Sistem Informasi Akuntansi

MASALAH
10.8 Perusahaan O'Brien adalah perusahaan kelas menengah, milik pribadi, yang merupakan
industri alat-alat pabrik yang menyediakan peralatan presisi untuk pabrik-pabrik di
Midwest. Perusahaan tersebut telah berusia 10 tahun dan mengoperasikan SIA terpusat.
Kantor administrasi terletak di pusat kota, bangunan dan departemen produksi,
pengiriman serta penerimaan terletak di gedung yang sedang direnovasi beberapa blok
jauhnya. Departemen pengiriman dan penerimaan berbagi salah satu sisi gedung
dengan gudang.
Departemen pemasaran terdiri atas empat divisi penjualan. Setelah mendapatkan
pesanan dari telepon, petugas penjualan mempersiapkan prenumbered secara manual,
dua rangkap pesanan penjualan. Salinan pertama pesanan diisi berdasarkan tanggal, dan
salinan kedua dikirimkan ke departemen pengiriman. Semua penjualan dilakukan
secara kredit dan pengiriman menggunakan FOB Destination. Karena baru-baru ini
terjadi peningkatan dalam penjualan, divisi penjualan tidak memiliki waktu untuk
memeriksa riwayat kredit. Sehingga, 15% penjualan kredit terlambat dikumpulkan atau
tidak dapat dikumpulkan.
Departemen pengiriman menerima pesanan penjualan dan mengemasi barang dari
gudang, mencatat berbagai barang yang persediaannya habis. Terminal dalam
departemen pengiriman digunakan untuk memperbarui catatan persediaan perpetual
setiap barang yang dipindahkan dari rak. Pengemasan dilakukan dekat dengan pintu
bongkar muat dengan urutan pesanan secara alphabet berdasarkan nama pelanggan.
Petugas pengiriman menandatangani pesanan penjualan, hal ini menunjukkan bahwa
pesanan telah dipenuhi dan siap dikirimkan.
Pesanan penjualan diteruskan ke departemen penagihan, dimana dua bagian faktur
penjualan disiapkan. Faktur penjualan disiapkan setelah diterimanya pesanan penjualan
dari departemen pengiriman sehingga pelanggan hanya akan ditagih untuk barang yang
dikirimkan, tidak untuk pesanan yang dikembalikan. Departemen penagihan mengirim
salinan faktur penjualan kembali ke departemen pengiriman, dan kemudian departemen
pengiriman memasukkannya kedalam amplop spesial pada kemasan dengan tujuan
untuk menghemat ongkos kirim.
Kurir pilihan pelanggan kemudian dihubungi untuk mengambil barang. Di masa lalu,
barang dikirimkan dalam waktu dua hari kerja setelah penerimaan pesanan pelangan.
Bagaimanapun, sekarang waktu pengiriman rata-rata adalah enam hari kerja. Satu
alasan untuk perubahan ini adalah bahwa dua petugas pengiriman masih menjalani
pelatihan. Karena petugas ini telah tertinggal, dua petugas berpengalaman dalam
departemen penerimaan membantu mereka.
Departemen penerimaan terletak dekat dengan bongkar muat, dan banyak petugas
berbeda mengantarkan barang-barang setiap harinya. Petugas penerimaan berbagi
terminal komputer dengan departemen pengiriman. Tanggal, penjual, dan jumlah
barang yang diterima dicatat setelah barang diterima untuk menjaga catatan persediaan
perpetual baru-baru ini.
Salinan kasar perubahan dalam persediaan (penambahan dan pengiriman) dicetak setiap
bulan. Pengawas penerimaan memeriksa apakah penambahan barang itu beralasan dan
meneruskan hasil cetakan ke pengawas pengiriman, yang bertanggungjawab untuk
1
memeriksa kewajaran dari pengurangan persediaan (pengiriman. Hasil cetakan
persediaan disimpan dalam departemen pengiriman berdasarkan tanggal. Daftar
persediaan lengkap hanya dicetak sekali setahun ketika keseluruhan persediaan
dihitung.
Gambar 10-21 menggambarkan arus dokumen yang diterapkan oleh Perusahaan
O’Brien.
Diminta
a. Identifikasi paling sedikit lima kelemahan dalam sistem informasi pemasaran,
pengiriman, penagihan, dan pengiriman Perusahaan O’Brien. Jelaskan ancaman
yang dihasilkan dari setiap kelemahan. Format jawabanmu sebagai berikut :
Kelemahan
Ancaman
Rekomendasi
Pengendalian
Prosedur
b. Diskusikan bagaimana Perusahaan O’Brien dapat menggunakan TI untuk
mengembangkan pengendalian maupun efisiensi selama proses pesanan penjualan.
10.10Gambar 10-22 menggambarkan aktivitas dalam siklus pendapatan yang dilakukan oleh
Perusahaan Newton Hardware.
Diminta
1. Identifikasi kelemahan dalam siklus pendapatan Newton Hardware. Jelaskan
ancaman yang dihasilkan dan sarankan metode untuk memperbaiki kelemahan
tersebut. Atur jawaban Anda sebagai berikut :
Kelemahan
Ancaman
Rekomendasi
Pengembangan
2. Identifikasi cara-cara menggunakan TI untuk menyederhanakan aktivitas siklus
pendapatan Newton Hardware. Jelaskan prosedur pengendalian yang dibutuhkan
dalam sistem yang baru.
2
Pemasaran
Pengiriman
Penagihan
Penerimaan
Barangbarang
dikemas
Pesanan
diterima;
pesanan
penjualan
disiapkan
Barangbarang
diterima
Persediaan diperbarui
secara on-line
Persediaan diperbarui
secara on-line
Pesanan
penjualan ₁
₂
Pesanan
penjualan
ditandatangan
i
Pesanan
penjualan
Diisi
berdasarka
n tanggal
Dari akuntan
₂
Faktur
penjualan
disiapkan
Faktur
penjualan
dimasukkan
dalam
kemasan
Barang
dikirimkan
A
₁
Faktur
penjualan ₂
₁
Pengawas
memeriksa
deductions
persediaan
Mendaftarkan
perubahan
persediaan
Mendaftarkan
perubahan
persediaan
Diisi
berdasarka
n tanggal
Pengawas
memeriksa
penambahan
persediaan
Mendaftarkan
perubahan
persediaan
A
Diisi
berdasarkan
tanggal
Gambar 10-21
Aktivitas Siklus Pendapatan untuk Perusahaan O’Brien
Petugas Penjualan
Petugas Gedung
Ahli Pembukuan A
3
Menerima
pesanan
pelanggan
Menyiapka
n 2 salinan
pesanan
penjualan
Pesanan penjualan ₁
Pesanan penjualan ₂
Menyiapka
n 3 salinan
saran
pengiriman
Mengotorisas
i kredit
pelanggan
Pesanan penjualan ₁
Pesanan penjualan ₂
Pesanan penjualan ₁
Pengendalia
n persediaan
Saran pengiriman ₁
Saran pengiriman ₂
Saran pengiriman ₃
Pelangga
n
Menyerahka
n barang
pada kurir
Menyiapka
n 3 salinan
faktur dari
daftar
harga yang
disetuujui
Faktur ₃
Pesanan penjualan
disetujui ₂
Faktur ₂
Faktur ₁
Menerima tanda
tangan dari kurir
Pelangga
n
Berdasarka
n
pelanggan
Mengotorisas
i
penghapusan
piutang
Gambar 10-22
Prosedur Siklus Pendapatan untuk Perusahaan Newton Hardware
4
Ahli Pembukuan B
Ahli Pembukuan C
Pesanan penjualan
Saran pengiriman ₁
Faktur
₁
Petugas Pengumpulan
₃
Cek dari pelanggan
Pesanan penjualan
disetujui ₂
Faktur
₂
Pencocokan
dan
mencatat
dokumen
prenumbere
d
Berdasarka
n
pelanggan
Segera
member
tanda
“hanya
untuk
deposito”
dan
mendaftar
cek
Menginvestiga
si cek yang
dimundurkand
an cek dengan
kesalahan
Dibukukan
dalam jurnal
penjualan
Jurnal
penjualan
Berdasarkan
nomor
faktur
Dibukukan
dalam buku
besar
Daftar
tunggu
disposisi
cek
Dibukukan
dalam jurnal
penerimaan kas
Buku besar
Buku besar
pembantu
piutang
Menyiapkan
nerasa
percobaan
Neraca percobaan
Jurnal
penerimaan kas
Cek pelanggan
Mendepositka
n cek
mingguan
Rekening koran
Dari
bank
Merekonsilia
si rekening
koran
Gambar 10-22
Prosedur Siklus Pendapatan untuk Perusahaan Newton Hardware
5
JAWABAN
10.8
a.
No
1.
2.
Kelemahan
Pesanan yang diterima
melalui telepon tidak
dikonfirmasi
ulang
oleh pelanggan secara
tertulis.
Riwayat
kredit
pelanggan
tidak
diperiksa
sebelum
menyetujui pesanan.
Ancaman
Terjadinya kesalahan atau
terjadinya
pemenuhan
pesanan palsu.
Akun
piutang
bisa
terlambat
dikumpulkan
bahkan
mengakibatkan
piutang tak tertagih yang
berlebihan.
3.
Dalam
departemen Sulitnya
menangani
pemasaran, pesanan pertanyaan dan keluhan
penjualan diurutkan dari pelanggan.
berdasarkan tanggal.
4.
Pesanan
penjualan Memungkinkan
adanya
hanya disiapkan dua ketidakcocokan
dengan
salinan. Ini tidak departemen penagihan.
cocok
untuk
meyakinkan
pencocokkan
yang
tepat
dengan
departemen
penagihan.
5.
Barang-barang yang Memung kinkan terjadinya
persediaanya
habis, kekurangan barang tak
hanya sekedar dicatat. terduga
yang
dapat
menyebabkan penundaan
bahkan
penolakan
pesanan pelanggan.
Tidak ada rekonsiliasi Tagihan
yang
tidak
jumlah barang yang terdeteksi.
dikirimkan
dengan
yang ditagihkan
6.
Prosedur Pengendalian
Dibutuhkan
pesanan
pembelian
pelanggan
secara tertulis sebagai
alat konfirmasi pesanan
melalui telepon.
Kredit pelanggan harus
diperiksa dan penjualan
tidak boleh dilakukan
pada mereka yang tidak
memenuhi
standar
kredit.
mengurutkan
file
pelanggan
dan
file
pesanan
penjualan
berdasarkan
nama
pelanggan.
Siapkan minimal tiga
salinan
pesanan
penjualan,
satu
untukdiarsipkan
oleh
departemen pemasaran,
satu diberikan pada
departemen pengiriman
dan satu lagi diberikan
pada
departemen
penagihan. Departemen
penagihan
harus
mencocokkan
salinan
tersebut dengan salinan
yang
telah
ditandatangani
dari
departemen pengiriman
sebelum
menyiapkan
faktur penjualan.
menetapkan
prosedur
jadwal produksi untuk
meminimalisasi
kekurangan persediaan.
Departemen penagihan
dan pengiriman harus
diintegrasi dalam suatu
sistem komputer untuk
merekonsiliasi jumlah
6
7.
8.
9.
barang yang dikirimkan
dan ditagihkan.
Pencurian persediaan yang Setiap departemen harus
sulit ditelusuri pencurinya. memiliki
terminal
masing-masing.
Persediaan fisik dan
catatannya
harus
dipisahkan.
Akses
terhadap
persediaan fisik harus
dibatasi.
Departemen
penerimaan
dan
pengiriman
berbagi
terminal komputer.
Orang-orang
dalam
kedua
departemen
tersebut
memiliki
akses
terhadap
persediaan fisik dan
dapat
memperbarui
catatan
persediaan
perpetual
melalui
terminal yang sama.
Departemen
Penerimaan barang yang Salinan
pesanan
penerimaan
tidak tidak dipesan.
pembelian
tanpa
membandingkan
informasi
kuantitas
pengiriman
yang
barang harus dikirimkan
masuk
dengan
ke
departemen
pesanan pembelian.
penerimaan.
Departemen penerimaan
harus
mencocokkan
pengiriman
dengan
pesanan pembelian da
melaporkan
jumlah
barang yang diterima.
Daftar
persediaan Kesalahan dalam catatan Daftar persediaan harus
yang lengkap hanya persediaan perpetual bisa dicetak secara periodic
dicetak setahun sekali. tidak terdeteksi untuk sepanjang tahun, lalu
periode waktu yang terlalu daftar tersebut harus
lama.
dibandingkan
dengan
jumlah persediaan fisik
yang ada.
b. Cara yang dapat digunakan Perusahaan O’Brien untuk mengembangkan
pengendalian dan efisiensi selama proses pesanan penjualan adalah :
 Memelihara master file online untuk data akun pelanggan dan kreditnya serta
data persediaan.
 Menggunakan terminal online untuk memasukkan data kedalam sistem sesuai
pesanan yang diterima.
 Memiliki system untuk memeriksa ketersediaan persediaan sesuai data
psanan yang dimasukkan; jika pelanggan memesan barang melalui telepon,
ketersediaan persediaan dapat dikonfirmasikan secara langsung pada
pelanggan.
 Memiliki system yang mampu memeriksa kredit sesuai dengan data yang
dimasukkan, dan menolak pesanan dari pelanggan dengan riwayat kredit
yang buruk.
7




Segera setelah persetujuan pesanan penjualan, perusahaan harus memiliki
system yang dapat mencetak atau menampilkan perintah pengiriman untuk
keperluan departemen pengiriman dan mencetak slip pengemasan serta label
surat untuk keperluan pengiriman barang kepada pelanggan.
Ketika pesanan telah dikirimkan, system harus bisa menghasilkan faktur
pelanggan.
Memelihara data pesanan online untuk memfasilitasi respon terhadap
pertanyaan pelanggan yang biasanya berulang ditanyakan.
Menggunakan kata sandi untuk mengendalikan akses dengan tujuan
membatasi akses terhadap file pelanggan dan persediaan.
10.10
a.
No. Kelemahan
Ancaman
1.
Tidak ada persetujuan kredit
Penjualan
tertagih.
2.
Petugas
gudang
(yang
memiliki
akses
terhadap
persediaan)
memulai
pembukuan terhadap catatan
persediaan
dengan
mempersiapkan
saran
pengiriman.
3.
Petugas gudang mengeluarkan
barang sebelum persetujuan
kredit
4.
Petugas
gudang
menyimpan salinan
pengiriman.
5..
Ahli pembukuan A berwenang
memberikan kredit pelanggan
dan mempersiapkan dokumen
sumber
untuk
membukukannya dalam akun
pelanggan.
Kesalahan
dalam
mempersiapkan saran
pengiriman
akan
menghasilkan
ketidakakuratan
catatan persediaan;
bisa mengeluarkan
barang untuk teman
tanpa faktur.
Kerugian penjualan
karena mengirimkan
barang
pada
pelanggan yang tidak
membayar
Tidak bisa dengan
mudah
mengidentifikasi
kehilangan apabila
kurir
mengalami
kecelakaan.
Penjualan
kepada
teman dapat melebihi
batasan kredit.
6.
Ahli
pembukuan
A Kesalahan
mempersiapkan faktur tanpa penagihan.
tidak
saran
tidak
Rekomendasi
Pengembangan
Persetujuan
kredit
harus terjadi sebelum
pengiriman barang
kepada konsumen.
Pembukuan
persediaan
harus
diselesaikan
oleh
petugas
penjualan
ketika
penjualan
disetujui.
Jangan mengeluarkan
barang
sebelum
persetujan kredit.
Menggunakan
4
salinan
saran
pengiriman
dan
menyimpan
satu
salinan
dalam
gudang.
Manajer kredit harus
menyetui
seluruh
kredit.
Mempersiapkan
faktur hanya setelah
8
pemberitahuan
mengenai
barang apa yang dikirimkan
dan
kapan
terjadinya
pengiriman.
7.
Petugas
pengiriman
A Dapat
menyetujui
berwenang menghapus akun penjualan
kepada
pelanggan dan menyetujui teman dan kemudian
kredit.
menghapus akunnya.
8.
Ahli pembukuan B tidak Kesalahan
dalam
memverifikasi seluruh pesanan tagihan pelanggan.
penjualan secara periodik dan
saran
pengiriman
telah
difakturkan.
9.
Ahli pembukuan C tidak Ketidakseimbangan
merekonsiliasi akun piutang bepotensi
terjadi
pembantu dengan buku besar.
karena
kesalahan
dalam membukukan.
Ahli pembukuan C menangani Pemeriksaan dalam
jurnal dan menbukukannya keakuratan
proses
kedalam buku besar.
pencatatan menjadi
tidak independen.
10.
11.
Petugas pengumpulan secara Pencurian cek.
langsung menerima catatan cek
pelanggan.
12.
Petugas pengumpulan
memberikan
cek
tidak Memungkinkan
yang pencurian cek.
diterimanya salinan
saran
pengiriman
mengindikasikan
kuantitas
barang
yang dikirimkan dan
tanggal
pengirimannya.
Seseorang yang lain
harus
memiliki
kewenangan untuk
menghapus
akun
pelanggan.
 Menerapkan
prenumber dalam
seluruh dokumen
pesanan penjualan
dan
pengiriman
serta
menghitungnya
secara periodik.
 Memverifikasi
seluruh
pesanan
penjualan dan saran
pengiriman
yang
telah difakturkan.
Merekonsiliasibuku
besar
pembantu
piutang dengan buku
besar.
Ahli pembukuan B
harus mencatat dalam
jurnal
dan
ahli
pembukuan
C
memasukkannya
kedalam buku besar.
Memeriksa seluruh
cek yang disahkan
dan
mencatatnya
dalam tempat surat
sebelum
memberikannya ke
petugas pegumpulan
dan
mengirimkan
salinan
daftar
remitansi ke ahli
pembukuan.
Memberikan seluruh
cek
yang
tidak
9
13.
14.
15.
dimundurkan dan cek dengan
kesalahan kepada karyawan
independen deposito bank
untuk meninjau kembali dan
disposisi.
Petugas pengumpulan memulai Pencurian
dengan
pembukuan penerimaan untuk penggelapan akun.
buku besar pembantu piutang
dan memulai akses terhadap
penerimaan kas.
Petugas pengumpulan kas
tidak
mendepositkan
cek
sesegera mungkin.
Petugas pengumpulan kas
merekonsiliasi rekening koran
dan memulai akses terhadap
penerimaan kas.
didepositkan kepada
karyawan lain yang
tidak
memiliki
deposito bank/ tugas
rekonsiliasi.
Cek harus dibuka
oleh seseorang yang
tidak
melakukan
pembukuan
atau
bertugas
dalam
bidang
akuntansi.
Orang
tersebut
kemudian
harus
mengirimkan daftar
penerimaan
kas
kepada
petugas
pengumpulan untuk
digunakan
dalam
pencatatan
penerimaan kas.
Memungkinkan
Depositokan seluruh
kehilangan
cek; penerimaan sesegera
kehilangan bunga.
mungkin.
Dapat
menutupi Pengambilan
pencurian
dengan rekonsiliasi
bank
memalsukan
dilakukan
oleh
rekonsiliasi bank.
karyawan yang tidak
ikut campur dalam
proses
penerimaan
kas.
b. Beberapa cara Newton Hardware yang dapat digunakan TI untuk mengembangkan
efisiensi mencakup :
 Memasukkan data on-line oleh petugas penjualan. sistem tersebut harus
mencakup pemeriksaan kredit pada pelanggan sebaik pemeriksaan
ketersediaan persediaan.
 Pemberitahuan surat elektronik pada setiap departemen (pengiriman,
penagihan, dll) kapanpun departemen lainnya melakukan tindakan
(misalnya departemen penagihan diberitahukan ketika departemen
pengiriman memasukkan data yang mengindikasikan bahwa pesanan telah
dikirimkan).
 Penagihan pelanggan dengan menggunakan EDI (Electronic Data
Interchange). EDI adalah proses transfer data yang terstruktur, dalam
format standar yang disetujui, dari satu sistem komputer ke sistem
komputer lainnya, dalam bentuk elektronik. Keuntungan menggunakan
EDI adalah
10

o Penghematan waktu. Pada dasarnya EDI menggantikan transaksi
yang menggunakan kertas menjadi transaksi berbasis elektronik.
Hal ini telah menghemat waktu yang tadinya dialokasikan untuk
menulis, mencetak, dan pengiriman melalui jasa pos.
o Penghematan biaya. Biaya untuk membayar peralatan, prangko,
jasa pos, pegawai dan petugas dapat dikurangi karena sistem EDI
telah menyederhanakan semua ini ke dalam sebuah urutan yang
sistematis dan otomatis.
o Minimalisasi kesalahan. Kesalahan yang sering terjadi dalam
pekerjaan manual biasa terjadi karena bekerja menggunakan kertas
dilakukan oleh manusia, sedangkan sistem EDI adalah sistem yang
berbasis komputer sehingga kesalahan dalam proses pertukaran
informasi dapat dikurangi oleh kalkulasi komputer.
o Respon yang cepat. Cara pemesanan tradisional yang
menggunakan kertas membutuhkan waktu berhari-hari untuk
dokumen-dokumen transaksi mencapai tujuan pengirimannya.
Waktu dalam penungguan ini sebenarnya mempunyai nilai yang
cukup berarti bagi para pelaku bisnis. Sistem EDI yang
menggunakan bentuk elektronik dalam proses pengiriman dapat
dalam sekejap mengirimkan dokumen-dokumen transaksi kepada
para pelaku bisnis sehingga mereka mempunyai waktu yang lebih
banyak untuk menentukan manuver-manuver bisnis.
o Aliran kas. Siklus dalam perdagangan menjadi lebih cepat seiring
mempercepatnya proses pesanan dan pengiriman yang juga
memengaruhi kecepatan pembayaran. Bertambah cepatnya
pembayaran akan berdampak pada meningkatnya arus kas.
o Peluang dalam bisnis. Jumlah pelanggan meningkat dan mereka
biasanya hanya akan berbisnis dengan pemasok yang
menggunakan EDI. Persaingan pun meningkat dalam memulai
bisnis baru karena adanya penggunaan EDI. Industri supermarket
dan perakit kendaraan merupakan contoh bisnis yang banyak
menggunakan EDI dalam kemitraannya.
Membuat lockboxes elekronik dengan bank sehingga pembayaran
pelanggan secara langsung masuk ke akun perusahaan.
Pengendalian yang harus diterapkan dalam sistem yang baru mencakup :


Penggunaan kata sandi untuk membatasi akses hanya untuk pengguna
yang berwenang, dan untuk membatasi karyawan yang mungkin saja
mengakses file-file yang bukan tugasnya.
Penggunaan kata sandi untuk membatasi akses pengguna yang
berwenang, dan berbagai macam maukan perubahan cek (batasan cek,
kisaran cek, tes yang beralasan, dll) untuk meyakinkan kelengkapan dan
keakuratan masukan data.
11
Kasus 2
Siklus Pendapatan
Ø Sistem Informasi Akuntansi meliputi berbagai aktivitas yang berkaitan dengan siklus – siklus
pemrosesan transaksi perusahaan. Meskipun tidak ada dua organisasi yang identik, tetapi
sebagian besar mengalami jenis kejadian ekonomi yang serupa. Kejadian – kejadian ini
menghasilkan transaksi – transaksi yang dapat dikelompokan menjadi empat siklus aktivitas
bisnis yang umum, yaitu :
Ø Siklus Pendapatan
Ø Siklus Pengeluaran
Ø Siklus Produksi
Ø Siklus Keuangan
Pada umumnya perusahaan dagang didirikan untuk mendapatkan keuntungan yang
sebesar-besarnya. Guna mendapatkan keuntungan tersebut perusahaan perlu melakukan
siklus pendapatan yang terdiri dari pesanan penjualan, pengiriman barang, penagihan dan
piutang usaha, serta penagihan kas.
Ø Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait
yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas
sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut. Oleh karenanya kami akan
merumuskan masalah dalam desain sistem umum siklus pendapatan.
Ø Tujuan utama siklus pendapatan adalah untuk menyediakan produk yang tepat ditempat dan
waktu yang tepat dengan harga yang sesuai.
Ø Siklus-siklus transaksi mengelompokkan kegiatan-kegiatan dalam sebuah sistem informasi.
Siklus pendapatan terdiri dari semua kegiatan dalam sistem order entry/penjualan, sistem
penagihan/penerimaan kas, dan sebagian kegiatan yang relevan dalam sistem inventaris dan
sistem general ledger. Operasi - operasi siklus pendapatan menyertakan :
·
Pendapatan dan pencatatan order pelanggan
·
Pengiriman barang dan pencatatan biaya dari barang yng terjual
·
Penagihan dan pencatatan penjualan dan accounts receivable
·
Pendapatan dan pencatatan penerimaan kas
12
 Urutan Aktivitas
Siklus pendapatan dimulai dengan penerimaan pesanan dari para pelanggan. Departeman
bagian pesanan penjualan, yang bertanggung jawab pada wakil direktur utama bagian
pemasaran, melakukan proses entri pesanan penjualan. Entri pesanan penjualan mencakup
tiga tahap: mengambil pesanan dari pelanggan, memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan,
serta memeriksa ketersediaan persediaan dan juga menjawab permintaan pelanggan.
a. Mengambil pesanan pelanggan
Pesanan pelanggan dapat diterima dalam berbagai cara: di toko, melalui surat, melalui
telepon, melalui web site, atau melalui tenaga penjualan di lapangan. Salah satu cara untuk
meningkatkan efisiensi entri pesanan penjualan adalah dengan mengizinkan para pelanggan
untuk memasuki data pesanan penjualan sendiri. Hal ini secara otomatis akan tercapai untuk
penjualan melalui web site, tetapi hal ini juga dapat dicapai baik dalam penjualan melalui
toko maupun surat.
b. Persetujuan kredit
Sebagian besar penjualan antarperusahaan (business-to-business sales) dilakukan secara
kredit. Penjualan secara kredit harus disetujui sebelum diproses. Bagi pelanggan lama dengan
catatan pembayaran yang baik, pemeriksaan kredit formal untuk setiap penjualan biasanya
tidak dibutuhkan. Pada kasus semacam ini, menyetujui kredit bagi pelanggan melibatkan
pemeriksaan file induk pelanggan untuk memverifikasi saldo yang ada, mengidentifikasi
batas kredit pelanggan, dan memverifikasi bahwa jumlah pesanan tersebut ditambah dengan
saldo rekening yang tidak melebihi batas kredit ini. Proses ini dapat diotomatisasikan dengan
menggunakan pemeriksaan edit lainnya selama proses entri pesanan, yaitu pemeriksaan batas.
Otorisasi khusus untuk menyetujui kredit digunakan bagi para pelanggan baru, ketika
sebuah pesanan melebihi batas kredit pelanggan tersebut, atau ketika pelanggan tersebut
memiliki saldo lewat jatuh tempo yang belum dibayar. Otorisasi jenis ini harus dilakukan
oleh manajer bagian kredit.
c. Memeriksa ketersediaan persediaan
Langkah berikutnya adalah menetapkan apakah tersedia cukup persediaan untuk
memenuhi pesanan tersebut, agar pelanggan dapat diinformasikan mengenai perkiraan
tanggal pengiriman.
Apabila tersedia cukup banyak persediaan untuk memenuhi pesanan tersebut, pesanan
penjualan tersebut dilengkapi dan kolom jumlah yang tersedia dalam file persediaan untuk
setiap barang dikurangi sejumlah barang yang dipesan.
Ketika ketersediaan persediaan telah dipastikan, sistem tersebut kemudian akan membuat
kartu pengambilan barang (picking ticket) yang berisi daftar jenis barang-barang, dan jumlah
13
setiap jenis barang, yang dipesan pelanggan. Kartu pengambilan memberikan otorisasi bagi
bagian pengawasan persediaan untuk melepaskan barang dagangan ke bagian pengiriman.
d. Menjawab permintaan pelanggan
Pelayanan pelanggan adalah hal yang begitu penting hingga perusahaan-perusahaan
mengunakan software khusus, yang disebut sistem manajemen pelayanan pelanggan
(Customer Relationship Management-CRM), untuk mendukung proses penting ini. Sistem
CRM membantu mengatur data terinci mengenai para pelanggan hingga data tersebut dapat
digunakan untuk memfasilitasi layanan yang lebih efisien serta personal.
Tujuan dari CRM adalah untuk mempertahankan pelanggan. Sistem CRM seharusnya
dilihat sebagai suatu cara untuk meningkatkan pelayanan pelanggan yang diberikan.
Tujuannya adalah untuk mengubah pelanggan yang loyal menjadi pelanggan yang puas
dengan cara memperdalam hubungan tersebut.
 Pengiriman
Aktivitas dasar kedua dalam siklus adalah memenuhi pesanan pelanggan dan
mengirimkan barang dagangan yang diinginkan tersebut. Proses ini terdiri dari dua tahap:
1. Mengambil dan mengepak pesanan
2. Mengirim pesanan tersebut
Departemen bagian penggudangan dan pengiriman melakukan aktivitas ini.
a. Ambil dan mengepak pesanan
Kartu pengambilan barang yang dicetak sesuai dengan entri pesanan penjualan akan
memicu proses pengambilan dan pengepakan. Para pekerja bagian gudang menggunakan
kartu pengambilan barang untuk mengidentifikasi produk mana, dan jumlah setiap produk
untuk mengeluarkannya dari persediaan. Persediaan kemudian akan dipindahkan ke
departemen pengiriman.
Sistem gudang otomatis tidak hanya memotong biaya dan meningkatkan efisiensi
dalam menangani persediaan, tetapi juga memungkinkan pengiriman yang lebih responsif ke
pelanggan.
b. Mengirim pesanan
Departemen pengiriman membandingkan perhitungan fisik persediaan dengan jumlah
yang ditunjukkan dalam kartu pengambilan barang dan dengan jumlah yang ditunjukkan
dalam salinan pesanan penjualan yang dikirim secara langsung ke bagian pengiriman dari
entri pesanan penjualan.
14
Dokumen pengiriman adalah kontrak legal yang menyebutkan tanggung jawab atas
barang yang dikirim. Departemen pengiriman menyimpan salinan kedua dokumen
pengiriman untuk melacak dan mengkonfirmasikan pengiriman barang ke kurir tersebut.
Salinan lainnya dari dokumen pengiriman dan slip pengepakan dikirim ke departemen
penagihan untuk menunjukkan bahwa barang tersebut telah dikirim dan faktur penjualan
harus dibuat serta dikirim. Kurir tersebut juga menahan satu salinan dokumen pengiriman
untuk catatan mereka.
 Tahap selanjutnya dalam siklus sistem informasi adalah tahap perancangan. Pekerjaan
rancangan dimulai dari merancang keluaran.
 Output
Output dari sistem informasi adalah yang dibutuhkan manajemen. Output berupa laporan
yang akan digunakan sebagi alat menentukan keputusan dan perencanaan serta pengendalian.
Dalam penentuan output ada hal yang perlu dipertimbangkan, yaitu :
1. Merancang format laporan
2. Merancang isi laporan
3. Merancang jumlah laporan, distribusi dan lain – lain

Input
Dokumen yang diperlukan sebagai masukan siklus pendapatan sebagian berasal dari
pembeli. Input dari siklus pendapatan adalah faktur penjualan.

Database
Database diperlukan oleh perusahaan yang menggunakan sistem terkomputerisasi. Maka
diperlukan data yang meliputi:
-
Kode barang
- jumlah pesanan
-
Nama barang
- pembelian terakhir
-
Lokasi penyimpanan
- persediaan
-
Satuan
- harga beli
-
Persediaan minimum
- jumlah pengadaan kembali

Pengendalian
Tujuan umum yang berhubungan dengan semua aktivitas dalam siklus pendapatan adalah
bahwa data tersedia ketika dibutuhkan dan bahwa semua aktivitas dilakukan secara efisien
dan efektif.
15
 Kehilangan data
Akibat :


Kehilangan semua data piutang usaha dapat mengancam kelangsungan hidup
perusahaan.
Selain itu membocorkan rahasia pelanggan ke pesaing dapat menurunkan
penjualan dan bahkan membuat perusahaan menghadapi tanggung jawab hukum.
Pengendalian :



File induk piutang usaha, penjualan, penerimaan kas dibuat cadangan secara
teratur.
Disk dan Tape diberi label file agar tidak terhapus secara tidak sengaja
Sistem harus diberi password dan ID pemakai untuk melindungi file yang penting.
 Kinerja yang kurang baik
Akibat :


Pelaksanaan tugas menjadi tidak efisien dan tidak efektif.
Hal yang lain adalah dapat mempengaruhi kepuasan pelanggan.
Pengendalian :


Menetapkan dasar / standar penilaian terhadap efisiensi dan efektifitas.
Membuat laporan secara periodik untuk penilaian dan analisis terhadap sistem
kerja dan kinerja karyawan.
 Prosedur Back-Order
Ketika jumlah barang dalam persediaan di gudang tidak mencukupi untuk memenuhi pesanan
pelanggan, dokumen back-order akan dibuat. Dokumen ini bias berupa pesanan penjualan
yang baru atas barang yang tersisa atau salinan dari pesanan pelanggan saat ini yang
disesuaikan untuk menunjukkan produk yang belum dipenuhi. Dokumen backorder kemudian di tempatkan pada file sendiri sampai barang tersebit dikirim oleh
pemasok. Bac0order harus dipenuhi sebelum proses penjualan baru diproses.
Dalam waktu ke waktu, pelanggan mengembalikan barang yang sudah dibelinya. Hal iini bisa
disebabkan oleh beberapa hal sebagai berikut:



Penjualan mengirimkan barang yang salah
Barang yang dikirim ternyata rusak atau cacat
Barang tersebut rusak pada saat pengiriman
16

Penjualan terlalu terlambat mengirimkan barang atau terjadi keterlambatan
karena penundaan saat transit, dan pembeli menolak pengirim tersebut.
 Ketika retur perlu dilakukan, pembelia akan meminta penjual untuk
mengembalikan pembayaran dari barang yang tidak diinginkannya tersebut.
 Prosedur Retur Penjualan
 Departemen Penerimaan Barang
Ketika barang dikembalikan, staf penerimaan menghitung, memerikasa, dan
menyiapkan slip retur barang yang mendeskripsikan barang tersebut. Barang tersebut dibawa
ke gudang bersama dengan salinan slip retur barang. Salinan kedua dari slip retur barang ini
dikirim ke departemen penjualan.

Departemen Penjualan.
Saat menerima slip retur barang, staf penjualan menyiapkan memo kredit. Dokumen
ini merupakan alat yang sah bagi pelanggan untuk menerima pembayaran atas barang yang
dikembalikan.

Departemen Kredit
Manajer kredit mengevaluasi kondisi pengembalian dan membuat keputusan untuk
memberikan atau menolak pengembalian tersebut. Manajer kemudian mengembalikan memo
kredit ke departemen penjualan.

Departemen Penagihan
Staf penagihan menerima memo kredit dari departemen penjualan dan mencatat kredit
tersebut dalam jurnal penjualan sebagai entri kontra. Staf ini kemudian mengirimkan tersebut
dalam jurnal penjualan ke bagian pengendalian persediaan untuk dilakukan proses
pembukuan. Pada akhir periode, total pengembalian penjualan dirangkum
dalam voucher jurnal dan dikirim ke departemen buku besar umum.

Departemen Pengendalian Persediaan dan Piutang Dagang
Staf pengendalian persediaan menyesuaikan catatan persediaan dan meneruskan
memo kredit ke departemen piutang, di mana rekening pelanggan akan disesuaikan.
Departemen pengendalian persediaan dan piutang dagang mengirimkan rangkuman informasi
ke departemen buku besar umum. Selanjutnya, departemen pengendalian persediaan
mengirimkan voucher jurnal yang merangkum total nilai dari pengembalian persediaan, dan
departemen piutang dagang mengirimkan rangkuman akun dari buku besar pembantu piutang
dagang.

Departemen Buku Besar Umum
Staf departemen buku besar umum menerima voucher jurnal dari departemen
penagihan dan pengendalian persediaan serta rangkuman akun dari departemen penagihan
17
dan pengendalian persediaan serta rangkumna akun dari departemen piutang dagang. Staf lalu
membukukan voucher jurnal tersebut ke akun pengendalian.
 Prosedur Penerimaan Kas
 Prosedur Ruang Penerimaan Dokumen
Ruang penerimaan dokumen menerima cek dari pelanggan bersama dengan
permintaan pembayaran. Dokumen ini berisi informasi utama yang diperlukan untuk akun
pelanggan. Permintaan pembayaran merupakan conth dari dokumen perputaran yang
biasanya adalah bagian dari faktur yang telah ditagihkan ke pelanggan. Ketika pembayaran
dilakukan, pelanggan merobek bagian permintaan pembayaran dan mengembalikannya ke
penjual bersama dengan pembayaran tunai.

Departemen Penerimaan Kas
Kasir memvertifikasi dan kelengkapan antara cek dengan permintaan pembayaran.
Setiap cek yang hilang dan salah dikirimkan dari ruangan penerimaan dokumen dan
departemen penerimaan kas diidentifikasi pada proses ini.

Departemen Piutang Dagang
Staf departemen piutang dagang melakukan proses pembukuan permintaan
pembayaran pada akun pelanggan di buku besar pembantu piutang dagang. Setelah proses
pembukuan, permintaan pembayaran disimpan untuk jejak audit. Pada akhir hari kerja staf
departemen merangkum akun buku besar pembantu piutang dagang dan menyerahkan
rangkumannya ke departemen buku besar umum.

Departemen Buku Besar
Secara berkala, departemen buku besar menerima voucher jurnal dari departemen
penerimaan kas dan rangkuman akun dari departemen piutang dagang. Staf melakukan proses
pembukuan dari voucher jurnal ke akun pengendali piutang dagang dan akun pengendali kas,
merekonsiliasi aun pengendali piutang dagang dengan rangkuman buku besar pembantu
piutang dagang, dan menyimpan voucher jurnal.

Departemen Kontroler
Secara berkala (mingguan atau bulanan), staf dari departemen kontroler (atau
karyawan yang tidak terkait dengan prosedur penerimaan kas) mencocokkan penerimaan kas
dengan membandingkan dokumen seperti : (1) salinan dari daftar permintaan pembayaran,
(2) slip setoran bank yang diterima dari bank, (3) voucher jurnal dari departemen penerimaan
kas dan departemen piutang dagang.
18
 Ringkasan pengendalian siklus pendapatan
Aktivitas
Pengendalian
Otorisasi transaksi
Pemrosesan Penjualan
Penerimaan Kas
Pemeriksaan kredit
Daftar permintaan pembayaran
(pradaftar kas)
Kebijakan retur barang
Kredit dipisah dari pemrosesan,
Penerimaan kas dipisah dari
pengendalian persediaan dipisah
piutang dagang dan akun kas,
Pemisahan penugasan dari gudang, buku besar pembantu
buku besar pembatu piutang
piutang dagang dipisah dari buku
dagang dipisah dari buku besar
besar umum
Supervisi
Ruang penerimaan dokumen
Catatan akuntansi
Pesanan
penjualan,
jurnal
Permintaan pembayaran, cek,
penjualan, buku besar pembantu
daftar permintaan pembayaran,
piutang dagang, pengendali piutang
jurnal penerimaan kas, buku
dagang (buku besar umum), buku
besar
pembantu
piutang
besar
pembantu
persediaan,
dagang,
akun
pengendali
pengendalian persediaan, akun
piutang dagang, akun kas
penjualan (buku besar umum)
Akses
Akses fisik ke persediaan, akses keAkses fisik ke kas, akses ke
catatan akuntansi di atas
catatan akuntansi di atas
Departemen
pengiriman,
Penerimaan kas, buku besar
Verifikasi independen departemen penagihan, buku besar
umum, rekonsiliasi bank
umum
19