bab ii landasan teori bab ii landasan teori

BAB II
LANDASAN TEORI
BAB II LANDASAN TEORI
2.1. Pengertian Koperasi
Koperasi adalah perkumpulan otonom dari orang-orang yang bersatu secara
sukarela untuk memenuhi kebutuhan –kebutuhan dan aspirasi – aspirasi ekonomi,
sosial dan budaya bersama melalui perusahaan yang mereka kendalikan secara
demokratis. Koperasi
menempati
kedudukan
yang
sangat
terhormat
dalam
perekonomian Indonesia. Hal itu tidak hanya tampak pada amanat Pasal 33 UUD
1945 serta keberadaan Kementerian Negara Koperasi dan Usaha Kecil Menengah
(KUKM) dalam struktur pemerintahan, tetapi dapat pula disimak berdasarkan kondisi
riil perekonomian Indonesia.
2.2. Pengertian dari Suatu Proyek
Proyek ialah suatu usaha yang bersifat sementara untuk menghasilkan suatu
produk, pelayanan atau suatu hasil yang nyata dalam jangka waktu terbatas, dengan
alokasi sumber daya tertentu dan dimaksudkan untuk menghasilkan produk atau
deliverable yang kriteria mutunya telah digariskan dengan jelas.
8
9
TEMPORARY (BERSIFAT SEMENTARA)
Yang dimaksud dengan temporary (bersifat sementara) ialah bahwa setiap proyek
dapat dipastikan memiliki waktu kapan dimulai dan kapan berakhir suatu proyek
tersebut. Suatu proyek dapat dihentikan apabila tujuan dari proyek tersebut telah
berhasil didapat, atau tujuan proyek tersebut tidak sesuai dengan yang diharapkan,
atau karena sesuatu hal proyek tersebut dihentikan.
PRODUK, PELAYANAN, ATAU HASIL
Suatu proyek dapat menghasilkan antara lain berupa produk, pelayanan, atau
suatu hasil. Keunikan adalah suatu hal yang penting pada karakteristik yang
proyek yang dihasilkan.
RENCANA KEMAJUAN PROYEK
Adalah sebuah karakteristik proyek yang bersifat sementara dan unik yang
dibangun secara bertahap dan terus menerus dan bertambah naik.
2.3. Konsep Manajemen Proyek
Banyak sekali perbedaan antara kegiatan proyek dengan kegiatan operasional.
Perbedaan yang bersifat mendasar adalah kegiatan operasi didasarkan pada konsep
mendayagunakan sistem yang telah ada, apakah berbentuk pabrik, gedung, atau
fasilitas-fasilitas yang lain, secara terus-menerus dan berulang-ulang, sedangkan
kegiatan proyek bermaksud mewujudkan atau membangun sistem yang belum ada.
Dengan demikian, urutannya adalah sistem dibangun atau diwujudkan dulu oleh
proyek, baru kemudian dioperasikan.
10
Kegiatan proyek dapat diartikan sebagai satu kegiatan sementara yang
berlangsung dalam jangka waktu terbatas, dengan alokasi sumber daya tertentu dan
dimaksudkan untuk menghasilkan produk atau deliverable yang kriteria mutunya
telah digariskan dengan jelas.
Konsep manajemen proyek merupakan buah pemikiran tentang manajemen
yang ditujukan untuk mengelola kegiatan yang berbentuk proyek. Perumusannya
disusun sedemikian rupa sehingga dapat menghadapi dan mengakomodir pelaku dan
dinamika yang melekat pada kegiatan proyek.. Cara pengelolaan tersebut kemudian
dinamakan manajemen proyek. Jadi manajemen proyek adalah merencanakan,
mengorganisir, memimpin, dan mengendalikan sumber daya perusahaan untuk
mencapai sasaran jangka waktu tertentu yang telah ditentukan. Salah satu institusi
yang menekuni berbagai aspek manajemen proyek adalah PMI (Project Management
Institute) di Amerika Serikat yang mencoba mendefinisikan secara rinci dan
menuangkannya dalam PM-BOK, atau “Project Management Body of Knowledge”.
2.4. Proses Manajemen Proyek
Langkah-langkah yang diperlukan dalam proses manajemen proyek dimulai
dari menyusun perencanaan (Plan Development), melaksanakan hasil perencanaan
(Plan Execution), mengendalikan seluruh perubahan (Overall Change Control).
11
Gambar 2.1 Pemetaan pengelompokan proses manajemen proyek
Ada lima pengelompokan pada proses manajemen proyek, antara lain:
a. Pengelompokan Proses Pengajuan
Menentukan dan memutuskan bentuk proyek yang akan dijalankan.
Gambar 2.2 Pengelompokan Proses Pengajuan
12
b. Pengelompokan Proses Perencanaan
Menentukan,
menyaring
dan
merencanakan
sasaran
proyek,
dan
juga
memutuskan untuk melakukan tindakan apa yang sekiranya diperlukan pada
proyek tersebut untuk mencapai sasaran dan ruang lingkup proyek tersebut.
Gambar 2.3 Pengelompokan Proses Perencanaan
13
c. Pengeompokan Pelaksanaan Proyek
Sumber daya manusia yang telah terintegrasi dan bagian-bagian yang terhubung
diantaranya melaksanakan rencana proyek yang telah disusun.
Gambar 2.4 Pengelompokan Pelaksanaan Proyek
d. Pengelompokan Monitoring dan Pengontrolan Proses Proyek
Secara teratur dan kontinu melakukan pengukuran dan pengontrolan terhadap
perkembangan jalannya proyek dan mengidentifikasi apakah proyek tersebut
berjalan sesuai dengan rencana yang telah disepakati.
14
Gambar 2.5 Pengelompokan Monitoring dan Pengontrolan Proses Proyek
e. Pengelompokan Proses Penutupan Proyek
Menyusun penerimaan hasil dari proyek tersebut, misalkan dalam bentuk produk,
pelayanan atau hasil.
15
Gambar 2.6 Pengelompokan Proses Penutupan Proyek
Pemetaan Proses Manajemen Proyek
Penerapan 9 area ilmu pengetahuan (PM-BOK) di atas dalam penyelenggaraan
proyek berlangsung selama siklus proyek sesuai dengan keperluan. Meskipun
demikian, intensitasnya tergantung pada tahap-tahap tertentu artinya, tahap yang satu
memerlukan penekanan lebih besar daripada yang lain. Pada tabel merefleksikan
mapping dari 44 proses manajemen proyek ke dalam lima grup proses manajemen
proyek dan sembilan area ilmu pengetahuan (PM-BOK). Pada tiap-tiap proses
manajemen proyek diperlihatkan proses-proses mana saja yang paling penting pada
tiap aktifitas.
16
Gambar 2.7 Pemetaan 9 Pengetahuan Manajemen Proyek
17
2.5. Aspek – Aspek Manajemen Proyek
Setelah melihat konsep dari manajemen proyek, maka di sub bab ini kita akan
mempelajari aspek – aspek yang diperlukan supaya seorang Project Manager dapat
berhasil mengelola sebuah proyek dengan baik., salah satunya adalah dengan
mempelajari Sembilan (9) Area Pengetahuan Manajemen Proyek, yaitu Manajemen
Integrasi, Manajemen Ruang Lingkup, Manajemen Waktu, Manajemen Biaya,
Manajemen Kualitas, Manajemen Sumber Daya Manusia, Manajemen Komunikasi,
Manajemen Risiko, dan Manajemen Pengadaan.
18
Gambar 2.8 Bagan 9 Pengetahuan Manejemen Proyek
2.5.1. Manajemen Integrasi (Project Integration Management)
Dalam hal ini yang dimaksud dengan Manajemen integrasi proyek adalah
proses yang bertujuan agar komponen-komponen kegiatan proyek yang menyangkut
subsistem, bagian kegiatan personil, dan lain-lain dapat berfungsi sebagai satu
kesatuan yang utuh atau terpadu untuk mencapai tujuan sistem / proyek secara efektif
19
dan efisien. Proses integrasi tidak berjalan dengan sendirinya tetapi harus
direncanakan, didorong dan dilakukan tindakan khusus oleh pengelola proyek.
Berikut adalah tindakan – tindakan yang diperlukan agar proses integrasi berlangsung
efektif :
-
Menciptakan suasana yang mendukung, suasana yang mendukung perlu
(conductive) perlu diciptakan agar perusahaan yang bersangkutan siap menerima
dan mendukung aktivitas yang diperlukan proyek.
-
Menjalin perencanaan dan pengendalian secara ketat, salah satu cara yang efektif
agar terbentuk integrasi antara berbagai komponen kegiatan proyek adalah
mengusahakan terjalinnya perencanaan dan pengendalian dalam bentuk siklus
perencanaan – implementasi – pengendalian – koreksi.
-
Mengelola konflik secara tepat, mengelola konflik dalam proyek berarti
mengelola individu atau kelompok yang harus bekerja sama dalam waktu
tertentu, dengan sasaran yang sekaligus sama maupun berbeda.
-
Memelihara komunikasi dengan stakeholder, adanya komunikasi terbuka akan
dapat meminimalkan terjadinya hal-hal yang berakibat negatif terhadap usaha
integral seperti perbedaan persepsi, antagonisme antara pelaku atau organisasi dan
sikap resistance to change.
Terdapat 7 langkah yang diperlukan dalam manajemen integrasi proyek, seperti
berikut ini :
1. Membangun Project Charter
2. Membangun Preliminary Project Scope Statement
20
3. Membangun rencana Manajemen Proyek
4. Men-direct dan me-manage Project Execution
5. Memonitor dan mengontrol Project Work
6. Mengintegrasikan Change Control
7. Close Project
2.5.2. Manajemen Ruang Lingkup (Project Scope Management)
Maksud dan tujuan dari pengelolaan lingkup proyek menyangkut kepastian
bahwa
pelaksana proyek mengerjakan semua pekerjaan yang diperlukan untuk
mencapai tujuan proyek dengan sukses. Pengelolaan lingkup proyek terutama
berkaitan dengan pendefinisian semua hal yang termasuk ke dalam proyek tersebut.
Manajemen Ruang Lingkup Proyek termasuk proses yang mencakup pendefinisian
dan pengkontrolan apa yang termasuk dan apa yang tidak termasuk dalam proyek.
Ada 5 proses utama yang penting yang tercakup di dalam manajemen ruang lingkup
proyek, antara lain :
1. Perencanaan
Lingkup,
mencakup
keputusan
bagaimana
lingkup
akan
didefinisikan, diverifikasi, dan dikontrol, dan bagaimana WBS (Work Breakdown
Structure) akan dibentuk.
2. Definisi Lingkup, meliputi pengecekan kembali project charter dan persiapan
pembuatan scope statement selama proses awal dan pengumpulan data-data yang
akan diperlukan.
21
3. Membuat WBS, meliputi pembagian dari gambaran proyek secara utuh tersebut
kemudian akan terjadi pembagian menurut hirarki dan semakin lama semakin
terperinci dengan lingkup yang juga semakin mengecil.
4. Verifikasi Lingkup, merumuskan penerimaan lingkup proyek oleh pemilik
proyek. Ini memerlukan kajian produk-produk pekerjaan dan hasil-hasil untuk
memastikan bahwa semua telah diselesaikan secara benar dan memuaskan.
5. Kontrol Lingkup, meliputi pengkontrolan dari perubahan lingkup proyek. Kontrol
lingkup juga meliputi identifikasi, evaluasi, dan implementasi proyek dari proses
proyek yang sedang berlangsung.
2.5.3. Manajemen Waktu (Project Time Management)
Maksud dan tujuan dari manajemen waktu proyek meliputi proses-proses
yang dilakukan agar suatu proyek dapat dipastikan selesai tepat pada waktu telah
ditetapkan. Untuk menghasilkan suatu proyek yang tepat waktu ini tidak berarti
mudah, ada 6 proses utama di dalamnya, antara lain meliputi:
1. Mendefinisi aktifitas, meliputi identifikasi aktifitas yang spesifik yang harus
dilakukan oleh anggota dari tim proyek dan para stakeholder agar proyek dapat
mudah di-deliver.
2. Merangkai Aktifitas, meliputi idenifikasi dan dokumentasi hubungan antara setiap
aktifitas proyek.
3. Mengestimasi Sumber Daya, meliputi pengestimasian berapa banyak sumber
daya yang ada, seperti manusia, peralatan, material, dsb.
22
4. Mengestimasi durasi, meliputi pengestimasian lamanya jangka waktu proyek
yang diperlukan untuk menyeleaikan suatu bagian dari aktifitas proyek.
5. Membuat Suatu Jadwal, meliputi penganalisaan dari rangkaian-rangkaian aktifitas
proyek, estimasi sumber daya, pengestimasian waktu pembuatan jadwal proyek.
6. Pengkontrolan Jadwal, meliputi pengkontrolan dan pengawasan dari perubahanperubahan yang ada pada aktifitas proyek ke dalam schedule.
2.5.4. Manajemen Biaya (Project Cost Management)
Maksud dan tujuan dari manajemen biaya proyek adalah mencakup proses
yang diperlukan pada suatu proyek sampai dengan selesai yang disesuaikan dengan
dana yang telah disepakati dan telah disetujui. Seorang manajer proyek harus yakin
dengan proyek yang telah disepakati yang meliputi ketepatan waktu, estimasi biaya,
dan mempunyai dana yang telah disetujui. Ada 3 hal yang penting dari manajemen
biaya proyek, antara lain:
1. Perkiraan Biaya, meliputi pembuatan, perencanaan, dan pengestimasian biaya
yang kira-kira diperlukan dalm proyek.
2. Penganggaran Biaya, meliputi pengalokasian perkiraan biaya ke masing-masing
work items.
3. Pengawasan Biaya, meliputi pengawasan biaya-biaya yang dianggarkan.
2.5.5. Manajemen Kualitas (Project Quality Management)
Tujuan utama kegiatan penjaminan mutu adalah mengadakan tindakantindakan yang dibutuhkan untuk memberikan kepercayaan dan kepuasan kepada
semua pihak yang berkepentingan bahwa semua tindakan yang diperlukan untuk
23
mencapai tingkatan mutu telah dilaksanakan dengan baik. Manajemen kualitas
proyek mencakup 3 hal penting, yaitu:
1. Quality Planning, termasuk didalamnya mengidentifikasi dengan standar kualitas
yang relevan dengan proyek tersebut dan bagaimana menyesuaikannya dengan
standar tersebut. Untuk sebuah proyek Information Technology, standar kualitas
termasuk didalamnya adalah pengembangan sistem, merencanakan sesuatu yang
dapat diterima pada suatu sistem.
2. Penjaminan Mutu (QA), adalah semua perencanaan dan langkah sistematis yang
diperlukan untuk memberikan keyakinan bahwa instalasi atau sistem yang akan
diwujudkan dapat beroperasi secara memuaskan.
3. Pengendalian Mutu (QC), adalah bagian dari penjaminan mutu yang memberikan
petunjuk dan cara-cara untuk mengendalikan mutu material, struktur, komponen,
atau sistem agar memenuhi keperluan yang ditentukan.
2.5.6. Manajemen Sumber Daya Manusia (Project Human Resource
Management)
Merupakan suatu proses yang diperlukan untuk membuat suatu langkah yang
paling efektif yang perlu diambil dari orang-orang yang terlibat dalam suatu proyek.
Manajemen sumber daya manusia termasuk didalamnya adalah semua dari para
stakeholder proyek antara lain: para sponsor, pelanggan, para anggota tim proyek,
para staf pendukung, dan para suplier. Manajemen sumber daya manusia proyek
memiliki 4 tahap yang utama, yaitu:
24
1. Human Resource Planning, meliputi pengidentifikasian dan pendokumenan dalam
memainkan perannya di dalam proyek.
2. Memperoleh Tim Proyek, meliputi perekrutan personel-personel yang tepat dalam
suatu proyek.
3. Membangun Tim Proyek, meliputi pemilihan individual dan kelompok-kelompok
berdasarkan
spesifikasi
masing-masing guna membangun suatu project
performance.
4. Managing The Project Team, meliputi men-track performa dari anggota tim,
memotivasi anggota tim, memecahkan masalah dan konflik, dan mengkoordinasi.
2.5.7. Manajemen Komunikasi (Project Communication Management)
Tujuan dari manajemen komunikasi proyek secara keseluruhan adalah
menetapkan adanya hubungan antara personil, gagasan, dan informasi yang penting
untuk mencapai keberhasilan. Terdapat 4 proses utama dalam manajemen komunikasi
proyek ini, antara lain:
1. Perencanaan komunikasi, menyangkut penetapan kebutuhan-kebutuhan informasi
dan mengkomunikasikannya kepada setiap personil yang terlibat dalam sebuah
proyek. Kebutuhan akan informasi ini mencakup jenis informasi yang
dibutuhkan, kapan informasi itu diperlukan, dan bagaimana informasi itu
dikomunikasikan.
2. Distribusi Informasi, merupakan proses yang mengumpamakan agar informasi
yang diperlukan semua pihak yang berkaitan dengan proyek tersedia cukup
lengkap dan tepat.
25
3. Laporan Kemajuan (Performance), merupakan tahap mengumpulkan dan
menyebarkan informasi kemajuan, termasuk pelaporan status pengukuran prestasi
dan memperkirakan kapan pekerjaan yang bersangkutan akan selesai. Laporan
kemajuan menyajikan kepada pihak-pihak yang bersangkutan mengenai informasi
tentang bagaimana sumber daya dipakai untuk mencapai sasaran proyek.
4. Penutupan Administrasi, proyek baik setelah mencapai sasaran-sasaran ataupun
belum karena alasa-alasan lain, memerlukan penutupan. Penutupan administrasi
terdiri dari hasil –hasil proyek yang terbukti dan teruji untuk merumuskan
penerimaan proyek oleh para stakeholder.
2.5.8. Manajemen Risiko (Project Risk Management)
Yang dimaksud dengan risiko proyek disini adalah risiko murni yang secara
potensial dapat mendatangkan kerugian dalam upaya mencapai sasaran proyek.
Risiko tersebut dapat dibedakan dari resiko usaha yaitu suatu risiko yang berkaitan
dengan keputusan atau kebijakan finansial / ekonomi yang dapat mendatangkan rugi
atau laba. Terdapat 6 proses penting yang tercakup didalam manajemen risiko, yaitu:
1. Perencanaan Manajemen Risiko, meliputi keputusan bagaimana cara pendekatan
dan perencanaan aktifitas dalam proyek. Dengan melihat dari lingkup proyek,
rencana manajemen proyek, fakto-faktor dari lingkungan sekitar.
2. Identifikasi Risiko, adalah suatu proses pengkajian risiko dan ketidakpastian yang
dilakukan secara sistematis dan terus-menerus. Pendekatan yang digunakan dalam
melakukan identifikasi risiko ini adalah dengan cause and effect, yaitu dengan
menganalisa apa yang akan terjadi dan potensi akibat yang akan ditimbulkan.
26
3. Analisis Risiko, analisis dan penilaian risiko dengan tujuan mengetahui dimensi,
ukuran atau bobot dalam hubungannya dengan jenis risiko, dampak yang
ditimbulkannya, dan kemungkinan terjadinya risiko tersebut.
4. Kuantifikasi Risiko, yaitu menaksir derajat ketidakpastiannya. Metode yang
umumnya digunakan adalah analisis kepekaan, distribusi probabilitas, decision
tree, dan model simulasi.
5. Tanggapan Terhadap Risiko, ini adalah berupa proses, teknik, dan strategy untuk
menanggulangi risiko yang mungkin timbul.
6. Memantau dan Mengendalikan Risiko, sangatlah pentinguntuk memantau dan
mengendalikan segala kegiatan yang telah diputuskan atau dirumuskan dalam
program pengelolaan risiko proyek, terutama keputusan menganai tanggapan
yang harus dilakukan.
2.5.9. Manajemen Pengadaan (Project Procurement Management)
Yang dimaksud pengadaan disini adalah mendapatkan barang dan atau
pelayanan dari pihak luar. Manajemen pengadaan proyek termasuk dalam hal proses
mendapatkan barang atau pelayanan untuk proyek tersebut dari pihak luar (rekanan).
Terdapat 6 proses utama dalam manajemen pengadaan proyek ini, yaitu:
1. Perencanaan Pembelian, dalam perencanaan pembelian harus diputuskan
pemilihan mengenai perusahaan rekanan, menentukan tipe kontrak, penjelasan
dari dari penjual yang potensial. Para penjual disini yang dimaksud adalah para
kontraktor, suplier, dan penyedia kebutuhan.
27
2. Perencanaan Mengenai Kontrak, ini meliputi penggambaran mengenai produk
atau jasa, dan pengidentifikasian rekanan dan penjual yang berpotensi.
3. Permintaan Tanggapan dari Penyedia (seller) ini meliputi informasi, penawaran,
atau proposal dari para penyedia tersebut.
4. Pemilihan Seller, meliputi pemilihan seller yang terbaik diantara calon-calon
seller yang ada, dan juga melakukan negosiasi.
5. Pengaturan Kontrak, meliputi pengaturan segala macam bentuk perjanjian dan
hubungan dengan seller terpilih.
6. Penutupan Kontrak, meliputi penyelesaian setiap kontrak yang telah disepakati.
Gambar 2.9 Alur Kerja Manajemen Proyek