Organizing

Organizing
Syarat Organisasi
1.
2.
3.
Sekelompok orang
Hubungan dan Pembagian Kerja
Tujuan
Definisi Organizing



Aplikasi “syarat organisasi”
Gambaran skematis hubungan kerja
capai tujuan
Proses penetapan dan pembagian
pekerjaan, tugas, tanggungjawab,
wewenang (JOB DESCRIPTION)
Tujuan



Mempermudah pelaksanaan tugas
Pembagian kerja jelas
Mempermudah pimpinan untuk
controlling
Prosesnya….





Rinci Seluruh Job  kebutuhan alat,
TK, bangunan dll
Bagi BEBAN KERJA
Kombinasikan Antar Fungsi dalam
Organisasi  Produksi, Personalia,
Keuangan, Pemasaran
Penetapan Mekanisme Koordinasi
Job
Evaluasi Efektivitas secara BERKALA
STRUKTUR ORGANISASI
STRUKTUR ORGANISASI = DESAIN ORGANISASI


Mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi
dikelola
Mencakup aspek-aspek penting organisasi & proses
pengorganisasian meliputi :
1. Pembagian kerja
2. Departementalisasi/ departementasi
3. Bagan organisasi formal
4. Rantai perintah & kesatuan perintah
5. Tingkat-tingkat hierarki manajemen
6. Saluran komunikasi
7. Penggunaan komite
8. Rentang manajemen & kelompok-kelompok informal
PEMBAGIAN KERJA


Prinsip pembagian kerja (division of labor)
merupakan tiang dasar pengorganisasian yang
memungkinkan synergy terjadi.
Konsep synergy
 kelompok 2 orang atau lebih yang
bekerja
bersama secara kooperatif & dikoordinasikan
dapat mencapai
hasil lebih dari pada
dilakukan perseorangan.
BAGAN ORGANISASI FORMAL


STRUKTUR ORGANISASI
Terlalu komplek secara verbal
Perlu bagan organisasi
BAGAN ORGANISASI (Organization Chart)
Memperlihatkan susunan fungsi-fungsi
departemen-departemen, atau posisi-posisi
organisasi & menunjukkan bagaimana hubungan
di antaranya
5 Aspek Bagan Organisasi
1. Pembagian kerja
Kotak: Individu/ satuan organisasi
yang
bertanggung jawab & tingkat
spesialisasi
2. Manajer & bawahan atau
rantai perintah
Menunjukkan hubungan wewenang
tanggung
jawab yang
menghubungkan atasan & bawahan
dalam keseluruahan organisasi.
3.
Tipe pekerjaan yang dilaksanakan
Label + deskripsi kotak  pekerjaan
atau bidang tanggung jawab yang
berbeda.
4. Pengelompokan segmen-segmen
pekerjaan
Menunjukkan atas dasar apa kegiatan
organisasi dibagi-bagi
5. Tingkatan manajemen
Menunjukkan keseluruhan hirarki
manajemen
BENTUK-BENTUK ORGANISASI
1. BENTUK PIRAMID
Paling banyak digunakan
Sederhana, jelas, mudah dimengerti
2. BENTUK VERTIKAL
Menyerupai piramid
Berwujud tegak sepenuhnya
3. BENTUK HORIZONTAL
Aliran wewenang & tanggung kawab dari kiri
ke kanan
4. BENTUK LINGKARAN
Menekankan hubungan antara satu jabatan
dengan jabatan lainnya
Jarang digunakan
DEPARTEMENTALISASI

Merupakan pengelompokan kegiatankegiatan kerja suatu organisasi agar
kegiatan-kegiatan yang sejenis & saling
berhubungan dapat dikerjakan bersama
Bentuk departementalisasi…
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
FUNGSI : Pemasaran, akuntasi, produksi,
keuangan
PRODUK/ JASA: Divisi mesin cuci, lemari es,
radio
WILAYAH
LANGGANAN: Penjualan industri, pedagang
eceran, Pemerintah, militer, konsumen
PROSES ATAU PERALATAN
Departemen pemotongan, Kelompok perakitan,
bagian pembungkusan, bagian finishing
WAKTU : Shif I, II, III
PELAYANAN : Ekonomi, bisnis, eksekutif
ALPHA-NUMERICAL: Pelayanan telepon
PROYEK & MATRIK: Perusahaan konstruksi
dengan teknologi
tinggi, konsultan
Tipe Struktur Organisasi
1.
2.
3.
4.
5.
Lini
Lini Staff
Fungsional
Commite/Divisi
Matriks
LINI (GARIS)




“garis bersama” kekuasaan dan
tggjwb
bercabang
dari
tiap
pimpinan (top s/d low)
tiap atasan punya bawahan
tanggjwb hanya pd “satu” atasan
tiap
atasan
“DITUNTUT”
pengetahuan SERBAGUNA karena
tidak ada bantuan staff ahli

Kelebihan :




Garis tnggjwb dan wewenang SEDERHANA
Disiplin,
pengawasan
MUDAH
akibat
DELEGASI yg jelas
KEputusan LEBIH CEPAT
Kekurangan :



Perlu pimpinan CAKAP, pengetahuan luas
Tanpa staff ahli, beban tanggung jawab
administrasi yg BERAT
Koordinasi antar bagian secara HORISONTAL
sangat KURANG
LINI STAFF



biasanya untuk perusahaan besar
 luas area kerja dan bidang tgs yg
kompleks
Menyempurnakan kekurangan LINI
Ada “STAFF AHLI” :



ahli bidang ttt
Memberi nasehat dan saran pd
pimpinan jk ada kesulitan
Tidak ada HAK memerintah wawasan

Kelebihan :




Tercapai THE RIGHT MAN IN THE RIGHT
PLACE
Manajer hanya perlu keahlian khusus
bidangnya
Efektivitas tinggi  fungsi staff ada ahlinya
Kelemahan :


wewenang staf harus tegas  awalnya staf
beri nasehat namun bs jd perintah
Staf unefektif pd unit garis  jika hanya
menunggu untuk dimintai saran
FUNGSIONAL
o
o
o
Organisai berdasar fungsi (produksi,
personalia, keuangan, pemasaran)
Tggjwb karyawan tdk hanya 1
atasan
Pimpinan berhak perintah semua
karyawan selama berhubngan dg
bidang kerja
o
Kelebihan :



o
Munculnya SPESIALISASI PEKERJAAN
Mudah isi jabatan  sesuai keahliannya
Pengawasan teknis lbh efektif pd karyawan
Kelemahan :


Mematahkan kesatuan perintah dan tggjwb
 karyawan menerima perintah dr “banyak
atasan” dg kekuasaan yg sama
Antar spesialis ahli sulit kerja sama 
merasa fungsinya TERPENTING
PRESIDEN DIREKTUR
MANAJER
PRODUKSI
MANAJER
PEMASARAN
MANAJER
KEUANGAN
MANAJER
PERSONALIA
COMMITE/DIVISI



Bila secara fungsional
terlalu kompleks atau tidak
praktis
Divisi: Merancang,
memproduksi & memasarkan
produknya sendiri
Digunakan untuk perusahanperusahaan besar
PROYEK & MATRIK


Merupakan tipe departementasi
campuran, terstruktur dari satu
atau lebih dari tipe-tipe
departementasi.
Bermaksud mengkombinasikan
kebaikan-kebaikan fungsi & divisi
dan menghindarkan kekurangan
PROYEK



DEPARTEMENTASI pembentukan
tim-tim spesialis-spesialis
TUJUAN KHUSUS
Manajer proyek mempunyai
wewenang memimpin anggota
selama jangka waktu proyek.
Proyek selesai  tim dibubarkan
MATRIK



Departementasi sama dengan
proyek
Pada struktur matrik karyawan
mempunyai 2 atasan (di bawah 2
wewenang)
Rantai perintah pertama adalah
fungsional/ divisional  vertikal
KOORDINASI


KEGIATAN  DIBAGI BAGI & DIDEPARTEMENTASI

Perlu mengkoordinasikan
(mencapai tujuan)

Koordinasi efektif?
tergantung “rentang manajemen”
atau rentang kendali
KOORDINASI (=COORDINATION)
Proses pengintegrasian tujuan-tujuan & kegiatan-kegiatan pada satuansatuan terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsional) suatu
organisasi untuk mencapai tujuan organisasi
KEBUTUHAN ORGANISASI
 Tergantung pada sifat & kebutuhan komunikasi dalam
melaksanakan tugas.
 Tergantung pada derajat saling ketergantungan bermacammacam satuan pelaksananya.
Ada 3 macam derajat ketergantungan:
1. Saling ketergantungan yang menyatu
2. Saling ketergantungan yang berurutan
3. Saling ketergantungan timbal balik

POOLED INTERDEPENDENCE
POOLED INTERDEPENDENCE
DIVISI
PRODUK A
DIVISI
PRODUK B

SEQUENTIAL INTERDEPENDENCE
DEPTpembelian


DEPT produksi
RECIPROCAL INTERDEPENDENCE
Bagian

Bagian
Pemeliharaan

Operasi
RENTANG KENDALI
Berkaitan dengan jumlah bawahan
yang dapat dikendalikan secara efektif
oleh seorang manajer/ atasan.
 Jumlah bawahan yang secara langsung
memberikan laporan kepada atasan
tertentu
PENENTUAN RENTANGAN
YANG TEPAT  PENTING?


Mempengaruhi efisiensi manager & kerja
efektif bawahan
Berhubungan dengan struktur organisasi
 Sempit (tall)  banyak tingkat
pengawasan
 Melebar (flat)  tingkatan manajemen
sedikit
RENTANG OPTIMAL ?
1. Henri Fayol
-
Pengawasan produksi
-
Kepala Pengawas
2. Pendapat Lain
- 3-8 bawahan

20-30 orang karyawan
 2-4 pengawas produksi
3. VA. Gracunas
Rumus :

n 1

R  n 2  n 1
R = Jumlah hub
n = Jumlah bawahan
4. Jendr. Iian Hamilton  3-6 orang
5. Lyndall F. Urwick  paling banyak 6 orang