BAB 1 PENDAHULUAN

BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Gambaran Umum Perusahaan
Didirikan pada tahun 2006 sebagai milik lokal perusahaan 100%, oleh PT.
Johnson komunikasi consultancy group, PT. Johnson Com Indonesia diciptakan
untuk memberikan engineering and construction solusi untuk pasar domestik di
indonesia dan internasional di kawasan asia pasifik dan benua afrika. Keahlian tak
tertandingi kami berasal dari pengalaman bertahun-tahun dalam outside plant (osp),
teknik sipil & konstruksi serta isp / ibc layanan & teknologi informasi &
komunikasi industries. Dengan membawa pengalaman dan pengetahuan yang
mendalam bersama-sama dengan para profesional dari seluruh global, kami telah
mampu pastikan bahwa pangsa pasar kami adalah pada jangkauan penuh.
Setiap proyek yang dilakukan oleh perusahaan diawasi oleh tim manajemen
inti dipimpin oleh which kepala penasehat officer dan direktur proyek, Terry
Johnson. Dengan pengalaman lebih dari 35 tahun dalam osp dan industri ibc
telekomunikasi visinya tentang total quality management dikelola oleh manajer
umum perusahaan.
Dengan permintaan tumbuh untuk layanan kami yang berasal dari perusahaan
lokal yang sekarang menyadari pentingnya konstruksi dan mempertahankan
kualitas jaringan, kami telah menemukan kecocokan untuk prinsip bisnis kami.
Dengan memanfaatkan teknologi diperbarui dan peningkatan metode manajemen,
insinyur kami mampu untuk tetap di depan perkembangan teknologi baru
konstruksi dan metode ditingkatkan. Ini, dikombinasikan dengan memahami
tambahan dan inovasi menuju pembentukan praktek bisnis global dan etika adalah
apa yang memberi kita keunggulan bahwa menyediakan 100% kepuasan pelanggan
dan apa yang akan memimpin perusahaan pernah mampu mencapai nya pernyataan
visi global.
1
A. Logo Perusahaan
Gambar 1.1
JOHNSON COM INDONESIA
Sumber: http://johnsoncomms.com/
B. Visi & Misi
Visi dan Misi tercantum dalam rencana jangka panjang perusahaan yang
disetujui oleh Dewan Komisaris pada 4 November 2016:
Visi
“To
become
the
most
prominent
&
preferred
partner
for
Telecommunications, ITC (Information Technology Communications),
Construction Infrastructure Development, and specialized Consultancy
Services adding Business Value to our Customers organizations both
domestically and internationally”
Misi
“To bring leading Innovation, Team Work and Continuous Improvement
together through the highest quality of Engineering, Construction and
Consultancy Services delivering nothing less than 100% Customer
Satisfaction and seamless service excellence”
2
C. Stuktur Organisasi
Gambar 1.2
Stuktur Organisasi PT JOHNSON COM INDONESIA
Sumber: Arsip PT JOHNSON COM INDONESIA
Struktur organisasi pada suatu perusahaan sangatlah penting karena dari
struktur organisasi tersebut suatu perusahaan dapat menentukan strategi
apa yang dapat diterapkan untuk membantu mencapai tujuan dari
perusahaan. Berdasarkan struktur organisasi PT Johnson Com Indonesia
yang tertera pada gambar 1.2. Tersebut, terdapat penjelasan sebagai
berikut:
Chief Executife Officer (CEO) adalah jabatan tertinggi dalam struktur
organisasi yang dimiliki PT Johnson Com Indonesia. Pada gambar 1.2
tersebut, dapat dilihat bahwa CEO dihubungkan dengan garis lurus kepada
Management Representative, Technical Directur (CTO), Business
Development & Finance Director (CFO), GM Finance, HRD & Legal,
yang artinya adalah CEO memiliki garis komando kepada 4 divisi
dibawahnya.
D. Strategi Bisnis
3
PT Johnson Com percaya bahwa metode tim proyek adalah cara yang
paling efektif untuk mengelola kegiatan perusahaan kami. praktek
manajemen kami menempatkan penekanan besar pada manajemen proyek
lengkap. Semua Proyek ditangani oleh Tim Proyek penuh yang diawasi oleh
General Manager Setiap Divisi. Manajer Operasional Memimpin Tim
Proyek dan bersama-sama dengan Project Controller, antarmuka dengan
antara Nasabah, internal Departemen dan Pemasok untuk Pastikan Sukses
Proyek yang lengkap dapat Mencapai oleh penanganan jadwal waktu dan
tingkat kualitas sebagai utama KPI dari semua proyek.
Semua Tim kami telah melalui pelatihan yang ekstensif dan
pengembangan dan harus bekerja jalan melalui jajaran Menjadi permanen
proyek tim anggota. tim proyek kami dikenal untuk kemampuan dan
perhatian terhadap detail which telah melebihi harapan klien di Masa Lalu
dan Sekarang. Melalui Keterampilan Continuous Improvement dan Teknik
PT. Johnson Com Indonesia berkomitmen untuk berusaha menuju
memberikan kualitas tertinggi dalam Manajemen Proyek, dari tahap
perencanaan
melalui
sampai
penyelesaian
proyek,
serah
terima
penyelesaian dan masa garansi.
E. Aspek Manajemen
1. Aspek Produksi
Gambar 1.3 Business Units PT Johnson Com Indonesia
Sumber: Arsip PT Johnson Com Indonesia
❖ Telecommunications Infrastructure & ITC (Information Technology &
Communications) Engineering and Construction Division
Telecommunications Infrastructure Sector
4
PT. Johnson Com Indonesia beroperasi dengan Infrastruktur
Telekomunikasi sebagai bisnis inti. Sejak didirikan pada tahun 2006,
perusahaan telah Mampu bekerja meningkatkan cakupan saham dan jasa
pasar dari yang telah memungkinkan perusahaan untuk menjadi Mampu
Meningkatkan teknologi dan solusi penelitian dan pengembangan. Dengan
fokus ini perusahaan telah membentuk manajemen inti dan tim teknik untuk
bekerja sama dan terus meningkatkan dan mengembangkan layanan yang
ditawarkan oleh perusahaan.
▪
(PMC) Konsultasi Manajemen Proyek
PT. Johnson Com Indonesia bangga dapat menghadirkan klien
kami dengan kualitas tertinggi dan berbagi pengetahuan melalui
layanan kami pmc (manajemen proyek konsultansi). Inti kami
konsultasi tim telah menyelesaikan beberapa proyek terbesar di
telekomunikasi indonesia dan di seluruh globe di afrika, eropa dan
timur tengah.
Keterampilan ulasan ini telah diwariskan through dari konsultan
senior untuk merekrut new kami yang adalah apa yang membuat tim
kami target dan kualitas berorientasi kompak unit yang itu. Melalui
jangkauan kami pernah memperluas layanan kami telah mampu
menambah nilai proyek klien kami dari semua sudut dari siklus
hidup proyek. Di bawah ini adalah contoh diterapkan pmc untuk
turnkey proyek solusi telekomunikasi
Gambar 1.4
PMC PT Johson Com Indonesia
Sumber: Arsip PT Johnson Com Indonesia
5
▪
Jaringan Rekayasa Telecom & Jasa Desain
Gambar 1.5
Jaringan rekayasa telecom & jasa desain PT Johnson Com
Indonesia
Sumber: Arsip PT Johnson Com Indoenesia
PT. Johnson Com Indonesia telah menciptakan Rekayasa selesai
dan berdedikasi, Perencanaan & Design Department. Tim ini selesai
dilatih untuk bekerja dengan kami Specialized Software JCNT (JC
Jaringan Alat ©) yang yang merupakan program inti yang dirancang
dan dikembangkan untuk mengendalikan semua Teknis, Desain,
Perencanaan & Engineering kerja dari perencanaan proyek bertahap
(Termasuk studi Fundamental dan perencanaan) , tahap survey.
Gambar 1.6
Johnson Com Indonesia NP ( Netrwork Planning)
Sumber: Arsip PT Johnson Com Indonesia
6
Penyampaian melalui sampai desain, desain modifikasi /
variasi dan terakhir sebagai dibangun jaringan data. Layanan kami
adalah sebagai berikut: Data. Layanan kami adalah sebagai berikut:
1. Survey situs, desain termasuk SES (Survey situs Engineering)
& TSSR (Teknis Survey situs Report) dan survey investigasi
situs / Audit
2. Lengkap OSP (Outside Plant) dan IBC / S desain jaringan dari
Survey Stage, penciptaan sebagai jaringan rencana gambar
(Key Peta / Peta Lokasi, Schematics) termasuk lengkap BOQ
(Bill of quality) & BoM (Bill of Material) jalur oleh Line dan
Ringkasan
3. Jaringan desain (aktif & pasif Komponen) Solusi untuk FTTx
(GPON dan GEPON), HFC (Hybrid Fiber Coaxial), IP
Backbone
4. Spesifikasi Teknis / Konstruksi Gambar untuk semua Pekerjaan
Sipil Termasuk Struktural Analisis Building, Modeling &
Arsitektur 3D
▪
Konstruksi telekomunikasi dan Jasa Pemasangan
PT. Johnson Com Indonesia memiliki berbagai layanan dan
pengalaman di berbagai bidang adalah sebagai berikut:
•
SITAC (Site Acquisition) and Authority Permitting (ROW –
Right of Way)
•
Turnkey (OSP) Outside Plant Networks,
o Copper Networks, Additional Line Units
o Fiber Optic Access Networks (HFC, FTTx, Junction)
/ Cable Home Installation IKR
o Fiber Optic Backbone Networks.
•
Layanan kabel bawah laut Termasuk Pemutusan Sea Shore
End kabel, Pantai lubang Konstruksi dan Instalasi Inland
Kabel Fiber.
7
•
IBC/S In-building Coverage-Service,
•
Outdoor and Indoor Equipment (BTS, Microwave, MSAN)
•
Telecommunications CME (Telecommunication Towers,
Green Field and Roof Top)
•
Frequency Scanning, Drive Testing (RF, GSM, CDMA,
Wimax)
▪
•
Network Optimization & Monitoring
•
Maintenance and Managed Services
Mengatur layanan jaringan
Semua layanan kami dapat disampaikan sebagian berada di dasar
penjaga penjara termasuk pasokan bahan, instalasi pengujian &
commissioning.
▪
Outsourching & Outtasking
PT. Johnson Com Indonesia juga menyediakan outsourcing & outtasking siap untuk pergi ahli / insinyur di semua teknologi dan
disiplin ilmu yang berkaitan untuk telekomunikasi jaringan sebagai
berikut:
•
Insinyur survei untuk semua jenis jaringan
•
Telekomunikasi, teknik, structural & civil engineers cad
•
Perancang CAD
•
Design engineers (Planners)
•
Project managers / Field Operations Managers
•
Quality Control Engineers
•
Implementasi & pengawas konstruksi
•
Fiber optic dan kabel tembaga jointing & engineers
penghentian
•
Managed services engineers and technicians
8
Out-tasking - personil Johnson Com Indonesia bisa menghasilkan
desain, laporan, perencanaan dan gambar AutoCAD dan
menghasilkan standar dan spesifikasi manual untuk proyek-proyek
Anda. Hanya mengirim rincian Anda & persyaratan untuk kami di
sini:
•
Dokumentasi situs dan laporan manajemen (tssr, ses dll)
•
Pelaporan dan pengendalian dokumentasi manajemen
proyek (termasuk redline report & sebagai desain built /
gambar)
•
Permintaan survei / desain fundamental
•
Penyediaan baris baru (roll out) perencanaan & pelaporan
•
Survei rinci dan rinci route perencanaan jaringan untuk
semua teknologi asalkan
•
Instalasi & supervisi konstruksi (termasuk quality control)
•
Jointing, pengujian dan penerimaan pelanggan
•
Restorasi, hiburan dan perawatan pencegahan.
Information Technology Division
▪
Software dan Pengembangan Basis Data (Aplikasi Bisnis)
PT. Johnson Com Indonesia telah mengembangkan platform untuk
mengembangkan manajemen disesuaikan dan sistem informasi
manajemen. Produk kami dirancang dan direkayasa untuk secara
khusus cocok untuk pelanggan kami independen kebutuhan
manajerial.
Gambar 1.6 JC-HR-V3 HRD Data Management
Sumber: Arsip PT Johnson Com Indonesia
9
•
User Friendly dan modern Graphical User Interface dengan
Microsoft Access 2007
•
Penyimpanan data di akses dan terintegrasi dengan
postgresql atau mysql untuk memastikan akses yang lebih
cepat, stabilitas dan kinerja secara keseluruhan ditingkatkan
•
Disesuaikan dan cocok untuk kebutuhan pelanggan
independen dan tingkat keterampilan manajerial
•
Kinerja
tinggi
expendability,
fleksibilitas,
aplikasi
skalabilitas, mengurangi pengembangan kali & penegakan
standar
•
High storage capacity , application program independence
•
Backup and recovery, security and privacy (on management
levels)
•
Data sharing with centralized technology
Gambar 1.7 Architecture Johnson Com Indonesia
Sumber: Arsip PT Johnson Com Indonesia
Produk kami mulai dengan model dasar untuk berbagai fungsi
termasuk namun tidak terbatas pada: sumber daya manusia, logistik
& inventory (pergudangan) control, manajemen proyek, proyek
pengendalian dan administrasi, penjualan & pemasaran, manajemen
kontrak, finance & accounting, point of sales, manajemen aset,
dokumen control, manajemen voucher, pengendalian produksi dan
banyak produk lainnya.
10
Gambar 1.8 Rencana Manajemen Proyek (PMP) JCI
Sumber: Arsip PT Johnson Com Indonesia
▪
IT Jaringan Hardware dan Pengembangan Keamanan
PT. Johnson Com berpengalaman dalam pembangunan dan
pemeliharaan infrastruktur TI. Tim kami yang berpengalaman telah
dirancang dan dibuat Termasuk Local Area Networks dan Wide
Area Networks Jaringan. Kami dapat menyediakan:
•
Jaringan Desain dan Topologi Perencanaan (LAN, WAN,
MAN, GAN, IP backbone, MPLS Teknologi, Direct Line
(FO Link), Wireless dll
•
Pasokan dan Instalasi semua Hardware dan Teknologi
Komponen (Aktif dan Pasif Devices)
•
Pasokan dan Integrasi Server dan Peralatan
•
Pasokan dan Instalasi semua Kabel, ducting, dll
•
Integrasi jaringan
•
keamanan jaringan
•
Jaringan Managed Services
11
PT. Johnson Com Indonesia juga menyediakan solusi dan Sub
Distributor untuk Peralatan CCTV Acti Solusi, dengan mitra kami,
kami bekerja sama untuk menyediakan solusi keamanan yang
lengkap dan perangkat lunak kustom untuk klien kami, ini termasuk
ponsel dan web pemantauan yang menciptakan ketenangan pikiran
untuk kami klien sementara mereka berada di luar rumah atau
kantor. Gerak Web kami mendeteksi menyimpan cakram dan ruang
memori yang memungkinkan klien kami untuk mendapatkan yang
terbaik dari Ulasan jaringan CCTV mereka.
❖ Civil Infrastructure Engineering and Construction
PT. Johnson Com Indonesia melihat peluang dalam membangun dan
pembangunan infrastruktur proyek lainnya kini telah mendirikan teknik
sipil & jasa pihak pada persetujuan sebagai divisi independen berharap
untuk memperoleh saham di pasar berkembang di asia. Divisi ini didirikan
berasal dari rute kami di telekomunikasi pembangunan menara, jembatan
dan manholes besar dalam pembangunan infrastruktur sipil.
Divisi ini akan fokus pada membangun dan berkembang non bisnis
sektor telekomunikasi dengan memasukkan pasar lain, termasuk industri,
perumahan, commecrical dan infrastruktur untilities umum. Semua layanan
yang ditawarkan dengan sebagian atau penuh turnkey termasuk
memperkirakan, (qty survei), desain, archtecture, bahan dan konstruksi
termasuk desain interior, 3d modeling dll
•
Public Utilities
•
Industrial / Commercial
•
Residential Construction and Remodeling
2. Aspek Kuangan
Pada tahun 2016 PT Johnson Com Indonesia mulai beralih dari
sistem keuangan sederhana menjadi sistem keuangan tersturktur. Dilatar
belakangi oleh perkembangan bisnis perusahaan yang semakin
berkembang dan lini bisnis yang semakin meluas sehingga dibuatlah
12
sistem keuangan yang terintegritas. Sistem Keuangan Perusahaan
Johnson Com Indonesia di kelola oleh divisi Finance Administration
yang dipimpin oleh seorang GM Finance, HRD, & Legal.
Sumber dana pemasukan perusahaan berasal dari pendapatan yang
didapatkan dari klien yang bekerjasama dengan perusahaan. Dana
tersebut selanjutnya dialokasikan untuk biaya operasional perusahaan,
penggajian karyawan, fasilitas karyawan dan biaya-biaya terkait
pemasaran.
3. Aspek Pemasaran
PT Johnson Com Indonesia membangun relasi dengan unit lain dan
keyperson (internal/eksternal) untuk membantu tugasnya. Dengan
banyaknya tender yang sudah dikerjakan membuat perusahaan lain
dapat mempercayai kinerja kami sehingga banyak perusahaan lain
menggunakan jasa PT Johnson Com Indonesia.
4. Aspek Sumber Daya Manusia
PT. Johnson Com Indonesia karyawan total tenaga kerja 64
karyawan dengan bawah yang menunjukkan rincian dan status:
Tabel 1. Karyawan JCI
Sumber: Arsip PT Johnson Com Indonesia
PT. Johnson Com Indonesia Juga memiliki Tenaga Kerja tenaga kerja siaga dan
Mampu Memobilisasi Sampai 2.000 (dua ribu) Pekerja Konstruksi pada waktu
tertentu. (CV tersedia berdasarkan permintaan).
13
1.2 Lingkup Unit Kerja
A. Lokasi Unit Kerja Praktek (Magang)
PT Johnson Com Indonesia memiliki 1 lokasi kantor utama dan 5
gudang, kantor utama terletak pada Jl. Gudang Peluru Utara I Komp.
Gudang Peluru Blok C 104B Jakarta Selatan. Gudang pertama terletak di
wilayah Jakarta, gudang kedua terletak di wilayah Bandung,gudang ketiga
terletak di wilayah Malang, gudang keempat terletak di wilayah Surabaya,
dan gudang terakhir terletak di wilayah Medan.
Lokasi perusahaan tempat penulis magang berlangsung adalah kantor
utama berada di Kota Jakarta Selatan. Penulis melaksanaan kegiatan
magang pada Project Management Operations (PMO).
B. Lingkup Penugasan
Dalam melaksanakan kegiatan praktek kerja magang, penulis
ditempatkan pada bidang Project Management Operations berada
dibawah divisi Project Controlling & Administration. Ada pun peran
bidang Project Management Operations adalah sebagai berikut :
▪
Membuat lembar kerja pada microsoft excel , microsoft project,
untuk input & output dan untuk pengecekan pekerjaan
▪
Melakukan CRUD pada website yang telah di tentukan. Website
yang digunakan yaitu sharepoint dari microsoft office 365.
C. Rencana dan Penjadwalan Kerja
Periode magang yang di lakukan oleh penulis pada PT Johnson Com
Indonesia dilaksanakan selama 30 hari kerja, dimulai pada tanggal 23 Mei
2017 sampai dengan tanggal 13 Juli 2017. Pelaksanaan magang dilakukan
setiap hari kerja. Adapun waktu kerja sebagai berikut:
Tabel 2.1 Waktu Pelaksanaan Magang
Hari Kerja
Senin - Jumat
Jam Kerja (Normal)
09.00-18.00 WIB
Jam
Kerja
(Selama
Bulan 09.00-17.00 WIB
Ramadhan)
14
BAB II
KAJIAN TEORITIS
2.1. Proyek
Schwalbe yang diterjemahkan oleh Dimyati & Nurjaman (2014:2) menjelaskan
bahwa proyek adalah usaha yang bersifat sementara untuk menghasilkan produk
atau layanan yang unik. Pada umumnya, proyek melibatkan beberapa orang yang
saling berhubungan aktivitasnya dan sponsor utama proyek biasanya tertarik dalam
penggunaan sumber daya yang efektif untuk menyelesaikan proyek secara efisien
dan tepat waktu.
Nurhayati (2010:4) menjelaskan bahwa sebuah proyek dapat diartikan sebagai
upaya atau aktivitas yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan, sasaran dan
harapan-harapan penting dengan menggunakan anggaran dana serta sumber daya
yang tersedia, yang harus diselesaikan dalam jangka waktu tertentu
Heizer dan Render (2006:81) menjelaskan bahwa proyek dapat didefinisikan
sebagai sederetan tugas yang diarahkan kepada suatu hasil utama.
2.2. Manajemen
Menurut T.Hani Handoko (2000:10) manajemen adalah bekerja dengan orangorang untuk menentukan, menginterprestasikan, dan mencapai tujuan-tujuan
organisasi dengan pelaksanaan fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian,
penyusunan personalia, pengarahan, kepemimpinan dan pengawasan.
Menurut Mulayu S.P Hasibuan (2000:2) mengemukakan bahwa manajemen
adalah ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia dan
sumber-sumber lainnya secara efektif dan efesien untuk mencapai satu tujuan.\
Hasibuan (2006:2), menjelaskan bahwa manajemen adalah Ilmu dan seni
mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya
secara efektif dan efisien untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
15
Kosasih dan Soewedo (2009:1), menjelaskan bahwa manajemen adalah
Pengarahan menggerakkan sekelompok orang dan fasilitas dalam usaha untuk
mencapai tujuan tertentu.
George R. Terry, mengatakan bahwa manajemen merupakan proses yang khas
yang terdiri dari tindakan-tindakan : perencanaan, pengorganisasian, menggerkan
dan pengawasan yang dialkukan untuk menentukan serta mencapai sasaran-sasaran
yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan sumber daya manusia serta sumbersumber lain.
2.3. Manajemen Personalia
Menurut Edwin B. Plippo (2001) mengemukakan bahwa manajemen personalia
adalah perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan dari
pengadaan, pengembangan, pemberian balas jasa, pengintegrasian, pemeliharaan
dan pemutusan hubungan kerja karyawan dengan maksud mencapai tujuan-tujuan
individu karyawan, perusahaan atau organisasi dan masyarakat.
Menurut T Hani Handoko (2003:04) definis manajemen personalia adalah
Manajemen personalia adalah sebagai penarikan, seleksi pengembangan,
pengguaan dan pemeliharaan sumber daya untuk mencapai tujuan baik tujuan
individu maupun tujuan organisasi.
Menurut Nitisemito (2005:33) Manajemen Personalia adalah suatu ilmu seni
untuk melaksanakan antara planning, organizing, actuating, dan controlling
sehingga efektifitas dan efisiensi personalia dapat ditingkatkan semaksimal
mungkin dalam pencapaian tujuan.
2.4. Manajemen Operasional
Pangestu Subagyo (2000:1), Manajemen operasional adalah penerapan ilmu
manajemen untuk mengatur seluruh kegiatan produksi atau operasional agar dapat
dilakukan secara efisien
16
Eddy Herjanto (2003:2), Manajemen operasional dapat diartikan sebagai suatu
proses yang berkesinambungan dan efektif menggunakan fungsi fungsi manajemen
untuk mengintegrasikan berbagai sumber daya secara efisien dalam rangka
mencapai tujuan.
Jay Heizer dan Barry Render (2005;4), Manajemen operasional adalah
serangkaian kegiatan yang menghasilkan nilai dalam bentuk barang dan jasa
dengan mengubah input menjadi output.
2.5. Manajemen Proyek
Soeharto yang diterjemahkan oleh Dimyati & Nurjaman (2014:22),
mendefinisikan manajemen adalah proses merencanakan, mengorganisasikan,
memimpin, dan mengendalikan kegiatan anggota serta sumber daya yang lain untuk
mencapai sasaran organisasi (perusahaan) yang telah ditentukan.
Manajemen proyek (Project Management) adalah suatu rangkaian aktivitas
yang didalamnya terdiri dari kegiatan perencanaan, penjadwalan dan pengendalian
proyek yang terdiri dari beberapa aktivitas/kegiatan. Manajemen proyek dapat
diterapkan pada jenis proyek apapun, dan dipakai secara luas untuk menyelesaikan
proyek yang besar dan kompleks. Fokus utama manajemen proyek adalah
pencapaian tujuan akhir proyek dengan segala batasan yang ada, waktu, dan dana
yang tersedia.
Ada tiga garis besar yang dibahas dalam manajemen proyek untuk menciptakan
berlangsungnya sebuah proyek, yaitu :
•
Perencanaan
Untuk mencapai tujuan, sebuah proyek perlu suatu perencanaan
yang matang. Yaitu dengan meletakkan dasar tujuan dan sasaran dari
suatu proyek sekaligus menyiapkan segala program teknis dan
administrasi agar dapat diimplementasikan.Tujuannya agar memenuhi
persyaratan spesifikasi yang ditentukan dalam batasan waktu, mutu,
biaya dan keselamatan kerja. Perencanaan proyek dilakukan dengan
17
cara studi kelayakan, rekayasa nilai, perencanaan area manajemen
proyek (biaya, mutu, waktu, kesehatan dan keselamatan kerja,
sumberdaya, lingkungan, resiko dan sistem informasi.
•
Penjadwalan
Merupakan implementasi dari perencanaan yang dapat memberikan
informasi tentang jadwal rencana dan kemajuan proyek yang meliputi
sumber daya (biaya, tenaga kerja, peralatan, material), durasi dan
progres waktu untuk menyelesaikan proyek. Penjadwalan proyek
mengikuti perkembangan proyek dengan berbagai permasalahannya.
Proses monitoring dan updating selalu dilakukan untuk mendapatkan
penjadwalan yang realistis agar sesuai dengan tujuan proyek. Ada
beberapa metode untuk mengelola penjadwalan proyek, Barchart,
Penjadwalan Linear, Network Planning dan waktu dan durasi kegiatan.
Bila terjadi penyimpangan terhadap rencana semula, maka dilakukan
evaluasi dan tindakan koreksi agar proyek tetap berada dijalur yang
diinginkan.
•
Pengendalian Proyek
Pengendalian mempengaruhi hasil akhir suatu proyek. Tujuan
utamanya yaitu meminimalisasi segala penyimpangan yang dapat
terjadi selama berlangsungnya proyek. Tujuan dari pengendalian proyek
yaitu optimasi kinerja biaya, waktu , mutu dan keselamatan kerja harus
memiliki kriteria sebagai tolak ukur. Kegiatan yang dilakukan dalam
proses pengendalian yaitu berupa pengawasan, pemeriksaan, koreksi
yang dilakukan selama proses implementasi.
PMO atau Project Management Operation adalah sebuah divisi atau
departemen dalam organisasi yang menentukan dan menjaga standar dalam
manajemen proyek dalam organisasi tersebut. Tujuan utama dibentuknya PMO
adalah untuk mendapatkan keuntungan maksimal dengan menstandardisasikan dan
mendisiplinkan proyek menurut peraturan, proses dan metode tertentu.
18
Hobbs & Aubrey, menyebutkan ada sekitar 27 peran atau fungsi dari PMO.
Dari 27 fungsi tersebut dikelompokkan menjadi 5 kelompok fungsi, yaitu :
1. Monitoring & Controlling
2. Pengembangan kompetensi dan metodologi Manajemen Proyek
3. Manajemen Multi-Proyek
4. Manajemen Strategi
5.
Proses pembelajaran organisasi
Project Management merupakan aplikasi dari pengetahuan ( knowledge ),
skills, tools & technique dalam suatu project untuk memenuhi tujuanya. Tantangan
dalam Project Management yaitu mencapai tujuan dengan batasan ruang lingkup (
scope ), waktu ( time ) dan biaya ( cost ) atau disebut Project Management Triangle.
2.6. Monitoring
Menurut Cassely dan Kumar (1987), mengemukakan monitoring merupakan
program yang terintegrasi, bagian penting dipraktek manajemen yang baik dan
arena itu merupakan bagian integral di manajemen sehari-hari.
Menurut Calyton dan Petry (1983), mengemukakan monitoring sebagai suatu
proses mengukur, mencatat, mengumpulkan, memproses dan mengkomunikasikan
informasi untuk membantu pengambilan keputusan manajemen program/proyek.
Menurut Oxfam (1995), Monitoring adalah mekanisme yang sudah menyatu
untuk memeriksa yang sudah untuk memeriksan bahwa semua berjalan untuk
direncanakan dan memberi kesempatan agar penyesuaian dapat dilakukan secara
metodologis.
Menurut WHO monitoring adalah suatu proses pengumpulan dan menganalisis
informasi dari penerapan suatu program termasuk mengecek secara reguler untuk
melihat apakah kegiatan/program itu berjalan sesuai rencana sehingga masalah
yang dilihat / ditemui dapat diatasi.
19
BAB III
AKTIVITAS PENUGASAN MAGANG
3.1. Realisasi Kegiatan Magang
Tabel 3.1. Tabel Aktivitas Magang
Hari Tanggal Jenis Aktivitas Magang
Tugas yang Diberikan
Pencapaian Tugas
Ke
1
23 Mei Perkenalan
Aktivitas
a. Mempelajari
a. Mengenal
bagaimana
lingkungan dan
2017
Magang dan Lingkungan
lingkungan
rekan
rekan
Kantor
kantor
kanto
b. Memperhatikan
b. Mengetahui
arahan mengenai
tugas
yang
tugas
yang
diberikan
diberikan pada
selama magang
saat Magang
2
a. Mengetahui
a. Memperhatikan
24 Mei Persiapan Data yang telah
cara
arahan mengenai
2017
diunduh pada website
menggunakan
cara
kerja
pada
atau
Power BI dan sharepoint
web application
mengoperasikan
office 365
b. Mempelajari
aplikasi
yang
bagaimana cara
akan digunakan
kerja
dengan
b. Mengetahui apa
menggunakan
saja yang akan
MS.Excel, MS.
dikerjakan
Project
3
26 Mei Menginput data pada
2017
database pada bagian
Submit APD
a. Memasukan data
ke
dalam
database master
PT Johnson Com
Indonesia
a. Memasukan
data ke dalam
database pada
Power BI
20
4
5-7
8-9
1011
12
29 Mei Pengontrolan data daerah
2017
yang statusnya done
a. Mengelompokan
data berdasarkan
kategori done
b. Menginput data
tanggal
mulai
dan selesainya
pengerjaan atau
implementasi
30 Mei Menginput / list data pada
–
02 kategori RW, Keluruhan,
Juni
dan Keterangan
2017
a. Memasukan data
RW, Kelurahan,
dan Keterangan
pada database
master
5-6 Juni Cek status pada pekerjaan
2017
yang sudah di survey dan
list data RW, Kelurahan
dan Keterangan
a. Pengelompokan
data yang sudah
di survey
b. List
dan
memasukan data
RW, Kelurahan,
dan Keterangan
7-8 Juni Merubah tampilan website
2017
http://johnsoncomms.com/
a. Mengubah
tampilan website
PT Johnson
b. Menambahkan
slider
pada
website
c. Merubah bagian
header
dan
footer
9 Juni Check list document.
2017
Perapihan & pengontrolan
dokumen daerah kepling
II, XI Petisah hulu Medan
a. Merapihkan
arsip, mengecek,
dan
memberi
ceklist dokumen
yang sudah ada
a. Mengelompok
data
kategori
done
b. Memasukan
data
tanggal
mulai
dan
selesai
implementasi
a. Memasukan dan
list data RW,
Kelurahan, dan
Keterangan
a. Mengelompok
data yang sudah
di survey
b. Memasukan &
list data RW,
Kelurahan, dan
Keterangan
a. Mengubah
warna
dan
tampilan
b. Menambahkan
slider
c. Merubah bagian
header
dan
footer
a. Merapihkan
arsip,
mengecek, dan
memberi ceklist
dokumen yang
sudah ada dan
disatukan pada
folder
yang
sudah
disediakan
berdasarkan
region
21
13
14
15
12 Juni Check list document.
2017
Perapihan & pengontrolan
dokumen daerah kepling I,
III Dwikora Medan
a. Merapihkan
arsip, mengecek,
dan
memberi
ceklist dokumen
yang sudah ada
13 Juni Check list document.
2017
Perapihan & pengontrolan
dokumen daerah kepling
IX, VIII Dwikora Medan
a. Merapihkan
arsip, mengecek,
dan
memberi
ceklist dokumen
yang sudah ada
14 Juni Check list document.
2017
Perapihan & pengontrolan
dokumen daerah kepling
XII Dwikora, XIII Gedung
Johor Medan
a. Merapihkan
arsip, mengecek,
dan
memberi
ceklist dokumen
yang sudah ada
a. Merapihkan
arsip,
mengecek, dan
memberi ceklist
dokumen yang
sudah ada dan
disatukan pada
folder
yang
sudah
disediakan
berdasarkan
region
a. Merapihkan
arsip,
mengecek, dan
memberi ceklist
dokumen yang
sudah ada dan
disatukan pada
folder
yang
sudah
disediakan
berdasarkan
region
a. Merapihkan
arsip,
mengecek, dan
memberi ceklist
dokumen yang
sudah ada dan
disatukan pada
folder
yang
sudah
disediakan
berdasarkan
region
22
16
17
18
15 Juni Check list document.
2017
Perapihan & pengontrolan
dokumen daerah kepling
XVII Harjosari, II Vila
gading mas
a. Merapihkan
arsip, mengecek,
dan
memberi
ceklist dokumen
yang sudah ada
16 Juni Check list document.
2017
Perapihan & pengontrolan
dokumen daerah kepling 1
Sekip
a. Merapihkan
arsip, mengecek,
dan
memberi
ceklist dokumen
yang sudah ada
19 Juni Check list document.
2017
Perapihan & pengontrolan
dokumen daerah kepling II
Sekip
a. Merapihkan
arsip, mengecek,
dan
memberi
ceklist dokumen
yang sudah ada
a. Merapihkan
arsip,
mengecek, dan
memberi ceklist
dokumen yang
sudah ada dan
disatukan pada
folder
yang
sudah
disediakan
berdasarkan
region
a. Merapihkan
arsip,
mengecek, dan
memberi ceklist
dokumen yang
sudah ada dan
disatukan pada
folder
yang
sudah
disediakan
berdasarkan
region
a. Merapihkan
arsip,
mengecek, dan
memberi ceklist
dokumen yang
sudah ada dan
disatukan pada
folder
yang
sudah
disediakan
berdasarkan
region
23
1920
21
2226
2730
20-21
Juni
2017
Check list document.
Perapihan & pengontrolan
dokumen daerah kepling
III, IV Anggrung
a. Merapihkan
arsip, mengecek,
dan
memberi
ceklist dokumen
yang sudah ada
22 Juni Check list document.
2017
Perapihan & pengontrolan
dokumen daerah kepling
IX Teladan Timur
a. Merapihkan
arsip, mengecek,
dan
memberi
ceklist dokumen
yang sudah ada
3-7 Juli Check list document.
2017
Perapihan & pengontrolan
dokumen daerah kepling V
Anggrung,
V
Sekip,
X,XIV
Pangkalan
masyhur, Taman P. Surya
Kedai Durian
a. Merapihkan
arsip, mengecek,
dan
memberi
ceklist dokumen
yang sudah ada
10-13
Juli
2017
a. Memasukan data
laporan harian
berdasarkan
tanggal
dan
region
Memasukan data laporan
harian backbone daerah
Bandung, Jakarta, Malang,
dan Medan
a. Merapihkan
arsip,
mengecek, dan
memberi ceklist
dokumen yang
sudah ada dan
disatukan pada
folder
yang
sudah
disediakan
berdasarkan
region
a. Merapihkan
arsip,
mengecek, dan
memberi ceklist
dokumen yang
sudah ada dan
disatukan pada
folder
yang
sudah
disediakan
berdasarkan
region
a. Merapihkan
arsip,
mengecek, dan
memberi ceklist
dokumen yang
sudah ada dan
disatukan pada
folder
yang
sudah
disediakan
berdasarkan
region
a. Memasukan
data
laporan
harian
berdasarkan
tanggal
dan
region
24
Dalam menjalankan aktivitas bisnisnya, Perusahaan Johnson Com
Indonesia membentuk suatu kerjasama dengan klien kliennya. Agar hubungan
kerjasama kedua belah pihak antara PT Johnson Com Indonesia dengan klien tetap
berjalan baik, PT Johnson Com Indonesia membuat sebuah program untuk
meningkatkan rasa kepercayaan terhadap klien klien PT Johnson Com Indonesia,
dengan cara memberikan layanan yang terbaik.
Berdasarkan tabel aktivitas magang diatas dan sehubungan dengan program
yang dibuat oleh PT Johnson Com Indonesia, sehingga selama berlangsungnya
kegiatan magang penulis mendapatkan tugas yaitu mendata dan memonitoring
pekerjaan yang ada pada lapangan. Adapun penjelasan kegiatan selama penulis
magang sebagai berikut.
1. Memasukan dan memonitoring data pada database yang dimiliki oleh
PT Johnson Com Indonesia
Penulis diberikan tugas untuk memasukan data yang bersumber dari
lapangan ke dalam database yang dimiliki oleh Perusahaan. Selain,
memasukan data penulisan juga mengontrol data pekerjaan yang ada
dilapangan apakah ada kejanggalan atau tidak. Penulis juga merapihkan
asrip dokumen untuk dikirimkan kepada klien.
2. Tugas lain-lain
Tugas lain yang diberikan oleh petugas yaitu mengurus website PT
Johnson
Com
Indonesia
yang
mana
dapat
diakses
di
http://johnsoncomms.com/ .
3.2. Relevansi Teori dan Praktek
Berdasarkan kegiatan magang yang dijalani penulis selama 30 hari kerja di
PT Johnson Com Indonesia, maka penulis dapat melihat relevansi antara praktik
yang dijalani dengan teori yang telah didapatkan selama perkuliahan. Jika dilihat
secara umum, relevansi tersebut antara lain:
25
A. Proyek
Proyek merupakan suatu kegiatan usaha yang kompleks, sifatnya tidak
rutin, memiliki keterbatasan terhadap waktu, anggaran dan sumber daya serta
memiliki spesifikasi tersendiri atas produk yang akan dihasilkan. Dengan
adanya keterbatasan-keterbatasan dalam mengerjakan suatu proyek, maka PT
Johnson Com Indonesia membuat sebuah organisasi proyek sangat dibutuhkan
untuk mengatur sumber daya yang dimiliki agar dapat melakukan aktivitasaktivitas yang sinkron sehingga tujuan proyek bisa tercapai. Organisasi proyek
juga dibutuhkan untuk memastikan bahwa pekerjaan dapat diselesaikan dengan
cara yang efisien, tepat waktu dan sesuai dengan kualitas yang diharapkan.
B. Manajemen Personalia
PT Johnson Com Indonesia merupakan perusahaan yang bergerak dibidang
jasa kontraktor. Pekerjaan tersebut membutuhkan tenaga kerja yang mengerti
dalam bidang tersebut. Untuk itu, manusia tetap memegang peranan penting
dalam hal menjalankan pekerjaan dan juga untuk keberhasilan perusahaan. PT
Johnson Com Indonesia sadar akan hal tersebut sehingga PT Johnson Com
Indonesia membuat suatu sistem standar untuk perekrutan, seleksi dan
penempatan tenaga kerja. Hal ini relevansi dengan teori manajemen personalia
yang dikemukaan oleh Flippo (2002:5) Manajemen Personalia adalah
perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan kegiatan kegiatan
pengadaan,
pengembangan,
pemberian
kompensasi,
pengintegrasian,
pemeliharaan, dan pelepasan sumber daya manusia agar tercapai berbagai
tujuan individu, organisasi, dan masyarakat.
C. Manajemen Proyek
Ada tingkat kegagalan yang sangat tinggi antara proyek-proyek sistem
informasi. Di hampir setiap organisasi, proyek sistem informasi mengambil
lebih banyak waktu dan uang untuk melaksanakan daripada yang diantisipasi
atau sistem selesai tidak bekerja dengan benar. Ketika suatu sistem informasi
tidak memenuhi harapan atau biaya terlalu banyak untuk mengembangkan,
26
perusahaan mungkin tidak menyadari manfaat dari investasi sistem informasi
mereka, dan sistem mungkin tidak dapat memecahkan masalah yang itu
dimaksudkan. Pengembangan sistem baru harus hati-hati dikelola dan diatur,
dan cara proyek dijalankan mungkin menjadi faktor yang paling penting yang
mempengaruhi hasilnya. Itulah mengapa penting untuk memiliki beberapa
pengetahuan tentang mengelola proyek sistem informasi dan alasan mengapa
mereka berhasil atau gagal. Maka dari itu PT Johnson Com Indonesia
mengelola proyek dengan sistem informasi agar pekerjaan terkoordinir dengan
baik dan berjalan sesuai rencana terdahulu.
Manajemen proyek meliputi proses perencanaan ( planning ) kegiatan,
pengaturan ( organizing ), pelaksanaan dan pengendalian ( controlling ). Proses
perencanaan, pengaturan, pelaksanaan dan pengendalian tersebut dikenal
dengan proses manajemen. Menurut R. Sutjipto (1985), sebuah proyek dapat
didefenisikan sebagai suatu usaha dalam jangka waktu yang ditentukan dengan
sasaran yang jelas yaitu mencapai hasil yang telah dirumuskan pada waktu awal
pembangunan proyek akan dimulai.
D. Manajamen Operasional
Manajemen operasional ialah suatu bentuk dari pengelolahan yang
menyeluruh dan optimal pada sebuah masalah tenaga kerja, barang, mesin,
peralatan, bahan baku, atau produk apapun yang bisa dijadikan sebuah barang
atau jasa yang tentunya bisa di perjual belikan. Yang dimana ada tanggung
jawab dari manajer operasional terhadap penghasilan produk atau jasa,
mengambil sebuah keputusan yang berhubungan dengan fungsi operasi dan
sistem transformasi, dan menimbangkan pengambilan keputusan dari fungsi
operasi. PT Johnson Com Indonesia bergerak dibidang jasa kontraktor sehingga
harus memperhatikan antara waktu pengerjaan dan berapa biaya yang
diperlukan. Tujuan dari operasional untuk meningkatkan efesiensi, efektivtas (
produktivitas), mengurangi biaya ( ekonomi), meningkatkan kualitas ( quality),
dan mengurangi waktu proses produksi.
27
E. Monitoring
Menurut Ardianto (2007:62) Media monitoring pada dasarnya merupakan
bentuk pemantauan dan pengumpulan informasi mengenai tahapan pencapaian
tujuan sebuah program atau kegiatan. Teori ini relevan dengan penugasan
penulis selama melakukan aktivitas magang. Dimana penulis diberikan tugas
yaitu untuk monitoring data yang diberikan oleh pekerja yang ada dilapangan.
Dimana tujuan dari penugasan tersebut untuk mengontrol apa saja yang sudah
dikerjakan dan yang belum dikerjakan.
3.3. Permasalahan
Selama menjalani aktivitas magang, beberapa masalah timbul dalam
pengerjaan penugasan magang, yaitu:
a. Kurangnya koordinasi antara pekerja lapangan dengan data yang
diberikan kepada divisi PMO ( Project Management Operation )
b. Masih banyak data yang tidak sinkron dengan implementasi yang ada
dilapangan.
28
Tabel 3.2 Alur proses pengerjaan proyek
29
Alur proses pengerjaan proyek dari PT Johnson Com Indonesia dengan
klien yang sudah sepakat untuk pengerjaan suatu hal. Sebelum mengerjakan proyek
tersebut PT Johnson Com Indonesia membentuk suatu organisasi atau divisi agar
pengerjaan tersebut efesien. Untuk pengerjaan harus ada perizinan dari warga
setempat untuk pengerjaan proyek. Bagian permit akan mengajukan permintaan
izin untuk penanam tiang atau penggalian agar ketika pelaksaan tidak bentrok
dengan surat izin. Ketika izin sudah dikantongi maka bagian desain akan membuat
suatu rancangan basic map yang nantinya akan disurvey.
Survey dilakukan untuk mengecek daerah mana saja yang sudah ada tiang
dan belum ada tiang. Saat survey maka akan dicocokkan dengan basic map yang
sudah dibuat, jika ada yang tidak sesuai akan di ubah . Data survey tersebut akan
diberikan kepada bagian desain autocad untuk menggambar denah lokasi yang akan
dikerjakan, setelah desain jadi maka akan menghitung material yang dibutuhkan
dan berapa banyak biaya yang akan dikeluarkan. Gambar rancangan tersebut akan
di bawa dalam pertemuan antara pihak PT Johnson Com Indonesia dengan klien
agar mengetahui daerah mana saja yang akan dikerjakan.
Pertemuan tersebut akan menghasilkan keputusan apakah baik untuk
dikerjakan atau tidak , dan dokumen tersebut akan ditandatangi oleh kedua pihak.
Setelah kedua pihak setuju untuk pengerjaan maka bagian PMO membuat database
untuk pengumpulan data. Data akan disimpan memulai aplikasi online dan offline.
Ketika itu sudah selesai maka mencari pekerja untuk mengerjakan proyek tersebut.
PT Johnson akan mencari pekerja melalui mandor-mandor yang sudah
berpengalaman dalam pengerjaan tersebut. Jika pekerja tersebut sudah setuju
dengan harga yang akan diberikan oleh pihak perusahaan maka pengerjaan akan
segera dilaksanakan.
Dalam pelaksanaan pengerjaan ada bagian waspang (pengawas lapangan)
yang akan mengawasi pekerjaan yang dilakukan oleh pekerja. Jika ada yang tidak
benar dalam pengerjaan tersebut maka waspang akan menyuruh mereka untuk
menyeselaikan tugas tersebut. ATP atau pihak klien akan mengecek ke lapangan
30
untuk mengetahu sejauh mana proyek sedang dikerjakan. Jika pengerjaan selesai
maka akan dibuatnya surat berita acara uji terima yang akan diberikan kepada klien.
Semua dokumen dipegang oleh admin atau bagian PMO sehingga jika ada
kesalahan data akan menyebabkan kerugian. Setelah data tersusun rapih dan
pengerjaan tidak ada komplen dari klien maka dokumen diberikan kepada klien.
Kekurangan dari proses kerja yaitu :
•
Data yang diberikan oleh bagian lapangan biasanya tidak sinkron
dengan hasil pengerjaan
•
Masih banyak kesalahpahaman antara pihak lapangan dengan pihak
yang ada dikantor
•
Bagian lapangan biasanya terlambat dalam memberikan data kepada
bagian PMO
Kelebihan dari proses kerja yaitu :
•
Tenaga kerja yang banyak dan mempuni maka pengerjaan berjalan cukup
lancar
•
Sistem informasi yang digunakan untuk mempermudah pengerjaan yang
ada pada perusahaan
•
Pekerja lapangan tidak mengenal hari libur sehingga pekerjaan cepat selesai
31
BAB IV
REKOMENDASI
Setelah melakukan kegiatan magang di PT Johnson Com Indonesia,
terdapat beberapa rekomendasi yang dapat diberikan penulis kepada perusahaan:
1. Sebaiknya perusahan membuat aplikasi mobile agar data lebih mudah
dan terkontrol dengan baik
2. Pihak lapangan harus selalu memperbarui data yang ada dilapangan
kepada pihak yang ada dikantor
32