BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Dalam satu dekade

BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Dalam satu dekade terakhir, perhatian akan pentingnya manajemen aset
mengalami peningkatan (Gaarenstroom, 2015). Hal ini disebabkan karena
meningkatnya pemahaman akan aset sebagai modal kerja suatu organisasi yang
sangat penting untuk menunjang kinerja organisasi tersebut. Oleh karenanya,
aset perlu untuk diidentifikasi, dikelola, dan dirawat dengan baik agar
kondisinya selalu optimal.
Aset yang dikelola dengan baik dapat memberikan beberapa manfaat seperti
peningkatan profesionalisme dan risk management suatu organisasi. Penerapan
manajemen aset memungkinkan organisasi mempunyai struktur dan tanggung
jawab yang lebih jelas sehingga dapat meningkatkan profesionalisme organisasi
tersebut. Selain itu, dengan menerapkan manajemen aset, resiko terkait dengan
aset yang dimiliki dapat diidentifikasi, didokumentasikan dan dinilai dampak
yang akan ditimbulkan sehingga
risk manajemen dapat
ditingkatkan
(Gaarenstroom, 2015). Manfaat manajemen aset lainnya dibuktikan oleh
Achmad dan Hidayat (2013) yang menemukan bahwa manajemen aset
berpengaruh terhadap financial performance perusahaan. Total asset turnover
terbukti berpengaruh signifikan terhadap kuangan perusahaan yang diwakili oleh
variabel operating profit margin.
Manajemen aset tetap akan berjalan lebih efektif apabila didukung oleh
pencatatan organisasi yang diperbaharui secara real-time untuk mencerminkan
status aktual dari semua aset tetap yang dimiliki. Sebelum adanya perkembangan
teknologi yang pesat, pencatatan dijalankan secara tradisonal atau manual. Akan
tetapi, dalam penerapannya, pencatatan secara tradisonal menimbulkan beberapa
permasalahan seperti penumpukan data yang dapat menimbulkan kesulitan pada
saat proses perbaruan data. Selain itu, pencatatan secara tradisonal menimbulkan
1
2
kesulitan dalam proses integrasi data dan menimbulkan ketergantungan data
(O’brien, 2006).
Kehadiran teknologi telah membawa banyak kemudahan dalam proses
pencatatan aset. Manajemen aset berbasis teknologi informasi tidak hanya dapat
digunakan untuk mengetahui kondisi real-time aset, tetapi juga melakukan
fungsi-fungsi lainnya seperti pelacakan lokasi aset, perekaman sejarah
perpindahan aset, sejarah perawatan aset, dan dapat digunakan untuk mengetahui
nilai aset baik nilai waktu beli maupun nilai setelah terjadi depresiasi. Yepez
(2011) dalam Jevon (2013), menyebutkan bahwa penerapan manajemen aset
berbasis teknologi informasi dapat meningkatkan produktivitas suatu organisasi
dan mempersingkat waktu yang dibutuhkan serta menurunkan jumlah tenaga
kerja yang diperlukan pada proses pencatatan secara manual.
Penggunaan manajamen aset berbasis sistem informasi telah banyak
digunakan oleh perusahaan atau organisasi diberbagai bidang seperti perbankan,
store chain, oil and gas industry, dan industri lainnya. Penggunaan sistem
informasi tidak hanya terbatas pada perusahaan berorintasi profit saja tetapi juga
lembaga pemerintahan seperti pemerintah daerah. Penggunaan sistem informasi
dalam
pengelolaan
aset
daerah
telah
membantu
pemerintah
dalam
mengidentifikasi dan mengelola aset-aset daerah yang dimiliki sehingga aset
dapat digunakan dengan optimal. Pengelolaan aset berbasis sistem informasi
juga perlu diterapkan pada institusi pendidikan seperti sekolah dan perguruan
tinggi karena aset tetap yang dimiliki universitas tidak hanya sekadar fasilitas
yang digunakan untuk kegiatan pembelajaran dan penelitian, tetapi juga sebagai
salah satu indikator penentu dalam mengukur skala suatu universitas dan
mencermikan kondisi dan ukuran universitas tersebut (Pu dan Chaou, 2011
dalam Jevon, 2013).
Sebagai salah satu perguruan tinggi terbesar di Indonesia, Universitas
Gadjah Mada tentunya memiliki banyak aset yang harus dikelola. Jumlah yang
banyak dan tersebarnya letak fakultas yang ada di UGM menimbulkan kesulitan
tersendiri dalam pengelolaan aset. Selain itu, prosedur yang rumit dalam
pengelolaan aset menambah kesulitan tersendiri.
3
Pelaksanaan pengelolaan aset UGM dibebankan kepada setiap departemen
diseluruh fakultas. Setiap departemen wajib melakukan pengelolaan aset yang
dimiliki oleh departemen tersebut. Oleh karena UGM merupakan instansi
pemerintah, maka pengelolaan aset menggunakan SIMAK-BMN. SIMAK-BMN
atau sistem informasi manajemen aset dan akuntasi barang milik negara
merupakan sistem informasi resmi dari pemerintah pusat untuk merekam
transaksi perolehan, perubahan dan penghapusan BMN untuk mendukung
Sistem Akuntansi Keuangan dalam rangka menghasilkan laporan neraca. Selain
itu, SIMAK-BMN menghasilkan berbagai laporan, buku-buku, serta kartu-kartu
yang memberikan informasi manajerial dalam pengelolaan BMN.
Pada Departemen Teknik Mesin dan Industri (DTMI) UGM, pengelolaan
aset telah terkomputerisasi dan terintegrasi dengan SIMAK-BMN. Akan tetapi
dalam pelaksanaannya, tidak semua proses terintegrasi dengan SIMAK-BMN.
Proses pengajuan aset baru dan pengajuan disposal aset masih belum terintegrasi
dengan SIMAK-BMN. Selain itu, oleh karena proses reinventarisasi yang lama,
yakni setiap lima tahun sekali, menyebabkan perpindahan barang tidak
terkontrol sehingga data yang ada pada sistem tidak sama dengan kondisi nyata.
Kondisi tersebut menyulitkan pengurus barang dalam melakukan pelacakan
letak dan kondisi aset, dan menyebabkan meningkatnya probabilitas aset hilang
atau tidak ditemukan. Oleh karena pentingnya pengelolaan aset universitas
seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, pada penelitian ini penulis akan
merancang
database
untuk
mendukung
operasional
pengelolaan
aset
Departemen Teknik Mesin dan Industri UGM.
1.2. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang tersebut, rumusan masalah pada penelitian ini
adalah merancang struktur database berbasis web untuk memfasilitasi proses
pengajuan aset baru, inventarisasi aset, dan pengajuan disposal aset pada
pengelolaan aset di Departemen Teknik Mesin dan Industri UGM.
4
1.3. Asumsi dan Batasan Masalah
Untuk membatasi cakupan penelitian, berikut beberapa batasan masalah dan
asumsi yang digunakan dalam penelitian ini:
1. Analisa dan perancangan database pengelolaan asset dilakukan di
Departemen Teknik Mesin dan Industri UGM.
2. Aset yang dimaksud dalam penelitian ini meliputi semua fasilitas fisik (aset
bergerak tidak habis pakai yang tergolong Alat, Elektronik, Meubel,
Komputer, AC, Software, dan Internet dengan nilai pembelian lebih dari
Rp300.000,00) yang digunakan dalam kegiatan perkuliahan, praktikum, dan
semua kegiatan departemen lainnya.
3. Lingkup pembahasan pengelolaan aset meliputi proses pengajuan aset baru,
inventarisasi aset, dan disposal aset.
4. Software yang akan digunakan untuk mendukung sistem informasi yang
akan dibangun adalah software XAMPP dengan basis data MySQL.
1.4. Tujuan Penelitian
Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah:
1. Merancang struktur database untuk pengelolaan aset di DTMI.
2. Mengembangkan database berbasis web untuk memfasilitasi proses
pengajuan aset baru, inventarisasi aset, dan pengajuan disposal aset pada
pengelolaan aset yang terdapat pada DTMI UGM.
1.5. Manfaat Penelitian
Penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat untuk membantu pihak pengurus
Departemen Teknik Mesin dan Industri UGM dalam mengelola aset-aset yang
ada sehingga semua aset yang dimiliki dapat digunakan dengan optimal. Selain
itu, penelitian ini juga diharapkan dapat dimanfaatkan sebagai sumber referensi
untuk pengembangan penelitian dimasa depan dengan topik yang sama.