TUGAS UAT SIM _Case 1 - Chapter 11_ Pak Djoko Dwi Tjiptantox

SIM Sistem Informasi Manajemen
TUGAS SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Case 1
PENGEMBANGAN APLIKASI CLOUD HARUS
MELIPUTI PERENCANAAN
Disusun untuk memenuhi salah satu tugas Mata Kuliah
Sistem Informasi Manajemen (SIM)
Dosen :
Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc (CS)
Disusun Oleh :
DJOKO DWI TJIPTANTO
NRP. P056101673 .9EK
(EK – 9 BPN)
2012
1
SIM Sistem Informasi Manajemen
BAB .1 PENDAHULUAN
A. Latar belakang,
Sistem informasi merupakan salah satu alat yang sering digunakan oleh perusahaan
untuk mewujudkan tujuan perusahan demi mencapai efektifitas dan efesiensi perusahaan
Pada era persaingan global dan kompetisi yang semakin ketat, setiap perusahaan harus
mampu melakukan inovasi untuk bertahan, salah satunya adalah dengan menerapkan
teknologi tepat guna.. Efektifitas dan efisiensi dalam mentransfer teknologi memerlukan
perubahan yang terus menerus dan berkelanjutan. Teknologi dan sistem informasi yang
merupakan kolaborasi antara teknologi informasi dan komunikasi yang memainkan peran
utama pengembangan sistem informsi.
Dalam pengembangan sistem informasi tidak sedikit biaya yang harus dikeluarkan
oleh perusahaan. Perusahaan senantiasa melakukan efisiensi biaya dalam berbagai komponen
pengeluaran keuangan untuk dapat bersaing. Selain efisiensi biaya adanya keterbatasan yang
dimiliki perusahaan baik dalam bidang pengetahuan Sumber daya manusia (SDM) yang
dimiliki, keterbatasan informasi, keterbatasan peralatan dan keterbatasan-keterbatasan
lainnya.
Untuk dapat mengembangkan lebih agar perusahaan dapat berkembang mengikuti
persaingan
dan
penghematan
biaya
operasional
maka
perusahaan
harus
dapat
mengembangkan aplikasi yang dipergunakan agar dapat lebih diakses semua pihak sehingga
informasi yang disampaikan perusahaan kepada user ataupun pelanggan dapat cepat dilayani.
Untuk itu perusahaan harus merencanakan pengembangan aplikasi maupun pelatihan
terhadap semua staff yang berhubungan dengan teknologi informasi.
Dalam pengembangan aplikasi tidak secara otomatis dapat diterima oleh seluruh
karyawan pengguna diperusahaan itu banyak sekali kendala yang dihadapi atau rintangan
penggunaan aplikasi dimaksud dengan demikian sudah menjadi tugas dari eksekutip manager
untuk dapat memberikan pengertian tentang rencana perubahan dimaksud agar dapat dipakai
dan dipahami oleh seluruh pengguna aplikasi dimaksud.
Perencanaan perubahan penggunaan aplikasi perusahaan yang pundamental
menyangkut perubahan server pusat dari aplikasi lama ke aplikasi baru yaitu penggunaan
cloud-based sofware juga migrasi dari Sistem Microsoft Outlook-Exchange ke Google Apps
ditinjau sangat efesien dari berbagai aspek baik itu aplikasi maupun biaya.
1
SIM Sistem Informasi Manajemen
B, Tujuan
Berdasarkan latar belakang, tujuan dari penulisan ini adalah untuk mengidentifikasi
perencanaan perubahan penggunaan aplikasi yang menunjang perusahaan agar dapat
dipergunakan dengan baik oleh para pengguna maupun pengguna akhir, bahwa dengan
perkembangan aplikasi atau perpindahan/migrasi aplikasi dari aplikasi lama ke aplikasi yang
baru disesuaikan dengan perkembangan teknologi yang semakin canggih begitu juga
berbagai perusahaan yang migrasi dari Sistem Microsoft Outlook-Exchange ke Google Apps
BAB.II PEMBAHASAN
A. Penjelasan Kasus
Bahwa CIO dan para menajer harus bisa mengatasi masalah keamanan tingkat
layanan dan penggunaan resistensi pengguna akhir ketika perusahaan akan berpindah atau
migrasi aplikasi ke suatu aplikasi baru cloud-based sofware perusahaan dengan tidak
mengabaikan peran dari staf TI dari perusahaan itu.
Ketika perusahaan akan mengganti on-premise server jaringan aplikasi dengan
mengadopsi cloud-based sofware staf TI merasa kebimbangan dan keresahan dengan
penggunaan aplikasi baru tersebut. Karena penggunaan aplikasi yang baru perlu penyesuain
dan pengenalan baru terhadap pemakaian aplikasi baru dimaksud. Dengan pindah ke aplikasi
cloud-based sofware perusahaan, IT eksekutif tidak boleh berasumsi bahwa hal itu akan
berbeda dari adopsi teknologi lainnya dalam hal faktor manusia, budaya dan politik
Sekitar delapan dari 28 departemen TI staf melihat peran mereka berubah ketika
Momentum perubahan aplikasi dimulai dengan mematikan server pusat. Dengan kondisi
demikian diperlukan peran manajer TI untuk dapat memastikan kesuksesan transisi migrasi
aplikasi . Peran manajjer sangat dibutuhkan dengan memberikan pengertian dan penjelasan
mengenai maksud dari rencana perubahan itu agar dapat berhasil sukses pelaksanaan
penggunaan aplikasi baru itu.
Keberhasilan
Sanmina-SCI salah satu perusahaan pemimpin TI penyedia jasa
manufaktur elektronik ketika memutuskan untuk memindahkan 16.000 karyawan dari premis
di Microsoft Outlook-Exchange sistem ke google Apps, sebuah suite komunikasi dan
kolaborasi host oleh google, dengan meletakkan konteks apa yang sedang dicoba untuk
2
SIM Sistem Informasi Manajemen
dilakukan dan ke arah mana organisasi TI menuju dimasa mendatang. pemimpin TI tim
mereka mengatakan bahwa dengan komputasi cloud-based sofware dapat bergeser
pemeliharaan untuk sistim vendort host
Pandangan TI bahwa organisasi berorientasi layanan on-premise sistem tetapi
memberikan nilai tambah lebih terhadap layanan, dengan penekanan pada on-premise
sistem, jaringan dan arsitektur bahkan mungkin lebih juga dengan penghematan biaya yang
lebih agar dapat menguntungkan perusahaan. Pemimpin TI menginginkan cloud-based
sofware dapat bergerak lebih cepat untuk bisnis
menarik sofware dalam atau keluar dari
portal dalam semalam,
Dengan lompatan dalam perubahan penggunaan aplikasi baru para staff TI setelah
diadakan beberapa pelatihan ulang merasa berharga dari tugas sebelumnya , manjemen Ti
harus memberikan bantuan dan bimbingan dalam membantu staff dalam proses transisi
perpindahan aplikasi
Kita dapat mengetahui, bahwa dalam memasuki teknologi baru itu merupakan inovasi
digaris depan dengan bisa bergabung lagi dengan sangat antusias waktu menjelaskan visi dan
realitas disekitarnya. Dengan suatu peningkatan tipe yang lebih kreatif, pengenalan bekerja
menjadi lebih penting untuk departemen TI dari unit bisnis, jenis pendukung infrakstruktur
pekerjaan. Jika kita lakukan pekerjaan sempurna untuk melayani in-house service for e-mail,
tidak satupun pindah ke departemen TI.
Biaya merupakan elemen penting dalam mengawali arah pengembangan perusahaan
Sanmina-SCI, tetapi perusahaan juga mencari suatu istilah lama untuk menghargai karyawan
supaya lebih efektif dan produktif ketika bekerjasama dengan pelanggan dan penyalur.”
B. Pertanyaan Kasus :
1. Bagaimana peran pengembangan perubahan ketika menggunakan aplikasi cloud?
Apakah anda menyetujui pengembangan baru ini? Mengapa atau mengapa tidak?
Jawaban:
• Cloud berarti Awan. Dalam tataran dunia informasi dan internet, Cloud Base bisa
dipandang sebagai sebuah Keterpaduan (integrasi) mulai dari Sistem Operasi,
Aplikasi, dan servise-service dalam internet ,Mengutip dari Wikipedia :
3
SIM Sistem Informasi Manajemen
gabungan pemanfaatan teknologi komputer dan pengembangan berbasis Internet
('awan'). Cloud atau awan adalah metefora dari internet, sebagaimana awan yang
sering digambarkan di diagram jaringan komputer. Sebagaimana awan dalam diagram
jaringan komputer tersebut, awan (cloud) dalam Cloud Computing juga merupakan
abstraksi dari infrastruktur kompleks yang disembunyikannya.
Google awal timbulnya istilah Cloud Base Computing ini. Dalam bayangan Google,
Kelak sebuah PC atau Notebook tidak memerlukan sebuah OS independent. Secara
ekstrim, kelak, sebuah PC hanya lah memerlukan sebuah Browser dan koneksi
internet. Karena semua aplikasi, mulai dari Sistem Operasi (termasuk instalasi driver,
setting dan sebagainya) program-program pendukung, dan jasa-jasa akan tersedia
secara online. Untuk perencanaan pengembangan Teknologi Informasi dalam
prosesnya ada beberapa komponen utama yang perlu sebagai berikut:
a.
Pengembangan strategi.
mendukung
Mengembangkan berbagai strategi
bisnis yang
visi bisnis perusahaan. Contohnya, menggunakan teknologi
informasi untuk membuat sistem e-busines inovatif yang berfokus pada niiai
pelanggan dan bisnis.
b.
Manajemen Sumber daya Mengembangkan berbagai rencana strategi untuk
mengelola atau melakukan outsourcing atas sumber daya TI perusahaan,
termasuk personil SI, hardware, software, data, dan sumber daya jaringan.
c.
Arsitektur teknologi. Membuat pilihan TI strategy yang rnencerminkan arsitektur
teknologi informasi yang didesain untuk mendukung usaha bisnis/TI perusahaan
Perencanaan yang menguntungkan dalam menghadapi persaingan kompleks di
lingkungan teknologi informasi terutama pada dunia bisnis di masa kini, strategis
4
SIM Sistem Informasi Manajemen
perencanaan bisnis/IT melibatkan suatu evaluasi yang manfaat dalam mengambil
resiko yang dihadapi perusahaan. Penggunaan Strategi dasar Teknologi Informasi
untuk
memanfaatkan
persaingan.Perencanaan
strategis
berhadapan
dengan
pengembangan dari suatu misi organisasi, keberhasilan, strategi, kebijakan.
Kerjasama dimulai dengan proses mengembangkan visi bersama, menggunakan
berbagai teknik, mencakup pembentukan regu, memperagakan skenario, dan latihan
konsensus. Sesi Perencanaan Regu sering meliputi ; strategis visi dan pertanyaan.
Perencanaan taktis melibatkan penetapan sasaran dan pengembangan prosedur, aturan,
jadwal, dan anggaran. Perencanaan operasional dilaksanakan atas basis jangka pendek
untuk menerapkan dan mengendalikan operasi sehari-hari
Baik CEO maupun CIO perusahaan harus mengelola pengembangan strategi dalam
bisnis dan TI ntuk memenuhi nilai pelanggan dan visi nilai bisnis mereka. Proses
adaptasi bersama ini diperlukan karena teknologi informasi cepat berubah, tetapi
merupakan komponen penting dalam banyak usaha bisinis strategis.
• Sangat setuju apabila suatu perusahaan dalam perencanaan pengembangan beralih
menggunakan aplikasi cloud atau perubahan Sistem Microsoft Outlook-Exchange ke
Google Apps perubahan aplikasi terlihat sangat baik dari setiap sektor dibuktikan oleh
salah satu perusahaan terkemuka didunia yaitu Sanmina-SCI yang melakukan
pembaharuan dibidang elektronik diseluruh dunia dengan memproduksi jasa
pelayanan provider Sanmina-SCI dengan menggerakan 16.000 karyawan dari para
pekerja
Sistem Microsoft Outlook-Exchange ke Google Apps,
komunikasi dan
kerjasama yang dipimpin oleh manajemen Google.Perusahaan ini Menciptakan model
bisnis yang berfokus pada penyediaan nilai pelanggan, Sanmina-SCI telah muncul
sebagai salah satu penyedia EMS terbesar yang kompleks, jasa industri berteknologi
maju. Dengan portofolio yang solid kemampuan teknis,-Nilai Tambah Rekayasa Nilai
(VAVE) layanan, dukungan manufaktur lokal, regional dan global dan operasi yang
terintegrasi secara vertikal, kami memberikan total biaya terendah dengan layanan
pelanggan yang unggul-memungkinkan pelanggan untuk merancang dan membangun
produk mereka di mana saja .
• Karena perubahan tersebut telah terbukti oleh perusahaan Sanmina-SCI untuk
mengatasi desaina, manufaktur, manajemen rantai suplai dan kebutuhan logistik.
5
SIM Sistem Informasi Manajemen
Sebagai teknologi berkinerja tinggi menawarkan mitra utama, kita dikenal karena
fleksibel dan lengkap kami end-to-end solusi rantai pasokan di jaringan, nirkabel
wireline, optik dan perusahaan, dan ATCA berbasis pasar peralatan. Karena banyak
perusahaan yang melihat ke Sanmina-SCI dengan berbagai keunggulan dari
perusahaan tersebut sebagai penyedia provider canggih di dunia untuk :
•
ProdukTeknologi canggih
•
Dukungan pengembangan pada tahap awal produk Rekayasa
•
Pada basis global diutamakanKualitas dan layanan pelanggan
Menyesuaikan desain, nilai teknik dan Desain BersamaManufaktur (JDM) membantu
solusi meningkatkan daya saing , mengurangi biaya R & D dan mempersingkat waktu
untuk pendapatan. Sanmina-SCI membuat beberapa produk elektronik dan mekanik
yang paling kompleks dan berharga di dunia. Sanmina-SCI tidak hanya berfokus pada
rekayasa dan fabrikasi komponen kompleks, tapi juga pada penyediaan solusi pasokan
lengkap rantai end-to-end untuk Original Equipment Manufacturers (OEM). Dengan
jejak global yang efisien bersaing di pasar saat ini, Sanmina-SCI adalah teknologi
utama dan mitra global sebagai rantai pasokan dan yang paling canggih solusi untuk
mencapai visi
2.
Mengapa ada hambatan apabila akan memulai menggunakan aplikasi cloud?
Apakah dalam mengerjakan pengembangan ini ada hambatan dari luar pekerjaan
mereka?
Jawab:
• Apabila dalam suatu organisasi akan memulai sesuatu yang baru tentunya akan
mendapatkan hambatan baik dari dalam maupun dari luar organisasi perusahaan
dimaksud. Apalagi dengan perubahan yang drastis tentang penggunaan aplikasi
sofware yang akan jadi server pusat. Hambatan yang datang dari dalam organisasi
berupa hambatan dari seluruh staff pelaksana yang akan memakai program dimaksud
tentunya tidak langsung merespons terhadap pengembangan dimaksud mereka belum
terbiasa dan perlu pelatihan yang intensif agar didapat hasil pengembangan yang
dihrapkan perusahaan. Begitu pula degan manajer TI harus memberi dorongan dan
motivasi . Bagaimana pun kita melakukan sesuatu, pasti ada resistensi dari orang6
SIM Sistem Informasi Manajemen
orang yang mengalaminya. Misalnya, implementasi teknologi pendukung kerja yang
baru dapat membuat para karyawan ketakutan dan resisten terhadap perubahan
tersebut. Mari kita lihat contoh dunia nyata yang mendemonstrasikan tantangan
implementasi aplikasi dan strategi bisnis/TI, dan tantangan manajemen perubahan
yang di hadapi
oieh manajemen. Manajemen
hubungan pelanggan (customer
relationship management CRM) adalah contoh terbaik dari aplikasi e-Bisnis utama
bagi banyak, perusahaan saat ini. CRM didesain untuk mengimplementasikan strategi
bisnis penggunaan TI untuk mendukung fokus total ke pelanggan di semua bidang di
perusahaan. Namun proyek CRM sering dinyatakan gagal memenuhi tujuannya.
Misalnya, menurut laporan dari Meta Group yang sangat mengejutkan, yaitu bahwa
55 hingga 75 persen dari proyek CRM gagal memenuhi tujuannya, karena masalah
otomasi tenaga penjual dan "masaiah budaya yang tidak teratasi" staf penjualan sering
segan, atau bahkan takut menggunakan sistem CRM.
Adapun hambatan dari luar organisasi adalah banyaknya pesaing yang menawarkan
aplikasi pengganti dimaksud akan tetapi kualitas dan kuantitasnya belum tentu dapat
menjamin jalannya aplikasi dimaksud untuk promosi perusahaan itu. Perencanaan
yang menguntungkan dalam menghadapi persaingan kompleks di lingkungan
teknologi informasi terutama pada dunia bisnis di masa kini,
strategis perencanaan
bisnis/IT melibatkan suatu evaluasi yang manfaat dalam mengambil resiko yang
dihadapi perusahaan. Penggunaan Strategi dasar Teknologi Informasi untuk
memanfaatkan persaingan. persaingan kekuatan (pesaing, pelanggan, para distributor,
peserta baru, dan pengganti) dan strategi persaingan (pemimpin yang dihormati,
perbedaan, pertumbuhan, inovasi, dan kerjasama), seperti halnya model jaringan
tentang aktivitas dasar berbasis bisnis. Model ini digunakan dalam proses perencanaan
strategis untuk membantu menghasilkan gagasan dalam penggunaan teknologi
informasi yang strategis untuk mendukung prakarsa e-Bisnis baru.
• Dalam mengerjakan pengembangan aplikasi tersebut ada hambatan dari luar yaitu
khususnya yang masih menggunakan aplikasi lama dianggap masih layak untuk
digunakan akan tetapi dengan perkembangan tejnologi dewasa ini hal tersebut
merupakan kendala dari peningkatan serta kualitas sistem. Ada juga pengaruh
7
SIM Sistem Informasi Manajemen
terhadap sumber daya TI di perusahaan yang ingin mengembangkan karir dan
penghasilan yang lebih di perusahaan lain . Google Apps sedang mengatasi tiga
masalah: menguragi defisit anggaran, kekurangan staf TI dan ketidakpuasan dengan
sistem sofware perkantoran saat ini.
3. Bagaimana cara supaya perusahaan bermanfaat dan dinikmati CIO selama mereka
memprakarsai pengembang strategis? berikan beberapa contoh.
• Agar perusahaan dapat bermanfaat dan dinikmati oleh CIO (Chief Information
Officer) adalah suatu jabatan dalam organisasi (bisnis, pemerintahan ataupun nirlaba)
yangj mempunyai peran sebagai pemimpin dalam penyediaan informasi bagi
kelangsungan hidup organisasi dalam rangka mencaapai tujuannya. CIO menjadi
semakin vital di era informasi dimana eksistensi organisasi sangat ditentukan oleh
kemampuan dalam memberdayakan teknologi informasi dan komunikasi (TIK).
CIO sendiri secara fungsional membawahi tiga divisi: Sistem Informasi, Teknologi
Informasi, dan Manajemen Informasi. Divisi Sistem Informasi berfungsi untuk
menganalisa kebutuhan informasi dari sebuah perusahaan baik saat ini maupun di
kemudian hari nanti (aspek demand dari informasi). Secara prinsip ada dua jenis
aktivitas yang harus dilakukan oleh divisi ini:
a.
Business Supports - merupakan fungsi untuk selalu memonitor kebutuhan
manajemen perusahaan akan informasi sebagai penunjang dalam menjalankan
aktivitas bisnis sehari-hari, mengevaluasi tingkat efektivitas penggunaan aplikasi
bisnis yang ada, dan mengusulkan aplikasi-aplikasi tambahan maupun perbaikan
terhadap yang telah dimiliki, dan mendefinisikan kebutuhan-kebutuhan baru.
b.
Information System Studies - merupakan suatu forum penelitian dan
pengembangan yang bertanggung jawab untuk selalu memantau perkembangan
teknologi di industri dimana perusahaan tersebut beroperasi, terutama bagaimana
para
kompetitor
memanfaatkannya
atau
merencanakan
strategi
untuk
memanfaatkannya. Secara berkala, forum ini akan mempresentasikan kepada
manajemen puncak kesempatan-kesempatan bisnis yang mungkin dilakukan di
kemudian hari melalui implementasi perangkat teknologi informasi yang baru.
8
SIM Sistem Informasi Manajemen
Tim ini pula yang akan menjadi penasehat utama CIO dalam usaha
mengembangkan sistem informasi perusahaan.
Selama pengembangan strategis perushaan juga dapat melakukan strategi berupa
a. Pencipta Pasar. Gunakan Internet untuk menggambarkan suatu pasar baru dengan
mengidentifikasi kebutuhan pelanggan. Model ini perlu untuk menjual secara terusmenerus hingga berlangsung lama. Contoh: Amazon.Com dan E.Trade.
b. Membentuk kembali Saluran. Gunakan Internet sebagai saluran baru untuk
mengakses pelanggan, membuat penjualan, dan memenuhi pesanan secara langsung.
Lampiran Model ini, menggantikan distribusi fisik dan saluran pemasaran. Contoh:
Cisco.
a. Perantara Transaksi. Gunakan Internet untuk memproses pembelian. Transaksi model
ini meliputi saling bertemu untuk mencari, membandingkan, memilih, dan membayar
online. Contoh: Microsoft Expedia dan Ebay.
b. Info Media. Gunakan Internet untuk mengurangi biaya pencarian. Menawarkan
pelanggan
untuk memproses mengumpulkan informasi agar diperlukan untuk
membuat pembelian. Contoh: Home advisor dan Auto-By-Tel.
a. Inovasi dalam pelayanan. Gunakan Internet untuk menyediakan suatu jasa yang
menyeluruh untuk pelanggan agar dapat menggunakan secara langsung. Inovasi
pelayanan diusahakan karyawan berhubungan secara langsung. Contoh: Employease
dan Healtheon.
b. Inovasi dalam pembaharuan jaringan. Gunakan Internet
untuk mengefektifkan
interaksi antar semua persediaan jaringan untuk meningkatkan efisiensi. Contoh:
Mckesson Mikro.
c. Penguasaan Saluran. Gunakan Internet sebagai penjualan dan saluran jasa layanan.
Model ini menggantikan kantor bisnis pada pusat panggilan. Contoh: Charles Schwab
9
SIM Sistem Informasi Manajemen
BAB.III KESIMPULAN
Dari uraian diatas dapat disimpulkan beberapa hal sebagai nerikut:
1.
Merencanakan teknologi informasi memerlukan perencanaan untuk merubah sistem
bisnis, proses, struktur, dan teknologi. Perencanaan adalah suatu hal penting dalam
proses organisasi dengan menggunakan metoda seperti pendekatan skenario dan
perencanaan dalam memanfaatkan persaingan untuk mengevaluasi suatu lingkungan
organisasi internal dan eksternal; meramalkan pengembangan baru; menetapkan suatu
visi organisasi, misi
dan sasaran hasil; mengembangkan strategis, taktik, dan
kebijakan untuk menerapkan keberhasilannya; dan mengartikulasikan rencana untuk
organisasi untuk bertindak sesuai dengan organisasi bantuan proses perencanaan baik
belajar sendiri maupun mempromosikan perubahan keorganisasian dan pembaruan.
2. Strategi Bisnis/TI Perencanaan melibatkan seluruh investasi teknologi informasi
dengan suatu visi bisnis perusahaan dan keberhasilan strategis seperti tenaga ahli
dibidang bisnis yang mengakibatkan suatu perencanaan strategis yang konseptual
menetapkan suatu program teknologi perusahaan, sumber daya data, arsitektur
aplikasi, dan organisasi TI.
3. Aktivitas Implementasi meliputi perencanaan implementasi dan pengenalan TI dalam
merubah proses bisnis, struktur organisasi, tugas pekerjaan, dan hubungan pekerjaan
sebagai hasil strategi TI dan aplikasi seperti prakarsa e-Bisnis, tenaga ahli dalam
menangani proyek, menyediakan hubungan kerjasama, dan pengenalan tentang
teknologi baru. Perusahaan menggunakan taktik manajemen perubahan seperti
keterlibatan pemakai di Bisnis/TI perencanaan dan pengembangan untuk mengurangi
perlawanan pemakai akhir dan memaksimalkan penerimaan terhadap perubahan
bisnis semua stakeholders.
10