50 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Riwayat

 BAB 3
ANALIS IS S IS TEM YANG BERJALAN
3.1
Riwayat Perusahaan
3.1.1
Riwayat Perusahaan
Industrial and Commercial Bank of China (Indonesia) Co. Ltd. (PT
BANK ICBC INDONESIA) didirikan pada tanggal 28 September 2007.
Bank ICBC Indonesia memiliki 15 cabang di Indonesia, berlokasi di
kota-kota besar Indonesia seperti Jakarta, Surabaya dan Bandung. Bank
ICBC Indonesia menjembatani kerjasama ekonomi dan keuangan antara
China dan Indonesia. Dengan lokasi di Indonesia dan zona perdagangan
bebas ASEAN sebagai keunggulan geografis, didukung oleh ICBC
dengan modal,
INDONESIA
jaringan dan platform teknologi, BANK ICBC
aktif
mengeksplorasi
kebutuhan
pelanggan
dan
menyediakan jasa keuangan pada semua aspek untuk perdagangan
pertukaran pelanggan antara China dan Indonesia atau ASEAN, investasi
silang antar perusahaan, lembaga keuangan dan nasabah perorangan.
Pada 30 Desember tahun 2006, ICBC telah menandatangani
perjanjian jual beli dengan pemegang saham Bank Halim Indonesia. Ini
adalah lintas-perbatasan pembelian yang dilakukan oleh ICBC, serta
pintu masuk pertama ICBC ke dalam pasar luar negeri.
50 51 Pada tanggal 12 dan 13 November 2007 diadakan upacara pendirian
Industrial and Commercial Bank of China (Indonesia) Co. Ltd. (PT
BANK ICBC INDONESIA) yang diadakan di Jakarta dan Surabaya.
Pada 5 Februari tahun 2007, Komisi Regulator Perbankan China
secara resmi menyetujui bahwa ICBC membeli 90% saham Bank Halim
Indonesia.
Pada 28 M ei tahun 2007, Bank Indonesia secara resmi menyetujui
bahwa ICBC membeli 90% saham Bank Halim Indonesia sebagai
pemegang saham pengendali.
Pada tanggal 28 September 2007, ICBC menyelesaikan pengalihan
saham dengan pemegang sahan Bank Halim Indonesia. ICBC memiliki
90% saham dari Bank Halim Indonesia, dan Bank Halim Indonesia resmi
berganti nama menjadi Industri dan Commercial Bank of China
(Indonesia) Co Ltd (PT BANK ICBC INDONESIA)
Lembaga pengambilan keputusan tertinggi Bank ICBC Indonesia
adalah Rapat Umum Pemegang Saham, dimana yang mengatur adalah
Dewan Direksi dan Dewan Pengawas. Di bawah Dewan Pengawas ada
pengaturan dari: Komite Audit, Komite M anajemen Risiko, Komite
Nominasi dan Remunerasi. Sedangkan di bawah Direksi ada pengaturan
dari: Aktiva dan Kewajiban Komite M anajemen, Keuangan Komite
Review, Review Kredit Komite. Dewan Direksi bertugas melakukan
manajemen dan mengambil alih tanggung jawab operasional bank,
52 departemen dan cabang-cabang yang secara langsung bertanggung jawab
kepada Dewan Direksi.
Kantor pusat Bank ICBC Indonesia telah menetapkan 19
departemen, termasuk Departemen Umum, Departemen Audit Internal,
Kepatuhan dan Departemen Perencanaan Pembangunan, Departemen
Pemasaran, Departemen Investment Banking,
Internasional,
Lembaga Keuangan
Departemen Bisnis
Departemen,
Private Banking
Departemen Keuangan Departemen M anajemen, Departemen M odal,
Departemen M anajemen Risiko, Hukum dan Departemen Keamanan,
Departemen Sumber Daya M anusia, Jurusan Akuntansi, Departemen
Operasi, Departemen M anajemen Kredit, Kredit Departemen Review,
Informasi dan Teknologi Departemen, Pusat Pengolahan Data Elektronik,
dan lain-lain.
Bank ICBC Indonesia memiliki 15 cabang, yang terdiri dari kantor
pusat, sembilan cabang dan dua sub-cabang.
3.1.2
Visi dan Misi
a. Visi
M enciptakan nilai untuk masa depan.
b. Misi
•
M eningkatkan mutu karyawan, nasabah dan pemegang saham
•
M enjadi bank terdepan yang mempunyai nilai dan dihormati di
antara bank-bank di Indonesia.
•
M enjadi jembatan keuangan antara Indonesia dan Cina
53 3.2
S truktur Organisasi
3.2.1
Diagram S truktur Organisasi
Gambar 3.1 S truktur Organisasi Bank ICBC Indonesia 54 3.2.2
Tugas dan Wewenang
1. Credit Review
Credit Review memiliki tugas untuk melakukan review
kelayakan kredit apakah kredit tersebut sudah layak atau belum dan
juga merekomendasikan kredit untuk di-approve dan akan diproses
selanjutnya.
2. Credit Management
M empunyai peranan untuk menetapkan kebijakan-kebijakan
kredit yang ada dan melakukan Post-Dibursement.
3. Legal
M e-review data legalitas dari instansi yang terkait dengan bank
beserta menyiapkan akte-akte
legal untuk pengikatan kredit dan
kerjasama bisnis.
4. Investment and Corporate Banking I
M engatur loan corporate untuk pasar luar negeri.
5. Coorperate Banking II and Commercial Banking
M engatur loan corporate untuk pasar lokal
6. Financial Institution
M engatur loan corporate yang bersifat financial service mis:
lembaga pembiayaan (adira, BIM A, verena oto, dll) atau antar bank
misalkan danamon, BCA.
7.
Global Trade Service
Berhubungan dengan valuta asing.
55 8. Retail Banking
M engatur segala bisnis yang berhubungan dengan nasabah
personal dan memasarkan produk-produk retail banking seperti ATM ,
kartu kredit, dan lain-lain.
9. Finance Management
M engatur operational keuangan Bank ICBC sendiri, seperti
COA, pembukuan, P/L, dan lain-lain.
10. Internal Audit
M elakukan audit terhadap
fungsi operasional dan non-
operasional perusahaan secara berkala.
11. Human Resources
M engatur segala jenis kegiatan yang berhubungan dengan
sumber daya manusia, seperti perekrutan karyawan baru, pelatihan
dan pengembangan karyawan, pengaturan jadwal dan pernilaian
kinerja, payroll, dan lain-lain.
12. Risk Management
M enganalisis resiko-resiko baik operasional maupun nonoperasional dan menetapkan kebijakan-kebijakan untuk menhindari
dan/atau mengatasi resiko.
13. Compliance
Bertanggung jawab atas pelaksanaan dan kepatuhan terhadap
peraturan Bank Indonesia.
56 14. General Affair
M enjalankan segala aktivitas dalam hal publikasi, dokumentasi
dan koordinasi.
15. S trategy Management and Investor Relation
M enangani hal-hal yang berhubungan dengan strategi bisnis,
misalnya peluncuran produk baru yang sesuai dengan kondisi pasar,
mengatur kerja sama dengan pihak ketiga dalam rangka pengadaan
produk.
16. E-Banking and IT
M endukung operasional sehari-hari dalam sisi hardware,
software, network, dan lain-lain. Dan juga melakukan uji coba dan
implementasi terhadap sistem yang akan dikembangkan, contohnya:
call center dan internet banking.
17. Bills Center
M enangani hal-hal yang berhubungan dengan produk dan
transaksi internasional.
18. Card Center
Berhubungan dengan kartu debit, credit card, dan semua kartu
yang dikeluarkan oleh bank.
19. Operation Management
M engatur semua yang berhubungan dengan operasi Bank ICBC
terutama core banking.
20. Global Market
M engatur jual beli valuta asing.
57 21. Management Information
M empersiapkan laporan internal dan eksternal bank, membuat
financial statement , mensirkulasikan informasi tentang kondisi
keuangan bank.
3.3
Prosedur yang Sedang Berjalan
3.3.1
Prosedur Pendataan Fixed Aset IT untuk karyawan
1. General Affair mengisi form permintaan peralatan IT(monitor, PC,
keyboard, mouse dll) dan memberikan data karyawan yang baru
masuk kepada bagian IT.
2. Head of Department (department karyawan yang baru masuk)
menandatangani persetujuan terhadap request pendataan.
3. Head of General Affair menandatangani persetujuan terhadap request
pendataan.
4. Head of IT menandatangani persetujuan terhadap request pendataan.
5. Bagian IT mendata aset IT yang diminta dan memberikan aset IT
tersebut.
3.3.2
Prosedur Perbaikan Aset IT
1. Staff mengisi form perbaikan dari asetnya yang rusak ke bagian IT.
58 2. Head of IT menganalisa kondisi aset IT layak atau tidak untuk
diperbaiki.
3. Jika aset IT layak untuk diperbaiki, maka Head of IT menandatangani
persetujuan dari perbaikan aset IT yang diminta.
4. Bagian IT melakukan perbaikan terhadap aset IT yang rusak.
5. Jika aset IT yang rusak tidak bisa diperbaiki, maka bagian IT akan
menukar aset IT tersebut dengat aset IT yang ada.
3.3.3
Prosedur Upgrade Aset IT
1. Staff mengisi form
upgrade terhadap komputer yang dimiliki
(Ram,VGA, Harddisk) kepada bagian IT.
2. Head of IT menganalisa kondisi aset IT layak atau tidak untuk di
upgrade.
3. Jika aset IT layak untuk di upgrade, maka Head of IT
menandatangani persetujuan dari upgrade aset IT yang diminta.
4. Bagian IT melakukan upgrade terhadap aset komputer staff.
5. Bagian IT mengisi data dan mengembalikan aset IT tersebut kepada
staff.
3.3.4 Prosedur Peminjaman Aset IT
1. Staff mengisi form peminjaman aset IT (Laptop, Printer, M ouse dan
lain-lain) kepada bagian IT.
59 2. Bagian IT mengecek ketersediaan aset IT yang akan dipinjam
3. Head of Department (department staff yang meminjam aset IT)
menganalisa alasan peminjaman aset IT tersebut.
4. Head of IT menganalisa alasan peminjaman aset IT tersebut.
5. Jika alasan peminjaman disetujui, maka Head of Department dan
Head of IT akan menandatangani persetujuan pada lembar
peminjaman aset IT.
6. Jika setiap Head sudah menyetujui, maka bagian IT akan memberikan
aset IT tersebut.
3.3.5
Prosedur Pengembalian Aset IT
1. Staff mengisi form pengembalian aset IT (Laptop, Printer, M ouse dan
lain-lain) kepada bagian IT.
2. Bagian IT mengecek kelengkapan aset IT yang dikembalikan.
3. Jika aset lengkap, bagian IT menerima pengembalian.
3.3.6
Prosedur Pengembalian Fixed Aset IT
1. Staff mengisi form pengembalian peralatan IT(monitor, PC, keyboard,
mouse dll) kepada bagian IT.
2. Bagian IT mengecek kelengkapan aset IT.
3. Jika aset IT lengkap, bagian IT menerima pengembalian aset IT.
60 3.3.7
Prosedur Perpindahan Meja Kerja
1. Staff mengisi form perpidahan meja kerja.
2. Head of Department (department staff ) , HRD, GA, dan Head of IT
menganalisa alasan perpindahan meja kerja staff tersebut.
3. Jika alasan perpindahan disetujui, maka Head of Department
(department staff ) , HRD, GA, dan Head of IT akan menandatangani
persetujuan pada lembar perpindahan.
4. Bagian IT akan melakukan pendataan ulang terhadap komputer staff
tersebut (IP Computer, Port Table).
3.3.8
Prosedur Perencanaan Pengadaan Aset IT
1. Bagian IT membuat proposal yang berisi data – data aset IT yang
ingin dibeli, perkiraan anggaran keuangan, dan tujuan pembelian aset
IT.
2. Head of IT menganalisa proposal tersebut, dan mendatangani
persetujuan perencanaan pengadaan aset IT tersebut.
3. Proposal tersebut diserahkan kepada bagian Finance.
4. Bagian IT menunggu persetujuan dari Finance untuk pembelian aset
IT, apabila sudah disetujui, bagian IT akan melakukan pembelian
pada vendor – vendor dari aset IT yang akan dibeli.
61 3.4
Diagram Aliran Data (DFD)
3.4.1
Diagram Context
Gambar 3.2 Diagram Context Sistem Manajemen Aset IT pada Bank ICBC
Indonesia
62 3.4.2. Diagram Nol
Gambar 3.3 Diagram Nol S istem Manajemen Aset IT pada Bank ICBC Indonesia
63 3.5
Definisi Sistem
3.5.1
Mission S tatement
1. Pendataan aset IT yang terintegrasi.
2. Setiap karyawan dapat melakukan proses (peminjaman, perpindahan
meja kerja, perbaikan, dan upgrade aset IT) dengan mudah.
3. Bagian IT dapat dengan mudah mengontrol setiap aset IT(pendataan,
peminjaman, perbaikan, dan upgrade aset IT).
3.5.2
Mission Objectives
Pengolahan Data
to maintain (insert, update and delete) data on pendataan fixed aset IT.
to maintain (insert, update and delete) data on peminjaman aset IT.
to maintain (insert, update and delete) data on perbaikan aset IT.
to maintain (insert, update and delete) data on pendataan aset IT.
to maintain (insert, update and delete) data on upgrade aset IT.
to maintain (insert, update and delete) data on pengembalian aset IT.
to maintain (insert, update and delete) data on pengembalian fixed
aset IT.
to maintain (insert, update and delete) data on perpindahan meja kerja
64 to maintain (insert, update and delete) data on perencanaan
pengadaan aset IT
to perform searches on pendataan fixed aset IT.
to perform searches on peminjaman aset IT.
to perform searches on perbaikan aset IT.
to perform searches on upgrade aset IT.
to perform searches on pengembalian aset IT.
to perform searches on pengembalian fixed aset IT.
to perform searches on brand vendor
to track the status of peminjaman aset IT.
to track the status of perbaikan aset IT.
to track the status of upgrade aset IT.
to track the status of pengembalian aset IT.
to track the status of pengembalian fixed aset IT.
to track the status of perencanaan pengadaan aset IT
to report on pendataan fixed aset IT.
to report on peminjaman aset IT.
to report on perbaikan aset IT.
65 to report on upgrade aset IT.
to report on pengembalian aset IT.
to report on pengembalian fixed aset IT.
to report on perpindahan meja kerja.
3.5.3
Mission Boundaries
Gambar 3.4 S istem Boundaries
66 3.6
User Requirement Specification
6.6.1
Data Requirement
1. Staff
Seluruh staff yang bekerja di Bank ICBC Indonesia yang
menggunakan aset IT.
2. Aset
Seluruh aset IT yang dimiliki Bank ICBC Indonesia
di seluruh
cabang
3. Brand Vendor
Nama Brand dan Tempat dilakukannya pembelian aset IT.
4. Pendataan fixed aset IT
Data mengenai kepemilikan aset IT (komputer, monitor, mouse dan
lain-lain) pada setiap staff.
5. Peminjaman aset IT
Data mengenai transaksi peminjaman aset IT (laptop, printer dan lainlain) yang dilakukan oleh staff.
6. Perbaikan aset IT
Data mengenai transaksi perbaikan aset IT .
7. Upgrade aset IT
67 Data mengenai aset IT mana yang ingin di-upgrade oleh staff, contoh:
RAM , Harddisk dan lain-lain.
8. Pengembalian aset IT
Pendataan transaksi pengembalian aset IT atas aset yang dipinjam
oleh staff.
9. Pengembalian fixed aset IT
Pendataan mengenai fixed aset IT yang dipakai staff jika staff sudah
berhenti dari Bank ICBC Indonesia.
10. Perpindahan meja kerja
Pendataan mengenai ip computer, port table dan alasan perpindahan
meja kerja.
11. Perencanaan pengadaan aset IT
Pendataan mengenai aset IT yang ingin dibeli, brand vendor
pembelian aset IT, anggaran keuangan yang dibutuhkan, dan tujuan
pembelian.
3.6.2
Transaction Requirement
1. Data Entry
•
M emasukkan data staff yang bekerja pada Bank ICBC Indonesia.
68 •
M emasukkan data-data aset IT yang dimiliki oleh Bank ICBC
Indonesia.
•
M emasukkan data mengenai kepemilikan setiap fixed aset IT yang
ada.
•
M emasukkan data transaksi peminjaman yang dilakukan staff.
•
M emasukkan data transaksi perbaikan yang dilakukan staff.
•
M emasukkan data transaksi pengmbalian yang dilakukan staff.
•
M emasukkan data komputer yang ingin di-upgrade.
•
M emasukkan data pengembalian aset IT.
•
M emasukkan data pengembalian fixed aset IT.
•
M emasukkan data perpindahan meja kerja.
•
M emasukkan data perencanaan pengadaan aset IT.
2. Data Update/Deletion
•
M eng-update data staff bila tejadi perpindahan tempat kerja,
kenaikan jabatan, perpindahan divisi dan lainnya.
•
M eng-update status ketersediaan aset dalam pendataan aset IT.
•
M eng-update tanggal dan staff yang melakukan perubahan data
pada setiap transaksi.
69 •
M eng-update status persetujuan pada setiap transaksi.
•
M enghapus record transaksi yang dibatalkan oleh staff.
3. Data Queries
•
M emasukan, mengubah data aset IT pada pendataanfixedasetIT
•
M elakukan pencarian aset IT yang berstatus available (boleh
dipinjam)
•
M elakukan pencarian terhadap brand dari aset IT tersebut
•
M elakukan pencarian terhadap aset yang mengalami kerusakan
•
M emasukkan data transaksi peminjaman
•
M emasukkan data transaksi pengembalian
•
M emasukkan data transaksi upgrade aset IT yang dimiliki
karyawan
•
M emasukkan data transaksi perbaikan aset terhadap karyawan
•
M emasukkan, mengubah data karyawan yang memiliki fixed aset
IT
•
M emasukan data transaksi perpindahan meja kerja
•
M emasukan data staff pada pendataan fixed aset IT
•
M elakukan perubahan pendataan fixed aset IT bila terjadi
perpindahan meja kerja pada staff.
•
M emasukkan data perencanaan pengadaan aset IT
•
M emasukkan data pengembalian fixed IT jika staff sudah resign
•
M emasukkan data staff yang melakukan peminjaman
70 •
M emasukkan data staff yang melakukan pengembalian
•
M emasukkan data staff yang melakukan meminta perbaikan aset
terhadap aset IT yang dimiliki
•
M emasukkan data staff yang meminta upgrade pada aset IT yang
mereka miliki
•
M emasukkan data staff yang meminta perpindahan meja kerja
•
M emasukkan data staff yang mengajukan perencanaan pengadaan
aset IT
•
M emasukkan data staff yang melakukan pengembalian fixed aset
IT saat mereka resign
•
M emasukkan data permintaan pendataan aset IT yang dilakukan
staff
3.6.3
General Systems Requirement
a. Ukuran Awal Database
•
Terdapat kurang lebih 500 staff yang bekerja pada Bank ICBC
Indonesia.
•
Terdapat kurang lebih 4000 aset yang dimiliki Bank ICBC
Indonesia.
b. Pertumbuhan Database
Tidak jauh beda dengan record awal setiap tahunnya.
c. Tipe dan Nomor Rata-Rata dari Pencarian Record
71 •
Pencarian untuk ketersediaan dari setiap aset IT yang ada.
d. Kebutuhan Jaringan dan Share Access
Jaringan internet komputer yang ingin mengakses harus terhubung
dengan kantor pusat Bank ICBC Indonesia yang terletak di Jakarta.
Sistemnya bisa di akses oleh setiap staff yang bekerja di Bank ICBC
Indonesia. Sistem membatasi hak akses dari setiap staff berdasarkan
jabatan mereka.
e. Performance
Diharapkan sistem dapat melakukan proses pencarian data aset
kurang dari 5 detik tiap pencarian. Sistem dapat melakukan proses
insert/update/delete transaksi kurang dari 5 detik. Sistem dapat
memberikan report transaksi setiap bulannya kurang dari 10 detik.
f. Keamanan
•
Database harus terlindung password
•
Setiap anggota staff harus memiliki hak akses terhadap database
sesuai dengan jabatan dan department-nya.
•
Anggota staff hanya melihat dan menggunakan data sesuai dengan
kebutuhan pekerjaannya.
g. Backup dan Recovery
Database harus di backup setiap bulan.
72 3.7
Permasalahan yang di Hadapi
Permasalahan yang dihadapi pada Bank ICBC Indonesia tentang M anjemen
Aset IT antara lain, yaitu:
1. Data aset IT yang belum terintegrasi dengan baik pada masing-masing
cabang yang dimiliki Bank ICBC Indonesia, sehingga membuat pendataan
terhadap jumlah aset IT yang ada menjadi tidak akurat.
2. Adanya redundansi data, dikarenakan setiap cabang memiliki pendataan aset
IT sendiri sehingga ketika dilakukan rekapitulasi akan terjadi redundansi
data.
3. Kurangnya tingkat keamaan pada setiap aset IT yang ada, dikarenakan tidak
adanya pendataan kepemilikan aset IT pada setiap staff.
4. Keamaan data masih riskan mengingat data masih disimpan dalam bentuk
kertas (hard copy) sehingga membuat sering terjadinya kehilangan dokumen
serta pihak lain yang tidak berkepentingan dapat mengakses data tersebut.
5. Adanya lost information dalam melacak keberadaan lokasi setiap aset IT
yang ada.
6. Belum adanya report terhadap atasan atas segala transaksi yang ada
(pendataan, peminjaman, perbaikan, pembaruan, dan pengadaan aset IT)
3.8
Alternatif Pemecah Masalah
Pemecahan masalah dari masalah-masalah yang ada pada Bank ICBC
Indonesia dalam menangani aset IT yang ada, maka dirancang suatu sistem
aplikasi basis data yang dapat menjaga integritas data, memudahkan dalam
73 proses pencarian informasi agar lebih cepat, akurat, dan terkomputerisasi.
Pemecahan masalahnya, antara lain:
1. M embangun sebuah sistem basis data yang menyediakan informasi mengenai
jumlah aset IT yang dimiliki, keberadaan aset IT, dan kepemilikan setiap aset
IT yang ada.
2. M embangun sebuah aplikasi berbasis web yang dapat mendukung sistem
basis data dan dapat mempermudah pengguna dalam mengakses informasi
yang dibutuhkan.
3. M enghasilkan suatu informasi data yang up to date.