BAB III OBYEK PENELITIAN

BAB III
OBYEK PENELITIAN
3.1.
Struktur Organisasi
3.1.1. Struktur Organisasi Hotel Ibis Slipi
Hotel Ibis Slipi yang merupakan obyek penelitian dari penulis
memiliki struktur organisasi dan juga struktur sosial, dimana dalam
menjalankan kegiatan perusahaan dari hotel Ibis Slipi, struktur organisasi
dan struktur sosial membantu memperjelas alur komando, tanggung jawab
dan peran dari masing-masing pegawai perusahaan di dalam organisasi
perusahaan sehingga perusahaan dapat memberikan pelayan jasa kepada
konsumen, menjaga kualitas dari pelayanan dan mengelola pendapatan serta
sumber daya manusia dari perusahaan dengan baik.
Adapun dalam struktur organisasi hotel Ibis Slipi, General
Manager (GM) adalah pemegang jabatan tertinggi di hotel Ibis Slipi yang
membawahi kepala-kepala divisi. Kemudian setiap kepala divisi dibantu
oleh asisten yang membawahi supervisor-supervisor yang akan memantau
kinerja para pegawai di hotel Ibis Slipi dan kemudian supervisor-supervisor
memberikan laporan kepada asisten kepala divisi atau langsung kepada
kepala divisi masing-masing tentang perkembangan dan juga kendala dalam
departemen masing-masing.
Struktur organisasi dari hotel Ibis Slipi hotel Ibis Slipi dapat
dilihat pada gambar (Gambar 3.1) di bawah ini :
35
36
3.1. Struktur Organisasi hotel Ibis Slipi
Sumber : Divisi Human Resource Management
3.2.
Prosedur Tetap
3.2.1. Tahap Kegiatan Promosi
Tercipta kegiatan Media Relations
3.2. Alur Perancangan Kegiatan Promosi
Sumber : Divisi Public Relations Hotel Ibis Slipi
37
Dalam gambar 3.2 dapat dilihat bagaimana proses penyampaian pesan
promosi yang dilakukan oleh PR hotel Ibis Slipi dengan wakil dari media
sehingga pada akhirnya publikasi pesan promosi dari PR hotel Ibis Slipi dapat
sampai kepada konsumen lewat iklan dan publisitas, kemudian PR hotel Ibis
Slipi bekerja sama dengan divisi Sales Promotion untuk melakukan promosi
dengan bentuk personal selling, dan sales promotion.
Sesuai dengan teori yang dikemukan di bab sebelumnya, bahwa tujuan
akhir promosi dengan menggunakan bauran komunikasi pemasaran lewat iklan
dan publisitas dari PR hotel Ibis Slipi adalah untuk :
•
Menginformasikan kepada konsumen tentang jasa, fitur, harga,
dan info lainnya dari hotel Ibis Slipi.
•
Membujuk konsumen dengan mempengaruhi konsumen untuk
menggunakan jasa serta membeli produk dari hotel Ibis Slipi
lewat diskon dan berbagai macam paket promosi.
•
Untuk mengingatkan konsumen tentang pilihan-pilihan dari
produk dan jasa yang dimiliki oleh hotel Ibis Slipi.
PR hotel Ibis Slipi mengharapkan konsumen setelah melihat pesan
promosi dari media-media tersebut jika dikaitkan dengan teori AIDA akan
meningkatkan ketertarikan untuk menggunakan jasa dari hotel Ibis Slipi.
Adapun dalam alur perancangan kegiatan promosi pada gambar 3.2 akan
penulis jelaskan dalam dua bagian, dimana bagian-bagian tersebut sebagai
berikut :
38
3.2.1.1. Prosedur Dari Hotel Ibis Slipi
Kegiatan mempromosikan merek hotel Ibis Slipi serta produk yang
dimiliki kepada konsumen yang merupakan khalayak hotel Ibis Slipi lewat
media massa, adalah merupakan salah satu tugas utama dari PR hotel Ibis
Slipi. Dimana untuk dapat melakukan promosi kepada konsumen lewat
media massa, terdapat beberapa proses dan prosedur tetap yang perlu dilalui
dimana prosedur tersebut akan penulis jelaskan sebagai berikut :
•
Yang pertama PR hotel Ibis perlu lakukan adalah membuat konsep
tentang tujuan mengadakan promosi, inti pesan promosi dan
respon yang terbentuk setelah konsumen membaca promosi
tersebut. Konsep yang dibuat oleh PR hotel Ibis Slipi dalan
melakukan promosi biasanya seputar pada promosi harga khusus
untuk penggunaan kamar, menu makanan baru dan promosi dalam
rangka untuk menyambut hari atau bulan tertentu.
•
Selanjutnya konsep pesan tersebut dibuat visualisasinya kedalam
sebuah gambar yang dibuat oleh staff desain promosi yang berada
dibawah divisi Sales Promotion. Selanjutnya gambar tersebut di
berikan staff desain promosi untuk mendapat persetujuan dari
manajer divisi Sales Promotion dan kepada PR hotel Ibis Slipi.
Jika sudah di setujui oleh manajer divisi Sales Promotion dan PR
hotel Ibis Slipi, gambar tersebut diberikan kepada GM hotel Ibis
Slipi untuk di minta persetujuan agar gambar tersebut dapat
dijadikan iklan promosi kepada konsumen.
39
•
Setelah gambar promosi iklan sudah di setujui oleh GM hotel Ibis
Slipi, maka selanjutnya gambar promosi iklan tersebut di kirimkan
oleh PR hotel Ibis Slipi kepada media lewat email setelah
sebelumnya PR hotel Ibis Slipi telah menghubungi wakil dari
media untuk memberitahukan kapan iklan tersebut diterbitkan,
jenis serta ukurannya.
•
Pada saat proses kontak dengan wakil media tersebut, mulai
terciptalah kegiatan media relations. Dimana kegiatan tersebut
berperan penting untuk membantu PR memperoleh hasil yang
ingin dicapai dari kegiatan promosi lewat media tersebut. Selain
itu kegiatan media relations juga mendukung kegiatan promosi
dengan menghasilkan terpaan media lewat kerja sama free support
publisitas dari media, sehingga PR hotel Ibis Slipi perlu
mempertahankan hubungan tersebut. Adapun untuk kegiatan
media relations akan penulis jelasakan pada sub bab selanjutnya.
Adapun beberapa hasil produk dari hotel Ibis Slipi hingga sampai
saat ini masih di buat dan di promosikan adalah :
1. Promosi internet booking yang memberikan potongan harga
khusus kepada konsumen yang melakukan pemesanan kamar
lewat website hotel Ibis Slipi http://www.ibishotel.com/1736.
2. Promosi paket pernikahan di hotel Ibis Slipi dimana di dalam
paket-paket tersebut sudah tertera harga nett dan jenis-jenis
menu makanan dan minuman serta dekorasi yang akan di
40
peroleh konsumen pada saat melakukan acara pernikahan di
hotel Ibis Slipi.
3. Promosi menu makanan baru yang ada di restoran hotel Ibis
Slipi yang dimasak oleh chef-chef yang handal.
4. Promosi penggunaan ruang rapat.
5. Promosi publisitas lewat kegiatan-kegiatan di hotel Ibis Slipi
dan hotel Icon agar meningkatkan brand awareness dari
konsumen terhadap hotel Ibis Slipi.
3.2.1.1.1. Tahap Kerja PR Hotel Ibis Slipi
Setelah pesan promosi telah selesai di susun, maka PR hotel
Ibis Slipi selanjutnya melakukan kegiatan media relations, dimana
kegiatan media relations yang selama ini dilakukan oleh PR hotel Ibis
Slipi terdiri dari beberapa bagian yang akan penulis jelaskan, dimana
bagian-bagian dari kegiatan media relations untuk melakukan promosi
tersebut akan penulis jelaskan sebagai berikut :
41
3.3. Tahap Media Relations
Sumber : Divisi Public Relations Hotel Ibis Slipi
•
Menyusun Rencana Program Dan Mencari Data Base
Tahap pertama dari kegiatan media relations yang dilakukan oleh PR
hotel Ibis Slipi dimulai dengan menyususn rencana program-program apa
yang akan dilakukan selama satu tahun, misalnya kegiatan media
gathering, launching produk. Selain itu PR hotel Ibis Slipi juga setiap
tahunnya mengembangkan jaringan dari media coverage dengan mencari
dan mengidentifikasi media massa baru yang akan menjadi sasaran
kegiatan media relations dimana data tentang media tersebut di dapatkan
42
oleh PR hotel Ibis Slipi melalui data base PR hotel Ibis Slipi, dimana
data-data tersebut berupa kartu nama yang diperoleh ketika PR hotel Ibis
Slipi menghadiri acara-acara yang diadakan oleh media, rekomendasi
dari jurnalis, PR hotel atau perusahaan lain. Selain itu data base PR hotel
Ibis Slipi diperoleh dari data proposal penawaran untuk beriklan dari
pihak media yang dikirimkan kepada PR hotel Ibis Slipi lewat email atau
lewat dokumen tercetak atau PR hotel Ibis Slipi mencari atau
menghubungi langsung contact person media.
•
Analisis Media
Tahap yang kedua dari kegiatan media relations, PR hotel Ibis Slipi
menganalisis media yang akan menjadi sasaran dari kegiatan media
reltaions dengan melihat apakah target pembaca, penonton maupun
pendengar dari media massa tersebut sesuai dengan target pasar dari
hotel Ibis Slipi, adapun kriteria-kriteria dari target hotel yang pertama
adalah pria ataupun wanita yang telah bekerja dan berumur rata-rata 23
(dua puluh tiga) tahun atau lebih, kriteria yang kedua adalah masyarakat
domestik bukan asing, kriteria yang ketiga adalah masyarakat yang
sering melakukan kegiatan bisnis. Setelah dinilai target dari media massa
sudah sama dengan target dari hotel, kemudian PR hotel Ibis Slipi
melihat cangkupan distribusi dari media tersebut apakah dapat
menjangkau konsumen dan stake holder dari hotel Ibis Slipi. Selanjutnya
perlu diperhatikan apakah ada rubrik dari media tersebut yang sesuai
43
untuk hotel, misalnya rubrik pariwisata, ekonomi dan bisnis, makanan
serta rubrik-rubrik lain yang masih berhubungan dengan hotel.
•
Mencari Rate Iklan
Setelah suatu media dinilai sesuai dengan kriteria-kriteria yang ada,
PR hotel Ibis menghubungi kantor media tersebut untuk meminta pihak
media untuk mengirimkan rate harga iklan dengan e-mail atau fax, selain
itu rate harga iklan juga dapat di peroleh dengan membaca di bagian
kolom redaktur media tersebut. Karena kegiatan pemasangan iklan
merupakan salah satu kegiatan pokok dari PR hotel Ibis Slipi yang
fokusnya adalah untuk melakukan promosi brand hotel Ibis dan kegiatan
pemasangan iklan tersebut menjadi salah satu bagian dari kegitan media
relations.
•
Menghitung Estimasi Biaya
Kemudian PR hotel Ibis Slipi memasukkan rate iklan yang harganya
paling sesuai kedalam proposal Action Plan untuk divisi PR karena
dalam rate iklan dari media-media tersebut terdapat harga dan jenis yang
bervariasi sehingga PR hotel Ibis Slipi perlu menentukan jenis kolom
dan ukuran yang tepat dan efisien. Selain itu PR hotel Ibis Slipi juga
menghitung besaran biaya yang akan dikeluarkan untuk menjalankan
program-program dalam media relations, adapun program-program yang
akan dijalankan diantaranya mempersiapkan media gathering,mencetak
44
press release dan membuat press kit, pemasangan iklan, sponsorship,
media visit, biaya untuk memberikan entertain kepada wakil dari media
sasaran. Dimana program-program tersebut akan penulis jelaskan pada
subbab selanjutnya.
•
Membuat Proposal Action Plan
Setelah estimasi total biaya dari kegiatan media relations telah
dibuat, maka selanjutnya PR hotel Ibis Slipi memasukkan semuanya
kedalam sebuah proposal, dimana di dalam proposal tersebut terdapat
rencana-rencana program yang akan di jalankan, tujuannya dilakukan
program tersebut, serta besaran biaya yang akan dikeluarkan. Namun
untuk propasl action plan dari PR hotel Ibis Slipi tersebut tidak dapat
penulis lampirkan karena proposal tersebut merupakan bagian dari
rahasia perusahaan.
•
Penyetujuan Proposal Action Plan
Setelah proposal action plan selesai di susun oleh PR hotel Ibis Slipi,
proposal tersebut diserahkan kepada kepada GM dan Finance Controller
hotel Ibis Slipi untuk di minta persetujuan sehingga kegiatan PR hotel
Ibis Slipi untuk melakukan kegiatan-kegitan media relationsdapat
berjalan.Setelah proposal anggaran telah di setujui, kegiatan media
relations dimulai oleh PR hotel Ibis Slipi.
45
•
Memulai Melakukan Program Kerja
Dalam memulai melakukan program kerja, hal yang biasa dilakukan
oleh PR hotel Ibis Slipi dapat di lihat pada gambar di bawah ini (gambar
3.3)
3.4. Tahapan Program Kerja PR
Sumber : Divisi Public Relations Hotel Ibis Slipi
Dari gambar diatas (gambar 3.3) PR hotel Ibis terlebih dahulu
menghubungi wakil media sasaran, pada media yang baru akan dimulai
proses pendekatan untuk membangun hubungan PR hotel Ibis Slipi
umumnya melakukan pemasangan iklan setelah melakukan proses
46
negosiasi harga dan bentuk ukuran iklan, PR hotel Ibis Slipi juga
mengundang media sasaran dengan mengirimkan wakilnya ke acara yang
akan diadakan oleh PR hotel Ibis Slipi. Untuk media yang sudah
memiliki hubungan baik dengan PR hotel Ibis Slipi, PR hotel Ibis Slipi
umunya langsung mengundang mereka datang ke acara yang akan di
adakan oleh PR hotel Ibis Slipi dengan menggunakan email atau dengan
menelepon langsung.
Pada saat acara dimulai PR hotel Ibis Slipi yang bekerja sama
dengan staff dari hotel Ibis Slipi membagikan press kit kepada wakil dari
media sasaran. Setelah acara selesai, PR hotel Ibis Slipi mengirimkan
press release tentang kegiatan yang telah dilakukan meskipun press
release tersebut telah di sertakan dalam press kit.
Setelah acara selesai dan press release sudah di kirimkan kepada
media-media sasaran, PR hotel Ibis Slipi melakukan media monitoring
untuk melihat bagaimana media sasaran menulis tentang acara yang telah
dilakukan oleh PR hotel Ibis Slipiserta tentang hotel Ibis Slipi sendiri,
berita tersebut kemudian dibuat menjadi clipping dan dimasukkan
kedalam data base media clipping yang pada akhir bulan akan di
gunakan untuk laporan hasil kerja divisi PR.
47
• Bentuk Kegiatan Media Relations
Pertama mengundang media sasaran dalam kegiatan media
gathering yang dilaksanakan pada tanggal 7 Juni 2011 dengan di
hadiri 35 orang dari berbagai media.
Kedua adalah dengan mengirimkan Press Release dimana release
tersebut biasanya dikirmkan sebagai bahan informasi bagi media.
Ketiga yaitu dengan melakukan pemasangan iklan di media.
Kegiatan pemasangan iklan tersebut dapat dilakukan PR hotel
Ibis Slipi dengan sistem pembayaran full cash/atau pembayaran
penuh, dengan sistem barter dengan voucher menginap dan
diperoleh secara gratis yang di sebut free support.
Yang ke empat adalah dengan melakukan pertemuan tatap muka
secara langsung dengan wakil dari media sasaran yang biasanya
di ikuti dengan kegiatan wawancara kepada narasumber yang
berasal dari hotel Ibis Slipi yang di jadikan sebagai Hotel Icon
dari hotel Ibis Slipi. Pada saat kegiatan pertemuan tersebut
berlangsung, PR hotel Ibis Slipi memberikan entertain berupa
makan siang atau makan malam kepada pihak media sasaran
sambil melakukan kegiatan komunikasi dengan wakil dari media
sasaran.
Yang ke lima adalah PR hotel Ibis Slipi dengan memberikan
sponsor dan ikut berpartisipasi dalam kegiatan atau event yang
diselenggarakan oleh media. Adapun kegiatan yang dilakukan
48
Tanggal
Aktivitas
Keterangan
media misalnya acara gathering internal, pameran, launching
produk dari media, acara ulang tahun media dan kegiatankegiatan lainnya.
Bentuk terakhir adalah dengan melakukan media visit yang
bertujuan untuk memberikan rasa hormat kepada media sasaran
dan kegiatan tersebut merupakan salah satu bukti bahwa adanya
hubungan yang erat antar PR hotel Ibis Slipi dengan media
sasaran. Dalam kegiatan media visit tersebut PR hotel Ibis Slipi
melakukan kunjungan ke kantor media, pada saat berkunjung PR
hotel Ibis Slipi biasanya mengucapkan terima kasih atas kerja
sama yang telah terjalin dengan hotel Ibis Slipi, kemudian
melakukan acara foto bersama, touring ke area produksi atau
pabrik media sasaran dan berkenalan dengan pegawai-pegawai di
kantor media tersebut.
Bentuk-bentuk kegiatan media relations yang penulis jelaskan diatas
telah di lakukan oleh PR hotel Ibis Slipi, yang dapat dilihat pada tabel
aktivitas PR serta total hasil terpaan media dari hotel Ibis Slipi dari
berbagai media selama tahun 2011 di bawah ini :
49
5 Januari 2011
Pengiriman
Press Release
Media harian Tempo, Bisnis Indonesia dan
Seputar Indonesia
20 Januari
2011
30 Maret
2011
Pemotretan
Cheese Cake
Media tabloid Genie dengan tema Valentine
Wawancara
Dengan Media
a. Harian Sindo
b. Harian Pelita
Promosi “Food Festival Manado” di restoran Le
Bistro
Promosi Internet Promo “Ragu Rugi” selama 5
menit
5 Mei 2011
Wawancara
dengan
Woman Radio
6 Mei 2011
Media visit
7 Juni 2011
Media visit
21 Juni 2011
Media
Gathering
15 Juli 2011
Interview
dengan
Investor
Magazine
Profil GM hotel Ibis Slipi untuk edisi September
2011
25 Juli 2011
Liputan dari
media Pastry &
Bakery
Magazine
Sponshorship
Media
Wawancara dengan Chef Bapak Dede Sutardi
28 September
2011
20 Desember
2011
Media visit
a. Trijaya FM: Talk show selama 1 jam untuk
mempromosikan hotel Ibis Slipi
b. Seputar Indonesia: Memperoleh pemberitaan
gratis
c. Suara Merdeka newspaper
a. Bisnis Indonesia
b. Wawasan newspaper
c. Tabloid Cempaka
Event telah sukses dilaksanakan dengan di hadiri
35 orang dari berbagai media
Halal bihalal agensi media Bisnis Indonesia
a. Smart FM
- Recorded interview
b. Jawa Pos Group
c. Bisnis Indonesia
d. Trijaya/SINDO Radio
3.5. Aktivitas PR tahun 2011
Sumber : Divisi Public Relations Hotel Ibis Slipi
50
IBIS JAKARTA SLIPI
Nama Hotel
Bulan
Iklan Yang Di
Bayar (IDR)
PR Coverage
Value (IDR)
Januari
-
17.000.000
Februari
-
135.140.000
Maret
-
20.500.000
April
-
171.820.000
Mei
-
26.100.000
Juni
-
22.000.000
Juli
650.000 33.250.000
Agustus
-
81.100.000
September
-
39.525.000
Oktober
-
199.817.500
November
-
26.887.500
Desember
-
27.187.500
TOTAL
650.000
800.327.500
3.6. Terpaan Media tahun 2011
Sumber : Divisi Public Relations Hotel Ibis Slipi
•
Evaluasi Kinerja PR
Adapun dalam kegiatan media relations yang telah dilakukan oleh
PR hotel Ibis Slipi evaluasi yang dilakukan oleh PR hotel Ibis Slipi
adalah dengan melihat pada tiga periode, dimana periode tersebut adalah
sebagai berikut :
51
1. Pertama adalah periode mingguan dengan melihat laporan dari
PR activity apakah terdapat kegiatan-kegiatan yang berhubungan
dengan media relations.
2. Periode yang kedua adalah periode bulanan dengan melihat dari
seberapa besar nilai media coverage yang diperoleh setiap akhir
bulan, dimana nilai dari media coverage adalah nilai (dalam
Rupiah) dari sebuah iklan, press release,ataupun advertorial
yang berasal dari PR hotel Ibis Slipi yang telah dimuat oleh
media namun PR diberikan secara gratis oleh media tersebutatau
PR membayar biaya iklan tersebut dengan semi barter media
dengan voucher menginap gratis.
3. Periode yang ketiga adalah periode selama setahun, yang di
dalamnya melihat pada keseluruhan strategi yang telah di
jalankan oleh PR hotel Ibis Slipi.
Fungsi dari evaluasi yang dilakukan menurut PR hotel Ibis Slipi adalah
sebagai ukuran keefektifan program kerja yang telah dilakukan, evaluasi
tersebut juga berguna sebagai acuan dalam membuat program-program
dalam proposal Action Plan periode kerja selanjutnya, serta untuk
menentukan media-media baru atau lama yang tepat sebagai alat untuk
mempublikasikan tentang merek hotel Ibis Slipi dan media-media
tersebut akan lebih difokuskan untuk di follow up.
52
3.2.1.2. Prosedur Dari Media Sasaran
Prosedur penyampaian pesan promosi produk dan merek hotel Ibis
Slipi kepada konsumen melalui media-media massa yang menjalin
hubungan dengan hotel Ibis Slipi terdiri dari proses-proses yang mirip.
Dimana proses tersebut diketahui penulis dengan mewawancarai empat
media yang menjadi sasaran dari kegiatan media relations hotel Ibis Slipi.
Adapun proses yang dilalui suatu pesan promosi dibagi menjadi dua jenis,
yang pertama adalah publisitas dimana prosesnya berisi tentang informasi
seputara hotel Ibis Slipi yang didapatkan dengan free support dari media
Bisnis Indonesia. Yang kedua adalah iklan dimana berisi tentang promosi
paket-paket yang ada di hotel Ibis Slipi yang penulis dapatkan dari media
Seputar Indonesia. Proses-proses tersebut telah penulis rangkum dan akan
jelaskan sebagai berikut :
• Publisitas
Pesan dalam bentuk publisitas yang diperoleh oleh pihak media
sasaran dari PR hotel Ibis Slipi adalah informasi berupa kegiatan
CSR, partisipasi hotel Ibis Slipi dalam hari-hari khusus dan hotel
icon dimana wakil dari media sasaran di undang oleh PR hotel Ibis
Slipi untuk menghadiri acara yang akan diadakan. Selanjutnya
setelah media sasaran melakukan dokumentasi dan mengumpulkan
informasi-informasi yang di perlukan seperti tujuan kegiatan
tersebut dilaksanakan, pihak-pihak yang terlibat serta deskripsi acara
yang bisa diperoleh oleh pihak media sasaran lewat wawancara
langsung dengan PR hotel Ibis Slipi atau dengan membaca press
53
release yang diberikan dalam press kit yang dibagikan oleh pihak
hotel Ibis Slipi pada saat awal acara dimulai. Semua informasi
publikasi tersebut selanjutnya diserahkan kepada redaksi dan akan di
rapatkan dalam sidang redaksi, setelah kegiatan-kegiatan tersebut
dinilai layak untuk diberitakan dan telah di tentukan tata letak nya
maka berita tersebut diserahkan kepada bagian produksi untuk
selanjutnya dicetak beserta berita-berita dan iklan. Setelah produk
dari media sasaran tersebut selesai di cetak maka selanjutnya produk
tersebut di distribusikan kepada agen-agen hingga pengecerpengecer lewat bagian sirkulasi sehingga akhirnya di baca oleh
konsumen.
Hasil dari penerbitan publikasi dari hotel Ibis Slipi dapat dilihat
pada contoh di bawah ini :
Gambar 3.7. Publikasi Hotel Ibis Slipi di media Bisnis Indonesia
Sumber : Divisi Public Relations Hotel Ibis Slipi
• Iklan
54
Iklan merupakan penunjangan dari suatu media, sehingga
media memerlukan sumber pesan dari perusahaan-perusahaan,
dimana hotel Ibis Slipi menjadi salah satu sumbernya dan bagi
hotel Ibis Slipi iklan adalah salah satu komponen penting dalam
menyampaikan promosi kepada konsumen. Dimana dalam
menyampaikan promosi lewat iklan, PR hotel Ibis Slipi akan
mengubungi wakil dari media yaitu account executive,
kemudian account executive akan membuat surat detail tentang
ukuran dan jenis iklan yang akan di pesan oleh PR hotel Ibis
Slipi dan melampirkan biaya yang akan dikeluarkan oleh hotel
Ibis Slipi kepada PR hotel Ibis Slipi. Dalam proses ini terjadi
negosiasi harga dan bentuk pembayaran dari hotel Ibis Slipi
kepada pihak account executive, misalnya dengan sistem barter.
Setelah sudah diperoleh kesepakatan harga antara kedua belah
pihak, hotel Ibis Slipi akan mengirimkan desain iklan kepada
account executive lewat email dan menentukan juga kapan iklan
tersebut akan di terbitkan. Selanjutnya account executive akan
menyerahkan kepada manajer marketing dan terakhir di berikan
kepada petugas pra cetak yang akan menentukan tata letak atau
lay out sesuai dengan persetujuan. Terakhir iklan tersebut
dicetak dalam surat kabar dan di sebarkan kepada agen-agen dan
pengecer sehingga bisa di baca oleh konsumen.
55
Contoh dari hasil cetakan iklan yang dimuat oleh media
sasaran tentang promosi hotel Ibis Slipi dapat dilihat di bawah
ini :
3.8. Iklan Promo hotel Ibis Slipi di Seputar Indonesia
Sumber : Divisi Public Relations Hotel Ibis Slipi
3.3.
Metode Pengumpulan Data
Pada saat melakukan penelitian dan pencarian data penulis mendapatkan
data yang berasal dari wawancara, dimana menurut Maleong yang dikutip oleh
Herdiansyah (2010:118) pengertian dari wawancara adalah:
“wawancara adalah percakapan dengan maksud tertentu. Percakapan
dilakukan oleh dua pihak, yaitu pewawancara (interviewer) yang mengajukan
pertanyaan dan terwawancara (interviewee) yang memberikan jawaban atas
pertanyaan tersebut”.
56
Penulis sendiri melakukan wawancara kepada informan yang merupakan
karyawan dari hotel Ibis Slipi untuk mengetahui tentang deskripsi pekerjaan dan
struktur ogranisasi dari perusahaan dimana wawancara tersebut dilakukan
penulis pada saat penulis sedang melakukan kegiatan kerja praktek di hotel Ibis
Slipi, selain itu kegiatan wawancara untuk penelitian skripsi tentang media
relations banyak penulis lakukan dengan Ibu Chrisna Rianti yang merupakan
manajer dari divisi PR. Sumber data lain yang di peroleh penulis berasal dari
buku-buku panduan standar operasional perusahaan, namun ini hanya terbatas
pada informasi deskripsi kerja dari PR di hotel Ibis Slipi. Yang terakhir, data di
peroleh penulis dengan melakukan observasi langsung
dengan metode
Anecdotal Record di lapangan, dimana menurut Herdiansyah (2010:131)
“Observasi ialah kegiatan mencari data yang dapat digunakan untuk memberikan
suatu kesimpulan atau diagnosis”, sedangkan metode Anecdotal Record menurut
Herdiansyah (2010) adalah bentuk kegiatan observasi yang mencatat perilaku
yang khas, unik, dan penting yang telah dilakukan oleh subjek penelitian secara
detail dam lengkap tanpa mengubah kronologisnya.
3.4.
Masalah Penelitian
3.4.1. Masalah Yang Di Alami PR Hotel Ibis Slipi
Di setiap kegiatan tentu ada kesulitan-kesulitan yang ditemui dan
dihadapi oleh PR, hal ini juga berlaku dalam kegiatan promosi dan kegiatan
media relations yang dilakukan oleh PR hotel Ibis Slipi, dimana menurut
PR hotel Ibis Slipi ibu Chrisna Rianti sebagai informan dari penulis,
57
kesulitan yang sering dialami oleh PR hotel Ibis Slipi dalam melakukan
kegiatan promosi adalah pada saat menyusun konsep dan desain sering
memakan waktu lama, hal ini di sebabkan karena ada bentuk disain atau
pesan yang tidak di setujui oleh GM hotel Ibis Slipi sehingga perlu
dilakukan pengoreksian ulang baik oleh PR maupun staff desain hotel Ibis
Slipi.
Untuk masalah dalam kegiatan media relations, masalah umum yang
sering ditemui adalah adanya perbedaan antara kebutuhan dari media
dengan kemampuan dari PR ataupun dari hotel. Misalnya dalam kegiatan
barter, ketika jurnalis akan menggunakan Voucher menginap, hotel Ibis
tidak memiliki ketersediaan kamar kosong yang dapat dipakai oleh jurnalis
tersebut, atau batas quota pemakaian voucher telah habis, karena kebijakan
dari hotel Ibis Slipi yang membatasi hanya dua voucher perhari. Kesulitan
lainnya adalah ketika orang-orang dari wakil media yang selama ini sudah
berhubungan baik dengan PR hotel Ibis Slipi tidak bekerja lagi di media
tersebut, PR hotel Ibis Slipi harus mencari tahu siapa yang menjadi
pengganti mereka dan harus memulai membangun hubungan dari awal lagi,
agar kegiatan media relations yang berjalan selama ini terus berjalan dan
terus meningkat.
3.4.2. Masalah Yang Di Alami Media Sasaran
Dari hasil wawancara penulis dengan wakil dari media sasaran,
terdapat beberapa masalah yang dialami oleh media sasaran dalam aktivitas
58
mereka sebagai channel dari hotel Ibis Slipi untuk menyampaikan promosi
lewat iklan dan publikasi. Adapun masalah yang dihadapi oleh media
sasaran dalam penyampaian pesan publisitas yang berasal dari hotel Ibis
Slipi, wakil dari media sasaran perlu mempertimbangkan sumber informasi
yang dimuat tidak hanya yang berasal dari hotel Ibis Slipi tetapi juga dari
hotel lainnya hal ini agar hotel Ibis Slipi dan hotel lain mau memasang iklan
di media mereka sehingga diperlukan porsi yang seimbang untuk masingmasing hotel, hal tersebut berpotensi dapat membuat hubungan antara PR
hotel Ibis Slipi dan media tersebut menjadi tidak harmonis.
Sedangkan masalah dalam pemasangan iklan dan juga publisitas
yang di alami oleh media sasaran adalah adanya komplain dari hotel Ibis
Slipi tentang kualitas cetakan yang kurang baik sehingga tulisan atau foto
yang ada kurang dapat di baca. Hal tersebut sering terjadi khususnya dari
media surat kabar karena kesalahan pada saat proses produksi.
3.5.
Pengembangan Solusi
3.5.1. Pengembangan Solusi dari PR Hotel Ibis Slip
Untuk solusi dari masalah yang di hadapi oleh PR hotel Ibis Slipi
dalam penyusunan konsep desain, jika tidak di setujui oleh GM hotel Ibis
Slipi maka PR segera berkoordinasi dengan pihak staff desain untuk
melakukan perbaikan. Masalah yang sering di temui menurut ibu Chrisna
adalah ketidak sesuaian tata letak gambar, warna, dan lambang-lambang
yang di gunakan.
59
Untuk solusi dalam kegiatan penggunaan voucher dari media agar
hubungan tetap berjalan dengan baik, ibu Chrisna menyatakan sebagai PR
hotel Ibis Sipi beliau perlu mencari win-win solution yaitu dengan mencari
ketersediaan kamar di hotel Ibis lain.
Untuk masalah orang-orang lama dari media diganti dengan orang
baru, menurut ibu Chrisna perlu di susun suatu strategi dalam membangun
hubungan kembali dengan orang baru dari media tersebut misalnya dengan
melakukan kegiatan-kegiatan yang sudah penulis jelaskan sebelumnya,
seperti dengan mengundang orang-orang baru tersebut untuk datang ke
acara media gathering atau media visit sehingga PR hotel Ibis Slipi dan
orang-orang baru tersebut bisa saling mengenal sehingga tidak terjadi lost
contact dengan pihak media tersebut.
3.5.2. Pengembangan Solusi dari Media Sasaran
Pengembangan solusi yang dilakukan oleh media sasaran dalam
masalah dalam publikasi pesan publisitas yang dilakukan oleh PR hotel Ibis
Slipi, jika pesan tersebut dinilai oleh redaksi tidak layak di beritakan, maka
mereka akan menyampaikan permintaan maaf kepada PR hotel Ibis Slpi dan
mengupayakan agar berita selanjutnya dapat di beritakan.
Pengembangan solusi dari media sasaran terhadap kualitas gambar
atau tulisan dari iklan dan publisitas tentang hotel Ibis Slipi yang kurang
baik, hal yang mereka bisa lakukan hanya bisa meminta maaf kepada PR
60
hotel Ibis Slipi jika ada komplain dan menyampaikan komplain tersebut
kepada bagian produksi.