Microsoft Office Access Kompetensi Dasar

Mata Pelajaran
Standar Kompetensi
Kompetensi Dasar
Kelas
:
:
:
:
Keterampilan Komputer dan Pengelolaan Informasi
Microsoft Office Access
Mengoperasikan Software Aplikasi Basis Data
XI
Pertemuan 1
MICROSOFT OFFICE ACCESS
A. Pengertian Microsoft Access
Microsoft Access adalah suatu program aplikasi basis data komputer relasional yang
digunakan untuk merancang, membuat dan mengolah berbagai jenis data dengan
kapasitas yang besar.
Microsoft Access adalah aplikasi yang menekankan pada proses program olah data dan
informasi yang dihasilkan.
Database adalah kumpulan tabel-tabel yang saling berelasi. Antar tabel yang satu
dengan yang lain saling berelasi, sehingga sering disebut basis data relasional. Relasi
antar tabel dihubungkan oleh suatu key, yaitu primary key dan foreign key.
B. Pengenalan Konsep Basis Data
Database atau biasa disebut basis data adalah sekumpulan data atau informasi yang
terdiri atas satu atau lebih tabel yang saling berhubungan antara satu dengan yang lain,
di mana Anda mempunyai wewenang untuk mengakses data tersebut, baik untuk
menambah, mengganti, mengedit, menghapus data dalam tabel-tabel tersebut.
Basis data tersusun atas tiga struktur, yaitu data, field, dan record. Data adalah suatu
kumpulan fakta. Field adalah kelompok atau kategori sebuah data, sedangkan Record
adalah kumpulan dari field. Field dapat digambarkan sebagai wujud kolom pada tabel,
dan record digambarkan sebagai wujud baris pada tabel, yang keduanya memiliki data.
Prinsip kerja basis data seperti lemari arsip. Tujuannya adalah untuk kemudahan dan
kecepatan dalam pengambilan kembali data. Perbedaannya hanya terletak pada media
penyimpanan yang digunakan.
Operasi-operasi dasar yang terdapat pada basis data meliputi:
1) Pembuatan basis data baru (create basis data)
2) Penghapusan basis data (drop basis data)
3) Pembuatan tabel baru ke suatu basis data (create table)
4) Penghapusan tabel dari suatu basis data (drop table)
5) Penambahan (insert) data baru ke sebuah tabel disebuah basis data
6) Pengambilan (select) data dari sebuah tabel
7) Pengubahan (edit) data dari sebuah tabel
8) Penghapusan (delete) data dari sebuah tabel
C. Komponen Basis Data
Basis data dalam Microsoft Access merupakan kumpulan informasi yang saling
berhubungan dan terdiri atas beberapa komponen, yaitu:
1. Tabels
Adalah komponen utama dalam basisdata yang digunakan untuk menyimpan
sekumpulan data sejenis dalam sebuah objek.
Tabel terdiri atas:
a. Field Name : atribut dari sebuah tabel yang menempati bagian kolom.
b. Record
: isi dari field atau atribut yang saling berhubungan yang
menempati bagian baris.
2. Query (SQL / Structured Query Language)
Adalah bahasa untuk melakukan manipulasi terhadap database. Digunakan untuk
menampilkan, mengubah, dan menganalisa sekumpulan data. Query berfungsi
menyaring data dari berbagai kriteria dan urutan yang dikehendaki.
Query dibedakan menjadi 2, yaitu:
 DDL (Data Definition Language) digunakan untuk membuat atau
mendefinisikan obyek-obyek database seperti membuat tabel, relasi antar tabel
dan sebagainya.
 DML (Data Manipulation Language) digunakan untuk manipulasi data,
seperti: menambah, mengubah atau menghapus data serta mengambil informasi
yang diperlukan dari database.
3. Form
Form digunakan untuk mengontrol proses masukan data (input), menampilkan data
(output), memeriksa dan memperbarui data dalam bentuk tampilan formulir.
4. Report
Report digunakan untuk menampilkan data yang sudah dirangkum dan mencetak
data dalam bentuk laporan yang efektif.
D. Tipe Data pada Microsoft Access
Field-field dalam sebuah tabel harus ditentukan tipe datanya. Ada beberapa tipe data
dalam Access, yaitu:
1. Text
Jenis data yang berisi teks atau angka atau karakter lainnya yang tidak digunakan
untuk operasi logika dan matematika. Jenis data ini dapat menampung data sampai
255 karakter.
2. Memo
Jenis data yang berisi teks atau angka atau karakter lainnya dan dapat menampung
data sampai 65,536 karakter.
3. Number
Jenis data berupa angka yang dapat digunakan untuk operasi logika dan
matematika. Ada beberapa pilihan ukuran bilangan dan jumlah digit tertentu.
4. Date/time
Jenis data yang dapat menyimpan format tanggal dan waktu.
5. Currency
Jenis data yang dapat menyimpan format mata uang dan tingkat ketelitiannya
mencapai 4 decimal.
6. Auto Number
Jenis data yang dapat membuat penomoran secara otomatis, dengan syarat field
tersebut harus menggunakan Primary Key.
7. Yes/No
Jenis data yang dapat menampung salah satu data dari dua pilihan yaitu Yes/No,
True/False atau On/Off.
8. OLE Object
Jenis data yang dapat menampung objek berupa gambar, grafik, suara, video atau
data yang dapat diambol dari aplikasi lain. Ukuran maksimum adalah 2 GB.
9. Hyperlink
Jenis data yang berisi khusus untuk mengkoneksikan antar data dengan interface
luar. Anda dapat koneksi sesuai dengan alamat yang dituju, seperti alamat email,
website, dan lain sebagainya.
10. Lookup Wizard
Jenis data yang digunakan untuk membuat sebuah daftar pilihan dalam bentuk list
box atau combo box.
11. Attachment
Jenis data yang dapat menyimpan objek attachment, misal file Word, Excel, MP3,
Zip dan lainnya. Anda dapat mengedit maupun menyimpannya kembali ke bentuk
semula.
12. Calculated
Jenis data ini terdapat pada versi Access 2010 (versi sebelumnya tidak ada),
tujuannya Anda dapat menghitung operasi matematika, misal TOTAL sama dengan
GAJI POKOK ditambah TUNJANGAN, maka pada field TOTAL dan pada jendela
Expression Builder diisi [GAJI POKOK]+[TUNJANGAN].