BAB III

BAB III
Metodologi Penelitian
3.1 Kerangka pikir
Pelaksanaan Rekayasa Ulang Proses Bisnis
di PT Kusuma Indah Motor
dilakukan berdasarkan kerangka pikir berikut :
Proses saat ini
Rekayasa ulang Proses
Bisnis (Metode Rapid Re
Manganelli dan Klein)
Alternatif proses baru
Simulasi
komputer
Gambar 3.1 : Kerangka pikir
3.2 Tahap Pelasanaan
Dalam pelaksanaan Rekayasa Ulang Proses Bisnis digunakan metodologi Rapid
Re Manganelli dan Klein (1994), Pertimbangan pemilihan metode tersebut adalah
dari sisi kemudahan dalam memahami dan mengaplikasikan tahapan pelaksanaan.
3.2.1. Tahap Persiapan
Pada tahap persiapan akan dilakukan perngumpulan informasi melalui
observasi yaitu :
1. Mengumpulkan informasi sehingga di peroleh gambaran umum
Dengan melakukan hal ini akan dapat diperoleh gambaran secara umum mengenai
perusahaan, mulai dari apa yang dikerjakan oleh perusahaan itu, lingkungan bisnis
nya, factor-faktor sukses apa saja yang diperlukan perusahaan untuk sukses di
industrinya, hingga siapa saja pesaing perusahaan dan perkiraan di masa
mendatang.
2. Membentuk tim Rekayasa Ulang Proses Bisnis
Dari sini akan dapat ditentukan siapa saja yang akan menjadi orang-orang kunci
pada proses rekayasa ulang yang diperkirakan dapat meningkatkan factor
keberhasilan rekayasa ulang.
3. Merencanakan perubahan dalam proses
Pada aktivitas ini dibuat kerangka proyek, yang antara lain mencangkup potensi
penyebab perlunya rekayasa ulang , resiko yang mungkin dihadapi, factor- factor
penentu keberhasilan , beserta asumsi-asumsi dan batasan-batasan yang dipakai.
3.2.2 Tahapan Identifikasi
Pada tahap ini akan diidentifikasi factor-faktor meliputi :
1
Mengetahui model customer yang dihadapi perusahaan.
Dengan mengidentifikasikan factor ini akan diketahui gambaran jelas mengenai
karakter customer perusahaan secara umum. Hal-hal penting yang perlu diketahui
seperti : apa yang dikehendaki sebenarnya oleh para pelanggan, apa karakteristik
unik yang secara umum dimiliki pelanggan. Untuk memperoleh keterangan ini
maka dapat dilakukan observasi atau wawancara terhadap pelanggan.
2. Menghitung waktu dan sumber daya yang diperlukan untuk melakukan proses:
Upaya ini dilakukan dengan melakukan observasi dan wawancara dengan semua
pihak yang terlibat. Dengan mengetahui waktu dan sumber daya yang dibutuhkan
dalam proses maka nantinya akan dapat dijadikan sebagai pembanding dalam
menentukan baik tidaknya kinerja bisnis proses baru yang direkayasa ulang.
3. Mengidentifikasikan aktivitas-aktivitas dalam perusahaan:
Dengan mengidentifikasikan factor ini akan diperoleh informasi mengenai apa
saja aktivitas yang dijalankan perusahaan, sehingga nantinya akan dapat dibuat
sebuah model proses bisnis yang sedang berjalan.
3.2.2.1 Penilaian bagian paling kritis dalam proses
1. Menggambarkan model dari proses yang sedang berjalan.
Dari informasi-informasi yang didapat dari tahap sebelumnya maka dapat dibuat
proses bisnis yang sedang berjalan.
kelemahan-kelemahan yang ada,
Model ini akan dianalisa untuk melihat
Untuk mempermudah pembuatan model ini
dapat dilakukan dengan bantuan perangkat lunak computer
2. Mengidentifikasikan suatu proses bisnis yang memerlukan waktu yang
lama.
Dari model proses bisnis yang dihasilkan, dapat dilakukan
analisa untuk menentukan bagian mana saja dari proses tersebut yang
ternyata memerlukan waktu yang lama untuk pelaksanaannya. Dari
sini akan dapat ditemukan cara bagaimana untuk mengatasi problem
tersebut sehingga proses bisnis dapat dipercepat.
3. Mengidentifikasikan proses dimana terdapat pengalokasian tenaga
kerja yang kurang maksimal. Dari model yang ada dapat ditentukan
proses mana saja dimana terdapat pengalokasian tenaga kerja secara
tidak efisien. Dengan mengetahui hal ini diharapkan nantinya akan
ditemukan suatu cara untuk meminimalkan jumlah tenaga kerja yang
digunakan, namun tetap dapat memberikan kinerja yang lebih baik dari
yang ada sekarang.
4. Mengidentifikasikan suatu proses yang dipengaruhi oleh factor-faktor
eksternal yang berada diluar kendali manajemen perusahaan.
Selain kedua segi diatas, yaitu waktu dan tenaga kerja, perlu juga ditentukan
proses mana saja yang dipengaruhi oleh factor-faktor yang berada diluar kendali
perusahaan seperti : kenaikan harga BBM, prilaku pasar perdagangan mobil
bekas, dll.
3.2.3 Tahap Penentuan Visi
Tahap ini bertujuan untuk membangun visi baru dari rancangan proses yang akan
dibuat sehingga efisiensi dan efektivitas system yang baru dapat tercapai.
Tahapan ini meliputi :
1. Menyusun visi proses yang baru untuk digunakan sebagai dasar
perancangan.
2. Menyeleksi alternative-alternatif visi proses yang baru dengan
mendasarkan pada factor-faktor yang mempengaruhinya, serta
menggabungkannya dengan harapan dari manajemen
3. Memberikan penjelasan atas pemilihan komponen visi yang dipilih
3.2.4 Tahap Perancangan :
3.2.4.1 Tahap perancangan teknis
Dalam tahapan ini dibuat suatu spesifikasi teknis dari proses yang baru. Tahapan
ini meliputi :
1. Membuat suatu perancanan terhadap perubahan-perubahan yang
terjadi pada proses penjualan barang yang baru dengan :
•
Merancang suatu alternative model proses yang baru
•
Membuat perbandingan dan melakukan analisa terhadap
perubahan
perubahan proses yang sedang berjalan dengan proses yang baru.
2. Mendefinikan usulan-usulan baru atas perubahan-perubahan dengan
mengurangi kegiatan yang tidak mempunyai nilai tambah
3. Mengevaluasi kebutuhan untuk aktivitas tertentu dalam proses dengan
adanya alternative untuk menggantikan proses yang kompleks menjadi
lebih sederhana.
4. Mengaplikasikan teknologi informasi dan memberdayakan sumber
daya manusia.
3.2.4.2 Tahap perancangan sosial
Dalam tahap ini, akan dilakukan kegiatan :
1. Memberikan penjelasan mengenai peran dari masing-masing
personil yang terlibat dan melakukan identifikasi terhadap
tanggung jawab dan ketrampilan dari masing-masing personil.
2. Melakukan standarisasi kemampuan kelompok kerja dan
kebutuhan jumlah personel pada kelompok kerja tersebut.
3. Menggambarkan usulan perubahan struktur organisasi kerja
tersebut.
3.2.5 Tranformasi
Pada tahap ini visi suatu proses yang baru direalisasikan, dengan meliputi :
1
Menggabungkan seluruh sub rancangan sistem menjadi system
yang lengkap : Seluruh rancangan berbagai system yang ada
kemudian akan digabungkan kembali sehingga menjadi sebuah
system baru yang lebih baik dari yang lama.
2. Menyusun tahapan-tahapan dalam melakukan implementasi
rancangan proses yang baru. Untuk mencapai hasil nyata yang
diinginkan anggota tim proyek, program komunikasi dengan
karyawan, program manajemen perubahan kultur, program
edukasi dan program pengembangan teknologi.
3. Menyusun kerangka waktu dalam melakukan implementasi
rancangan proses yang baru : Perlu ditetapkan waktu yang
tepat dan sebarapa lama proses rekayasa ulang
akan
berlangsung. Jika terlalu cepat atau terlalu lambat maka akan
berdampak buruk bagi perusahaan.
4. Menyusun kerangka evaluasi dalam melakukan implementasi
proses yang baru. Untuk mengetahui apakah perubahan dapat
memberikan hasil yang nyata, maka perlu diadakan evaluasi.
Untuk kebutuhan evaluasi maka perlu ditetapkan satuan
pengukuran, misalnya frekwensi dan volume transaksi
penjualan hingga kepuasan karyawan.
3.3 Pengenalan Perusahaan
Pada sub bab ini akan dijelaskan tentang hal-hal yang berkaitan dengan PT. Kusuma
Indah Motor yaitu tentang sejarah dan struktur organisasinya
3.3.1 Sejarah Singkat Perusahaan
PT Kusuma Indah Motor didirikan pada tahun 1983 . Perusahaan ini berlokasi
di JL Raya Kalimalang, Jakarta Timur, Perusahaan ini didirikan oleh kalangan keluarga,
dan sampai sekarang masih merupakan perusahaan milik keluarga. Pada saat didirikan
perusahaan hanya melakukan jual beli mobil bekas dalam skala kecil , dan belum
mempunyai suatu struktur organisasi yang jelas
Tujuan dari perusahaan ini ialah melakukan jual beli mobil bekas segala macam
merk , seiring dengan semangkin besarnya asset yang dimiliki oleh perusahaan dan untuk
menambah layanan kepada para pelanggan, maka perusahaan pada saat ini telah
menambah bagian untuk perbaikan, pengelasan dan pengecatan mobil bekas, sudah
mempunyai suatu struktur organisasi yang jelas, sudah membuka cabang di tempat lain
dan telah bekerja sama dengan berbagai perusahaan leasing terkemuka, untuk melayani
pelayanan penjualan kendaraan secara kredit.
3.3.2 Struktur Organisasi Perusahaan
Dibawah ini adalah struktur organisasi PT Kusuna Indah Motor pada saat ini.
STRUKTUR ORGANISASI
PT. KUSUMA INDAH MOTOR
Direktur
Bagian Penjualan
Bagian Pembelian
Staff Bagian
Penjualan
Staff Bagian
Pembelian
Administrasi
Bagian Perbaikan
Mesin
Bagian Perbaikan
Bagian
Pengelasan
Bagian
Pengecatan
Gambar 3.2 : Struktur Organisasi Perusahaan
3.4 Perangkat Lunak iGrafx Process 2000
Untuk mensimulasikan bagaimana dampak dari rekayasa ulang, yaitu perubahan
dari proses lama ke proses baru, digunakan perangkat lunak Process 2000. Simulasi
proses dimulai dengan menggambarkan diagram proses, dan diakhiri dengan hasil akhir
berupa laporan statistik berdasarkan model yang dibuat.