trkrs < trnlm - BAA Telkom University

Sosialisasi EPSBED
Semester 2012/2
30 November 2013
Nomor Induk Dosen Nasional
 Setiap dosen, TETAP maupun HONORER,
harus memiliki NIDN (Nomor Induk Dosen
Nasional)
 Pimpinan P.T. adalah dosen yang
(seharusnya) telah memiliki NIDN,
walaupun bisa tidak mengajar, karena
NIDN diperlukan untuk mengisi TRPIM
 Kalau ada dosen yang belum memiliki NIDN
akan ditugaskan sebagai Pimpinan maka
harus dibuatkan NIDN sesuai dengan
ketentuan yang berlaku
2
TRAKM vs TRNLM vs TRAKD
 KHS digunakan untuk mengisi TRAKM dan
TRNLM
 Jadwal kuliah digunakan untuk mengisi
TRAKD
 Kode M.K. yang ada di TRNLM harus ada
di TRAKD karena setiap M.K. yang
ditawarkan harus ada dosennya
 Untuk Skripsi, pada TRAKD diisi dengan
Koordinator Skripsi atau Ketua P.S.
3
TRAKM vs TRNLM vs TRAKD
 Setiap NIM yang ada di TRAKM
harus ada di TRNLM
 Mahasiswa tinggal Skripsi saja,
NIM diisikan di TRAKM dan di
TRNLM diisi matakuliah Skripsi
4
TRAKM
NIM SKs Sem IPS SKS total IPK
001
10
2,90
46
2,67
TRNLM
NIM M.K.
001 MK01
001 MK02
001 MK03
001 MK04
Jadwal
Kuliah
SKS Nilai Bobot
3
A
4
3
B
3
2
C
2
2
C
2
10
TRAKD
DOSEN
D023
D101
D034
D034
KHS
IPS = 29/10 = 2,90
M.K. KELAS RENC
MK01
01
16
MK02
01
16
MK03
01
16
MK04
01
16
REAL
15
16
12
14 5
TRNLM vs TRKRS
 TRNLM berisi nilai pada semester
pelaporan (mis. 2011/2)
 TRKRS berisi KRS (kontrak m.k.)
pada semester pelaporan + 1 (mis
2012/1)
 Dalam keadaan normal jumlah record
pada TRKRS > TRNLM, karena pada
2012/1 ada tambahan mahasiswa
baru
6
TRNLM vs TRKRS
 Walaupun pada 2011/2 ada mahasiswa
yang lulus, namun pada umumnya
mahasiswa baru > lulus
 Pada kondisi tertentu bisa terjadi
sebaliknya, KRS < Nilai, karena :
 Mahasiswa baru < lulus
 Ada praktek lapangan untuk satu angkatan yang
hanya berupa satu matakuliah, misalnya
“Praktek Penangkapan Ikan” di mana mahasiswa
melakukan praktek penangkapan ikan selama 4
bulan berada di kapal mengarungi lautan
 Dll.
7
TRNLM vs TRKRS
 Dalam kondisi yang tidak “normal”
laporan masih dapat diterima setelah
diperiksa datanya dengan disertai
penjelasan dari P.T., misalnya
 Tidak ada mahasiswa baru
 Mahasiswa baru < Lulusan
 Ada praktek lapangan, dll
8
TRNLM vs TRKRS
 Untuk melihat lebih detil data TRNLM
dan TRKRS dapat dilakukan melalui
Create Data Analisis [5.A]
 Lakukan Create dan kemudian cetak
melalui F10
 Pada cetakan tersebut dapat
diperiksa berapa mahasiswa yang
“seharusnya” ikut KRS dan berapa
yang “sudah ada” di KRS
9
TRNLM vs TRKRS
 Data TRNLM dan TRKRS tergantung
pada kondisi semester pelaporan:
 Pada laporan Genap, TRKRS > TRNLM,
karena ada mahasiswa baru yang
(umumnya) > lulusan
 Pada laporan Ganjil, TRKRS < TRNLM,
karena hanya ada lulusan, kecuali untuk
jenjang S2/S3 yang bisa menerima
mahasiswa baru setiap semester
10
TRNLM vs TRKRS
 Untuk memeriksa data KRS sudah
didatakan semua atau belum sebenarnya
harus dilihat beberapa item, yaitu:
 Jumlah record
 Jumlah mahasiswa di TRNLM dan TRKRS
 Rata-2 sks diambil mahasiswa di TRNLM dan
TRKRS
 Mahasiswa yang lulus di semester pelaporan
(mis. 2011/2) dan mahasiswa yang cuti, keluar,
non-aktif, dan D.O. di semester pelaporan+1
(mis. 2012/1)
11
TRKRS vs TRNLM
 Untuk pelaporan 2011/2 ini pemeriksaan
hanya melalui jumlah record dengan
memperhatikan kondisi yang ada
 Pada laporan 2012/1 akan disediakan
fasilitas informasi yang lebih rinci tentang
NLM dan KRS sehingga P.T. lebih mudah
melacak mahasiswa yang belum ada data
KRS-nya
 Dengan demikian data kita akan lebih
akuntabel
12
Verifikasi AKM-NLM-KRS-LSM
 Mulai laporan 2012/1, P.T. mengisi
TRLSM Semester Pelaporan + 1 (2012/2)
seperti halnya dengan KRS 2012/2
 Yang didatakan hanya mahasiswa yang
berstatus C/N/K/D saja
 Yang lulus di 2012/2 (kalau sudah ada)
TIDAK didatakan saat ini tetapi nanti pada
Laporan 2012/2, karena harus mengisi
TRAKM2012/2 dan TRNLM2012/2
13
Verifikasi AKM-NLM-KRS-LSM
 Pada verifikasi ini akan terbaca:
 Jumlah mahasiswa di TRAKM2012/1 =
TRNLM2012/1
 Karena mahasiswa yang ada di TRAKM pasti
ada nilainya di TRNLM, dan sebaliknya
 Setiap mahasiswa harus ada statusnya dari satu
semester ke semester berikutnya
 Pada 2012/1 ada mahasiswa yang:
 Kuliah/skripsi (ada di TRAKM dan TRNLM)
 Lulus (ada di TRAKM, TRNLM, TRLSM)
 C/N/K/D (ada di TRLSM)
14
Verifikasi AKM-NLM-KRS-LSM
 Semua mahasiswa dari 2012/1,
kecuali yang Lulus/Keluar/D.O.,
harus berstatus di 2012/2
 Kuliah/skripsi (ada di TRKRS2012/2 )
 C/N/K/D (ada di TRLSM2012/2)
 Mahasiswa dari 2012/1 yang Cuti dan
Non-aktif, pada 2012/2 bisa :
 Kuliah/skripsi
 C/N/K/D
15
Verifikasi AKM-NLM-KRS-LSM
 Verifikasinya dapat dihitung dari
persamaan:
TRAKM2011/2 + C/N2011/2 - Lulus2011/2 =
TRKRS2012/1 - Baru2012/1 + C/N/K/D2012/1
TRAKM2012/1 + C/N2012/1 - Lulus2012/1 =
TRKRS2012/2 - Pindahan2012/2 + C/N/K/D2012/2
 Bila data benar maka tanda “..??”
jumlahnya NOL
16
Verifikasi AKM-NLM-KRS-LSM
2012/2
2012/1
TRAKM


TRLSM
Kuliah
TRKRS
Lulus
X
Cuti
Non-aktif
Keluar
Drop-Out
X


TRLSM
Kuliah
Baru
Pindahan
Cuti
Non-aktif
Keluar
Drop-Out
17
Matriks Kemungkinan Mutasi
Status pada 2012/2
Dari
2012/1
Kuliah
Lulus
Cuti
Non-aktif
Keluar
D.O.
Kuliah

Belum




Lulus
X
X
X
X
X
X
Cuti

X




Non-aktif

X




Keluar
X
X
X
X
X
X
D.O.
X
X
X
X
X
X
Baru/
Pindahan

X
X
X
X
X
18
Mengapa Kita Perlu Data KRS ?
 ketika P.T. melaporkan 2011/2 pada
15 Oktober akan diperoleh data
mahasiswa terdaftar semester 2011/2
 Data mahasiswa ini adalah data riil
mahasiswa pada Maret 2012, sudah
6 (enam) bulan yang lalu
 Lalu . . . Bagaimana kita mengetahui
berapa mahasiswa yang riil aktif
saat ini  Oktober 2012 ?
19
Mengapa Kita Perlu Data KRS ?
 Data dari TRKRS-lah yang dapat
memberikan informasi tentang Jumlah riil
Mahasiswa Aktif saat ini
 Tanpa KRS data riil mahasiswa aktif tidak
akan pernah diperoleh dan data kita selalu
ketinggalan 6 bulan
 Oleh karena itu betapa pentingnya peran
TRKRS sehingga pengisian datanya harus
dapat dipertanggung jawabkan akurasinya
20
Master Dosen (MSDOS)
 Data dosen termasuk homebase-nya
saat ini sudah ada di TBDOS sehingga
P.T. tidak perlu lagi mengisi MSDOS
 MSDOS sekarang berupa Inquiry,
yaitu menampilkan data dosen tetap
P.T. yang “diambil” dari TBDOS
 Untuk transaksi dosen keluar,
pensiun dan almarhum dilakukan
melalui Koreksi NIDN
21
Verifikasi 2012/1 Yang BENAR
Nama
Sem.Awal
AKM
20121
NLM
20121
KRS
20122
Status
Ali
2004/1
4,00
4,00
0,00
L-20121
Budi
2005/1
6,00
6,00
0,00
N-20122
Chicha
2005/1
0,00
0,00
4,00
N-20121
Didu
2006/1
0,00
0,00
18,00
C-20121




Ali Kuliah di 2012/1 dan Lulus di 2012/1
Budi Kuliah di 2012/1 dan Non-aktif di 2012/2
Chicha Non-aktif di 2012/1 dan KRS di 2012/2
Didu Cuti di 2012/1 dan KRS di 2012/2
22
Verifikasi 2012/1 Yang BENAR
Sem.Awal
AKM
20121
NLM
20121
KRS
20122
Endang
2004/1
14,00
14,00
16,00
Fina
2005/1
0,00
0,00
0,00
C-121/C-122
Gugun
2005/1
0,00
0,00
0,00
C-121/K-122
Hendra
2006/1
0,00
0,00
0,00
K-20121
Nama




Status
Endang Kuliah di 2012/1 dan KRS di 2012/2
Fina Cuti di 2012/1 dan Cuti di 2012/2
Gugun Cuti di 2012/1 dan Keluar di 2012/2
Hendra Keluar di 2012/1
23
Verifikasi 2012/1 Yang SALAH
Sem.Awal
AKM
20121
NLM
20121
KRS
20122
Indah
2004/1
14,00
14,00
6,00
L-20121 ..??
Joy
2005/1
16,00
21,00
6,00
..??
Keny
2005/1
0,00
0,00
6,00
K-121 ..??
Lina
2006/1
12,00
12,00
0,00
C-121 ..??
Nama




Status
Indah Kuliah di 2012/1 dan KRS di 2012/2, Lulus 20121
Joy Kuliah di 2012/1 dan KRS di 2012/2, AKM # NLM
Keny Keluar di 2012/1 dan KRS di 2012/2, K-121 ..??
Lina Kuliah di 2012/1 dan Cuti di 2012/1, C-121 ..??
24
Mahasiswa Pindahan
 Yang dimaksud mahasiswa pindahan
adalah:
 Mahasiswa yang pindah ke P.T. lain pada
program studi yang sama, atau
 Mahasiswa yang pindah dari satu program studi
ke program studi lainnya baik di P.T. sendiri
atau ke P.T. lain, atau
 Mahasiswa yang beralih dari program vokasi ke
program akademik (dalam hal ini sering
digunakan istilah “mahasiswa alih jenjang”)
25
Nilai Pindahan
 Nilai pindahan didatakan pada
fasilitas yang telah disediakan
 Yang didatakan adalah matakuliah
yang diakui di program studi
penerima
 Sks dan nilai mengikuti ketentuan
yang ada di program studi penerima
26
Business Process
Data dari P.T.
Diposting ke komputer
Kopertis/Dikti
Proses Analisis
Disampaikan ke P.T.
Melalui media Website
http://forlap.dikti.go.id
Hasil Evaluasi
27
Validasi dan Verifikasi
28
Validasi dan Verifikasi
 Jalankan “[4] A. Cetak Validasi Data”
 Program ini harus dijalankan terlebih dahulu
karena akan mengupdate data di TRAKM
 Bila ada data yang tidak valid anda bisa
melakukan pemeriksaan satu per satu
melalui “[4] A. Validasi per Tabel”
 Selesaikan masalahnya secara bertahap, per
Tabel sehingga proses pekerjaan anda lebih
mudah dan praktis
29
Validasi dan Verifikasi
 Setelah itu barulah menjalankan
program:
 [4] C. Verifikasi AKM-NLM-KRS-LSM
 [4] B. Cetak Rekapitulasi Validasi
 Apabila hasil dari Rekapitulasi Validasi
masih ada yang belum valid anda bisa:
 Melihat datanya di Inquiry Rekap Validasi
 Mencetak Validasi per Tabel
30
Inquiry Rekap Validasi
31
Inquiry Rekapitulasi Validasi
 Inquiry ini dimaksudkan sebagai
tampilan dari Rekapitulasi Validasi
 Beberapa hal yang perlu diperhatikan
 Rata-2 sks TRNLM dan TRKRS harus
seimbang, perbedaannya tidak mencolok
(sekitar 2 ~ 3 sks)
 Verifikasi Mhs Aktif pada Sem.Lapor
dan Sem.Lapor+1  HARUS SAMA
32
Rata-2 sks bedanya 4,7 sks
33
Rata-2 sks bedanya 10,3 sks
34
Lulus 175, tinggal 8
Rata-2 sks bedanya 10,2 sks
35
Rata-2 sks bedanya 14,8 sks
36
Perbedaan Validasi (?)
 Sering kali timbul keluhan bahwa Validasi
di P.T. sudah valid namun menjadi tidak
valid ketika Validasi di Kopertis
 Program validasi untuk P.T. dan Kopertis
adalah SAMA, tidak ada perbedaan
(program) sama sekali
 Bedanya pada pembacaan file TBDOS:
 Di Kopertis akan membaca TBDOS yang
mutakhir
 Di P.T. membaca TBDOS yang sering tidak
mutakhir
37
Perbedaan Validasi (?)
 Masalah akan timbul bila ada NIDN di P.T.
yang berubah karena, a.l.:
 Perbaikan tanggal lahir oleh P.T. lain
 Ditemui adanya data dobel
 Dosen yang diakui sebagai dosen tetap ternyata
“MILIK” P.T. lain dan sudah dibuktikan dengan
dokumen S.K. Yayasan
 Perubahan seperti di atas sudah pasti akan
mempengaruhi validasi sehingga menjadi
tidak valid di Kopertis
38
Sebagian Masalah Sudah Teratasi
 Sebagian besar masalah sudah dapat
diatasi dan diminimalisir dengan :
 Homebase dosen tetap sudah berada di TBDOS
sehingga satu dosen hanya satu homebase di
P.T./Jenjang/P.S. tertentu
 Penyempurnaan program validasi untuk
mengatasi berbagai variasi kondisi yang dapat
menimbulkan masalah
 Kesadaran pihak P.T. bahwa pencantuman
dosen tetap yang tidak pada tempatnya akan
menyusahkan diri sendiri
39
Tips Untuk Menghindari Masalah
 Data EPSBED secara kumulatif harus
berada di satu folder dan TIDAK dipisahpisahkan per semester atau program studi
 Bila anda perlu menggunakan program
database untuk melihat isinya, gunakan
program cdbf yang dapat di-download
dari website evaluasi
 Lakukan BACKUP folder EPSBED setiap kali
anda selesai mengerjakan laporan
40
Tips Untuk Menghindari Masalah
 JANGAN membuka file database dengan
program Excel karena :
 Sering terjadi Excel merubah field tanggal
menjadi karakter/numerik, field karakter yang
isinya “angka”, seperti kode PT, PS, NIDN,
diubah menjadi field numerik
 Bila anda ingin memeriksa isi database
melalui program Excel, copy-kan file
database ke folder lain dan buka file di
folder tersebut dengan Excel
41
Tips Untuk Menghindari Masalah
 Gunakan program, tabel, dan TBDOS
terbaru yang dapat di-download dari
website http://kopertis4.or.id
 Program baru tidak akan “merusak” data
yang sudah ada
 Program baru merupakan penyempurnaan
dari program terdahulu dan khususnya
memperbaiki program bilamana masih
terdapat bugs atau error
42
Tips Untuk Menghindari Masalah
 Lengkapi komputer PC dengan UPS
(batterai) sehingga file database tidak
rusak ketika tiba-tiba listrik mati
 Pasang program Anti Virus di komputer
dan lakukan Update secara berkala,
paling lama sebulan
 Setiap hari banyak virus baru yang masuk
dalam peredaran melalui Internet maupun
pertukaran flash disk antar komputer
 Update Anti Virus berarti menambah
variasi “amunisi” untuk menghadapi
berbagai macam varian Virus (baru)
43
Tips Untuk Menghindari Masalah
 Hal-hal yang harus disampaikan ke
Kopertis/Dikti:
 Perubahan NIM atau kode MK karena
keduanya merupakan key yang unique;
bila tidak, maka datanya akan menjadi
dobel
 Perubahan alamat dan telepon P.T. atau
Yayasan karena data tersebut dikelola
secara khusus dan digunakan untuk
berbagai keperluan
44
Contoh Penulisan Gelar
A.Md
Drs.
S.Pt
S.Sn
M.T.
M.Ag
Dr.
Ir.
Dra.
S.P.
S.Sos
M.M.
M.A.
DR(HC)
S.E.
S.Kep
S.Pi
M.Si
M.Pd
Ph.D.
S.H.
S.Ked
S.Hut
M.Kom
M.A.
Prof.
dr.
S.K.G.
S.T.
M.Kes
M.Eng
drg.
S.I.P.
S.Pd
M.P.
M.Sc
drh.
S.Kom
S.Ag
M.Hum M.Sos
S.Si
S.S.T.
S.S.
M.B.A.
M.Sn
45