BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang dan

1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang dan Permasalahan
Semua aktifitas yang dilakukan oleh sebuah organisasi selalu berhubungan
dengan informasi. Informasi dapat digunakan sebagai sarana dalam pengambilan
keputusan. Salah satu sumber informasi tersebut adalah arsip. Pengertian arsip
menurut undang-undang nomor 43 tahun 2009 adalah rekaman kegiatan atau
peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga
Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.1
Arsip terbagi menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis
dilihat dari kegunaannya dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis aktif dengan
arsip dinamis inaktif. Menurut Ig. Wursanto arsip dinamis aktif adalah arsip yang
masih digunakan secara langsung dalam proses administrasi, sehingga arsip ini
masih terdapat di unit kerja. Arsip dinamis inaktif adalah arsip yang sudah
menurun nilai kegunaannya dalam proses administrasi sehari-hari. Arsip ini tidak
terdapat di unit
1
Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, pasal 1
2
kerja, akan tetapi sudah berada di unit kearsipan organisasi yang
bersangkutan. 2 Dalam penataan arsip terdapat sebuah sistem penataan yang
bernama pemberkasan.
Pemberkasan adalah proses kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip sesuai
isi arsip tersebut, arsip tidak disimpan satu persatu item akan tetapi perberkas
sesuai dengan permasalahan pada isi arsip. Manajemen pemberkasan itu sendiri
adalah proses pengurusan atau pengaturan arsip dengan menggunakan sistem
tertentu dari arsip digunakan, disimpan sampai penemuan kembali arsip untuk
digunakan dalam kegiatan administrasi organisasi. Tujuan adanya manajemen
pemberkasan adalah ketersediaan arsip secara cepat, tepat, dan lengkap.
Kementrian Hukum dan HAM mempunyai perwakilan Balai Pemasyarakatan
di setiap provinsi seluruh Indonesia salah satunya di Bukittinggi. Balai
Pemasyarakatan bertugas dalam pembinaan narapidana. Tugas pokok Balai
Pemasyarakatan adalah melakukan pembinaan dalam pembebasan bersyarat
narapidana dan pembinaan cuti bersyarat bagi narapidana yang masa pidananya
kurang dari satu tahun.
Penataan berkas arsip dinamis aktif di Balai Pemasyarakatan Bukittinggi
berguna agar membantu petugas Balai Pemasyarakatan dalam kegiatan atau
aktifitas sehari-hari organisasi dalam melakukan pembinaan narapidana
khususnya dalam pembinaan pembebasan bersyarat dan cuti bersyarat. Arsip
dinamis merupakan fungsi primer atau fungsi yang utama sesuai tujuan diciptakan
2
Ig. Wursanto, Kearsipan 2, (Yogyakarta:Kanisius, 1991), hlm.11.
3
arsip bagi pencipta arsip, yaitu sebagai alat bukti untuk kegiatan administrasi atau
operasional organisasi pencipta arsip.3
Berdasarkan latar belakang tersebut penulis dapat merumuskan permasalahan,
sebagai berikut:
1. Bagaimana
sistem
penyimpanan
arsip
dinamis
aktif
di
Balai
Pemasyarakatan Bukittinggi?
2. Bagaimana proses penemuan kembali arsip dinamis aktif di Balai
Pemasyarakatan Bukittinggi?
3. Apa saja sarana yang digunakan dalam pengolahan arsip dinamis aktif di
Balai Pemasyrakatan Bukittinggi?
4. Apa saja kendala yang dihadapi dalam proses pengolahan arsip dinamis
aktif di Balai Pemasyarakatan Bukittinggi tersebut?
B. Tujuan Praktik Kerja Lapangan
Ada beberapa tujan yang ingin dicapai penulis dengan pelaksanaan praktik
kerja lapangan (PKL) antara lain:
1.
Penulis
ingin
mengetahui
sistem
penyimpanan
arsip
di
Balai
Pemasyarakatan Bukittinggi.
2. Penulis ingin mengetahui proses temu kembali arsip
3. Penulis ingin mengetahui kendala yang dihadapi dalam pengolahan arsip
Balai Pemasyarakatan Bukittinggi.
3
Suhardo Surotani, Perlindungan Arsip Vital (Yogyakarta:Kanisius, 2011),
hlm.11.
4
C. Tinjauan Pustaka
Untuk memperlancar penulisan tugas akhir, maka penulis memilih beberapa
bahan pustaka. Buku pertama karya dari Sue McKemmish, Michael Piggot,
Barbara Reed and Frank Upward dalam buku Recordkeeping in Society yang
diterbitkan Australasian library and infomation tahun 2005, buku ini dapat di
temukan pada Perpustakaan Prodi Diploma III Kearsipan. Dalam buku ini
dijelaskan bahwa arsip merupakan sebuah sumber informasi, akan tetapi arsip
berbeda dengan sumber informasi lainnya. Faktor transaksional yang membuat
arsip berbeda, karena dengan adanya faktor tersebut maka dapat dipastikan arsip
tersebut
otentik
atau
handal.
Aspek
tersebut
juga
berfungsi
untuk
mengembangkan teknik pengolahan arsip untuk tetap menjaga keotentikannya.
Karakteristik itu pula yang membuat arsip dengan dokumen dan informasi
berbeda, karena arsip sendiri terdiri dari data dan informasi.
Buku kedua berjudul, Management Kearsipan edisi pertama, karya Basir
Barthos, cetakan ketujuh yang diterbitkan oleh PT Bumi Aksara tahun 2009, buku
ini dapat di temukan pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Yogyakarta.
Dalam buku ini dijelaskan tentang pengertian arsip dan pembagian arsip dari arsip
dinamis hingga ke statis. Buku ini menjelaskan kegunaan antara arsip dinamis
aktif dengan arsip dinamis inaktif dalam kegiatan organisasi.
Buku ketiga, karya Ig. Wursanto, Kearsipan 2 yang diterbitkan di
Yogyakarta oleh Kanisius, cetakan ketujuh tahun 2007, buku ini dapat di temukan
pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Yogyakarta. Dalam buku ini
dijelaskan bahwa kearsipan adalah sebuah proses kegiatan pengurusan atau
5
pengaturan arsip dengan menggunakan suatu sistem tertentu, sehingga arsip-arsip
dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu
diperlukan. Arsip adalah wujud atau bentuk barang atau bendanya yang berupa
naskah-naskah baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok. Kearsipan adalah
aktivitas atau kegiatannya, yaitu kegiatan yang berhubungan dengan pengurusan
atau pengaturan arsip.
Buku keempat, karya Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan, terbitan
Jakarta oleh PT. Gramedia Pustaka Utama, tahun 1995, buku ini dapat di temukan
pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Yogyakarta. Pada buku ini terdapat
penjelasan beberapa sistem yang digunakan dalam pengolahan arsip. Sistem
abjad, adalah sistem yang digunakan berdasarkan urutan abjad, biasanya untuk
menyusun nama orang. Sistem kronologis adalah sistem penyimpanan
berdasarkan urutan waktu surat diterima atau surat dikirim keluar. Sistem
geografis sistem penyimpanan berdasarkan pengelompokkan menurut nama
tempat dan yang terakhir adalah sistem subjek yaitu sistem yang digunakan
berdasarkan isi dari dokumen yang bersangkutan.
D.Metode Pengumpulan Data
Pengumpulan data dalam penulisan tugas akhir ini menggunakan beberapa
metode, yang pertama adalah metode observasi, yaitu sebuah metode pengamatan
langsung serta mencatatat semua peristiwa-peristiwa penting yang berhubungan
dengan objek. Metode ini berfungsi untuk mengetahui semua kegiatan berkaitan
dengan manajemen pemberkasaan arsip dinamis aktif di Balai Pemasyarakatan
6
Bukittinggi. Setelah itu data yang dihasilkan akan dibandingkan dengan teori yang
ada.
Metode kedua adalah wawancara, yaitu metode pengumpulan data dengan
melakukan tanya jawab secara lisan kepada petugas yang ada dan berhubungan
dengan tema yang diambil. Pada metode ini ada dua jenis yang akan dilakukan
yaitu wawancara terjadwal dan wawancara spontan. Wawancara terjadwal adalah
wawancara yang sudah direncanakan dengan petugas yang terkait, tentunya
dengan jadwal menyesuaikan dengan aktifitas petugas tersebut. Wawancara
spontan adalah wawancara yang dilakukan saat melakukan PKL di kantor dan di
saat petugas yang berhubungan dengan objek tidak sedang melakukan pekerjaan,
metode ini berfungsi untuk melengkapi data yang belum ada.
Metode ketiga adalah studi pustaka yaitu penulis mencari dan mengumpulkan
pustaka-pustaka yang berhubungan dengan pengelolaan arsip dinamis aktif.
Mengunjungi perpustakaan yang ada menjadi salah satu kegiatan yang efektif
dalam metode ini. Bentuk dari pustaka ini tidak hanya berbentuk sebuah buku,
akan tetapi bisa berbentuk jurnal,artikel dan lain sebagainya. Selain sebagai bahan
referensi data, tinjauan pustaka juga dapat digunakan untuk landasan teori dalam
penyusunan tugas akhir.
E. Sistematika Laporan
Untuk mempermudah pemahaman tentang isi laporan yang berjudul
“Penataan Berkas Arsip Dinamis Aktif di BAPAS Bukittinggi,” penulis telah
7
membagi laporan ini menjadi empat bab. Masing-masing bab pada laporan ini
menggambarkan permasalahan yang berbeda tetapi masih saling berkaitan.
Bab pertama berisi tentang latar belakang dan permasalahan, tujuan praktik
kerja lapangan, tinjauan pustaka, dan metode pengumpulan data. Bab kedua berisi
sejarah perkembangan BAPAS Bukittinggi, visi dan misi organisasi, struktur
organisasi, serta tugas pada setiap bagian organisasi.
Bab ketiga berisi tentang sistem penyimpanan arsip dinamis aktif, proses
penemuan kembali arsip dinamis aktif, sarana yang digunakan dalam pengolahan
arsip dinamis aktif, dan kendala apa saja yang dihadapi dalam proses pengolahan
arsip dinamis aktif. Bab keempat berisi tentang kesimpulan dan saran dari penulis.
Bab empat berisi tentang penutup yang merupakan kesimpulan dalam
penulisan laporan tugas akhir ini, serta saran-saran untuk Balai Pemasyarakatan
Bukittinggi mengenai manajemen pemberkasan arsip yang baik.