Implementasi KM Cycle Pada Organisasi Perpustakaan

Implementasi KM Cycle Pada Organisasi Perpustakaan (Studi Kasus Pada Perpustakaan
Perguruan Tinggi Menggunakan Model Bukowitz dan Williams)
Dalam Dalkir (2005) Knowledge Management adalah pengetahuan manajemen yang awalnya
didefinisikan sebagai proses menerapkan pendekatan sistematis untuk penangkapan, struktur,manajemen
dan penyebaran pengetahuan seluruh atau organisasi dalam rangka agar dapat bekerja lebih cepat, praktik
dan mengurangi kekurangan dari proyek ke proyek. (Nonaka and Takeuchi, 1995; Pasternack and Viscio,
1998; Pfeiffer and Sutton, 1999; Ruggles and Holtshouse, 1999).
Dari penjelasan diatas bahwa penerapan knowledge manajemen dapat di implementasikan pada
organisasi non profit maupun profit. Untuk organisasi non profit contohnya pada sebuah lembaga
organisasi perpustakaan. Penerapan KM di perpustakaan ini perlu dilakukan melalui pendekatan
sitematis, melalui struktur manajemen organisasi dan penyebaran pengetahuan seluruh didalam
organisasi supaya dapat bekerja secara cepat dan dapat mengurangi kesalahan atau kekurangan di dalam
organisasi sehingga organisasi dapat berkembang dengan baik.
Dalam mengembangkan organisasi perpustakaan yang baik maka perlunya membuat SOP
(standart operational procedure) yang secara baik dan jelas serta mudah di pahami oleh pengguna
perpustakaan maupun dalam organisasi tersebut. Untuk membuat SOP secarabaik dan terstruktur maka di
perlukan pengetahuan dari organisasi perpustakaan yang berupa tacit knowledge yaitu pengalamanpengalaman individu yang disatukan secara bersama-sama sehingga memunnculkan sebuah pengetahuan
secara explicit yaitu beberapa pengetahuan dapat dituliskan dikertas diformulasikan dalam bentuk
kalimat-kalimat atau diekpresikan dalam bentuk gambar. Seperti juga yang di katakana ditulis oleh Von
Krogh, Ichiyo, serta Nonaka 2000 dalam jurnal Setiarso (2003) penciptaan pengetahuan secara efektif
bergantung pada konteks yang memungkinkan terjadinya penciptaan tersebut. Kemudian penciptaan
pengetahuan melibatkan lima langkah utama yaitu berbagi pengetahuan terbatinkan, menciptakan
konsep,membenarkan konsep, membangun prototype, dan melakukanpenyebaran pengetahuan di
berbagai fungsi dan tingkat di organisasi.
Hal di atas dapat dijelaskan bahwa pada organisasi perpustakaan agar membuat SOP secara jelas
dan terstruktur dengan baik maka melakukan tahapan-tahapan implementasi penciptaan pengetahuan dari
masing-masing individu (karyawan) yang berupa pengalaman kerja dikumpulkan menjadi satu sehingga
memunculkan pengetahuan secara explicit berupa pengetahuan dari beberapa indivudi yang
diformulasikan kebentuk kalimat kemudian di ekpresikan dalam bentuk aturan untuk dipakai SOP
diperpustakaan yang berupa aturan peminjaman buku, denda, penghilangan buku, aturan pengelolaan
bahan pustaka daam bentuk digital, aturan tata tertib pengunjung, peraturan jam buka perpustakaan dsb.
Untuk itu kami mencoba menimpementasikan KM cycle pada perpustakaan perguran tinggi.
Perkembangan perpustakaan di perguruan tinggi kian pesat, perpustakaan perguruan tinggi kini semakin
berlomba-lomba untuk memjukan perpustakaannya di era serba bertekhnologi dan digital, maka sehingga
perpustakaan harus merencanakan procedure operasional dengan baik, agar didalam suatu pekerjaan dapat
dengan jelas serta tidak membingungkan untu melakukan suatu aturan di lembaga perpustakaan tersebut.
Perlunya menerapkan KM diperpustakaan agar organisasi dapat merancang atau merencanakan
sistem informasi yang secara baik sesuai dengan procedure dan juga dapat mengikuti perkembangan
kemajuan perpustakaan perguruan Tinggi di berbagai daerah.
Dalam jurnal Robby Siklus manajemen pengetahuan merupakan sebuah fase yang menjelaskan
penangkapan (capture), penciptaan (creation), kodifikasi (codification), penyebarluasan (sharing),
pengaksesan (accessing), aplikasi, dan penggunaan kembali pengetahuan yang berada dalam sebuah
organisasi. Pendekatan siklus ini menjabarkan kerangka kerja yang berupa pengetahuan informasi
menjadi sebuah pengetahuan yang berguna bagi sebuah organisasi.
Siklus manajemen pengetahuan diperpustakaan perguruan tinggi dalam sebuah organisasi
menciptakan pengetahuan berupa penangkapan (pengalaman dari beberapa individu), penciptaan
(penerapan pengalaman untuk di ciptakan di organisasi perpustakaan perpustakaan perguruan tinggi),
kodifikasi (memodifikasi pengalaman dari cerita-cerita pengalaman untuk dijadikan acuan SOP), aplikasi(
diaplikasikan dari beberapa pengalaman tiap individu/karyawan), kemudian dari pengalaman tersebut
digunakan kembali sebagai acuan SOP untuk keberlanjutan kerja masa mendatang.
Ada tiga alasan organisasi menggunakan pengetahuan menurut nonaka (1995) dalam jurnal
SAGSAN yaitu : 1 ) Pengetahuan dapat digunakan untuk menentukan proses kerja organisasi dan
membuat strategi untuk keunggulan kompetitif yang berkelanjutan . 2 ) Pengetahuan dapat digunakan
untuk merancang dan pemasaran produk . 3 ) Pengetahuan memainkan peran penting dari organisasi
layanan berkualitas. Ketiga hal ini cocok untuk diimplementasikan di organisasi lembaga perpustakaan.
Dinamisme Perkembangan Perpustakaan
Dalam sebuah organisasi yang berupa non profit yaitu lembaga perpustakaan bergerak dalam
melayani jasa informasi yang berupa penyajian informasi yang di butuhkan oleh para penggunanya, maka
dalam sebuah organisasi di dalam perpustakaan perlu mengup grate pengetahuan-pengetahuan yang
dimiliki para karyawan/individu yang berupa memori di benak para karyawan. Pengetahuan tersebut
berupa pengalaman-pengalaman yang dimiliki oleh masing-masing individu, kemudian di sharingkan
kepada para organissasi di lembaga perpustakaan, pengetahuan tersebut yaitu kelebihan dari masingmasing para individu, seperti karyawan yang ahli di bidang sistem teknologi informasi, karywan yang
memiliki pengalaman untuk mengelola perpustakaan, karyawan yang memiliki keahlian dalam marketing
untuk memsarkan perpustakaan, dan sebagainya.
Dari keahlian yang dimiliki SDM maka dijadikan menjadi satu unsure kesatuan yang tak
terpisahkan dalam sebuah organisasi perpustakaan. Sistem pengetahuan yang telah di terapkan dan
menjadi kegiatan yang memerlukan pemikiran yang sangat sistematis dan kecepatan dalam pengambilan
keputusan untuk merancang sebuah SOP (Standart Operasional Procedure) yang secara tepat dan jelas.
Penerapan Knowledge Management sangat diperlukan dalam sebuah organisasi perpustakaan
karena memberikan sebuah pengetahuan yang baru untuk menyusun cara kerja sebuah organisasi
perpustakaan yang dikelola, sehingga lembaga perpustakaan dapat mengikuti perubahan perkembangan
sistem informasi pada sebuah lembaga perpustakaan khususnya perpustakaan perguruan tinggi.
Dikarenakan Perpustakaan perguruan tinggi harus mampu menerapkan perpustakaan sesuai denga Tri
Dharma Perguruan Tinggi bergerak untuk memberikan informasi berupa research, studi, dan sebagainya.
Implementasi KM pada organisasi perpustakaan Perguruan Tinggi (Penerapan Model Bukowitz dan
Williams)
Dalam jurnal Oldenkamp (2002) untuk mengatasi explicitation ini antara profesional aliran utama
untuk berbagi pengetahuan. siklus pengetahuan dalam bentuk dasar yang terdiri dari tiga tahap. Pada
tahap pertama, tahu pengetahuan developmed dengan belajar terorganisir atau dengan akuisisi dari outsite
enterprice. pada tahap kedua, profesional berbagi pengetahuan individu mereka dengan rekan-rekan.
menerapkan siklus pengetahuan perusahaan. Tahap ketiga berbagi pengetahuan dapat terjadi melalui
komunikasi langsung. tetapi juga dalam cara melalui apa yang disebut pengetahuan turunan.
Perkembangan teori Knowledge Management yang disampaikan oleh Oldenkamp jika diterapkan
pada sebuah organisasi di perpustakaan siklus pengetahuan dalam bentuk dasar yang terdiri dari tiga tahap
tersebut yaitu pada tahap pertama harus belajar pengetahuan yang terorganizir atau dengan mengakuisisi
pengetahuan tiap-tiap individu sehinggga menghasilkan output kinerja yang baik. Tahap kedua
karyawan/individu yang sudah berprofesi yang sudah memiliki pengalaman yang bagus maka
menerapkan siklus pengetahuan organisasi perpustakaan sesuai dengan menimplementasikan model KM
cycle sesuia dengan teori yang ada. Kemudian pada tahap ketiga berbagi pengetahuan yang dimiliki para
karyawan/individu melalui komunikasi langsung atau dengan cara memlaui pengetahuan turunan,
misalnya ada para karyawan yang berbagi pengalaman pengethuannya untuk kemajuan perpustakaan, dan
pengetahuan tersebut menjadi acuan peraturan SOP dimasa mendatang sehingga dijadikan sebuah
pengetahuan turunan.
Dari beberapa konsep yang ada maka perkembangan perpustakaan perguruan tinggi dapat
mengimplementasikan KM Cycle dengan memakai teori Bukowitz dan Williams. Dalam jurnal Robby
Siklus manajemen pengetahuan merupakan sebuah fase yang menjelaskan penangkapan (capture),
penciptaan (creation), kodifikasi (codification), penyebarluasan (sharing), pengaksesan (accessing),
aplikasi, dan penggunaan kembali pengetahuan yang berada dalam sebuah organisasi. Berikut gambar
model KM Cycle Bukowitz dan Williams dalam jurnal Robby:
siklus management
Dari model siklus manajemen pengetahuan Bukowitz dan Williams menjelasakan proses kerja dalam
organisasi bagaimana cara menyebarluaskan pengetahuan secara baik dan benar, memelihara
pengetahuan, serta menghasilkan pengetahuan yang sudah ada. Siklus ini dapat di implementasikan pada
sebuah organisasi lembaga perpustakaan perguruan tinggi, dengan mendeskripsikan dari masing-masing
alur siklus manajemen pengetahuan.
Get : Mencari informasi dari masing-masing para karyawan perpustakaan dengan mengumpulkan ide-ide
yang berupa inovasi untuk perkembangan perpustakaan perguruan tinggi. Dari pengumpulan ide-ide yang
berupa pengetahuan dari karyawan yang memiliki karakter berbeda, kemudian pengambilan keputusan
dan pemecahan masalah untuk dijadikan inovasi baru untuk memajukan perpustakaan.
Use : Bagaimana caranya menggunakan sistem informasi di perpustakaan untuk berinovasi baik secara
individu maupun kelompok karyawan perpustakaan untuk mendukung proses kerja di perpustakaan
perguruan tinggi.
Learn : Bagaimana Organisasi perpustakaan dapat belajar dari pengalaman, baik dari kesuksesan,maupun
dari kegagalan untuk menciptakan sebuah inovasi dalam sebuah persaingan perpustakaan perguruan
tinggi saat ini. Pengalaman-pengalaman tersebut berupa pelatihan seminar para karyawan kemudian
pengalaman sukses dalam bidang penelitian di perpustakaan, sampai pengalaman dari kegagalan yang
pernah dialam leh para karyawan.
Contribute : Dari hasil belajar pengalaman yang pernah dijalani seperti pelatihan, kesuksesan dan
kegagalan tersebut maka dapat di sharingkan ke teman-teman rekan kerja dalam organisasai di lembaga
perpustakaan, cara-cara mengatasi permasalahan atau cara untuk memperkembangkan perpustakaan di
tengah-tengah persaingan perpustakaan perguruan tinggi saat ini.
Assess : evaluasi dari masing-masing karyawan itu sendiri seperti hubungan dengan pengguna
perpustakaan (bagaimana cara karyawan untuk melayani pengguna perpustakaan berupa mahasiswa,
dosen), modal perpsutakaan yang berupa kerjasama antar perpustakaan perguruan tinggi, fasilitas
teknologi informasi sehingga memberikan nilai yang baik dan ekonomisbagi penggunanya, dan hubungan
intelektual (hubungan antar karywan, pengguna, dan modal pengetahuan suatu organisasi lembaga
perpstakaan perguruan tinggi satu dengan yang lainnya memalui kerjasama)
Build and Sustain : Untuk memberikan keyakinan bahwa modal intelektual perpustakaan dimasa
mendatang membuat organisasi lembaga perpustakaan perguruan tinggi tetap bertahan dan tetap exis serta
bisa bersaing di masa mendatang.
Divest : Tempat pembuangan pengetahuan para karyawan yang tidak terpakai lagi atau tidak bernilai.
Setelah dari beberapa pengetahuan yang di sharingkan kepada karyawan kemudian di saring dan akhirnya
pengetahuan yang tidak perlu dipakai kemudian di buang.
Begitulah siklus manajemen pengetahuan yang diterapkan dalam sebuah organisasi
diperpustakaan. Dengan menerapkan model KM cycle maka terciptalah SOP (standart operasional
Prosedure) dengan baik dan jelas. Kemudian terciptanya rencana strategi-strategi yang matang untuk
membangun sebuah perpustakaan perguruan tinggi yang baik.
Dalam jurnal Bhatt (2000) menyatakan Argyris dan schon (1978) argumen bahwa pengetahuan
organisasi secara individual berbagi pengetahuan bahwa individu datang untuk memahami dan
menafsirkan dalam konteks organisasi tertentu. Hal ini dapat mendukung KM cycle dalam
pengimplementasi organisasi lembaga perpustakaan perguruan tinggi, yang dimana tiap
individu/karyawan berbagi pengetahuan dan memahami konteks-kontek organisasi lembaga perpustakaan
untuk mengembangakan perpustakaan perguruan tinggi.