1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang

BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Penelitian
Dewasa ini, meningkatnya perusahaan yang bergerak di bidang
baik barang maupun jasa dengan skala enterprise, khususnya dengan
produk layanan yang kompleks menyadari bahwa sistem informasi
dapat membantu dan mendukung untuk meningkatkan efisiensi serta
efektivitas operasional secara keseluruhan terkait layanan pelanggan
yang diperlukan dalam memenuhi kebutuhan pelanggan yang lebih baik
dibandingkan
dengan
perusahaan
kompetitor
lainnya.
Hal
ini
disebabkan oleh arus informasi yang semakin berkembang sehingga
kecepatan dalam menerima hingga mengirim informasi pun dituntut
untuk lebih ditingkatkan pada suatu perusahaan. Dengan alasan itulah
sistem informasi sangat diperlukan dalam perusahaan.
Saat ini, dengan semakin meningkatnya persaingan yang dihadapi
perusahaan-perusahaan Indonesia, pihak manajemen dari perusahaanperusahaan semakin mengukur apakah bisnis yang dijalankan sudah
efektif dan efisien dari segi ketepatan waktu dan informasi yang
diperoleh. Demi memenangkan persaingan bisnis, perusahaan seakan
berlomba untuk memperoleh informasi yang cepat, tepat, serta akurat.
Hal inilah yang mendorong perusahaan untuk menerapkan sistem yang
dapat mendukung proses bisnis yang berjalan seperti memenuhi
keinginan dan kebutuhan dari pelanggan, mengurangi biaya berlebih
yang dikeluarkan, serta mengoptimalkan kualitas dan produktivitas
karyawan, sehingga menjadi nilai tambah bagi perusahaan.
Dalam upaya meningkatkan kinerja perusahaan itulah, hal utama
yang harus dilakukan ialah harus memahami terlebih dahulu proses
bisnis perusahaan itu sendiri. Proses bisnis merupakan sekumpulan
aktivitas yang dilakukan pada suatu perusahan mulai dari input yang
1
2
diolah untuk menghasilkan sebuah output. Untuk itu, maka pihak
manajemen perusahaan harus dapat merancang ke depan dalam
mengatur strategi untuk memenangkan persaingan bisnis.
Business Process Management (BPM) adalah salah satu metode
yang dapat mewujudkan strategi perusahaan. Perusahaan dapat
melakukan proses Business Process Management (BPM) untuk
meningkatkan efektivitas dan efisiensi dari teknologi dan informasi
yang telah di implementasikan. Business Process Management
merupakansebuah pendekatan manajemen yang berfokus kepada
adanya perubahan manajemen dalam sebuah organisasi atau perusahaan
dalam pengembangan automatisasi proses untuk mencapai tujuan
perusahaan. Tujuan utama dari Business Process Management adalah
perubahan manajemen tersebut dapat memberikan nilai tambah bagi
perusahaan dalam meningkatkan efektivitas dan efisiensi perusahaan.
PT. Multipolar Technology adalah anak perusahaan dari PT.
Multipolar Tbk, perusahaan publik yang tercatat di Bursa Efek
Indonesia pada 1989, dan merupakan salah satu perusahaan yang
pertama memperoleh sertifikasi ISO 9001. Dengan pengalaman lebih
dari 35 tahun sebagai Systems Integrator, Multipolar terus memberikan
layanan dan solusi teknologi informasi perangkat keras dan perangkat
lunak bagi kalangan bisnis Indonesia.
PT. Multipolar Technology, Tbk telah berpengalaman dalam
membantu perusahaan untuk memaksimalkan proses bisnis yang ada
dengan memanfaatkan solusi teknologi informasi yang ditawarkan.
Selain pengalamannya dalam pengimplementasian teknologi informasi,
PT. Multipolar Technology Tbk juga memberikan layanan konsultasi
solusi bisnis terkait Business Process Management bagi perusahaan.
Proses bisnis yang sedang berjalan pada PT. Multipolar
Technology, Tbk terbagi menjadi 4 (empat) departemen yang masingmasingnya memiliki proses yang terkait, yaitu Bagian Sales, Bagian
Pre-Sales, Bagian Delivery, dan Bagian Maintenance.
3
Proses awal dimulai dari Customer yang mendatangi Bagian Sales
untuk berkonsultasi terhadap permasalahan yang dialami oleh
perusahaannya, kemudian Bagian Sales tersebut akan menawarkan
produk yang sesuai dengan permasalahan Customer untuk kemudian
akan dimasukan Request Customer tersebut ke dalam Lead, dimana
Lead ini adalah salah satu bagian dari modul CRM. Fungsi dari Lead ini
sendiri yaitu sebagai tolak ukur untuk mereview ketersediaan peluang
(opportunity) oleh Bagian Sales untuk menentukan pengambilan
keputusan apakah Request Customer tersebut dapat dijadikan sebuah
project atau tidak. Jika Target belum tercapai, maka Bagian Sales akan
mencari
ketersediaan
peluang
(opportunity)
lainnya
yang
memungkinkan untuk mendapatkan keuntungan yang lebih besar.
Sedangkan jika Request Customer tersebut dapat dikatakan sebagai
sebuah project, maka Bagian Sales akan melakukan Penyesuaian
Target, apakah perusahaan sudah mencapai Target atau belum, dimana
hal tersebut akan mempengaruhi dari tindakan perusahaan selanjutnya.
Setelah Target sesuai dan dapat dijadikan sebuah project, Customer
kemudian memberikan Request for Information (RFI) yang berisi
informasi-informasi kebutuhan seperti pemilihan vendor partner,
dimana pemilihan vendor partner tersebut dilakukan setelah pihak
Customer telah menyetujui usulan dari pihak Multipolar vendor partner
yang mana yang tepat untuk permasalahan Customer. Kemudian Bagian
Pre-Sales akan membuat Request for Proposal (RFP) sebagai bukti
tanda terima atas RFI yang diberikan oleh Customer. Isi dari RFP itu
sendiri yaitu terkait dengan estimasi waktu, budget, service, license,
product, policy dan lain-lain untuk kemudian akan melakukan
perencanaan pengerjaan proyek seperti adanya perjanjian yang terkait
dengan proyek kepada klien, membuat perencanaan penjadwalan dari
keseluruhan proyek, hingga biaya serta sumber daya apa saja yang
dibutuhkan oleh proyek tersebut. Semua perencanaan penjadwalan
proyek tersebut kemudian akan diserahkan oleh Bagian Delivery.
Setelah RFP telah diterima oleh pihak Customer, maka Customer
menentukan siapa yang akan memenangkan tender tersebut. Setelah
4
pihak Multipolar telah berhasil mendapatkan tender tersebut, Project
Manager akan membuat rincian mengenai schedule pengerjaan,
engineer services, bagaimana license dari produk yang ditawarkan,
serta rincian hardware akan seperti apa. Setelah itu Bagian Sales
Admin akan membuat Purchase Order kepada pihak Procurement
untuk menyediakan rincian barang yang telah dipesan oleh Project
Manager. Setelah Purchase Order telah disetujui, pihak Procurement
mengirimkan produk pada Multipolar serta bukti Delivery Order, yang
nantinya akan menjadi Catatan Invoice bagi perusahaan.
Setelah perencanaan penjadwalan proyek telah diterima, Bagian
Delivery kemudian mengerjakan program sesuai dengan kebutuhan
klien. Setelah semua program telah diselesaikan, program tersebut
kemudian akan dievaluasi kembali apakah masih ada masalah atau bug
yang menjadi penghambat kinerja program tersebut. Jika program telah
berjalan sesuai dengan yang diharapkan, Bagian Maintenance akan
melakukan pemantauan serta peningkatan-peningkatan yang dibutuhkan
terhadap program tersebut agar kinerja dari program dapat terus
berjalan dengan baik.
Pada proses internal dari PT. Multipolar Technology, Tbk itu
sendiri, nyatanya belum memiliki sistem manajemen karyawan yang
telah terintegrasi dengan evaluasi kinerja dari masing-masing
departemen. Sistem manajemen karyawan yang saat ini sedang berjalan
memiliki beberapa kendala, diantaranya absensi yang dilakukan masih
menggunakan input manual dengan Microsoft Excel, tidak adanya
standar format dalam laporan kinerja juga menjadi salah satu kendala
prosesnya karena tanpa adanya format yang telah ditentukan, maka
karyawan tidak dapat memastikan apa yang menjadi tolak ukur dari
evaluasi kinerjanya, sehingga isi dari laporan masih tidak terstruktur
dan tergolong tidak transparan.
Dengan
alasan
itulah
PT.
Multipolar
Technology,
Tbk
memerlukan perencanaan untuk melakukan perubahan pada sistem
manajemen karyawan. Hal ini dilakukan karena karyawan PT.
5
Multipolar Tbk tidak selalu berada di kantor, sehingga sulit untuk
memantau dan mengevaluasi tolak ukur apa saja yang telah dikerjakan
oleh masing-masing karyawan. Sistem manajemen karyawan yang akan
dibentuk kembali tersebut bertujuan untuk dapat melihat aktivitas yang
dilakukan karyawan secara real time dari informasi yang telah
tercantum pada timesheet pada setiap masing-masing karyawan yang
telah akan diintegrasikan dengan sistem administrator yang hanya dapat
diakses oleh Manager, sehingga para Head Manager PT. Multipolar
Technology, Tbk dapat melakukan monitoring serta mereview setiap
target yang telah dicapai berdasarkan Actual dan Planned Value dari
masing-masing karyawan serta mereview siapa saja yang berhak
mendapatkan reward.
Dari penjelasan di atas mengenai evaluasi implementasi sistem
yang dilakukan maka dibuatlah skripsi yang berjudul “BUSINESS
PROCESS MANAGEMENT PT. MULTIPOLAR TECHNOLOGY TBK
DENGAN MODUL RESOURCE MANAGEMENT”.
1.2 Ruang Lingkup Penelitian
Dalam analisa yang dilakukan untuk merancang sistem yang baru,
maka pembahasan ini menyangkut pada bagian Resource Management,
dan melibatkan pada proses Timesheet, Task, Risk dan Issue,Standard
Project Health, Quality Target Monitoring Approval for Director dan
BU Head, Quality Improvement Program Approval for Director dan
BU Head, Administrative Time Category, View PID, View Customer,
View Week Reference, View Activity, View User, Master Status.
Tahapan yang digunakan penulis dengan metode Business
Process Management adalah sebagai berikut:
- Organization Strategy Phase
- Process Architecture Phase
- Launch Pad Phase
6
- Understand Phase
- Innovate Phase
- Develop Phase
- People Phase
1.3 Tujuan dan Manfaat Penelitian
Tujuan serta manfaat penelitian dari penulisan skripsi ini adalah
sebagai berikut:
1.3.1. Tujuan Penelitian
Tujuan dari penulisan skripsi ini adalah sebagai berikut:
1. Menganalisis proses bisnis yang berjalan serta
kendala yang dihadapi oleh Resource Management
pada PT. Multipolar Technology, Tbk.
2. Merancang
berdasarkan
Business
Process
analisis
Management
kebutuhan
Resource
Management dengan membuat add-on system dan
rancangan tata kelola proses pada PT. Multipolar
Technology, Tbk.
1.3.2. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penulisan skripsi ini yaitu:
1. Mengetahui kinerja proses yang berjalan sehingga
mampu menganalisis dan merancang add-on system
dan perubahan tata kelola proses.
2. Mampu
merancang
add-on
system
dan
menggambarkan perubahan tata kelola proses dalam
rangka mengautomatisasi kinerja tersebut sehingga
menjadi efektif dan efisien.
7
1.4 Metodologi Penelitian
Untuk dapat mengalisis kebutuhan dan merancang sistem
manajemen karyawan pada PT. Multipolar Technology, Tbk, beberapa
metodologi yang digunakan adalah sebagai berikut:
1. Metode pengumpulan data
Wawancara
Mengumpulkan data dan informasi dari hasil wawancara
dengan pihak yang bersangkutan atau melalui observasi
yang dilakukan pada PT. Multipolar Technology, Tbk.
Oberservasi
Mengumpulkan data dan mengetahui proses bisnis
manajemen karyawan pada PT. Multipolar Technology,
Tbk melalui observasi secara langsung.
Metode Studi Pustaka
Di dalam metode ini, pengumpulan data dan informasi
akan dilakukan melalui pencarian dari jurnal, buku,
internet dan sumber lain yang bersangkutan.
2. Metode Analisis
10 tahapan BPM
Dalam penelitian ini, hanya digunakan 7 tahap pada BPM
,yaitu: Organization Strategy Phase, Process Architecture
Phase, Launch Pad Phase, Understand Phase, Innovate
Phase, Develop Phase, People Phase. Sedangkan tahapan
yang tidak digunakan adalah Implement, Realize value,
Sustainable Performance.
8
1.5 Sistematika Penulisan
Agar dapat memberikan gambaran yang lebih jelas pada
penulisan penelitian ini, maka penulisan dibagi secara sistematis
kedalam 5 (lima) bab, yaitu:
BAB 1: PENDAHULUAN
Bab pertama ini menguraikan latar belakang penulisan dan
penyusunan Skripsi, ruang lingkup yang berisi batasan masalah dalam
perusahaan, tujuan dari penulisan dan manfaat apa saja yang
diharapkan, metodologi pembuatan laporan, serta sistematika penulisan
yang digunakan.
BAB 2: LANDASAN TEORI
Bab kedua menguraikan mengenai pembahasan konsep dan
landasan teori yang terbagi dalam teori-teori umum dan teori-teori
khusus yang berhubungan dengan topik yang dibahas sebagai landasan
dalam penyusunan Skripsi ini.
BAB 3: ANALISIS PROSES BISNIS BERJALAN
Bab ketiga menguraikan mengenai gambaran umum dan
sejarah dari PT. Multipolar Technology Tbk mulai dari struktur
organisasi, bagaimana pelaksanaan sistem yang sedang berjalan,
mengidentifikasi permasalahan serta usulan pemecahan masalah yang
akan digambarkan dengan langkah-langkah sebagai berikut:
Organization Strategy Phase
Pada tahap ini akan menganalisa aspek internal dan eksternal
perusahaan.
Process Architecture Phase
Pada tahap ini merupakan tahapan yang menggambarkan
proses perusahaan secara keseluruhan, sehingga nantinya akan
terlihat seluruh bagian-bagian perusahaan yang menjalankan
sebuah proses yang berjalan.
9
Launch Pad Phase
Pada tahap ini merupakan tahapan awal pada proyek BPM
didefinisikan mengenai ruang lingkupnya,dikembangkan dan
kemudian dijalankan
Understand Phase
Pada tahap ini akan menggambarkan proses bisnis yang
nantinya akan dilakukan ke tahap improvement.
BAB 4: PERANCANGAN PROSES BISNIS USULAN
Pada bab ini merupakan lanjutan dari metode Business
Process Management (BPM) yang terdiri dari:
Innovate Phase
Pada tahap ini akan membuat proses bisnis yang telah
dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.
Develop Phase
Pada tahap ini akan menjelaskan mengenai solusi dari analisis
perancangan
terhadap
pengembangan
proses
Resource
Management.
People Phase
Pada tahap ini merupakan tahapan untuk dapat memastikan
bahwa orang-orang yang terlibat dalam proses yang baru dapat
sejalan dengan tujuan organisasi.
BAB 5: SIMPULAN DAN SARAN
Bab kelima merupakan bab penutup yang berisi kesimpulan
yang telah diperoleh penulis, serta berisi saran-saran terhadap PT.
Multipolar Technology Tbk untuk pengembangan dan perbaikan sistem
ke arah yang lebih baik.
10