesuai dgn tanggung jawabnya
 ( tidak dirinci karena unsur ini bersifat umum yg berlaku untuk semua transaksi )
7
Pengendalian Intern Akuntansi Dalam Lingkungan Pengolahan
Data Elektronik
Perbedaan karakteristik Sistem Manual vs Sistem Komputer
Pengendalian Intern Akuntansi
dalam Sistem Manual
Pengendalian Intern Akuntansi
dalam Sistem Komputer
1. Pembagian tanggung jawab
pelaksanaan suatu transaksi ke tangan
beberapa orang atau departemen agar
tercipta adanya cek silang (cross-check)
dan spesialisasi pekerjaan klerikal
Karena ketelitian & kecepatan pengolahan
data dgn komputer, lebih sedikit diperlukan
cek silang dalam pengolahan data,
terutama yg menyangkut perhitungan
dalam pengolahan data akuntansi
2. Dilakukan pemeriksaan secara visual
terhadap transaksi penting & dokumen
yg diproses melalui sistem
Komputer dapat melakukan berbagai
pemeriksaan (edit) yg semula dilakukan
oleh manusia melalui program komputer,
sehingga mengurangi pekerjaan editing
dokumen secara visual
3. Manual system menitikberatkan
pengendalian di tangan manusia, yg
dicapai dgn pembagian tanggung jawab
pelaksanaan transaksi ke beberapa
orang atau bagian
Sistem komputer menitikberatkan
pengendalian melalui program komputer,
sehingga pembagian tanggung jawab
fungsional dalam pelaksanaan transaksi
dapat dikurangi
8
Unsur Sistem Pengendalian Intern dalam Lingkungan Pengolahan
Data Elektronik
Sistem
Pengendalian
Intern
Pengendalian
Intern
Akuntansi
Pengendalian
Aplikasi
Ketelitian
Kelengkapan
Pengendalian
Intern
Administratif
Pengendalian
Umum
Organisasi
Prosedur pengubahan program
Prosedur pengembangan sistem
Pengawasan thd fasilitas pengolahan data
9
Pengendalian Umum
a. Organisasi
Struktur organisasi departemen pengolahan data elektronik
Manajer
Pengolahan Data
Manajer Sistem &
Program
Manajer Fasilitas
Pengolahan Data
Analisis Sistem
Perpustakaan
Pemrogram
Konversi Data
Operator Komputer
Grup Pengawas
Jasa Teknik
10
b. Pengendalian terhadap Sistem & Program
1. Prosedur penelaahan & pengesahan sistem baru
2. Prosedur pengujian program
3. Prosedur pengubahan program
4. Dokumentasi
c. Pengendalian terhadap Fasilitas Pengolahan Data
1. Operasi konversi data
2. Operasi komputer
3. Perpustakaan
4. Fungsi pengendalian
11
Pengendalian Aplikasi
Tujuan :
1.
2.
3.
4.
5.
menjamin bahwa semua transaksi yg telah diotorisasi telah
diproses sekali saja secara lengkap
menjamin bahwa data transaksi lengkap & teliti
menjamin bahwa pengolahan data transaksi benar & sesuai dgn
keadaan
menjamin bahwa hasil pengolahan data dimanfaatkan untuk
tujuan yg telah ditetapkan
menjamin bahwa aplikasi dapat terus-menerus berfungsi
Pengendalian Preventif
Pengendalian
Aplikasi
Pengendalian Detektif / Korektif
12
a.
Pengendalian Preventif
 bertindak sbg petunjuk untuk membantu sesuatu terjadi seperti yg seharusnya
terjadi
1. Otorisasi data sumber
2. Konversi data
3. Penyiapan data sumber
Unsur-unsur
pengendalian
preventif
4. Turnaround documents
5. Formulir bernomor urut tercetak
6. Validasi masukan
7. Pemutakhiran arsip dgn komputer
8. Pengendalian thd pengolahan data
b.
Pengendalian Detektif
 pengendalian detektif tidak akan mencegah terjadinya masalah, namun akan
memberi petunjuk dimana letak terjadinya masalah
Contoh:
data transmission, control register, control totals, dokumentasi, dan testing
13