decision support system (dss)

DUKUNGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
PADA PENGAMBILAN KEPUTUSAN*
Hj. Salmilah, S.Kom**
I. PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi
operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu
organisasi
untuk
dapat
menyediakan
kepada
pihak
luar
tertentu
dengan
laporan-laporan yang diperlukan (Tata, 2005:42).
Pemimpin merupakan salah satu intisari manajemen, sumber daya pokok dan
titik sentral dari setiap aktivitas yang terjadi dalam perusahaan. Pengambilan
keputusan sangat penting dalam manajemen dan merupakan tugas utama dari seorang
pemimpin (manajer).
Pengambilan keputusan (decision making) diproses oleh pengambil keputusan
(decision maker) yang hasilnya berupa keputusan (decision). Keputusan-keputusan
ini akan menimbulkan aktivitas sehingga proses manajemen dapat terlaksana.
Keputusan akan menimbulkan aktivitas dan atau mengakhiri aktivitas (S.P. Hasibuan,
2001:55).
*
Telah didiskusikan pada forum diskusi ilmiah antara dosen dalam lingkungan STAIN Palopo,
pada tanggal 27 November 2006
**
Tenaga Pengajar Jurusan Dakwah STAIN Palopo
1
Dalam manajemen, pengambilan keputusan memegang peranan yang sangat
penting, karena keputusan yang diambil oleh manajer merupakan hasil akhir yang
harus dilaksanakan oleh bawahan atau mereka yang bersangkutan dengan organisasi
yang dipimpin. Ada kalanya keputusan diambil oleh manajer sendiri, tetapi tidak
jarang juga bersama dengan staf, tergantung dari besar kecilnya masalah dan gaya
kepemimpinan yang dianut oleh sang manajer. Yang jelas pengambilan keputusan
tidak bisa dilakukan secara sembarangan. Pengambilan keputusan adalah suatu proses
pemikiran dalam rangka pemecahan masalah untuk memperoleh hasil akhir untuk
dilaksanakan (Tata, 2005 : 129).
Sistem informasi dalam perkembangan dan hubungannya dengan manajemen
kemudian dikenal dengan istilah Sistem Informasi Manajemen (SIM). SIM sendiri
bukanlah hal yang baru, yang baru adalah komputerisasinya. Komputer telah
menambah satu atau dua dimensi dari SIM dalam memberi informasi kepada manajer
seperti kecepatan, ketelitian dan volume data yang meningkat yang memungkinkan
alternatif-alternatif yang lebih banyak dalam suatu keputusan.
B. Rumusan Masalah
Dari uraian diatas penulis mengangkat permasalahan yang akan dibahas dalam
makalah ini, yaitu Bagaimana dukungan sistem informasi dalam proses
pengambilan keputusan ?
1
C. Metode yang Digunakan
Metode yang digunakan dalam penyusunan makalah ini adalah metode Library
Research, yaitu mengumpulkan data dari berbagai sumber baik berupa buku – buku
dan media tulis lainnya serta media elektronik yang ada hubungannya dengan
pembahasan makalah ini, dan penyusunannya menggunakan metode Deskriptif
Analisis.
II. SISTEM INFORMASI DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN
A. Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen
Sebelum mengetahui apa itu Sistem Informasi Manajemen (SIM) ada baiknya
diketahui terlebih dahulu tentang apa itu sistem, informasi dan manajemen. Banyak
ragam pengertian sistem, informasi dan manajemen. Dari beberapa pengertian yang
diberikan oleh pakar maka dapat disimpulkan bahwa sistem adalah susunan yang
teratur dari kegiatan-kegiatan yang saling tergantung dan prosedur-prosedur yang
saling berhubungan, yang melaksanakan dan mempermudah kegiatan-kegiatan utama
organisasi, informasi adalah data-data yang telah diolah untuk memberikan
pengertian, sedangkan manajemen dapat dipandang sebagai suatu proses kegiatan
yang dilakukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan bersama-sama atau dengan
perantaraan orang lain dan dapat pula dipandang sebagai orang yang melaksanakan
proses kegiatan tersebut (Moekijat, 1988:15-16).
1
Hingga saat ini belum ada persetujuan mengenai istilah Management
Information System. Gordon B.Davis dalam buku Malayu S.P Hasibuan (2001:252)
mengemukakan sebagai berikut :
There is no agreement on term “Management Information System”. Some
writers prefer term such as “Information Processing System”, “Information
Decision System”, or simply “Information System” to refer to computer based
information processing system which are designed to support the operations,
management dan decision function of an organization
Artinya :
Tidak ada persetujuan mengenai istilah Sistem Informasi Manajemen. Beberapa
pengarang lebih suka menggunakan istilah seperti “Sistem Pengolahan
Informasi”, “Sistem Informasi/Keputusan” atau secara gampang “Sistem
Informasi” untuk menunjukkan pengolahan informasi yang menggunakan
komputer guna menunjang operasi, manajemen dan fungsi keputusan suatu
organisasi.
Dalam The Encyclopedia of Management disebutkan bahwa Sistem Informasi
Manajemen adalah pendekatan-pendekatan yang direncanakan dan disusun untuk
memberikan bantuan yang piawai yang memudahkan proses manajerial kepada
pejabat pimpinan (S.P. Hasibuan, 2001:256).
Sistem Informasi Manajemen (SIM) dapat pula diartikan sebagai jaringan
prosedur pengolahan data yang diperkembangkan dalam suatu organisasi dan
disatukan apabila dipandang perlu, dengan maksud memberikan data kepada
manajemen setiap waktu diperlukan, baik data yang bersifat intern maupun ekstern
untuk dasar pengambilan keputusan dalam rangka mencapai tujuan organisasi
(Moekijat, 1988 :16).
1
Secara teori, komputer tidak harus digunakan di dalam SIM, tetapi
kenyataannya tidaklah mungkin SIM yang kompleks dapat berfungsi tanpa
melibatkan elemen non-komputer dan elemen komputer. Elemen non-komputer disini
adalah manusia sedangkan elemen komputer adalah sistem mesin (Jogiyanto,
2001:15)
Komputer dalam SIM dirumuskan sebagai suatu perlengkapan elektronik yang
mengolah data , mampu menerima masukan dan keluaran, memiliki kecepatan yang
tinggi, ketelitian yang tinggi dan mampu menyimpan instruksi-instruksi untuk
memecahkan masalah. Penggunaan komputer dalam SIM baru dapat dikatakan efektif
dan efisien jika (Tata, 2005:107) :
1. Volume data yang diolah dalam jumlah yang besar
2. Pengolahan data memerlukan perhitungan yang rumit
3. Pengolahan data atau pekerjaan yang berulang-ulang
4. Memerlukan manajemen file yang baik sehingga mudah menemukan kembali
data-data yang diperlukan
5. Memerlukan tingkat ketelitian yang tinggi
Nilai informasi yang dihasilkan dari penggunaan komputer dalam SIM memang
sulit untuk dihitung dengan uang, akan tetapi hal tersebut kiranya dapat membantu
menetapkan perkiraan nilai tersebut yaitu :
1. Availability (dapat diperoleh) yaitu mendapat informasi yang semula atau
sebelumnya tidak dapat diperoleh
1
2. Timelines (ketepatan waktu) yaitu informasi yang dihasilkan oleh komputer dapat
diperoleh dalam waktu yang cepat dan tepat.
3. Accuracy (ketelitian) yaitu informasi yang dihasilkan oleh komputer terjamin
ketelitiannya.
4. Completeness (kelengkapan) yaitu informasi yang dihasilkan oleh komputer lebih
lengkap dan jelas.
5. Presentation (penyajian) yaitu informasi yang dihasilkan dari proses komputer
dapat disajikan menurut selera pemakai informasi tersebut.
B. Konsep Pengambilan Keputusan
Pada hakekatnya kegiatan pengambilan keputusan dilatar belakangi oleh adanya
masalah atau problem dalam usaha mencapai suatu tujuan tertentu. Pembuatan
keputusan ini bertujuan mengatasi atau memecahkan masalah yang bersangkutan
sehingga usaha pencapaian tujuan yang dimaksud dapat dilaksanakan secara baik dan
efektif.
Pembuatan keputusan sebagai penentuan serangkaian kegiatan untuk mencapai
hasil yang diinginkan. Pembuatan keputusan ini tidak hanya dilakukan oleh manajer
puncak, tetapi juga para manajer menengah dan lini pertama. Manajer akan membuat
tipe keputusan yang berbeda-beda sesuai dengan perbedaan kondisi dan situasi yang
ada.
Dalam proses pengambilan keputusan tidak ada hal yang terjadi secara
kebetulan, pengambilan keputusan tidak dapat dilakukan secara ”sembrono” karena
1
cara pengambilan keputusan harus didasarkan pada sistematika tertentu, sebelum
suatu masalah dapat dipecahkan dengan baik, hakekat dari masalah itu harus
diketahui dengan jelas, pemecahan masalah juga tidak dilakukan dengan melalui
”ilham” atau dengan mengarang akan tetapi harus didasarkan kepada fakta-fakta yang
terkumpul dengan sistematis, terolah dengan baik dan tersimpan secara teratur
sehingga fakta-fakta data itu sungguh dapat dipercaya dan bersifat up to date.
Keputusan yang baik adalah keputusan yang telah dipilih dari berbagai alternatif yang
ada setelah dianalisa dengan matang (S.P. Siagian, 1982:84).
Dalam pengambilan keputusan manajer akan menghadapi tiga macam kondisi
atau situasi, yang pertama adalah kondisi kepastian (certainty) dimana para manajer
dapat mengetahui apa yang akan terjadi di waktu yang akan datang karena tersedia
informasi yang akurat dan dapat diukur sebagai dasar keputusan. Yang kedua adalah
kondisi resiko (risk) dimana manajer mengetahui berapa besar probabilitas setiap
kemungkinan hasil, tetapi informasi lengkap tersedia. Sedangkan yang ketiga adalah
kondisi ketidakpastian (uncertainty) dimana manajer tidak mengetahui probabilitas,
bahkan mungkin tidak mengetahui hasil-hasil (Tata, 2005:136).
Proses dasar pembuatan keputusan rasional hampir sama dengan proses
perencanaan strategis formal. Ini mencakup identifikasi dan diagnosa masalah,
pengumpulan dan analisa data yang relevan, pengembangan alternatif, penilaian
berbagai alternatif penyelesaian, pemilihan alternatif terbaik, implementasi keputusan
dan evaluasi terhadap hasil keputusan (Tata, 2005:137).
1
C. Dukungan SIM untuk Proses Pengambilan Keputusan
Dukungan SIM pada proses pengambilan keputusan meliputi tiga tahapan,
( Edhy, 2003:50) yaitu :
1.
Penelusuran
untuk
pemahaman
masalah,
terdiri
atas
usaha-usaha
penyelidikan lingkungan yang memancing keputusan serta pengakuan
adanya masalah.
2.
Desain untuk penciptaan pemecahan masalah, meliputi usaha-usaha
penemuan
alternatif-alternatif
pemecahan
masalah,
pengembangan
alternatif-alternatif pemecahan masalah serta analisis arah tindakan yang
mungkin.
3.
Pemilihan untuk pengujian kelayakan pemecahan masalah, melibatkan
seleksi arah tindakan dan pelaksanaannya.
Pembuatan keputusan yang terprogram dapat sepenuhnya dilakukan oleh
komputer karena aturan-aturannya dapat dikodekan dengan terinci dan jelas.
Sedangkan keputusan tidak terprogram hanya dapat dilakukan oleh manusia.
Pembuatan keputusan dapat diperbaiki dengan dukungan data yang lebih baik, model
keputusan yang lebih baik dan pembuat keputusan yang lebih terampil dan
berpengalaman.
Dukungan SIM dalam proses pengambilan keputusan diwujudkan dengan
adanya DSS (Decision Support System) yang merupakan rangkuman sistem komputer
yang digunakan untuk membantu manajer membuat keputusan. Ciri-ciri serta
keuntungan dalam menggunakan DSS adalah sebagai berikut (Tata, 2005:198):
1
1. Dapat menyelesaikan program yang kompleks
2. Sistem dapat berinteraksi dengan pemakainya, sehingga dapat mencoba keputusan
terlebih dahulu.
3. Lebih cepat dan dengan hasil yang lebih baik dibandingkan dengan pengambilan
keputusan yang intuisi (mengandalkan perasaan) terutama untuk lingkungan yang
cepat berubah.
4. Menghasilkan acuan data untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi bagi
manajer yang kurang berpengalaman.
5. Untuk masalah yang berulang, DSS dapat memberikan keputusan dengan lebih
efektif meski tidak selalu efisien.
6. Meningkatkan produktivitas dan kontrol dari manajer
7. Membantu bermacam-macam bagian dari manajemen
8. DSS didesain untuk mudah dibuat dan dipakai
9. DSS digunakan untuk membantu manajer sehingga setiap saat dapat diabaikan
atau dibatalkan.
Sebuah proses yang menggunakan DSS memiliki beberapa komponen antara
lain (Tata, 2005:200) :
1. Dialog
Alat untuk berintraksi antara komputer dengan pemakainya, dimana pemakai
harus mengerti apa arti informasi yang dihasilkan. Ini berarti sistem (komputer
1
beserta programnya) mudah dipakai (user friendly) sedangan pemakai harus pula
belajar dan berlatih cara penggunaannya serta arti informasi yang dihasilkan.
2. Model
Model serta sistem yang membolehkan pemakai memili model yang cocok, tiga
macam model yang biasa dipakai adalah :
•
Optimalisasi : mencari yang terbaik. Contohnya membuat jadwal, membuat
perbandingan, linear programming, simulasi dan lain sebagainya.
•
Statistik/matematis : menggambarkan masalah dengan standar kuantifikasi
yang ada. Contohnya forecasting, fungsi kemungkinan (probabilitas), proyeksi
penjualan dan lain sebagainya.
•
Financial : mencari kesempatan yang baru yang lebih baik yang lebih
menguntungkan. Contohnya investasi, cash flow, manajemen resiko dan lain
sebagainya.
Pada komponen ini, kadang pemakai perlu mempunyai kemampuan membuat
program agar dapat memanipulasi model yang disajikan
3. Database
Pengaturan keluar masuk data. Sistem harus dapat menerima, mengatur dan
mengeluarkan data yang diperlukan oleh model di atas, data yang diterima dapat
berasal dari dalam maupun luar organisasi.
4. Data
Data itu sendiri yang akan diproses untuk menghasilkan keputusan
1
Beberapa contoh DSS yang dapat ditemui di pasaran antara lain Business
Modular, Decision AIDED II, Decision Master, Direct Test, EXCEL, Symphony, dan
lain sebagainya. Dari uraian diatas, secara ringkas dukungan SIM untuk pembuatan
keputusan adalah terdiri dari unsur-unsur sebagai berikut :
1. Suatu basis data yang lengkap
2. Suatu kemampuan pencarian kembali data-data dari basis data
3. Perangkat lunak
4. Perangkat lunak statistik dan analitik
5. Suatu dasar model yang berisi perangkat lunak untuk pembuatan model, model
keputusan dan bantuan keputusan
III. PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan penjelasan diatas, maka dapat ditarik beberapa kesimpulan
sebagai berikut :
1. Komputer dalam SIM dirumuskan sebagai suatu perlengkapan elektronik yang
mengolah data, mampu menerima masukan dan keluaran, memiliki kecepatan
yang tinggi, ketelitian yang tinggi dan mampu menyimpan instruksi-instruksi
untuk memecahkan masalah.
2. Pada hakekatnya kegiatan pengambilan keputusan dilatar belakangi oleh adanya
masalah atau problem dalam usaha mencapai suatu tujuan tertentu. Pembuatan
1
keputusan ini bertujuan mengatasi atau memecahkan masalah yang bersangkutan
sehingga usaha pencapaian tujuan yang dimaksud dapat dilaksanakan secara baik
dan efektif.
3. Dukungan SIM dalam proses pengambilan keputusan diwujudkan dengan adanya
DSS (Decision Support System) yang merupakan rangkuman sistem komputer
yang digunakan untuk membantu manajer membuat keputusan
4. Dukungan SIM untuk pembuatan keputusan adalah terdiri dari unsur-unsur
sebagai berikut : Suatu basis data yang lengkap, suatu kemampuan pencarian
kembali data-data dari basis data, perangkat lunak, perangkat lunak statistik dan
analitik, suatu dasar model yang berisi perangkat lunak untuk pembuatan model,
model keputusan dan bantuan keputusan.
B. Saran- Saran
1. Penerapan Sistem Informasi Manajemen (SIM) diharapkan dapat diterapkan pada
perusahaan/instansi baik pemerintah maupun swasta, sehingga dapat menunjang
proses pengambilan keputusan untuk mencapai tujuan menjadi lebih efektif dan
dapat mengurangi kesalahan.
2. STAIN Palopo sebagai Perguruan Tinggi yang juga mempunyai manajemen
pengelolaan PT disarankan pula untuk menerapkan Sistem Informasi Manajemen
terutama pada bagian akademik, personalia dan admnistrasi dan keuangan, agar
segenap jajaran pimpinan dapat diberi dukungan dalam proses pengambilan
keputusan baik itu berlaku di dalam maupun diluar kampus.
1
DAFTAR PUSTAKA
Hasibuan, Malayu S.P, H. Drs., Manajemen (Dasar, Pengertian, dan Masalah),
Edisi Revisi, Jakarta, Bumi Aksara, 2001.
Jogiyanto.H.M, Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur
Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Yogyakarta, Andi Offsett, 1993.
Moekijat, Drs., Pengantar Sistem Informasi Manajemen, Bandung, CV. Remaja
Karya, 1988.
Sutanta, Edhy., Sistem Informasi Manajemen, Yogyakarta, Graha Ilmu,2003.
Sutabri, Tata, S.Kom, MM, Sistem Informasi Manajemen, Yogyakarta, Andi Offset,
2005.
S.P.Siagian, DR., Sistem Informasi Untuk Pengambilan Keputusan, Jakarta,
Gunung Agung, 1982.
1