BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Manajemen Manajemen berasal dari

BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Manajemen
Manajemen berasal dari bahasa perancis kuno management, yang memiliki arti “
seni melaksanakan dan mengatur”. Manajemen belum memiliki definisi yang
mapan dan diterima secara universal. Follet ( 1997 ), misalnya mendefinisikan
manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini
bearti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain
untuk mencapai tujuan organisasi. Ricky W Griffin mendefinisikan manajemen
sebagai sebuah proses perencenaan, pengorganisasian, pengkoordinasikan, dan
pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran secara efektif dan efisien.
Efektif bearti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara
efisien bearti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, teroganisir, dan
sesuai dengan jadwal.
2.1.1 Teori Manajemen
Menurut Terry ( 1994 ) manajemen adalah suatu proses atau kerangka kerja yang
melibatkan bimbingan atau pengarahan suatu kelompok orang-orang kearah
tujuan-tujuan organisasional atau maksud-maksud yang nyata. Manajemen juga
adalah suatu ilmu pengetahuan maupun seni. Seni adalah suatu pengetahuan
bagaimana mencapai hasil yang di inginkan atau dalam kata lain seni adalah
kecakapan yang di peroleh dari pengalaman, pengamatan dan pelajaran serta
kemampuan untuk menggunakan pengetahuan manajemen.
2.1.2 Teori Manajemen Klasik
Prinsip Teori Manajemen Aliran Klasik .Awal sekali ilmu manajemen timbul
akibat terjadinya revolusi industri di Inggris pada abad 18.Para pemikir tersebut
rnemberikan perhatian terhadap masalah-masalah manajemen yang timbul baik itu
di kalangan usahawan, industri maupun masyarakat. Para pemikir itu yang
terkenaI antara lain, Owen, Fayol, Taylor dan lainnya.
Owen (1771 -1858)
Owen adalah orang yang menentang praktek-praktek memperkerjakan anak-anak
usia 5 atau 6 tahun dan standar kerja 13 jam per hari. Tersentuh dengan kondisi
kerja yang amat menyedihkan itu, beliau mengajukan adanya perbaikan terhadap
kondisi kerja ini.Pada tahun-tahun awal revolusi industri, ketika para pekerja
dianggap instrumen yang tidak berdaya, Owen melihat rneningkatkan kondisi
kerja di pabrik, rnenaikkan usia minimum kerja bagi anak-anak, mengurangi jam
kerja karyawan, menyediakan makanan bagi karyawan pabrik, mendirikan tokotoko untuk menjual keperluan hidup karyawan dengan harga yang layak, dan
berusaha memperbaiki lingkungan hidup tempat karyawan tinggal, dengan
membangun rumah-rumah dan membuat jalan, sehingga lingkungan hidup dan
pabrik rnenjadi menarik. Sebab itu, beliau disebut "Bapak Personal
Manajemen Modern".Selain itu, Owen lebih banyak memperhatikan
pekerja, karena menurutnya, investasi yang penting bagi manajer adalah sumber
daya manusia. Selain mengenai perbaikan kondisi kerja, beliau juga rnembuat
prosedur untuk meningkatkan produktivitas, seperti prosedur penilaian kerja dan
bersaing juga secara terbuka.
Fayol (1841 -1925)
Pada tahun 1916, dengan sebutan teori manajemen klasik yang sangat
memperhatikan produktivitas pabrik dan pekerja, disamping memperhatikan
manajemen bagi satu organisasi yang kompleks, sehingga beliau menampilkan
satu metode ajaran manajemen yang lebih utuh dalam bentuk cetak biru.Fayol
berkeyakinan keberhasilan para manajer tidak hanya ditentukan oleh mutu
pribadinya, tetapi karena adanya penggunaan metode manajemen yang
tepat.Sumbangan terbesar dari Fayol berupa pandangannya tentang manajemen
yang bukanlah semata kecerdasan pribadi, tetapi lebih merupakan satu
keterampilan yang dapat diajarkan dari dipahami prinsip-prinsip pokok dan teori
umumnya yang telah dirumuskan. Fayol membagi kegiatan dan operasi
perusahaan ke dalam 6 macam kegiatan :
a. Teknis (produksi) yaitu berusaha menghasilkan dan membuat barang
produksi
b. Dagang (Beli, Jual, Pertukaran) dengan tara mengadakan pembelian bahan
mentah dan menjual hasil produksi.
c. Keuangan (pencarian dan penggunaan optimum atas modal) berusaha
mendapatkan dan menggunakan modal.
d. Keamanan (perlindungan harga milik dan manusia) berupa melindungi pekerja
dan barang-barang kekayaan perusahaan.
e. Akuntansi dengan adanya pencatatan dan pembukuan biaya, utang, keuntungan
dan neraca, serta berbagai data statistik.
2.1.3 Fungsi Manajemen
Ada 4 ( empat ) fungsi utama dalam manajemen menurut Terry ( 1994 )
Perencanaan ( Planning )
Dalam manajemen, perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi,
membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana
aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua
fungsi
manajemen
karena
tanpa
perencanaan
fungsi-fungsi
lain—
pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan tak akan dapat berjalan.
Rencana dapat berupa rencana informal atau rencana formal. Rencana informal
adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota
suatu organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus
dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu. Rencana formal
merupakan rencana bersama anggota korporasi, artinya, setiap anggota harus
mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal dibuat untuk
mengurangi ambiguitas dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus
dilakukan.
Kegiatan dalam Fungsi Perencanaan :
1. Menetapkan tujuan dan target bisnis
2. Merumuskan strategi untuk mencapai tujuan dan target bisnis tersebut
3. Menentukan sumber-sumber daya yang diperlukan
4. Menetapkan standar/indikator keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target
bisnis.
Pengorganisasian ( Organizing )
Proses yang menyangkut bagaimana strategi dan taktik yang telah dirumuskan
dalam perencanaan didesain dalam sebuah struktur organisasi yang tepat dan
tangguh, sistem dan lingkungan organisasi yang kondusif, dan dapat memastikan
bahwa semua pihak dalam organisasi dapat bekerja secara efektif dan efisien guna
pencapaian tujuan organisasi.
Kegiatan dalam Fungsi Pengorganisasian :
1. Mengalokasikan sumber daya, merumuskan dan menetapkan tugas, dan
menetapkan prosedur yang diperlukan
2. Menetapkan struktur organisasi yang menunjukkan adanya garis kewenangan
dan tanggung jawab
3. Kegiatan perekrutan, penyeleksian, pelatihan dan pengembangan sumber daya
manusia/tenaga kerja
4. Kegiatan penempatan sumber daya manusia pada posisi yang paling tepat
Pengarahan dan Implementasi
Proses implementasi program agar dapat dijalankan oleh seluruh pihak dalam
organisasi serta proses memotivasi agar semua pihak tersebut dapat menjalankan
tanggungjawabnya dengan penuh kesadaran dan produktifitas yang tinggi.
Kegiatan
1.
dalam
fungsi
Pengarahan
dan
Implementasi
Mengimplementasikan proses kepemimpinan, pembimbingan, dan pemberian
motivasi kepada tenaga kerja agar dapat bekerja
secara efektif dan
dalam pencapaian tujuan
2.
Memberikan
tugas
dan
penjelasan
3.
Menjelaskan kebijakan yang ditetapkan.
rutin
mengenai
pekerjaan
Pengawasan dan Pengendalian
Proses yang dilakukan untuk memastikan seluruh rangkaian kegiatan yang telah
direncanakan, diorganisasikan dan diimplementasikan dapat berjalan sesuai
dengan target yang diharapkan sekalipun berbagai perubahan terjadi dalam
lingkungan
Kegiatan
dunia
dalam
Fungsi
bisnis
yang
Pengawasan
dan
dihadapi.
Pengendalian
:
1. Mengevaluasi keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target bisnis sesuai
dengan
indikator
yang
telah
di
tetapkan
2. Mengambil langkah klarifikasi dan koreksi atas penyimpangan yang mungkin
ditemukan
3. Melakukan berbagai alternatif solusi atas berbagai masalah yang terkait dengan
pencapaian tujuan dan target bisnis
2.2 Manajemen Perkantoran
Manajemen perkantoran adalah suatu kegiatan pengelolaan data dan informasi
yang dilakukan secara teratus, sistematik dan terus menerus, mengikuti kegiatan
organisasi dengan tujuan mencapai keberhasilan tugas organisasi yang
bersangkutan. Pekerjaan kantor atau tata usaha, sering disebut dengan istilah
office work atau clericalwork. Yang harus diadakan penataan agar pekerjaan
tersebut berjalan dengan baik. Penataan atau pengelolaan terhadap pekerjaan
kantor
itu
disebut
manajemen
perkantoran.
(Office
Management).
Manajemen perkantoran dapat dikatakan sebagai kekuatan yang tidak terlihat
(tidak terwujud) yang merencanakan, mengorganisasi dan mengkoordinasikan
manusia, uang, metode, material, mesin-mesin, dan pasar (GM) dalam pekerjaan
kantor serta mengarahkan dan megawasinya sesuai dengan tujuan pembinaan,
serta tujuan organisasi tercapai.
Menurut Terry manajemen Perkantoran adalah perencanaan.pengendalian dan
pengorganisasian
pekerjaan
perkantoran
serta
pergerakan
melaksanakan agar mencapai tujuan tujuan yang ditentukan.
mereka
yang
Williem Leffing Well dan Edwin Robinson
Manajemen Perkantoran sebagai suatu fungsi adalah cabang dari sni dan ilmu
manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan dan ilmu manajemen kantor
secara efisien, bilamana dan dimanapun pkerejaan itu harus dilakukan
Millis Geofrey
Manajemen Perkantoran adalah seni membimbing personil kantor dalam
menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungannya demi mencapai sebuah
tujuan.
2.2.1 Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran
1. Aktivitas Kantor
Aktivitas manajemen kantor sangat luas dan antara berbagai bentuk badan usaha
tidak sama. Hal ini dipengaruhi oleh luasnya tujuan dari masing-masing badan
usaha. Semakin luas tujuan yang akan dicapai, semakin luas pula aktivitas
manajemen perkantorannya, disamping dipengaruhi oleh faktor luasnya tujuan
yang hendak dicapai. Aktivitas manajemen kantor juga dipengaruhi oleh belu
adanya suatu keseragaman dan kesepakatan antara para ahli, tentang aktivitas apa
saja yang harus menjadi fungsi seorang manajer kantor.
Aktivitas pekerjaan kantor pada umumnya terdiri dari aktivitas- aktivitas yang
berhubungan dengan :
a. Perencanaan perkantoran (Office Planning)
b. Pengorganisasian perkantoran (Office Organizing)
c. Pengawasan perkantoran (Office Controling)
a. Perencanaan Perkantoran (Office Planning), meliputi perencanaan tentang :
1. Perencanaan gedung, yang meliputi: letak gedung dan bentuk gedung
2. Tata suara
3. Tata warna
4. Tata ruang kantor
5. Ventilasi
6. Penerangan/cahaya
7. Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
8. Perlengkapan perabotan kantor dan peralatan kantor
9. Anggaran perkantoran
b. Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing)
Pengorganisasian menghubungkan berbagai macam fungsi suatu organisasi serta
orang atau pelaksana yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tersebut.
c. Pengawasan Perkantoran
Objek pengawasan dalam bidang manajemen perkantoran meliputi:
1. Kualitas pekerjaan kantor
2. Waktu pekerjaan kantor
3. Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor.
4. Biaya perkantoran
5. Alat perlengkapan dan perabotan kantor
6. Pelayanan kantor
7. Pengawasan dokumentasi.
2. Sarana atau Fasilitas Kerja Perkantoran
Sebagaimana telah diuraikan dimuka, bahwa kantor adalah keseluruhan ruang
dalam suatu bangunan, di mana dilaksanakan tata usaha atau dilakukan
aktivitas-aktivitas manajemen maupun berbagai tugas dinas lainnya.
Berdasarkan pengertian di atas, apabila dikembangkan menjadi perkantoran
berarti yang dimaksud di sini adalah “kantor beserta semua sarana yang saling
terkait di dalamnya”, yaitu:
a. Lokasi
Faktor-faktor yang perlu diperhatikan menentukan lokasi kantor, antara lain:
1. Faktor lingkungan tetangga.
2. Faktor dekat.
3. Faktor harga.
4. Faktor dekat labour market.
5. Faktor jalan keluar masuk pegawai.
6. Faktor keamanan.
b. Gedung
1. Dapat memberikan fasilitas.
2. Menjamin kesehatan
3. Berkesan yang baik.
4. Fleksibel.
5. Keseimbangan biaya keuntungan.
c. Peralatan
Digolongkan dalam dua kelompok, yaitu:
1. Perabotan kantor (office furniture), seperti meja, kursi, rak, laci-laci, dsb
yang terbuat dari kayu, besi ataupun bahan lainnya, yang mempunyai
peranan penting dalam setiap kantor, khusus untuk menampung pekerjaan
kantor yang bersifat administratife.
2. Bekal kantor (office supplies), seperti kertas, pena, tinta, pita mesin tik,
penghapus dan peralatan habis pakai lainnya.
d. Interior
Interior adalah perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam
ruang kantor adalah: ventilasi, plafon, jendela, penerangan, dan hiasan kantor.
e. Mesin-mesin Kantor
Perencanaan kegiatan kantor harus pula dirumuskan, mesin- mesin kantor yang
akan dipergunakan dan tergantung pada prosedur kerja, metode kerja dan
kebutuhan kantor.
2.2.2. Tujuan Manajemen Perkantoran
Dalam proses manajemen, sasaran yang dituju adalah tercapainya tujuan secara
efisien. Yang dimaksud efisien disini adalah memenuhi persyaratan baik ditinjau
dari segi ekonomis, teknis, dan psikologis.
Ekonomis bukan berarti murah dari segi biaya, tetapi pantas dan sesuai. Misalnya
kita pergi memancing ikan dengan tujuan mendapatkan ikan kakap. Agar biaya
murah kita gunakan cacing untuk umpan (bahkan tanpa biaya). Hal hasil tujuan
mendapatkan ikan kakap tidak pernah tercapai, bahkan kita sudah rugi waktu dan
tenaga.
a. Teknis dalam arti berdaya guna atau bermanfaat.
b. Psikologis dalam arti terdapat kepuasan.
Tujuan dapat dicapai, tetapi apabila dalam mencapai tujuan itu tidak sesuai
dengan perencanaan. Dan dalam proses kegiatannya menimbulkan pemborosanpemborosan, maka hal tersebut perlu dihindari untuk mencetak hal-hal seperti di
atas, maka sumber- sumber daya (resources) yang akan dimanfaatkan. Dalam
proses mencapai tujuan itu hendaknya dikelola dengan menerapkan fungsi- fungsi
manajemen. Sumber-sumber daya dimaksud terdiri dari manusia, uang, mesinmesin, material, metode, dan pasar.
Berdasarkan kajian di atas dapat diambil kesimpulan bahwa tujuan manajemen
perkantoran antara lain:
1. Berikan semua keterangan yang lengkap bagi yang memerlukan, guna
pelaksanaan tugas organisasi secara efisien.
2. Memberikan catatan dan laporan, yang bermanfaat dan biaya yang sesuai .
3. Membantu organisasi atau perusahaan, memelihara serta memenuhi
kebutuhannya.
4. Memberikan pekerjaan tata usaha yang cermat dan memberi pelayanan secara
efektif kepada para langganan atau mitra kerja.
5. Membuat catatan secara lengkap, relevan, akurat, dan dapat di pertanggung
jawabkan.
2.2.3 Fungsi Manajemen Perkantoran
Kantor sebagai pusat konsentrasi dalam melaksanakan aktivitas
organisasi, didalamnya terhadap manusia, uang, material, metode, dan pasar
sebagai sumber daya yang akan dikelola. Sumber daya tersebut diperuntukkan
bagi pelaksanaan pengumpulan, pengelolaan, penyimpanan, dan penyaluran
informasi agar hasil pekerjaan kantor tersebut dapat tercapai tujuan, yaitu
tersedianya informasi yang siap pakai, maka hendaklah diterapkan. Fungsi-fungsi
manajemen terhadap sumber daya tersebut
Manajemen kantor berarti suatu pengelolaan data dan informasi tertulis
yang dilakukan secra teratur, sistematis dan terus menerus mengikuti kegiatan
organisasi, dengan tujuan untuk membentuk keberhasilan organisasi yang
bersangkutan. Dengan demikian fungsi manajemen kantor sama dengan fungsi
manajemen pada umumnya, di mana pengelolaannya terfokus pada lingkup
pekerjaan kantor. Fungsi manajemen yang diterapkan pada kantor
1. Perencanaan
Kegiatan pertama dari pimpinan organisasi/kantor adalah menyusun perencanaan.
Yaitu keseluruhan proses pemikiran dan penentuan cara yang matang dari
kegiatan-kegiatan yang akan dikerjakan di masa yang akan datang, dalam rangka
pencapaian tujuan yang telah ditentukan untuk mencapai tujuan yang dimaksud,
perlu ditentukan cara mana yang harus ditempuh dengan mempertimbangkan
resiko yang mungkin terjadi.
Perencanaan terhadap sumber daya manajemen perkantoran perlu benar-benar
dirumuskan agar sesuai dengan kebutuhan. Berapa jumlah pegawai yang
dibutuhkan dan keahlian yang diharapkan, demikian pula terhadap pengadaan dan
pemeliharaan peralatan, tata ruang kantor biaya dan sarana penunjang lainnya,
agar tercipta tata hubungan yang efisien.
2. Pengorganisasian
Pengorganisasian adalah keseluruhan proses pengelompokan orang, alat-alat,
tugas-tugas, tanggung jawab dan wewenang untuk menciptakan organisasi yang
dapat digerakkan sebagai suatu kesatuan dan kekuatan dalam rangka pencapaian
tujuan yang telah ditentukan. Pengorganisasian merupakan salah satu dari
berbagai tugas pimpinan, sebagai langkah yang harus dilakukan dalam proses
manajemen perkantoran.
3. Penggerakan
Penggerakan adalah keseluruhan proses memberikan motif bekerja kepada para
pegawai agar mereka mau bekerja dengan ikhlas demi tercapainya tujuan
organisasi. Rencana yang telah dirumuskan harus dilaksanakan oleh orang-orang
(para pegawai) yang terkait dalam suatu kerja sama. Untuk maksud tersebut, para
pegawai perlu dirangsang untuk bekerja menurut petunjuk/sistem yang telah
digariskan sehingga memerlukan penggerakan. Dalam rangka penggerakan
tersebut, maka kegiatan yang perlu dilakukan oleh pimpinan, antara lain:
a. Mendorong atau memberi semangat kerja
b. Memberi pengarahan dan bimbingan kepada seluruh pegawai.
c. Bertindak sebagai motivator, insfirator dan fasilitator bagi setiap pelaksanaan
tugas organisasi.
4. Pengawasan
Pengawasan yaitu proses pengamatan dari pelaksanaan seluruh kegiatan
organisasi guna menjamin agar pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai
rencana yang telah ditentukan objek pengawasan dalam bidang manajemen
perkantoran meliputi:
a. Kualitas pekerjaan kantor
b. Waktu pekerjaan kantor
c. Metode-metode dan standardisasi pekerjaan kantor
d. Biaya perkantoran
e. Alat peralatan dan perabotan kantor
f. Pelayanan kantor
g. Dokumentasi.
2.3.1 Sekretariatan
Menurut Gie ( 2005:4 ) mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang
petugas yang bekerja dalam tugas surat menyurat bagi pejabat atau organisasi
penting. dan Ramon ( 2004:67 ) sekretaris adalah seorang pembantu dari seorang
kepala atau pimpinan yang menerima pendiktean, menyiapkan surat menyurat,
menerima tamu, memeriksa atau mengingatkan pimpinanannya mengenai
kewajibannya yang resmi atau perjanijan dan melakukan banyak kewajiban
lainnya .
Tugas dari seorang sekretaris adalah perencanaan (planning) untuk menentukan
beberapa agenda di dalam suatu perusahaan, pergerakan (actuating) dan
pengawasan dalam menjalankan suatu tugas pokok pemimpin perusahaan.Jadi
dapat diartikan bahwa sekretaris adalah sebagai anlisis, perencanaan, penerapan
dan pengendalian dalam menjalankan semua tugas – tugas rutin dari seorang
sekretaris dalam suatu perusahaan.
Seorang sekretaris mempunyai tugas khusus yang menjadi salah satu tugas dari
seorang sekretaris, dan tugas khusus yang dijalani oleh seorang sekretaris harus
benar – benar mempunyai keahlian khusus, jika seorang sekretaris tidak
mempunyai keahlian khusus maka seorang sekretaris tidak akan tiba menjalankan
tugas – tugas khusu tersebut, tugas khusus seorang sekretaris, yaitu :
a. Seorang sekretaris harus menggantikan pemimpin disaat menjalankan suatu
rapat.
b. Seorang sekretaris bias menjadi notulen dalam suatu rapat.
c. Seorang sekretaris harus menemani atasan untuk melakukan pertemuan
terhadap klien.
d. Seorang sekretaris harus bias memenage waktu di suatu lingkungan
perusahaan.
2.3.2 Teknik-Teknik yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris
Menurut Wursanto (2009 : 5 ) seorang sekretaris harus memilik beberapa teknik
khusus dalam mengerjakan tugasnya dalamnya tugas pokok sekretaris, kareana
hal itu sangat penting bagi seorang sekretaris dalam suatu perusahaan.
Dalam teknik yang harus di kuasai oleh seorang sekretaris terdapat 2 (dua) teknik
khusus merupakan dasar pelaksanaan kegiatan pemasaran suatu organisasi yaitu :
1. Teknik pengetikan dengan menggunakan 10 jari
Seorang sekretaris harus memiliki teknik tersebut karna dalam teknik
pengetikan dengan menggunakan 10 jari seorang sekretaris dapat melakukan
pekerjaan membuat surat – surat dalam waktu cukup singkat sehingga
pekerjaan seorang sekretaris dalam membuat suatu surat tidak akan
mengalami penumpukan.
2. Teknik Pengarsipan
Dalam teknik pengarsipan seorang sekretaris harus benar-benar menguasai
teknik tersebut, karena sistem pengarsipan sangat berguna bagi seorang
pemimpin perusahaan agar jika suatu mencari surat yang sudah lama terkirim
atau dikirim akan mudah ditemukan dengan mudah.
3. Teknik Menerima telpon dari eksternal
Dalam teknik penerimaan telpon dari eksternal harus memiliki kemampuan
dalam berbicara dan harus mampu menguasai beberapa bahan asimg.
4. Teknik Penyimpanan arsip (Filling)
Teknik dalam penyimpanan arsip sangat berguna bagi para karyawan dan
tentunya bagi pemimpin perusahaan, sistem filling bias dilakukan dengan cara
membuat database dalam perangkat computer atau dengan menggunakan
nomor pada surat. Hal itu di lakukan agar semua berkas dan surat-surat
penting tidak akan mudah hilang.
2.3.3 Syarat-syarat Seorang Sekretaris
1. Syarat Kepribadian
Seorang sekretaris harus mempunyai kepribadian yang sangat baik, dalam arti
seorang sekretaris harus sopan dan memiliki tutur kata yang baik terhadap
tamu atau pun terhadap para staff lain.
2. Syarat Pengetahuan
Seorang sekretaris harus mempunyai pengetahuan dalam menjalankan tugastugas yang akan dikerjakan oleh seorang sekretaris.
3. Syarat Keahlian
Seorang sekretaris harus mempunyai beberapa keahlian dalam mendukung
pekerjaan seorang sekretaris, seperti keahlian dalam mengetik , koresponden,
stenograf, dan kearsipan
4. Syarat praktik
Yaitu sebelum sesorang diangkat sebagai sekretaris, orang tersebut harus
mempunyai pengalaman dalam berbagai pekerja tata usaha kantor.
2.3.4 Jenis-jenis jabatan sekretaris
Sekretaris yang berfungsi sebagai manajer adalah sekretaris yang menjabat
sebagai kepala sekretaris berfungsi sebagai pemimpin membawahi pgawaipegawai yang lain serta berindak sebagai pemimpin dan melaksanakan
kepemimpinan.
Sekretaris Pribadi bertugas memberi pelayanan kepada pimpinan.Seorang
sekretaris pribadi tidak mempunyai anak buah, berperan sebagai pembantu
untuk meringankan tugas pimpinan, sehingga pimpinan benar-benar dapat
memusatkan perhatiannya kepada masalah-masalah pokok guna keberhasilan
tujuan oeganisasi.
Sekretaris Senior bertugas membimbing sekretaris junior yang masih
memiliki kemampuan dan keahlian yang turun tangan langsung jika
pimpinannya sedang ada masalah di perusahaan.
Sekretaris Junior, sekretaris yang baru saja menyelesaikan pendidikan
keterampilan sekretaris dan belum pernah bekerja dan baru memulai karirnya
dalam bidang sekretaris sehingga masih perlu bimbingan dengan sekretaris
senior.
Sekretaris Organisasi/executive secretary, yaitu officer manager yang
memimpin suatu secretariat dari suatu perusahaan atau instansi pemerintahan.
Golongan Sekretaris Berdasarkan spesialis bidang :
1. Sekretaris dalam bidang akutansi, yaitu sekretaris yang mengatur dan
membuat neraca keuangan disuatu perusahaan.
2. Sekretaris dalam bidang hukum, yaitu sekretaris yang berfungsi untuk
mengatur peraturan-peraturan hukum yang berada disuatu perusahaan.
3. Sekretaris dalam bidang teknik, yaitu sekretaris yang memiliki teknik
khusus dalam dunia pekerjaan sekretaris.
4. Sekretaris dalam bidang notulen, yaitu sebuah catatan tentang perjalanan
suatu kegiatan baik rapat, seminar, diskusi, atau sidang yang dimulai dari
awal sampai akhir acara yang ditulis oleh seorang Notulis, yang akan
dilaporkan oleh ketua kegiatan, dan akan dipertanggung jawabkan suatu
saat pada seluruh anggota atau peserta acara.
Pentingnya seorang sekretaris dalam bidang notulis
Notula adalah catatan mengenai semua pembicaan dalam sebuah
rapat.Notula merupakan sumber informasi atau document yang otentik.
Dan Notula harus ditulis secara teliti. Seorang sekretaris harus mempunyai
Kemampuan sebagai notulis, Notulen dilakukan agar para notulis dapat
Dengan mudah mengerti bagaimana cara penulisan notulen dengan baik
Dan benar. Selain itu, juga agar notulen dapat terusun dengan rapi dan
Sistematis. Menjadi seorang notulis juga harus memiliki teknik khusus
Dalam menyusun notula, teknik ini sangat penting dimiliki oleh seorang
sekretaris.
22
23