BAB 4 PROSES MAGANG DI KONSULTAN

20
BAB 4
PROSES MAGANG DI KONSULTAN LANSKAP OEMARDI_ZAIN
4.1
Kondisi Umum Konsultan Lanskap Oemardi_zain
Konsultan Lanskap Oemardi_zain didirikan tahun 2004 oleh Ir. Umar Zain
beserta istrinya Ir. Dini Arfianti. Pada tahun 2006, studio telah berkembang
dengan tiga senior arsitek lanskap dan 5 orang arsitek lanskap muda. Berlokasi
di Bogor, Jawa Barat, kini studio telah dikembangkan lagi dengan 2 studio yang
berada di Surabaya dan Banyuwangi, Jawa Timur. Kegiatan jasa yang dilakukan
melingkupi perancangan lanskap hotel, club, resort, residential, theme park,
civic,dan comercial park. Jasa konsultan yang diberikan sudah termasuk proyek
perancangan dan manajemen.
Konsultan Lanskap Oemardi_zain memiliki visi “to be a world class
landscape consultant” yang dibuat sedemikian rupa sebagai bentuk kepercayaan
bagi perusahaan-perusahaan dan developer-developer terhadap konsultan yang
ada di Indonesia. Misinya adalah “memberikan pelayanan lanskap dengan produk
yang terbaik dengan harga yang relatif murah”.
Konsultan Lanskap Oemardi_zain saat ini masih berbentuk studio desain,
namun dalam waktu dekat akan berbadan hukum Perseroan Terbatas (PT). Data
umum Oemardi_zain sebagai berikut:
Nama Perusahaan
: Oemardi_zain
Asal Negara
: Indonesia
Tahun Pembentukan : 2004
Alamat
: Perumahan Bumi Menteng Asri Blok BE no 2.
Bogor, Jawa Barat
No Telephone
: +62 251 8319 664
Fax
: +62 251 8319 664
E-mail
: [email protected]
21
4.1.1 Struktur Organisasi
Secara terstruktur organisasi Konsultan Lanskap Oemardi_zain terdiri atas
Direktur, Manajer Teknis, Manajer Kantor, Manajer Administrasi dan Keuangan,
Arsitek, Arsitek lanskap dan Drafter yang dapat dilihat pada bagan (Gambar 4):
Ir. Umar Zain
Owner/ Direktur
Manajer Adm & Keuangan
Budhy S.
Manajer Kantor
Hardian N.
Manajer Teknis
Rachmat Nurhadi
Arsitek dan Arsitek Lanskap
Ketua Drafter
Didin Syihabudin.
1. Lisa Hardini (arsitek)
2. Aditya Nugraha (arsitek)
3. Novie Indieasih (arsitek)
4. Citra Indahasti (ars. lanskap)
5. Benny Susanto (ars. Lanskap)
6. Yudi Mardian (ars. Lanskap)
7. Julina P. (ars. Lanskap)
8. Nanang Sudrajat (ars. Lanskap)
9. Dwi Setyani (ars. Lanskap)
10. Chandra Nurnovita (ars.lanskap)
11. Listrya D. N (arsitek lanskap)
12. Bulan Rama (arsitek lanskap)
13. Irfan M. (arsitek lanskap)
1. Drafter muda
2. Drafter muda
3. Drafter muda
4. Drafter muda
Mahasiswa (magang)
Tiara Sartika A.
Gambar 4. Bagan Struktur Organisasi Konsultan Lanskap Oemardi_zain 2012
Secara singkat deskripsi pembagian jobdesk dalam struktur organisasi sebagai
berikut:
1. Direktur: Seseorang yang bertanggung jawab terhadap kinerja staf di
studio, menjalin hubungan dengan klien, memutuskan penerimaan proyek,
membimbing
pelaksanaan
dan
jalannya
proyek,
berdiskusi
dan
22
merumuskan konsep desain lanskap bersama project manager dan staf
lainnya dan membuat sistem kerja dan jadwal kerja kantor.
2. Manajer Kantor: Seseorang yang bertanggung jawab terhadap segala
aktivitas di studio/kantor selama direktur tidak ada, mewakili direktur
dalam kantor dan mengawasi staf.
3. Manajer Administrasi dan Keuangan: bertanggung jawab atas keperluan
administrasi dan keuangan pegawai dan kebutuhan kantor.
4. Manajer Teknis: Bertanggung jawab terhadap masalah teknis perangkat
keras dan teknis di kantor.
5. Arsitek dan Arsitek Lanskap: Terlibat dalam segala bentuk aktivitas
gambar proyek perancangan lanskap, komunikasi internal seperti rapat dan
briefing dengan project manager dan bertanggung jawab terhadap
pekerjaan studio.
6. Drafter: Membantu pekerjaan detail lanskap dan membantu pekerjaan
arsitek dan artitek lanskap dalam kegiatan studio.
Pada bagian ini mahasiswa magang berperan aktif sebagai drafter dibawah
bimbingan project manager, yaitu seseorang yang bertanggung jawab dalam satu
proyek serta ketua dalam tim proyek yang berisi drafter/arsitek lanskap. Project
manager merupakan arsitek/arsitek lanskap yang dipilih oleh direktur sebagai
penanggung jawab satu proyek dalam pengerjaan studio gambar, hubungan
dengan klien mengenai perkembangan desain gambar, meeting dengan pihak
konsultan lain yang ikut serta dalam pelaksanaan proyek tersebut.
4.1.2 Fasilitas studio
Dalam kegiatan studio, Konsultan Lanskap Oemardi_zain menggunakan
fasilitas perangkat keras dalam menunjang pekerjaan gambar dan hubungan
komunikasi antar staf maupun klien. Pada Tabel 4 menunjukan daftar perangkat
keras yang memadai.
23
Tabel 4. Fasilitas Perangkat Keras Konsultan Lanskap Oemardi_zain
(Oemardi_zain, 2012)
No
Perangkat
Jumlah
Kegunaan
1
Server/komputer utama
1
Komputer utama pengatur seluruh
komputer/pc di studio.
2
Work stations (komputer staf)
15
Komputer masing-masing staf yang berisi
file proyek yang dikerjakan.
3
Laptop
1
Untuk keperluan pekerjaan studio.
4
Printer A3
2
5
Printer A4
2
6
Scaner A4
1
Hasil gambar kerja dalam bentuk kertas
A3.
Hasil gambar kerja dalam bentuk kertas
A4.
Penerjemah gambar desain.
7
Mesin fax dan telepon
1
Alat media komunikasi.
8
Modem (wifi dan LAN)
2
Penghubung komunikasi antar staf, dengan
klien dan membantu dalam kegiatan
studio.
Aplikasi software (perangkat lunak) yang digunakan pada proses pengerjaan
proyek di Konsultan Lanskap Oemardi_zain meliputi (Tabel 5) :
Tabel 5. Jenis Software yang Digunakan (Oemardi_zain, 2012)
Nama Software
Kegunaan
AutoCad 2004
CAD drawing
3D Studio Max 3D
Rendering & Animasi
Google SketchUp
3D Rendering & Animasi
Adobe Photoshop CS2
3D Rendering & Animasi
Adobe Acrobat
Dokumentasi
Microsoft Office
Dokumentasi
Yahoo Messenger
Komunikasi internal staf Oemardi_zain
4.1.3 Sistem Kerja dan Komunikasi Internal
Kegiatan studio pada pengerjaan desain dilakukan secara teamwork.
Terdapat banyak proyek yang sedang dikerjakan oleh Konsultan Lanskap
Oemardi_zain, walaupun jumlah tenaga kerja sudah mencukupi namun teamwork
masih digunakan dalam pengerjaan suatu proyek lanskap agar terbina hubungan
yang baik antar sesama rekan kerja. Selain untuk membina hubungan, sistem
teamwork digunakan karena tengat waktu (deadline) untuk tiap proyek berbedabeda sehingga untuk memaksimalkan kerja studio, langkah tersebut sangat efektif
24
dan efisien. Tenaga kerja terutama project manager yang bertanggung jawab
terhadap satu proyek lanskap memimpin pengerjaan desain dan membina tim
yang terdiri dari arsitek maupun arsitek lanskap agar dapat memahami pengerjaan
proyek dan mengikuti ritme kerja di studio.
Komunikasi
internal
yang
digunakan
pada
Konsultan
Lanskap
Oemardi_zain menggunakan sistem LAN, dimana semua perangkat komputer
terhubung dalam satu koneksi sehingga dapat mengetahui perkembangan kerja
suatu proyek. Setiap komputer terhubung dengan koneksi internet sehingga dapat
memudahkan komunikasi antar sesama dan terhadap klien/owner.
Dalam penyimpanan folder, tiap komputer merupakan server dimana
pengerjaan proyek itu disimpan. Tiap server menyimpan folder nama proyek yang
sedang atau telah dikerjakan. Dalam satu folder proyek, umumnya terdapat folder
3D yang merupakan folder berisi gambar hasil rendering software Sketchup dan
perbaikan Photoshop, folder Data yang berisi data-data penting atau gambar
terkait gambar proyek, Documentation yang berisi dokumen seperti proposal,
surat kontrak, jadwal kerja studio, BoQ, RAB dan lainnya, Drawing berisi semua
gambar dengan format dwg AutoCAD seperti gambar DD (Design Development),
WD (Working Drawing) dan lainnya, Image berisi gambar hasil pewarnaan
Photoshop seperti gambar potongan (section), site plan, perspektif dan lainnya,
Image Precedent berisi gambar referensi hardscape maupun softscape, Send
berisi gambar atau hal terkait proyek yang terkirim.
4.1.4 Manajemen Proyek
Dalam Cleland dan Ireland (2002), manajemen proyek merupakan hal
terpenting dalam sebuah pelaksanaan pembangunan. Manajemen proyek memiliki
dua komponen utama, yaitu strategi dan implementasi. Manajemen ini didukung
oleh perencanaan proyek yang mendeterminasikan secara rasional dan
berkelanjutan. Perencanaan proyek merupakan penentuan rasional untuk memulai,
mempertahankan dan menghentikan proyek.
Setelah penerimaan proyek Gallery West yang dilakukan dengan
penunjukan langsung oleh developer sekaligus owner, pihak konsultan lanskap
membuat proposal Gallery West yang berisi kesepakatan yang ditawarkan
Konsultan Lanskap Oemardi_zain dalam proyek seperti hasil produk dan biaya
25
pembayaran Gallery West. Pada isi perjanjian menurut Surat Perjanjian Kerja
(SPK) Jasa Konsultan Perencanaan Lanskap Gallery West, ruang lingkup
pekerjaan konsultan lanskap adalah :
1. Perencanaan Area Entrance dan Driveway
2. Perencanaan Area Roof Garden (Parking building dan hotel)
3. Perencanaan Area Green Connector dan Corridor
4. Perencanaan Area Pool Courtyard (Apartment Tower)
5. Perencanaan Area Terrace
6. Perencanaan Area Perimeter Kawasan
7. Perencanaan Drainase dan Irigasi Lanskap
8. Perencanaan Titik dan Disain lampu eksterior
9. Perencanaan Tata Hijau
10. Penyusunan spesifikasi hardscape dan softscape atau Rencana Kerja dan
Syarat-syarat.
Jangka waktu pengerjaan terhitung 15 minggu kalender, dengan imbalan jasa
konsultan lanskap sebesar Rp. 140.000.000,- (Seratus Empat Puluh Juta Rupiah)
sudah termasuk PPh, belum termasuk PPN 10%. Berikut tahap pembayaran sesuai
dengan kesepakatan (Tabel 6):
Tabel 6. Tahap Pembayaran (Proposal)
Pembayaran
Tahap I: dibayarkan setelah
dikeluarkannya penandatangan perjanjian
Persen (%)
Akumulasi
10%
Tahap II: dibayarkan setelah Tahap
Skematik Desain selesai.
25%
35%
Tahap III: dibayarkan setelah Tahap
Pengembangan Desain selesai.
30%
65%
Tahap IV: dibayarkan setelah Tahap
Gambar Kerja dan Dokumentasi selesai.
30%
95%
5%
100%
Tahap V: dibayarkan setelah tahap
pelaksanaan konstruksi lanskap selesai
atau selama 6 (enam) bulan setelah
dilaksanakannya tender pelaksanaan
konstruksi lanskap.
26
4.2
Analisis Manajemen Proyek
Dalam Soeharto (1997) terdapat model manajemen proyek yang dikenal
dengan nama PM-BOK (Project Management-Body of Knowledge) yang terdiri
atas 4 fungsi dasar dan 4 fungsi integrasi. Fungsi dasar manajemen proyek terdiri
atas pengelolaan-pengelolaan lingkup kerja, waktu, biaya dan mutu. Pengelolaan
aspek-aspek
tersebut
dengan
benar
merupakan
kunci
keberhasilan
penyelenggaraan proyek. Fungsi integrasi terdiri atas pengelolaan sumber daya
(manusia dan non-manusia), pengelolaan kontrak dan pembelian, pengelolaan
resiko dan pengelolaan komunikasi.
Pada fungsi dasar perancangan Gallery West oleh Konsultan Lanskap
Oemardi_zain, dalam hal pengelolaan lingkup kerja sudah memiliki dokumen
yang berisi batasan lingkup proyek yang memuat kuantitas, kualitas, spesifikasi
dan kriteria yang tertera dalam kesepakatan Surat Perintah Kerja (SPK) yang
disetujui kedua belah pihak yaitu klien AKR Land Development dan Konsultan
Lanskap Oemardi_zain. Pengelolaan waktu jadwal meliputi perencanaan,
penyusunan
dan
pengendalian
jadwal
Oemardi_zain sesuai dengan kesepakatan
dilakukan
kontrak
Konsultan
Lanskap
yaitu 15 minggu. Dalam
pengelolaan mutu, Konsultan Lanskap Oemardi_zain sudah cukup dalam
memenuhi syarat untuk produk yang akan dipakai kelak, seperti material-material
hardscape maupun softscape melalui kajian ilmu lanskap yang dimiliki,
sedangkan untuk kualitas sistem kerja dalam
studio mengikuti jadwal kerja
kantor dan pada tiap proyek memiliki project manager yang bertugas
mengarahkan tim proyek dan perkembangan kerja di studio.
Pada fungsi integrasi yaitu pengelolaan sumber daya manusia dan nonmanusia sudah cukup baik dilihat dari jumlah perangkat kerja yang memadai dan
cukup lengkap untuk kerja studio, sedangkan dalam mengelola sumber daya
manusia untuk pekerjaan proyek, Konsultan Lanskap Oemardi_zain menerapkan
bekerja secara teamwork dalam studio dimana tiap staf dapat ikut membantu
pengerjaan proyek lain yang tenggat waktunya lebih utama dari yang lain.
Walaupun baik dalam hubungan antarpersonal staf dan cepat dalam pengerjaan
suatu proyek, sistem ini memiliki kelemahan dikarenakan akan berkurang
keefektifan pengerjaan dalam proyek dengan tim yang sudah ditentukan. Dalam
27
pengelolaan resiko, Konsultan Lanskap Oemardi_zain saling terhubung dengan
klien dan konsultan lain terkait proyek melalui email, fax, telepon dan alat
komunikasi lainnya dalam menghadapi persoalan gambar kerja yang
kurang
sesuai. Selain itu terdapat meeting yang dihadiri oleh pihak konsultan dan klien
untuk mempresentasikan perkembangan gambar kerja. Pengelolaan komunikasi di
studio
berjalan baik dengan adanya sistem LAN dan internet
yang
menghubungkan komputer masing-masing staf dalam berkoneksi dan menyimpan
file sehingga dapat diakses dengan mudah. Dapat disimpulkan dalam penanganan
manajemen proyek, Konsultan Lanskap Oemardi_zain sudah baik.
4.3
Analisis Proses Perancangan
Menurut Ingels (2004) rangkaian keputusan merupakan pekerjaan yang
dilakukan oleh arsitek lanskap maupun arsitek dalam menafsirkan kebutuhan
klien dan keinginannya berikut dengan beragam karakteristik pada tapak sehingga
cocok satu sama lain. Proses desain dianalogikan sebagai proses yang memiliki
siklus yang terus berlangsung tanpa henti untuk mencapai kepuasan yang lebih
dari sebelumnya (Gambar 5).
Proses perancangan proyek pada Konsultan Lanskap Oemardi_zain
memiliki kesamaan dengan proses perancangan menurut Booth (1983). Perbedaan
diantara keduanya terletak pada perbedaan istilah dan kelengkapan proses
pengerjaan (Gambar 6). Pada proses perancangan Booth, studi analisis terdiri atas
Kebutuhan dan keinginan
klien tahap berikutnya
Proses Lanskap
Lingkungan baru
lainnya
Siklus berlanjut
Siklus berlanjut
Tahappertama
awal harapan
klien
Level
ekspetasi
klien
Kebutuhan dan keinginan
Proses Lanskap
awal klien
Lingkungan baru
Gambar 5. Siklus Desain Lanskap (proses)
(Ingels, 2004)
28
tahapan persiapan peta dasar, inventarisasi dan analisis, wawancara dengan klien
dan pengembangan program sedangkan pada proses perancangan Oemardi_zain
inventarisasi tidak dilakukan langsung ke tapak melainkan bersumber dari data
arsitek dan owner. Selain itu metode analisis Konsultan Lanskap Oemardi_zain
dilakukan secara quick analysis
yang dipimpin oleh direktur beserta project
manager dan tim pada studio.
Pada tahap desain Booth melalui proses yang melibatkan diagram fungsi
ideal, diagram hubungan tapak, peta konsep, studi bentuk perancangan,
preliminary design, master plan, schematic design dan design development
sedangkan pada Konsultan Lanskap Oemardi_zain berupa konsep yang
melibatkan gabungan dari proses Booth.
Pada tahap gambar kerja Booth terdiri atas layout plan, grading plan,
planting plan dan contructions detail sedangkan pada Working Drawing
Konsultan Lanskap Oemardi_zain pada Gallery West mencakup semua kecuali
grading plan. Pada tahap implementation, post contruction evaluation dan
maintenance Booth berbeda dengan pelaksanaan dan pemeliharaan Konsultan
Lanskap Oemardi_zain. Pada tahap akhir ini Konsultan Lanskap Oemardi_zain
sebagai konsultan desain lanskap tidak ikut melakukan proses pemeliharaan
langsung ke tapak.
Pada proses perancangan (desain) pada proyek Gallery West terjadi siklus
yang sama yaitu terjadi hubungan komunikasi antara pihak klien dan konsultan
yang diwakili oleh project manager yang berlangsung secara bertahap pada tiap
proses mulai dari penerimaan proyek hingga tahap pengembangan desain secara
intense (rutin) dan terus menerus sehingga tercipta desain yang sesuai dengan
kebutuhan klien. Komunikasi antar klien dan arsitek lanskap dilakukan melalui
media komunikasi telepon, email, fax maupun meeting sehingga proses desain
dapat dipantau oleh klien perkembangannya.
Pada tahap proses perancangan proyek Gallery West terdapat kekurangan
atau tahap yang tidak dilakukan oleh Konsultan Lanskap Oemardi_zain yaitu
tahap riset dan analisis tapak secara langsung. Tahap riset dan analisis pada
proyek Gallery West dilakukan secara quick analysis yaitu proses menganalisis
secara cepat pada kondisi tapak yang didapat dari data yang diberikan oleh arsitek
29
Project Acceptance
Penerimaan proyek
dan persiapan
Studi Analisis
Inventarisasi dan
Analisis
Desain
Konsep
Design Development
Gambar Kerja
(Construction Drawings)
Pelaksanaan
(implementation)
Working Drawing
(detail)
Pelaksanaan dan
pemeliharaan
Post construction
evaluation
Maintenance
(Booth)
(Oemardi_zain)
Gambar 6. Perbandingan Proses Perancangan Booth (1983)
dan Konsultan Lanskap Oemardi_zain (2012)
dan owner. Hal tersebut dilakukan untuk menghemat tenggat waktu dalam
melaksanakan tahapan kerja lainnya. Secara singkat proses perancangan Gallery
West meliputi tahap :
1. Penerimaan Proyek (Project Acceptance)
Pada tahap ini AKR Land selaku owner dan pengembang Wisma
AKR memilih Konsultan Lanskap Oemardi_zain sebagai konsultan desain
lanskap dalam proyek Gallery West. Selanjutnya klien menyampaikan
keinginan dan syarat kerja. Pada tahap ini pihak konsultan lanskap
merumuskan proposal yang berisi ruang lingkup area perancangan lanskap
yang telah disepakati dengan klien berupa produk rencana gambar dan
estimasi biaya awal. Selanjutnya klien beserta konsultan lanskap
30
merumuskan program kerja dan biaya untuk kegiatan jangka panjang
termasuk rapat rutin bersama konsultan lainnya.
2. Riset dan Analisis
Tahap ini merupakan kegiatan survey lokasi dan analisis area tapak.
Pada umumnya kegiatan riset tidak dilakukan langsung ke tapak namun
mengandalkan data CAD site plan dari arsitek bangunan maupun foto
sekunder dari owner. Sedangkan untuk tahap analisis, Konsultan Lanskap
Oemardi_zain
melakukan quick analysis yang dirumuskan direktur
beserta project manager dan tim proyek untuk menghasilkan konsep
lanskap dan desain pada tapak.
3. Konsep Desain (Design Concept)
Pada tahap awal ini kegiatan pembuatan konsep desain sudah meliputi
tahap quick analysisis pada tapak sehingga tercipta konsep yang sesuai
dengan konsep utama dari arsitek. Pembuatan konsep lanskap (desain)
disesuaikan dengan konsep dari arsitek dan keinginan dari owner. Pada
tahap ini melalui presentasi dan design review dengan pihak klien
sehingga terbentuk Final Design Concept (Report 1) yang didalamnya
sudah terbentuk Konsep dan Prinsip Desain (design key drive), Kerangka
Desain, Objectives dan Visioning untuk pengerjaan pada tahap
selanjutnya.
4. Pengembangan Desain (Design Development)
Design Development merupakan tahap pengembangan dari Design
Concept. Pada tahap ini pengerjaan studio dengan menggunakan software
AutoCad menyajikan gambar lengkap plan, gambar section (potongan),
gambar detail, pemilihan material hardscape dan softscape yang
digambarkan dalam skala yang beragam. Tahap akhir pada DD (Design
Development) menghasilkan Final Design Development (Repot 2) yang
meliputi Denah Desain Skematik, Diagram Sistematik yang terbagi atas
komponen hijau, struktur, air dan sistem sirkulasi, Program dan Aktivitas,
Potongan dan Denah Parsial, Image Precedent, Planting Strategy,
31
Material Strategy. Pada tahap ini, terjadi penyesuaian-penyesuaian desain
lebih lanjut oleh pihak-pihak lain yang terkait proyek seperti klien, arsitek,
Civil & structural engineer, MEP engineer, Quantity surveyor dan pihak
lainnya.
5. Gambar Kerja (Working Drawing)
Pada tahap Gambar Kerja, pengerjaan gambar di studio merupakan
lanjutan dari DD (Design Development). Pada tahap ini, pengerjaan
gambar memasuki tahap akhir dan gambar detail dijelaskan secara lebih
lengkap. Adapun hasil akhir berupa Final Working Drawing (Report 3)
yang terdiri atas Gambar Denah Lanskap/Referensi, Denah Level dan
Grading, Denah Penanaman, Denah Dimensi dan Material, Denah
Lighting, Denah Drainasi dan Irigasi, Denah Parsial, Tampak dan
Potongan dan Detail.
6. Dokumentasi
Pada tahap akhir terdapat penyerahan dokumentasi tender oleh
Konsultan Lanskap Oemardi_zain yang terdiri atas keseluruhan gambar
kerja sesuai Surat Perintah Kerja, skedul material, spesifikasi teknis, BoQ
(Bill of Quantity). Dokumen tender akan digunakan kemudian oleh
kontraktor dalam proses pengerjaan proyek tersebut selanjutnya.