1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang

BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dewasa ini keinginan masyarakat untuk memiliki kendaraan pribadi lebih
melambung tinggi dibandingkan keinginan masyarakat untuk naik angkutan umum,
menurut website okezone.com banyak masyarakat berpikir naik kendaraan pribadi
lebih praktis, dan lebih irit dalam bahan bakar dibandingkan dengan kendaraan
umum. Dengan adanya keinginan dan kebutuhan masyarakat akan kendaraan pribadi
membuat kendaraan roda dua menjadi salah satu alternatif dalam mobilitas
dikarenakan masyarakat dapat lebih cepat dalam perjalanan untuk sampai ke tempat
tujuan, harga motor lebih murah dibandingkan mobil, serta motor lebih mudah dan
murah dalam proses perbaikan atau service bulanan. Dengan adanya motor membuat
masyarakat dalam melakukan mobilisasi lebih cepat, apalagi apabila tempat kerja
mereka terletak di daerah yang sering rawan macet. Hal tersebut membuat kendaraan
roda dua mengalami peningkatan penjualan dibandingkan penjualan kendaraan roda
empat. Hal itu tercermin dari penjualan motor yang mencapai 6,07 juta unit sampai
September 2014 atau tumbuh 4,6 persen dibandingkan dengan pencapaian periode
yang sama tahun lalu sebanyak 5,8 juta unit. (Sumber: CNN Indonesia)
Dengan adanya peningkatan penjualan motor dari 5,8 juta unit sampai dengan 6,07
unit membuat PT. Mutiara Motor harus mengelola data pembelian, penjualan, dan
persediaan lebih cepat dibandingkan dengan pengelolaan yang dilakukan sekarang
sehingga dapat meningkatkan daya saing antara perusahaan terhadap perusahaan
lain. Maka dari itu PT. Mutiara Motor memerlukan Sistem Informasi Manajemen
agar perusahaan dapat merancang sistem guna melakukan pengolahan data dan
informasi perusahaan bagi kepentingan manajemen perusahaan itu sendiri.
Pengolahan data yang dilakukan oleh PT. Mutiara Motor sendiri masih sangat
dibilang tradisional karena menggunakan Microsoft Excel dalam pengerjaannya,
kegiatan pengelolaan data di PT. Mutiara Motor masih belum memiliki standar prosedur
yang baku, sehingga hal ini menimbulkan beberapa masalah diperusahaan. Selain masalah
dalam pengolahan data penjualan, PT. Mutiara Motor juga memiliki kendala dalam
pengelolaan persediaan, seperti pada bulan-bulan tertentu, saat penjualan meningkat atau
menurun, PT. Mutiara Motor seringkali kehabisan atau kelebihan dalam persediaan motor.
1
2
Oleh karena itu dibutuhkan sistem yang tekomputerisasi untuk melakukan perencanaan
persediaan sehingga informasi yang dihasilkan lebih cepat, tepat, dan akurat.
Pada kenyataannya, cara manual ini masih menimbulkan banyak kendala
yang menyulitkan para karyawan dalam melakukan kegiatan operasional perusahaan,
antara lain lamanya proses pencarian data persediaan, kehilangan data baik data
customer maupun data persediaan, dan sering terjadi kerancuan data karena proses
prosedur entri data yang masih sangat rumit, ketidakseimbangan persediaan saat
kekurangan stok
maupun saat kelebihan stok. Sistem yang bekerja sekarang
memadukan proses komputersisasi yang sederhana dengan menggunakan tools pada
microsoft office dan program komputer yang belum dapat mengintegrasikan seluruh
bagian-bagian yang ada dalam perusahaan. Seperti saat melakukan proses pembelian
sebuah perusahaan dapat mengatur berapa banyak yang dapat dipesan oleh pihak
perusahaan untuk dijual kepada pelanggan, tetapi setiap bulan saat pelanggan akan
membeli motor, penjualan pada perusahaan bisa saja mengalami kelebihan maupun
kekurangan stok dan perusahaan tidak dapat mengatur berapa banyak yang harus
dipesan kepada supplier, pemesanan kepada supplier ini hanya berdasarkan pada
perkiraan perusahaan. Apabila dengan adanya sistem yang terintegrasi nanti,
diharapkan proses bisnis perusahaan yang meliputi pembelian, penjualan, dan
persediaan dapat terkoordinasi dengan lebih baik dibandingkan menggunakan sistem
manual, PT. Mutiara Motor juga diminta oleh perusahaan pusat agar dapat
menggunakan sistem yang terintegrasi dengan PT. Mutiara Motor sehingga
perusahaan induk dapat mendapatkan informasi mengenai motor yang terjual secara
cepat. Oleh karena itu untuk memberikan kelancaran proses bisnis pada PT. Mutiara
Motor maka saya merancang sistem terintegrasi yang mampu menerima dan
mengolah data sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Dalam jurnal Information Systems Managed Inventory and Organizational
Performance: A Case Study of Joint Medical Stores, Uganda. Di seluruh dunia,
sistem persediaan yang dikenal sebagai salah satu faktor kunci dalam menentukan
keberhasilan organisasi. Dikatakan dalam jurnal tersebut bahwa dengan adanya
pengendalian dengan berlandaskan sistem, maka akan mempermudah perusahaan
dalam pengendalian persediaan dan mempermudah manajer dalam pengambilan
keputusan, serta dapat meningkatkan kinerja perusahaan. Mustaffa & Potter (2009),
sebagaimana dikutip oleh Mogore et al., (2013), menunjukkan bahwa, informasi
3
sistem dalam operasi organisasi seperti persediaan mengarah ke tingkat layanan
pelanggan yang tinggi dan perbaikan dalam variabel rantai pasokan utama seperti
kehabisan stok dan penghapusan bullwhip effect (keadaan yang terjadi dalam supply
chain, dimana permintaan dari customer mengalami perubahan, baik semakin banyak
atau semakin sedikit, perubahan ini menyebabkan ketidaksempurnaan permintaan
dari setiap stage supply chain. Ketidaksempurnaan tersebut menimbulkan efek bagi
keseluruhan stage supply chain yaitu permintaan yang tidak akurat). Tujuan umum
sistem informasi manajemen adalah menyediakan informasi yang dipergunakan di
dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan
manajemen. Sistem Informasi Manajemen disebuah perusahaan adalah sistem yang
dirancang untuk melakukan pengolahan data dan informasi perusahaan bagi
kepentingan manajemen perusahaan itu sendiri.
Dengan adanya masalah-masalah tersebut, penulis berusaha merancang sistem
informasi untuk mengatasi permasalahan yang dihadapi melalui perancangan sistem
informasi berbasis desktop sehingga dapat memberikan manfaat yang berarti bagi
perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan dan agar memenangkan kompetisi antar
pesaing. Oleh karena itu dalam skripsi ini penulis memilih judul "ANALISIS DAN
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PT. MUTIARA
MOTOR. Studi Kasus: Penjualan, Persediaan, dan Pembelian".
4
1.2 Rumusan Masalah
Beberapa rumusan masalah yang sesuai dengan latar belakang yang telah
dijelaskan di atas, yaitu:
1.
Bagaimana proses bisnis pada PT. Mutiara Motor yang berkaitan
dengan pengelolaan penjualan, persediaan, dan pembelian?
2. Bagaimana perancangan sistem pengendalian persediaan kendaraan roda
dua yang sesuai dengan kebutuhan PT. Mutiara Motor sebagai salah satu
alternatif untuk menyelesaikan masalah persediaan, pembelian, dan
penjualan?
1.3 Ruang Lingkup
Agar penulisan skripsi ini fokus dan mencapai tujuan yang diinginkan, maka
pembahasan skripsi ini mencakup :
1. Proses penjualan yang meliputi:
a. Pemesanan barang (order) dari pelanggan, pembuatan surat jalan,
penentuan cara pembayaran, penyiapan barang dan pengiriman
barang.
b. Menghasilkan informasi peramalan penjualan.
c. Proses pencatatan transaksi penjualan yang dilakukan
d. Proses leasing untuk menentukan apakah pelanggan tersebut layak
untuk melakukan angsuran atau tidak.
2. Proses pembelian yang meliputi:
a. Proses pembelian barang yang diawali dengan permintaan barang
ke supplier utama maupun kebutuhan akan barang tersebut.
b. Pemilihan distributor lain pada saat supplier utama tidak memiliki
stock
c. Pengendalian pemesanan barang sampai barang diterima oleh
perusahaan.
d. Pembuatan giro untuk melakukan pembayaran kepada supplier
utama
5
3. Persediaan barang yang meliputi:
a. Pencatatan masuknya barang dari proses pembelian sebagai stock
masuk.
b. Pencatatan keluarnya barang karena adanya penjualan sebagai
stock keluar.
c. Laporan jumlah persediaan berdasarkan data penjualan dan
pembelian barang tersebut.
d. Melakukan analisis Economic Order Quantity (EOQ), Economic
Order Interval (EOI) ,Min-Max, dan Just-In-Time Inventory dalam
proses pembelian.
1.4 Tujuan dan Manfaat
Tujuan dari penulisan skripsi ini adalah:
1. Menganalisis sistem yang sedang berjalan dalam proses penjualan,
persediaan, dan pembelian pada PT. Mutiara Motor
2. Mengidentifikasi
kebutuhan
perusahaan
dalam
proses
penjualan,
persediaan, dan pembelian.
3. Merancang Sistem Informasi Manajemen berbasis desktop untuk
mengefektifkan arus informasi demi kelancaran proses bisnis PT. Mutiara
Motor.
4. Untuk mengetahui metode persediaan yang tepat dalam kaitannya dengan
pengadaan kendaraan roda dua yang dibutuhkan oleh PT. Mutiara Motor
dengan membandingkan total biaya dari model persediaan Economic
Order Quantity (EOQ), Economic Order Interval (EOI) ,Min-Max, dan
Just-In-Time Inventory.
Manfaat yang diperoleh dari penulisan ini :
A. PT.Mutiara Motor:
1. Membantu perusahaan menentukan strategi pengadaan motor dan
persediaan motor yang efektif dan efisien.
6
2. Membantu
untuk
meningkatkan
kinerja
perusahaan
dengan
mengembangkan sistem yang telah ada agar memaksimalkan proses
bisnis PT. Mutiara Motor.
3. Membantu pihak manajemen dalam menangani masalah-masalah
yang terkait dengan proses penjualan, persediaan, dan pembelian di
PT. Mutiara Motor.
4. Meminimalkan kesalahan memasukkan data motor masuk dan keluar.
5. Meningkatkan daya saing perusahaan dan menjaga loyalitas
pelanggan
B. Bagi Pelanggan:
1. Meningkatkan kepuasan pelanggan melalui pelayanan yang lebih baik
dan cepat.
2. Memastikan waktu maksimalpengiriman motor kepada pelanggan.
C. Bagi Penulis:
1. Memberikan kesempatan untuk secara langsung melihat proses bisnis
yang sebenarnya terjadi di dalam PT. Mutiara Motor.
2. Mengaplikasikan dan mengembangan ilmu yang didapatkan penulis
mengenai manajemen persediaan dan analisis dan perancangan sistem
informasi dalam PT. Mutiara Motor.
D. Bagi Pembaca
1. Memberikan pengetahuan yang mendalam mengenai penggunaan
sistem informasi dalam manajemen suatu perusahaan.
2. Memberikan bahan pembelajaran dan acuan dalam pengembangan
sistem informasi untuk manajemen suatu perusahaan di masa yang
akan datang.
7
1.5 Metodologi Penelitian
Adapun metodologi yang digunakan dalam menganalisa dan merancang
sistem ini adalah sebagai berikut:
1. Metode Pengumpulan Data
•
Observasi: melakukan pengamatan dan peninjauan secara langsung
terhadap PT. Mutiara Motor yang diteliti.
•
Wawancara:
memberikan
sejumlah
daftar
pertanyaan
yang
menyangkut hal-hal dalam penyusunan skripsi ini untuk mendapatkan
data yang berbeda dari pemilik PT. Mutiara Motor.
•
Studi Pustaka: penelitian yang dilakukan dengan mempelajari,
meneliti buku-buku dan materi perkuliahan yang dianggap berguna di
dalam penyususan skripsi ini.
2. Metode Analisis
Metode analisis yang digunakan oleh penulis adalah metode peramalan
penjualan kendaraan roda dua yang akhirnya akan menghasilkan peramalan
untuk satu bulan ke depan maupun beberapa bulan ke depan sesuai yang
ingin diramalkan oleh perusahaan dan metode analisis lain yang digunakan
adalah metode persediaan dimana nanti setelah perusahaan mendapatkan
hasil peramalan, maka perusahaan melakukan perhitungan persediaan agar
perusahaan dapat mengelola kelebihan maupun kekurangan stok. Dengan
keadaan perusahaan sekarang di mana perusahaan seringkali mengalami
kelebihan dan kekurangan stok.
Metode peramalan yang digunakan antara lain:
1.
Weighted Moving Average
2.
Moving Average
3.
Naïve
4.
Exponential Smoothing
5.
Exponential Smoothing with Trend
6.
Linear Regression
Sedangkan metode persediaan yang digunakan antara lain:
1.
Economic Order Quantity (EOQ)
8
3.
2.
Economic Order Interval (EOI)
3.
Min-Max
4.
Just In Time Inventory
Metode Perancangan
Metode terakhir yang digunakan dalam penulisan skripsi ini
adalah metode analisis dan perancangan dengan pendekatan Object
Oriented Analysis and Design (OOAD) dengan menggunakan
metodologiUnified Process (UP). Adapun fase-fase dan tujuan UP
yaitu: Inception, Elaboration, Construction, dan Transition
Semua tahapan di atas dilakukan secara berulang-ulang (iteratif)
dengan melibatkan disiplin-disiplin UP di bawah ini:
1. Business Modeling: Dalam tahap ini, kami mengidentifikasi
proses bisnis atau aktivitas-aktivitas bisnis yang dilakukan oleh
dealer pada umumnya. Dan membuat suatu model berdasarkan
proses bisnis yang sudah dianalis sehingga mempermudah
dalam pembuatan sistem ini.
2. Requirement: Pada tahap ini kami mengumpulkan apa saja yang
dibutuhkan untuk membuat sistem dengan melihat kebutuhan
apa yang sebenarnya diperlukan dari PT. Mutiara Motor sendiri.
3. Analysis and Design: Dalam tahap ini, kami melakukan analisis
terhadap proses bisnis yang terjadi di PT. Mutiara Motor dengan
menggunakan
UML
(Unified
Modeling
Language)
dan
merancang aplikasi dengan mengikuti standar yang telah
ditentukan
Untuk melakukan pengembangan sistem berorientasi objek ini, kita
memerlukan serangkaian model dan notasi standar yang digambarkan dengan
menggunakan Unified Modeling Language (UML). Masing-masing disiplin
yang telah disebutkan di atas mempunyai model tersendiri yang dijabarkan
sebagai berikut:
1. Requirement and Modeling
• Activity Diagram
• Use Case Diagram
• Fully-develop Use Case Diagram
9
• Domain Class Diagram
2. Design
•
System Sequence Diagram
• First-cut Class Diagram
• Multi-layer Design Sequence Diagram
• Updated Class Diagram
• Communication Diagram
• Package Diagram
• User Interface
• Persistent
• Entity Relationship Diagram
• Navigation Diagram
• Software Architectute
10
1.6 Sistematika Penulisan
Penulisan skripsi ini terbagi menajadi lima bab. Untuk memberikan gambaran
mengenai isi skripsi ini, penulis akan menjelaskan masing-masing bab dari skripsi
ini, yaitu:
BAB 1: PENDAHULUAN
Bab ini berisikan latar belakang penulisan skripsi ini, rumusan masalah,
ruang lingkup, tujuan dan manfaat penulisan skripsi ini bagi restoran maupun
bagi penulis, metododologi pengumpulan data, metodologi analisis dan
metodologi perancangan, serta sistematika penulisan dalam skripsi ini.
BAB 2: LANDASAN TEORI
Bab ini menjelaskan teori-teori yang penulis gunakan sebagai dasar dalam
penulisan skripsi ini.Teori ini membantu penulis dalam melakukan analisa
dan menjadi pedoman penulis dalam melakukan pemecahan masalah.
BAB 3 : ANLISIS SISTEM YANG BERJALAN
Bab ini menjelaskan latar belakang perusahaan, sistem yang sedang berjalan
dalam perusahaan, serta identifikasi dan analisis masalah yang dialami oleh
perusahaan.Selain itu, penulis juga memberikan alternatif solusi pemecahan
masalah berupa usulan perancangan sistem.
BAB 4 : PERANCANGAN SISTEM
Bab ini menjelaskan rancangan sistem dan evaluasi terkait sistem yang
dirancang.Dimana rancangan ini diharapkan dapat diimplementasikan oleh
perusahaan.
BAB 5 : SIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisikan tentang simpulan dan saran dari penulis terkait
permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan.
11
1.7 State of the Art
Nama
Peneliti
atau
Institusi
Judul Penelitian
Kesimpulan
Samuel Pule
Information
Systems Dengan adanya sistem
Kasamba Alex Ofoyuru
Managed Inventory and informasi
Eric Mabonga
Organizational
mengenai
persediaan
dalam
Performance : A Case gudang organisasi, dapat
Study Of Joint Medical membantu menentukan
Stores, Uganda
permintaan
dan
level
persediaan
sehingga
membantu
manajer
dalam
mengefektifkan
kontrol
dalam
persediaan
toko,
dan
membuat meningkatkan
performa organisasi.
Srinivas Nowduri
Management
Banyak organisasi tidak
Bloomsburg University Information Systems and terlalu
of Pennsylvania
ahli
dalam
Business
Decision menemukan
Making:
Review, pengambilan yang bagus
Analysis,
sistem
and untuk digunakan dalam
Recommendations
organisasi, maka dengan
sistem
informasi
manajemen
banyak
dapat
sedikit
perusahaan
meningkatkan
kemampuan perusahaan
dalam
pengambilan
keputusan.
Kristina PUKSTA
Using
Information Dengan
adanya
University of Latvia, Tehcnologies To Raise optimisasi proses bisnis
Latvia
The Competitiveness Of menggunakan keputusan
12
Nama
Peneliti
Institusi
atau
Judul Penelitian
Kesimpulan
SMES
teknologi, personalisasi,
waktu, dan biaya sumber
administrasi
dapat
dikurangi,
di
menggunakan
yang
proses
tepat.
mana
strategi
Kualitas
informasi
dari
perusahaan
meningkat
dapat
dalam
hal
pengambilan keputusan.
Sevenpri
Chandra, FORECASTING
Haryadi Sarjono;
FOR
Berdasarkan
INVENTORY
perhitungan peramalan,
CONTROL
perusahaan lebih baik
menggunakan
regresi
linear
meramalkan
metode
untuk
tingkat
permintaan dari spring
beds tipe 101.
Dari hasil penelitian terdahulu dapat disimpulkan dengan adanya sistem informasi
manajemen sedikit banyak perusahaan dapat meningkatkan kemampuan dalam
pengambilan keputusan, dan dengan adanya optimisasi proses bisnis menggunakan
keputusan teknologi, personalisasi, waktu, dan biaya sumber administrasi dapat
dikurangi, di mana menggunakan strategi yang tepat. Dalam hal ini, berkaitan
dengan PT. Mutiara Motor dengan melakukan analisis dalam perusahaan dan
melakukan beberapa metode, maka diharapkan perushaan dapat membantu
menentukan permintaan dan level persediaan sehingga membantu manajer dalam
mengefektifkan kontrol persediaan dalam toko, dan membuat meningkatkan
performa organisasi.