1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang

BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perkembangan teknologi informasi pada era globalisasi seperti sekarang sudah
mencapai tingkatan yang sudah mempengaruhi hampir seluruh aspek kehidupan
masyarakat secara luas. Dimulai dari awal mula perkembangan TI di Indonesia pada
tahun 1972-1975 di bidang pendidikan (catatan Fakultas Ilmu Komputer Universitas
Indonesia) hingga sekarang, di mana penggunaan teknologi oleh masyarakat umum
sudah bukan menjadi hal yang langka dalam menjalankan aktivitas dan pekerjaan
mereka. Di samping itu, aliran dan pertukaran informasi antar pengguna teknologi
menjadi semakin mudah tersebar di ruang lingkup yang lebih luas dan bervariasi.
Bidang bisnis dan ekonomi juga tidak terlepas dari pengaruh dari trend
pemanfaatan teknologi informasi ini. Banyak perusahaan yang menyadari pentingnya
peran teknologi bagi mereka dalam menjalankan proses bisnisnya. Perusahaan
mengetahui kalau penerapan sistem dengan menggunakan teknologi akan
memberikan manfaat yang akan membuat mereka memiliki keunggulan dalam
persaingan dengan kompetitor mereka. Salah satu manfaat yang paling diminati
perusahaan adalah dengan penggunaan sistem berbasis teknologi dan Internet, di
mana waktu yang dibutuhkan perusahaan dalam melakukan aktivitas bisnisnya akan
dapat dipersingkat, yang tentunya berujung pada peningkatan produktivitas, profit,
kualitas produk, value perusahaan, dsb.
Teknologi informasi yang awalnya secara umum digunakan perusahaan untuk
menjalankan aktivitas administrasi dan belum memikirkan potensi dalam hal
menjalankan bisnisnya secara keseluruhan. Namun, ledakan bisnis dot-com pada
tahun 1998 seperti membangunkan bisnis di seluruh dunia yang sedang dalam status
“stagnant”. Melihat bagaimana perusahaan raksasa seperti Microsoft, Yahoo, dan
kemudian menyusul Google yang langsung melejit berkat pemanfaatan teknologi
informasi secara penuh, perusahaan berlomba-lomba untuk melakukan hal yang
sama. Hingga sekarang, sudah tidak terhitung lagi berapa banyaknya perusahaan yang
memanfaatkan teknologi informasi dalam bisnisnya, baik hanya dalam mendukung
proses produksi dan bisnisnya, maupun yang secara langsung berkecimpung dalam
bisnis
teknologi
1
informasi.
2
Dengan melihat betapa besarnya dampak yang diberikan teknologi informasi
dalam kelanjutan bisnis suatu perusahaan, juga bagaimana cepatnya perkembangan
teknologi itu sendiri yang selalu menuntut para pebisnis untuk mengikuti perubahan
tersebut, perusahaan-perusahaan di Indonesia juga mulai mengembangkan bisnisnya
ke arah pemanfaatan teknologi tersebut. Tentu saja dalam pelaksanaannya, penerapan
teknologi informasi dan Internet dalam bisnis tidak mungkin dilakukan dengan
mudah dan tanpa halangan. Begitu banyak kendala dan masalah yang menanti
perusahaan yang ingin masuk ke persaingan dengan teknologi ini. Mulai dari
kurangnya informasi, pengetahuan, hingga sumber daya, yang dapat kapan saja
menjadi deal-breaker bagi perusahaan. Perusahaan dengan persiapan yang cukup
akan memiliki peluang besar untuk mengungguli persaingan dengan kemungkinan
keberhasilan yang sangat menjanjikan. Sebaliknya, bagi perusahaan yang bersaing
tanpa bekal apapun akan terpuruk. Perbedaan outcome yang mungkin diterima
perusahaan ini dikarenakan investasi TI membutuhkan biaya yang sangat besar. Jadi,
jika terjadi kegagalan, bisa dibayangkan betapa besar kerugian perusahaan hanya
untuk persiapan saja. Untuk mengurangi kemungkinan kegagalan ini, perlu dilakukan
pembelajaran secara mendalam oleh perusahaan sebelum masuk ke dalam persaingan
TI ini.
Sistem manajemen pengadaan barang (procurement) adalah salah satu
komponen paling penting dalam penerapan penggunaan TI dalam keseluruhan proses
aliran rantai pasokan, karena merupakan langkah awal pelaksanaan aktivitas produksi
perusahaan. Manajemen procurement yang baik memberikan kejelasan bagi
perusahaan tentang bagaimana bahan baku diperoleh, siapa pemasok bahan baku
tersebut, serta kapan dan berapa banyak perusahaan harus melakukan pembelian.
Selain itu, perusahaan juga akan menerima deliverable berupa peningkatan efisiensi
dan efektifitas dalam proses pengadaan barang sebagai awal dari rantai pasokan
keseluruhan. Oleh karena itu, sistem procurement ini perlu dikelola dengan baik agar
perusahaan dapat memperoleh manfaat yang maksimal dari supply chain yang
diterapkan.
Sebelum adanya trend pemanfaatan teknologi informasi dan Internet, sistem
pengadaan barang hanya dilaksanakan secara konvensional. Dengan TI atau yang
lebih dikenal dengan e-procurement atau Electronic Procurement, pelaksanaan dan
manajemen sistem pengadaan barang ini dapat dipergunakan perusahaan menjadi
salah satu keunggulan kompetitif, selain sebagai prosedur proses bisnis. Waktu proses
3
yang lebih singkat, tingkat kesalahan yang lebih rendah, serta pengurangan aktivitas
yang tidak perlu adalah beberapa dari banyak keuntungan yang dapat diperoleh
perusahaan dengan pemanfaatan sistem procurement secara maksimal.
Kenyataan akan banyaknya manfaat yang mungkin didapatkan perusahaan dari
penerapan sistem e-procerement yang baik juga menarik perhatian PT. Elje Perdana
yang khususnya bergerak di bidang import/supplier produk atau alat-alat keamanan,
di mana dalam aktivitas bisnisnya, manajemen procurement yang baik menjadi hal
yang wajib demi terlaksananya proses distribusi yang efektif, efisien, dan tepat waktu.
Dalam menjalankan aktivitas bisnisnya, PT. Elje Perdana sudah memiliki prosedur
pengadaan barang, berikut alur distribusi barang dan informasinya sendiri, hanya saja
masih dilakukan secara konvensional, tanpa bantuan infrastruktur TI dan jaringan
yang cukup memadai untuk menerapkan sistem e-procurement secara maksimal. Oleh
karena itu, PT. Elje Perdana benar-benar menaruh perhatian khusus pada penggunaan
teknologi informasi dalam menjalankan bisnisnya, terlebih pada sistem eprocurement. Perancangan sistem e-procurement, terutama pada cakupan aktivitas
bisnis upstream atau yang berhubungan dengan supplier dan inventory, menjadi
tantangan tersendiri mengingat bagaimana PT. Elje Perdana sangat memandang
teknologi sebagai aspek penting dalam menjalankan bisnisnya dan selalu menaruh
fokus khusus untuk hal ini. Oleh karenanya, sistem e-procurement
yang akan
dirancang dan ditujukan khusus untuk PT. Elje Perdana dituntut menjadi sistem
dengan dukungan infrastruktur TI dan jaringan yang memadai, yang tidak hanya
dapat membantu perusahaan untuk melakukan aktivitas pengadaan dan pembelian
produk dari produsen dengan efektif dan efisien, pengelolaan stock dan gudang, tetapi
juga dalam konteks eksternal memberikan keunggulan kompetitif bagi PT. Elje
Perdana, serta dapat meningkatkan value bagi perusahaan dan pengalaman dalam hal
proses procurement, purchasing, inbound logistic, dan manajemen inventory bagi
karyawan dalam konteks internal perusahaan.
1.2 Identifikasi Masalah
Seperti kebanyakan perusahaan yang menjalankan sistem pengadaan barang
secara konvensional, PT. Elje Perdana juga mengalami kendala yang sudah umum
terjadi. Melalui visinya, PT. Elje Perdana sudah melihat penggunaan teknologi dalam
menjalankan sistem e-procurement sebagai solusi tepat untuk mengatasi masalah dan
4
kendala yang dialami. Adapun beberapa masalah yang ditemukan dalam proses bisnis
PT. Elje Perdana, sebagai berikut :
1. Pertukaran dan arus informasi antara bagian procurement dan purchasing dari PT.
Elje Perdana dengan beberapa produsen alat-alat fire safety dari luar negeri.
Mengingat pentingnya peran informasi bagi setiap pelaku aktivitas bisnis, terutama
dengan jarak yang jauh antara produsen dan PT. Elje Perdana, masalah ini jelas
sangat menghambat jalannya proses bisnis perusahaan secara keseluruhan. Untuk
lingkungan internal, pertukaran informasi antara bagian procurement dengan
bagian lain di perusahaan juga kurang lancar.
2. PT. Elje Perdana tidak memiliki pedoman penjadwalan pembelian barang untuk
persediaan di gudang. Hal ini berdampak pada menumpuknya stock barang di
gudang dan terkadang tidak dapat memenuhi permintaan produk dari customer.
3. Berbanding lurus dengan aliran informasi yang terhambat, aktivitas pengadaan
barang, dimulai dari pemilihan produsen / supplier, proses pemesanan dan
pembelian, hingga perencanaan pengelolaan produk di inventory membutuhkan
waktu yang terlalu lama.
4. Tertundanya proses inbound logistics karena proses retur barang ke supplier atau
karena terlambatnya produk yang dibeli dari supplier.
5. Adanya beberapa aktivitas dalam proses pengadaan dan pembelian barang yang
tidak perlu dan saling tumpang tindih. Hal ini disebabkan oleh tidak adanya
integrasi antara bagian-bagian internal perusahaan yang melaksanakan proses.
Sebenarnya masalah-masalah di atas sudah menjadi bahan pertimbangan utama
perusahaan dalam rencana pemanfaatan TI dan jaringan dalam sebuah sistem, terlebih
bagi perusahaan yang memandang serius TI sebagai dasar penting untuk menjalankan
keseluruhan aktivitas bisnis, masalah-masalah di atas sangat mungkin diatasi dengan
penerapan sistem e-procurement yang dipersiapkan dengan matang dan terintegrasi
dengan baik.
Dalam analisis dan perancangan sistem e-procurement untuk PT. Elje Perdana
berikut, diharapkan akan ditemukan solusi untuk mengatasi masalah-masalah di atas,
dan panduan bagi perusahaan untuk membuat dan menjalankan sistem pengadaan
barang yang terintegrasi dengan baik, dapat membantu perusahaan untuk mencapai
tujuan-tujuan jangka pendek dan strategi jangka panjang, sehingga dapat
memaksimalkan output produk berkualitas bagi customer perusahaan, sekaligus hasil
5
yang diterima oleh perusahaan baik dalam bentuk profit maupun value di mata
pelanggan.
1.3 Tujuan dan Manfaat
Adapun tujuan dan manfaat bagi PT. Elje Perdana, sebagai berikut:
1.3.1 Tujuan
1. Mengamati dan menganalisis proses bisnis PT. Elje Perdana secara umum,
terutama yang berkaitan langsung dengan aktivitas pengadaan produk alatalat keamanan, pembelian hingga pengalokasian produk dalam inventory
sebelum didistribusikan, termasuk juga aliran informasi di dalamnya.
2. Mengidentifikasi alternatif strategi yang dapat diadopsi PT. Elje Perdana
terkait dengan pelaksanaan aktivitas pengadaan dan pembelian produk dari
produsen, serta manajemen inventory, berdasarkan pada data dan informasi
yang didapat dari hasil pengamatan dan analisis proses bisnis.
3. Menyiapkan rancangan sistem e-procurement yang tepat dan sesuai dengan
lingkungan bisnis serta strategi rantai pasokan yang sudah ada, sebagai tahap
akhir dari keseluruhan kegiatan analisis dan perancangan sistem perusahaan.
1.3.2 Manfaat
1. Membantu PT. Elje Perdana dalam upaya efisiensi proses pengadaan dan
pembelian produk fire safety dari supplier, dari segi mempersingkat waktu
tunggu, optimalisasi inventory, hingga pemenuhan kuota produk pesanan
pelanggan.
2. Memberikan alternatif solusi bagi perusahaan atas masalah-masalah yang
dihadapi sistem procurement yang selama ini berjalan.
3. Menyediakan langkah awal yang baik untuk keseluruhan aktivitas dalam
rantai pasokan dari hulu dengan mengurangi proses-proses yang dapat
menghambat aktivitas bisnis, yang sekaligus meningkatkan efisiensi biaya.
4. Meningkatkan kualitas hubungan antara PT. Elje Perdana dengan supplier
untuk mendapatkan keuntungan dan value yang berguna bagi proses bisnis
PT. Elje Perdana secara luas.
6
1.4 Ruang Lingkup
Analisis dan perancangan sistem e-procurement ini memiliki ruang lingkup
yang dibatasi oleh beberapa hal, sebagai berikut :
1. Fokus penelitian dan pengamatan adalah aktivitas bisnis PT. Elje Perdana yang
berhubungan langsung dengan aliran barang dan informasi mulai dari pemilihan
produsen / supplier produk fire safety, penentuan safety stock dan titik pemesanan
barang, pembelian produk dari supplier, prosedur pengiriman barang ke inventory,
pembinaan hubungan dengan produsen, alokasi dan pengelolaan inventory, serta
pertukaran informasi antar bagian internal dari PT. Elje Perdana.
2. Perancangan sistem e-procurement yang terintegrasi baik berdasarkan hasil analisis
data dan informasi dari pengamatan atas proses yang dilakukan sebelumnya.
3. Penelitian ini tidak mencakup bagian internal lain dalam SCM perusahaan, seperti
produksi barang, kontrol kualitas, dsb; dan bagian downstream dari SCM,
pengiriman barang ke pelanggan, hubungan dengan pelanggan (CRM), dsb.
4. Penelitian ini hanya mencakup aliran keuangan PT. Elje Perdana dalam aktivitas
yang berkaitan langsung dengan aktivitas pemesanan, pengadaan, dan pembelian
produk.