Preliminary Survey

BAB IV
PEMBAHASAN
IV.1. Survei Pendahuluan (Preliminary Survey)
Sesuai dengan ruang lingkup pembahasan audit operasional pada PT Linda Gallery
Sejahtera yang akan dibahas disini hanya mencakup kegiatan atas pelaksanaan sumber
daya manusia, jadi ruang lingkup pembahasan skripsi ini hanya terbatas dari fungsi
penerimaan karyawan sampai dengan fungsi pemutusan hubungan karyawan.
Adapun tujuan dari survei pendahuluan pada PT Linda Gallery Sejahtera adalah
untuk mendapatkan gambaran awal mengenai perusahaan dan mengumpulkan informasi
yang bersifat umum mengenai perusahaan serta mengenai operasi perusahaan sehingga
diperoleh suatu pemahaman yang menyeluruh mengenai perusahaan dan semua aspek
penting dari perusahaan yang berkaitan dengan audit operasional yang akan dilakukan.
Tujuan pelaksanaan audit operasional atas fungsi manajemen sumber daya manusia
di PT Linda Gallery Sejahtera adalah sebagai berikut:
1. Untuk menentukan ketaatan manajer, karyawan dan staf terhadap kebijakan dan
pengelolaan atas sumber daya manusia yang berlaku dalam perusahaan.
2. Menilai pelaksanaan dalam pengendalian atas kegiatan operasional sumber daya
manusia dan memungkinkan terdeteksinya kelemahan yang terjadi.
3. Menilai apakah kegiatan operasional operasional atas sumber daya manusia sudah
dilakukan secara efisien dan efektif.
4. Mengidentifikasi permasalahan yang terdapat dalam perusahaan serta memberikan
saran dan rekomendasi mengenai tindakan korektif atau perbaikan yang diperlukan.
Pelaksanaan survei pendahuluan atas fungsi manajemen sumber daya manusia
dilakukan dengan menggunakan beberapa prosedur audit yang umum digunakan yaitu:
1. Mengadakan pengamatan fisik yang mencakup mengenai fasilitas, ketaatan terhadap
peraturan yang berlaku umum, kinerja dari para personil dalam kegiatan manajemen
sumber daya manusia.
2. Mengumpulkan bukti-bukti tertulis mengenai prosedur-prosedur yang ditetapkan
perusahaan. Hal ini dilakukan untuk mengetahui apakah perusahaan telah
menjalankan kegiatan organisasinya secara efisien dan efektif.
Agar dapat mengetahui dengan jelas mengenai hal-hal yang disebutkan diatas
maka penulis melakukan tahap-tahap sebagai berilut:
a. Melakukan pembicaraan awal dengan bagian sumber daya manusia, general
manager, dan beberapa karyawan yang dapat memberikan informasi yang sangat
dibutuhkan oleh penulis dan penjelasan rinci mengenai tujuan dan sasaran dari audit
operasional yang akan dilakukan. Informasi yang dikumpulkan dari tahap ini antara
lain:
•
Sejarah perusahaan
•
Struktur organisasi dan uraian tugas
•
Kegiatan pengelolaan atas sumber daya manusia
•
Produk yang diperdagangkan
•
Prosedur yang berhubungan dengan fungsi manajemen sumber daya manusia
b. Melakukan kegiatan observasi yang bertujuan untuk melihat lebih jelas mengenai
aktivitas operasional dan prosedur kerja yang terkait dengan fungsi manajemen
sumber daya manusia.
64
c. Wawancara dengan divisi yang bersangkutan dimana dilakukan dengan dua cara:
1. Wawancara lisan, dilakukan dengan memberikan pertanyaan secara lisan kepada
manajer sumber daya manusia yang melaksanakan kegiatan manajemen sumber
daya manusia.
2. Wawancara dengan menggunakan lembar pertanyaan (kuesioner), dilakukan
dengan cara memberikan lembar pertanyaan kepada bagian sumber daya manusia
dan beberapa karyawan untuk mengetahui dengan jelas mengenai pengendalian
internal yang ada dalam perusahaan atas fungsi manajemen sumber daya manusia.
d. Mengevaluasi hasil wawancara, kuesioner dan pengamatan yang dilakukan,
e. Melakukan konfirmasi kepada pihak manajemen tentang adanya temuan-temuan
sebagai hasil dari audit yang akan dijadikan rekomendasi untuk mengatasi kelemahan
yang ditemukan dan rekomendasi untuk meningkatkan manajemen operasional
perusahaan.
IV.2. Kuesioner Evaluasi atas Sistem Pengendalian Intern
Untuk melakukan penilaian sistem pengendalian intern atas manajemen sumber
daya manusia pada PT Linda Gallery Sejahtera, maka penulis melakukan analisis dan
evaluasi terhadap hasil wawancara, pengamatan dan kuesioner.
Manajemen harus mempunyai pandangan dan sikap yang professional untuk
memajukan atau meningkatkan hasil-hasil yang telah dicapainya. Manajemen haruslah
selalu melihat, meneliti, menganalisa dan mengambil keputusan atas laporan-laporan
yang ada. Hal ini untuk menilai apakah kebijakan perusahaan yang telah ditentukan
dijalankan, dan apakah kegiatan operasional perusahaan berjalan dengan baik.
65
Kuesioner fungsi manajemen sumber daya manusia ini akan membahas secara
jelas mengenai penerimaan karyawan, prosedur pengupahan, pengelolaan atas perawatan
dan pengobatan karyawan, pengelolaan tindakan disiplin, serta prosedur pemutusan
hubungan kerja karyawan yang diterapkan di PT Linda Gallery Sejahtera. Kuesioner
dirancang sedemikian rupa agar mendapatkan jawaban yang relevan dan kompeten yang
akan dijadikan bahan pertimbangan dalam mengidentifikasikan kekuatan dan kelemahan
sistem pengendalian intern atas fungsi manajemen sumber daya manusia. Selanjutnya
dari kelemahan yang ditemukan akan dievaluasi dan diberikan saran-saran perbaikan
kepada perusahaan.
66
TABEL KUESIONER FUNGSI MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA
No.
Daftar Pertanyaan
Ya
Tidak
Komentar
Fungsi Penerimaan
1.
Apakah
rekrutmen
berdasarkan
dilakukan
perencanaan
tenaga
kerja?
2.
Y
Apakah proses rekrutmen diawali
dengan permintaan tenaga kerja dari
unit pengguna ?
3.
Apakah
tenaga
Y
permohonan
kerja
penambahan
dilengkapi
dengan
spesifikasi pekerjaan dan spesifikasi
jabatan ?
4.
Y
Apakah terdapat metode atau sumber
rekrutmen dalam proses perekrutan ?
5.
Apakah
dalam
proses
Y
seleksi
karyawan memprioritaskan sumber
dari internal dan eksternal ?
6.
T
lebih
memprioritaskan
sumber
dari
internal
perusahaan
Apakah semua catatan atau arsip
proses seleksi yang telah dijalankan
disimpan ?
7.
Y
Apakah masa percobaan terhadap
karyawan
baru
menyimpang
dari
67
perundang-undangan yang berlaku ?
8.
Apakah data karyawan baru tersedia
dengan
lengkap
sesuai
ketentuan
proses rekrutmen yang ada ?
9.
T
Y
Bila dalam masa percobaan karyawan
dinyatakan tidak lulus, apakah ada
bukti-bukti obyektif yang disampaikan
kepada calon karyawan ?
10.
Setelah
seorang
Y
calon
karyawan
dinyatakan lulus apakah ada serah
terima
dari bagian sumber daya
manusia ke unit pengguna ?
11.
Apakah
unit
T
pengguna
sudah
mempersiapkan sarana kerja yang
diperlukan bagi karyawan baru ?
12.
Apakah
karyawan
baru
Y
diberikan
uraian pekerjaan secara jelas termasuk
formasi
dalam
stuktur
organisasi
tidak adanya job description
sistem pelaporan hasil kerja ?
13.
T
secara tertulis
Apakah sistem penilaian kinerja telah
disampaikan kepada karyawan baru
dan telah dipahami ?
Y
68
Fungsi
Pelatihan
Dan
Pengembangan
14.
Apakah setiap atasan terlibat dalam
proses pengidentifikasian kompetensi?
15.
Apakah setiap atasan terlibat dalam
proses
pengembangan
program
pelatihan untuk bawahan ?
16.
Y
Apakah
penyusunan
program
pelatihan
memanfaatkan
informasi
dari hasil penilaian kinerja ?
17.
Apakah
proses
pelatihan
Y
berjalan
secara sistematis dan terkendali ?
18.
Y
Apakah hasil pelatihan dievaluasi
untuk
mengukur
tingkat
efektivitasnya?
19.
Y
Apakah
program
Y
pengembangan
bertujuan untuk memberikan motivasi
bagi
karyawan
guna
mengubah
kinerja?
Y
Program Penilaian Prestasi Kerja
Atau Kinerja
20.
Apakah perusahaan telah menetapkan
kebijakan tentang penilaian prestasi
kerja atau kinerja ?
Y
69
21.
Apakah kebijakan penilaian prestasi
kerja atau kinerja telah dijabarkan
dalam prosedur operasional secara
terdokumentasi ?
22.
Y
Apakah proses penilaian prestasi kerja
atau kinerja dilakukan berdasarkan
perencanaan yang telah disusun oleh
bagian sumber daya manusia ?
23.
Y
Apakah proses penilaian prestasi kerja
hanya oleh atasan saja
atau kinerja dilakukan oleh atasan
penilai dan rekan kerja atau bawahan
penilai ?
24.
T
Apakah dalam prosedur penilaian
prestasi kerja atau kinerja atasan
penilai
menyampaikan
tujuan
penilaian ?
25.
Apakah
T
dalam
penilaian,
proses
atasan
interaksi
memberikan
bimbingan kepada bawahannya bahwa
proses
penilaian
bertujuan
untuk
memahami prestasi yang telah dicapai
dan juga kekurangan yang perlu
diperbaiki ?
26.
Apakah
mekanisme
T
pemeriksaan
penilaian prestasi kerja atau kinerja
70
dapat dipastikan kerahasiaannya ?
27.
Y
Apakah hasil penilaian prestasi kerja
atau kinerja diolah dan dianalisa ?
28.
T
Apakah hasil analisa atas penilaian
prestasi kerja atau kinerja dituangkan
dalam laporan dan dikomunikasikan
kepada
pihak-pihak
yang
berkepentingan ?
29.
T
Apakah hasil analisa penilaian prestasi
kerja atau kinerja ditindak lanjuti
dalam berbagai tindakan perbaikan
misalnya perencanaan pelatihan atau
tindakan-tindakan lanilla yang sesuai
dengan hasil analisa ?
30.
T
Apakah hasil penilaian dari tahun ke
tahun dikomparasi untuk mengetahui
ada
tidaknya
mengarah
pada
perubahan
yang
peningkatan
atau
perbaikan ?
31.
T
Apakah semua catatan yang berkaitan
dengan kegiatan penilaian prestasi
kerja atau kinerja disimpan dengan
baik ?
32.
Apakah
Y
cara
penyimpanan
hasil
penilaian prestasi kerja atau kinerja
71
dilengkapi
dengan
identifikasi
sehingga bisa dengan mudah ditelusuri
dan cepat ditemukan bila sewaktuwaktu diperlukan ?
Sistem
T
Perencanaan
Dan
Pengembangan Karir
33.
Apakah perusahaan telah menetapkan
kebijakan-kebijakaan
tentang
perencanaan dan pengembangan karir? Y
34.
Apakah
perusahaan
mengambil
promosi
terhadap
tindakan
karyawannya ?
35.
Apakah
Y
proses
dilaksanakan
promosi
sesuai
telah
dengan
persyaratan-persyaratan umum dalam
promosi jabatan ?
Sistem
T
Pengupahan
Atau
Penggajian
36.
Apakah perusahaan memiliki sistem
pengupahan atau penggajian yang
terdokumentasi ?
37.
Apakah
sistem
penggajian
Y
pengupahan
ditinjau
ulang
berkala untuk penyesuaian ?
atau
tidak
secara
peninjauan
ulang
secara berkala
T
72
38.
Apakah dalam sistem pengupahan
atau
penggajian,
melakukan
perusahaan
pengukuran
terhadap
kepuasan karyawan ?
39.
T
Apakah dalam sistem pengupahan dan
penggajian
kejelasan,
menerapkan
yaitu
suatu
prinsip
sistem
pengupahan atau penggajian yang
mudah dihitung dan dimengerti oleh
karyawan ?
40.
Y
Apakah tata cara pembayaran sistem
pengupahan atau penggajian telah
dilengkapi dengan prosedur ?
41.
Y
Apakah kesalahan-kesalahan dalam
pembayaran
upah
diselesaikan
secapatnya ?
42.
Y
Apakah perusahaan melakukan survei
untuk
mengetahui
kondisi
sistem
pengupahan atau penggajian diluar
perusahaan
dengan
dan
sistem
membandingkan
pengupahan
atau
penggajian di perusahaan ?
43.
T
Apakah pembayaran upah dilengkapi
dengan
rincian
pemotongan ?
penerimaan
atau
Y
73
44.
Apakah
struk
memberikan
atau
cukup
mengenai
perubahan
upah
informasi
rincian
upah
gaji
perubahan-
atau
gaji
yang
diterima karyawan ?
45.
Y
Apakah setiap klaim atau keberatan
karyawan mengenai nilai upah atau
gaji yang diterima
dapat perhatian
dari perusahaan ?
46.
Apakah
Y
perusahaan
telah
menyediakan mekanisme evaluasi atau
tinjauan terhadap upah atau gaji
karyawan ?
47.
T
Apakah perusahaan telah menetapkan
kebijakan yang melarang pemotongan
upah
atau
gaji
dikaitkan
karyawan
yang
sanksi
atas
dengan
pelanggaran disiplin ?
48.
Y
Apakah perubahan upah atau gaji
karyawan
dikaitkan
dengan
hasil
penilaian kinerja ? Bila terkait apakah
ada mekanisme yang jelas mengenai
hal tersebut ?
49.
T
Apakah perubahan-perubahan upah
atau gaji karyawan dilakukan secara
obyektif sesuai dengan perubahan
74
kompetensi dan bobot tanggung jawab
dari pekerja ?
50.
T
Apakah semua arsip yang berkaitan
dengan masalah pengupahan atau
penggajian terpelihara dengan aman
dan memiliki identifikasi secara jelas
dan dapat ditemukan bila sewaktuwaktu diperlukan ?
Y
Perawatan Dan Kesehatan Kerja
51.
Apakah karyawan telah mengetahui
dan memahami seluruh peraturan dan
persyaratan kerja ?
52.
Apakah
Y
perusahaan
memberikan
bantuan kepada pekerja untuk biaya
perawatan kesehatan ?
53.
Apakah
klaim
Y
pengobatan
yang
diajukan oleh karyawan dapat terbukti
keakuratan
datanya
(seperti
copy
resep, kwitansi, dan surat dokter) ?
Y
Pelanggaran Dan Sanksi
54.
Apakah semua peraturan yang berlaku
di perusahaan telah diketahui dan
dipahami oleh seluruh karyawan ?
55.
Apakah
perusahaan
kartu absen ?
Y
menggunakan
Y
75
56.
Apakah
perusahaan
mengadakan
pengawasan yang ketat terhadap jam
kerja karyawan ?
57.
Apakah
terdapat
T
sanksi
terhadap
pelanggaran peraturan yang dilakukan
karyawan ?
58.
Y
Apakah dalam hal pemberian sanksi
terhadap karyawan yang melakukan
pelanggaran
telah
sesuai
dengan
kebijakan perusahaan ?
T
Pemutusan Hubungan Kerja
59.
Apakah pemutusan hubungan kerja
terhadap
karyawan
perusahaan
dilaksankan sesuai dengan prosedur
perusahaan yang berlaku ?
60.
Y
Apakah setiap pemutusan hubungan
kerja
karyawan,
selalu
dikomunikasikan kepada karyawan
terlebih dahulu ?
Y
76
Berdasarkan jawaban dari hasil kuesioner dari narasumber di perusahaan
ditemukan adanya indikasi kelemahan-kelemahan sebagai berikut:
1. Penerimaan karyawan baru lebih memprioritaskan sumber dari internal dibandingkan
eksternal.
2. Tidak adanya job description secara tertulis.
3. Tidak adanya pengawasan yang ketat dalam hal absen karyawan.
4. Pelaksanaan promosi dan mutasi belum sesuai dengan kebijakan perusahaan.
5. Penilaian terhadap prestasi karyawan tidak dilakuan secara maksimal.
6. Tunjangan yang diberikan oleh perusahaan belum menjamin sepenuhnya bahwa
dalam sistem upah atau gaji, perusahaan telah melaksanakan azas keadilan.
7. Sanksi atas pelanggaran yang terjadi tidak dilaksanakan sesuai dengan kebijakan
perusahaan.
IV.3. Program Audit Atas Fungsi Manajemen SDM
IV.3.1. Pemeriksaan terhadap Prosedur Penerimaan Karyawan
A. Tujuan Pemeriksaan:
Tujuan pemeriksaan terhadap prosedur penerimaan karyawan adalah:
1. Untuk mengetahui apakah penerimaan dan penyeleksian karyawan baru telah
sesuai dengan prosedur perusahaan.
2. Untuk mengetahui apakah usul dari unit pengguna menjadi pertimbangan dalam
pelaksanaan penerimaan dan penyeleksian karyawan.
3. Untuk mengetahui apakah ada hambatan dalam proses penerimaan pegawai.
77
B. Prosedur Audit:
1. Dapatkan informasi dan prosedur penerimaan pegawai dalam perusahaan.
2. Mempelajari bagaimana penerapan prosedur penerimaan pegawai dijalankan
dalam operacional.
3. Periksa apakah usul dari unit pengguna menjadi pertimbangan bagian sumber
daya manusia dalam perusahaan.
4. Periksa apakah setiap penambahan karyawan telah dilakukan otorisasi oleh
pejabat yang berwenang.
5. Periksa apakah setiap calon karyawan melalui proses seleksi yang sesuai dengan
kebijakan yang ada dalam perusahaan.
6. Buatkan saran-saran perbaikan atas permasalahan yang ada didalam perusahaan.
IV.3.2. Pemeriksaan Terhadap Prosedur Pengupahan Atau Penggajian
A. Tujuan Pemeriksaan:
Tujuan pemeriksaan terhadap prosedur pengupahan atau penggajian adalah:
1. Untuk mengetahui apakah sistem pengupahan atau penggajian telah sesuai dengan
ketentuan yang berlaku.
2. Untuk memastikan apakah perhitungan terhadap gaji karyawan dapat dipahami
oleh masing-masing karyawan.
3. Untuk memastikan bahwa mekanisme pembayaran gaji karyawan telah sesuai
dengan aturan yang ada.
B. Prosedur Audit:
1. Dapatkan prosedur dan kebijakan perusahaan dalam proses penggajian.
78
2. Periksa apakah pembayaran upah atau gaji karyawan telah sesuai dengan
kehadiran karyawan selama bulan tersebut beserta dikurangi potongan-potongan
atas pelanggaran-pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan (jika ada).
3. Periksa apakah perubahan upah atau gaji karyawan telah dilakukan secara objektif
sesuai dengan perubahan bobot tanggung jawab dari karyawan.
4. Dari kelemahan-kelemahan yang ada buatlah saran-saran kepada perusahaan agar
dilakukan perbaikan, sehingga sasaran perusahan dapat dicapai.
IV.3.3. Pemeriksaan Terhadap Pengelolaan Atas Perawatan Dan Pengobatan
A. Tujuan Pemeriksaan:
Tujuan pemeriksaan pembuatan faktur adalah:
1. Untuk mengetahui apakah sistem pemeriksaan terhadap fungsi perawatan dan
pengobatan dilakukan sesuai dengan kebijakan yang ada.
2. Untuk memastikan apakah bukti atas klaim pengobatan karyawan tersimpan
dengan baik.
3. Untuk memastikan bahwa karyawan tidak melakukan kecurangan didalam
mengajukan klaim atas perawatan dan pengobatan yang dilakukan.
B. Prosedur Audit:
1. Dapatkan prosedur dan kebijakan perusahaan dalam fungsi perawatan dan
pengobatan.
2. Periksa apakah klaim pengobatan karyawan disertai dengan bukti-bukti yang
dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya (seperti ada copy resep dokter,
kwitansi, serta stempel/cap rumah sakit/klinik tersebut).
79
IV.3.4. Pemeriksaan Terhadap Pengelolaan Tindakan Disiplin
A. Tujuan Pemeriksaan:
Tujuan pemeriksaan terhadap prosedur tindakan disiplin adalah sebagai berikut:
1. Untuk mengetahui apakah prosedur pemeriksaan terhadap fungsi tindakan disiplin
dilakukan sesuai dengan kebijakan yang ada
2. Untuk memastikan apakah semua peraturan yang berlaku di dalam perusahaan
telah dipahami dan diketahui dengan baik oleh seluruh karyawan.
3. Untuk mengetahui apakah sanksi terhadap pelanggaran-pelanggaran yang
dilakukan oleh karyawan dijalankan sesuai dengan peraturan yang berlaku.
B. Prosedur Audit:
1. Dapatkan prosedur dan kebijakan perusahaan dalam fungsi tindakan disiplin.
2. Periksa apakah ada ketidakpuasan karyawan terhadap kebijakan tentang tindakan
disiplin yang telah diatur dalam perusahaan.
3. Periksa apakah yang menjadi ketidak pahaman karyawan terhadap peraturanperaturan yang berlaku dalam perusahaan.
4. Dari kelemahan-kelemahan yang ada buatlah saran-saran kepada perusahaan agar
dilakukan perbaikan, sehingga sasaran perusahaan dapat dicapai.
IV.3.5. Pemeriksaan Terhadap Prosedur Pemutusan Hubungan Kerja (PHK)
A. Tujuan Pemeriksaan:
Tujuan pemeriksaan ini adalah sebagai berikut:
1. Untuk mengetahui apakah prosedur pemeriksaan terhadap pemutusan hubungan
kerja dilakukan sesuai dengan kebijakan yang ada.
80
2. Untuk memastikan apakah kebijakan yang mengatur pemutusan hubungan kerja
karyawan telah sesuai dengan peraturan pemerintah no.13 tahun 2003.
3. Untuk mengetahui apakah dalam pemutusan hubungan kerja, terdapat alasan yang
dapat diterima oleh kedua belah pihak (baik dari pihak perusahaan maupun pihak
pegawai).
B. Prosedur Audit:
1. Dapatkan prosedur dan kebijakan perusahaan dalam fungsi pemutusan hubungan
kerja (PHK).
2. Periksa apakah perusahaan memberhentikan karyawan sesuai dengan prosedur
dan ketentuan yang berlaku dalam perusahaan.
IV.4. Hasil Penelitian Audit Operasional pada Fungsi Manajemen SDM
1. Penerimaan dan penyeleksian karyawan baru perusahaan lebih mementingkan sumber
dari internal dibandingkan sumber eksternal perusahaan.
Prioritas penerimaan karyawan baru dalam perusahaan yaitu sumber dari internal
yaitu karyawan baru yang memiliki hubungan intern dengan karyawan di dalam
perusahaan. Namun, apabila tidak didapatkan sumber dari internal, maka perusahaan
akan mencari sumber dari luar perusahaan yaitu pelamar yang datang karena melihat
adanya iklan lowongan kerja pada media massa dan elektronik (internet).
Kriteria, dalam proses penerimaan dan penyeleksian karyawan baru pada PT Linda
Gallery Sejahtera menggunakan 2 (dua) sumber utama, yaitu sumber dari dalam
perusahaan (internal) dan sumber dari luar perusahaan (eksternal). Artinya perusahaan
memberitahukan adanya lowongan pekerjaan tidak hanya kepada karyawan yang bekerja
81
pada perusahaan itu sendiri, tetapi diinformasikan juga secara luas melalui pemasangan
iklan lowongan pekerjaan pada media cetak maupun elektronik agar informasi dapat
tersebar luas ke masyarakat. Pelamar yang bersumber dari luar perusahaan diperoleh
melalui:
a. Iklan Media Massa
Yaitu dengan membuat iklan lowongan pekerjaan pada media massa dengan
persyaratan tertentu sesuai dengan posisi lowongan kerja yang sedang dibutuhkan.
b. Media Elektronik
Yaitu dengan mendaftarkan lowongan-lowongan pekerjaan di berbagai situs
mengenai lowongan kerja, dimana dapat memuat mengenai bidang usaha perusahaan,
persyaratan yang harus dimiliki pelamar, serta uraian pekerjaan yang sedang
dibutuhkan dalam lowongan pekerjaan tersebut.
Kondisi yang lebih memprioritaskan pelamar-pelamar yang mempunyai referensi
disebabkan perusahaan merasa lebih nyaman jika merekrut karyawan yang sudah terlebih
dahulu memiliki hubungan dengan pihak intern perusahaan. Selain itu juga dapat
menciptakan loyalitas dan mendorong usaha yang lebih besar antar karyawan serta juga
dapat mempercepat waktu dalam penyesuaian diri dan orientasi sebab karyawan tersebut
dianggap telah mengenal lingkungan perusahaan. Pihak manajemen perusahaan juga
beranggapan bahwa merekrut karyawan yang memiliki referensi dengan pihak intern
perusahaan hanya mengeluarkan biaya yang relatif sedikit (ekonomis).
Akibat yang akan ditimbulkan dari proses penerimaan dan penyeleksian karyawan
baru yang lebih mengutamakan pelamar dari luar yang punya referensi dengan pihak
intern perusahaan yaitu:
82
a. Kewibawaan karyawan yang dipromosikan itu kurang.
b. Kurang membuka kesempatan sistem kerja baru dalam perusahaan.
Untuk memperbaiki kondisi ini, penulis menyarankan sebaiknya agar proses
penerimaan dan penyeleksian karyawan baru dapat dikatakan berhasil atau efektif, maka
sebaiknya perusahaan tidak hanya mengutamakan pada pelamar yang memiliki referensi
dari pihak intern perusahaan saja tetapi juga bagi pelamar yang tidak memiliki referensi
dari pihak intern. Perusahaan dituntut untuk lebih berani dalam menerima para pelamar
yang bersumber dari luar perusahaan untuk melakukan proses perekrutan karyawan yang
selama ini jarang sekali dilakukan oleh perusahaan. Dengan diterapkannya proses
penerimaan dan penyeleksian karyawan baru yang berasal dari luar perusahaan, maka
kesempatan perusahaan untuk mendapatkan karyawab yang qualified dan handal akan
semakin besar, kewibawaan pejabat relatif baik, serta kemungkinan membawa sistem
kerja baru yang lebih baik. Juga dalam proses seleksi, perusahaan dituntut untuk dapat
benar-benar memperhatikan kemampuan serta latar belakang dari calon staf dengan
mengesampingkan hubungan kekeluargaan agar mendapatkan orang yang tepat pada
posisi yang tepat (the right man in the right place and the right man in the right job).
Dengan demikian akan dapat menambah wawasan baru bagi masing-masing karyawan
dalam bekerja, juga akan menciptakan suasana kerja yang lebih disiplin sebab tidak
memandang sistem kekeluargaan, serta dampak material terhadap perusahaan atas
kesalahan baik disengaja maupun tidak disengaja dilakukan karyawan dapat lebih
diminimalisir. Tetapi perlu diperhatikan juga, didalam mencari karyawan dari pihak
eksternal, karyawan yang temasuk dalam unskill labor seperti office boy yang hanya
bertugas mengangkat dan memindahkan lukisan, membersihkan ruangan kantor, dll. tidak
83
perlu didapatkan dari pihak eksternal yaitu seperti dibuat iklan lowongan kerja dengan
berbagai persyaratan, tetapi dapat juga didapatkan dari pihak internal saja.
2. Tidak adanya job description secara tertulis.
Kondisi yang ada di dalam perusahaan, tidak adanya job description secara tertulis di
dalam perusahaan, hanya job description secara lisan saja yang terdapat di dalam
perusahaan, sehingga masing-masing karyawan dituntut untuk dapat mengetahui juga
pekerjaan yang dilakukan oleh orang lain yang berbeda divisi, maka tanggung jawab
yang diterima oleh setiap karyawan dirasakan jauh lebih besar dibandingkan tanggung
jawab terhadap pekerjaan dalam divisinya sendiri.
Kriteria, dalam suatu perusahaan, job description sangat dibutuhkan dalam
menunjang pelaksanaan kinerja karyawan. Dimana definisi dari job description adalah
informasi tertulis yang menguraikan tugas dan tanggung jawab, kondisi pekerjaan,
hubungan pekerjaan, dan aspek-aspek pekerjaan pada suatu jabatan tertentu dalam
organisasi. Dan dalam menetapkan penempatan tenaga kerja yang efektif sesuai dengan
kebutuhan perusahaan didasarkan pada job description, job specification, job
requirement, dan job evaluation.
Tidak adanya job description secara tertulis disebabkan karena perusahaan telah
terbiasa dengan memberikan pekerjaan kepada setiap karyawan hanya secara lisan saja,
dan tidak terlalu mementingkan terhadap hal yang mengharuskan adanya job description
secara tertulis dalam perusahaan.
Akibat yang ditimbulkan dari hal seperti itu, maka hubungan tugas dan tanggung
jawab, standar wewenang dan pekerjaan, ringkasan pekerjaan atau jabatan serta syarat
kerja menjadi tidak jelas diketahui
84
Untuk memperbaiki keadaan ini penulis menyarankan sebaiknya perusahaan
membuat job description secara tertulis dimana memuat secara jelas dan terperinci
mengenai identifikasi pekerjaan atau jabatan, hubungan tugas dan tanggung jawab,
standar wewenang dan pekerjaan serta syarat kerja yang ada di dalam perusahaan.
Sehingga kinerja karyawan dapat berjalan lebih efektif dan efisien serta hasil yang akan
diberikan oleh setiap karyawan dari pekerjaan yang dilakukannya dapat lebih maksimal.
3. Tidak adanya pengawasan yang ketat dalam hal absen karyawan.
Kondisi yang ada yaitu pada saat karyawan hadir di perusahaan seringkali melakukan
pengabsenan yang bukan menjadi hal karyawan yang bersangkutan. Karyawan tersebut
sering mendapatkan titipan absen temannya jika tidak adanya petugas yang berjaga pada
saat itu.
Kriteria, setiap karyawan hanya berhak mengabsenkan bagi dirinya sendiri dengan
memasukkan kartu absen pada clock card machine yang ada, dan sesuai dengan
kebijakan dalam perusahaan, karyawan yang ketahuan memberikan absen bagi orang lain
akan diberikan sanksi.
Terjadinya kecurangan yang dilakukan oleh karyawan dalam hal absen disebabkan
karena tidak adanya pengawasan yang ketat terhadap absen karyawan dimana petugas
yang berjaga tidak terlalu memperhatikan pada setiap karyawan yang sedang
memasukkan kartu absen ke dalam clock card machine tersebut.
Akibatnya, mengurangi tingkat kedisiplinan bagi karyawan dalam hal jam kerja
karena dengan adanya pemikiran bahwa dapat menitipkan absen kepada karyawan yang
lainnya maka karyawan dapat lebih sering untuk datang tidak tepat waktu.
85
Untuk memperbaiki kondisi seperti ini, penulis menyarankan sebaiknya perusahaan
menggunakan kartu identitas dari masing-masing karyawan yang disesuaikan dengan
barkot atau juga dapat menggunakan jari dari setiap karyawan yang dikatakan finger
screen, baik pada saat karyawan datang maupun pulang, sehingga karyawan dapat lebih
berdisiplin dalam hal jam kerja karyawan dan tidak dapat lagi untuk berkesempatan
menitipkan absen lagi pada karyawan yang lain.
4. Pelaksanaan promosi dan mutasi belum sesuai dengan kebijakan perusahaan.
Kondisi, dalam pelaksanaannya, proses perputaran jabatan tersebut baik promosi
maupun mutasi tidak selalu berjalan secara efektif sebagaimana mestinya. Sehingga
menurunkan kinerja karyawan dalam melaksanakan pekerjaannya.
Kriteria, berdasarkan kebutuhan perusahaan dalam upaya pengembangan usaha
maupun
hal-hal
yang
berkaitan
dengan
penyempurnaan
manajemen,
dengan
mempertimbangkan komponen yang ada dalam proses promosi dan mutasi yaitu seperti
kemampuan pekerja, keterampilan pekerja, serta ada atau tidaknya posisi untuk karyawan
yang akan dipromosikan atau dimutasikan tersebut, maka perusahaan berhak melakukan
promosi dan mutasi. Yang dimaksud dengan promosi adalah perpindahan yang
memperbesar authority dan responsibility karyawan ke jabatan yang lebih tinggi di dalam
satu organisasi sehingga kewajiban, hak, status, dan penghasilannya semakin besar.
Sedangkan
yang
dimaksud
dengan
mutasi
yaitu
suatu
perubahan
posisi/jabatan/tempat/pekerjaan yang dilakukan baik secara horizontal maupun vertikal
dalam lingkungan perusahaan.
Belum sesuainya pelaksanaan promosi dan mutasi dengan kebijakan perusahaan
disebabkan karena perusahaan beranggapan bahwa setiap karyawan yang telah
86
ditempatkan pada suatu posisi atau jabatan tertentu, berarti karyawan tersebut telah cocok
pada posisi tersebut. Disamping itu perusahaan juga memiliki keraguan apabila jabatan
yang ditempati oleh karyawan yang telah lama bekerja pada perusahaan harus digantikan
oleh karyawan yang baru. Seringkali perusahaan juga merasa terbebani dengan adanya
perputaran jabatan, karena akan memakan waktu yang lama bagi karyawan dalam
menyesuaikan diri pada jabatan yang baru tersebut.
Akibatnya, karyawan yang telah lama bekerja di perusahaan pada tempat kerja yang
sama, jenis pekerjaan yang sama, dan lingkungan kerja yang tidak berubah akan dapat
menimbulkan rasa kejenuhan bagi karyawan itu sendiri sehingga karyawan pun menjadi
kurang bersemangat dan tidak dapat memberikan kesempatan kepada karyawan untuk
mengembangkan kreativitas dan inovasinya yang lebih baik demi keuntungan optimal
perusahaan.
Untuk memperbaiki kondisi ini, penulis menyarankan perusahaan sebaiknya
melaksanakan perputaran jabatan secara rutin atau berkala dengan cara menetapkan
jenjang promosi dan ketentuan-ketentuannya seperti masa jabatan, latihan dan ketentuan
spesifik lainnya, menetapkan program latihan dan pendidikan yang harus dilewati, baik
untuk kenaikan pangkat maupun jika gagal, serta menetapkan kedudukan tertinggi
karyawan sesuai dengan kemampuannya. Perusahaan wajib memberitahukan terlebih
dahulu kepada karyawan dan memberikan surat pernyataan sebelum melakukan
perputaran jabatan. Dengan terlaksananya perputaran jabatan, maka akan meningkatkan
semangat kerja para karyawan sebab karyawan merasa bahwa tugas-tugas yang selama
ini dikerjakannya betul-betul dihargai. Selain itu juga dapat menghilangkan rasa jenuh
87
bagi karyawan itu sendiri sehingga karyawan dapat bekerja secara maksimal bersama
dengan rekan kerjanya maupun dengan atasannya langsung.
5. Penilaian terhadap prestasi karyawan tidak dilakukan secara maksimal.
Penilaian prestasi kerja karyawan PT Linda Gallery Sejahtera lebih cenderung
didasarkan pada perasaan suka atau tidak sukanya atasan terhadap bawahannya. Pengaruh
atasan yang memberikan indeks prestasi yang bagus kepada karyawan yang memiliki
hubungan baik dengannya tanpa melihat kemampuan sebenarnya juga masih terjadi pada
perusahaan.
Prestasi kerja merupakan hasil kerja secara kualitas dan kuantitas yang dicapai oleh
seseorang karyawan dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggung jawab yang
diberikan kepadanya. Tujuan penilaian prestasi kerja adalah untuk mengetahui apakah
karyawan telah bekerja sesuai dengan standar-standar yang telah ditentukan sebelumnya.
Apabila karyawan telah memenuhi standar yang ditetapkan, maka karyawan itu berarti
memiliki potensi yang baik, demikian juga sebaliknya.
Penilaian terhadap prestasi karyawan tidak dilakukan secara maksimal terjadi
disebabkan perusahaan belum memiliki alat ukur yang standar dalam penilaian prestasi
kerja karyawan terutama untuk bagian-bagian yang sifatnya supporting. Selain itu dalam
penilaian prestasi kerja karyawan masih dipengaruhi oleh rasa suka atau tidak suka dari
atasan. Dan adanya kedekatan hubungan antar personel dengan atasan juga
mempengaruhi dalam pemberian indeks prestasi kerja seseorang.
Akibat dari kondisi tersebut diatas yaitu terciptanya suatu indeks prestasi kerja
karyawan yang tidak sesuai dengan kenyataan yang ada. Dalam arti kata, seorang
88
karyawan yang mempunyai hubungan kedekatan dengan atasannya akan mendapatkan
indeks prestasi kerja yang baik meskipun kualitas pekerjaannya kurang memuaskan,
demikian sebaliknya. Hal tersebut dapat berdampak pada frustasinya karyawan yang
mengakibatkan rendahnya kinerja sehingga terjadinya penurunan terhadap produktivitas
perusahaan.
Untuk memperbaiki kondisi ini, penulis menyarankan sebaiknya setiap bagian atau
divisi harus memiliki standar penilaian prestasi kerja yang baik dan dapat ditetapkan
secara berkelanjutan. Untuk menerapkan standar kinerja yang baik dan dapat ditetapkan
secara berkelanjutan tersebut, terdapat beberapa pedoman yaitu:
a. Tentukan dengan jelas bidang pekerjaan yang akan dinilai
b. Pilih tugas-tugas yang menjadi prioritas dalam area tersebut, sehingga bila
dilaksanakan dengan baik akan memastikan tercapainya tujuan perusahaan.
c. Standar yang ditetapkan harus betul-betul berkaitan dengan hasil kerja
d. Adanya kesepakatan antara karyawan dan manajer akan menghasilkan komitmen dan
kerjasama.
Selain itu pada saat penilaian setiap atasan dituntut untuk tidak melibatkan sisi emosi
dalam menilai bawahannya tetapi lebih melihat kepada kemampuan dari tiap karyawan
tersebut. Dengan terciptanya penilaian yang objektif terhadap prestasi karyawan,
diharapkan dapat meningkatkan kinerja karyawan sehingga meningkatkan produktivitas
perusahaan.
6. Tunjangan yang diberikan oleh perusahaan belum menjamin sepenuhnya bahwa
dalam sistem upah atau gaji, perusahaan telah melaksanakan azas keadilan.
89
Perusahaan belum dapat memberikan kepuasan dalam bentuk upah atau gaji terhadap
karyawan, banyak karyawan yang merasa belum terciptanya azas keadilan dalam
pemberian kompensasi. Misalnya karyawan yang bekerja lebih giat, rajin dan disiplin
bekerja mendapatkan kompensasi yang sama jumlahnya dengan karyawan yang kurang
disiplin dalam bekerja. Selain itu, terdapat juga beberapa karyawan yang lebih rendah
kedudukan atau jabatannya tetapi mendapatkan upah atau gaji yang lebih besar
dibandingkan dengan karyawan yang lebih tinggi jabatannya.
Kompensasi (compensation) adalah pemberian balas jasa langsung (direct) dan tidak
langsung (indirect), uang atau barang kepada karyawan sebagai imbalan jasa yang
diberikan kepada perusahaan Kompensasi terutama dalam bentuk upah atau gaji masih
merupakan salah satu bentuk yang efektif untuk menghargai hasil kerja atau prestasi kerja
karyawan. Penghargaan sangatlah penting guna meningkatkan semangat kerja dari
karyawan tersebut. Oleh karena itu, pemberian kompensasi dalam bentuk apapun harus
betul-betul dapat memberikan kepuasan bagi karyawan sehingga mereka dapat lebih
termotivasi dalam bekerja dan meningkatkan kinerja.
Hal ini terjadi karena pihak manajemen perusahaan kurang memperhatikan tingkat
kinerja dan kedisiplinan kerja antara karyawan yang satu dengan karyawan yang lain.
Dan bagi karyawan yang mengalami demosi atau penurunan jabatan pada tingkat yang
lebih rendah karena menurut hasil penilaian perusahaan, karyawan tersebut kurang
mampu melakukan tugas yang diserahkan kepadanya, dalam hal ini perusahaan sering
merasa tidak tega untuk melakukan penurunan upah atau gaji terhadap karyawan tersebut.
Akibatnya, karyawan tidak maksimal dalam melaksanakan tugasnya dan motivasi
serta prestasi kerja karyawan pun menurun drastis. Dan yang tidak kalah pentingnya,
90
akan berdampak pada rendahnya loyalitas karyawan yang akhirnya membuka
kesempatan bagi karyawan untuk pindah kerja ke tempat lain. Akan lebih berat lagi
apabila karyawan yang berkualitas tidak dapat dipertahankan sehingga akan mengganggu
kinerja perusahaan secara keseluruhan.
Untuk memperbaiki kondisi ini, penulis menyarankan sebaiknya perusahaan harus
memperhatikan kompensasi yang diberikan terhadap karyawan yang bekerja lebih giat,
rajin, dan disiplin dengan karyawan yang kurang disiplin dalam bekerja. Sebab pada
dasarnya
karyawan
akan
memandang
tingkat
keadilan
kompensasi
dengan
membandingkan kompensasi yang mereka terima dengan yang diterima karyawan lain.
Dalam membuat sistem kompensasi yang layak, perusahaan pun dituntut untuk dapat
menciptakan pemberian kompensasi yang layak terhadap karyawan yang terlah
mengalami penurunan jabatan. Oleh sebab itu, sebaiknya perusahaan mulai berusaha
untuk menciptakan azas keadilan dalam pemberian kompensasi dengan menanyakan
kepada karyawan terhadap kepuasannya dalam menerima kompensasi yang diberikan
serta menerapkan sistem analisis dan jabatan yang objektif dimana sistem ini digunakan
untuk mengukur faktor-faktor pekerjaan yang bersifat kualitatif dan menerapkan sistem
komunikasi atau keterbukaan atas kompensasi yang akan diterima karyawan. Sehingga
diharapkan dengna meningkatnya kepuasan karyawan, maka meningkat pula kinerja
karyawan dan secara otomatis dapat meningkatkan produktivitas perusahaan.
7. Sanksi atas pelanggaran yang terjadi tidak dilaksanakan sesuai dengan kebijakan
perusahaan.
Kondisi yang terjadi di dalam perusahaan, seringkali pemberian sanksi bagi karyawan
yang melakukan pelanggaran tidak dilaksanakan sesuai dengan kebijakan perusahaan,
91
seperti halnya jika karyawan tersebut seharusnya menerima sanksi surat peringatan II
tetapi pada pelaksanaannya hanya diberikan sanksi teguran lisan.
Kriteria, sanksi hukuman berperan penting dalam memelihara kedisiplinan karaywan.
Dengan sanksi hukuman yang semakin berat, karyawan akan semakin takut melanggar
peraturan-peraturan, sikap, dan perilaku indisipliner karyawan akan berkurang.
Ketegasan pimpinan dalam melakukan tindakan pemberian sanksi sesuai dengan
kebijakan yang ada mempengaruhi kedisiplinan karyawan perusahaan. Pimpinan harus
berani dan tegas, bertindak untuk menghukum setiap karyawan yang indisipliner sesuai
dengan sanksi hukuman yang telah ditetapkan.
Tidak sesuainya sanksi yang diberikan kepada karyawan disebabkan karena tidak
tegas dan beraninya pimpinan dalam bertindak untuk menghukum setiap karyawan yang
melakukan pelanggaran.
Akibatnya adalah sulit bagi pimpinan untuk memelihara tingkat kedisiplinan
karyawan perusahaan sehingga sikap indisipliner karyawan semakin banyak karena
mereka beranggapan bahwa peraturan dan sanksi hukumannya tidak berlaku lagi, dan
juga mengakibatkan hubungan kerja antar karyawan pun menjadi tidak baik.
Untuk memperbaiki kondisi seperti ini, maka penulis menyarankan sebaiknya pihak
manajemen perusahaan dapat lebih dapat bersikap tegas dan berani dalam bertindak
sesuai dengan kebijakan yang telah ada di dalam perusahaan baik dalam hal peraturan
perusahaan ataupun pemberian sanksi bagi setiap karyawan yang indisipliner, sehingga
hubungan antar karyawan pun dapat terjalin baik dan tidak saling iri satu dengan yang
lainnya.
92