APLIKASI MANAJEMEN PENGARSIPAN DOKUMEN BERBASIS

1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dalam sebuah organisasi, penggunaan teknologi informasi diantaranya sistem
pengarsipan dokumen sangat penting untuk menunjang perkembangan organisasi
dari sisi kegiatan operasional. Hal ini dikarenakan dengan adanya suatu sistem
pengarsipan dokumen pada suatu organisasi, maka dapat mempercepat suatu
proses kerja dan dapat memudahkan dalam mengelola dokumen serta menjadikan
dokumen menjadi lebih teratur dan rapih.
Politeknik Telkom sebagai institusi yang bergerak dibidang pendidikan, dalam
penyimpanan dokumen baik surat masuk, surat keluar, dan dokumen lainnya masih
dilakukan secara manual yang dikerjakan oleh pada sekretaris. Sekretaris
menyimpan dokumen dalam lemari atau di simpan dalam folder komputer
sekretaris yang dipisahkan berdasarkan jenis dokumen. Oleh karena itu
penyimpanan arsip secara fisik menimbulkan kendala dalam proses pencarian dan
memerlukan ruangan pengolah dan penyimpan yang sangat besar.
Mengingat begitu pentingnya dokumen bagi perusahaan, perlu dibuat aplikasi
manajemen pengarsipan dokumen yang dapat menyimpan dokumen secara digital
tanpa harus membuang banyak kertas dan memudahkan setiap unit untuk mencari
dokumen serta membantu sekertaris dalam mengelola dokumen.
1
1.2 Rumusan Masalah
Terdapat beberapa perumusan masalah yang akan di bahas dalam Proyek Akhir ini,
yaitu sebagai berikut,
1. Bagaimana cara sekretaris dalam mengelola dokumen yang ada agar dapat
diakses oleh setiap unit sesuai dengan hak akses ?
2. Bagaimana cara sekretaris dalam menyimpan dokumen sesuai identitas
dokumen kedalam folder menggunakan aplikasi manajemen pengarsipan
dokumen ?
3. Bagaimana cara setiap unit dapat melakukan pencarian dokumen
menggunakan aplikasi manajemen pengarsipan dokumen secara tepat ?
1.3 Tujuan
Pembangunan aplikasi Manajemen Dokumen berbasis Web pada Politeknik Telkom
Studi Kasus : Politeknik Telkom bertujuan untuk menyediakan aplikasi untuk
pengelolaan, pencarian, dan penyimpanan dokumen setiap unit yang ada pada
Politeknik Telkom sehingga tidak perlu harus pergi keruangan tertentu untuk
mencari dan mengurangi resiko hilangnya dokumen. Aplikasi ini juga diharapkan
dapat menyediakan aplikasi untuk adminitrator dalam mengelola dokumen,
pencarian dokumen dan penyimpanan dokumen sesuai ke dalam folder yang tepat.
1.4 Ruang Lingkup
Ruang lingkup Aplikasi Manajemen Pengarsipan Dokumen Berbasis Web Studi
Kasus : Politeknik Telkom meliputi input dokumen, edit dokumen, hapus dokumen,
cari dokumen, dan laporan rekap data dokumen. Dokumen yang dapat dilihat
sesuai hak akses yang diberikan oleh administrator. Aplikasi ini juga menyediakan
laporan rekap data laporan dokumen yang paling sering dilihat dan dokumen yang
masuk.
2
1.5 Batasan Masalah
Batasan masalah pada makalah ini adalah:
1. Aplikasi Manajemen Pengarsipan Dokumen Berbasis Web Studi Kasus :
Politeknik Telkom yang dibuat berbasis web dengan menggunakan bahasa
pemograman PHP:Hypertext Preprocessor
2. Manajemen Basis Data Pengarsipan Dokumen Berbasis Web Studi Kasus :
Politeknik Telkom pada aplikasi yang di buat menggunakan MySQL
(Structured Query Language)
3. Fomat dokumen pada aplikasi Manajemen Pengarsipan Dokumen Berbasis
Web Studi Kasus : Politeknik Telkom dalam format .pdf
4. Tidak menangani manajemen user
5. Tidak menangani peminjaman dokumen
6. Tidak menangani keamanan jaringan
7. Aplikasi ini berjalan pada jaringan lokal
1.6 Metodologi Penelitian
Berikut adalah metodologi yang dalam pengerjaan proyek akhir :
1. Pencarian Data dan Mengidentifikasi
Pencarian data dan identifikasi yaitu mencari informasi dengan metode
wawancara kepada user yang akan menggunakan aplikasi tentang
kebutuhan user untuk kemudian diidentifikasi kebutuhan user tersebut
dan didefinisikan satu persatu untuk kemudian menjadi bahan untuk
perancangan.
Pada proyek akhir ini pencarian data dilakukan dengan melakukan
wawancara kepada user yang akan menggunakan langsung aplikasi. Dari
hasil wawancara didapatkan hasil kelemahan sistem yang ada saat ini dan
kebutuhan user untuk membangun aplikasi manajemen pengarsipan
dokumen berbasis web studi kasus : Politeknik Telkom.
3
2. Study Literatur
Pada tahap ini dilakukan pengumpulan literatur dan informasi terkait
dengan pembuatan tugas akhir baik dari buku ataupun browsing melalui
internet
untuk
mendukung
pembangunan
aplikasi
manajemen
pengarsipan dokumen sesuai dengan kebutuhan yang sudah didapatkan
dari hasil wawancara kepada user.
3. Pengembangan Perangkat lunak
Metode yang digunakan pada pembuatan tugas akhir ini adalah metode
WaterFall terdiri dari tahapan:
a. Analisis
Pada tahap ini mempelajari dan menganalisis kekurangan sistem dan
kebutuhan pengguna yang didapatkan dari hasil wawancara terhadap
user pada proses pencarian data untuk memperoleh spesifikasi
kebutuhan sistem atau perangkat lunak yang sesuai dan menentukan
kendala yang harus dihadapi oleh perangkat lunak.
b. Perancangan
Pada tahap ini akan dibuat desain dari system berdasarkan hasil
analisis pada proses sebelumnya. Desain dapat berupa DFD (Data
Flow Diagram), ER (Entity Relationship) dan pengkodean. Dalam
perancangan perangkat lunak ini menggunakan metode terstruktur.
c. Implementasi
Pada tahap ini perangkat lunak diimplementasikan dalam bentuk
coding program berdasarkan hasil analisa dan perancangan yang telah
diperoleh dari tahap sebelumnya. Dalam hal ini menggunakan bahasa
pemrograman PHP dan pengelolaan basisdata MySql.
d. Pengujian
Pada tahap ini akan dilakukan pengujian dan evaluasi terhadap
perangkat lunak yang dibangun. Apakah fungsionalitas yang dibangun
4
pada perangkat lunak telah sesuai dengan kebutuhan sistem pada
tahap analisis.
Gambar 1.1. Waterfall Model
model waterfall dapat mendukung pembuatan aplikasi manajemen
pengarsipan dokumen. Hal ini dikarenakan model waterfall
mempunyai keunggulan Dokumen pengembangan sistem sangat
terorganisir, karena setiap fase harus terselesaikan dengan lengkap
sebelum melangkah ke fase dengan lengkap sebelum melangkah ke
fase berikutnya.
4. Pembuatan dokumentasi
Pada tahap ini membuat dokumentasi dari sistem yang telah dibangun.
5
1.7 Jadwal Pengerjaan
Tabel 1.1. Jadwal Pengerjaan
TAHAPAN
Agust11
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Feb-11
Mar-11
Apr-11
Mei-11
Jun-11
Juli-11
PENCARIAN
DATA
ANALISIS
KEBUTUHAN
PERANCANG
AN
PEMBUATAN
KODE
PENGUJIAN
PEMBUATAN
LAPORAN
6