ii. tinjauan pustaka

II. TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Perencanaan Sumber Daya Manusia
Siagian (2008) menyatakan perencanaan pada dasarnya merupakan
pengambilan keputusan sekarang tentang hal-hal yang akan dikerjakan
dimasa depan. Perencanaan sumber daya manusia ialah langkah-langkah
tertentu yang diambil oleh manajemen guna lebih menjamin bahwa bagi
organisasi tersedia tenaga kerja yang tepat untuk menduduki berbagai
kedudukan, jabatan dan pekerjaan yang tepat pada waktu yang tepat,
semuanya dalam rangka pencapaian tujuan dan berbagai sasaran yang
telah dan akan ditetapkan.
Hasibuan (2001) menyatakan sumber daya manusia adalah semua
manusia yang terlibat di dalam suatu organisasi dalam mengupayakan
terwujudnya tujuan organisasi. Bilamana organisasi diartikan sebagai
suatu perusahaan ekonomi, maka sumber daya manusia diartikan semua
orang yang terlibat termasuk yang bekerja untuk mencapai tujuan
perusahaan. Handoko (2001) menyatakan perencanaan sumber daya
manusia
merupakan
serangkaian
kegiatan
yang
dilakukan
untuk
mengantisipasi permintaan-permintaan bisnis dan lingkungan pada
organisasi diwaktu yang akan datang dan untuk memenuhi kebutuhankebutuhan tenaga kerja yang timbul oleh kondisi-kondisi tersebut.
Pandangan umum ini mengandung arti bahwa ada empat kegiatan yang
saling berhubungan yang membentuk sistem perencanaan sumber daya
manusia yang terpadu (integrated): persediaan sumber daya manusia
sekarang, peramalan (forecast) suplai dan permintaan sumber daya
manusia, rencana-rencana untuk memperbesar jumlah individu-individu
yang berkualifikasi dan berbagai prosedur pengawasan serta evaluasi
untuk memberikan umpan balik kepada sistem.
Perencanaan sumber daya manusia akan dapat dilakukan dengan
baik dan benar jika perencanaannya mengetahui apa dan bagaimana
sumber daya manusia itu. Sumber daya manusia atau man power
5 merupakan kemampuan yang dimiliki setiap manusia. Sumber daya
manusia terdiri dari daya pikir dan daya fisik setiap manusia. Tegasnya
kemampuan setiap manusia ditentukan oleh daya pikir dan daya fisiknya.
Sumber daya manusia menjadi unsur pertama dan utama dalam setiap
aktivitas yang dilakukan. Perencanaan merupakan inti dari manajemen
dan merupakan dasar bagi setiap jenis aktivitas organisasi, karena semua
kegiatan organisasi bersangkutan diarahkan kepada rencana tersebut,
dengan perencanaan memungkinkan para pengambil keputusan dapat
menggunakan
sumber
daya
manusia
yang
ada
secara
optimal.
Perencanaan dikatakan sebagai suatu proses untuk memutuskan tujuantujuan yang akan dicapai selama periode waktu yang akan datang dan apa
yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut, sehingga
dengan demikian perencanaan haruslah mendahului semua aktivitas
manajemen agar organisasi dapat sukses dalam mencapai tujuan. Adanya
perencanaan sumber daya manusia, maka kegiatan seleksi, pelatihan dan
pengembangan serta kegiatan-kegiatan lain yang berkaitan dengan sumber
daya manusia akan lebih terarah. Perencanaan sumber daya manusia
diproses oleh perencana dan hasilnya menjadi rencana. Pada suatu
rencana ditetapkan tujuan dan pedoman pelaksanaan serta menjadi dasar
kontrol. Tanpa rencana, kontrol tidak dapat dilaksanakan dan tanpa
kontrol pelaksanaan rencana baik atau salah tidak dapat diketahui
(Hasibuan, 2005).
Beberapa pengertian dari perencanaan sumber daya manusia dapat
dikemukakan sebagai berikut:
1. Umar (2005) mendifinisikan perencanaan sumber daya manusia
sebagai suatu cara untuk mencoba menetapkan keperluan tenaga kerja
untuk suatu periode tertentu baik secara kualitas maupun kuantitas
dengan cara-cara tertentu.
2. Handoko (2001) mendefinisikan perencanaan sumber daya manusia
merupakan serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mengantisipasi
permintaan-permintaan bisnis dan lingkungan pada organisasi diwaktu
6 yang akan datang dan untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan tenaga
kerja yang ditimbulkan oleh kondisi-kondisi tersebut.
3. Dessler (2006) mendefinisikan perencanaan pekerjaan atau personel
adalah proses menentukan posisi yang akan diisi dalam perusahaan dan
bagaimana mengisinya.
Hasibuan (2005) menyatakan perencanaan sumber daya manusia
ini perlu untuk kepentingan perseorangan, perusahaan dan nasional.
Perencanaan sumber daya manusia penting bagi setiap orang karena hal
ini dapat menetapkan tujuan yang ingin dicapainya. Perencanaan sumber
daya manusia penting bagi setiap perusahaan untuk dapat meningkatkan
daya guna dan hasil guna dalam mencapai tujuan perusahaan.
Perencanaan sumber daya manusia perusahaan juga akan dapat menilai
perusahaan maju atau tidak, serta dapat melakukan kontrol terhadap
pegawai. Sebagai tahap pertama dari proses perencanaan kepegawaian,
peramalan permintaan sumber daya manusia memang memegang peranan
yang sangat penting dalam rangka penetapan kebutuhan sejumlah
pegawai. Perkiraan sumber daya manusia/pegawai adalah suatu proses
perkiraan untuk menetapkan kebutuhan jumlah pegawai pada masa yang
akan datang dan akan menjadi dasar bagi penerimaan pegawai,
pemindahan pegawai (mutasi), promosi, latihan dan pengembangan.
Perkiraan kepegawaian bertujuan untuk memperoleh jumlah dan tipe
pegawai yang tepat guna dan mengerjakan tugas yang tepat pada waktu
yang tepat.
Sumarsono (2003) menyatakan sistem perencanaan tenaga kerja
meliputi kegiatan investasi persediaan sumber daya manusia, perkiraan
permintaan dan penawaran untuk masa yang akan datang dan perencanaan
pengisian
lowongan
melalui
penarikan,
seleksi
penempatan
dan
pengembangan karyawan. Sistem perencanaan tenaga kerja pada pokoknya
meliputi peramalan permintaan dan penawaran karyawan. Secara terperinci
sistem ini terdiri dari empat kegiatan utama yang saling berhubungan, yaitu:
1. Inventarisasi persediaan tenaga kerja, untuk menilai tenaga kerja yang
ada sekarang dan menganalisa pemanfaatannya.
7 2. Forcasting
tenaga
kerja,
untuk
memprediksi
permintaan
dan
penawaran tenaga kerja dalam perolehan tenaga kerja yang terampil.
3. Penyusunan
rencana-rencana
tenaga
kerja
untuk
memadukan
permintaan dan penawaran tenaga kerja pada masa yang akan datang.
4. Pengendalian dan evaluasi, untuk memberikan umpan balik kepada
sistem dan monitor derajat pencapaian tujuan dan sasaran perencanaan
tenaga kerja.
Beberapa
manfaat
yang
dapat
diperoleh
dengan
adanya
perencanaan sumber daya manusia antara lain (Hasibuan, 2005):
1. Mengefektifkan penggunaan sumber daya manusia yaitu menekan
terjadinya pemborosan karena tidak efektifnya penggunaan sumber
daya manusia.
2. Membantu meyakinkan bahwa, aktivitas sumber daya manusia bersifat
proaktif dengan cara mengantisipasi dan tanggap terhadap perubahan
lingkungan internal maupun eksternal.
3. Memusatkan aktivitas pada tujuan organisasi dan sumber daya
manusia.
4. Pengadaan tenaga kerja baru secara ekonomis.
5. Meningkatkan pemanfaatan sumber daya manusia.
Kesimpulan dari beberapa definisi perencanaan sumber daya
manusia di atas adalah perencanaan sumber daya manusia pada dasarnya
merupakan serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan upaya untuk
mendapatkan jumlah dan jenis tenaga kerja yang tepat pada waktu yang
tepat sesuai kebutuhan organisasi guna mendukung tercapainya tujuan
organisasi.
2.2. Perkiraan Kebutuhan Sumber Daya Manusia
Pentingnya perkiraan pegawai bagi suatu perusahaan dapat
dikemukakan sebagai berikut (Hasibuan, 2005):
1. Perkiraan pegawai merupakan salah satu upaya untuk mendapatkan
tenaga kerja yang sesuai dengan kualifikasi guna mendukung
pelaksanaan rencana stratejik perusahaan.
8 2. Semua
aspek
perusahaan
sangat
tergantung
dari
kualitas
perencanaannya dimana perencanaan sangat tergantung pada perkiraan
masa depan.
Salah satu faktor penting dalam menunjang keberhasilan manajemen
sumber daya manusia pada suatu perusahaan adalah adanya perkiraan
pegawai yang tepat, penataan dan pengelolaan secara teratur dan terencana.
Terutama pada perusahaan-perusahaan yang sedang berkembang seperti PT
Riap Indonesia. Hal ini sangat diperlukan bagi perusahaan agar sumber daya
manusia yang ada dapat bekerja secara efektif dan efisien.
Pemilihan metode atau teknik peramalan kebutuhan sumber daya
manusia dipengaruhi oleh beberapa hal antara lain: (1) tipe organisasi, (2)
ukuran organisasi, (3) perubahan organisasi, (4) penyebaran organisasi
dan (5) akurasi informasi. Organisasi yang berbeda mempunyai
kebutuhan sumber daya manusia yang berbeda, sehingga ramalan harus
dibuat bersesuaian. Penelitian yang bertujuan melihat kondisi yang akan
datang dapat dilakukan dengan cara memproyeksikan atau meramalkan
(forecast). Peramalan jangka pendek biasanya dianggap lebih reliabel
daripada ramalan jangka panjang karena banyak terjadi atau timbulnya
keadaan yang berada di luar kontrol atau harapan (Umar, 2005).
Perkiraan sumber daya manusia yang baik adalah jika dapat
meramalkan masa depan dengan cara memproyeksikan hasil analisis
informasi yang diperolehnya. Peramalan biasanya untuk lima tahun yang
akan datang. Apabila ramalannya mendekati kebenaran, rencana itu baik
dan benar, karena dapat membaca situasi masa yang akan datang dengan
baik (Hasibuan, 2005).
Handoko
(2001)
menyatakan
idealnya
organisasi
harus
mengidentifikasikan kebutuhan-kebutuhan personalia jangka pendek
maupun jangka panjang melalui perencanaan. Rencana-rencana jangka
pendek menunjukkan berbagai kebutuhan tenaga kerja yang harus
dipenuhi selama satu tahun yang akan datang. Sedangkan rencana-rencana
jangka panjang mengestimasi situasi sumber daya manusia untuk dua,
9 lima, atau kadang-kadang sepuluh tahun yang akan datang. Perencanaan
sumber daya manusia ini memungkinkan organisasi untuk:
1. Memperbaiki penggunaan sumber daya manusia.
2. Memadukan kegiatan-kegiatan personalia dan tujuan-tujuan organisasi
diwaktu yang akan datang secara efisien.
3. Melakukan pengadaan karyawan-karyawan baru secara ekonomis.
4. Mengembangkan
informasi
dasar
manajemen
personalia
untuk
membantu kegiatan-kegiatan personalia dan unit-unit organisasi
lainnya.
5. Mengkoordinasikan program-program manajemen personalia yang
berbeda-beda, seperti rencana-rencana penarikan dan seleksi.
Hasibuan (2005) membedakan peramalan sumber daya manusia
perkiraan jangka pendek (short term forecasting) dan perkiraan jangka
panjang (long term forecasting).
1. Peramalan sumber daya manusia jangka pendek; pada umumnya
memprediksi kebutuhan sumber daya manusia untuk periode satu tahun
atau paling lama dua tahun. Tanggung jawab dalam peramalan jangka
pendek biasanya ada pada penyelia dan atau manajer yang
bersangkutan adalah merupakan orang yang paling mengerti dalam
membuat judgment atas staffing untuk mencapai tujuan unitnya.
Dengan mengetahui tujuan unitnya maka seorang manajer unit harus
mampu mengantisipasi sumber daya manusia, finansial apa yang
dibutuhkan untuk mencapai tujuan-tujuan dalam jangka waktu
berikutnya. Teknik perkiraan jangka pendek dapat didasarkan atas dua
teknik perkiraan antara lain:
a. Teknik perkiraan kebutuhan sumber daya manusia atas dasar
anggaran
Anggaran perusahaan memberikan wewenang finansial untuk
penambahan jumlah sumber daya manusia, berdasarkan data
anggaran
dan
ditambah
ekstrapolasi
perubahan
persediaan
karyawan, maka dapat dilakukan estimasi kebutuhan sumber daya
manusia dalam jangka pendek. Anggaran suatu perusahaan adalah
10 mewakili rencana aktivitas bisnis dimasa yang akan datang yang
mencakup sumber daya keuangan dan modal serta kebutuhan
sumber daya manusia. Kualitas peramalan jangka pendek pada
umumnya sangat dipengaruhi oleh kemampuan para manajer dalam
membuat estimasi yang akurat. Banyak manajer menggunakan
kebiasaan-kebiasaan dalam menentukan kebutuhan staf.
b. Analisis Beban Kerja (Work Load Analysis)
Metode analisis beban kerja adalah suatu teknik perkiraan pegawai
dengan menggunakan informasi mengenai beban kerja yang
sesungguhnya atas dasar analisis pekerjaan terhadap kerja yang
perlu diselesaikan. Dalam teknik ini diperlukan penggunaan rasio
atau pedoman-pedoman penyusunan staf standar (staffing model)
untuk menentukan kebutuhan pegawai. Work load analysis
mengidentifikasi baik jumlah pegawai maupun jenis pegawai yang
diperlukan untuk mencapai tujuan organisasional. Penetapan jumlah
karyawan harus diperhitungkan secara cermat supaya karyawan
yang akan diterima tepat sesuai dengan volume pekerjaan. Jika
jumlah karyawan terlalu banyak, maka akan terjadi pemborosan
(pengangguran tak kentara), sedangkan jika jumlah karyawan
kurang, maka pekerjaan tidak dapat selesai tepat pada waktunya.
Metode penetapan karyawan dapat dilakukan dengan cara non
ilmiah yakni jumlah karyawan yang dibutuhkan hanya didasarkan
atas perkiraan-perkiraan saja. Bukan atas perhitungan yang cermat
dari volume pekerjaan dan standar prestasi kerja. Metode ilmiah
dapat menghasilkan jumlah karyawan yang akan diterima betulbetul atas perhitungan dan analisis beban kerja (work load analysis)
serta standar prestasi kerja. Analisis beban kerja adalah penentuan
jumlah pekerja yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu
pekerjaan dalam jangka waktu tertentu.
2. Perkiraan sumber daya manusia jangka panjang; pada umumnya
memprediksi kebutuhan sumber daya manusia untuk periode sekurangkurangnya lima tahun atau lebih dan dalam peramalan ini biasanya
11 dikaitkan dengan perkiraan kemungkinan terjadinya perubahanperubahan diluar organisasi misalnya perubahan teknologi, ekonomi
dan lain-lain. Metode perkiraan sumber daya manusia terdiri dari
pendekatan Top down, pendekatan Bottom-up dan kombinasi dari
kedua pendekatan tersebut. Ketiga metode tersebut dapat dijelaskan
sebagai berikut:
a. Pendekatan Top Down Planning; dalam hal ini didasarkan pada
pengalaman Top Manajer dan para Eksekutif, dasar analisisnya
dalam
business
plan,
kondisi
kepegawaian
dan
organisasi.
Penentuan kebutuhan sumber daya manusia biasanya menggunakan
analisis menurut beberapa skenario (baik atau buruk). Penetapan
perkiraan kebutuhan sumber daya manusia tersebut kemudian
diimplementasikan di seluruh jajaran organisasi bersangkutan.
b. Pendekatan Bottom-up Planning; dalam hal ini manajer hanya
memberikan petunjuk, sedangkan masing-masing unit organisasi
dapat memprakirakan kebutuhan sumber daya manusia unitnya
sendiri yang kemudian dijumlahkan guna mendapatkan hasil
perkiraan kebutuhan sumber daya manusia keseluruhan organisasi.
c. Kombinasi dari kedua pendekatan tersebut yaitu, pimpinan unit
mengajukan usul kebutuhan sumber daya manusia di unitnya,
kemudian
dinegosiasikan
dengan
manajer
atasannya
guna
memperoleh kesepakatan.
2.3. Beban Kerja
Beban kerja adalah besaran pekerjaan yang harus dipikul oleh suatu
jabatan/unit organisasi dan merupakan hasil kali antara volume kerja dan
norma waktu (Peraturan Menteri Keuangan No. 140/PMK 01/2006).
Metode paling akurat untuk peramalan jangka pendek adalah menggunakan
informasi mengenai muatan pekerjaan (work content) sesungguhnya
berdasarkan analisis pekerjaan terhadap kerja yang perlu diselesaikan. Teknik
analisis beban kerja (workload analysis) ini memerlukan penggunan rasiorasio atau pedoman-pedoman penyusunan staf stnadar dalam upaya
mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan personalia. Analisis beban kerja
12 mengidentifikasi baik jumlah karyawan maupun tipe-tipe karyawan yang
diperlukan
untuk
mencapai
tujuan-tujuan
organisasional.
Langkah
pertamanya adalah mengidentifikasi seberapa banyak keluaran yang hendak
dicapai organisasi. Hal ini selanjutnya diterjemahkan kedalam jumlah jam
kerja karyawan pada setiap kategori pekerjaan yang akan diperlukan untuk
mencapai tingkat keluaran tersebut. Apabila tingkat keluaran diperkirakan
berubah, maka perubahan pekerjaan dapat diramalkan dengan mengkalkulasi
berapa banyak jam kerja karyawan yang dibutuhkan.
Analisis beban kerja adalah suatu teknik manajemen yang
dilakukan secara sistematis untuk memperoleh informasi mengenai
tingkat efisiensi dan efektivitas kerja organisasi berdasarkan volume kerja
(Peraturan Menteri Dalam Negeri No. 12 Tahun 2008). Beban kerja
tersebut diperoleh dari hasil kali antara volume kerja dan norma waktu.
Volume kerja adalah sekumpulan tugas atau pekerjaan yang harus atau
dapat diselesaikan dalam waktu satu tahun. Norma waktu adalah waktu
yang wajar dan nyata-nyata dipergunakan secara efektif dengan kondisi
normal oleh seorang pemangku jabatan untuk menyelesaikan suatu
tahapan proses penyelesaian pekerjaan. Efektivitas dan efisiensi kerja
adalah perbandingan antara bobot/beban kerja dan jam kerja efektif dalam
rangka penyelesaian tugas dan fungsi organisasi (Peraturan Menteri
Keuangan No. 140/PMK 01/2006).
2.4. Menentukan Jumlah Tenaga Kerja
Permintaan atau kebutuhan sumber daya manusia organisasi diwaktu
yang akan datang adalah pusat kegiatan perencanaan kepegawaian. Hampir
semua perusahaan harus membuat prediksi kebutuhan-kebutuhan karyawan
diwaktu yang akan datang. Berdasarkan pengertian ini perencanaan sumber
daya manusia merupakan kegiatan penentuan jumlah (kuantitas) dan jenis
(kualitas) karyawan yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi secara
optimal (Handoko, 2001).
Ditinjau dari segi pengelolaan sumber daya manusia, maka suatu
dimensi yang sangat penting adalah pandangan yang dianut mengenai
sumber daya manusia sebagai individu, sumber daya manusia sebagai
13 kolektivitas atau entitas dan hubungan antara masing-masing individu
sumber daya manusia dengan kolektivitas atau masyarakat. Kolektivitas
manusia adalah sekumpulan manusia yang diciptakan untuk menciptakan
tujuan tertentu sesuai dengan rencana yang tidak mungkin dicapai oleh
orang per orang. Pencapaian tujuan yang dimaksud diperlukan unsurunsur suatu proses, yaitu informasi, energi dan materi yang berkaitan
dengan operasi sistem tersebut untuk menghasilkan output yang
dihasilkan (Hasibuan, 2001).
Penentuan jumlah tenaga kerja yang tepat pada posisi yang tepat
pula merupakan salah satu bentuk perbaikan kualitas sumber daya
manusia dalam perusahaan terutama karena peran strategis sumber daya
manusia
sebagai
pelaksana
dari
fungsi-fungsi
perusahaan
yaitu
perencanaan; yang meliputi penentuan tujuan dan standar, menetapkan
sistem dan prosedur, serta menetapkan rencana atau proyeksi untuk masa
depan, pengorganisasian; yang meliputi pemberian tugas khusus kepada
setiap
sumber
daya
manusia,
membangun
divisi/departemen,
mendelegasikan wewenang kepada sumber daya manusia, menetapkan
analisis pekerjaan, membangun komunikasi, manajemen staf; yang
meliputi penetapan jenis atau tipe sumber daya manusia yang akan
ditempatkan,
merekrut
calon
karyawan,
mengevaluasi
kinerja,
mengembangkan, melatih dan mendidik karyawan, kepemimpinan; yang
meliputi pengupayaan agar orang lain dapat menyelesaikan pekerjaan
yang menjadi tanggung jawabnya, meningkatkan semangat kerja,
memotivasi kerja karyawan, pengendalian; yang meliputi penetapan
standar pencapaian hasil kerja, standar mutu, melakukan review atas hasil
kerja, melakukan tindakan perbaikan sesuai kebutuhan, pengawasan dan
pelaksana operasional perusahaan seperti pemasaran, produksi, keuangan
dan administrasi; yang meliputi melakukan audit terhadap kemungkinan
adanya ketidakcocokan dalam pelaksanaan ataupun sistem prosedur yang
berlaku sehingga tidak menimbulkan resiko yang tidak baik bagi
perusahaan dimasa depan (Rivai, 2004).
14 2.5. Tinjauan Studi Terdahulu
Setyawan (2008) mengemukakan bahwa PT Telkom harus dapat
bersaing dengan perusahaan-perusahaan yang bergerak dibidang komunikasi
untuk mencapai pengelolaan usaha yang efektif, efisien dan produktif melalui
peningkatan kualitas sumber daya manusia. Persepsi pegawai tentang analisis
pekerjaan sudah baik, mereka telah mengetahui dengan pasti deskripsi
pekerjaan dan sfesifikasi pekerjaan mereka. Persepsi karyawan tentang
kondisi pekerjaan juga baik. Jumlah karyawan yang efektif dan efisien untuk
bekerja di MDF adalah 9 (sembilan) orang, berarti manajemen harus
menambah 1 (satu) orang karyawan. Solusi permasalahan terkait beban kerja
pada seksi MDF adalah dengan memberi instruksi kepada petugas lapangan
untuk menghargai jam kerja MDF, menambah peralatan kerja dan
meminimalisir peminjaman peralatan kerja oleh unit lain dan pengaturan
waktu pemberian tugas dari manajemen agar tidak bersamaan dengan target
yang tinggi.
Lituhayu (2008) mengemukakan agar kinerja individu maupun
organisasi dapat mencapai tujuan perusahaan, maka harus terdapat kesesuaian
beban kerja dengan kemampuan masing-masing individu. Pendistribusian
beban kerja oleh perusahaan tidak merata, terdapat karyawan yang kelebihan
dan kekurangan beban kerja. Hasil dari perhitungan beban kerja menunjukkan
bahwa karyawan yang memiliki beban kerja paling berat berada di divisi
Operation dan Sales. Pada divisi ini diperlukan tambahan karyawan sebanyak
3 (tiga) orang, 1 (satu) orang untuk divisi Operation dan 2 (dua) orang untuk
divisi Sales. Selain 2 (dua) divisi tersebut HRD juga memerlukan tambahan 1
(satu) orang karyawan dalam pelaksanaan pekerjaan divisi tersebut. Kinerja
karyawan tergolong masih baik, hasil ini diperoleh dari persepsi rata-rata
karyawan.