peningkatan daya saing pengrajin industri kecil rumah

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XIII
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 5 Pebruari 2011
PERANCANGAN APLIKASI KNOWLEDGE MANAGEMENT
MULTIMEDIA PADA PROSES PRODUKSI VIDEO
PEMBELAJARAN
STUDI KASUS DI BPMTV SURABAYA
Djoko Purnomo, Fajar Baskoro
Magister Manajemen Teknologi - Manajemen Teknologi Informasi
Pascasarjana Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya
E-mail: [email protected] ; [email protected]
ABSTRAK
Pengembangan media video pendidikan oleh instansi Balai Pengembangan
Media Televisi (BPMTV) membutuhkan proses panjang yang melibatkan pegawai dan
orang-orang yang memiliki pengetahuan, keterampilan dan pengalaman dari berbagai
bidang. Knowledge management multimedia ini dirancang dengan maksud agar
pengetahuan, pengalaman yang diperoleh dan dimiliki organisasi tidak hilang
bersamaan dengan pensiunnya pemilik pengetahuan, khususnya yang bersifat tacit
knowledge. Dalam perancangan ini ditentukan spesifikasi kebutuhan sistem knowledge
management, cara mengumpulkan explicit knowledge dan tacit knowledge dan
mendesain sistem knowledge management agar dapat digunakan untuk pengembangan
media video pendidikan. Tahapan-tahapan yang dilalui selama pelaksanaan penelitian
ini menggunakan metode 10-step roadmap for knowledge management dari Amrit
Tiwana, dengan melakukan penyesuaian-penyesuaian. Tahapan evaluasi infrastruktur
didukung dengan data observasi, wawancara, review dokumen dan kuisioner. Tahapan
analisis dan desain mengunakan pendekatan berorientasi obyek dengan unified
modelling language (UML). Analisa sistem menggunakan diagram use case, diagram
activity, diagram class, diagram sequence dan diagram statechart, sedangkan desain
sistem meliputi pembuatan desain arsitektur sistem, sitemap dan desain antarmuka
sistem. Hasil dari penelitian ini berupa peta pengetahuan organisasi, strategi
mengcapture knowledge didalam organisasi dan desain aplikasi knowledge management
system.
Kata kunci: Knowledge Management System, pengembangan media video pendidikan,
UML.
PENDAHULUAN
Pembelajaran sebagai salah satu proses pencerdasan bangsa dilakukan
pemerintah untuk melayani masyarakat dengan berbagai cara, salah satunya dengan
memanfaatkan media pembelajaran berupa video pendidikan. Produk video pendidikan
tersebut berupa video yang berisi materi-materi pelajaran yang disajikan sedemikian
rupa sehingga menarik peserta didik untuk belajar. Instansi BPMTV adalah unit
pelaksana teknis yang tugasnya mengembangkan model dan format video pendidikan.
Proses pembuatan video pendidikan membutuhkan proses yang panjang melibatkan
banyak pihak dan profesi seperti pengkaji media, pengkaji materi, sutradara, penulis
naskah, penata kamera, penata suara, penata lampu, penata artistik, penata musik,
animator dan editor. Materi video pendidikan yang disajikan disesuaikan dengan
kurikulum yang berlaku dan dikaji oleh ahli materi sesuai bidang studi yang
dikuasainya, sedangkan secara visual dikaji oleh ahli media.
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XIII
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 5 Pebruari 2011
Pengembangan model dan format media video di BPMTV dilakukan dengan
model (ADDIE ). Prosedur yang ditempuh dalam model ini terdiri atas lima langkah
pokok yaitu Analysis, Design, Development, Implementation, dan Evaluation.
Dalam mengembangkan video pendidikan banyak masalah yang timbul akibat
kurangnya pengetahuan yang dibutuhkan dengan pengetahuan yang tersedia, sehingga
pada proses pengembangan banyak pelatihan-pelatihan yang diselenggarakan untuk
memenuhi kebutuhan pengetahuan organisasi. Pelatihan tersebut berupa pengetahuan
teknis pembuatan video, pengoperasian peralatan, dan pengetahuan lain terkait dengan
karakteristik peserta didik beserta metode pembelajarannya. Namun pengalaman,
pengetahuan dan keterampilan hanya dimiliki oleh pegawai yang diberi pelatihan.
Pengetahuan explicit dalam bentuk dokumen diktat, makalah dan presentasi banyak
disimpan dan didokumentasi oleh perseorangan sehingga tidak ada proses sharing atau
transfer pengetahuan. Pengetahuan yang dimiliki dalam bentuk tacit juga tidak mudah
untuk didokumentasikan dalam bentuk explicit, hal tersebut juga disebabkan
kemampuan pemilik pengetahuan tidak mempunyai keterampilan dalam menuangkan
pengetahuannya dalam bentuk explicit. Hal ini menjadi masalah tatkala pemilik
pengetahuan yang sudah berpengalaman dan banyak memiliki pengetahuan yang
bersifat tacit pindah tugas atau pensiun, karena mengurangi jumlah tenaga terampil dan
memiliki pengetahuan.
Keadaan ini menimbulkan kesadaran pentingnya penerapan sistem pengelolaan
pengetahuan (knowledge management system). Knowledge management system ( KMS)
merupakan suatu sistem yang mampu melakukan klasifikasi terhadap pengetahuan yang
ada, bagaimana pengetahuan tersebut ditemukan, bagaimana menyimpan pengetahuan,
bagaimana memelihara pengetahuan, serta bagaimana menggunakan pengetahuan
tersebut. Dalam KMS cara yang sering digunakan untuk mengcapture tacit knowledge
dilakukan dengan cara brainstorming, diskusi, wawancara dan kuisioner atau dengan
metode context mapping. Selain cara-cara tersebut tacit knowledge dapat di-explicit kan
dalam bentuk multimedia. Capturing knowledge dilakukan dengan merekam penjelasan
dan praktek dari pemilik pengetahuan dalam bentuk video. Hal ini untuk memudahkan
pemahaman terkait dengan tingkat kesulitan materi dan memungkinkan orang lain yang
memiliki ketrampilan untuk mengkonversi pengetahuan tacit yang sudah
didokumentasikan dalam bentuk video ini, ke bentuk modul, buku dan bentuk eksplisit
lainnya.
Untuk keperluan pengelolaan pengetahuan yang bersifat explicit maupun tacit
tersebut, maka dibutuhkan sebuah knowledge management system sehingga
pengetahuan yang berkaitan dengan pengembangan media video untuk pendidikan
dalam instansi BPMTV dapat terkoordinir dan terorganisir secara sistematis dan
terpadu.
METODA
Penelitian ini terdiri dari beberapa tahapan yang akan dijelaskan terkait langkahlangkah penelitian dan pendekatannya sehingga mampu menjawab permasalahan yang
telah dirumuskan. Tahapan-tahapan yang akan dilalui selama pelaksanaan tesis ini
menggunakan metode 10-step roadmap for knowledge management (Tiwana, 1999)
dengan melakukan penyesuaian-penyesuaian. Adapaun tahapan dan dokumen-dokumen
yang dihasilkan dari setiap langkah pada penelitian ini dapat dilihat pada gambar 1
berikut ini.
ISBN : 978-602-97491-2-0
C-6-2
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XIII
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 5 Pebruari 2011
Studi literatur
Studi literatur dilakukan terkait dengan paparan, riset dan kajian mengenai
knowledge management dan multimedia. Hal berikutnya adalah menganalisa hasil studi
literatur untuk mengetahui dan mendapatkan pemahaman dasar mengenai knowledge
management serta requirement terhadap sistem pengelolaan pengetahuan.
Tahap 1
Persiapan
Tahap 2
Evaluasi
Infrastruktur
Studi Literatur
Kelayakan desain knowledge
management
Menganalisa sistem dan infrastruktur saat ini
Peta sistem dan infrastruktur
KM saat ini
Analisa kebutuhan pengguna dan sistem KM,
menyelaraskan strategi KM dengan strategi organisasi
Membuat desain infrastruktur KM
Melakukan audit terhadap kekayaan pengetahuan
Tahap 3
Analisis Desain
Teknologi yang digunakan,
strategi transfer knowledge
Daftar kekayaan pengetahuan
Menyusun desain tim KM
Kebutuhan organisasi pengelola
KM
Analisa sistem KM
Diagram activity, use case,
class, sequence dan statechart
Desain sistem KM
Desain interface, arsitektur,
database
Pembuatan Antarmuka sistem
Evaluasi Desain KM
Tahap 4
Penyelesaian
Dokumen kebutuhan pengguna
dan sistem
Kesimpulan dan saran
Interface sistem
Evaluasi desain dengan metode
runut berdasarkan analisa
kebutuhan
Hasil dan saran tindak lanjut
penelitian
Gambar 1. Tahapan dan langkah-langkah metode penelitian
Analisis infrastruktur
Analisa infrastruktur dilakukan dengan cara menganalisa system yang berjalan
melalui dokumentasi ataupun pedoman operasional, menganalisa infrastruktur
knowledge management yang termasuk didalamnya kesediaan jaringan dan internet.
ISBN : 978-602-97491-2-0
C-6-3
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XIII
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 5 Pebruari 2011
Langkah selanjutnya adalah menyelaraskan strategi KM dengan strategi instansi
BPMTV, dalam tahap ini dilakukan untuk mendapatkan peta pengetahuan, memperoleh
gambaran mengenai kesenjangan pengetahuan di organisasi, untuk selanjutnya rencana
strategi yang menghubungkan strategi organisasi dengan strategi knowledge
management dapat dibuat dengan berbekal peta pengetahuan yang sudah dihasilkan
sebelumnya. Tahapan inipun akan memuat perencanaan strategis KMS dan
mendefinisikan kebutuhan pengguna dan KMS. Dokumen yang dihasilkan akan
menyajikan daftar informasi dan fitur-fitur yang akan dikembangkan dalam KMS
sebagai nilai tambah bagi sistem yang ada saat ini.
Desain infrastruktur KM
Desain dilakukan dengan menggunakan hasil evaluasi infrastruktur yang telah
dilakukan. Infrastruktur yang digunakan adalah infrastruktur jaringan intranet dengan
penambahan perangkat yang dapat mendukung sistem KM. Desain infrastruktur tersebut
dilakukan dengan pendekatan aktifitas sistem knowledge management dalam praktek
yang meliputi proses menciptakan, menangkap, menjaring, menyimpan, mengolah dan
menyebarkan knowledge.
Create
Capture
Knowledge
Refine
Disseminat
e
Manage
Store
Gambar 2 Model Sistem Knowledge Management (Sumber: Davenport et.al, 1998)
Melakukan audit atas kekayaan pengetahuan
Audit manajemen pengetahuan adalah kegiatan memeriksa secara sistematis
kualitas pengelolaan pengetahuan di suatu organisasi (Munir, 2008). Audit manajemen
pengetahuan terdiri dari tiga komponen, yaitu audit kualitas pengetahuan, audit kualitas
pembelajaran di organisasi dan audit kualitas proses pengelolaan pengetahuan.
Mendesain tim KM yang terlibat
Dalam tahap ini melakukan desain tim dengan mengidentifikasi stakeholder KM
dari bidang teknologi informasi, manajemen (pengambil keputusan), pengguna
(pegawai). Selanjutnya dipetakan kebutuhan masing-masing stakeholder pengetahuan
tersebut dan melakukan analisa kebutuhan jumlah anggota tim yang bertanggung jawab
atas pengelolaan pengetahuan.
Analisa sistem sebagai dasar membangun kerangka KM
Kegiatan analisa sistem merupakan proses penterjemahan kebutuhan pengguna
dan sistem ke dalam sistem yang akan dibangun. Dengan menggunakan pemodelan
UML, langkah-langkah yang dilakukan nantinya adalah membuat diagram use case,
membuat diagram activity, membuat diagram class, membuat diagram sequence dan
membuat diagram statechart. Selanjutnya dilakukan desain KMS, dengan membuat
rancangan agar siap diimplementasikan berdasarkan hasil analisa yang dilakukan pada
tahap sebelumnya. Desain ini meliputi desain arsitektur, desain sitemap, desain
antarmuka dan desain database. Sedangkan pembuatan desain sistem dilakukan untuk
ISBN : 978-602-97491-2-0
C-6-4
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XIII
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 5 Pebruari 2011
menyajikan hasil analisa dan desain kedalam bentuk-bentuk tampilan antarmuka.
Pembuatan antarmuka KMS merupakan bentuk sederhana penyajian hasil analisa dan
desain agar dapat dilakukan evaluasi apakah kebutuhan pengguna telah terpenuhi.
Review dan evaluasi desain KMS
Setelah desain KM terbentuk akan dilakukan review dan evaluasi . Tahap ini
dilakukan dengan menggunakan ceklist yang bertujuan untuk memastikan bahwa hasil
desain sesuai dengan spesisfikasi kebutuhan pada tahap analisis kebutuhan. Ceklist yang
dibuat berisi perbandingan desain sistem yang tersusun dengan spesisfikasi kebutuhan.
Hasil review dan evaluasi berupa ceklist review dan evaluasi. Metode perunutan dari
akhir desain sistem ke analisis kebutuhan dilakukan untuk mengurangi kesalahan dan
kurangnya ketelitian dalam verifikasi, sehingga tidak ada satu desainpun yang terlewati.
HASIL DAN DISKUSI
Menyelaraskan strategi KM dengan strategi instansi BPMTV
Pengelolaan pengetahuan di instansi BPMTV harus sejalan dengan
strategi BPMTV. Dari strategi tersebut dapat di lihat bahwa inisiatif dalam pengelolaan
pengetahuan membutuhkan langkah-langkah agar pengetahuan yang dimiliki dapat
dimanfaatkan oleh instansi BPMTV (knowledge utilization). Tobing(2007) menjelaskan
bahwa perlu dideskripsikannya strategi atau cara yang perlu dilakukan untuk
mengakuisisi, menyimpan dan mendistribusikan pengetahuan.
1. Strategi akuisisi pengetahuan di BPMTV adalah :
 Dengan pelatihan
 Membuat dokumentasi tertulis pasca pelatihan
 Mengadakan training singkat pasca pelatihan
 Prioritas untuk membuat dokumentasi pengetahuan tacit, salah satu caranya
membuat video untuk tacit knowledge yang sulit untuk dieksplisitkan
 Akuisisi pengetahuan lainnya yang sudah terkodifikasi
 Mendorong pemilik pengetahuan untuk berbagi.
2. Strategi penyimpanan pengetahuan dalam organisasi dapat dilakukan dengan
mengumpulkan pengetahuan dalam bentuk hardcopy dan dalam bentuk digital ke
dalam suatu sistem agar dapat diakses dan dimanfaatkan oleh semua pegawai.
3. Strategi distribusi pengetahuan eksplisit memanfaatkan infrastruktur teknologi
informasi yang memberi kemudahan dan kecepatan akses bagi pengguna untuk
mendapatkan layanan knowledge yang dibutuhkan. Sedangkan pengetahuan tacit
selain didistribusikan dari video dilakukan pelatihan dan supervisi.
Hasil Analisa dan Desain
Desain infrastruktur KM dilakukan dengan menggunakan hasil evaluasi
infrastruktur yang telah dilakukan. Infrastruktur yang digunakan adalah infrastruktur
jaringan intranet dengan penambahan perangkat yang dapat mendukung sistem KM.
Desain infrastruktur sistem KM yang akan digunakan seperti dalam gambar 3
menunjukkan pengembangan jaringan berdasarkan kebutuhan sistem KM yang akan
dibangun.
ISBN : 978-602-97491-2-0
C-6-5
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XIII
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 5 Pebruari 2011
Gambar 3. Desain Infrastruktur KM
Sedangkan peta pengetahuan organisasi BPMTV dapat dilihat pada gambar 4
menunjukkan bahwa saat ini organisasi berada pada posisi pemimpin pasar atau market
leader. Bila posisi BPMTV hanya memiliki pengetahuan inti sementara pesaing
memiliki pengetahuan tingkat lanjut, maka organisasi berada pada posisi tersesat atau
terbelakang. Keadaan akan lebih parah bagi organisasi bila ternyata pesaing memiliki
pengetahuan inovatif. Knowledge management system multimedia yang akan dibangun
ini merupakan usaha organisasi untuk mempertahankan dan meningkatkan pengetahuan
menuju pengetahuan inovatif sehingga dapat menjadi organisasi pada posisi inovator.
Gambar 4 Peta Pengetahuan Organisasi BPMTV
Kegiatan analisa sistem merupakan proses penterjemahan kebutuhan pengguna
dan sistem ke dalam sistem yang dibangun dengan menggunakan pemodelan UML.
Diagram UML yang akan dibuat meliputi diagram use case, diagram activity, diagram
sequence dan diagram class. Berikut ini adalah diagram use case yang telah dibuat
terdiri dari tiga aktor dan lima belas use case. Aktor aktor tersebut mempunyai peran
sendiri-sendiri dalam interaksinya dengan sistem.
ISBN : 978-602-97491-2-0
C-6-6
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XIII
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 5 Pebruari 2011
M e m b u a t L a p o ra n K M S
M e n g e lo la P e n g g u n a
L o g in
M e n g ir im A r tik e l
D o w n lo a d D o k u m e n
A d m in K M
M e n g ir im D o k u m e n
D o w n lo a d V id e o
M e n u lis K o m e n ta r
P egaw ai
M e n c a ri P e n g e ta h u a n
M e n y e tu ju i A r tik e l
M e n d o w n lo a d F ile
A r tik e l
M e n g ir im V id e o
M e n y e tu ju i D o k u m e n
P e tu g a s P S B
M e n y e tu ju i V id e o
M e n y e tu ju i K o m e n ta r
Gambar 5. Peta Pengetahuan Organisasi BPMTV
Desain arsitektur knowledge management system dapat dilihat pada gambar 6
berikut ini, tampak bahwa desain ini mendukung proses akuisisi pengetahuan yang
melibatkan pegawai, sistem distribusi dan penyimpanan. Distribusi pengetahuan
dilakukan memanfaatkan jaringan intranet yang ada di BPMTV, sedangkan proses
akuisisi menggunakan tool knowledge management.
Gambar 6 Arsitektur Knowledge Management
Sedangkan tool yang akan digunakan untuk mengelola pengetahuan nantinya
dapat digambarkan dalam arsitektur aplikasi seperti pada gambar 7. Aplikasi ini
diharapkan dapat membantu proses akuisisi pengetahuan melalui partisipasi dari
ISBN : 978-602-97491-2-0
C-6-7
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XIII
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 5 Pebruari 2011
pemilik pengetahuan yang mengirimkan pengetahuannya dalam bentuk artikel,
dokumen maupun video ke dalam sistem ini, sehingga terjadi proses saling berbagi dan
bermuara pada pemanfaatan pengetahuan tersebut untuk pengembangan media video
pendidikan.
Gambar 7. Arsitektur Aplikasi Knowledge Management Multimedia
KESIMPULAN
Pada bab ini dibahas tentang kesimpulan yang didapat dari penelitian ini, antara
lain:
1. Dengan selesainya penelitian ini maka diperoleh peta pengetahuan organisasi , yang
terdiri dari pengetahuan apa yang telah dimiliki, pengetahuan yang harus diakuisisi,
dan tingkat pengetahuan yang sudah dimiliki BPMTV, sehingga dapat diambil
langkah-langkah tepat untuk mengurangi kesenjangan pengetahuan.
2. Identifikasi strategi dalam rangka mengakuisisi, dilakukan dengan pelatihan dan
mendorong pemilik pengetahuan untuk berbagi, membuat dokumentasi tertulis
pasca mengikuti pelatihan, dan membuat video untuk pengetahuan yang sulit
dieksplisitkan.
3. Hasil desain sistem yang dibuat dapat dijadikan acuan dalam mengembangkan
sistem pengelolaan pengetahuan pada organisasi BPMTV karena didesain mampu
mengakuisisi pengetahuan dalam bentuk artikel, dalam bentuk dokumen softcopy
dan dalam bentuk video. Sistem juga mampu menyimpan pengetahuan dalam
jumlah besar dan memiliki kemudahan pada proses pencariannya. Distribusi
pengetahuan dapat menggunakan infrastruktur jaringan komputer yang ada
sehingga dapat di akses oleh semua pegawai.
DAFTAR PUSTAKA
Brian Newman, 1996, What is Knowledge Management, Knowledge Management
Forum.
Brewster,
Christopher,
Fabio
Ciravegna,
dan
Yorick
Wilks,
KnowledgeAcquisition for Knowledge Management: Position
International Conference on Artificial Intelligence
2001,
Paper,
Dharwiyanti Sri dan Romi Satriowahono, 2003, Pengantar Unified Modelling Language
(UML) (http://ilmukomputer.org/2006/08/25/pengantar-uml) diakses tanggal 15
April 2010
ISBN : 978-602-97491-2-0
C-6-8
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XIII
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 5 Pebruari 2011
Dennis Alan, Wixom Barbara Haley, 2003, System Analysis and Design, Second
Edition, John Wiley & Sons, Inc.
Munir, Ningky, 2008, Knowledge Management Audit, Pedoman Evaluasi Kesiapan
Organisasi Mengelola Pengetahuan, Sekolah Tinggi Manajemen PPM
P. Bruce Berra, Arif Ghafoor, Data and Knowledge Management in Multimedia
Systems, IEEE Transactions on Knowledge and Data Engineering, Vol 10, No.6,
November/
December
1998,
pp.
868-871,
(http://cobweb.ecn.purdue.edu/~ece624/ papers/Special.pdf ), diakses tanggal 6
Nopember 2009
Susanto Juhaeri, 2003, Pengantar Multimedia Untuk Media Pembelajaran
(http://ilmukomputer.org/wpcontent/uploads/2009/07/juhaerimultimedia_bagian1.pdf) diakses tanggal 15
Januari 2010)
Setiarso Bambang, Harjanto Nasir,Triyono, Subagyo Hendro, 2009, Penerapan
Knowledge Management Dalam Organisasi, Graha Ilmu
Tiwana, A. 1999, The Knowledge Management Toolkit, Prentice Hall
Tobing, Paul, L., 2007, Knowledge Management Konsep, Arsitektur dan Implementasi,
Graha Ilmu
Widayana, Lendy. Februari 2005, Knowledge Management : Meningkatkan Daya Saing
Bisnis, Bayu Media Publishing
ISBN : 978-602-97491-2-0
C-6-9