bab 1 pendahuluan

BAB 1
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Seiring dengan berkembangnya teknologi informasi yang pesat saat ini,
penggunaan teknologi informasi menjadi faktor penting dalam mendukung
keberlangsungan suatu perusahaan. Perusahaan dituntut untuk mengikuti
perkembangan teknologi agar tidak tertinggal dari para pesaing. Kebutuhan akan
penggunaan teknologi informasi diketahui dapat berguna untuk meningkatkan
kualitas perusahaan dan mendukung kelancaran bisnis perusahaan. Menurut
jurnal yang ditulis oleh Harris (2013:3) yang berjudul Faktor-Faktor
Pemanfaatan Teknologi Informasi dan Pengaruhnya Terhadap Kinerja
Individual (Studi pada PDAM Kota Malang), teknologi informasi dapat menjadi
faktor penentu keberhasilan dalam suatu organisasi karena dapat meningkatkan
kinerja organisasional.
Perusahaan membutuhkan suatu teknologi informasi yang dapat
mengorganisir data-data perusahaan secara terstruktur agar data tersebut mudah
dipahami, sehingga dapat meningkatkan kecepatan karyawan dalam melakukan
pengaksesan data dan menghasilkan keputusan yang baik. Menurut jurnal yang
ditulis oleh Safelia, Susfayetti, & Friyani (2012:24) yang berjudul Pengaruh
Teknologi Sistem Informasi Baru terhadap Kinerja Individu, teknologi sistem
informasi memiliki pengaruh positif dan signifikan dalam peningkatan kinerja
individu dalam suatu organisasi atau perusahaan.
PT XYZ adalah sebuah anak perusahaan dari PT ABC yang memiliki
kantor pusat di Jakarta. PT XYZ merupakan salah satu perusahaan swasta
penyedia jasa yang bergerak di bidang teknologi informasi. PT XYZ
menyediakan pelayanan solusi mulai dari aspek teknologi informasi,
infrastruktur, perangkat lunak, perangkat keras hingga aspek bisnis. PT XYZ
memiliki kantor cabang di beberapa kota besar seperti Bandung, Surabaya, dan
Medan.
PT XYZ menganggap sumber daya manusia sebagai aset nomor satu.
Dengan memprioritaskan sumber daya manusia, PT XYZ berharap dapat
1
2
memberikan pelayanan yang terbaik bagi para kliennya. Selain itu, PT XYZ
memiliki cita-cita untuk meningkatkan mutu pekerja di Indonesia.
Guna mencapai tujuan tersebut maka PT XYZ, khususnya departemen
Human Resources PT XYZ, memiliki program pengadaan pelatihan atau
training. Training tersebut diharapkan dapat meningkatkan kemampuan soft
skill dan hard skill para pegawai, serta membantu meningkatkan jenjang karier
pegawai. Menurut jurnal yang ditulis oleh Devi & Nagurvali (2012:202), sebuah
program pelatihan yang mendalam bertindak sebagai kendaraan untuk
meningkatkan keterampilan karyawan dan memungkinkan karyawan untuk
melakukan pekerjaan dengan lebih baik.
Pelatihan karyawan memiliki efek positif terhadap individu dan organisasi
pada umumnya. Misalnya, pelatihan karyawan meningkatkan komunikasi dalam
sebuah organisasi, mendorong kerja sama tim dan transfer pengetahuan,
meningkatkan moral karyawan, dan memberikan kepuasan kerja (Ongori &
Nzozo, 2011:196).
Proses pengelolaan manajemen training yang berlangsung saat ini masih
dilakukan secara manual. Mulai dari penyebaran informasi training, pendaftaran
training, hingga evaluasi kegiatan training. Pengerjaan yang dilakukan secara
manual tersebut menyebabkan lambatnya proses pengelolaan dan penyebaran
informasi training. Selain itu, rawan terjadi kesalahan dalam melakukan
pengolahan data training dan penyebaran informasi training.
Teknologi pada prinsipnya adalah untuk melayani kebutuhan informasi
secara tepat waktu (fast), tepat guna (accurate), dan tepat sasaran (relevant).
Informasi memenuhi kebutuhan tepat waktu jika dapat tersedia pada saat
dibutuhkan, sehingga memerlukan kecepatan proses. Kebutuhan tepat guna akan
terpenuhi jika informasi yang dihasilkan benar sehingga mendukung
pengambilan keputusan yang benar. Penggunaan informasi tersebut baru dapat
dirasakan manfaatnya jika diberikan kepada orang yang tepat dan benar-benar
memerlukannya, sehingga informasi juga harus relevan terhadap penggunanya.
Teknologi informasi juga menjadi faktor penentu keberhasilan dalam suatu
organisasi (Harris, 2013:3).
Berdasarkan pemaparan tersebut, dibutuhkan pemanfaatan teknologi
informasi untuk membantu PT XYZ dalam melakukan manajemen kegiatan
training sehingga manajemen kegiatan training tidak lagi dilakukan secara
3
manual. Menurut jurnal yang ditulis oleh Valova (2013:145) yang berjudul
Database Design for the Web Based University Project Management
Information
System,
aplikasi
berbasis
web
sangat
terkenal
karena
kemampuannya untuk memperbarui dan mengelola sistem tanpa harus
melakukan instalasi perangkat lunak di komputer pengguna. Sistem informasi
berbasis web ini mempermudah developer untuk mengembangkan dan
memelihara sistem dari jarak jauh.
Sesuai dengan kebutuhan PT XYZ dan berbagai penjelasan di atas, maka
dirancang sebuah aplikasi berbasis web yang berguna untuk membantu
pengelolaan manajemen training di PT XYZ. Aplikasi ini dipilih untuk dijadikan
topik skripsi dengan judul “ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
INFORMASI DAN REGISTRASI TRAINING BERBASIS WEB PADA PT
XYZ”.
1.2. Rumusan Masalah
Permasalahan yang dihadapi oleh PT XYZ adalah sebagai berikut:
1.
Bagaimana mengelola kegiatan manajemen training secara menyeluruh,
mulai dari jadwal dan informasi training, permintaan persetujuan peserta,
konfirmasi kehadiran peserta, informasi kelulusan training, dan
pengelolaan data peserta agar dapat terintegrasi dengan baik.
2.
Bagaimana membuat laporan kegiatan training yang sudah dilaksanakan,
laporan kelulusan peserta, dan laporan evaluasi training secara akurat.
3.
Bagaimana mengelola kuesioner evaluasi training tanpa menggunakan
website dari luar perusahaan.
1.3. Ruang Lingkup
Untuk tercapainya tujuan yang diinginkan, maka skripsi ini akan membahas halhal berikut:
1.
Pengelolaan jadwal dan informasi training, serta pembuatan laporan
kegiatan training yang sudah dilaksanakan.
2.
Registrasi training, yaitu permintaan persetujuan dan konfirmasi
kehadiran peserta.
3.
Informasi kelulusan training dan pembuatan laporan kelulusan peserta.
4.
Pengelolaan data peserta.
4
5.
Pengelolaan evaluasi training, yaitu dimasukkannya hasil kuesioner
evaluasi training dan pembuatan laporan evaluasi training.
1.4. Tujuan dan Manfaat
1.4.1.
Tujuan
Tujuan yang ingin dicapai adalah:
1.
Menyediakan aplikasi berbasis web untuk mempermudah pegawai
dalam melakukan registrasi training, serta memperoleh jadwal dan
informasi tentang training.
2.
Menyediakan aplikasi berbasis web yang mampu membantu pihak
Human Resources dalam mengelola pelaksanaan training dan
menyimpan data peserta training.
3.
Menyediakan fitur pada aplikasi web untuk melakukan pembuatan
laporan kegiatan training, laporan kelulusan training, dan laporan
evaluasi traning.
1.4.2.
Manfaat
Manfaat yang ingin dicapai penulis adalah sebagai berikut:
1.
Memberikan kemudahan bagi pegawai agar mengetahui jadwal dan
informasi training di dalam satu media.
2.
Memicu pegawai untuk lebih mandiri dan disiplin atas training yang
dipilih.
3.
Membuka peluang bagi pegawai untuk melakukan pengembangan
karier dengan mengikuti training yang relevan.
4.
Memberikan kemudahan bagi pihak Human Resources dalam
mengelola pelaksanaan training dan menyimpan data peserta training.
1.5. Metodologi Penelitian
Dalam penulisan skripsi ini, penulis menggunakan metode analisis, metode
perancangan dan studi pustaka. Berikut adalah metode yang digunakan:
5
1.
Metode Pengumpulan Data
a. Observasi
Observasi dilakukan dengan melakukan pengamatan langsung di PT
XYZ untuk melihat proses registrasi training dan pembuatan laporan
evaluasi training.
b. Wawancara
Wawancara dilakukan dengan memberikan beberapa pertanyaan
kepada pihak penyelenggara kegiatan training untuk mengetahui alur
kerja dari kegiatan training.
c. Studi pustaka
Studi pustaka dilakukan dengan membaca dan mempelajari berbagai
sumber referensi seperti buku, jurnal, dan website yang berkaitan
dengan topik skripsi.
2.
Metode Analisis
a. Melakukan analisis terhadap hasil pengumpulan data yang akan
menjadi bahan acuan pada saat mengidentifikasi persyaratan sistem dan
melakukan perancangan sistem.
b. Mengidentifikasi basis data yang diperlukan berdasarkan hasil
pengumpulan data.
3.
Metode Perancangan
Metode perancangan yang digunakan adalah Scrum. Scrum
merupakan salah satu pendekatan dari agile methodology. Scrum dipilih
karena sifatnya yang menuntut perubahan yang cepat.
1.6. Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan dalam skripsi ini secara garis besar akan membahas halhal berikut:
BAB 1 PENDAHULUAN
Bab ini menjelaskan latar belakang, rumusan masalah, ruang lingkup,
tujuan dan manfaat, metodologi penelitian, serta sistematika penulisan.
6
BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA
Bab ini membahas mengenai teori-teori umum hingga teori khusus yang
dikutip dari buku, website, maupun sumber literatur lain yang mendukung
penyusunan skripsi.
BAB 3 DESKRIPSI UMUM
Bab ini berisi tentang latar belakang perusahaan, sistem yang sedang
berjalan di perusahaan, identifikasi masalah yang sedang dihadapi pada sistem
yang sedang berjalan di perusahaan, serta solusi yang diajukan penulis pada
perusahaan atas sistem yang sedang berjalan.
BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN
Bab ini memberikan penjelasan mengenai analisis kebutuhan sistem,
rancangan sistem, rancangan layar, implementasi, testing, dan evaluasi dari hasil
penelitian yang sudah dilakukan.
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisi kesimpulan dari penelitian yang telah dilakukan serta saran
yang diusulkan untuk pengembangan sistem di masa yang akan datang.