BAB 4 PEMBAHASAN Sebuah perusahaan dalam pelaksanaan

BAB 4
PEMBAHASAN
Sebuah perusahaan dalam pelaksanaan kegiatan operasionalnya harus memiliki
pengendalian internal yang memadai, terutama pada siklus pendapatannya. Siklus
pendapatan terdiri dari kegiatan penjualan, penagihan piutang, penerimaan kas, dan retur
penjualan yang merupakan sumber pendapatan utama perusahaan yang akan digunakan
untuk keperluan selanjutnya dalam membiayai semua aktivitas perusahaan. Jika tidak
terdapat pengendalian internal yang memadai, maka mungkin saja akan ada peluang
terjadi penyimpangan dan penyalahgunaan terhadap pendapatan perusahaan. Oleh
karena itu PT. Valindo Global harus memiliki pengendalian internal yang memadai agar
dapat menjamin bahwa dalam pelaksanaan prosedur penjualan kredit tidak terdapat
praktek-praktek yang tidak sehat yang dapat merugikan perusahaan.
Dalam bab ini, penulis akan melakukan pembahasan yang dilakukan mencakup
evaluasi dan penerapan pengendalian internal atas siklus pendapatan pada PT. Valindo
Global. Termasuk didalamnya mengenai sebab, akibat serta rekomendasi yang dapat
diberikan terhadap kelemahan pengendalian internal yang ditemukan berdasarkan
control environment, risk assessment, information and communication, control
activities, dan monitoring yang terdapat pada PT. Valindo Global.
54
4.1 Penerapan Sistem Pengendalian Internal Yang Terdapat Pada PT. Valindo
Global
Pengendalian internal suatu perusahaan dapat dikatakan sudah memadai apabila
seluruh prosedur
dan kebijakan yang dilaksanakan oleh perusahaan dalam
menjalankan seluruh aktivitas perusahaannya mencakup ke dalam komponenkomponen pengendalian internal dan kebijakan serta prosedur yang dilaksanakan
oleh perusahaan telah mencapai tujuan dari pengendalian internal tersebut.Berikut
ini dijelaskan gambaran pengendalian internal yang telah dijalankan oleh perusahaan
berdasarkan komponen pengendalian internal beserta kelemahan dan upaya
perbaikannya.
Gambar 4.1 Tahapan evaluasi pengendalian internal pada prosedur penjualan kredit
pada PT Valindo Global.
Komponen Pengendalian
Internal (Menurut COSO) :
Kondisi yang terdapat pada PT.
Valindo Global :
- Lingkungan Pengendalian
- Penaksiran Risiko
- Aktivitas Pengendalian
- Informasi dan Komunikasi
- Pemantauan
(penjelasan terdapat di Bab 2)
- Struktur organisasi
- Uraian tugas dan wewenang
- Standar operasional perusahaan dan prosedur
perusahaan
Fungsi terkait:
Evaluasi Pengendalian Internal pada
Siklus Pendapatan :
(penjelasan lebih lanjut terdapat di dalam
bab 4)
- Dokumen dan catatan yang di perlukan
Saran Perbaikan :
Tujuan Pengendalian Internal :
- Keandalan Laporan Keuangan
- Efektivitas dan efisiensi operasi
- Kepatuhan terhadap hukum dan
peraturan yang berlaku
(Terdapat di dalam Bab 5)
55
4.1.1 Lingkungan Pengendalian (Control Environment)
1. Integritas dan Nilai Etika
Direktur utama perusahaan sangat menekankan kedisiplinan, integritas serta
etika dalam bekerja. Ia mengatakan bahwa kediplinan sangat lah penting agar
kinerja dapat maksimal dan target perusahaan dapat tercapai. Integritas dalam
bekerja tidak kalah penting karena menurutnya, jika bekerja dengan integritas
tinggi maka kinerja perusahaan pun akan ikut maksimal dan yang terakhir etika
dalam bekerja, jika kita beretika dalam bekerja maka pelanggan pasti akan
senang berbisnis dengan kita.
2. Komitmen terhadap Kompetensi
Agar tujuan entitas dapat tercapai, personel di setiap tingkat organisasi harus
memiliki pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk melaksanakan
tugasnya secara efektif. Komitmen terhadap kompetensi mencakup pertimbangan
manajemen atas pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan, dan paduan
antara kecerdasan pelatihan, dan pengalaman yang dituntut dalam pengembangan
kompetensi. Pada PT Valindo Global, setiap karyawan baik karyawan kantor dan
karyawan lapangan sudah ditempatkan sesuai dengan keahlian dan kemampuan
dibidang
mereka
masing-masing.
Dengan
demikian,
pekerjaan
dapat
terselesaikan dengan baik oleh masing-masing bagian yang memiliki kompetensi
dalam bekerja.
3. Struktur Organisasi dan Penetapan Wewenang dan Tanggung Jawab
Dalam PT. Valindo Global belum ada pedoman pasti tentang wewenang dan
tanggung jawab yang tertulis dengan jelas dan formal namun semua karyawan
sudah mengerti gambaran struktur organisasi sehingga semua karyawan sudah
56
mengerti akan posisi tertinggi dari perusahaan serta wewenang dan tanggung
jawabnya masing-masing meskipun penjabarannya belum jelas.
4.1.2 Penilaian Resiko (Risk Assessment)
Direktur perusahaan telah melakukan penaksiran risiko atas faktor eksternal
dan internal, yaitu :
a. Risiko perkembangan kompetitor serta persaingan harga.
Klien dari perusahaan ini beragam, ada yang perusahaan besar, perusahaan
menengah, dan ada pula yang perusahaan kecil. Dalam hal ini, direktur
termasuk orang yang berhati-hati dalam menjaga kualitas perusahaan, dengan
selalu berusaha memberikan jasa yang maksimal terutama dalam hal ketepatan
waktu pengiriman untuk menangani klien baik perusahaan kecil atau
perusahaan besar. Kebijakan ini akan meningkatkan kualitas perusahaan dan
merupakan salah satu kekuatan perusahaan di tengah kompetitor yang semakin
berkembang. Perusahaan juga memberikan harga yang bersaing di bandingkan
dengan perusahaan-perusahaan ekspedisi lain. Namun perusahaan tetap
menjaga kualitas jasa pengirimannya.
b. Risiko terhadap penurunan permintaan.
Perusahaan sudah mengidentifikasi beberapa risiko yang berkaitan dengan
penurunan permintaan. Oleh karena itu, perusahaan berusaha meningkatkan
penjualan dengan mempekerjakan sales marketing untuk mencari pelanggan
sebanyak-banyaknya terutama diprioritaskan pada perusahaan yang memiliki
prestige yang tinggi. Perusahaan berpikir bahwa tingkat penjualan yang tinggi
57
dapat memikat calon pelanggan, oleh karena itu perusahaan sengaja tidak
membatasi pelanggan yang hendak menggunakan jasa perusahaan.
c. Risiko terhadap kecurangan karyawan.
Perusahaan tidak mengidentifikasi lebih jauh tentang risiko yang mungkin
terjadi jika ada kecurangan yang dilakukan oleh bawahannya. Sejauh ini
direktur memberikan kepercayaan kepada semua personel.
d. Risiko terhadap keandalan pelaporan keuangan.
Perusahaan atau manajemen tidak mengetahui pentingnya penggunaan
laporan keuangan untuk mendukung pengambilan keputusan. Laporan
keuangan hanya digunakan untuk pelaporan pajak saja, sehingga laporan
keuangan menjadi kurang efektif.
4.1.3 Informasi dan Komunikasi (Information and Communication)
1. Informasi dan dokumen terkait
Perusahaan dalam menjalani aktifitasnya telah mempunyai dokumen yang
terkait pada setiap transaksi untuk mencegah adanya misinformation antar
bagian. Misalnya untuk menawarkan harga akan digunakan dokumen Surat
Penawaran Harga, bukti pemesanan dari pelanggan menggunakan dokumen
Purchase Order, pengiriman barang menggunakan dokumen Surat Jalan dan
Berita Acara Serah Terima, Bukti penagihan kepada pelanggan maka dibuat
dokumen Invoice, dan bukti pembayaran sudah dilakukan maka akan dibuat
dokumen Bukti Kas Masuk. Semua dokumen akan diarsip menurut tanggal,
bulan,
dan
tahun
keterjadiannya.
Manajemen
belum
menyadari
dan
menggunakan laporan keuangan dalam proses pengambilan keputusan yang
58
bijak. Pengambilan keputusan biasanya berdasarkan laporan tiap bulan, misal
laporan penjualan, laporan piutang, dan laporan penerimaan kas. Laporan
keuangan dibuat untuk keperluan pelaporan pajak saja.
2. Komunikasi antar bagian
Komunikasi antar bagian pun juga terjalin dengan baik. Sebagai contoh, jika
ada keterangan tambahan pada Berita Acara Serah Terima (BAST) yang dibuat
oleh bagian pengiriman dan jika bagian akuntansi sebagai pencatat kejadian tidak
mengerti, maka mereka akan mengkomunikasikannya sampai jelas. Begitu juga,
komunikasi antara atasan dan bawahan tetap terjaga karena setiap hari atasan
akan berinteraksi langsung dengan para karyawannya.
4.1.4 Aktivitas Pengendalian (Control Activities)
1. Otorisasi yang jelas
Perusahaan memiliki jenjang otorisasi yang cukup jelas meskipun tidak ada
dokumen tertulis tentang hal tersebut. Pengotorisasian telah dilakukan oleh orang
yang tepat dan berwenang terhadap fungsinya sebagai persetujuan dan
pemberitahuan mengenai kegiatan operasional yang terjadi di perusahaan.
2. Pemisahan fungsi dan tanggung jawab
Perusahaan ini dalam menjalankan aktivitasnya, masih ada bagian yang
dirangkap oleh bagian lain. Perusahaan tidak memiliki fungsi atau bagian kredit
yang bertanggungjawab untuk melakukan pengecekan status kredit pelanggan dan
memberikan otorisasi penjualan kredit kepada pelanggan sehingga menghindari
piutang tak tertagih. Lalu perusahaan tidak memiliki fungsi audit internal, audit
internal perusahaan dirangkap oleh bagian akuntansi.
59
3. Penggunaan dokumen yang cukup
Perusahaan dalam menjalankan aktifitasnya menghasilkan dokumen yang
cukup menunjang sebagai bukti kelancaran transaksi penjualan kredit. Namun,
dokumen-dokumen tersebut sering tidak ditandatangani oleh pihak yang
bersangkutan dalam transaksi tersebut. Sehingga bisa membuka peluang
terjadinya kecurangan selain itu pada dokumen penjualan hanya terdapat
dokumen purchase order tidak terdapat dokumen sales order.
4. Pengendalian fisik
Perusahaan memiliki beberapa cara dalam melakukan perlindungan fisik
terhadap asset perusahaan serta barang pelanggan yang akan dikirim yaitu atas
a) Kas
Kas yang diterima biasanya disetorkan langsung ke bank mendekati akhir
dari jam kerja bank. Jika pembayaran baru dilakukan melebihi dari jam kerja
bank, maka uang tersebut akan diberikan kepada direktur. Serta untuk
pelanggan yang melakukan pembayaran dengan cara transfer ke rekening
perusahaan akan diurus oleh manajer F&A
b) Gudang
Bagian gudang akan menganalisa total kebutuhan barang dan mengatur
penyediaan, pengadaan, dan pengiriman barang sedemikian rupa agar alokasi
barang di setiap tempat dapat memenuhi kebutuhan dengan efisien, efektif dan
tepat waktu serta mengendalikan dan mengawasi keluar masuknya barang
pelanggan yang ada di gudang.
60
c) Dokumen
Semua dokumen yang mendukung aktivitas perusahaan, seperti penjualan
kredit misalnya, akan selalu disimpan dengan baik dan tersusun rapi
berdasarkan tanggal, bulan, dan tahun keterjadiannya. Namun perusahaan ini
belum melakukan pengendalian fisik yang memadai atas asset tetap berupa
gedung beserta isinya. Aset gedung perusahaan ini tidak diasuransikan.
5. Tidak adanya kebijakan piutang dan akun penyisihan piutang tak tertagih
Aktivitas utama perusahaan ini adalah penjualan kredit. Perusahaan hanya
menetapkan jatuh tempo untuk pelunasan piutang penjualan kredit adalah satu
bulan dan tidak membuat kebijakan piutang lebih detail. Dan yang terjadi selama
ini, klien banyak yang mundur atau telat dalam melakukan pembayaran.
Perusahaan tidak memberikan batas jumlah atau persyaratan kredit untuk
setiap pelanggan terutama pada pelanggan yang sudah sering menggunakan jasa
mereka. Selain itu, perusahaan juga tidak menganggarkan atau tidak membuat
akun penyisihan piutang tak tertagih, karena perusahaan sangat menekankan pada
azas kepercayaan dan komunikasi yang baik dengan klien.
6. Perusahaan tidak memiliki fungsi atau bagian kredit
Fungsi kredit adalah fungsi yang bertanggung jawab untuk meneliti status
kredit pelanggan dan memberikan otorisasi penjualan kredit kepada pelanggan.
Dalam hal ini, perusahaan tidak memiliki fungsi kredit, sehingga setiap penjualan
langsung dilayani tanpa ada pengecekan status pelanggan terlebih dahulu.
7. Sistem prosedur yang berjalan
Urutan jalur sistem penjualan kredit yang berjalan pada PT Valindo Global
dapat dilihat pada gambar 3.2. Dalam perusahaan ini, terlihat beberapa kekuatan
61
pengendalian internal perusahaan yaitu adanya dokumen yang mendukung untuk
setiap transaksi atau yang menunjang setiap aktivitas penjualan kredit. Dokumen
pun dibuat sesuai dengan yang dibutuhkan dan tidak mencetak terlalu banyak
seperti yang ada di prosedur standar.
4.1.5 Pemantauan (Monitoring)
1. Pemantauan oleh internal auditor
Perusahaan ini tidak memiliki fungsi internal auditor secara formal, fungsi
tersebut di rangkap oleh bagian akuntansi. Namun internal auditor yang
merangkap bagian akuntansi di perusahaan ini hanya bertugas memeriksa
laporan yang terkait dengan keuangan saja (financial audit), tidak melaksanakan
fungsi auditor untuk operasi atau aktivitas perusahaan yang lain (operational
audit). Internal auditor tersebut hanya memeriksa laporan penjualan, laporan
penerimaan kas, laporan kas besar, laporan kas kecil, dan laporan persediaan, dan
tidak memeriksa sistem dan kualitas kinerja keseluruhan. Internal auditor ini
melakukan pemeriksaan sebanyak sekali dalam setahun.
2. Pemantauan oleh atasan
Setiap penerimaan penjualan oleh sales akan dipantau dan diotorisasi oleh
manajer penjualan beserta direktur. Setiap invoice dan faktur pajak akan
diotorisasi langsung oleh direktur. Direktur akan selalu memantau dan
melakukan verifikasi atas laporan penjualan yang dibuat oleh bagian akuntansi.
3. Pemantauan laporan
Laporan penjualan yang telah dibuat oleh bagian akuntansi akan dicek dan
dicocokkan dengan Invoice yang sudah diarsip. Selain itu, direktur juga akan
62
meminta catatan rekonsiliasi bank secara bulanan untuk menambah keakuratan
dalam melakukan verifikasi laporan.
4.2 Sistem Pengendalian Internal Atas Siklus Pendapatan Pada PT.Valindo Global
Berdasarkan Prinsip COSO
Kekuatan sistem pengendalian internal atas siklus pendapatan pada PT.Valindo
Global berdasarkan prinsip COSO adalah:
1. Direktur utama perusahaan sangat menekankan kedisiplinan, integritas serta etika
dalam setiap aktivitas.
2. Direktur termasuk orang yang berhati-hati dalam menjaga kualitas perusahaan,
dengan selalu berusaha memberikan jasa yang maksimal terutama dalam hal
ketepatan waktu pengiriman untuk menangani klien baik perusahaan kecil atau
perusahaan besar.
3. Komunikasi yang terjalin dengan baik antar bagian dan dengan atasan
menambah
kenyamanan
dalam
bekerja
serta
akan
mengurangi
miscommunication dan pekerjaan pun akan terlaksana dengan baik.
4. Perusahaan melakukan perlindungan fisik atas kas, persediaan, dan dokumen.
5. Direktur selalu memantau perkembangan pasar dan target penjualan yang telah
diraih karyawannya.
Dengan beberapa kekuatan tersebut, penulis masih menemukan kelemahan
pengendalian internal pada beberapa poin, yaitu sebagai berikut:
1. Proses perekrutan karyawan yang tidak ketat karena tidak disertai dengan tes
tertulis. Hal ini memungkinkan calon karyawan untuk lolos masuk dan diterima
tetapi kurang kompeten, karena pada saat interview hanya dapat diketahui latar
belakang, pengalaman kerja dan proses pendidikan dari calon karyawan tersebut.
63
2. Tidak adanya pedoman pasti tentang penetapan wewenang dan tanggung jawab
yang tertulis dengan jelas dan formal. Hal ini menyebabkan kekurang jelasan
dalam pelaksanaan dan pemantauan setiap aktivitas dalam perusahaan. Selain itu
juga menyebabkan ketidakjelasan kewajiban dan tanggung jawab setiap personel
dan kepada siapa setiap personel harus bertanggungjawab.
3. Perusahaan belum menyadari pentingnya penggunaan laporan keuangan. Hal ini
mengakibatkan keputusan yang diambil oleh perusahaan menjadi kurang
berdasar dan kurang intuitif karena tidak didukung oleh faktor-faktor yang
tersirat dalam laporan keuangan dan tidak dianalisa dengan baik.
4. Adanya perangkapan tugas yang saling berkaitan, contohnya bagian internal
auditor yang dirangkap sekaligus oleh seorang personel dari bagian akuntansi.
Hal ini mengakibatkan kemungkinan terjadi kesalahan dalam bekerja dan bisa
juga menimbulkan kesempatan untuk melakukan fraud.
5. Perusahaan tidak melakukan pengendalian fisik atas aset tetap berupa gedung
beserta isinya. Hal ini mengakibatkan risiko kehilangan yang mengancam semua
anggota perusahaan jika sampai terjadi kecelakaan yang tidak terduga.
6. Tidak adanya kebijakan piutang dan akun penyisihan piutang tak tertagih. Hal ini
mengakibatkan seringnya terjadi keterlambatan pembayaran.
7. Perusahaan tidak memiliki fungsi kredit yang bertanggungjawab untuk meneliti
status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi penjualan kredit kepada
pelanggan. Hal ini mengakibatkan adanya kemungkinan pelanggan memesan
kembali sebelum melunasi pembayaran transaksi sebelumnya.
8. Perusahaan tidak membuat dokumen Sales Order setelah menerima Purchase
Order dari pelanggan. Hal ini mengakibatkan kesulitan dalam pembuatan
64
Laporan Penjualan dan jikalau PO itu hilang maka tidak akan tercatat dalam
Laporan Penjualan.
4.2.1 Lingkungan Pengendalian (control environment).
Lingkungan pengendalian menetapkan suasana dari suatu organisasi yang
mempengaruhi kesadaran akan pengendalian dari orang-orangnya. Lingkungan
pengendalian merupakan pondasi dari semua komponen pengendalian internal
lainnya yang menyediakan disiplin dan struktur.
Sejumlah faktor membentuk lingkungan pengendalian antara lain:
a) Integritas dan nilai etika. Bagian bisnis seperti karyawan, pelanggan,
pemasok, dan masyarakat meminta peningkatan yang lebih tinggi dari
integritas dan etika sebagai bagian dari manajer bisnis.
b) Komitmen
terhadap
kompetensi.
Komitmen
terhadap
kompetensi
mencakup pertimbangan manajemen mengenai pengetahuan dan keahlian
yang diperlukan, dan pengalaman yang diperlukan untuk mengembangkan
potensi tersebut.
c) Filosofi dan gaya operasi manajemen. Banyak karakteristik yang dapat
membentuk bagian dari filosofi dan gaya operasi manajemen dan memiliki
dampak terhadap lingkungan pengendalian.
d) Struktur organisasi. Berkontribusi terhadap kemampuan entitas untuk
memenuhi tujuan dengan menyediakan kerangka kerja menyeluruh atas
perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, dan pemantauan aktivitas suatu
entitas.
65
e) Penetapan wewenang dan tanggung jawab. Wewenang dan tanggung jawab
merupakan penjelasan mengenai bagaimana dan kepada siapa wewenang
dan tanggung jawab untuk semua aktivitas entitas dibebankan.
f) Kebijakan dan praktik sumber daya manusia. Kebijakan dan prosedur
sumber daya manusia yang diterapkan akan menjamin bahwa personel
entitas memiliki tingkat integritas, nilai etika, dan kompensasi yang
diharapkan.
4.2.2 Penilaian Resiko (risk assessment).
Penilaian resiko untuk tujuan pelaporan keuangan adalah identifikasi,
analisis,dan pengolahan resiko suatu entitas yang relevan dengan penyusunan
laporan keuangan yang disajikan secara wajar sesuai dengan prinsip-prinsip
akuntansi yang berlaku umum.
4.2.3 Aktivitas Pengendalian (control activities).
Merupakan kebijakan dan prosedur yang membantu memastikan bahwa
perintah manajemen telah dilaksanakan. Aktivitas pengendalian membantu
memastikan bahwa tindakan yang dilakukan berkenaan dengan risiko yang
diambil untuk pencapaian tujuan entitas. Aktivitas pengendalian memiliki
beberapa tujuan dan diaplikasikan pada berbagai tingkatan organisasional dan
fungsional.
Aktivitas pengendalian yang relevan dengan audit laporan keuangan
dapat dikategorikan dalam beberapa cara. Salah satu cara adalah sebagai
berikut:
66
a) Pemisahan tugas
b) Otorisasi yang memadai atas transaksi dan aktivitas
c) Dokumen dan catatan yang memadai
d) Pengecekan independen atas pelaksanaan
4.2.4 Informasi dan Komunikasi (information processing and communication).
Informasi dan komunikasi yang relevan dengan tujuan pelaporan keuangan
yang memasukkan sistem akuntansi terdiri dari metode-metode dan catatancatatan yang diciptakan untuk mengidentifikasi, mengumpulkan, menganalisis,
mengklasifikasikan, mencatat dan melaporkan transaksi-transaksi entitas dan
juga kejadian-kejadian serta kondisi dan untuk memelihara akuntabilitas dari
aktiva-aktiva dan kewajiban-kewajiban yang berhubungan. Komunikasi
melibatkan penyediaan suatu pemahaman yang jelas mengenai peran dan
tanggung jawab individu berkenaan dengan pengendalian internal atas
pelaporan keuangan.
4.2.5 Pemantauan(monitoring).
Suatu proses yang menilai kinerja pengendalian internal pada suatu saat.
Pemantauan melibatkan penilaian rancangan dan pengoperasian pengendalian
dengan dasar waktu dan mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan.
Pemantauan dapat dilaksanakan melalui aktivitas yang berkelanjutan,
pengevaluasian periodik secara terpisah.
67
4.3 Rekomendasi Yang Diberikan Atas Kelemahan Sistem Pengendalian Internal
Siklus Pendapatan Pada PT. Valindo Global
4.3.1 Lingkungan Pengendalian (Control Environment)
1. Integritas dan Nilai Etika
Mengenai intergritas dan etika pada PT. Valindo Global sudah cukup baik,
penulis menyarankan agar PT. Valindo Global dapat mempertahankan apa yang
sudah berjalan dengan baik.
2. Komitmen terhadap Kompetensi
Atas kelemahan yang ada pada PT. Valindo Global, penulis menyarankan agar:
a) Perusahaan
meningkatkan
standar
perekrutan
karyawan
dengan
menyaringnya lebih ketat lagi. Dengan ketatnya penyaringan ini diharapkan
perusahaan memperoleh karyawan yang bermutu dan berkompeten. Seperti
misalnya, tes penerimaan karyawan tidak hanya melalui wawancara, tetapi
dengan tes-tes tertulis lain yang mendukung, seperti psikotest, tes bahasa,
dan tes kemampuan dasar.
b) Perusahaan memberikan training lain yang dapat mendukung kemajuan
perusahaan. Seperti misalnya untuk menghadapi dunia akuntansi yang
makin berkembang dan berubahnya cara pelaporan keuangan, maka
personel bagian akuntansi dapat diikutsertakan dalam training yang
membahas tentang hal tersebut, sehingga para personel pun dapat
menghasilkan laporan yang lebih akurat dan sesuai dengan standar yang
telah ditetapkan. Dengan adanya pemberian training gratis ini diharapkan
para personel dapat menambah pengetahuan dan dapat meningkatkan
kemampuan kinerjanya.
68
4. Struktur Organisasi dan Penetapan Wewenang dan Tanggung Jawab
Atas kelemahan-kelemahan yang ada pada PT. Valindo Global, penulis
menyarankan agar:
a) Perusahaan segera membuat struktur organisasi yang jelas dan pedoman
yang jelas tentang urutan daftar wewenang dan tanggung jawab untuk tiap
personel atau bagian, dan dilakukan sosialisasi sehingga seluruh karyawan
mengerti dan memahami tugas dan tanggung jawab masing-masing, serta
hubungan tiap unit kerja.
b) Perusahaan membentuk bagian sendiri yang independen untuk melakukan
audit atas segala aktivitas yang terkait dalam perusahaan. Lebih baik jangan
merangkapkan tugas, terlebih dirangkapkan dengan bagian akuntansi.
4.3.2 Penilaian Resiko (Risk Assessment)
a. Risiko perkembangan kompetitor serta persaingan harga.
Atas kelemahan pengendalian internal tentang competitor dan persaingan
harga, penulis menyarankan agar perusahaan memberitahukan kisaran waktu
pengiriman kepada setiap personel pengiriman agar setiap personel pun
mempunyai target waktu yang harus diselesaikan dan dapat bekerja dengan
semaksimal mungkin.
b. Risiko terhadap penurunan permintaan.
Atas kelemahan pengendalian internal yang ada pada PT. Valindo Global
penulis menyarankan agar perusahaan memberikan job desk yang jelas kepada
para sales marketing serta melakukan konfirmasi terhadap perusahaan calon
69
pelanggan tentang kedatangan dari para sales marketing dari perusahaan. Serta
perusahaan tidak memaksakan tingkat penjualan yang tinggi dan tetap lakukan
pengecekan terhadap calon pelanggan. Jika calon pelanggan memiliki riwayat
pernah menunggak pembayaran, sebaiknya mintalah kepada pelanggan untuk
melakukan pembayaran terlebih dahulu. Atau jika calon pelanggan memiliki
riwayat pernah mangkir dari hutangnya, sebaiknya jangan melayani calon
pelanggan tersebut dengan alasan yang beretika.
c. Risiko terhadap kecurangan karyawan.
Atas kelemahan pengendalian internal yang ada, penulis menyarankan agar
perusahaan tetap memikirkan setiap risiko yang mungkin terjadi yang bisa
dilakukan oleh tiap karyawannya. Seperti misalnya, risiko kehilangan data,
pencurian data ataupun perubahan data maka perusahaan harus membuat sistem
pengaman untuk tiap-tiap komputer yang digunakan.
d. Risiko terhadap keandalan pelaporan keuangan.
Berdasarkan
kelemahan
pengendalian
internal
yang
ada,
penulis
menyarankan agar perusahaan dan manajemen menggunakan laporan keuangan
agar menghasilkan keputusan yang efektif dan berdasarkan analisa yang baik.
4.3.3 Informasi dan Komunikasi (Information and Communication)
1. Informasi dan dokumen terkait
Atas
kelemahan-kelemahan
pengendalian
internal
tersebut,
penulis
menyarankan agar:
70
a) Sebaiknya perusahaan mengeluarkan Sales Order bernomor urut untuk
mempermudah pembuatan laporan penjualan. Selain itu, perusahaan harus
membuat, mengendalikan, serta menjamin kelengkapan data yang
mendukung dalam pembuatan laporan penjualan.
b) Perusahaan
dan
manajemen
dalam
mengambil
keputusan
harus
menggunakan analisa dari laporan keuangan agar mendapatkan keputusan
yang efektif.
2. Komunikasi antar bagian
Tentang komunikasi antar bagian yang terjadi di PT.Valindo Global, sudah
cukup baik. Saran dari penulis yaitu seluruh karyawan PT. Valindo Global harus
terus mempertahankan komunikasi yang sudah berjalan dengan baik.
4.3.4 Aktivitas Pengendalian (Control Activities)
1. Otorisasi yang jelas
Sebaiknya perusahaan memiliki dokumen tertulis tentang jenjang otorisasi.
Agar lebih memperjelas tentang jenjang otorisasi yang ada pada perusahaan
2. Pemisahan fungsi dan tanggung jawab
Atas kelemahan-kelemahan pengendalian internal yang terdapat pada PT.
Valindo global, penulis menyarankan agar:
a) Perusahaan membentuk bagian sendiri yang independen untuk melakukan
audit atas segala aktivitas yang terkait dalam perusahaan. Sebaiknya jangan
merangkapkan tugas terlebih dirangkapkan dengan bagian akuntansi.
71
b) Perusahaan
membentuk
fungsi
kredit,
jika
tidak
memungkinkan
membentuk suatu fungsi lagi, maka perusahaan dapat merangkapkan fungsi
ini pada bagian yang lain yang masih berhubungan. Misalnya fungsi kredit
dirangkap oleh bagian Penjualan, yang harus mengotorisasi setiap
Purchase Order dengan terlebih dahulu melihat catatan piutang pelanggan.
Perusahaan juga dapat membuat sistem yang dapat menghubungkan
langsung antara data pelanggan yang pembayarannya masih macet atau
belum lunas dengan otorisasi penjualan kredit yang tidak memenuhi syarat.
3. Penggunaan dokumen yang cukup
Atas kelemahan pengendalian internal tersebut, penulis menyarankan agar
perusahaan memberikan tata tertib tertulis di sertai sanksi jika ada dokumendokumen yang tidak ditandatangani oleh pihak yang bersangkutan serta membuat
dokumen sales order untuk mempermudah dalam membuat laporan penjualan.
4. Pengendalian fisik
Atas
kelemahan
pengendalian
internal
yang
teridentifikasi,
penulis
menyarankan agar perusahaan mengikutsertakan asuransi untuk menjaga semua
asset yang dimiliki perusahaan, apakah itu all risk atau tidak tergantung dari
kebijakan direktur. Penulis menyarankan agar perusahaan mulai mencari asuransi
yang handal yang mau menerima klien dengan resiko pengiriman dan asset
perusahaan.
5. Tidak adanya kebijakan piutang dan akun penyisihan piutang tak tertagih
Atas kelemahan pengendalian internal terdapat di dalam perusahaan, maka
penulis menyarankan agar perusahaan membuat akun penyisihan piutang tak
72
tertagih untuk mengantisipasi risiko-risiko yang mungkin akan timbul apabila
terjadi piutang tak tertagih dalam jumlah yang cukup besar. Dengan adanya akun
penyisihan piutang tak tertagih, jumlah piutang yang ada di neraca dilaporkan
secara wajar dan tidak menjadi overstated. Estimasi jumlah piutang tak tertagih
bisa didasarkan pada pengalaman perusahaan. Perusahaan juga sebaiknya
membuat kebijakan piutang yang jelas dan rinci yang tercantum dalam Purchase
Order dan Invoice dengan menerapkan prinsip 2/10, n/30 misalnya, dan juga
memberikan denda untuk keterlambatan pembayaran. Pemberian denda ini dapat
diwujudkan dalam bentuk wesel tagih atau Notes Receivable yang di dalamnya
tercantum komponen tanggal jatuh tempo, jumlah nominal pembayaran, dan
bunga keterlambatan. Apabila piutang sudah jatuh tempo dan belum dilakukan
pembayaran, maka piutang tersebut akan dikonversi menjadi wesel dan pelanggan
akan dikenai bunga keterlambatan apabila hutangnya tidak segera dilunasi.
6. Perusahaan tidak memiliki fungsi atau bagian kredit
Berdasar kelemahan pengendalian internal yang ada, penulis menyarankan
agar perusahaan membuat fungsi kredit, jika tidak memungkinkan membentuk
suatu fungsi lagi, maka perusahaan dapat merangkapkan fungsi ini pada bagian
yang lain yang masih berhubungan. Misalnya, fungsi kredit dirangkap oleh bagian
Penjualan, yang harus mengotorisasi setiap Purchase Order dengan terlebih
dahulu melihat catatan piutang pelanggan. Atau bisa juga perusahaan dapat
membuat sistem yang dapat menghubungkan langsung antara data pelanggan
yang pembayarannya masih macet atau belum lunas dengan otorisasi penjualan
kredit yang tidak memenuhi syarat.
73
7. Sistem prosedur yang berjalan
Atas semua kelemahan pengendalian internal yang ada, penulis menyarankan
agar:
a) Perusahaan mengeluarkan Sales Order untuk mempermudah pembuatan
laporan penjualan. Sales Order yang dibuat dicopy rangkap tiga yang
dikirimkan ke bagian gudang, akuntansi, dan keuangan. Selain itu, perusahaan
juga harus mengendalikan dan menjamin kelengkapan data yang mendukung
dalam pembuatan Laporan Penjualan.
b) Perusahaan segera membentuk bagian kredit yang berfungsi untuk
mengotorisasi setiap penjualan kredit dan juga perusaan sebaiknya
menentukan batas limit kredit untuk setiap pelanggan agar tidak terjadi kredit
yang menumpuk terlalu banyak.
4.3.5 Pemantauan (Monitoring)
1. Pemantauan oleh internal auditor
Atas kelemahan pengendalian internal ini, penulis menyarankan agar
perusahaan segera membentuk bagian internal auditor yang independen yang
memiliki tugas untuk mengaudit segala aktivitas yang terkait dalam perusahaan,
misalnya dalam hal keuangan dan operasional perusahaan.
2. Pemantauan oleh atasan
Atas pengendalian internal tentang pemantauan oleh atasan yang terjadi pada
PT. Valindo Global, penulis merasa sudah cukup baik. Hanya tinggal di
tingkatkan lebih baik lagi serta mempertahankan
apa yang sudah berjalan
dengan baik.
74
3. Pemantauan laporan
Tentang pemantauan laporan yang terjadi pada PT. Valindo Global sudah
berjalan cukup baik.
75