BAB 3 GAMBARAN UMUM SISTEM INFORMASI YANG BERJALAN
advertisement
BAB 3 GAMBARAN UMUM SISTEM INFORMASI YANG BERJALAN 3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Latar belakang Perusahaan PT. SURYA KENCANA ABADI, Didirikan oleh Bapak Johan Kosasih pada tanggal 14 Maret 2002, dengan akta perusahaan N0.50, Notaris R. Johanes Sarwono. SH dan bertempat usaha di Jalan Lapangan Bola No.38, Jakarta 11740. PT. Surya Kencana Abadi. Pada awalnya bergerak sebagai agen tunggal untuk spareparts mobil KIA, dari Korea dan secara bersamaan memulai usaha untuk menyediakan spareparts mobil lainnya yang berasal dari Korea. Selama 5 tahun beroperasi, akhirnya PT. Surya Kencana Abadi memutuskan untuk menyediakan spareparts mobil-mobil lainnya dan akhirnya memutuskan untuk menjual spareparts Hyundai, Timor serta Honda kemudian berkonsentrasi untuk bisnis penjualan spareparts dan aksesoris mobil Korea. Perusahaan ini memiliki berbagai macam spareparts mobil-mobil Korea seperti Radiator mobil, piston mobil. Perusahaan telah menyalurkan produk-produknya ke berbagai perusahaan asuransi mobil. Produk-produk yang dijual antara lain : 43 44 1. Ring piston mobil KIA Karnival 2. Radiator-radiator mobil Korea 3. Oil filter dan karbulator movil KIA Carens 4. Head lamp untuk mobil-mobil keluaran Karnival 3.1.2 Visi dan Misi perusahaan 3.1.2.1 Visi perusahaan Visi dari PT. Surya Kencana Abadi adalah ingin menjadikan perusahaan sebagai supplier spareparts yang terbesar di Indonesia dan dapat menjangkau seluruh konsumen di Indonesia. Selain itu perusahaan juga berkeinginan untuk mengembangkan usahanya hingga keluar negeri (export). 3.1.2.2 Misi Peusahaan Misi dari PT. Surya Kencana Abadi adalah ingin menghadirkan dan menyediakan spareparts yang berkualitas dan terjamin keasliannya, baik dari segi kualitas, keaslian, kemudahan untuk mendapatkannya, serta memberikan pelayanan yang terbaik untuk kepuasan pelanggan. 3.1.3 Organisasi Perusahaan 3.1.3.1 Struktur organisasi Struktur organisasi perusahaan merupakan bagan yang memberikan gambaran mengenai adanya kegiatan di dalam 45 operasional perusahaan. Tujuan dibuatnya struktur organisasi tersebut adalah untuk mengetahui tugas, tanggung jawab dan wewenang dari masing-masing bagian, sehingga setiap bagian dapat bekerjasama secara efektif dan efisien. Selain itu struktur organisasi juga memegang peranan penting dalam perusahaan dalam menjalin kerjasama antar bagian atau departemen. Struktur organisasi pada PT. Surya Kencana Abadi dapat dilihat pada Gambar 3.1 46 DIRECTOR HRD MANAGER FINANCE & ACCOUNTING MANAGER WAREHOUSE MANAGER MARKETING & SALES MANAGER Purchaising Marketing IT MANAGER Maintenance FINANCE Cashier Collector ACCOUNTING Sales IT Development 47 3.1.3.2 Uraian Tugas dan Tanggung jawab 1. Direktur Tugas dan Tanggung jawab : • Menetapkan tujuan dan sasaran perusahaan yang akan dicapai. • Membuat kebijakan dan mengawasi apakah kebijakan yang sudah dilaksanakan dengan baik. • Menganalisa dan menilai apakah rencana kerja yang diusulkan oleh masing-masing bagian sudah dilaksanakan dengan baik. • Mengawasi kegiatan pekerjaan pada karyawan. • Memberikan laporan tentang perusahaan kepada pemegang saham. • Mempertanggungjawabkan semua keputusan yang telah diambil. 2. Divisi Keuangan Tugas dan tanggung jawab : • Memeriksa dan meneliti bukti-bukti transaksi terutama bukti yang berhubungan dengan bukti penerimaan, pengeluaran kas dan bank. • Memeriksa arus pengeluaran dan pemasukan kas dari dan ke perusahaan. 48 • Menyusun dan menganalisa laporan keuangan berdasarkan pencatatan yang telah dilakukan. • Bertanggung jawab atas kebenaran laporan keuangan berdasarkan dokumen-dokumen yang ada dan melaporkannya secara periodic kepada direktur. • Bertanggung jawab atas keuangan perusahaan. • Bertanggung jawab jika ada kesalahan perhitungan akuntansi. 3. Divisi Marketing Tugas dan tanggung jawab : • Mencari customer baru. • Membuat daftar customer. • Melakukan analisis pasar yang akan datang. • Melayani customer yang akan membeli. • Bertanggung jawab terhadap kegiatan pemasaran sehingga dicapai suatu hasil yang optimal bagi perusahaan. • Membuat ramalan dan target penjualan serta menyusun kebijakan program dan strategi pemasaran. • Melakukan riset pasar. 4. Divisi Gudang Tugas dan tanggung jawab : 49 • Menyiapkan barang sesuai dengan yang ada di faktur pembelian. • Mengecek jumlah barang yang ada di gudang. • Menjaga arus keluar masuk barang dari gudang. • Membuat pengeluaran catatan administrasi barang serta laporan jawab terhadap penerimaan periodik dan untuk persediaan. • Bertanggung manajer logistic dan Akuntansi penjualan atas persediaan barang di gudang. • Bertanggung jawab dan mengecek apakah barang yang diterima sesuai dengan pesanan atau tidak dan apakah barang tersebut tiba tepat pada waktunya atau tidak. • Bertanggung jawab terhadap keluar masuknya barang dari ke gudang dan keamanan atas persediaan barang di gudang. 5. Divisi Accounting Tugas dan tanggung jawab : • Mengkoordinir seluruh kegiatan yang berhubungan dengan akuntansi perusahaan. • Mengatur dan membuat laporan harian penerimaan atas pengeluaran kas. • Bertanggung jawab atas penerimaan hasil penjualan setiap harinya. 50 • Bertanggung jawab atas semua data akuntansi perusahaan. 6. Divisi Penagihan Tugas dan tanggung jawab : • Menagih ke customer dengan membawa faktur penjualan yang sudah jatuh tempo. • Menerima faktur yang sudah ditandatangani oleh pelanggan. • Membuat dan mengatur faktur penagihan yang sudah jatuh tempo kepada pelanggan. • Melakukan penagihan piutang dagang yang sudah jatuh tempo. • Menjaga nama baik perusahaan. • Bertanggung jawab atas uang yang diberikan oleh customer. • Membawa uang tagihan kembali ke perusahaan untuk dicatat sebagai penerimaan kas dan pelunasan piutang. 7. Divisi HRD (personalia) Tugas dan tanggung jawab : • Mengatur tugas dan karyawan agar dapat bekerja dengan efektif. • Membuat tugas dan mengatur tugas dan wewenang dari masing-masing bagian 51 • Membuat, mengatur jadwal dan memberikan latihan kepada karyawan. • Mengawasi kinerja dari para karyawan. • Bertanggung jawab atas efektivitas dan efisiensi dalam bekerja. • Bertanggung jawab apabila ada persoalan yang bersangkutan dengan citra perusahaan. 8.Divisi IT Tugas dan tanggung jawab : • Merawat dan membenahi system yang bermasalah. • Memeriksa kinerja dari system yang digunakan oleh perusahaan. • Membuat system yang mudah dimengerti dan dipahami oleh para karyawan. • Membenahi dan memperbaiki system yang ada di perusahaan. • Memperbaiki peralatan dari software yang digunakan. • Menjaga aset dan informasi yang berhubungan dengan computer. 3.1.4 Proses bisnis perusahaan • Pelanggan datang ke perusahaan untuk mencari informasi barang yang dicarinya atau yang diinginkan kepada bagian marketing. Setelah pelanggan mendapatkan barang yang diinginkan, maka bagian marketing akan meminta otorisasi 52 persetujuan kredit kepada manajer marketing. Manajer marketing akan mengotorisasi persetujuan kredit pelanggan, jika pelanggan tersebut telah sesuai dengan syarat serta kebijakan dari perusahaan yaitu pelanggan yang dikenal serta dipercaya perusahaan dan telah melakukan beberapa kali transaksi berikut pembayaran transaksi lancar. • Setelah itu, pelanggan memesan barang kepada bagian marketing kemudian bagian marketing akan mengecek stok barang terlebih dahulu dari pesanan pelanggan. Bila stok barang tersedia, maka bagian marketing akan membuat Surat Penawaran Harga (SPH) dan menyerahkannya kepada pelanggan. • Setelah menerima Surat Penawaran Harga (SPH) dari bagian marketing, maka pelanggan akan membuat purchase order (PO) untuk diberikan kepada bagian marketing. Kemudian bagian marketing akan mencatat Purchase Order (PO) dari pelanggan ke dalam Sales Order (SO). Setelah itu, bagian marketing akan membuat faktur penjualan • Kemudian bagian marketing meminta bagian gudang untuk menyiapkan barang yang ada di Faktur Penjualan (FP). Setelah barang-barang telah siap dan tersedia, maka bagian gudang akan mengeluarkan Surat Jalan (SJ). 53 • Setelah itu, bagian gudang akan mengirimkan barang kepada pelanggan dengan menyertakan Surat Jalan (SJ). Pada waktu barang diserahkan, pelanggan akan mengecek jumlah pesanan apakah sesuai dan apabila telah sesuai, maka pelanggan akan menandatangani Surat Jalan (SJ). Kemudian Surat Jalan (SJ) akan diambil oleh bagian pengiriman sebagai bukti bahwa pembeli telah menerima barang. • Kemudian bagian gudang akan mempersiapkan Surat Jalan (SJ) yang sudah ditanda tangani pelanggan diserahkan kepada bagian akuntansi untuk disimpan sementara. Membuat Faktur penjualan kepada bagian Penagihan yang akan melakukan Penagihan piutang kepada pelanggan dengan membawa Faktur. Setelah proses penagihan maka bagian akan menyerahkan cek atau giro kepada bagian keuangan dan menyerahkan Surat Tanda Terima (STT) kepada bagian akuntansi untuk dibukukan. 3.1.5 Strategi Perusahaan Untuk meningkatkan pencapaian tujuan perusahaan, maka PT. Surya Kencana Abadi menetapkan beberapa kebijakan dan strategi, antara lain : 1. Strategi Pemasaran Strategi pemasaran yang digunakan untuk menarik pelanggan agar memakai produk yang ditawarkan oleh perusahaan antara lain: 54 a. Kerjasama kemitraan PT. Surya Kencana Abadi lebih banyak menjalin kerja sama dengan perusahaan asuransi dan perusahaan jasa penyewaan kendaraan, tujuan dari kerjasama ini untuk mendukung usaha dan menjaga efekstifitas perusahaan. b. Promosi PT. Surya Kencana Abadi dalam hal untuk menjaga kepuasan konsumen atau perusahaan dalam kondisi perekonomian yang buruk antara lain memberikan program kredit dengan angsuran dan bunga yang sesuai dengan rata-rata pendapatan konsumen, serta perusahaan juga memberikan program diskon kepada konsumen yang mengambil produk dengan jumlah banyak. c. Kualitas produk PT. Surya Kencana Abadi dalam memberikan atau menjual produk perusahaan lebih menuntut pada produk - produk yang berkualitas dan dengan harga-harga yang terjangkau. Karena perusahaan harus memberikan dan menjaga sesuatu yang terbaik untuk pelanggan. 2. Strategi Pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM) Pengembangan sumber daya manusia berhubungan dengan pelatihan tenaga kerja yang terampil dan profesional yang akan direkrut untuk menjalankan kegiatan perusahaan, baik secara langsung maupun tidak langsung terhadap proses bisnis di 55 perusahaan. Hal – hal yang dilakukan dalam pengembangan SDM adalah sebagai berikut : a. Perekrutan karyawan, oleh bagian HRD calon karyawan dipilih yang sesuai dengan kriteria yang sesuai dan kompeten di bidangnya. b. Pelatihan , Pelatihan yang dilakukan oleh perusahaan untuk membentuk tenaga kerja yang terampil sesuai dengan kebutuhan, maka pelatihan harus dilakukan secara rutin sesuai dengan jadwal yang sudah di buat oleh HRD atau tugas yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk meningkatkan efektifitas kinerja di dalam perusahaan. 56 3.2 Analisis Lingkungan Bisnis Internal 3.2.1 Value Chain Gambar 3.2 Value chain Infrastruktur Perusahaan Manajemen umum, perencanaan strategi, keuangan, pajak, akuntansi, administrasi perusahaan. Manajemen Sumber Daya Manusia Perekrutan, pelatihan, pengembangan kemampuan karyawan,evaluasi kinerja. Pengembangan Teknologi Microsoft Windows 2000 Server, Windows XP Professional, My SQL 2000 Pembelian M Pembelian produk kepada supplier, pembelian perlengkapan logistik. A Logistik ke dalam • Operasi • penyimpa nan data‐ data pelangga n, perusaha an, dan supplier. Logistik ke luar Pengatu ran jadwal pengiri man dan penerim aan barang. • • Pengiri man barang Pemesa nan barang Pemasaran & Penjualan • • • • • Memasa ng iklan Mengad akan pamera n Memba gikan brosur Mengad akan kredit Mengad akan diskon Pelayanan R • • Menjali n komunik asi yang baik dengan pelangg an Member ikan informa si up to date kepada pelangg an J I N 57 1. Aktivitas Primer : a. Logistik ke dalam : Aktivitas logistik ke dalam yang di kerjakan perusahaan antara lain aktivitas penyimpanan data pelanggan, data perusahaan, dan data supplier. b. Operasi : terdapat aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan pengaturan dan pemrosesan. Aktivitas operasi yang dilakukan perusahaan yaitu aktivitas pengaturan jadwal pengiriman, dan penerimaan barang c. Logistik ke luar : Aktivitas logistik ke luar yang di lakukan perusahaan yaitu aktivitas pengiriman barang kepada pelanggan dan pemesenan barang kepada supplier. d. Pemasaran & penjualan : Merupakan kegiatan perusahaan dalam memperkenalkan program atau sistem baru dari perusahaan kepada konsumennya dengan cara iklan seperti mengadakan pameran atau membagikan brosur kepada konsumen/toko. Dan juga perusahaan memberikan program kredit dengan angsuran dan bunga yang sesuai dengan rata-rata pendapatan konsumen, serta perusahaan juga memberikan program diskon kepada konsumen yang mengambil produk dengan jumlah banyak. 58 Aktivitas Jenis Masalah Tindakan dilakukan yang harus Support System e. Pelayanan : Bertujuan untuk meningkatkan kepuasan terhadap pelanggan. Pelayanan yang dilakukan perusahaan adalah menjalin komunikasi yang baik dengan pelanggan serta memberikan informasi up to date kepada pelanggan 59 Logistik ke dalam -Data tidak tersusun -Data jarang di Menyusun berdasarkan abjad yang Penjualan akan perbaharui data Aplikasi dilakukan secara otomatis dengan sistem - Hilangnya data - Melakukan pengaturan perusahaan data dan back up data agar data tetap selalu terjaga Operasi -Jadwal pengiriman -Adanya sering tidak tepat jadwal -Terjadinya kesalahan jumlah pengiriman penyusunan Aplikasi secara otomatis Persediaan sesuai dengan no faktur CRM* yang ada. -Dengan adanya aplikasi CRM, maka perusahaan akan melakukan konfirmasi sebelum kembali melakukan pengiriman Logistik -Sering ke luar jadwal terlambatnya -Menggunakan teknologi SCM* penerimaan yang barang. -Sering kesalahan produk terhubung terjadi Supplier dapat saling dengan 60 Pemasaran -Kesusahan dan memberikan Penjualan pengenalan dalam - Memberikan informasi - Website* yang produk dengan kepada konsumen. Pelayanan - Seringnya kesalahan sejelas-jelasnya memberikan brosur terjadi -Menjalin penjelasan yang kepada konsumen komunikasi CRM* baik pelanggan dengan serta memberikan informasi up to date kepada pelanggan. Tabel 3.1 Aktivitas primer 2. Aktivitas pendukung a. Pembelian Pembelian yang dilakukan perusahaan adalah untuk mendukung aktivitas primer mencakup aktivitas pembelian produk kepada supplier dan pembelian kebutuhan opersional perusahaan. b. Pengembangan Teknologi Pengembangan teknologi yang dilakukan perusahaan adalah menggunakan Microsoft Windows 2000 Server, Windows XP Professional, 61 My SQL 2000 untuk mendukung kinerja pada perusahaan dan pendukung sistem pada perusahaan. c. Manajemen Sumber Daya Manusia Manajemen sumber daya manusia yang dilakukan oleh perusahaan adalah melakukan evaluasi terhadap kinerja setiap karyawan, mengadakan tes dan wawancara untuk meningkatkan kemampuan karyawan serta menjaga kualitas pelayanan karyawan dan terus memantau kinerja karyawan perusahaan. d. Infrastruktur Perusahaan Infrastruktur pada PT. Surya Kencana Abadi meliputi aktivitasaktivitas manajemen umum perusahaan, perencanaan, keuangan, pajak, akuntansi, administrasi perusahaan. Jenis Aktivitas Pembelian Pembelian produk kepada supplier -SCM* dan Support system pembelian kebutuhan operasional perusahaan Pengembangan Mendukung teknologi perusahaan kinerja dan pada - windows 2000 server mendukung - windows XP profesional sistem pada perusahaan - Microsoft office 2003 - My SQL 2000 Manajemen Sumber Meningkatkan dan Daya Manusia kualitas karyawan Infrastuktur Meningkatkan perusahaan perusahaan kinerja menjaga -Aplikasi karyawan internal -Sistem larona 62 Tabel 3.2 Aktivitas pendukung 3.3 Analisa Lingkungan Bisnis Eksternal 3.3.1 Analisa PEST (Politik, Ekonomi, Sosial, dan Teknologi) Politik : • Peraturan Dirjen pajak nomor PER – 81/PJ./2007 tahun 2007 yang tentang informasi keuangan dan tahunan perusahaan. Yang mewajibkan badan usaha untuk melaporkan Laporan Keuangan kepada Dirjen pajak. • Pajak Bea Cukai spare part mobil yang tinggi. Kerugiannya adalah perusahaan harus membayar pajak dengan jumlah yang tinggi. Keuntungannya status dan barang-barang yang ada di peusahaan kita menjadi resmi dan legal. • Pajak eksport dan import harus dibayar sesuai ketentuan hokum yang ada di Indonesia. • Adanya Pemilu kota Jakarta yang dapat mempengaruhi stabilitas dan tingkat pembelian yang tidak menentu. Hasil analisis : banyak hal yang terjadi di dalam negeri ini yang dapat mengganggu jalannya proses bisnis, namun perusahaan sudah mengetahui secara pasti pajak-pajak yang mereka harus penuhi sehingga tidak mempengerahui perusahaan. Ekonomi : 63 • Melemahnya nilai tukar rupiah terhadap mata uang kuat dunia, karena banyak spare part mobil yang berasal dari luar negeri. Hal ini menyebabkan harga jual spare part mobil meningkat. • Kondisi mikro ekonomi yang sedang tertekan dengan krisis global yang menyebabkan perekonomian seluruh dunia sedang kacau, yang menyebabkan menurunnya daya beli masyarakat terhadap kendaraan bermotor. Hasil analisis : pada awal krisis global yang dirasakan diseluruh negara perusahaan merasakan dampaknya dalam bentuk penurunan penjualan bulanan, dikarenakan kurang daya beli masyarakat terhadap kendaraan bermotor sehingga perusahaan mengurangi pembelian produkproduk. Akan tetapi untuk mengatasi penurunan penjualan tersebut perusahaan memiliki strategi yang tepat yaitu dengan memberikan program potongan harga bagi calon konsumen. Hal ini digunakan untuk meningkatkan kembali daya beli konsumen, agar perusahaan-perusahaan dapat menjual kendaraan bermotor dengan memberikan potongan harga juga. Strategi – strategi bisnis yang dibuat perusahaan sangat baik sehingga perusahaan dapat terus tetap bertahan dari masalah – masalah yang ada dan juga dari persaingan bisnis yang semakin ketat. Sosial : 64 • Adanya undang – undang ketenaga kerjaan yang mengatur tentang upah minimum regional (UMR). • Menurunnya pendapatan masyarakat karena harga kebutuhan pokok yang semakin tinggi. Hasil analisis : penurunan pendapatan masyarakat berdampak pula pada daya beli masyarakat. Perusahaan mengetahui hal tersebut dengan pasti, sehingga perusahaan memutuskan untuk meluncurkan program kredit dengan jangka waktu yang di perpanjang, sehingga konsumen dapat mencicil sesuai dengan kemampuan ekonomi mereka. Tetapi dalam hal ini perusahaan juga melihat dari banyak barang yang dibeli oleh konsumen tersebut, karena menjaga kepuasan konsumen adalah salah satu tujuan utama dari perusahaan. Teknologi : Perusahaan PT. Surya Kencana Abadi telah menerapkan sistem informasi Larona dalam perusahaannya sistem ini membantu bagian finance dan accounting dalam menjalankan proses kerja mereka. Ke depannya diharapkan perusahaan mampu menerapkan teknologi – teknologi informasi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan guna untuk memperoleh kekuatan bersaing yang lebih baik dengan para saingan mereka. Tabel 3.3 Analisis PEST 65 Jenis Masalah Tindakan ancaman Politik yang Teknologi harus dilakukan Adanya peraturan Mengetahui informasi secara - Aplikasi pajak yang berlaku pasti pajak-pajak yang keuangan yang mewajibkan harus mereka penuhi, setiap badan usaha agar untuk melapor. Aplikasi tidak penjualan mempengaruhi proses bisnis Ekonomi Adanya krisis - Mengurangi jumlah - global dan pembelian produk melemahnya nilai tukar terhadap Sosial persediaan Memberikan - rupiah program mata harga kepada - konsumen Menurunnya Memberikan program - pendapatan kredit jangka panjang penjualan Aplikasi Aplikasi kebutuhan pembelian konsumen keuangan yang semakin tersebut - tinggi. Perusahan memiliki yang membantu Aplikasi keuangan masyarakat karena sesuai dengan jumlah - Teknologi Aplikasi potongan penjualan uang dunia. harga Aplikasi Aplikasi penagihan Lebih menerapkan - Sistem Larona sistem teknologi-teknologi lebih informasi yang dapat dalam membantu perusahaan 66 bagian finance dan dalam bersaing accounting. 3.3.2 Analisa Lima Daya Porter Model persaingan Porter yang mencakup pemasok, pembeli, pesaing utama, para pendatang baru dan produk pengganti pada PT. Surya Kencana Abadi adalah sebagai berikut : Pendatang baru : ‐ ‐ ‐ Sakura motor Champion motor Nusantara t Pemasok : ‐ ‐ PT. Anam Motor PT. Honda Prospek Motor Pesaing utama : ‐ ‐ PT. HAAIS Mitra PT. Surya Kencana Indah Pelanggan : ‐ ‐ Produk pengganti : ‐ ‐ Sparepart dari china Sparepart dari Jepang Gambar 3.3 Model Persaingan Porter Hasil dari analisis tersebut dapat dijelaskan seperti dibawah ini : Konsumen pribadi Perusahaan lokal 67 • Pembeli Yang menjadi pembeli utama pada PT. Surya Kencana Abadi adalah konsumen pribadi, perusahaan local yang bergerak dibidang Penjualan suku cadang, bengkel, Asuransi, dan toko-toko eceran. PT. Surya Kencana Abadi memiliki keunggulan dibandingkan dengan pesaing lain adalah pembeli yang datang ke perusahaan bukannya hanya konsumen pribadi melainkan Perusahaan-perusahaan besar seperti perusahaan Asuransi, bengkel-bengkel penjualan suku cadang resmi. Keunggulan ini tidak dimiliki oleh para pesaing, sehingga perusahaan harus dapat mempertahankan kepercayaan tersebut dengan memberikan pelayanan yang terbaik dan memuaskan. Sehingga para konsumen yang bukan hanya berasal dari kalangan pribadi dapat loyal terhadap perusahaan. Yang pada akhirnya akan memberikan keuntungan bagi perusahaan. • Pemasok PT. Surya Kencana Abadi memiliki beberapa pemasok atau supplier dalam menjalankan proses bisnis mereka. Pemasok – pemasok besar bagi perusahaan antara lain PT. Anam Motor dan PT Honda Prospek Motor selaku pemasok Sparepart mobil KIA dan mobil-mobil lainnya. PT. Surya Kencana Abadi perlu menjaga hubungan dan komunikasi yang baik dengan para pemasoknya, sehingga keterlambatan pasokan yang kadang terjadi dapat diminimalisir. Sehingga proses bisnis perusahaan tidak terganggu oleh terlambatnya pasokan yang masuk ke perusahaan. Dan pemasok juga memiliki pengaruh yang besar terhadap harga dari suatu produk yang di jual perusahaan. 68 • Pesaing Utama Yang selama ini menjadi pesaing utama bagi PT. Surya Kencana Abadi antara lain adalah PT. HAAIS Mitra, PT. Surya Kencana Indah. Dampak dari persaingan dengan perusahaan lain yang bergerak di bidang usaha sejenis akan mempengaruhi kemajuan dan kelancaran yang akan dijalankan. Dengan demikian akan menciptakan suatu persaingan yang tinggi, dimana setiap perusahaan akan saling menciptakan strategi untuk memenangkan persaingan tersebut. Dan nantinya teknologi informasi juga menjadi salah satu faktor penentu dalam mendukung memenangkan persaingan tersebut. • Ancaman Pendatang Baru Perusahaan yang dapat dikatakan menjadi pendatang baru adalah Sakura Motor, Champion Motor, Nusantara Motor. Para pendatang baru tidak memberikan ancaman yang begitu besar bagi perusahaan. Karena PT. Surya Kencana Abadi sudah terlebih dahulu hadir dan sudah lebih jauh berpengalaman. Akan tetapi, perusahaan harus terus meningkatkan kinerja mereka dan terus memperhatikan perkembangan para pendatang baru ini, karena bukan tidak mungkin pada suatu saat para pendatang baru akan berkembang dan akan memberikan ancaman yang serius bagi perusahaan. • Produk Pengganti Yang menjadi produk pengganti selain produk yang disediakan oleh PT. Surya Kencana Abadi adalah produk – produk kendaraan dari China 69 dan Jepang. Bagi PT. Surya Kencana Abadi produk – produk tersebut tidaklah menjadi ancaman karena produk tersebut memiliki kualitas yang lebih rendah jika dibandingkan dengan produk yang disediakan PT. Surya Kencana Abadi. Produk yang disediakan oleh PT. Surya Kencana Abadi memiliki kualitas yang terjamin dan sudah mendapat tanggapan yang sangat baik dari masyarakat. Hasil analisis : Melalui Model Persaingan Porter ini dapat diketahui kekuatan dan kelemahan dari PT. Surya Kencana Abadi. Yaitu konsumennya yang bukan hanya datang dari kalangan pribadi saja melainkan perusahaan dan instansi pemerintahan, kekuatan bersaing dengan pesaing yang seimbang, terkadang adanya keterlambatan pasokan dari pemasok, ancaman dari pendatang baru yang tidak terlalu besar, ancaman produk pengganti tidak cukup berpengaruh pada PT. Surya Kencana Abadi karena produk pengganti memiliki kualitas yang lebih rendah jika dibandingkan dengan produk perusahaan. Tabel 3.4 Analisa lima daya porter Jenis Tingkat Tindakan yang harus Support system ancaman ancaman dilakukan Pendatang Rendah Perusahaan baru meningkatkan kerja memperhatikan perkembangan /TI harus kinerja dan 70 pendatang baru. Pembeli Tinggi Perusahaan harus selalu CRM* menjaga yang kepercayaan diberikan konsumen dan oleh lebih memberikan pelayananan yang lebih baik. Pemasok Tinggi Perusahaan harus tetap SCM * menjaga hubungan dan komunikasi yang baik kepada pemasok. Pesaing Tinggi utama Menciptakan untuk strategi - memenangkan persaingan dengan perusahaan lainnya. Produk Rendah pengganti Perusahaan harus tetap menjaga produk-produk kualitas yang - Aplikasi persediaa n dimilikinya. 3.4 Analisa SWOT Analisis SWOT merupakan alat yang digunakan untuk mengetahui keberadaan perusahaan tersebut di dalam lingkungannya. Untuk menentukan 71 strategi yang digunakan oleh PT. Surya Kencana Abadi, maka analisis yang didapatkan sebagai berikut : • Strength (Kekuatan) ‐ Sudah dikenal lebih banyak oleh masyarakat karena telah berdiri sejak lama. ‐ Lebih berpengalaman dibandingkan dengan para pesaing. - Memiliki kerjasama yang baik dengan perusahaan local dan eceran. - Penggunaan teknologi informasi. • Weakness (Kelemahan) - Proses order barang masih berdasarkan inden atau jumlah pesanan konsumen. - Kesalahan pengiriman barang oleh supplier. - Terlambatnya proses pengiriman barang dari supplier. - Harga produk yang dapat berubah seiring dengan perubahan ekonomi dan peraturan – peraturan pemerintah. • Opportunity (Kesempatan) - Ketertarikan perusahaan jasa penyewaan kendaraan terhadap kendaraan yang memiliki sparepart yang berkualitas dan dengan harga yang terjangkau. - Adanya bencana alam dan kondisi jalanan yang dapat memungkinkan mengakibatkan kendaraan bermotor. kerusakan pada 72 - Kebutuhan akan sparepart yang semakin meningkat karena banyaknya permintaan pasar akan produk yang berkualitas dan terjangkau. • Threats (Ancaman) - Kenaikan biaya listrik dan bahan bakar yang dapat membebani biaya operasional perusahaan dan proses pengiriman barang. - Kenaikkan pajak bea cukai yang membuat harga jual sparepart semakin tinggi dan berakibat pada penurunan nilai penjualan. - Daya beli masyarakat yang menurun karena kondisi perekonomian negara. - Kondisi perekonomian negara yang tidak stabil dan nilai tukar uang rupiah dengan mata uang asing. 3.4.1 Matrik SWOT 73 Strength (S) Lingkungan Eksternal • Weakness (W) Sudah lebih • dikenal banyak oleh masyarakat masih karena inden telah berdiri sejak lama. • berpengalaman • Lebih dengan yang Lingkungan Internal kerjasama baik perusahaan Penggunaan berdasarkan atau jumlah dengan local Kesalahan pengiriman Terlambatnya proses pengiriman barang dari supplier. dan • eceran. • barang barang oleh supplier. • para pesaing. Memiliki order pesanan konsumen. dibandingkan • Proses Harga produk yang dapat berubah seiring teknologi dengan informasi. perubahan ekonomi dan peraturan – peraturan pemerintah. Opportunity (O) • SO – Strategic WO – Strategic Kebutuhan akan sparepart • Menyediakan produk – yang produk berkualitas dan sistem informasi untuk harga yang terjangkau. pemesanan barang dan semakin karena permintaan meningkat banyaknya pasar • sistem akan produk yang berkualitas dan Mengembangkan • eksekutif. Memaksimalkan penggunaan informasi teknologi • Mengembangkan terjangkau. informasi • untuk Ketertarikan perusahaan jasa mendukung penyewaan bisnis perusahaan. terhadap kendaraan kendaraan sistem operasi meningkatkan hubungan dengan para konsumen. yang • untuk Memberikan pelatihan 74 memiliki sparepart pada karyawan. yang berkualitas dan dengan harga yang terjangkau. • Adanya bencana kondisi jalanan alam yang dan dapat memungkinkan dan mengakibatkan kerusakan pada kendaraan bermotor. • Kenaikan bahan • biaya bakar listrik yang dan • dapat • Meningkatkan pemasaran dan membebani biaya operasional memberikan perusahaan harga atau hadiah untuk dan proses potongan pengiriman barang. merangsang daya beli Kenaikkan pajak bea cukai masyarakat. yang • WT – Strategic ST – Strategic Threats (T) membuat harga jual • perkembangan teknologi berakibat pada penurunan nilai – teknologi yang ada penjualan. untuk diterapkan sesuai Daya beli masyarakat yang dengan menurun perusahaan kondisi sarana pendistribusian lebih baik yang termasuk sarana transportasi Mengikuti sparepart semakin tinggi dan karena meningkatkan kebutuhan perekonomian negara. • Kondisi perekonomian yang tidak stabil dan nilai tukar uang rupiah dengan mata uang asing. Tabel 3.5 Matrik SWOT 3.4.2 Faktor Strategi Internal (IFAS) dan Faktor Strategi Eksternal 75 (EFAS) Berdasarkan hasil analisis SWOT diatas kemudian dibuat analisis IFAS (Internal Strategic Factor Analysis Summary) yang digunakan untuk merumuskan faktor strategi internal perusahaan, dengan menghitung bobot dan rating dari kekuatan dan kelemahan yang dimiliki oleh perusahaan, seperti pada tabel berikut: Faktor – Faktor Strategi Internal Bobot Rating Bobot X Rating Kekuatan : • Sudah dikenal lebih banyak 0,20 4 0,80 3 0,36 2 0,20 oleh masyarakat karena telah berdiri sejak lama. • Lebih berpengalaman 0,12 dibandingkan dengan para pesaing. • Memiliki kerjasama yang 0,10 baik dengan local dan eceran. perusahaan 76 0,15 • Penggunaan 3 0,30 teknologi informasi. Total Kekuatan 0,57 1,66 Kelemahan : • Proses order barang masih 0,13 berdasarkan inden -3 -0.39 -3 -0,30 0,10 -2 -0,20 0,10 -1 -0,10 atau jumlah pesanan konsumen. • Kesalahan pengiriman 0,10 barang oleh supplier. • Terlambatnya pengiriman proses barang dari supplier. • Harga produk yang dapat berubah seiring dengan perubahan ekonomi peraturan – dan peraturan pemerintah. Total Kelemahan 0,43 -0,99 77 Total Faktor 1,00 – Faktor Strategi Bobot 0,67 Rating Eksternal Bobot X Rating Peluang : • 4 0,72 0,16 3 0,48 Adanya bencana alam dan 0,16 3 0,48 Kebutuhan akan sparepart 0,18 yang semakin meningkat karena banyaknya permintaan pasar akan produk yang berkualitas dan terjangkau. • Ketertarikan perusahaan jasa penyewaan kendaraan terhadap kendaraan yang memiliki berkualitas sparepart dan yang dengan harga yang terjangkau. • kondisi jalanan yang dapat memungkinkan dan 78 mengakibatkan kerusakan pada kendaraan bermotor. Total Peluang 0,50 1,68 Ancaman : • Kenaikkan biaya listrik dan bahan bakar yang dapat membebani 0,14 -2 -0,28 0,12 -3 0,36 0,12 -2 -0,24 0,12 -2 -0,24 biaya operasional perusahaan dan proses pengiriman barang • Kenaikkan pajak kendaraan bermotor harga semakin yang jual membuat kendaraan tinggi dan berakibat pada penurunan nilai penjualan • Daya beli masyarakat yang menurun karena kondisi perekonomian negara • Kondisi perekonomian yang tidak stabil dan nilai tukar 79 uang rupiah dengan mata uang asing. Total Ancaman 0,50 -1,12 Total 1,00 0,56 Tabel 3.6 Analisis IFAS 3.4.3 Diagram Analisis SWOT Dari kedua tabel tersebut, maka diperoleh total Eksternal Strategy Factor Analysis Summary (EFAS) dan Internal Strategy Factor Analysis Summary (IFAS) yang akan digunakan dalam pembuatan diagram analisis SWOT. Berikut cara menyusun diagram tersebut: 1. Jumlah dari hasil perkalian Bobot (B) x Rating (R) pada peluang dan ancaman mendapatkan titik Y Peluang : 1,68 Ancaman : -1,12 Titik Y = Peluang – Ancaman = 1,68 + (–1,12) = 0,56 diselisihkan untuk 80 2. Jumlah dari hasil perkalian Bobot (B) x Rating (R) pada kekuatan dan kelemahan diselisihkan untuk mendapatkan titik X Kekuatan : 1,66 Kelemahan : -0,99 Titik X = Kekuatan – Kelemahan = 1,66 + (–0,99) = 0,67 3. Jadi posisi perusahaan terletak pada titik (0,67 : 0,56) Untuk lebih jelasnya, diagram SWOT dapat dilihat pada gambar dibawah berdasarkan diagram analisis SWOT tersebut, dapat disimpulkan bahwa perusahaan berada dalam kuadran 1 (satu), yang berarti perusahaan memiliki peluang dan kekuatan yang baik, sehingga dapat memanfaatkan peluang yang ada. Strategi yang harus diterapkan adalah mendukung kebijakan pertumbuhan agresif. Perusahaan juga harus terus mengikuti perkembangan dari para pesaing yang pada suatu saat dapat menjadikan ancaman bagi perusahaan. 81 Gambar 3.4 Diagram SWOT Hasil Analisis : Analisis SWOT menggambarkan faktor eksternal dan internal dari perusahaan yang dijabarkan dalam kekuatan perusahaan, kelemahan, kesempatan dan ancaman perusahaan dimana keempat faktor ini menjadi perbandingan untuk menentukkan strategi yang cocok untuk mengurangi kelemahan dan menambah kekuatan dan peluang perusahaan agar dapat memenangkan persaingan bisnis perusahaan. PT. Surya Kencana Abadi berada dalam kuadran 1 (satu), yaitu dimana perusahaan memiliki kekuatan internal yang baik, selain itu perusahaan memiliki kekuatan untuk memanfaatkan segala peluang yang ada. Ancaman dari pesaing saat ini belum berpengaruh bagi perusahaan, akan tetapi perusahaan harus selalu waspada dengan perkembangan pesaing yang sewaktu – waktu dapat memberikan ancaman bagi perusahaan. 82 3.4.4 Critical Success Factors (CSF) dan Key Performance Indicator (KPI) Critical success factors merupakan faktor – faktor terpenting yang mempengaruhi kesuksesan suatu perusahaan untuk mencapai sasarannya. Sedangkan Key Performance Indicator (KPI) digunakan sebagai indikator untuk memberikan penilaian kerja dari fungsi – fungsi yang ada pada perusahaan, sejauh mana mencapai sasaran atau tujuan yang ditetapkan perusahaan. Adapun yang menjadi faktor faktor pada perusahaan PT. Surya Kencana Abadi adalah sebagai berikut : Critical Success Key Factor indicator Sumber daya manusia yang berkualitas Laporan Performance Informasi keuangan Support system • Jumlah absensi. • Pengalaman kerja. • Arus keluar masuk yang baik Bisnis - Aplikasi Karyawan - Aplikasi keuangan kas • Nilai akhir balance • Data - Aplikasi penjualan terstruktur tercatat - Aplikasi pembelian / 83 Laporan persediaan yang baik • Jumlah Stok • Ketepatan - persediaan pengiriman • Aplikasi - Ketepatan Aplikasi pembelian pemesanan • - Aplikasi Jumlah retur penjualan Pelayanan yang baik • dan cepat - Memberikan penjelasan yang Aplikasi pelanggan benar • Menerima keluhan • Memberikan jawaban keluhan yang cepat. Tabel 3.7 CSF dan KPI Hasil analisis : Analisis CSF menggambarkan faktor – faktor yang membuat perusahaan berhasil dalam mencapai sasaran atau tujuannya dan KPI menggambarkan kunci dimana kedua analisis ini saling berhubungan yang berfungsi untuk membuat strategi perusahaan dari kedua analisis ini dapat diketahui bahwa perusahaan ini telah memiliki strategi yang baik walaupun masih ada sedikit ancaman. 84 3.5 Analisa lingkungan SI/TI Internal 3.5.1 Spesifikasi Hardware Perangkat keras (hardware) yang digunakan pada PT. Surya Kencana Abadi adalah sebagai berikut : Tabel 3.8 Perangkat Keras Bagian/Divisi Database Server Spesifikasi Hardware & • Backup Server PC dengan Banyaknya Processor Intel Xeon Dual Processor 3.0 GHz with 512KB L2 Cache, 533 MHz System Bus. • Motherboard klasifikasi server yang mendukung RAID • Memory DDRAM 2GB ECC Register (Dual Channel) • Harddisk 160 GB 1500RPM (SCSI) • SCSI adaptec Ultra 320 SCSI Controller • VGA Card 64 MB Ge Force 4 • DVD ROM 52x • FDD 1.44 MB • NIC yang mendukung 10/100/1000 Mbps • Monitor 15” SVGA Digital 2 85 Notebook (Direktur & • Mouse Scroll PS2/USB 2.0 • Keyboard 110 keys • Processor Intel Core 2 Duo 3.0 IT) 2 GHz with 533 MHz Front side Bus • Harddisk 120GB • Memory 1GB (up to 2GB) DDR2 • Chache Memory 512 KB L2 Chache • Communication Integrated High Speed 56K modem • Wi-Fi • Optical Drive DVD-Combo • USB 2.0 • Integrated LAN Card • Monitor 14.1” TFT XGA • Battery Standard Lithium-ion battery • Card Reader 4.1 Printer • Epson LX 800 Laser 4 Finance, Accounting & • Intel Pentium IV 2.8 GHz 3 Cashier • Harddisk 120GB • DVD-ROM Combo 52x • Memory DDR-RAM 512MB 86 HRD Sales & Marketing Gudang • VGA 64MB GeForce 4 • Motherboard ASUS P5X300 • Mouse Optical PS2/USB2.0 • Keyboard • Monitor 15” • Intel Pentium IV 2.8 GHz • Harddisk 80GB • DVD-ROM Combo 52x • Memory DDR-RAM 512MB • VGA 64MB GeForce 4 • Motherboard ASUS P5X300 • Mouse Optical PS2/USB2.0 • Keyboard • Monitor 15” • Intel Pentium IV 2.8 GHz • Harddisk 80GB • Memory DDR-RAM 512MB • VGA 64MB GeForce 4 • Motherboard ASUS P5X300 • Mouse Optical PS2/USB2.0 • Keyboard • Monitor 15” • Intel Pentium IV 2.8 GHz • Harddisk 40GB • Memory DDR-RAM 512MB • VGA 64MB GeForce 4 1 2 1 87 • Motherboard ASUS P5X300 • Mouse Optical PS2/USB2.0 • Keyboard • Monitor 15” 3.5.2 Spesifikasi software Perangkat lunak (Software) yang digunakan pada PT. Surya Kencana Abadi adalah sebagai berikut : Tabel 3.9 Perangkat Lunak Bagian Aplikasi Keuangan - Laporan keuangan - Excel - Faktur - Java - Pembelian - Java - Penjualan - Java - Pembelian - Java - Penjualan - Java - Persediaan - Java - Data karyawan - Java - Gaji Karyawan - Java - Persediaan - Java Persediaan HRD Marketing Support system 88 - 3.6 Penjualan - Java Analisa lingkungan SI/TI Eksternal Di dalam perusahaan yang sudah berdiri 7 tahun, perkembangan teknologi saat ini dirasakan berkembang dengan sangat cepat. Oleh karena itu kondisi persaingan yang ada saat ini sangat ketat disebabkan perusahaan – perusahaan sparepart telah menerapkan sistem dan teknologi informasi yang cukup dan memadai dalam mendukung kegiatan proses bisnis mereka. Perkembangan teknologi informasi secara langsung dapat mempengaruhi kemajuan suatu bisnis, terutama pada bidang usaha yang memerlukan kinerja yang cepat dalam pengolahan data dan informasi. Aplikasi – aplikasi khusus seperti e – CRM (electronic Customer Relationship Management) , e-SCM (electronic Supply Chain Management), juga sangat dibutuhkan dan telah banyak digunakan untuk mendukung, memperlancar serta mempercepat proses bisnis perusahaan dalam rangka mencapai visi, misi perusahaan dan memenangkan persaingan bisnis. Untuk saat ini kegiatan bisnis di dalam dunia Sparepart mulai diterapkan kedalam dunia maya dan menggunakan teknologi internet. Kemajuan teknologi ini telah menciptakan suatu peluang pasar baru bagi industri sparepart, e-CRM adalah suatu aplikasi untuk mengelola pelanggan (customer), yang meliputi pengelolaan data pelanggan, selling process, complaint handling, status order, customer 89 services, dan laporan. CRM berfokus pada penanganan hubungan yang baik dan erat antara perusahaan dengan pelanggannya dengan tujuan meningkatkan kualitas pelayanan terhadap pelanggan. Dengan adanya internet CRM dapat diterapkan berbasis web yaitu E-CRM, dimana perusahaan dapat menjaga kualitas hubungan dengan para pelanggan lebih secara interaktif. E-CRM terbagi atas 3, yaitu : • E-Sales (Penjualan produk atau jasa melalui web) • E-Marketing (Pemasaran produk atau jasa melalui web) • E-Service (Pelayanan pelanggan melalui web) E-SCM adalah suatu aplikasi untuk mengelola pasokan, distributor, gudang, dan sarana lain yang mendukung proses bisnis dan produksi di perusahaan dan industri secara terintegrasi, sehingga akan meningkatkan efisiensi dan kinerja perusahaan. Modul-modul SCM meliputi Perencanaan Kebutuhan, Penganggaran, Pengadaan, Pemeliharaan, Inventaris, Status Hukum, dan Pemanfaatan. Aplikasi ini dapat digunakan untuk mengelola data perlengkapan / aset perusahaan pada Unit Kerja / Kantor Cabang yang lokasinya terpisah, akan tetapi dengan berbasiskan teknologi internet Yang terpenting dari semua kemajuan dan perkembangan teknologi seperti yang telah dijabarkan di atas adalah bahwa peluang yang terbuka bagi dunia sparepart sudah tak diragukan dan peluang tersebut akan semakin besar di waktu - waktu mendatang, Untuk itu industri sparepart sudah seharusnya mempersiapkan diri sejak 90 sekarang untuk dapat menangkap dan memanfaatkan peluang serta kesempatan tersebut. 3.7 Analisis Fungsi Bisnis pada PT. Surya Kencana Abadi Dalam analisis ini dilakukan analisis terhadap hubungan antara fungsi bisnis, area bisnis, serta proses bisnisnya. Melalui analisis ini dapat diketahui fungsi bisnis apa saja yang ada pada setiap area bisnis yang ada pada PT. Surya Kencana Abadi. Tabel 3.10 Fungsi Bisnis No Fungsi Area Fungsi Bisnis Proses Bisnis 1 Marketing Pemasaran produk Melakukan terhadap yang pemasaran produk-produk ada di dalam perusahaan. 2 Accounting & Piutang dagang Membuat laporan penagihan dan melakukan Finance pencairan transaksi dari leasing. Hutang dagang Membuat laporan utang dan membayar hutang yang jatuh tempo. Membuat Akuntansi laporan 91 keuangan. 4 Gudang Final check Melakukan persiapan akhir pada unit yang akan dikirim. Mencatat Pengendalian persediaan Pengiriman spareparts setiap yang keluar masuk gudang. Melakukan pengiriman unit kepada konsumen. Penerimaan Mengecek setiap barang yang masuk dan membuat laporan. 5 HRD Perekrutan Memilih calon karyawan. Pelatihan Memberikan pelatihan bagi para karyawan. Absensi Mengecek kehadiran karyawan. Menghitung, memberikan Penggajian karyawan dan membuat laporan gaji karyawan. 92 3.8 Teknologi Informasi pada PT. Surya Kencana Abadi PT. Surya Kencana Abadi telah menerapkan teknologi informasi dalam mendukung kegiatan bisnisnya. Teknologi informasi yang digunakan meliputi teknologi jaringan yang menghubungkan seluruh divisi yang ada dalam perusahaan. Berikut adalah gambar arsitektur jaringan yang ada pada PT. Surya Kencana Abadi : Gambar 3.5 Jaringan Komputer pada PT. Surya Kencana Abadi 93 3.9 Analisa Model Organisasi Gambar 3.6 Model Organisasi Model organisasi pada PT. Surya Kencana Abadi sebagai berikut : • Social Systems Dalam Social Systems ini meliputi dua hal yaitu Culture dan Social Structure yakni : • Culture Budaya perusahaan pada PT. Surya Kencana Abadi adalah menjunjung nilai – nilai kemanusiaan, memiliki etika bisnis, menjalin persatuan melalui keharmonisan dan kerjasama yang baik, cepat dalam menghadapi perubahan dan bekerja cerdas dalam budaya pembelajaran. 94 • Social Structure Struktur sosial merupakan perbedaan sosial secara umum yang sangat menonjol seperti agama, suku, ras, dan tingkatan ekonomi. Sebagian perusahaan pasti memiliki perbedaan sosial pada setiap individu karyawannya. Hal ini pula yang terjadi pada PT. Surya Kencana Abadi, karyawan dan karyawati yang bekerja pada PT. Surya Kencana Abadi merupakan pekerja yang berasal dari berbagai ras, suku, dan agama. Namun perbedaan yang ada ini tidak pernah menjadi penghambat bagi PT. Surya Kencana Abadi, para karyawan memiliki rasa saling menghormati dan menghargai. Karena mereka tidak pernah mempermasalahkan perbedaan yang ada. Setiap pekerja juga mendapat perlakuan yang adil dari perusahaan, tanpa melihat dari perbedaan sosial mereka. • Employess and Other Tangible Assets Dalam Employess and Other Tangible Assets ini meliputi people, plant dan equipment yakni : • People PT. Surya Kencana Abadi memiliki orang – orang yang kompeten dalam bidang mereka masing – masing dan memiliki dedikasi yang baik bagi perusahaan, para karyawannya memiliki latar belakang pendidikan yang berbeda bahkan dalam satu divisi atau bagian ada yang berbeda gelar, namun mereka tetap dapat bekerjasama dengan baik, baik itu secara individu ataupun dalam kelompok. 95 • Formal Organizational Dalam Formal Organizational ini meliputi Structure dan Operating Systems yakni : • Structure Struktur organisasi dalam setiap perusahaan pasti berbeda – beda tergantung pada besarnya perusahaan, kebutuhan perusahaan tersebut, banyaknya divisi yang diperlukan, dan banyaknya karyawan dalam setiap pun berbeda – beda biasanya disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Dalam hal ini, PT. Surya Kencana Abadi sudah memiliki struktur organisasi yang baik dan divisi yang ada sudah memenuhi kriteria struktur organisasi yang baik. Sistem yang berjalan dalam struktur organisasi adalah top down management, dimana semua keputusan berasal dari atas ke bawah, dan jika keputusan sudah dibuat oleh atasan maka tidak ada yang dapat mengganggu keputusan tersebut. • Operating Systems PT. Surya Kencana Abadi menggunakan 2 buah sistem operasi yaitu Windows 2000 Server untuk sistem operasi pada server dan Windows XP Professional untuk sistem operasi pada divisi – divisi yang ada. Pemilihan kedua sistem operasi tersebut didasarkan pada pertimbangan kemudahan penggunaan (user friendly) dari kedua sistem operasi tersebut. Sehingga para pekerja dapat dengan mudah menggunakan sistem operasi tersebut. Seluruh sistem operasi yang 96 ada di dalam perusahaan merupakan sistem operasi yang didapat secara legal melalui pembelian license dari pihak Microsoft. • Dominant Coalition Dalam Dominant Coalition ini meliputi Personal Characteristics, Goals dan Strategies yakni • Personal Characteristics Sebuah karakteristik pribadi seseorang pasti berbeda – beda dan biasanya karakteristik tersebut sudah terbentuk dari saat masih kecil. Karakteristik seseorang dapat terbentuk dari lingkungan, keluarga, adat istiadat, suku, kebiasaan dan banyak hal lainnya. Sebuah karakteristik tidak dapat diubah karena hal tersebut timbul secara alamiah. Pada PT. Surya Kencana Abadi para karyawannya memiliki karakteristik yang berbeda – beda, tetapi mereka tetap dapat bekerjasama satu sama lain dan selalu menjunjung tinggi nilai – nilai kemanusiaan. • Goals Setiap individu pasti memiliki tujuan dalam hidupnya walaupun tujuan yang ingin dicapai berbeda – beda. Begitu juga dengan perusahaan, setiap perusahaan pasti memiliki tujuannya masing – masing. Setiap individu dan perusahaan juga ingin hasil akhir yang baik dalam pencapaian tujuan tersebut, hasil akhir merupakan sebuah kunci kesuksesan. Maka dari itu, perusahaan selalu menyamakan visi dan misi perusahaan dengan para karyawannya, sehingga antara perusahaan dan karyawannya memiliki tujuannya 97 yang sama, dan bekerja secara bersama – sama untuk mencapai tujuan perusahaan tersebut. • Strategies Untuk mencapai tujuan yang dibuat memang dibutuhkan kerja keras dan juga kerjasama di semua lini perusahaan. Selain itu, juga diperlukan strategi untuk mencapai tujuan tersebut. Strategi yang baik juga tidak akan berjalan dengan baik tanpa ada perencanaan yang baik pula, maka harus ada tahap – tahapan dalam penetapan strategi untuk mencapai tujuan. PT. Surya Kencana Abadi memiliki strategi yang baik demi kemajuan perusahaan, diantaranya meningkatkan efektifitas dan efisien kerja dengan menerapkan teknologi informasi pada perusahaan. • External Environment Dalam External Environment ini meliputi Task Environment dan Wider Environment yakni : ‐ Task Environment Lingkungan merupakan factor pendukung kemajuan perusahaan namun lingkungan juga dapat menjadi ancaman yang besar bagi perusahaan, dampak yang akan dihasilkan adalah tidak berkembangnya perusahaan karena lingkungan menyangkut peraturan pemerintah, keadaan ekonomi yang tidak stabil, banyaknya pesaing yang masuk, dan banyak hal yang lainnya. PT. Surya Kencana Abadi mampu mengatasi segala ancaman, baik yang berasal dari kebijakan 98 pemerintah, pesaing baru, dan perekonomian yang tidak stabil melalui strategi – strategi yang mereka buat. ‐ Wider Environment Para pesaing merupakan kendala yang tidak dapat dihindari dan diabaikan keberadaannya meski sekecil apapun itu, karena dengan strategi yang baik para pesaing mungkin akan menjadi ancaman yang serius bagi perusahaan, sehingga PT. Surya Kencana Abadi harus tetap waspada akan perkembangan para pesaing mereka. • Technology Dalam Technology meliputi Methods dan Techniques yakni : • Methods Di dalam sebuah teknologi ada metode yang harus dijalankan demi terlaksananya sistem yang sedang direncanakan maupun yang sedang diimplementasikan, metode yang digunakan haruslah sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan dari perusahaan. Selain itu, juga harus sesuai dengan tujuan perusahaan agar tercipta efisiensi dan efektifitas dalam penerapan teknologi. PT. Surya Kencana Abadi memiliki metode yang sangat baik yaitu dengan menggunakan sistem terkomputerisasi berbasis client/server untuk meningkatkan efisiensi kerja mereka. Karyawan dapat dengan mudah mengambil data atau informasi yang mereka butuhkan hanya dengan mengakses ke server yang ada. Sehingga dapat menghemat waktu pencarian apabila dibandingkan dengan sistem manual. 99 • Techniques PT. Surya Kencana Abadi memiliki beberapa teknik salah satunya adalah meningkatkan efisiensi pada biaya. Perusahaan saat ini berusaha mengurangi penggunaan kertas (paperless) pada seluruh bidang. Kertas hanya digunakan untuk membuat faktur dan laporan, sedangkan untuk mengirim dan menerima data atau informasi lintas divisi dapat langsung melalui komputer yang ada. Selain itu, untuk menghemat biaya telepon, perusahaan sudah memiliki jaringan telepon internal perusahaan yang menghubungkan seluruh bagian. • Key Organizational Processes Keenam model diatas terintegrasi dengan Key Organizational Processes karena didalamnya terkandung berbagai unsure – unsure yang dibutuhkan oleh keenam model tersebut dan model ini merupakan akhir dari keenam model diatas, aliran data yang terjadi adalah bolak – balik sehingga ada interaksi dengan model yang lain. Key Organizational Processes meliputi Information Gathering, Communication, Decision Asking, Energy Transporting, dan Energy Environment. • Information Gathering Information gathering merupakan sebuah proses pertukaran informasi dimana informasi yang didapat berasal dari model – model yang ada, informasi yang ada merupakan gabungan antara data eksternal dengan data internal perusahaan yang berkaitan dengan organisasi. PT. Surya Kencana Abadi memiliki server yang besar 100 dimana menyimpan informasi umum secara lengkap dan dapat diakses oleh seluruh karyawan. • Communication Komunikasi sangatlah penting untuk sebuah proses bisnis karena dengan komunikasi dapat diperoleh informasi yang sangat banyak. Komunikasi yang lancar dapat membuat proses kerjasama yang solid diantara para karyawan. Pada PT. Surya Kencana Abadi seluruh komputer yang ada disetiap divisi terhubung ke dalam sebuah jaringan perusahaan, sehingga hal ini memudahkan karyawan untuk saling berkomunikasi dan bertukar informasi antar karyawan baik itu dalam satu divisi ataupun berlainan divisi. • Decision Asking PT. Surya Kencana Abadi masih belum memiliki sebuah sistem yang mendukung pengambilan keputusan. Keputusan yang diambil perusahaan selama ini berdasarkan pada kebijakan top management yang memiliki kemampuan menganalisa yang baik. • Energy Transporting Transportasi dan armada merupakan hal yang penting pada proses pendistribusian barang. PT. Surya Kencana Abadi memiliki sejumlah kendaraan operasional untuk melakukan proses pendistribusian barang, diantaranya berupa motor, mobil pick-up dan kendaraan operasional kantor. Dengan adanya armada ini, proses pendistribusian barang ke konsumen menjadi lebih lancar dan tepat 101 waktu, sehingga meningkatkan kepuasan konsumen atas pelayanan yang diberikan perusahaan. • Energy Environment Lingkungan sangat mempengaruhi pada proses penjualan, apabila lingkungan tidak dapat menerima produk yang didistribusikan maka penjualan dan proses pendistribusian akan terganggu. PT. Surya Kencana Abadi mendistribusikan produk yang sudah dapat diterima masyarakat sejak lama, karena masyarakat sudah mengetahui kelebihan dari produk – produk keluaran pabrikan Honda, sehingga PT. Surya Kencana Abadi tidak mengalami kesulitan menghadapi masalah penolakan dari lingkungan tersebut. Hasil analisis : dari data – data yang ada dalam model organisasi dapat disimpulkan bagaimana keadaan dampak internal dan dampak eksternal yang mempengaruhi perusahaan ini, khususnya kinerja karyawan hingga karakteristiknya, budaya perusahaan, dampak dari pemerintahan, teknologi informasi yang digunakan untuk mendukung kemajuan dan hal – hal yang menjadi hambatan bagi perusahaan sehingga dari data diatas dapat dibuat strategi bisnis dan strategi IT untuk menghadapi dan mengatasi hambatan – hambatan yang ada di PT. Surya Kencana Abadi. 3.10 Portfolio Aplikasi saat ini Portfolio aplikasi saat ini adalah analisis yang digunakan untuk menilai aplikasi yang digunakan perusahaan saat ini, apakah masuk kategori high potential, strategic, key operational dan support, sesuai dengan kontribusi 102 yang diberikan masing – masing aplikasi pada bisnis perusahaan. Berikut adalah portfolio aplikasi pada PT. Surya Kencana Abadi: STRATEGIC HIGH POTENTIAL Tinggi Penting untuk bisnis mendatang * Sistem Larona : - aplikasi keuangan - aplikasi persediaan - aplikasi penjualan - aplikasi penagihan - aplikasi karyawan KEY OPERATIONAL SUPPORT Penting untuk masa lalu dan masa sekarang Tinggi Rendah Gambar 3.7 Portofolio aplikasi pada PT.Surya Kencana Abadi Keterangan : * = Aplikasi yang sedang berjalan Dari analisis portofolio aplikasi yang sedang berjalan dapat dilihat bahwa PT. Surya Kencana Abadi belum memiliki aplikasi yang bersifat 103 Strategic dan High Potential. Selama ini aplikasi yang ada hanya berfokus pada kegiatan operasional sehari – hari saja. Ini dipengaruhi oleh sikap perusahaan yang belum melihat peluang pemanfaatan TI/SI untuk menghasilkan keunggulan kompetitif yang belum di miliki oleh perusahaan lain. 3.11 Analisis Audit Grid Untuk mengetahui hasil implementasi aplikasi yang sudah ada, maka dilakukan analisis terhadap sistem aplikasi yang sedang berjalan. Pada saat ini pada PT. Surya Kencana Abadi menggunakan sistem informasi Larona dalam mendukung setiap proses bisnis mereka. Analisis terhadap sistem aplikasi yang berjalan ini dilakukan dengan menggunakan audit grid. Hasil analisis yang diperoleh dijabarkan pada table dibawah ini: Tabel 3.12 Tabel Kuesioner Nilai Bisnis pada Sistem Informasi Larona Nilai Bisnis 1. Menurut Anda 3 2 1 Ya Ragu Tidak 2 0 10 2.8 1 2 10 2.5 apakah 8 Respond Rerata en aplikasi yang ada saat ini benar – benar membantu Anda dalam bekerja 2. Menurut Anda apakah 7 dengan bantuan aplikasi yang 104 ada ini telah membantu perusahaan dalam meningkatkan penghasilan dan mencapai targetnya 3. Menurut Anda apakah dengan adanya aplikasi saat ini efisiensi waktu dan biaya 5 2 3 10 2.2 6 2 2 10 2.4 9 1 0 10 2.9 perubahan 8 2 0 10 2.8 telah tercapai 4. Menurut Anda apakah dalam mencapai target perusahaan saat ini, perusahaan perlu menambahkan fasilitas dalam mendukung encapaian target tersebut 5. Apakah Anda setuju jika sistem yang ada sekarang dikembangkan lagi 6. Apakah Anda bersedia jika sewaktu diberlakukan – waktu 105 prosedur kerja apabila diadakan perubahan sistem informasi Anda 7. Apakah aplikasi yang Anda gunakan dapat menyediakan 9 1 0 10 2.9 7 3 0 10 2.7 Rerata 21.2 informasi dengan cepat 8. Apakah aplikasi yang Anda gunakan mampu menyediakan informasi yang Anda butuhkan Rata - 2.65 rata Tabel 3.13 Tabel Kuesioner Kualitas Teknis pada Sistem Informasi Larona Kualitas Teknis 1. Menurut Anda 2 1 Ya Ragu Tidak 2 0 apakah 8 karyawan yang ada di divisi Anda mampu menggunakan 3 Respond Rerata en 10 2.8 106 aplikasi yang sudah disediakan 2. Menurut Anda apakah perlu diadakan pelatihan dalam 7 1 2 10 2.5 2 1 10 2.6 4 1 10 2.4 Rerata 10.3 penggunaan aplikasi 3. Menurut Anda apakah komputer yang digunakan 7 saat ini telah mendukung aplikasi yang ada saat ini 4. Menurut Anda apabila terjadi kerusakan pada hardware dan software apakah dapat 5 diatasi dengan cepat dan mudah Rata rata – 2.57 107 Tabel 3.14 Matriks Audit Grid Aplikasi Nilai Sistem Informasi Larona Teknis Nilai (X) (Y) 2.57 2.65 Bisnis Keterangan Pelihara dan kembangkan Dari hasil analisis yang didapat dari tabel Matriks Audit Grid diatas maka dibuatlah diagram audit grid yang dimiliki oleh PT. Surya Kencana Abadi yang digambarkan sebagai berikut : Gambar 3.8 Diagram Audit Grid pada PT. Surya Kencana Abadi Analisis Audit Grid diatas menggambarkan sistem yang berjalan di PT. Surya Kencana Abadi. Hasil tersebut merupakan evaluasi dari sistem yang sudah diterapkan dalam perusahaan, evaluasi dilakukan cara memberikan kuesioner kepada karyawan yang menggunakan langsung sistem 108 tersebut dan dari hasil kuesioner tersebut didapat suatu kesimpulan berupa angka dan besarnya angka tersebut menentukan sistem pada perusahaan PT. Surya Kencana Abadi berada pada posisi yang mana. Dari hasil analisis diatas, diketahui bahwa aplikasi yang berjalan pada PT. Surya Kencana Abadi, yaitu Sistem Informasi Larona, berada pada posisi harus dipelihara dan dikembangkan. Ini berarti sistem aplikasi tersebut sudah cukup baik dalam mendukung proses bisnis perusahaan sehingga harus terus dipelihara dan dikembangkan lagi untuk mendukung strategi – strategi dari perusahaan. 3.12 Masalah yang di hadapi Pada akhir Bab 3 ini, setelah melakukan beberapa teknik analisis, maka diketahui suatu kesimpulan yang berhubungan dengan masalah yang di hadapi perusahaan, yaitu : • Melalui teknik analisis PEST dan SWOT didapatkan bahwa faktor ancaman dari luar bagi perusahaan sangat kecil atau bahkan tidak ada. Melalui diagram SWOT didapatkan bahwa perusahaan berada pada posisi mendukung strategi agresif. Dengan meningkatkan hubungan dengan pemasok. Sehingga perusahaan dapat membuat strategi – strategi untuk memanfaatkan peluang yang ada. • Melalui teknik analisis Audit Grid, didapatkan bahwa sistem yang ada saat ini masih harus dikembangkan lagi dan selain itu perlu adanya sebuah penambahan divisi yang akan lebih dibahas pada Bab 4 pada usulan organisasi. 109 • Melalui teknik analisis model persaingan Porter & Value Chain didapatkan bahwa perusahaan harus lebih menitik beratkan pada hubungan dengan konsumen. Dari hasil analisis diatas, maka didapatkan beberapa hal yang perlu dilakukan, yaitu: • Menerapkan aplikasi CRM (Customer Relationship Management) • Menerapkan aplikasi SCM (Supply Chain Management) • Menerapkan aplikasi EIS (Executive Information System) • Melakukan penambahan divisi baru. Untuk lebih jelasnya, usulan – usulan tersebut akan dibahas pada Bab 4.