RANCANGAN SISTEM INFORMASI INVENTORY CONTROL PADA INSTALASI FARMASI RSUD DEPATI HAMZAH PANGKALPINANG Fadilah Sistem Informasi STMIK ATMA LUHUR PANGKALPINANG Jl. Jend. Sudirman Selindung Lama Pangkalpinang Kepulauan Babel e-mail: [email protected] Abstrak Installing Pharmacy is an institution that engaged in purchasing and selling medicine. Besides, this business is important for installing pharmacy. In this process, there are a lot of data and they are processed manually. This study aims at building an Information System of Inventory Control that will be applied in installing pharmacy as a data processor and to change the manual system to a computerized system accurately. The advantage of this system is its speed and accuracy in processing the data. Moreover, it can facilitate employees in retrieving information, and performing the installing pharmacy, particularly for stock control of the medicine in storehouse. Kata Kunci : Key word : Data, System, Information, Inventory, Pharmacy. 1. banyaknya jumlah data yang diolah, kerumitan PENDAHULUAN dalam pemprosesan suatu data, terbatasnya waktu 1.1 Latar Belakang Dalam era globalisasi dan Kemajuan teknologi yang berkembang begitu pesat, dan yang digunakan dalam mengolah data dan data yang beraneka ragam. sebagai Rumah Sakit yang lahir di era modernisasi Begitu pula dalam suatu rumah sakit tentunya harus selalu “up to date” agar dapat khususnya RSUD Depati Hamzah Pangkalpinang, bersaing untuk memberikan yang terbaik. Untuk itu yang bergerak pada Instalasi Farmasi khusus nya setiap rumah sakit memerlukan dukungan teknologi bidang Inventory Kontrol (Pengawasan dalam komputer. dalam suatu Persediaan Obat), menggunakan sistem yang melaksanakan suatu pekerjaan lebih cermat dalam masih dikerjakan dengan cara manual, akan mengamati karena terbentur pada kendala seperti tersebut di atas, komputer merupakan penunjang utama bagi sistem sehingga akan mengurangi kinerja Rumah Sakit. informasi di era modern saat ini. Komputer sebagai Peranan komputer di sini akan sangat menunjang sarana pengolah data dapat membantu manusia sekali dalam menjaga dan memberikan dukungan dalam menghasilkan informasi yang dibutuhkan pada sistem agar lebih baik, seperti : dengan lebih cepat, tepat dan akurat. a. Dapat menghasilkan informasi yang lebih baik. Ada menimbulkan Menjadikan pekerjaan beberapa kendala mereka yang dimiliki, hal yang dapat b. Memperbaiki atau mengurangi kesalahan yang pada suatu sistem sering terjadi pada sistem yang dikerjakan yangdijalankan secara manual, diantaranya adalah secara manual. c. Efisiensi dalam segi waktu dan tenaga. untuk menganalisa dari sistem yang sedang d. Menjaga keakuratan data. berjalan. Adapun metode pendekatan yang di Hal tersebut yang mendasari penulis untuk mengangkat masalah tersebut dan sebagai usaha gunakan adalah sebagai berikut: a. Penelitian lapangan untuk dapat memberikan solusi atau jalan keluar Penelitian lapangan dilakukan secara langsung atas kerumitan masalah yang ada khususnya ke Kantor Kelurahan Pasir Garam dengan dibagian Instalasi Farmasi dengan tujuan untuk mengadakan: mempermudah dan mempercepat operasional kerja 1) Pengamatan (observasi) yang berkaitan dengan kegiatan pengolahan data 2) Wawancara (interview) agar lebih efektif dan efisien sehingga akan lebih 3) Metode kepustakaan mempercepat dalam pencapaian tujuan. b. Analisa Sistem Adapun tahap-tahap dalam analisa sistem antara lain: 1.2 Perumusan Masalah Sehubungan dengan hal tersebut dapat 1) Activity Diagram dirumuskan permasalahan sebagai berikut: 2) Use Case Diagram a. Bagaimana membuat sebuah sistem informasi 3) Use Case Description yang mampu mengatasi masalah dalam pengelolaan Inventory Kontrol Pada Obat b. Bagaimana dalam proses pencarian data Obat c. Perancangan Sistem Alat bantu yang digunakan penulis dalam merancang sistem adalah: dapat memudahkan petugas dalam pencarian 1) Entity Relationship Diagram (ERD) data tersebut. 2) Logical Record Structure (LRS) c. Bagaimana sistem yang dibuat tersebut nantinya dapat mempercepat proses penyampaian laporan-laporan kepada pimpinan. 3) Relasi 4) Normalisasi 5) Spesifikasi Basis Data 6) Class Diagram (Entity Class) 7) Tabel 1.3 Batasan Masalah Dalam memusatkan masalah yang ada, 8) Sequence Diagram agar tidak menyimpang dari pokok pembahasan, maka penulis hanya membatasi masalah pada 1.5 Tujuan Penulisan proses Inventory Kontrol pada Instalasi Farmasi, Sistem yang terkomputerisasi diharapkan mulai dari transaksi proses pemesanan Obat, proses dapat mendukung tercapainya tujuan dalam penerimaan obat, proses permintaan obat, proses penyelesaian masalah yang terjadi selama ini pada pemusnahan obat Kadaluarsa, proses penyimpanan Instalasi Farmasi antara lain : obat sampai pada pembuatan laporan mengenai a. Memberikan kemudahan dalam pencatatan data transaksi-transaksi yang ada pada Instalasi farmasi sehingga dapat menghasilkan data lebih cepat tersebut. sesuai dengan tujuan yang dikehendaki. b. Proses pencarian data lebih cepat. c. Mempermudah dalam menyediakan pembuatan 1.4 Metode Penelitian Dalam rangka penulisan ini penulis melakukan pengumpulan bahan yang di perlukan laporan yang bermutu pada Instalasi farmasi serta dapat memenuhi kebutuhan manajemen. d. Meningkatkan kualitas pelayanan dalam BAB V PENUTUP bertransaksi. Bab ini berupa uraian kesimpulan e. Dokumen – dokumen keluaran yang dihasilkan dan saran yang di berikan oleh dapat lebih berkualitas dan informatif. penulis. 1.6 Sistematika Penulisan 2. Agar penulisan dapat menjelaskan tentang Skripsi ini secara terurai dengan baik dan akurat, Tinjauan Pustaka 2.1 Konsep Sistem Informasi 2.1.1 Konsep Dasar Sistem dan Informasi maka penulisan perlu disusun secara terstrukur dan Menurut Jogiyanto HM, MBA, Akt., yang Ph.D. (2003:36): ”Informasi (information) adalah digunakan untuk menyusun Skripsi ini sebagai data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi berikut: para pemakainya. Data yang diolah saja tidak sistematis, BAB I BAB II adapun sistematis penulisan PENDAHULUAN cukup dapat dikatakan sebagai suatu informasi. Bab ini menguraikan tentang Untuk menjadi suatu informasi, maka data yang latar belakang, masalah, tujuan diolah tersebut harus berguna bagi pemakainya.” penulisan, batasan 2.1.2 metode penelitian, dan Sistem adalah sekumpulan subsistem yang berhubungan satu sama lain, yang bersama-sama LANDASAN TEORI berinteraksi bab ini penulis menurut pola tertentu terhadap akan masukan dengan tujuan menghasilkan keluaran. konsep Pendekatan definisi sistem berdasarkan pendekatan sistem informasi, analisa dan prosedur menurut Jogiyanto HM, MBA, Akt., perancangan sistem berorientasi Ph.D. (2002:34) adalah ” Sistem adalah kumpulan obyek dari prosedur-prosedur yang mempunyai tujuan- menjelaskan tentang dengan UML, teori pendukung sesuai dengan tema tujuan tertentu. atau judul rancangan sistem. 2.2 Analisa dan Perancangan Sistem PENGELOLAAN PROYEK Berorientasi Object Dengan UML Pada Menurut Ariesto Hadi Sutopo (2002:242): bab menguraikan BAB IV Konsep Dasar Sistem Informasi sistematika penulisan. Pada BAB III masalah, ini penulis akan mengenai PEP, “Analisa sistem adalah proses menentukan RAB, Struktur tim proyek berupa kebutuhan sistem – apa yang harus dilakukan tabel RAM, Diagram Struktur, sistem untuk memenuhi kebutuhan klien, bukanlah analisa Resiko dan Meeting Plan. bagaimana sistem tersebut diimplementasikan.” ANALISA Secara spesifik, DAN pengertian “berorientasi PERANCANGAN SISTEM obyek” (Ariesto Hadi Sutopo, 2002:3) berarti Bab ini menguraikan tentang bahwa “kita mengorganisasi perangkat lunak Struktur Organisasi, jabaran tugas sebagai dan wewenang, analisis masalah memiliki struktur data dan perilakunya”. sistem yang berjalan, analisis 2.2.1 kumpulan dari objek tertentu yang Unified Modelling Language (UML) hasil solusi, analisis kebutuhan Unified sistem usulan. adalah Modelling sebuah Language “bahasa” yang (UML) telah menjadi standar dalam industri untuk tidak terpenuhinya pesanan pembelian, visualisasi, akibatnya dapat merugikan perusahaan. merancang dan mendokumentasikan sistem piranti lunak. Sifat atau batasan barang yang UML menawarkan sebuah standar untuk dapat diklasifikasikan sebagai persediaan merancang model sebuah sistem. Dengan adalah bervariasi sesuai dengan aktivitas menggunakan UML kita dapat membuat perusahaan. Untuk mengetahui apakah model untuk semua jenis aplikasi piranti pengertian persediaan itu, penulis akan lunak, dimana aplikasi tersebut dapat menjelaskan batasan-batasannya. berjalan pada piranti keras, sistem operasi 2.2.2 Menurut Indonesia (2004:14) pengertian persediaan bahasa pemrograman apapun. adalah sebagai berikut : Analisa Sistem Berorientasi Objek Persediaan adalah aktiva : Analisa Sistem meliputi Activity Berorientasi Diagram, Objek a) Tersedianya Analisa untuk dalam b) Dalam proses produksi dan atau dalam perjalanan, atau UseCase Diagram. c) Dalam bentuk Perancangan Sistem Berorientasi Objek perlengkapan Perancangan Sistem Berorientasi Objek digunakan meliputi atau pemberian jasa. Erd(Entity dijual kegiatan usaha normal Masukan, Use Case Diagram, Deskripsi Relationship Diagram), Lrs(Logical Recort Struktur), bahan (supplier) atau untuk dalam proses produksi Sedang menurut Soemarso S.R Tabel/Relasi, Spesifikasi Basis Data, (2004:384) “persediaan adalah barang- Rancangan Dokumen Keluaran, barang yang dimiliki oleh perusahaan Rancangan Dokumen Masukan, untuk dijual kembali”. Persediaan terjadi Rancangan Layar Program, Sequence apabila jumlah bahan atau barang yang Diagram, Class Diaram(Entity Class). diadakan (dibeli atau dibuat sendiri)”. 2.3 Teori pendukung (Administrasi Kepegawaian) 2.3.1 Akuntansi danjaringan apapun, serta ditulis dalam Dokumen Keluaran, Analisa Dokumen 2.2.3 Ikatan 3. Metode Penelitian Berikut Pengertian Inventory adalah tahapan-tahapan dalam penelitan ini : Inventory (Persediaan) a. merupakan barang yang disimpan untuk digunakan atau dijual pada Tahapan periode operasional perusahaan, maupun industri. dengan baik maka akan mengakibatkan resiko terganggunya proses produksi atau inisiasi dari dengan cara melakukan wawancara dengan Bagian Kepegawaian Kantor Kelurahan Pasir Jika penanganan persediaan tidak dilaksanakan merupakan dihadapi oleh organisasi. Proses ini dilakukan baik perusahaan yang bergerak dalam bidang perdagangan ini penelitian, yaitu mencari permasalahan yang mendatang. Persediaan erat hubungannya dengan Memahami Permasalahan Garam. b. Mempelajari kondisi dan proses bisnis saat ini Hal ini dilakukan peneliti agar dapat memahami current condition dari awal hingga akhir proses, sehingga mendapatkan b. Indah Yuliana Wahyu Putri, SSI.APT gambaran menyeluruh akan sistem berjalan. c. Fatmawati, S.Fam,APT Kegiatan 4.1.2 ini dilakukan dengan cara melakukan wawancara pada para stakeholders dan analisa dokumen. c. Struktur organisasi Adapun bentuk bagan struktur organisasi pada adalah sebagai berikut : Menganalisa Kebutuhan data dan informasi KEPALA INSTALASI FARMASI saat ini dan akan datang. d. Tahapan selanjutnya adalah mendapatkan user BAGIAN LOGISTIK needs dan user requirements untuk to be system e. Merancang Sistem Usulan Berdasarkan BAGIAN GUDANG OBAT tahapan-tahapan BAGIAN GUDANG ALKES sebelumnya, maka peneliti akan mencoba merancang BAGIAN PELAYANAN sebuah sistem yang menjawab kebutuhan akan permasalahan organisasi. yang Fitur-fitur dihadapi yang akan oleh BAGIAN ADMINISTRASI ada, perancangan konseptual database access, Gambar 4. 1 hingga design Visual Basic 2008 dikerjakan Struktur Organisasi pada tahapan ini. 4.2 Analisa Proses 4.2.1 Proses Bisnis a. Proses Pemesanan Obat Setiap bulan staf gudang mengirimkan daftar Kebutuhan Obat kepada sub bagian logistik guna memenuhi kebutuhan obat untuk Instalasi Farmasi, maka staf gudang obat dan alkes akan menyimpan surat tanda terima barang dan mengupdate stok obat yang berada digudang. Gambar 1. Metodologi Penelitian b. Proses Permintaan Obat Unit 4. Hasil dan Pembahasan 4.1 Tinjauan Organisasi 4.1.1 Sejarah singkat organisasi Instalasi Farmasi adalah salah satu bagian dari RSUD Depati Hamzah yang terdapat di Pangkalpinang, yang diresmikan oleh KEMENKES tanggal 28 September 1992. Hingga saat ini Instalasi Farmasi, yang berkantor di Jl. Soekarno Hatta telah dipimpin oleh tiga orang Kepala yaitu: a. Maghdalena Instalasi membutuhkan Farmasi yang obat akan mengirimkan Formulir Permintaan dan Penerimaan Obat (FPPO) kepada staf gudang farmasi, kemudian staf gudang akan memeriksa persediaan obat terakhir dan mencantumkan jumlah permintaan dan penerimaan obat yang ada dalam FPPO dan c. mengubah kartu stocknya sesuai pemusnahan serta lampiran data obat dengan jumlah obat yang diminta. yang dimusnahkan. Proses penerimaan Obat Setiap bulan staf e. Proses Penyimpanan Obat gudang Penyimpanan Obat adalah kegiatan mengirimkan daftar Kebutuhan Obat mendata persediaan obat secara fisik, kepada sub seksi keuangan guna baik untuk mendata kesediaan obat memenuhi kebutuhan obat baik untuk yang ada saat ini dan obat yang instalasi sudah mendekati batas kadaluarsa farmasi di RSUD. Kemudian Sub Seksi Keuangan akan yang masih tersusun pada rak obat. mengirimkan surat penawaran lelang f. Proses Pembuatan Laporan beserta daftar kebutuhan obat kepada Pembuatan laporan dilaksanakan berbagai Perusahaan Besar Farmasi pada akhir bulan untuk diserahkan (PBF). Setelah mendapatkan daftar pada kepala Instalasi Farmasi berupa harga dari PBF kemudian sub seksi laporan keseluruhan. keuangan mengirimkan surat pesanan kepada PBF terpilih. Jika memenuhi 4.3 Rancangan Basis Data kriteria, maka staf gudang akan 4.3.1 Entity Relationship Diagram menyimpan surat tanda terima barang M DKO I Dtl_dko No_dko kd_obat Jumlah No_dko Tgl_dko dan mengupdate stok obat yang Bawa berada digudang. No_dko No_tto M d. Proses Pemusnahan Obat Expadete Kegiatan mendata persediaan obat PBF No_PBF Nm_PBF Alamat Telp secara fisik, baik untuk mendata kesediaan obat yang ada saat ini, obat I M terima Unit I M buat LPO sudah mendekati batas 4.3.2 DKO tidak standar kesehatan (obat sudah rusak atau PBF tersebut dipisahkan untuk nantinya No_PBF Nm_PBF Alamat Telp No_doe Kd_obat Jumlah Tgl_exp No_exp Dtl_dko No_dko No_dko Kd_obat Jumlah No_tto No_tto Kd_obat Jumlah No_batch Tgl_exp No_lpo No_lpo Kd_obat Jumlah No_batch Tgl_exp TTO No_PBF akan dimusnahkan dan dibuatkan berisi data pihak pertama dan saksi Dtl_deo No_lpo Kd_obat Jumlah No_batch Tgl_exp Kd_obat No_dko tidak layak konsumsi) maka obat Berita Acara Pemusnahan Obat, yang M Unit No_unit Nm_unit No_tto Tgl_tto No_ref faktur No_PBF No_dko No_lpo Tgl_lpo No unit Kd_obat Dtl_lpo LPO No unit Obat Dtl_tto Kd_obat dimana keduanya berasal dari pihak intern Farmasi, data mengenai kepala Farmasi yang menjabat pada saat N Kd_obat Nm_obat Jenis_obat Satuan Harga Stok Logical Record Structure (LRS) No_dko Tgl_dko dengan Dtl_lpo N Entity Relationship Diagram form kerusakan obat. Jika obat sudah sesuai M Obat Gambar 4.15 obat tersebut. Setelah obat didata kemudian dicatat kembali kedalam No_tto Kd_obat Jumlah No_batch Tgl_exp No_doe Tgl_doe kadaluarsa, maupun keadaan fisik N Dtl_tto No_lpo Tgl_lpo No_unit No_lpo DOE yang M No_tto Tgl_tto No_ref farktur No_PBF No_tto No_unit Nm_unit N TTO DEO No_deo Tgl_deo No_deo Dtl_deo No_deo Kd_obat Jumlah Tgl_exp No_batch Kd_obat Kd_obat Nm_obat Jenis_obat Satuan Harga Stok Gambar 4.17 b. Rancangan Layar Form Logical Record Structure (LRS) Cetak Data Kebutuhan Obat Cetak Daftar Kebutuhan Obat 4.4 Rancangan Dialog Layar 4.4.1 Cetak Daftar Kebutuhan Obat Struktur Tampilan SISTEM INFORMASI INVENTORY CONTROL PADA INSTALASI FARMASI RSUD DEPATI HAMZAH PANGKALPINANG MASTER TRANSAKSI LAPORAN Input Data Obat Cetak Daftar Kebutuhan Obat Input Data Unit Entry Tanda Terima Obat Input PBF Entry Pemusnahan Obat ED KELUAR No Dko Auto Tgl Dko dd-mm-yyyy Kode Obat Nama Obat Jenis Obat Pilih Display Display Jumlah Input Kode Obat Nama Obat Jenis Obat Jumlah Display Display Display Display Display Display Display Display Cetak Laporan Simpan Batal Cetak Keluar Gambar 4.26 Rancangan Tampilan Layar Form Cetak Data Cetak Tanda Terima Permintaan Obat Kebutuhan Obat Cetak Kartu Persediaan Obat c. Gambar 4.18 Persedian Obat Struktur Tampilan 4.4.2 a. Rancangan Layar Form Cetak Kartu Fcetak kartu persediaan Obat Cetak KARTU PERSEDIAAN OBAT Rancangan Layar Rancangan Layar Form Entry Data Obat Pilih Kode Obat Entry Data Obat Entry Data Obat Kode Obat Input Nama Obat Input Jenis Input Satuan Input Harga Input Stok Input No Kode Obat Nama Obat Display Display Simpan Nama Obat Periode Tanggal Jenis Obat Satuan Harga Stok Display Display Display Display Display Display Display Display Display Hapus Batal Pilih s/d Pilih Display Ubah Display Cetak Keluar Keluar Gambar 4.28 Gambar 4.21 Rancangan Tampilan Layar Form Entry Data Obat Rancangan Tampilan Layar Form Cetak Kartu Persediaan Obat d. Rancangan Layar Form Cetak Laporan konsep database. Serta Informasi akurat Cuti tentang kebutuhan pertahun obat sehingga perbulan / mempermudah manajemen dalam memprediksi kebutuhan ditahun mendatang. 5.2 Saran Dari kesimpulan di atas, peneliti mencoba memberikan saran-saran yang diharapkan dapat berguna untuk perkembangan sistem selanjutnya, antara lain: a. Gambar 4.32 Perlu adanya kerjasama yang baik antara Rancangan Tampilan Layar Form Cetak masing-masing bagian, agar sistem ini Laporan Cuti dapat berjalan sesuai dengan prosedur dan memberikan 5. informasi sesuai dengan kebutuhan. Kesimpulan dan Saran b. 5.1 Kesimpulan Memberikan pengarahan dan bimbingan Kesimpulan yang didapatkan setelah dilakukan pada bagian yang akan terlibat langsung analisa dan perancangan sistem terhadap dalam Inventory Kontrol pada Instalasi Farmasi kontrol. c. antara lain: a. Perlu penggunaan dilakukan sistem back-up inventory data untuk Pada rancangan sistem informasi ini menjamin keamanan data dan mengatasi diharapkan mampu memberikan informasi keadaan yang tidak diinginkan. d. yang cepat, tepat, akurat dan efisien Untuk pengembangan selanjutnya, perlu Obat,daftar ditambahkan sistem yang berhubungan penyerahan obat,daftar penerimaan obat dengan inventory kontrol pada bagian daftar pemusnahan obat expedete,sampai gudang dikarenakan selama ini pegawai pada pembuatan laporan-laporan mengenai agak kesulitan dalam mencari data-data transaksi-transaksi yang ada pada instalasi obat yang dibutuhkan. tentang daftar pemesanan farmasi berdasarkan periode tertentu agar mempermudah Farmasi RSUD Pangkalpinang khusus nya bagian gudang Daftar Pustaka [1] Gordon B Davis, Pengantar Teknologi Informasi, Jakarta: Salemba Impotek, 2002. [2] Mulyadi. Konsep Sistem Informasi, Bandung : PT Elex Media Komputindo, 2007. [3] Leith. Dan Rosch. Definisi Sistem Informasi Jakarta : PT Elex Media Komputindo, 2003. Sutopo, Hadi, Ariesto. Analisis Dan Desain Berorientasi Obyek, Jakarta : J & J Learning. Yogyakarta, 2002. dalam mengambil keputusan. b. Informasi yang akurat tentang kondisi dalam pengolahan data serta rekapan data yang diminta. c. Secara keseluruhan, sistem dapat menjadi lebih optimal keakuratan sistem yang dalam dikarenakan aktualitas dan penggunaan terkomputerisasi [4] dengan [5] Yogiyanto. Sistem Teknologi Informasi, Yogyakarta : ANDI Yogyakarta, 2002.