manajemen proyek berbasis efisiensi waktu pelaksanaan

16
NEUTRON, VOL.9, NO.2, AGUSTUS 2009 : 16-25
MANAJEMEN PROYEK BERBASIS EFISIENSI WAKTU
PELAKSANAAN PEMBANGUNAN GEDUNG POLRES
KABUPATEN PROBOLINGGO
Adhi Muhtadi ST.,SE.,MSi.
ABSTRAK
Proyek pembangunan Gedung Polres Kabupaten Probolinggo seluas 1575 m2 berlantai 2 ini
direncanakan akan selesai 6 bulan, dengan biaya sebesar Rp. 4.009.091.255,00. Karena
dalam pembangunan gedung ini terjadi keterlambatan selama 3 minggu yang disebabkan
oleh masalah non teknis yaitu keterlambatan pengajuan dana yang akan digunakan pada
proyek tersebut. Akan tetapi pemilik proyek menginginkan proyek ini selesai sesuai dengan
waktu yang telah direncanakan. Atas keterlambatan diatas maka pada proyek ini perlu
adanya manajemen proyek berbasis efisiensi waktu. Dalam penelitian ini akan dibahas
tentang manajemen proyek berbasis efisiensi waktu supaya pembangunan bisa selesai tepat
waktu. Dalam melakukan efisiensi waktu dipilih dengan cara menambah jumlah tenaga kerja
dan jam kerja. Adapun jenis pekerjaan yang dipercepat adalah, pekerjaan tanah/urugan
dipercepat 1 minggu, pekerjaan pasangan dan plesteran dipercepat 2 minggu, dan pekerjaan
besi dan beton dipercepat 3 minggu. Dari hasil perhitungan besarnya pekerjaan penulis
mendapatkan hasil penjadwalan baru dan kenaikan biaya sebesar Rp 116.987.086,0
Kata Kunci: efisiensi, tenaga kerja, jam kerja, penjadwalan
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Berkaitan dengan masalah pelayanan kepada masyarakat di Kabupaten Probolinggo
untuk memberikan suasana yang kondusif, aman, dan tentram serta menurunkan tingkat
kecelakaan lalu lintas, maka Instansi Kepolisian memberikan wujud nyata dalam hal
pelayanan kepada masyarakat dengan dibangunnya Gedung Polres di Kabupaten Probolinggo
yang letaknya strategis dan mudah dijangkau oleh masyarakat setempat.
Proyek ini mengalami keterlambatan dikarenakan masalah non teknis. Keterlambatan
tersebut berdampak pada pekerjaan-pekerjaan selanjutnya. Oleh karena itu dengan sisa waktu
yang ada diharapkan pembangunan gedung ini bisa selesai atau dengan kata lain proyek
tersebut dapat selesai sesuai dengan rencana awal.
Permasalahan
Dalam pembahasan penelitian ini akan dilakukan kajian: “Bagaimana merencanakan
percepatan waktu pelaksanaan akibat perubahan tersebut?”
Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian yang utama adalah:
1. Dapat merencanakan percepatan waktu pelaksanaan akibat agar sesuai dengan waktu
yang telah direncanakan atau ditentukan (sesuai dengan kontrak ).
2. Dapat merencanakan kebutuhan biaya, bahan dan juga jumlah pekerja akibat waktu yang
pelaksanaan pekerjaan yang dipercepat.
Manajemen Proyek Berbasis Efisiensi Waktu Pelaksanaan Pembangunan
Gedung Polres Kabupaten Probolinggo
17
Batasan Penelitian
Dalam perencanaan proyek pembangunan gedung Polres Kabupaten Probolinggo perlu dibuat
batasan permasalahan diantaranya :
1. Merencanakan jadwal pekerjaan akibat percepatan waktu pelaksanaan agar selesai sesuai
dengan waktu yang telah direncanakan.
2. Perhitungan volume (BQ), Rencana Anggaran Biaya (RAB), penjadwalan kurva ‘S’,
perhitungan jumlah bahan dan pekerja, menggunakan Precendence Diagram Method
dengan aplikasi software MS Project untuk waktu yang dipercepat.
TINJAUAN PUSTAKA
Manajemen Proyek
Tujuan dari manajemen dalam rekayasa sipil adalah pencapaian beberapa sasaran
yang dikenal sebagai sasaran sekunder dan bersifat kendala. Adapun kendala-kendala yang
terlihat dalam proyek-proyek sipil biasanya berhubungan dengan kinerja, waktu pelaksanaan,
batasan biaya, mutu dan kualitas pekerjaan serta keselamatan pekerjaan.
Selain itu ada delapan fungsi dasar dari manajemen yang merupakan tahap yang harus
dipenuhi. Karena berhasil tidaknya suatu proyek tergantung dari berjalan tidaknya kedelapan
fungsi dasar tersebut. Delapan fungsi dasar tersebut kemudian dikelompokkan lagi menjadi
tiga kelompok kegiatan yaitu :
1. Kegiatan Perencanaan
a. Penetapan Tujuan (Goal Setting)
b. Perencanaan (Planning)
c. Pengorganisasian (Organizing)
2. Kegiatan pelaksanaan
a. Pengisian Staf (Staffing)
b. Pengarahan (Directing)
3. Kegiatan pengendalian
a. Pengawasan (Supervising)
b. Pengendalian (Controling)
c. Koordinasi (Coordinatting)
(Sumber: Ervianto, 2002:4)
Definisi
a. Manajemen Proyek merupakan
kegiatan merencanakan, mengorganisasi,
mengarahkan, mengkoordinasi serta mengawasi kegiatan dalam proyek sedemikian
rupa sehingga sesuai dengan jadwal waktu dan anggaran biaya yang ditetapkan
(Sumber: Reksohadipradjo, 1997:8)
b. Proyek
Proyek merupakan suatu rangkaian kegiatan yang telah direncanakan untuk mencapai
tujuan tertentu yang dibatasi oleh biaya, mutu, dan waktu (Sumber: Suharto,1999:3)
Sehingga manajemen proyek dapat diartikan sebagai suatu proses merencanakan,
mengorganisasi, mengkoordinasi, mengawasi kegiatan-kegiatan didalam proyek agar
sesuai dengan waktu yang telah direncanakan dan biaya yang telah ditetapkan
(Sumber: Reksohadipradjo, 1997:8).
18
NEUTRON, VOL.9, NO.2, AGUSTUS 2009 : 16-25
Manajemen proyek mengelola sumber daya. Sumber daya harus dioptimalkan
sehingga tujuan yang diinginkan dapat tercapai. Sumber daya tersebut meliputi:
1. Manusia / Tenaga kerja
2. Money / Uang
3. Material / Bahan
4. Machine / Alat
5. Method / Cara
(Sumber: Ervianto, 2002:4)
Analisa Keterlambatan Dalam Pelaksanaan Proyek
Membuat jadwal pelaksanaan pekerjaan adalah inti dalam membuat rencana dan
pelaksanaan pekerjaan. Oleh sebab itu setiap manajer lapangan/manajer proyek bahkan setiap
tenaga teknis dianjurkan untuk menguasai pembuatan jadwal pelaksanaan pekerjaan. Kunci
pokok dalam hal ini adalah saat membuat kurva “S” karena melalui kurva “S” ini kegiatan
dipantau setiap saat (Sumber: Trisnowardono, 2002). Pemakaian diagram kurva menitikberatkan pada analisa kemajuan proyek secara keseluruhan, dari segi waktu, biaya, dan
prestasi kerja.
Tabel 1: Bagan Balok Terinci (Austen dan R.H Neale 1984 : 78)
No
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Pekerjaan
Fondasi
Dinding
Atap
Plesteran
Pipa Air
Listrik
Perlengkapan
Pekerjaan Halaman
Pembersihan
Minggu I Minggu II Minggu III Minggu IV
Sumber: Austen dan R.H Neale (1984 : 78)
Bila kurva ‘S’ dari rencana progress dan pelaksanaan (aktual) dibandingkan maka
dapat diketahui secara visual besarnya dan kecenderungan dari penyimpangan (progress)
yang terjadi, apakah pelaksanaan, lebih cepat atau lebih lambat dari rencana yang telah
disepakati.Dengan mengetahui hal ini tentu dapat dimulai tindakan-tindakan koreksi sehingga
pekerjaan dapat dilakukan sesuai dengan yang dikehendaki atau rencana (Sumber:
Trisnowardono, 2002)
Rencana Anggaran Biaya
Rencana anggaran biaya suatu bangunan atau proyek adalah perhitungan banyaknya
biaya yang diperlukan untuk bahan dan upah serta biaya-biaya lain yang berhubungan dengan
pelaksanaan bangunan atau proyek tersebut. Pada dasarnya anggaran biaya ini merupakan
bagian terpenting dalam menyelenggarakan pembuatan bangunan itu. Membuat anggaran
biaya berarti menaksir atau memperkirakan harga dari suatu barang, bangunan atau benda
(Sumber: Ibrahim, 2001).
Dalam menyusun anggaran biaya dalam penelitian ini dilakukan dengan cara
anggaran biaya teliti. Anggaran biaya teliti ialah bangunan atau proyek yang dihitung dengan
teliti dan cermat, sesuai dengan ketentuan dan syarat-syarat penyusunan anggaran biaya.
Manajemen Proyek Berbasis Efisiensi Waktu Pelaksanaan Pembangunan
Gedung Polres Kabupaten Probolinggo
19
Penyusunan anggaran biaya yang dihitung dengan teliti didasarkan/didukung oleh bestek,
gambar bestek dan harga satuan pekerjaan
Perhitungan anggaran biaya biasanya terdiri dari 5 hal pokok, yaitu :
a. Menghitung banyaknya bahan yang dipakai dan harganya (Sumber: Lock, 1990)
b. Menghitung jam kerja buruh (jumlah dan harga) yang diperlukan (Sumber: Austen
dan Neale, 1984)
c. Menghitung jenis dan banyaknya peralatan (Sumber: Austen dan Neale, 1984)
d. Menghitung biaya-biaya yang tidak terduga perlu diadakan (Sumber: Lock, 1990)
e. Menghitung prosentase keuntungan, waktu, tempat dan jenis pekerjaan (Sumber:
Suharto,1999:3)
Tahap-tahap penyusunan RAB
Dalam penyusunan RAB proyek terdiri dari beberapa tahapan, yaitu :
1.
2.
3.
4.
5.
Bill of Quantity (BQ)
Analisa biaya konstruksi (SNI)
Harga Satuan Pekerjaan (HSP)
Rencana Anggaran Biaya (RAB)
Rekapitulasi
Daftar Harga Satuan Bahan
Daftar Harga Satuan Bahan
Daftar Harga Satuan Upah
Daftar Harga Satuan Bahan dan
Daftar Volume dan Harga Satuan
Volume dan Harga Satuan
Gambar 2: Tahapan Penyusunan RAB
sumber: Ibrahim (2001)
Penjadwalan
Penjadwalan adalah suatu proses yang mengurutkan tugas/jenis-jenis pekerjaan pada
suatu rangkaian pekerjaan yang akan dilaksanakan. Penentuan jadwal dimulai dari mulainya
pekerjaan, durasi pekerjaan dan tanggal penyelesaian dari suatu kegiatan.
Precendence Diagram Method (PDM)
Diagram precedence merupakan salah satu cara penjadwalan proyek yang
menunjukkan visualisasi dari suatu rencana kegiatan proyek yang digambarkan dalam bentuk
segi empat sebagai suatu kegiatan, panah sebagai ketergantungan.
20
NEUTRON, VOL.9, NO.2, AGUSTUS 2009 : 16-25
1
2
3
5
4
Gambar 3: Diagram Precedence
Sumber: Soeharto (1999)
Keterangan :
1. Waktu paling awal untuk memulai suatu kegiatan (Earliest start)
2. Waktu paling akhir untuk memulai suatu kegiatan (Latest start)
3. Nama kegiatan
4. Nomor kegiatan
5. Waktu
Untuk mempercepat suatu rangkaian kegiatan proyek perlu melihat metode
penjadwalan yang digunakan. Apabila menggunakan metode precedence diagram maka
langkah-langkah untuk mempercepat rangkaian kegiatan proyek adalah sebagai berikut:
1. Menetapkan banyaknya waktu yang dibutuhkan untuk percepatan dengan
mempertimbangkan :
 Kemampuan percepatan untuk masing-masing pekerjaan, khususnya pekerjaan yang
terletak pada lintasan kritis.
 Waktu penyelesaian pekerjaan disesuaikan dengan kemampuan pelaksanaannya
sekaligus penetapan besarnya percepatan yang diijinkan
2. Meninjau jalur kritis dan mempercepat secara maksimum sesuai dengan batasan yang
diperkenankan.
3. Meninjau dan mengontrol pada setiap percabangan yang terkena pengaruh khususnya
EET nya.
4. Mengontrol pada setiap pertemuan antara jalur kritis dengan yang tidak kritis
5. Kontrol kembali semua rangkaian yang sudah dipercepat dan jumlahkan biaya
percepatan maka kita akan dapat melihat besarnya biaya percepatan yang paling murah /
optimal dengan cara membandingkan dibeberapa alternatif.
Kurva S
Diambil contoh waktu bar chart pada pekerjaan jalan. Untuk dapat menghitung
progress kita perlu mengetahui biaya yang diperlukan tiap kegiatan. Kemudian prosentase
setiap kegiatan dihitung dengan cara membagi harga tiap kegiatan dengan jumlah total.
Misalnya untuk kegiatan pembuatan direksi keet.
Harga Kegiatan
1000
=
= 0,51387 % dibulatkan 0,514 %
Total biaya Konstruksi 1946
Jadi prosentase untuk pekerjaan tersebut 0,514 ditulis (0,514) dibelakang bar chart.
Nilai tersebut dibagi dengan jumlah minggu, maka kita dapat mengetahui kegiatan dalam
minggu. Prosentase tersebut tiap minggu dijumlahkan. Kemudian progress rencana tiap
mingguan dapat diketahui yaitu jumlah komulatif dari prosentase mingguan diatas. Jika
panjang kolom dari gambar bar chart dibagi 100 (0% sampai dengan 100%) maka kita akan
melakukan plotting untuk setiap minggu progress untuk dapat menggambarkan kurva ‘S’
(Sumber: Trisnowardono, 2002).
21
Manajemen Proyek Berbasis Efisiensi Waktu Pelaksanaan Pembangunan
Gedung Polres Kabupaten Probolinggo
Percepatan Jadwal Proyek
Untuk menganalisa lebih lanjut hubungan antara waktu dan biaya kegiatan dipakai
definisi berikut :
a. Kurun Waktu Normal
b. Biaya Normal
c. Kurun waktu dipersingkat (Crash Time)
Adalah waktu tersingkat untuk menyelesaikan suatu kegiatan yang secara teknis masih
mungkin. Disini dianggap sumber daya bahan merupakan hambatan.
d. Biaya untuk waktu dipersingkat (Crash Cost)
Adalah jumlah biaya langsung untuk menyelesaikan pekerjaan dengan kurun waktu
tersingkat.
Biaya
Biaya
B (Titik Dipersingkat)
dipersingkat
Biaya
A (Titik Normal)
Normal
Waktu
Waktu
Waktu
dipersingkat
Normal
Gambar 4: Hubungan Waktu-Biaya Normal dan Biaya Dipersingkat
(Sumber: Soeharto, 1999 : 294)
22
NEUTRON, VOL.9, NO.2, AGUSTUS 2009 : 16-25
METODE PENELITIAN
IDENTIFIKASI
MASALAH
PENGUMPULAN
DATA
Analisa BOW
dan SNI
Daftar Harga Satuan
Bahan dan Upah
ANALISIS DATA
Volume
Pekerjaan
Waktu Normal:
Kebutuhan Bahan
Jumlah Pekerja
Anggaran Biaya
Waktu Dipercepat:
Kebutuhan Bahan
Jumlah Pekerja
Anggaran Biaya
Perbandingan Antara Hasil
Waktu Normal dgn
Waktu yg Dipercepat
KESIMPULAN
DAN SARAN
Gambar 5: Diagram Alir Penelitian
23
Manajemen Proyek Berbasis Efisiensi Waktu Pelaksanaan Pembangunan
Gedung Polres Kabupaten Probolinggo
PEMBAHASAN
Analisa Kurva “S” Rencana
Di dalam kurva “S” rencana jadwal pelaksanaan proyek selama 6 bulan, Akan tetapi 3
minggu awal pelaksanaan proyek masih belum ada realisasi dikarenakan masalah non teknis
maka pemilik proyek menginginkan adanya suatu percepatan sehingga harus dilakukan
penjadwalan ulang. Berikut analisa yang dilakukan:
1. Pekerjaan Tanah dan Urugan
Pada pekerjaan ini waktu pelaksanaan selama 3 minggu dan akan dipercepat menjadi 2
minggu.
2. Pekerjaan Beton
Waktu pelaksanaan pekerjaan juga dipercepat menjadi 6 minggu dari rencana awal
selama 8 minggu.
3. Pekerjaan Pasangan dan Plesteran
Pada pekerjaan ini waktu pelaksanaan menyesuaikan dengan pekerjaan sebelumnya.
Percepatan juga dilakukan pada pekerjaan ini, khususnya pada lantai I.
Tabel 1: Pekerjaan yang Mengalami Percepatan Waktu
Uraian Pekejaan
Waktu Awal
(Minggu)
Waktu Setelah
Dipercepat
(Minggu)
Pecepatan
(Minggu)
A. PEKERJAAN LANTAI I
1. PEK. PERSIAPAN
2. PEK. TANAH/URUGAN
3. PEK. PASANGAN DAN PLESTERAN
4. PEK. BESI & BETON
5. PEK. BESI
6. PEK. PLAFON
7. PEK. PENUTUP LANTAI (KERAMIK)
8. PEK. PINTU & JENDELA
9. PEK. CAT DAN PLITURAN
10. PEK. FIXTURE DAN SANITAIR
11. PEK. MECHANICAL & ELECTRICAL
1
3
4
8
2
2
3
4
2
4
3
1
2
3
6
2
2
3
4
2
4
3
1
1
2
-
B. PEKERJAAN LANTAI II
1. PEK. TANAH/URUGAN
2. PEK. PASANGAN DAN PLESTERAN
3. PEK. BESI & BETON
4. PEK. BESI
5. PEK. RANGKA TAP & PLAFON
6. PEK. PENUTUP LANTAI (KERAMIK)
7. PEK. PINTU & JENDELA
8. PEK. CAT DAN PLITURAN
9. PEK. FIXTURE DAN SANITAIR
10. PEK. MECHANICAL & ELECTRICAL
11. PEK. LAIN - LAIN
1
3
4
1
4
3
4
2
3
3
1
1
3
4
1
4
3
4
2
3
3
1
-
sumber: data diolah
Kenaikan Biaya Akibat Percepatan
Kenaikan biaya akibat percepatan (cost slope) dapat ditentukan dengan menghitung
terlebih dahulu biaya pekerjaan akibat percepatan dengan rumus :
Waktunormal
Biayadipercepat 
xBiayanormal
Waktudipercepat
24
NEUTRON, VOL.9, NO.2, AGUSTUS 2009 : 16-25
Contoh :
Pekerjaan
Waktu normal
Waktu dipercepat
Biaya normal
: Pekerjaan Pembetonan Lantai 2
: 5 minggu = 35 hari
: 1 minggu = 7 hari
: Rp 153.333.092,44
35
xRp 153.333.092,44
Biaya dipercepat
=
7
= Rp 766.665.462
Setelah biaya dipercepat diketahui maka dapat ditentukan kenaikan biaya akibat
percepatan (cost slope) dengan menggunakan rumus :
SlopeBiaya 
Biayadipercepat  BiayaNormal
Waktunormal  Waktudipercepat
Contoh :
Pekerjaan
Waktu normal
Waktu dipercepat
Biaya normal
Biaya dipercepat
Cost slope
: Pekerjaan Pembetonan Lantai 2
: 5 minggu = 35hari
: 1 minggu = 7 hari
: Rp 153.333.092,44
: Rp 766.665.462
( Rp 766.665.462  Rp153.333.092,44)
(35  7)
= Rp 21.904.727,49
=
Prosentase Percepatan Terhadap Durasi Normal
Untuk mengetahui prosentase percepatan terhadap durasi normal dapat dilakukan
perhitungan sebagai berikut:
Contoh:
Waktu normal proyek
= 28 minggu
Waktu proyek setelah dipercepat
= 20 minggu
Durasi percepatan total
= (28-20) minggu = 8 minggu
8
Prosentase Percepatan
=
x 100%
= 32 %
25
Penjadwalan Kebutuhan Tenaga Kerja dan Bahan
Merupakan perhitungan dan penjadwalan untuk mengetahui kebutuhan
tenaga
kerja dan bahan perharinya. Kebutuhan tenaga kerja/ hari dan bahan dapat dihitung dengan
cara :
Kebutuhan tenaga kerja
Kebutuhan bahan
Kebutuhan peralatan
= koefisien x volume pekerjaan
durasi
= koefisien x volume pekerjaan
durasi
= koefisien x volume pekerjaan
durasi
25
Manajemen Proyek Berbasis Efisiensi Waktu Pelaksanaan Pembangunan
Gedung Polres Kabupaten Probolinggo
KESIMPULAN
Dari hasil perhitungan Anggaran Biaya Percepatan Pembangunan Gedung Polres
Kabupaten Probolinggo, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut :
1. Pemilihan pekerjaan yang akan dipercepat harus dilakukan dengan teliti sehingga
kenaikan biaya yang ditimbulkan akibat percepatan waktu penyelesaian masih
dalam batas yang dianggap ekonomis.
2. Penambahan tenaga kerja dan jam kerja merupakan usaha untuk mempercepat
pelaksanaan pekerjaan.
3. Dari hasil perhitungan dan penjadwalan, pekerjaan yang dipercepat: pekerjaan
tanah & urugan, pekerjaan pasangan dan plesteran, dan pekerjaan besi dan beton.
4. Setelah pekerjaan dipercepat 3 minggu dari 23 minggu menjadi 20 minggu
diperoleh kenaikan biaya sebesar Rp. 116.987.086,- atau naik 2,91% dari biaya
normal, sehingga anggaran biaya percepatan adalah Rp. 4.126.078.341,61 dari
anggaran biaya normal sebesar Rp. 4.009.091.255,-.
Tabel 2: Perbandingan Biaya Waktu Normal dgn Waktu yang Dipercepat
URAIAN
NORMAL
PERCEPATAN
SELISIH
Waktu
23 minggu
20 minggu
3 minggu
Tenaga
23.722 orang
28.767 orang
5.045 orang
Biaya
Rp 4.009.091.255,00
Rp 4.126.078.341,61
Rp 116.987.086,00
Sumber: Data Diolah
DAFTAR PUSTAKA
Anonim (2002), Kumpulan Analisa Biaya Konstruksi Bangunan Gedung dan Perumahan,
Bandung: Badan Standardisasi Nasional
Soeharto, Iman (1999), Manajemen Proyek: Dari Koseptual Sampai Operasional, Bandung:
PT. Gelora Aksara Pratama
Zainal (2001), Menghitung Rencana Anggaran Biaya, Jakarta: Gramedia Pustaka Utama
Istimawan Dipohusodo (1996), Manajemen Proyek dan Konstruksi Jilid 1, Cetakan ke-1,
Yogyakarta: Penerbit PT. Kanisius
Reksohadipradjo, Sukanto (1997), Manajemen Proyek, Yogyakarta: BPFE
Ervianto, Wufram I (2002), Manajemen Proyek Konstruksi, Yogyakarta: Penerbit Andi
Trisnowardono, Nono (2006), Menuju Usaha Jasa Konstruksi yang Handal, Jakarta:
Penerbit Abdi Tandur
Austen, RH Neale (1994), Memanajemeni Proyek Konstruksi, Pedoman, Proses dan
Prosedur, Jakarta: PT. Pustaka Binaman Pressindo
Ibrahim, Bahtiar (2003), Rencana dan Estimate Real of Cost, Jakarta: PT. Bumi Aksara
Lock, Dennis (1990), Manajemen Proyek, Berikut Kepres 29/30 Tahun 1984, Edisi ke 3,
Jakarta: Penerbit Erlangga
Nugraha, Paulus, Ishak Natan dan R. Sutjipto (1986), Manajemen Proyek Konstruksi, Jilid I
& II, Jakarta: Kartika Yudha.