Penambahan Modul Port Distribusement Program

PENDAHULUAN
Tujuan
Tujuan pembuatan karya ilmiah ini adalah
membuat modul PD, wituk ditamballkan pada
BLT,
Salah satu pelnicu perkembangan komputer program Platinuni yang sudah di&
sesnai
dengan
keinginan
pengguna
d
e
npi
yang begitu pesat adalah kebutuhan dari dunia
memanfaatkan
sumber
daya
yang
a&.
Modul
yang
biSniS untuk perhitungan-perhitungan yang
benllang dan ~nemerlukanketelitian yang tinggi. dibuat diusahakan terintegrasi dengan modul yang
Salah satu penerapan komputer yang sering sudah ada, yaitu: program kas, buku besar, modul
dibutuhkan adalah pada bidang akuntansi. Dengan piutang, dan modul hutang.
Manfaat dari modul ini adalah BLT dapat lebih
komputerisasi, perusahaan dapat ~nelakukan
mudah
mengelola bisnis port disbursement.
penjumalan, pemindahbukuan, dan penyusunan
laporan keuangan dengan lebili cepat dan akunt.
Semua perusahaan yang berbentuk perseroan
TINJAUAN PUSTAKA
terbatas, termasuk PT Berlian Laju Tanker (BLT),
diwajibkan membukukan semua aktivitas
pemsahaaunya.
Bab ini melnuat secara singkat pemalunun
BLT adalah pemsahaan jasa pengangkutan
akuntansi. Selain itu juga akan dijelaskan perlwiya
bahan kimia cair. BLT selain mencari order
sistem pemrosesan data bagi sebuah perusahaan,
muatan, juga menawarkan jasa pengurusan ijin
dan konsep basis data yang akan digunakan dalam
masuk pelabuhan Indonesia bagi kapal-kapal
pengembangan sistem ini.
asing, yang ditangani departemen keagentu~.
Biasanya pemilik kapal @rincipaI) menghuhgi
Akuntansi
departemen keagenan untuk menanyakan besar
uang jasa Uee) dan uang muka yang hams disetor.
Akuntansi adalah suatu sistem yang mengukw
Kemudian departemen ini mengl~ubw~giagen aktivitas-aktivitas bisnis, memproses informasi
lapangan (sub agent) dan menginmkan uang tersebut ke &lam bentuk laporan-laporan, dan
muka. Setelall pengurusan sebuah kapal selesai,
mengkomunikasikannya kepada para pengambil
sub agent mengirimkan laporan pengeluaran
keputusan (Homgren & Harrison 1992).
kepada departemen keagenan. BLT menlbuat
Sederhananya, akuntansi hams dapat memberilcui
lapomn ke principal yang berisi rincian
informasi kepada pihak manajemen tentang laba
pengeluaran dan saldo "tabungan"principal.
mgi perusahan, kapasitas produksi suatu pabrik,
BLT memiliki program akuntansi Platinum
penjualan suatu produlg dan sebagainya; sehingga
yang mempunyai modul bliku besar (general pihak manajemen &pat membuat keputusan
ledger - GL), modul piutang (account receivable
dengan baik.
AR), dan tnodul hutang (account payable - AP).
BLT lnempunyai program kas (cash bank, CB) Daftar Hitung (account)
yang digunakat~oleh departemen keuangan. Bisnis
Alat pengikhtisaran yang paling dasar &lam
pengurusan perilinan kapal yang disebut di atas akuntansi adalah daftar hitung yang disebut juga
(untuk scltuijutnya discbut port disbursenrent
perkiraan, rokoninp, atau account. Sctiap transaksi
PD), ti& sesuai untuk dimasnkkan atau diolah perusalman dicatat dalam account tertentu. Secara
dengan modul AP maupun AR. Penjumalan mum account dikelompokhan menjadi: aktiva,
langwlg ke dalanl buku besar tidak dipilih karena kewajiban, clan ekuitas pemilik. Ketiganya
tidak ada fasilitas-fasilitas yang nlemudahkan membentuk persamaan akuntansi (Homgren &
departemen akut~tansiyang mengurus PD untuk Hamson 1992):
n~emeriksa perkembangan suatu booking atau
principal. Oleh karelu itu, pada program Platinum
aktiva = kewajiban + ekuitas pemilik
ini diperlukan penambahan modul (custoniization)
yang &pat menampwig bisnis PD tersebut.
Aktiva adalah sumber ekonomi yang akan
tnemberilran keuntungan bagi usaha di masa
depan. Beberapa account aktiva yang biasa
terdapat pa& perusahaan adalah kas, piutang,
tanah, bangunan, dan peralatan Kewajiban
Litar Belakang
-
biasanya bempa hutang; sedangkan ekuitas
pemilik biasanya berupa modal, pengambilan
pribadi, pendapatq dan beban atau pengeluaran.
Contoh account dapat dilihat di Lampiran 1.
Account kas dip%& menjadi account bank,
kas besar maupun kas kecil. Account pintang
hutang dibuat nntuk setiap badan usaha.
Pendapatan dan pengeluaran juga dibagi menjadi
beberap account. Jumlah dan shukhu account
(chart of account) perusahaan yang satu berbeda
dengan perusahaan yang laiq disesnaikan dengan
kebutuhan informasi internal pihak rnanajemen
pemsahaan.
Biasanya account mempunyai nomor dan
deslaipsi. Pemberian nomor account mengikuti
struktur tertentu, sehingga mudah dikelompokkan
sesuai dengan jenis transaksi; misalnya aktiva
diberi nomor 01-xxxx, kewajiban 02-xxxx, dan
eknitas pemilik 03-xxxx.
Jurnal dan Buku Besar
Dalam praktek akuntansi, pencatatan transaksi
pertama kali d i l a k r h dalam buku jumal.
Akuntansi didasarkan atas sistetn pencatatan
berganda, yang artinya setiap transaksi akan
mempengamhi setidak-tidaknya terlmdap dua
account. Satu account akan didebit dan account
lainnya akan &edit,
sehingga memenuhi
persamaan akuntansi di atas.
Setiap account mempunyai dua sisi, sisi debit
dan sisi kredit. Sisi debit biasanya disebnt sisi kiri,
dan sisi kredit diingat sebagai sisi W, sesuai
dengan posisi persamaan akuntansi yang tersebut
di atas.
Selnua penambalm akan dicatat pada satu sisi,
dan semua pengurangan dicatat pada sisi yang lain.
Penambahan aktiva dicatat pada sisi debit.
Penambahan kewajiban dan ekuitas pemilii
dicatat pada sisi kredit.
Bulcu besar (general ledger) berguna untuk
m c l i t k s a r nilai tiap account. Setelah transaksi
dicatat pada jurnal, pemi11dal1bukuan dilakukan
untuk menlinddkm jumlal~dari jurnal ke account
yang sesuai dalam bukn besar. Cara untuk
memeriksa ketepatan pemindahbukuan ini adalah
dengan membuat neraca sisa. Neraca sisa adalah
daftar dari seluruh account dengan nilai sisanya,
dimana total debit hams sama dengan total kredit.
Dengan komputerisasi, pengujian ini dapat
dilakukan setiap saat dengan cepat dan tepat.
Akuntansi Berbasis Akrnal
Ada dua macam basis akuntansi, yaitu basis
akrual dan basis kas. Dalan akuntasi berbasis
akrual, pengaruh dari suatu kejadian usaha
langsung diamati pada saat tejadinya, tanpa
memperhatikan apakah uang kas sudal~dikexima
atau dikeluarkan Sedangkan ddam akuntansi
berbasis kas, tmnsaksi tidak akan dicatat jika
belum a& uang kas yang diterima atau
dikeluarkan.
Standar akuntansi keuangan yang berlaku di
Indonesia a W h l t a n s i berbasis alaual.
Misalnya dalam perusahaan jasa, pendapatan akan
dicatat saat perusahaan memberikan jasa kepada
pelanggan, walaupun jasa tersebut diberikan secara
kredit. Pencatatan &lam jumal akan mendebit
account piutang dan akan mengkredit pendapatan.
Baru setelah menerima pembayaran, pemsahaan
mencatat junlal yang menglaedit piutang tersebut
dan mendebit account kas. Horngren & Hanison
(1992) mengatakan ballwa akuntansi berbasis
alaual lebih mencenninkan kondisi perusahaan
yang sesungguhnya clan menguknr kem~tungan
usaha leb'ih tepat. Contoh transaksi akrual dan kas
dapat dilihat pada Lampiran 2.
Sistem Pemrosesan Data
Pemrosesan data menumt McLeod (1993)
adalah manipulasi atau trandormasi dari simbolsimbl seperti angka dan huruf, dengan tujuan
untuk
menambah
kegunaannya.
Sistem
pemrosesan data adalah salah satu subsistem dari
sistem informasi berbasis komputer (SIBK) dan
merupakan sumber data bagi subsistem SIBK yang
lain, yaitu: sistem informasi manajemen, sistem
pendukung keputusan, office automation, dan
sistem pkar.
Sistem pemrosesan data tidak selalu
mengandalkan komputer, tetapi merupakan
kombinasi dari prosedur manual dm komputer.
Sistem pemrosesan data mempunyai e m p t tugas
utama, yaitu: mengumpulkan data, mengolah data,
menyimpan data, dan mempersiapkan doknmen.
Sistem akuntansi &pat dikategorikan dalam
sistem
pemrosesan
data.
Pada
awal
perkembangannya, komputer sebagian besar
digunakan untuk memroses data akuntansi, yang
disebut electronic dataprocessing (EDP). Menumt
McLeod (1993) ada beberapa karakteristik sistem
akuntansi yang membedakannya dengan subsistem
SIBK yang lain :
1. Sistem akuntansi suatu perusahaan diperlukan
oleh elemen lingkungan yang lain seperti
p e m e ~ t a h , pemilik saham, dan lembaga
keuangan. Perusahaan diwajibkan oleh hukum
nntuk menyimpan catatan aktivitasnya dan
2.
3.
4.
5.
pihak ~nanajemenperusaham membutuhkan
siste~nakuntansi sebagai alat kontrol.
Siste~n akuntansi tnengikuli prosedur yang
cnkup baku.
Sistem h t a n s i menangani data yang detil,
sehingga dapat dilakukan audit Pail, yaitu
kronologis aktivitas dapat ditelusuri dari awal
11ingga akhir, dan juga sebalhya dari akhir
hingga awal.
Sistem akuntansi mengolah transaksi masa lalu,
temtama bila menggunakan proses batch.
Proses batch adalah n~engutnpulkaxbeberap
transaksi dan mengolahnya sekaligus.
Sistem akuntansi menyediakan infonnasi
sederhana untuk memecahkan masalah.
Contolmya adalah laporan akuntansi dalam
bentuk incorne statenzent dan balance sheet.
Konsep Basis Data
Entitas menurut Kendall & KendaU (1988)
adalal~0bjek atau kejadian. Entitas mempunyai
ahibut-a@ibut yang menjelaskan ciri entitas
tersebut. Antar entitas saling berelasi, yang dapat
digambarkan sebagai Entify-Relationship Diagranz
(E-R Diagranz). Data sebuah entitas biasanya
dicatat dalan sebuah tabel.
Struktur data relasional terdiri atas tabel-tabel
dua dimensi yang saling berelasi. Dalatn W u r
ini tabel yang mewakili sebuah entitas dipecahpecah lagi ~nenjadi beberapa tabel agar tidak
terjadi redundancy serta mudah pemeliharaannya.
Baris tabel disebut record dan kolom tabel
disebut field. View dapat dibuat untuk
men~perlihatkan data yang diinginkan dari
beberapa tabel. Key adalal~satu atau beberapafield
yang digunakan untuk identifikasi sebuah record.
Key yang terdiri atas sebuah field disebut primary
key, sedangkan yang terdiri atas beberapa field
disebut concatenated key. Secondav key adalah
Jeld yang juga n~erupakanprirnary k y pada tabel
lain.
Bahan dan Lingkup Bahasan
Bahan
Program
yang
diperlukan
dalam
pengembangan modul PD adalah sebagai berikut:
1. Platinun~ server dan client, terutama modul
buku besar dan menu jurnal.
2. Microsofl SQL Server sebagai program basis
data progran~Platinunz.
3. Windows NT Server, diperlukan sebagai siste~n
operasi program Platinum server c&n Microsofl
SQL Server.
4 . Platinum Basic atau Platinum Workbench,
sebagai bal~asapenuogrman yang digunakan
5 . Windows 95 atau 98, diperlukan sebagai sistem
operasi program Platinunr client d a n ~ l a t i n u n ~
Basic.
6 . Crystal Info, sebagai program untuk tne~nbuat
laporan.
Lingkup pembahasan
Karya tulis ini ingin memberikan gambaran
modul PD yang dibuat untuk BLT. Gambaran
kejadian yang menyangkut bisnisnya ditekankan
pada apa yang terjadi di departemen akuntansi.
Logika pemrogrmnannya akan dicanhunkan &lam
lamp@
jnga
disertakan contoh kode
programnya.
Dalan~ proses pengembangan modul PD,
dipelajari cara keja modul-modul Platinuni yang
ada, seperti bagaimana sistem penyimpanan jurnal
modul GL, bagaimana sistem multi currency
bekerja, dan hubungan antara modul AP dan AR
dengan modul GL. Caranya adalali dengan
mencobanya langslmg, atau membacanya di buku
dokumentasi.
ANALISIS SISTEM
Siklus hidup pengembangan sistem (systenl
design li$e cycle) tneliputi tahap analisis, desain,
implementasi, dan pemelihaman sistem.
Bisnis PortDisbursemetit (PD)
Telah disebutkan &lam pendahulw~bahwa
bisnis PD yang d i l d d a n PT Berlian Laju Tanker
(BLT) adalab bisnis penyediaan jasa pengurusan
ijin bagi kapal asing. Pernilik kapd asing, yang
disebut principal, biasanya menanyakan terlebih
dahulu berapa biaya yang perlu dikeluarkan untuk
pengnrusan ijin ttamasuk agency fee. BLT
menunjuk sebuah perusalum, yang disebut sub
agent, yang dapat mengurus keperlw~ kapal
tersebut selama berada di pelabul~a~.BLT
me~myakanperldraan biaya clan sub agent fee
kepada sub agent. Kadang-kadang untuk
pelabuhan yang sudah dikenal, departen~en
keagenan BLT menghitung sendiri perkiraan
biayanya untuk menlpercepat negosiasi.