BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian Sistem dan Prosedur

BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengertian Sistem dan Prosedur
Menurut Mulyadi (2001: 2) sistem pada dasarnya adalah
sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya, yang
berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.
Dalam definisi sistem akuntansi, formulir merupakan salah satu
unsur sistem akuntansi. Formulir ini merupakan keluaran sistem lain yang
menjadi masukan sistem akuntansi. Sistem lain yang menghasilkan
formulir ini terdiri dari sub-sub sistem yang diberi nama prosedur, agar
dapat diperoleh gambaran yang jelas mengenai berbagai sistem yang
menghasilkan berbagai macam formulir yang diolah dalam sistem
akuntansi.
Menurut Mulyadi (2001: 6) prosedur ini sendiri adalah suatu urutan
kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu
departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara
seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang. Setiap sistem
pasti terdiri dari struktur dan proses. Struktur sistem merupakan unsurunsur yang membentuk sistem tersebut, sedangkan proses sistem
menjelaskan cara kerja setiap unsur sistem lain yang lebih besar dan terdiri
dari berbagai sistem yang lebih kecil, yang disebut sebagai susbsistem.
Pendekatan subsistem memberikan banyak manfaat dalam
memahami lingkungan kita. Pendekatan sistem berusaha menjelaskan
sesuatu dipandang dari sudut pandangan sistem, yang berusaha
menemukan strukur unsur yang membentuk sistem tersebut dan
mengidentifikasi proses bekerjanya setiap unsur yang membentuk sistem
tersebut.
Dengan memahami struktur sistem dan proses sistem seseorang
akan dapat menjelaskan mengapa tujuan suatu sistem tidak tercapai.
Berdasarkan definisi di atas dapat disimpulkan bahwa suatu sistem
merupakan kumpulan dari beberapa bagian yang memiliki keterkaitan dan
saling bekerja sama serta membentuk suatu kesatuan untuk mencapai
tujuan dari sistem tersebut.
Sistem Akuntansi Penerimaan..., Zulfian Fadilla R D, Fakultas Ekonomi Dan Bisnis UMP, 2016
B. Pengertian Sistem Akuntansi
Sistem akuntansi sangat diperlukan dalam setiap organisasi atau
perusahaan, suatu sistem akuntansi yang digunakan berguna untuk
mecapai suatu tujuan perusahaan, agar terciptanya suatu efisiensi sebuah
perusahaan.
Sedangkan sistem akuntansi menurut Mulyadi (2001: 3) sistem
akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang
dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan
yang memudahkan manajemen guna memudahkan pengelolaan
perusahaan.
Unsur pokok Sistem Akuntansi yang sebagaimana di uraikan
Mulyadi (2001: 3-5) adalah sebagai berikut:
1. Formulir
Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam
terjadinya transaksi. Formulir sering disebut dengan istilah
dokumen, karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi
dalam organisasi direkam (didokumentasikan) di atas secarik
kertas. Formulir sering pula disebut dengan istilah media,
karena formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa
yang terjadi dalam organisasi ke dalam catatan.
2. Jurnal
Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk
mencatat, mengklarifikasikan, dan meringkas data keuangan
dan data lainnya.
3. Buku Besar
Buku besar (general ledger) terdiri dari rekening-rekening yang
digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat
sebelumnya dalam jurnal.
4. Buku Pembantu
Jika data keuangan yang digolongkan dalam buku besar diperlukan
rinciannya lebih lanjut, dapat dibentuk buku pembantu
(subsidiary ledger).
5. Laporan
Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan yang dapat
berupa neraca, laporan rugi laba, laporan perubahan laba yang
Sistem Akuntansi Penerimaan..., Zulfian Fadilla R D, Fakultas Ekonomi Dan Bisnis UMP, 2016
ditahan, dll. Laporan berisi informasi yang merupakan keluaran
sistem informasi.
Setiap sistem informasi terdiri dari blok-blok bangunan yang
membentuk sistem tersebut. Sistem informasimemiliki komponen utama
yang membentuk struktur bangunan sistem informasi. Komponen
bangunan sistem informasi terdiri dari enam blok. Masing-masing blok
bangunan sistem informasi tersebut adalah:
1. Blok Masukan (Input Block)
Masukan adalah data yang dimasukkan ke dalam sistem informasi
beserta metode dan media yang digunakan untuk menangkap
dan memasukkan data tersebut ke dalam sistem.
2. Blok Model (Model Block)
Blok model terdiri dari logico-mathematicalmodels yang mengolah
masukan dan data yang disimpan, dengan berbagai cara untuk
memproduksi hasil yang dikehendaki atau keluaran.
3. Blok Keluaran (Output Block)
Produk suatu sistem informasi adalah keluaran yang berupa
imformasi yang bermutu dan dokumen untuk semua pemakai
informasi, baik pemakai intern maupun pemakai luar
organisasi. Keluaran suatu sistem merupakan faktor utama yang
menentukan blok-blok lain suau sistem.
4. Blok Teknologi (Technology Block)
Teknologi merupakan mesin untuk menjalankan sistem informasi.
Teknologi menangkap masukan, menjalankan model,
menyimpan dan mengkases data, menghasilkan dan
menyampaikan keluaran, serta mengendalikan seluruh sistem.
5. Blok Basis Data (Data Base Block)
Basis data merupakan tempat unuk menyimpan data yang
digunakan untuk melayani kebutuhan pemakai informasi.
6. Blok Pengendalian (Control Block)
Semua sistem informasi harus dilindungi dari bencana dan
ancaman, seperti kegagalan sistem, sabotase dan lainnya.
Sistem Akuntansi Penerimaan..., Zulfian Fadilla R D, Fakultas Ekonomi Dan Bisnis UMP, 2016
Dalam mewujudkan sistem akuntansi yang baik, pada dasarnya
harus mengetahui pembanguan sistem akuntansi itu sendiri, sistem
akuntansi erat hubungannya dengan kerjasama manusia dengan sumber
daya lainnya didalam suatu perusahaan untuk mewujudkan tujuan
perusahaan. Tujuan sistem akuntansi merupakan suatu tujuan yang
berdasarkan tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan. Dari setiap sistem
akuntansi yang terdiri dari berbagai sistem mempunyai tujuan yang sama,
sistem akuntansi sendiri dibuat oleh manajemen dalam mengelola
perusahaannya.
Tujuan umum pengembangan sistem akuntansi mempunyai tujuan
utama yang dikemukakan oleh Mulyadi (2001: 20) sebagai berikut:
1. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha
baru
2. Untuk meningkatkan informasi yang dihasilkan oleh sistem
yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian,
maupun sruktur informasinya
3. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekkan
intern, yaiu untuk memperbaiki tingkat keandalan (reability)
informasi akuntansi, dan untuk menyediakan catatan lengkap
mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan
perusahaan
4. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan
catatan akuntansi
C. Pengertian Kas
Kas merupakan suatu alat pertukaran dan juga digunakan sebagai
ukuran dalam akuntansi. Dalam neraca, kas merupakan aktiva yang paling
lancar, dalam arti paling sering berubah, hampir pada setiap transaksi
dengan pihak luar selalu mempengaruhi kas. Hal tersebut terjadi karena
Sistem Akuntansi Penerimaan..., Zulfian Fadilla R D, Fakultas Ekonomi Dan Bisnis UMP, 2016
hampir seluruh transaksi yang dilakukan dalam suatu perusahaan dengan
pihak luar selalu mempengaruhi kas.
Kas adalah aktiva yang tidak produktif, oleh karena itu harus
dijaga supaya jumlah kas tidak terlalu besar sehingga tidak ada “idle
cash”. Daya beli uang bisa berubah-ubah mungkin naik turun tetapi
kenaikan atau penurunan daya beli ini tidak akan mengakibatkan penilaian
kembali terhadap kas (Baridwan 2004: 83)
D. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas
Penerimaan kas bisa berasal dari berbagai macam sumber yaitu
dari penjualan tunai, penjualan aktiva tetap, pinjaman baik dari bank
maupun dari wesel, setoran modal baru. Tetapi penerimaan kas perusahaan
biasanya berasal dari 2 sumber utama: penerimaan kas dari penjualan tunai
dan penerimaan kas dari piutang. Penerimaan kas dari penjualan tunai
biasa dilakukan pada perusahaan dagang seperti toko. Sedangkan
penerimaan kas dari piutang biasanya digunakan pada perusahaan
manufaktur.
Penerimaan kas adalah kas yang diterima perusahaan baik yang
berupa uang tunai maupun surat-surat berharga yang mempunyai sifat
dapat segera digunakan, yang berasal dari transaksi perusahaan maupun
penjualan tunai, pelunasan piutang, atau transaksi lainnya yang dapat
menambah kas perusahaan. “Sumber penerimaan kas terbesar suatu
perusahaan dagang berasal dari transaksi penjualan tunai” (Mulyadi 2003:
455). Dalam buku yang ditulis Mulyadi (2001: 464) menyebutkan bahwa
ada beberapa unsur yang membentuk sistem penerimaan kas dari
penjualan tunai yaitu sebagai berikut:
1. Fungsi Penjualan
Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini
bertanggungjawab untuk menerima order dari pembeli, mengisi
faktur penjualan tunai, dan menyerahkan faktur tersebut kepada
pembeli untuk kepentingan pembayaran harga barang ke fungsi
kas
2. Fungsi Kas
Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini
bertanggung jawab sebagai penerimaan kas dari pembeli
3. Fungsi Gudang
Sistem Akuntansi Penerimaan..., Zulfian Fadilla R D, Fakultas Ekonomi Dan Bisnis UMP, 2016
Dalam ransaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini
bertanggung jawab untuk menyiapkan barang yang dipesan
oleh pembeli, serta menyerahkan barang tersebut ke fungsi
pengiriman.
4. Fungsi Pengiriman
Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi
iniberanggung jawab untuk membungkus barang dan
menyerahkan barang yang telah dibayar harganya kepada
pembeli.
5. Fungsi Akuntansi
Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini
bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan
penerimaan kas dan pembuat laporan penjualan.
Menurut Mulyadi (2001: 75) Formulir adalah secarik kertas yang memiliki
ruang untuk diisi. Dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari
penjualan tunai menurut Mulyadi (2001: 463) adalah:
1.
Faktur penjualan tunai
2.
Dokumen ini digunakan untuk merekam berbagai
informasi yang diperlukan oleh manajemen mengenai transaksi
penjualan tunai.
Pita register kas
3.
Dokumen ini dihasilkan oleh fungsi kas dengan cara
mengoperasikan mesin register kas. Pita register kas ini
merupakan bukti penerimaan kas yang dikeluarkan oleh fungsi
kas dan merupakan dokumen pendukung faktur penjualan
tunai yang dicatat dalam jurnal penjualan
Credit Card Sales Slip
Dokumen ini dicetak oleh credit card center bank yang
menerbitkan kartu kredit dan diserahkan kepada perusahaan
yang menjadi anggota kartu kredit.
4.
Bill of Lading
Sistem Akuntansi Penerimaan..., Zulfian Fadilla R D, Fakultas Ekonomi Dan Bisnis UMP, 2016
5.
Dokumen ini merupakan bukti penyerahan barang dari
perusahaan penjualan barang kepada perusahaan angkutan
umum.
Faktur Penjualan COD
Dokumen ini digunakan untuk merekam penjualan COD.
6. Bukti Setor Bank
7.
Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti
penyetoran kas ke bank. Bukti setor dibuat 3 lembar dan
diserahkan oleh fungsi kas ke bank.
Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan
Dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk
meringkas harga pokok produk yang dijual selama satu
periode.
Menurut Mulyadi (2001: 468) Catatan Akuntansi yang digunakan dalam
sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah:
1. Jurnal Penerimaan Kas
Jurnal ini digunakan fungsi akuntansi untuk mencatat
penerimaan kas dari berbagai sumber, diantaranya penjualan
tunai.
2. Jurnal Penjualan
Jurnal penjualan digunakan fungsi akuntansi untuk
mencatat dan meringkas data penjualan.
3. Jurnal Umum
Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai,
jurnal ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat
harga pokok produk yang dijual.
Menurut Mulyadi (2001: 469) Jaringan prosedur penerimaan kas dari
penjualan tunai adalah:
1. Prosedur Order Penjualan
Dalam prosedur ini fungsi penjualan menerima order
dari pembelian dan membuat faktur penjualan tunai untuk
memungkinkan pembeli melakukan pembayaran harga barang
Sistem Akuntansi Penerimaan..., Zulfian Fadilla R D, Fakultas Ekonomi Dan Bisnis UMP, 2016
ke fungsi kas dan untuk memungkinkan fungsi gudang dan
fungsi pengiriman menyiapkan barnag yang akan diserahkan
kepada pembeli.
2. Prosedur Penerimaan Kas
Dalam prosedur ini fungsi kas menerima pembayaran
harga barang dari pembeli dan berikan tanda pembayaran
kepada pembeli untuk memungkinkan pembeli tersebut
melakukan pengambilan barang yang dibelinya dari fungsi
pengiriman.
3. Prosedur Penyerahan Barang atau Pemberian Jasa
Dalam prosedur ini fungsi pengiriman menyerahkan
barang kepada pembeli.
4. Prosedur Pencatatan Penjualan
Dalam prosedur ini fungsi akuntansi melakukan
pencatatan transaksi penjualan tunai dalam jurnal penjualan dan
jurnal penerimaan kas
5. Prosedur Penyerahan Kas ke Bank
Sistem pengendalian intern terhadap kas mengharuskan
penyetoran dengan segera ke bank semua kas yang diterima
pada suatu hari.
6. Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat
penerimaan kas ke dalam jurnal penerimaan kas berdasar bukti
setor bank yang diterima dari bank melalui fungsi kas.
7. Prosedur Pencatatan harga Pokok Penjualan
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi membuat rekapitulasi
harga pokok penjualan berdasarkan data yang dicatat dalam
kartu pesediaan.
E. Sistem Pengendalian Intern
Sistem pengendalian intern meliputi sruktur organisasi, metode,
dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan
organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong
dipatuhinya kebijakan manajemen. Menurut Mulyadi (2001: 165) untuk
Sistem Akuntansi Penerimaan..., Zulfian Fadilla R D, Fakultas Ekonomi Dan Bisnis UMP, 2016
dapat mencapai tujuan pengendalian intern, perusahaan harus menerapkan
unsur pokok pengendalian intern yaitu:
1. Sruktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional
secara tegas
Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi didasarkan
pada prinsip harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi, fungsi
penyimpanan dan fungsi akuntansi. Suatu fungsi tidak boleh diberi
tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua transaksi.
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan
perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan
biaya
Dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian
wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi.
3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit
organisasi
Cara-cara yang umumnya ditempuh perusahaan dalam menciptakan
praktek yang sehat adalah penggunaan formulir bernomor urut
tercetak, pemeriksaan mendadak (surprised audit), setiap transaksi
tidak boleh dilaksanakan oleh satu orang atau satu bagian tanpa
campur tangan bagian lain dari awal sampai akhir, perputaran jabatan
(job rotation),keharusan pengambilan cuti, pencocokan fisik kekayaan
dengan catatannya secara periodik dan pembentukan unit organisasi
yang bertugas untuk mengecek efektivitas unsur sistem pengendalian
intern yang lain.
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya
Karyawan yang jujur dan ahli dalam bidang yang menjadi tanggung
jawabnya akan dapat melaksanakan pekerjaannya dengan efisien dan
efektif.
Tujuan dari sistem pengendalian intern sendiri adalah:
1. Menjaga kekayaan organisasi
2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi
3. Mendorong efisiensi
Sistem Akuntansi Penerimaan..., Zulfian Fadilla R D, Fakultas Ekonomi Dan Bisnis UMP, 2016
4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen
Untuk menciptakan pengendalian intern dalam perusahaan, perlu dibentuk
struktur organisasi yang memisahkan taaggungjawab fungsional secara
tegas. Pembagian tanggungjawab fungsional dalam organisasi ini
didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini:
1. Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari
fungsi akuntansi
2. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk
melaksanakan seluruh tahap suatu transaksi
Sistem Akuntansi Penerimaan..., Zulfian Fadilla R D, Fakultas Ekonomi Dan Bisnis UMP, 2016