BAB I

BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar belakang Masalah
Salah satu bagian yang penting di dalam suatu perusahaan adalah pengendalian
persediaan barang. Persediaan dapat didefinisikan sebagai proses pengolahan yang
strategis terhadap pemindahan dan penyimpanan barang, suku cadang dan barang jadi
dari para supplier, di antara fasilitas-fasilitas perusahaan dan kepada para langganan
(Ali, A.H., 1995). Dalam penanganan persediaan haruslah hati-hati karena persediaan
berkaitan erat dengan sistem lain seperti rencana pembelian, rencana produksi,
penjualan. Apabila penanganannya tidak tersusun rapi akan mengakibatkan kekacauan
pada sistem yang berkaitan dengan sistem persediaan. Untuk mengatasi hal tersebut
perlu dibuat sebuah sistem yang terdiri dari semua hal yang berhubungan dengan
masalah persediaan, yang terangkai secara sistematis sehingga mudah untuk dikontrol.
Apabila ditemukan hal-hal yang tidak diinginkan timbul dalam persediaan, maka bisa
segera dideteksi atau diatasi.
Sesuai dengan kebutuhan, penilaian
persediaan
tidak lagi efektif
apabila
dikerjakan dengan cara manual karena selain memakan waktu dan tenaga, biaya juga
akan bertambah. Untuk menghindari hal tersebut, akan lebih baik jika perhitungan
persediaan menggunakan komputer. Dengan komputer data yang beraneka ragam dan
dalam jumlah yang besar dapat diolah dengan cepat dan tepat. Sehingga bila ingin
mendapatkan informasi persediaan tinggal mengakses data di komputer.
Menurut Sulistyabudi
(1985), menyebutkan bahwa syarat-syarat agar suatu
sistem dapat dianggap baik antara lain:
1. cepat (terutama untuk memenuhi laporan manajemen dan langganan /konsumen).
2. murah (Biaya administrasi ditekan serendah mungkin).
3. teliti (tepat dalam perhitungan maupun informasi).
Sesuai dengan syarat-syarat tersebut, komputerisasi dalam pengawasan atau
pengendalian persedian juga dimaksudkan untuk (Sulistyabudi, 1985) :
a. memberikan pelayanan yang lebih baik dan lebih cepat, baik untuk melayani
konsumen, maupun laporan manajemen,
b. menekan biaya administrasi yang serendah-rendahnya.
c. menangani persediaan dengan lebih baik. Karena akan mempercepat proses
perhitungan dan “Posting” (Waktu yang diperlukan program sangat singkat dan
lebih tepat karena perhitungan dengan komputer boleh dikatakan tidak pernah keliru
dengan syarat logikanya harus benar).
Di PT. Jamu Air Mancur
pengendalian persediaan dilakukan oleh bagian
Production Plan and Inventroy Control (PPIC). PPIC bertugas mengawasi semua
persediaan bahan pada semua gudang yang ada. Selain itu PPIC juga bertugas membuat
perencanaan produksi dan kebutuhan bahan. Apabila ada bahan yang dianggap kurang,
maka PPIC akan membuatkan daftar kebutuhan bahan dan kemudian menyerahkannya
ke bagian purchasing. Kemudian purchasing akan membuatkan order pembelian ke
supplier.
Apabila barang yang dipesan pada supplier tersebut datang maka bagian lab akan
mengecek apakah barang yang dipesan sesuai dengan kualitas standar yang ditetapkan
perusahaan. Di samping itu staf gudang akan menyiapkan bukti penerimaan barang
dengan mencantumkan data-data sebagai berikut:
1. Nomor dan tanggal penerimaan
2. Kode dan nama barang yang akan diterima beserta uraiannya
3. Keterangan lain yang dianggap perlu
Setelah bukti penerimaan barang
ditandatangani oleh kepala gudang, kemudian
didistribusikan ke bagian pembelian dan bagian akutansi, sisanya satu salinan tetap
disimpan di gudang. Selanjutnya staf gudang akan menyimpan barang tersebut di lokasi
gudang tertentu.
Barang-barang yang disimpan akan dikeluarkan bila ada surat permintaan yang
datang. Surat permintaan ini bisa dikeluarkan oleh bagian produksi atau gudang di
lokasi pabrik yang membutuhkan barang tersebut. Pengeluaran barang dari gudang
harus disertai dengan surat. Untuk pengiriman barang antar gudang di lokasi yang
berbeda digunakan surat kirim, sedangkan pengiriman barang ke bagian produksi
menggunakan surat proses. Akan tetapi dalam prakteknya terkadang perpindahan
barang tersebut tidak menggunakan surat bukti pengeluaran.
Untuk keperluan pemasukan data ke komputer, semua transaksi keluar/masuk
yang terjadi pada hari itu direkap dalam laporan harian. Laporan ini dikirimkan ke
bagian PPIC untuk dimasukan ke komputer. Kemudian data yang sudah dimasukkan ke
komputer didistribusikan ke bagian akutansi maupun manajer pabrik.
Untuk pemberian harga pada persediaan bahan simplisia, farmasi, dan kemasan
PT. Jamu Air mancur menggunakan sistem harga rata-rata yaitu nilai akhir persediaan
bahan di masing-masing gudang selama sebulan dibagi jumlah persediaan akhir selama
sebulan dan harga akan berubah bila terjadi penerimaan bahan. Akan tetapi penentuan
harga rata-rata pada program persediaan yang dimiliki air mancur
adalah
menjumlahkan nilai bahan di seluruh gudang dibagi jumlah persediaan bahan di seluruh
gudang sehingga untuk harga bahan di gudang yang tidak menerima bahan ikut
mengalami perubahan. Hal ini terjadi disebabkan karena program tidak menyediakan
fasilitas untuk memasukkan data dari gudang mana bahan berasal atau ke gudang
mana bahan dikirim.
Di samping itu, program persediaan yang dimiliki PT. Jamu Air mancur masih
terbuat dari Disk Operating System (DOS). Untuk saat ini
DOS sudah banyak
ditinggalkan orang karena selain tidak bisa digunakan untuk online, file dari program
yang berbasis DOS juga tidak bisa direlasikan dengan file lain dengan mudah seperti
program-program yang berbasis Windows. Sehingga untuk menutupi kekurangan pada
sistem informasi persediaan baik dari segi program yang masih menggunakan DOS
maupun administrasi persediaan maka perlu didesain sistem informasi persediaan yang
menggunakan program komputer berbasis sistem operasi Windows yang dapat
menutupi kekurangan-kekurangan pada sistem informasi persediaan yang lama.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah maka dapat dirumuskan masalah sebagai
berikut:
Bagaimana mendesain sistem informasi persediaan yang
mampu membantu
menyelesaikan masalah-masalah persediaan yang dihadapi oleh perusahaan seperti:
a. Administrasi gudang yang tidak disiplin dalam mengeluarkan barang karena tidak
menggunakan surat bukti.
b. Program komputer persediaan yang tidak mendukung akutansi dalam menentukan
harga rata-rata bahan di tiap gudang.
c. Sistem pemasukan data persediaan ke komputer yang dipusatkan di satu lokasi
pabrik lalu disebarkan, menyebabkan manajer pabrik tiap lokasi pabrik tidak bisa
mendapatkan informasi yang cepat mengenai kondisi persediaan lokasinya.
1.3 Tujuan
Tujuan dari pembuatan sistem informasi persediaan PT. Jamu Air Mancur
adalah sebagai berikut:
1. Menghasilkan database yang mampu menyediakan tempat penyimpanan data bagi
pemakai, memberikan kemudahan bagi pemakai dalam mengakses data,
memberikan respon yang segera atas permintaan data dari pemakai,
memberikan
kebebasan kepada pemakai untuk memakai secara bersamaan dan serentak,
meminimasi duplikasi dalam penyimpanan data serta mendukung sistem informasi
persediaan dalam menyediakan data yang akurat dan terkini.
2. Menghasilkan prototipe sistem informasi persediaan yang mampu menyediakan
informasi mengenai kondisi persediaan di tiap gudang PT. Jamu Air Mancur, asalusul bahan, surat apa yang digunakan pada saat barang tersebut mengalami mutasi,
serta mampu membantu menyelesaikan permasalahan yang telah disebutkan dalam
rumusan masalah.
1.4 Manfaat
Adapun manfaat dari penelitian ini adalah :
1. Perbaikan sistem persediaan yang dapat digunakan perusahaan sebagai bahan
masukan untuk membuat sistem informasi persediaan yang baru.
2. Usulan sistem informasi persediaan PT. Jamu Air Mancur yang mampu membantu
perusahaan dalam mengatasi masalah-masalah persediaan yang sedang dihadapi.
1.5 Batasan masalah
Agar pembahasan lebih terfokus, maka perlu diberi batasan-batasan yang antara
lain sebagai berikut
1. Biaya pembuatan sistem informasi persediaan tidak dibahas dalam penelitian ini.
2. Ruang lingkup pembahasan hanya seputar sistem persediaan
di PT Jamu Air
Mancur yang berkaitan dengan bahan baku, bahan farmasi, dan produk setengah
jadi. Sedangkan sistem lain yang terkait dengan dengan sistem persediaan tidak
dibahas.
3. Implementasi Sistem Informasi Persediaan yang dibuat juga tidak dibahas.
1.6 Sistematika Penulisan
Laporan Tugas Akhir ini merupakan dokumentasi pelaksanaan dan hasil penelitian.
Adapun sistematika penulisan laporan Tugas Akhir adalah sebagai berikut:
BAB I
PENDAHULUAN
Pendahuluan berisi uraian tentang latar belakang masalah,
perumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat
penelitian, dan sistematika penulisan
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
Bab ini berisikan tentang uraian teori-teori, informasi yang
diambil dari literatur-literatur yang ada .
BAB III
METODOLOGI PENELITIAN
Metodologi
penelitian
terdiri
dari
tahapan-tahapan
yang
dilakukan dalam melakukan penelitian. Tahapan tersebut adalah
identifikasi masalah, perumusan masalah, penentuan tujuan
penelitian dan pengumpulan data. Pada tahapan Sistem Informasi
Persediaan ada tiga tahapan yaitu tahap analisis sistem, desain
umum sistem, desain sistem rinci. Pada akhirnya diambil
kesimpulan dan dibuat saran-saran yang mendukung.
BAB IV
ANALISIS DAN DESAIN SISTEM
Bab ini
berisi analisis terhadap
sistem yang lama dan
pemecahannya bila terdapat kekurangan. Bagian ini juga
membahas desain sistem informasi persediaan yang terdiri dari
desain sistem secara umum dan terinci.
BAB V
VALIDASI SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN
Bab ini berisi tentang pengujian terhadap program sistem
informasi persediaan.
BAB VI
KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisi kesimpulan dari penelitian dan saran-saran.