BAB II Landasan Teori 2.1 Manajemen 2.1.1 Pengertian Manajemen

BAB II
Landasan Teori
2.1 Manajemen
2.1.1 Pengertian Manajemen
Kata Manajemen berasal dari bahasa Prancis kuno ménagement,
yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Menurut
Mary Parker Follet, misalnya, mendefinisikan manajemen sebagai
seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini
berarti
bahwa
seorang
manajer
bertugas
mengatur
dan
mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi.
Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah
proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan
pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara
efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai
sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas
yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai
dengan jadwal.
Menurut pengertian yang pertama, yakni manajemen sebagai suatu
proses, berbeda-beda definisi yang diberikan oleh para ahli. Untuk
memperlihatkan tata warna definisi manajemen menurut pengertian
yang pertama itu, dikemukakan dua buah definisi.
10
Dalam Encylopedia of the Social Sience dikatakan bahwa
manajemen adalah suatu proses dengan mana pelaksanaan suatu
tujuan tertentu diselenggarakan dan diawasi.
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) Manajemen
adalah “penggunaan sumber daya secara efektif untuk mencapai
sasaran” atau “pimpinan yang bertanggung jawab atas jalannya
perusaahaan dan organisasi.
2.1.2 Pengertian manajemen Perkantoran
Manajemen perkantoran adalah salah satu fungsi operasional
perusahaan dalam suatu organisasi yang bertanggung jawab
terhadap seluruh kegiatan operasional organisasi.
Manajemen perkantoran bukan merupakan suatu posisi atau suatu
kantor departemen akan tetapi merupakan suatu manajemen atas
orang-orang yang beroperasi dalam kegiatan administrasi yang
mencakup pengelolaan informasi dan keahlian yang dibutuhkan
bagi keputusan yang efektif dan tepat waktu.
Manajemen kantor dapat ditinjau dari dua sudut penglihatan yang
berbeda, yaitu dari sudut manajemen dan dari sudut sasaran. Dari
sudut manajemen, manajemen kantor merupakan kegiatan untuk
11
merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengendalikan,
mengoordinasikan, mengawasi, mengurus, menyempurnakan dan
menertibkan ketatausahaan kantor. Dari sudut sasaran, manajemen
kantor merupakan segala kegiatan penataan yang ditujukan kepada
segala hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tatausaha dalam
sistim perkantoran untuk mencapai sasaran organisasi.
Di bawah ini ada beberapa pengertian Manajemen Perkantoran
menurut beberapa ahli, antara lain sebagai berikut :

George R. Terry
Manajemen perkantoran adalah perencanaan, pengendalian dan
pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka
yang melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yang telah
ditentukan.

William Leffingwell&Edwin Robinson
Manajemen Perkantoran dapat di definisikan sebagai perencanaan,
pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta
penggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai
tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu.
12

Millis Geoffrey
Manajemen kantor adalah seni membimbing personel kantor dalam
menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungannya demi
mencapai tujuan yang ditetapkan.
Dengan demikian, manajemen perkantoran merupakan rangkaian
aktivitas
merencanakan,
mengorganisasi
(mengatur
dan
menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk),
mengawasi dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai
menyelenggarakan secara tertib sesuai tujuan mengenai sesuatu hal
atau kegiatan.
2.1.3 Fungsi Manajemen Perkantoran
Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu
ada dan melekat di dalam proses manajemen yang akan dijadikan
acuan oleh manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai
tujuan. Berikut ini merupakan beberapa fungi manajemen yaitu,
yaitu
perencanaan,
pengorganisasian,
pengarahan,
dan
pengendalian.

Perencanaan atau planning adalah memikirkan apa yang akan
dikerjakan dengan sumber yang dimiliki. Perencanaan dilakukan
untuk menentukan tujuan perusahaan secara keseluruhan dan cara
terbaik untuk memenuhi tujuan tersebut.
13

pengorganisasian atau organizing adalah suatu kegiatan pengaturan
pada sumber daya manusia dan sumber daya fisik lain yang
dimiliki perusahaan untuk menjalankan rencana yang telah
ditetapkan serta menggapai tujuan perusahaan.

Pengarahan atau directing adalah suatu fungsi kepemimpinan
manajer untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja secara
maksimal serta menciptakan lingkungan kerja yang sehat, dinamis,
dan lain sebagainya.

Pengendalian / Controling adalah suatu aktivitas menilai kinerja
berdasarkan standar yang telah dibuat untuk kemudian dibuat
perubahan atau perbaikan jika diperlukan.
2.1.4 Tujuan Manajemen Perkantoran
Tujuan manajemen perkantoran menurut GR Terry dalam bukunya yg
berjudul Office Management and Control, yaitu:

Membantu perusahaan memelihara persaingan.

Memberikan pekerjaan ketatausahaan yg cermat.

Membuat catatan dgn biaya minimal.

Memberikan semua keterangan yang lengkap dan diperlukan siapa
saja,
kapan
dan
di
mana
hal
itu
diperlukan
untuk
pelaksanaan perusahaan secara efisien.

Memberikan catatan dan laporan yg cukup dgn biaya serendahrendahnya.
14
2.1.5 Aspek-aspek Manajemen Perkantoran
Dalam Manajemen perkantoran ada beberapa aspek, aspek-aspek
manajemen perkantoran adalah sebagai berikut :

Tujuan, yang dapat dirumuskan untuk menilai dan menetapkan
keberhasilan mengarahkan dan mengkoordinasian elmen-elemen
manajemen.

Organisasi, meliputi kegiatan pembentukan staf dan alokasi tugas
untuk staf tersebut.

Metode adalah urutan pelaksanaan bagaimana dana di mana
pelaksanaan manajemen dilangsungkan.

Personalia,
meliputi perekrutan staf,
tempat, latihan,
dan
pengehntian karyawan.

Lingkungan, meliputi bangunan kantor, perabot dan kondisi
jasmani di dalam kantor.

Mesin dan perlengkapan, mencakup segenap benda mati yang
digunakan dalam kantor untuk membantu pelaksanaan kerja.
2.1.6 Kegiatan Perkantoran
Kegiatan manajemen perkantoran sangat beragam dan luas. Namun
tidak
sama antara organisasi yang satu dengan yang lain. Hal ini
dikarenakan sesuai dengan peranan pokoknya yaitu melayani
pelaksanaan pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan organisasi.
15
Kegiatan pokok manajemen perkantoran dapat dinyatakan sebagai
berikut (Terry dalam Sapir, 2004 : 9 – 11).
a. Menyediakan suatu organisasi kantor yang efektif :
o Menempatkan personil yang tepat pada tempatnya.
o Menentukan aktivitas kerja.
o Menentukan delegasi kekuasaan dan tanggung jawab.
b. Mengusahakan adanya fasilitas fisik yang baik di kantor :
o Pengaturan tata ruang kantor.
o Pengaturan penerangan kantor.
o Pengaturan suara.
o Pengaturan ventilasi atau udara.
c. Spesifikasi alat-alat dan persediaan-persedian kantor :
o Spesifikasi meja dan kursi kantor serta perabotan lainnya.
o Spesifikasi mesin kantor.
o Spesifikasi alat kantor.
d. Mengusahakan adanya fasilitas service dan komunikasi :
o Pekerjaan korespondensi, stenografi, dan mengetik.
o Pekerjaan kearsipan.
o Pekerjaan mengurus surat masuk dan keluar.
16
e. Mengusahakan adanya hubungan yang memuaskan antara
atasan dan bawahan:
o Analisis pekerjaan dan pendidikan.
o Administrasi gaji.
o Latihan dan promosi.
o Motivasi pekerjaan kantor.
f. Menganalisis
dan
memperbaiki
metode
kantor
serta
prosedurnya :
o Penghematan gerakan dan penyederhanaan pekerjaan.
o Standar waktu.
o Menerapkan metode efisiensi derta prosedur.
g. Mengawasi aktivitas kantor :
o Kualitas pekerjaan.
o Perencanaan pekerjaan kantor.
o Penetapan waktu pekerjaan kantor.
2.2 Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran
Pengelolaan sumber daya kantor yang professional: hal ini
dilakukan dengan prosedur recruitment, penempatan perssonil
kantor, pengembangan personil kantor, dan pemeliharaan personil
kantor serta kebijaksanaan PHK dan pensiun personil kantor
Penyediaan organisasi perkantoran yang sesuai kebutuhan jenis
organisasi berkaitan dengan “ the right man on the right place”
17
sehingga tiap personil memahami betul wewenang dan tanggung
jawabnya yaitu bertanggung jawab kepada siapa dan dapat
bekerjasama/ berkoordinasi dengan siapa.
Pengaturan kegiatan - kegiatan kantor dan sekretariat agar dapat
menjalankan fungsinya dengan baik. Penentuan tugas-tugas
seorang sekretariat kantor dan urusan kesekretariatan.
2.3 Kegiatan dalam sekretariat
Kegiatan
Sekretariat
dalam
menyelenggarakan
pembinaan
ketatausahaan, khususnya yang berhubungan dengan pekerjaan
surat menyurat meliputi:
o Pembuatan
o Penerimaan
o Pengiriman & Pendistribusian
o Penyimpanan warkat
Dari Ruang lingkup manajemen perkantoran yang demikian
banyak, maka untuk menjadi seorang manajer perkantoran maka
syarat-syarat yang harus dimiliki (Job spesification) yaitu, Cakap
dalam bidang tugasnya, baik dalam pengelolaan personalia,
organisasi maupun sumber daya kantor yang lainnya. Cepat dan
tepat dalam mengambil keputusan, tentunya dengan sudah
mempelajari dan mengetahui keadaan saat ini dan dampaknya
dikemudian hari. Mempunyai keyakinan yang tinggi,
18
Mempunyai semangat untuk mencapai tujuan, Penuh inisiatif dan
daya kreatifitas dan Antusias Penuh kepercayaan pada diri sendiri,
Mempunyai sikap untuk bekerjasama. Harus bersikap terbuka
(bersedia dan mau menerima kritik dari pihak manapun untuk
kemajuan organisasi/ perusahaan.
2.4 Pengertian Kearsipan
Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan,
pengumpulan,
pengaturan,
pengendalian,
pemeliharaan
dan
perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu. Saat
dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsiparsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.
Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya
organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat
ingatan bagi organisasi. Mengingat arti pentingnya pemerintah
Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan.
Hal ini terbukti dengan diperlukannya beberapa peraturan
perundangan yang mengatur tentang kearsipan Nasional.
19
2.4.1 Fungsi dan tujuan Kearsipan
Menurut fungsi dan kegunaannya, arsip dibedakan menjadi 2 (dua)
macam, yaitu arsip dinamis dan arsip statis.
a. Arsip dinamis. Adalah arsip yang digunakan secara
langsung dalam kegiatan organisasi atau perkantoran
sehari-hari. Arsip dinamis dibagi lagi kedalam 3 (tiga)
macam, yaitu:
o Arsip aktif, ialah arsip yang masih sering digunakan
bagi kelangsungan kerja.
o Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi
penggunaannya sudah mulai menurun.
o Arsip inaktif, adalah arsip yang jarang sekali
dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.
b. Arsip statis, merupakan arsip yang sudah tidak
dipergunakan
secara
langsung
dalam
kegiatan
perkantoran sehari-hari namun tetap harus dikelola atau
disimpan berdasarkan pertimbangan nilai guna yang
terkandung di dalamnya.
20
Selain yang disebutkan diatas, adapun fungsi atau tujuan kearsipan:
o Menjaga keselamatan bahan (dokumen atau warkat) pertanggung
jawaban,
o Menyimpan warkat secara sistematis
o Mempermudah menemukan warkat pada saat diperlukan
o Menjaga atau memelihara kelestarian dan kerahasian arsip
2.4.2 Sistem Kearsipan
Pada dasarnya kearsipan atau filling adalah kegiatan penyusunan
dokumen, warkat dan arsip pada tempat yang telah ditentukan,
sehingga bila diperlukan dapat ditemukan dengan cepat.
Sistem kearsipan yang sesuai dengan teori ilmu kearsipan terdiri
dari 5 (lima) macam yaitu :

Kearsipan sistem abjad (Alphabetic Filling System) yaitu sistem
penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan abjad.
Sistem ini dapat menggunakan abjad nama orang, organisasi atau
kantor.

Kearsipan sistem subjek yaitu dalam sistem ini semua naskah atau
dokumen disusun dan dikelompokkan berdasarkan pokok soal atau
masalah.
21

Kearsipan Sistem wilayah yaitu dalam sistem ini susunan arsip
diatur berdasarkan judul nama wilayah atau daerah, seperti nama
negara, propinsi, kabupaten, kecamatan.

Kearsipan Sistem Nomor yaitu Sistem nomor atau angka disebut
juga kode klasfikasi persepuluhan. Yang dijadikan kode surat
adalah nomor yang ditetapkan oleh unit yang bersangkutan.

Kearsipan Sistem Tanggal yaitu Dalam sistem ini susunan arsip
diatur berdasarkan waktu, seperti tahun, bulan, dan tanggal.
Petunjuk pokoknya adalah tahun, kemudian bulan dan tanggal.
22