8 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Komunikasi Istilah komunikasi

BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1.
Komunikasi
Istilah komunikasi atau communication berasal dari bahasa latin, yaitu
communicatus yang berarti berbagai atau menjadi milik bersama. Kata sifatnya
communis yang bermakna umum atau bersama-sama. Dengan demikian
komunikasi menurut Lexigrapher (ahli kamus bahasa), menunjuk pada suatu
upaya yang bertujuan berbagi untuk mencapai kebersamaan.4
Komunikasi adalah hubungan kontak antar dan antara manusia baik
individu maupun kelompok. Dalam kehidupan sehari-hari disadari atau tidak
komunikasi adalah bagian dari kehidupan manusia itu sendiri. Manusia sejak
dilahirkan sudah berkomunikasi dengan lingkungannya. 5
Komunikasi merupakan alat yang penting dalam fungsi public relations
menaungi dan menghargai suatu kinerja yang baik dalam kegiatan komunikasi
secara efektif dan sekaligus kinerja yang baik tersebut untuk menarik perhatian
publik serta tujuan penting yang lainnya dari fungsi public relations.6
Berdasarkan penjelasan diatas, komunikasi dapat disimpulkan merupakan
kegiatan interaksi yang dilakukan dari satu orang ke orang lain, sehingga akan
tercipta persamaan makna dan tercapai satu tujuan.
4
Marheani Fajar Ilmu Komunikasi Teori dan Praktik, Graha Ilmu, Jakarta 2008. Hal 31.
H.A. Widjaja Ilmu Komunikasi Pengantar, Rineka Cipta, Jakarta 2008. Hal 1.
6
Rosady Ruslan Metode Penelitian Public Relations dan Komunikasi, Rajawali Pers, Jakarta 2008,
Hal 83.
5
8
9
2.2.
Definisi Publik Relations
Public relations (PR) adalah fungsi manajemen yang khas dan mendukung
pembinaan, pemeliharaan jalur bersama antara organisasi dengan publiknya,
menyangkut aktifitas komunikasi, pengertian, penerimaan dan kerja sama
melibatkan manajemen dalam menghadapi persoalan atau permasalahan,
membantu manajemen dalam mengikuti dan memanfaatkan perubahan secara
efektif, bertindak sebagai sistem peringatan dini dalam mengantisipasi
kecenderungan pengugunaan penelitian serta teknik komunikasi yang sehat dan
etis sebagai sarana utama.7
Public relations adalah fungsi manajemen yang menilai sikap publik,
mengindenfikasi kebijaksanaan dan tata cara seseorang atau organisasi demi
kepentingan publik, serta merencanakan dan melakukan suatu program kegiatan
untuk meraih pengertian dan dukungan publik. 8
Berdasarkan penjelasan diatas, dapat disimpulkan bahwa peran seorang
public relations sangat mempengaruhi efektifitas komunikasi di suatu perusahaan
atau organisasi untuk mendapatkan pengertian dan dukungan dari publik.
2.2.1. Tugas Public Relations
Pengumpulan dan pengolahan data mempunyai tugas mengumpulkan dan
mengolah data untuk keperluan informasi bagi masyarakat dan lembaga serta
informas umpan balik dari masyarakat.
7
Rosady Ruslan Manajemen Public Relations dan Media Komunikasi, Rajawali Pers, Jakarta 2010,
Hal 31.
8
Onong Uchjana Effendy Human Relantions dan Public Relations, Mandar Maju, Bandung 2009,
Hal 116.
10
Berdasarkan tugas pokok tersebut, maka humas memerinci lebih lanjut
tugas pokok tersebut sebagai beriku :
1. Menyebarkan informasi dengan jelas.
2. Mengadakan hubungan dengan media massa.
3. Mengadakan pemberian kehumasan.
4. Membuat dokumentasi kegiatan lembaga.
5. Menyelenggarakan pameran.
6. Memberikan pelayanan informasin dengan menyajikan berita-berita dan
kliping.
7. Mentranskip rekaman pidato dan mengarsipkannya.
8. Mangalbumkan foto-foto kegiatan.
9. Mengikuti kunjungan kerja pejabat atau pimpinan
10. Mangadakan wisata pers ke obyek yang telah ditentukan.9
2.2.2. Fungsi Public Relations
Public Relations merupakan satu bagian dari satu nafas yang sama dalam
organisasi tersebut, dan harus memberi identitas organisasinya dengan tepat dan
benar
serta
mampu
mengkomunikasikannya
sehingga
publik
menaruh
kepercayaan dan mempunyai pengertian yang jelas dan benar terhadap organisasi
tersebut. Berikut sekedar gambaran tentang fungsi public relations, yaitu sebagai
berikut:
1. Kegiatan yang berfungsi memperoleh itikad baik, kepercayaan, saling
pengertian dan citra yang baik dari publik atau masyarakat pada umumnya.
9
H.A.W. Widjaja, Komunikasi dan Hubungan Masyarakat, Bumi Aksara, Jakarta 2008. Hal 57.
11
2. Memiliki sasaran untuk menciptakan opini publik yang bisa diterima dan
menguntungkan semua pihak.
3. Unsur penting dalam manajemen guna mencapai tujuan yang spesifik, sesuai
harapan publik, tetapi merupakan kekhasan organisasi atau perusahaan.
Organisasi memiliki warna, budaya, citra, suasana, yang kondusif dan
menyenangkan, kinerja meningkat, dan produktifitas yang bisa dicapai secara
optimal.
4. Usaha menciptakan hubungan yang harmonis antara organisasi atau
perusahaan dengan publiknya, sekaligus menciptakan opini publik sebagai
efeknya, yang sangat berguna sebagai input bagi organisasi atau perusahaan
yang bersangkutan. 10
Dapat disimpulkan bahwa public relations lebih berorientasi pada pihak
perusahaan untuk membangun citra positif perusahaan, dan hasil yang lebih baik
dari sebelumnya karena mendapatkan opini dan kritik dari konsumen. Akan tetapi,
fungsi public relationsyang dilaksanakan dengan baik benar-benar merupakan alat
yang ampuh untuk memperbaiki, mengembangkan peraturan, budaya organisasi,
atau perusahaan, dan suasana kerja yang kondusif, serta peka terhadap karyawan,
diperlukan pendekatan khusus dan motivasi dalam meningkatkan kinerjanya.
Dengan singkat dapat dikatakan bahwa fungsi public relations adalah memelihara,
mengembang biakkan, mempertahankan komunikasi timbal balik yang diperlukan
dalam menangani, mengatasi masalah yang muncul, atau meminimalkan
munculnya masalah.
10
Kadar Nurjaman dan Khaerul Umam Komunikasi dan Public Relations, Pustaka Setia, Bandung
2012, Hal 114.
12
2.3.
Humas Pemerintah
Saat ini peran humas di institusi-institusi pemerintahan tidak bisa
dipandang sebelah mata. Seiring dengan tuntunan reformasi termasuk reformasi
dibidang birokrasi, pemerintah wajib menyelengarakan aktifitasnya dengan
memenuhi kriteria asas-asas pemerintahan yang baik “transparancy” menjadi
salah satu ukuran dari suatu penyelengaraan pemerintah. Masyarakat berhak
mengetahui informasi apapun dari pambuat dan pelaku kebijakan. Tugas-tugas
humas pemerintah sebagai berikut :
1. Memberi informasi konstituen tentang aktifitas agen pemerintah.
2. Memastikan kerja sama aktif dalam program pemerintah, voting, curbside,
recyling dan juga kepatuhan kepada program aturan-kewajiban.
3. Mendorong warga mendukung kebijakan dan program yang ditetapkan,
sensus, program pengawasan keamanan lingkungan, kampanye penyadaran
akan kesehatan personal, bantuan untuk upaya pertolongan bencana.
4. Melayani
sebagai
advokat
publik
untuk
administrator
pemerintah,
menyampaikan opini publik kepada pembuat keputusan, mengelola isu publik
di dalam organisasi serta meningkatkan aksesibilitas publik ke pejabat
adminstrasi.
5. Mengelola
informasi
internal:
menyiapkan
newsletter
organisasi,
pengumuman elektronik, dan isi dari internet organisasi untuk karyawan.
6. Memfasilitasi hubungan media, menjaga hubungan dengan pers lokal,
bertugas sebagai saluran untuk semua pertanyaan media, memberitahu pers
tentang organisasi dan praktiknya serta kebijakannya.
13
7. Membangun komunitas dan bangsa, memggunakan kampanye kesehatan
publik dengan dukungan pemerintah dan program keamanan publik lainnya
serta mempromosikan berbagai program sosial dan pembangunan.11
Dari penjelasan diatas, humas dipemerintahan dengan demikian dapat
disimpulkan
menjadi
pemberi
informasi
kepada
masyarakat
sekaligus
penghubung antara pemerintah dan masyarakat. Hal ini bisa dipahami karena
pemerintah adalah agen dari masyarakat itu sendiri.
2.3.1. Tujuan Humas Pemerintah
Secara prinsipnya tujuan public relations secara universal adalah untuk
menciptakan, memelihara, meningkatkan, dan memperbaiki citra apabila citra
yang telah terbentuk mengalami penurunan. Adapun tujuan public relations
menurut Oemi Abdurachman adalah untuk mengembangkan goodwill dan
memperoleh opini publik atau menciptakan kerjasama berdasarkan hubungan
yang harmonis dengan berbagai publik dan yang diarahkan kedalam (internal
public relations) dan keluar (eksternal public relations).12
Sedangkan tujuan utama dari program kerja dan berbagai aktivitas public
relations atau humas adalah bagaimana upaya menciptakan hubungan harmonis
antara organisasi atau perusahaan yang diwakili oleh publiknya atau stakeholder
(sasaran khalayak yang terkait) pada akhir tujuan diharapkan akan tercipta citra
positif (good image), kemauan yang baik (goodwill), saling menghargai (mutual
11
12
Joice J Gordon Effective Public Relation 1, Library of congress 2003 Hal 48
Abdurachman, Pengantar dan Praktek Komunikasi, Ghalia indonesia 1995, Jakarta. Hal 34
14
appreaciation), saling timbul pengertian (mutual understanding), toleransi
(tolerance) antara kedua belah pihak yang terkait dan sebagainya.13
2.3.2. Fungsi Humas Pemerintah
Fungsi humas pemerintah adalah sebagai juru bicara lembaga, fasilitator,
memberi pelayanan informasi kepada publik, menindaklanjuti pengaduan publik,
menyediakan informasi tentang kebijakan program, produk dan jasa lembaga,
menciptakan iklim hubungan internal dan eksternal yang kondusif dan dinamis,
serta menjadi penghubung lembaga dengan pemangku kepentingan.
Tugas pemerintah memang sangat berat sebab masyarakat yang dihadapi
terdiri dari berbagai publik dengan kepentingan yang sangat kompleks pula. Hal
ini memang tidak lepas dari karakteristik yang melekat dalam setiap program atau
kegiatan pemerintah antara lain:
1. Program pemerintah ditunjukan untuk masyarakat luas dengan berbagai latar
belakang, karakter, ekonomi, pendidikan yang beragam dan sebagainya.
2. Seringkali hasilnya abstrak, yang sulit dilihat dalam waktu dekat, bahkan
dalam jangka waktu yang panjang sekalipun, karena sifatnya yang integral dan
berkesinambungan.
3. Program pemerintah selalu mendapat pengawasan dari berbagai kalangan,
terutama pers, lembaga swadaya masyarakat dan sebagainya.14
Dari definis
diatas,
maka
peneliti dapat
menyimpulkan
bahwa
humaspemerintah diharapkan bisa mewarnai semua kegiatan yang dilaksanakan
13
Rosady ruslan, Manajemen Humas dan Manajemen Komunikasi, PT Raja Grafindo Persada
1998, Jakarta. Hal 133
14
Frida Kusumastuti, Dasar-dasar Humas, Ghalia Indonesia, Jakarta 2009, Hal 38.
15
oleh pemerintah termasuk harus bisa menginterpretasikan, menganalisa dan
mengevaluasi kecenderungan perilaku publik, bisa mempertemukan kepentingan
pemerintah dengan kepentingan publik (masyarakat).
Begitu pula fungsi humas dalam sudin komninfomas jakut yaitu
memelihara komunikasi yang harmonis antara organisasi dengan publiknya,
melayani kepentingan publik dengan baik, menginformasikan suatu program atau
kegiatan dengan detail dan jelas kepada publik melalui sosialisasi program 12
destinasi wisata pesisir di Jakarta Utara.
2.3.3. Tugas Humas Pemerintah
Hubungan masyarakat pemerintahan pusat dapat di jelaskan bahwa pada
departemen-departemen mempunyai dua tugas : pertama, menyebarkan informasi
secara teratur mengenai kebijaksanaan, perencanaan, dan hasil yang telah dicapai
dan yang kedua menerangkan dan mendidik publik mengenai perundangundangan, peraturan-peraturan dan hal-hal yang bersangkutan dengan kehidupan
rakyat sehari-hari. Humas pemerintahan daerah pada hakikatnya sama saja dengan
humas pemerintahan pusat dalam hal pengorganisasian, namun bedanya hanya
pada ruang lingkup kerja saja.15
Di dunia pemerintahan, humas bertugas menjalankan kegiatan kebijakan
publik dan pelayanan publik. Salah satu kegiatan humas pemerintah dalam bidang
kebujakan publik adalah memberikan berbagai informasi tentang kebijakan
pemerintahan yang mengikat rakyat atau masyarakat. Humas pemerintah juga
harus memberikan pelayanan terbaik, dengan birokrasi yang tidak berbelit-belit
15
Onong Uchana Efendy, Hubungan Masyarakat, Remaja Rosdakarya, bandung 2006. Hal 37
16
untuk memberikan kepuasan kepada rakyat atau masyarakat sehingga dunia
pemerintahan memperoleh citra positif dari rakyat atau publik.16
2.3.4. Kegiatan Humas Pemerintah
Diketahui secara teoritis adapun pembagian kegiatan public relations
tersebut dapat dijelaskan berdasarkan kegiatan internal public relations.
Tujuan public relations berdasarkan kegiatan internal dalam hal ini dapat
mencakup beberapa hal yaitu :
1. Mengadakan suatu penilaian terhadap sikap, tingkah laku dan opini publik
terhadap perusahaan, terutama sekali ditunjukkan kepada kebijakan
perusahaan yang sedang dijalankan
2. Mengadakan suatu analisis dan perbaikan terhadap kebijaksanaan yang
sedang dijalankan guna mencapai tujuan yang ditetapkan perusahaan
dengan tidak melupakan kepentingan publik
3. Memberikan penerangan kepada karyawan mengenai suatu kebijaksanaan
perusahaan yang bersikap objektif serta menyangkut kepada berbagai
aktivitas rutin perusahaan tersebut
4. Merencanakan berbagai penyusunan suatu staf perusahaan yang bersifat
internal public relations.17
16
Elvinaro Ardianto, Handbook Of Public Relations, Simbiosa Rekatama Media, Bandung 2011.
Hal 76
17
Danan Djaja, Peranan Humas Dalam Perusahaan, Alumni, Bandung 1985. Hal 17
17
2.4. Pengertian Efektivitas Komunikasi
Efektivitas merupakan kata sifat dari kata dasar efektif, yang mengandung
arti berhasil atau tepat guna. Efektivitas merupakan suatu ukuran yang
menyatakan berapa jauh target (kualitas, kuantitas dan waktu) telah dicapai, serta
kemampuan untuk menentukan tujuan yang tepat (melakukan suatu yang tepat).
Siagian mengemukakan bahwa efektivitas adaalaah “ pemanfaatn sumber daya
alam, sarana dan prasarana dalam jumlah tertentu yang secara sadar diterapkan
sebelumnya untuk menghasilkan sejumlah barang atau jasa dengan mutu tertentu
tepat pada waktunya”.18 Hal ini menunjukan bahwa efektivitas sebagai suatu
kegiatan yang tepat sasaran, berdayaguna dan berhasil guna untuk mencapai
tujuan dalam implementasi suatu kegiatan tertentu.
Onong uchjana effendy mengungkapkan bahwa efektivitas adalah
komunikasi yang prosesnya mencapai tujuan yang direncanakan sesuai dengan
biaya yang di anggarkan, waktu yang ditetapkan dan jumlah personil yang
ditentukan. 19 Sehingga dapat disimpulkan bahwa efektivitas komunikasi terjadi
apabila hasil yang di dapatkan sama dengan tujuan yang diharapkan atau hasil
yang didapatkan lebih besar dari tujan yang diharpkan.
Efektivitas menurut Peter Salim dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia
adalah. Keberhasilan, kemujaraban, pengaruh atau kesan. Efektivitas berarti taraf
sejauh mana suatu kelompok mencapai tujuannya.20 Menurut Hasan Syadily
dalam Ensiklopedi Indonesia, .Secara terminologi efektivitas berarti menunjukkan
18
Sondang P siagian, filsafat administrasi, Jakarta, Rineka cipta 1997, Hal 200.
Onong Uchjana Effendy, Kamus komunikasi,Bandung PT Mandar Maju 1989, Hal 14.
20
Peter Salim, Kamus Besar Bahasa Indonesia Kontemporer, (Jakarta: Modern English Press,
1991), Cet. Ke-1, hal. 39.
19
18
taraf tercapainya suatu tujuan, suatu usaha dikatakan efektif kalauusaha itu
mencapai tujuannya.21 Jadi, jika seseorang melakukan perbuatan dengan tujuan
tertentu, maka orang tersebut dikatakan efektif apabila sasaran atau tujuan dapat
tercapai sesuai dengan yang direncanakan sebelumnya. Dengan kata lain,sesuatu
disebut efektif apabila proses kegiatan itu waktunya singkat, tenagasedikit, hemat
biaya, tetapi hasilnya sesuai dengan target.
Istilah komunikasi (bahasa inggris; communication)
mempunyai banyak arti. Asal katanya (etimologi), istilah komunikasi
berasal dari bahasa latin, yaitu communis, yang berarti sama (common).
Dari kata communis berubah menjadi kata kerja kommunicare, yang
berarti menyebarkan atau\ memberitahukan. Jadi menurut asal katanya,
komunikasi berarti menyebarkan atau memberitahukan informasi
kepada pihak lain guna mendapatkan pengertian yang sama.22
Menurut T. Hani Handoko .Komunikasi adalah proses pemindahan
pengertian dalam bentuk gagasan atau informasi dari seseorang ke-orang
lain.23Dalam perpindahan pengertian tersebut tidak hanya sekedar kata-kata yang
digunakan dalam sebuah percakapan, tetapi juga dibutuhkan ekspresi wajah,
intonasi, titik putus vocal dan lain sebagainya. Menurut Katz dan Kahn.
Komunikasi adalah suatu proses tukar menukar informasi dan transmisi dari suatu
arti, dan semuanya itu merupakan sesuatu yang sangat penting di dalam suatu
organisasi.24Jadi dari beberapa pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa
komunikasi merupakan proses penyampaian pesan dari seseorang komunikator
kepada komunikan atau pengirim pesan dari satu pihak kepada pihak lain
untukmendapatkan saling pengertian. Organisasi oleh Katz dan Kahn diartikan.
21
Hasan Syadily, Ensiklopedi Indonesia, (Jakarta: Ichtiar Baruvan Hocve), Jilid 2, hal 883.
Ig. Wursanto, Dasar-dasar Ilmu Organisasi, (Yogyakarta; Andi, 2003), Ed. 1, hal 153.
23
T. Hani Handoko, Manajemen, (Yogyakarta: BPFE , 1995 ), Ed. 2, hal 272.
24
Jalaluddin Rakhmat, Psikologi Komunikasi, Edisi Revisi, (Bandung: Pt Remaja Rosdakarya,
2000), Cet. Ke-15, hal 12.
22
19
Sebagai suatu sistem terbuka yang menerima energi dari lingkungannya dan
merubah energi ini menjadi produk atau servis dari system dan mengeluarkan
produk atau sistem ini kepada lingkungannya.25 Maksudnya bahwa organisasi
adalah sebuah proses dimana berkumpulnya satu atau lebih orang untuk mencapai
sebuah tujuan yang ingin dicapai. Proses inilah yang menghasilkan keluaran, dan
dari keluaran itu yang melaksanakan adalah manusia yang memiliki kualitas yang
baik.
Menurut Katz dan Kahn .Komunikasi organisasi adalah merupakan arus
informasi, pertukaran informasi dan pemindahan .meaning. atau arti di dalam
suatu organisasi. Dengan kata lain komunikasi organisasi adalah proses
menciptakan dan saling menukar pesan dalam satu jaringan hubungan yang saling
tergantung satu sama lain secara timbal balik dalam rangka mencapai tujuan yang
telah ditetapkan.26
2.5.
Kemampuan dan keterampilan dalam berkomunikasi
Komunikasi merupakan proses penyampaian informasi antara satuindividu
dengan individu yang lain, untuk itu dari masing-masing individu diharapkan
memiliki kamampuan serta keterampilan yang dibutuhkan dalam proses
komunikasi.
2.5.1. Kemampuan dalam menyampaikan pesan
Untuk dapat mempengaruhi komunikan secara efektif, penyampaian pesan
perlu memperhatikan langkah-langkah:
25
Arni Muhammad, Komunikasi Organisasi, (Jakarta: Departemen Pendidikan dan
Kebudayaan, 1989), hal 66.
26
Ibid. hal 66.
20
1)
Attention (perhatian) Artinya bahwa pesannya harus dirancang dan
disampaikan sedeimikian rupa sehingga dapat menumbuhkan perhatian dari
komunikan. Misalnya seorang pimpinan memulai dahulu dengan mengajak
berbincang-bincang secara santai dengan karyawan, tersenyum, menanyakan
kesehatan, dan sebagainya sebagai cara untuk menarik perhatian.
2)
Need (kebutuhan) Artinya bahwa komunikator kemudian berusaha
meyakinkan komunikan bahwa pesan yang disampaikan itu penting bagi
komunikan.
3) Satisfaction (pemuasan) dalam hal ini komunikator memberikan
bukti bahwa yang disampaikan adalah benar.
4)
Visualization (visualisasi), komunikator memberikan bukti-bukti lebih
konkret sehingga komunikan bisa turut menyaksikan.
5)
Action (tindakan), komunikator mendorong agar komunikan bertindak
positif yaitu melaksanakan pesan dari komunikator tersebut.27Kunci utama dari
komunikasi adalah dari seorang komunikator. Untuk itu calon komunikator
dituntut untuk mampu menyampaikan pesan sesuai dengan keinginan komunikan,
artinya bahwa dalam proses komunikasi dibutuhkan adanya sikap manghargai
orang lain, serta ikut dalam suasana yang sedang dialami orang lain (empati),
sehingga dengan adanya sikap semacam itu proses komunikasi akan lebih mudah
tercapai.
27
Suranto, Komunikasi Interpersonal, Graha Ilmu, Yogyakarta 2011, Hal 77.
21
2.5.2. Kemampuan dalam menerima pesan (mendengarkan)
Seringkali bahwa sesuatu yang diungkapkan tidak selalu dimengerti oleh orang
lain, bahkan bisa menimbulkan sebuah kesalahpahaman. Untuk itulah agar
informasi dapat diterima dengan baik sehingga mneimbulkan umpan balik perlu
memperhatikan hal-hal berikut ini:
Mendengarkan terdiri dari sejumlah dimensi-dimensi:
1)
Mendengarkan itu adalah suatu fungsi yang kompleks dan unik dari
persepsi atau tanggapan. Mendengarkan ialah suatu proses yang bersifat selektif
dimana kita memilih dari banyak perangsang-perangsang yang mengelilingi kita,
yang paling cocok kepada kebutuhan-kebutuhan dan tujuan kita.
2)
Mendengarkan itu adalah suatu proses yang terus-menerus mengalir atau
berjalan.
3)
Mendengarkan adalah dalam proses komunikasi ini tentunya ada tujuan
atau maksud yang hendak dicapai oleh komunikator dan komunikan, tujuan atau
maksud dari proses komunikasi ini adalah melahirkan efek-efek tertentu dalam
komunikasi. 28
2.5.3. Kemampuan dalam memberikan umpan balik
Umpan balik sangat penting dalam komunikasi, karena seseorang bisa mengetahui
informasi atau pesan yang telah disampaikan itu sampai sesuai dengan keinginan
komunikator. Menurut Masyhuri HP dalam buku Asas-asas Komunikasi, bahwa
umpan balik adalah informasi tentang keberhasilan penerima dalam menangkap
pesan yang disampaikan oleh sumber sebagai kontrol efektivitas tindakan
28
Ibid, Hal 77
22
komunikator dan untuk pedoman bagi tindakan selanjutnya.29 Dengan demikian
ukuran dari efektivitas komunikasi adalah dengan adanya umpan balik, yakni
pemberian tanggapan terhadap komunikator.
Adapun respon atau tanggapan dari komunikasi dibedakan sebagai berikut:
1) Respon langsung (direct respon), ialah respon yang diberikan
langsung oleh pihak komunikan tidak memerlukan jangka waktu yang
relatif lama.
2) Respon tidak langsung (indirect respon) ialah respon yang memerlukan jangka
waktu. Dalam hal ini respon yang diberikan oleh pihak komunikan tertunda
beberapa saat.
3) Respon yang kurang dimengerti(zero respon), ialah respon yang tidak dapat
dimengerti oleh pihak komunikator.
4) Respon yang dapat dimengerti (positive respon), ialah respon yang diberikan
oleh pihak komunikan dapat dimengerti oleh pihak komunikator dengan pihak
komunikan terdapat saling pengertian.
5) Respon yang bersifat netral, ialah respon pihak komunikan yang tidak
memberikan dukungan ataupun menentangnya.
6) Respon yang berifat negatif, ialah respon yang diberikan oleh pihak komunikan
tidak memberikan dukungan kepada pihak komunikator.30
29
Ibid, Hal 78
Ibid,Hal 78
30
23
SR
Atau dia dapat berbicara dengn cara ini:
RS
adalah satu ialah pengirim (sender), dan penerima (receiver) hanya
mendengarkan, yang bersifat komunikasi satu arah. Atau (sender) berbicara dan
penerima (receiver) berbicara kembali, yang menjadi komunikasi dua arah atau
timbal balik.31 Jadi komunikasi akan lebih efektif jika memberikan pengaruh bagi
penerimanya, yakni adanya timbal balik.
2.5.4. Keterampilan dalam berkomunikasi
Menurut Masyhuri HP, agar komunikasi dapat berjalan dengan
lancar, semua pihak yang berkomunikasi harus memiliki keterampilan
dalam berfikir. Di samping itu sumber harus memiliki keterampilan
menyandi pesan, ialah mengubah gagasan atau pesan menjadi
lambang-lambang, sedang penerima harus memiliki keterampilan
membuka
sandi,
ialah
menterjemahkan
lambang-lambang
tersebut,agar pesan yang terkandung dalam lambang-lambang itu
dapat dipahami.32
Untuk mendukung agar komunikasi lebih baik, maka diperlukan adanya
keterampilan dari masing-masing individu. Keterampilan dalam berkomunikasi
menurut James G. Bobbins dan Barbara S. Jones, keterampilan menyalurkan atau
mengirimkan, yaitu berbicara dan menulis, kedua, kita sebut keterampilan
menerima, yaitu membaca dan mendengarkan keterampilan.33
31
Ibid, Hal 78
Ibid, Hal 79
33
Ibid, Hal 79
32
24
2.6.
Program planning (Perencanaan Program)
2.6.1. Value of program (Nilai dari perencanaan)
Tahap pertama dari public relations mengikuti pencarian dalam sebuah
perencanaan program. Sebelum public relations melakukan aktifitas, perlu
melakukan hal-hal yang dipertimbangkan memberikan gagasan atau fikiran apa
yang harus diselesaikan dan apa yang menjadi rangkaian penyelesaian objek
organisasi. Program public relations yang baik harus memiliki alat yang
mendukung bisnis organisasi, marketing dan komunikasi objektif34.
Dengan kata lain, public relations harus mempunyai strategi. Harus
melakukan pelaksanaan dalam situasi, apa yang harus di analisa, konsep kreatif
yang cocok dengan strategi dan taktik, dan menentukan hasil yang akan
dipertimbangkan. Perencanaan juga ikut campur dalam dua kondisi metode, news
release, special events, web pages, press kits, CD-ROM distribution, news
conferences, media interviews, brochures, newsletters, speeches, and so on to
achieve specific results35.
Sistem perencanaan mencegah sembarangan, dan komunikasi yang tidak
efektif. Mempunyai cetakan biru yang menyelesaikan dan bagaimana akan
memutuskan program yang lebih baik atau efektif dan public relations lebih
dihargai dalam sebuah organisasi36.
34
Dennis L. Wilcox, Public relations Strategic and tactics, 2006, hal 153
Ibid, hal 153
36
Ibid,hal 153
35
25
Elemen of a program plan (Bagian dari perencanaan program).
2.7.
Sebuah rencana program Public Relations menentukan apa yang harus
diselesaikan,
mengapa
dan
bagaimana
untuk
menyelesaikan,
dengan
mempersiapkan rencana tersebut, baik dalam bentuk outline secara ringkas atau
dokumen lengkap praktisi bias memastikan semua bagian atau element telah
dipertimbangkan secara matang dan orang-orang yang terlibat setelah mengerti
gambaran besar rencana tersebut37.
2.7.1. Situation (Situasi)
Tujuan pasti tidak bisa di ambil tanpa pengertian yang jelas tentang situasi
yang mengarahkan kepada kesimpulan yang dibutuhkan oleh Program Public
Relations. Ada tiga situasi yang menyebabkan program Public Relations :
a. Organisasi harus melakukan program ulang untuk menyelesaikan suatu
masalah/situasi negatif.
b. Organisasi membutuhkan program yang bersifat temporary atau pada suatu
waktu.
c. Organisasi ingin mempertahankan reputasi perusahaan dengan memperkuat
cara/usaha yang kuat dan berkelanjutan38.
Turunnya harga saham dan penjualan yang di tolak sering memerlukan
program perbaikan. Sebagai contoh dimulai secara luas kampanye Public
Relations setelah melihat di tolak nya pasar saham dari 21 persen di tahun 1980 ke
37
38
Ibid,hal 156
Ibid,hal 157
26
kurang dari 9 persen di tahun 1990. Organisasi lain mengadakan kampanye untuk
mengganti persepsi masyarakat nya.
Pemerintahan Turki memberlakukan kampanye pariwisata yang luas untuk
melawan persepsi masyarakat umum yang negatif bahwa Negara ini tidak beradab
dan Negara yang kurang maju, Negara dunia ke tiga timur tengah.
Event lepas sering mengarahkan kepada program Public Relations salah
satu nya adalah pembukaan perpustakaan umum baru san Antonio. Ini adalah
rencana penting sebuah perayaan untuk memamerkan fasilitas sebagai pendidikan
budaya dan sumber hiburan untuk semua orang.
Pengenalan sistem operasi Microsoft windows media juga salah satu event
lepas yang membutuhkan rencana program yang mencakup 20 bulan aktifitas
persiapan.
Untuk mencapai keberhasilan suatu tujuan tidak bisa di dapatkan tanpa
pengertian atau pemahaman yang jelas terhadap situasi yang bisa menentukan apa
yang di butuhkan oleh Public Relations.
2.7.2. Objective (Tujuan)
Setelah situasi atau masalah dipahami, langkah berikutnya adalah untuk
menetapkan tujuan untuk program tersebut. Sebuah tujuan yang dinyatakan harus
dievaluasi dengan mempertanyakan.
a. Target tujuan tersebut benar-benar tertuju untuk situasi
b. Target tujuan tersebut realistis dan dapat dicapai
27
c. keberhasilan bisa di ukur dalam suatu waktu39.
Sebuah tujuan atau target biasanya ada pada hasil program dibandingkan
pemasukan dari program atau dengan kata lain tujuan tidak bisa di sebut sebagai
alat atau proses tetapi adalah akhir, salah satu catatan penting bahwa tujuan atau
target Public relations bias saling melengkapi dan memperkuat target atau tujuan
perusahaan, pada dasarnya tujuan bias jadi motivatif dan informatif.
2.7.3. Audience (Khalayak)
Program Public Relations sebaiknya secara langsung menuju kepada
masyarakat yang spesifik walaupun terkadang kampanye di tujukan untuk
masyarakat umum. Instansi tersebut adalah pengecualian dengan kata lain praktisi
Public Relations harus menargetkan masyarakat secara spesifik di masyarakat
umum hal ini dilakukan dari observasi pasar yang bias mengidentifikasi
masyarakat kunci seperti umur, kelas sosial.
Dengan kata lain, hubungan masyarakat mempunyai sasaran spesifik,
praktisi mempublikasikan dalam masyarakat umum. Hal ini dilakukan melalui
riset pasar yang dapat mengidentifikasi public utama oleh demografi seperti usia,
pendapatan, strata sosial, kepemilikan pendidikan yang ada, atau konsumsi produk
tertentu dan di mana orang hidup. Pada tingkat yang lebih dasar. Kampanye
konservasi air mendefinisikan target pasarnya oleh orang-orang geografi yang
hidup di kota tertentu atau daerah40.
39
40
Ibid hal 158
Ibidhal 161
28
Sebagaimana dicatat sebelumnya, beberapa organisasi mengidentifikasi
media sebagai pada kesempatan publik. Dalam sebuah program yang mencari
dukungan media atau yang mencoba untuk mengubah bagaimana laporan media
pada suatu organisasi atau suatu masalah, editor dan wartawan bisa menjadi sah
"Publik" pada umumnya, bagaimanapun, media massa outlet jatuh dalam kategori
sarana untuk mencapai tujuan. Mereka adalah saluran untuk menjangkau audiens
yang didefinisikan yang perlu informasi, membujuk, dan termotivasi.
2.7.4. Strategy (Strategi)
Sebuah Pernyataan strategi menjelaskan bagaimana cara atau tujuan bisa
dicapai dengan menyediakan petunjuk dan tema untuk keseluruhan program
strategi harus menawarkan hal yang rasional untuk dilakukan dan bagian-bagian
program yang juga rasional yang telah direncanakan, sebuah program bisa
mempunyai beberapa strategi tergantung dari tujuan atau target audience yang
dituju.
keymessage (kunci pesan atau tema) unsur strategi rencana program harus
menyatakan tema kunci dan pesan yang akan menegaskan kembali seluruh
kampanye pada semua vahan publisitas41.
2.7.5. Tactics (Taktik)
Taktik adalah senjata utama dari sebuah rencana program yang
menggambarkan rangkaian kegiatan tertentu yang bisa membantu strategi berjalan
secara lancar dalam mencapai target atau tujuan. Taktik melibatkan penggunaan
41
Ibidhal 163
29
alat-alat komunikasi untuk mencapai audience utama dan sekunder dengan pesan
penting.
Alat-alat komunikasi yang digunakan untuk mencapai target primer dan
target sekunder42.
2.7.6. Time table (jadwal)
Tiga aspek dalam pemilihan waktu untuk perencanaan program adalah
yang termasuk ke dalam :
a. Menentukan kapan kampanye akan dilakukan
b. Menentukan jarak waktu yang sesuai untuk setiap aktifitas
c. Penyusunan daftar langkah yang harus di selesaikan untuk memproduksi,
produk yang telah selesai43.
Penjadwalan taktik
Aspek kedua dalam penentuan waktu adalah penjadwalan berbagai macam
taktik dan kegiatan. Pola yang paling umum di gunakan biasanya seperti metode
roket, harus gencar di awal secara besar-besaranuntuk membangaun kesadaran
masyarakat.
2.7.7. Budget (dana)
Tidak ada program yang tidak bisa terlaksana tanpa adanya anggaran dana.
Baik klien ataupun pekerja akan mempertanyakan “berapa biaya yang akan di
habiskan oleh program ini?”. Di beberapa kasus, pendekatan terbalik bisa terjadi,
perusahaan yang menyediakan sejumlah dana yang mereka alokasikan lalu
42
Ibidhal 163
43
Ibid hal 165
30
menyerahkan kepada tim PR untuk membuat program yang sesuai dengan dana
yang dialokasikan. Dalam perencanaan program, anggaran biasanya diestimasikan
berdasarkan pengalaman dan kesesuaian estimasi biaya yang diminta vendor.
Setelah program selesai, akan ada evaluasi untuk menyusun laporan yang
menunjukan rencana anggaran dengan anggaran yang sebenarnya terjadi.
Indikator-indikator Budget
a.Pengalaman
b.kesesuaian estimasi biaya yang diminta oleh vendor.44
2.7.8. Evaluation (evaluasi)
Evaluasi adalah bagian dari rencana yang terkait langsung kepada hasil
target program, keberhasilan target harus bisa diukur dengan cara apapun itu agar
klien atau pekerja bisa mengetahui bahwa target program telah tercapai,
kesimpulannya kriteria evaluasiharus realistis mumpuni, spesifik dan sesuai
ekspektasi klien dan pemilik perusahaan.
Evaluasi dari tujuan atau target yang bersifat informatis sering kali
membuatkan susunan klip-klip berita dan analisis dari seberapa sering pesan
utama di sebutkan atau disiarkan. Metode lainnya adalah dengan melihat berapa
banyak brosur yang di distribusikan atau estimasi berapa banyak orang yang
membaca brosur dan yang melihatvideo pemberitaan.
Tujuan yang bersifat motivatif sering kali diukur dan dievaluasi
berdasarkan peningkatan pada keuntungan sales atau pasar, jumlah orang yang
menelfon untuk menanyakan informasi yang sangat banyak, atau dengan survey
44
Ibid hal 167
31
langsung pada masyarakat tentang persepsi mereka sebelum dan sesudah
kampanye.45
2.7.9. Perencanaan dalam kegiatan Public Relations
Perencanaan dalam perencanan adalah suatu hal yang esensial tidak hanya
untuk mengetahui dimana suatukampanye khusus yang di kedepankan, tetapi juga
untuk memperoleh dukungan top manajemen. Tentu saja paling sering complaint
(keluhan/tuntutan) muncul mengenai Public Relations yang membuat kegiatan
yang terburu-buru, merencanakan suatu yang yang tidak mungkin dan sulit
mengukurnya, pada dasarnya perencanaan dalam Public Relations harus
memberikan gambaran lebih jauh. Dengan perencanaan yang pantas,Public
relations Professional tentunya dapat melakukan dan memperhitungkan tindakan
yang mereka ambil.46
45
46
Ibidhal 168
Soleh soemirat ,M.Si, Dasar-dasar public relations, bandung:Remaja rosda karya 2008 hal 95