BUKU CATATAN HARIAN PENELITIAN (BCHP)
advertisement
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id BUKU CATATAN HARIAN PENELITIAN (BCHP) LAPORAN KEMAJUAN PENELITIAN TUGAS AKHIR PERANCANGAN SISTEM MANAJEMEN WARALABA PADA USAHA RITEL KATEGORI PRINTER DAN TINTA PROGRAM UNGGULAN 1 2 3 ü 4 Bidang Fokus : Sistem Logistik dan Bisnis Peneliti : Rifqy Alfian Aziz NIM. I 0307018 JURUSAN TEKNIK INDUSTRI - FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA Jl. Ir. Sutami No. 36A Kentingan Surakarta 57126 Telp. (0271) 632110 Faks. (0271) 632110 HP.(085641214214) e-Mail: [email protected] commit to user Oktober 2011 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id LEMBAR PENGESAHAN Buku Catatan Harian Penelitian (BCHP) Judul Penelitian : Perancangan Sistem Manajemen Waralaba PadaUsaha Ritel Kategori Printer Dan Tinta Program Unggulan : 1 2 3 ü 4 1. Perancangan produk yang mengedepankan sudut pandang Biomekanika, baik yang dirancang secara manual maupun otomatis. 2. Perancangan Alat Bantu Produksi dan Alat Ukur, baik yang dirancang secara manual maupun otomatis. 3. Perancangan Sistem Logistik dan Supply Chain, baik yang dirancang secara manual maupun otomatis. No 4 merupakan unggulan dari selain ke-3 (tiga) dari program unggulan. Kelompok Bidang Keminatan (KBK) : Sistem Logistik dan Bisnis Peneliti Jenis Kelamin Lama Penelitian Tanggal, Bulan, Tahun Mulai Penelitian Sampai Tanggal, Bulan, Tahun Selesai Penelitian Tujuan Penelitian Sasaran Akhir Penelitian : : : : Rifqy Alfian Aziz Laki - Laki 5 bulan 4 hari 28 April 2011 : 30 September 2011 : 1. Mendapatkan sebuah best practice untuk perancangan sistem manajemen waralaba. 2. Menghasilkan sebuah sistem manajemen waralaba yang dapat diterapkan untuk semua ritel kategori printer dan tinta. 3. Mengimplementasikan sistem manajemen waralaba yang telah dibuat untuk Aston Printer Center : Merancang sistem manajemen waralaba pada usaha printer dan tinta dengan mengimplementasikan sistem yang dibuat dalam bentuk prospektus penawaran untuk Aston Printer Center commit to user ii perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id Surakarta, 26 September 2011 Ketua Kelompok Bidang Keminatan Sistem Logistik dan Bisnis Peneliti, a.n Yuniaristanto, S.T., M.T. NIP 19750617 200012 1 001 Rifqy Alfian Aziz NIM. I 0307018 Mengetahui, Pembimbing 1 Pembimbing 2 Yuniaristanto, S.T., M.T. NIP 19750617 200012 1 001 Irwan Iftadi, S.T., M.Eng. NIP 19700404 199603 1 002 commit to user iii perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id ABSTRAK Rifqy Alfian Aziz, NIM : I 0307018. PERANCANGAN SISTEM MANAJEMEN WARALABA PADA USAHA RITEL KATEGORI PRINTER DAN TINTA. Skripsi. Surakarta: Jurusan Teknik Industri, Fakultas Teknik, Universitas Sebelas Maret, Oktober 2011. Industri ritel kategori printer dan tinta merupakan salah satu jenis bisnis yang memiliki pasar potensial besar di Indonesia. Dalam mengembangkan usaha, cara waralaba banyak digunakan oleh perusahaan besar yang telah sukses sebelumnya di usaha ini seperti Veneta System, Acaciana, dan Gold Ink. Kesuksesan usaha melalui bisnis waralaba dikarenakan sistem dan konsep bisnis yang diterapkan sudah teruji dan memiliki tingkat kegagalan yang kecil yang sudah terbukti memberikan keuntungan. Peluang bisnis bagi usaha kecil yang berpotensi menjadi waralaba cukup besar, namun mereka kesulitan berkembang karena tidak adanya manajemen yang baik. Oleh karena itu perlu dirancang sebuah sistem manajemen waralaba pada usaha ritel kategori printer dan tinta. Metodologi penelitian ini dimulai dengan melakukan functional benchmarking terhadap tiga perusahaan yang unggul dalam kategori ritel yang berbeda, yaitu Veneta System, Alfamart, dan Apotek K-24. Dari tahap benchmarking kemudian didapatkan perbandingan karakteristik diantara ketiga perusahaan tersebut. Dari perbandingan karakteristik kemudian didapatkan best practice yang merupakan cara-cara terbaik yang efektif dan efisien dari masingmasing perusahaan. Hasil best practice akan digunakan sebagai dasar dalam perancangan sistem manajemen waralaba. Sistem yang dirancang kemudian diimplementasikan di Aston Printer Center. Implementasi sistem dilakukan dengan membuat prospektus waralaba yang merupakan sebuah dokumen penawaran waralaba. Prospektus waralaba kemudian dianalisis untuk melihat sejauhmana hubungan dengan sistem manajemen waralaba yang telah dirancang sebelumnya. Hasil dari penelitian ini berupa sistem manajemen waralaba yang terdiri dari empat bagian, yaitu manajemen kemitraan, manajemen barang dagangan, manajemen pengembangan ritel, dan manajemen toko. Implementasi sistem dengan menyusun prospektus waralaba khususnya dalam aspek finansial terdapat tiga skenario investasi awal yang dapat dipertimbangkan karena memiliki waktu titik impas yang berbeda serta mempunyai kelebihan dan kekurangan masing – masing Kata kunci: waralaba, ritel, functional benchmarking, best practice, prospektus xvii + 130 hal; 19 gambar; 29 tabel; 3 lampiran Daftar pustaka : 28 (1993 – 2011) commit to user ix perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id DAFTAR ISI ABSTRAK ix ABSTRACT x DAFTAR ISI xi DAFTAR TABEL xiv DAFTAR GAMBAR xv DAFTAR LAMPIRAN xvi DAFTAR LAMPIRAN TABEL xvii BAB I PENDAHULUAN I-1 1.1. Latar Belakang I-1 1.2. Perumusan Masalah I-3 1.3. Tujuan Penelitian I-4 1.4. Manfaat Penelitian I-4 1.5. Batasan Masalah I-4 1.6. Asumsi Penelitian I-4 1.7. Sistematika Penulisan I-5 TINJAUAN PUSTAKA II-1 2.1 Waralaba II-1 2.1.1 Pemberi Waralaba (Pewaralaba) II-4 2.1.2 Penerima Waralaba (Terwaralaba) II-6 2.1.3 Franchise Fee II-9 2.1.4 Royalti fee II-9 2.1.5 Advertising fee II-10 2.1.6 Jenis Waralaba II-10 2.1.7 Perjanjian Waralaba II-12 2.1.8 Panduan Operasi Manual Waralaba II-15 2.1.9 Prospektus Penawaran II-17 Sistem Bisnis Ritel II-19 2.2.1 Pengertian Ritel II-19 2.2.2 Jenis – Jenis Ritel II-20 commit to untuk user Ritel 2.2.3 Struktur Organisasi II-21 BAB II 2.2 xi perpustakaan.uns.ac.id 2.2.4 Manajemen Bisnis Ritel II-24 2.2.5 Fungsi yang Dijalankan Ritel II-25 2.2.6 Proses Keputusan Manajemen Ritel II-26 Benchmarking II-27 2.3.1 Pengertian Benchmarking II-27 2.3.2 Jenis – Jenis Benchmarking II-28 2.3.3 Tahapan Benchmarking II-30 2.4 Aston Printer Center II-31 2.5 PT. Sumber Alfaria Trijaya II-33 2.5.1 Visi dan Misi Alfamart II-34 PT. Veneta Media Indonesia (Veneta System) II-34 2.6.1 Visi dan Misi Veneta II-35 PT. K-24 Indonesia (Apotek K-24) II-35 2.7.1 Visi dan Misi Apotek K-24 II-36 2.7.2 Keunggulan Sistem Apotek K-24 II-37 2.3 2.6 2.7 BAB III BAB IV digilib.uns.ac.id METODOLOGI PENELITIAN III-2 3.1 Studi Lapangan III-2 3.2 Studi Pustaka III-2 3.3 Perumusan Masalah III-2 3.4 Penetapan Tujuan Penelitian III-2 3.5 Benchmarking Perusahaan III-2 3.5.1 III-3 Tahap Perencanaan (Planning) 3.5.2 Tahap Analisis III-4 3.5.3 Tahap Integrasi (Integration) III-4 3.6 Perancangan Sistem Manajemen Waralaba III-4 3.7 Implementasi Sistem III-4 3.8 Analisis Prospektus Penawaran III-5 3.9 Kesimpulan dan Saran III-5 PERANCANGAN SISTEM MANAJEMEN WARALABA IV-1 4.1. Benchmarking Perusahaan IV-1 4.1.1 Tahap Perencanaan (Planning) IV-1 4.1.2 Tahap Analisis commit to user IV-15 xii perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id 4.1.3 Tahap Integrasi IV-21 4.2. Perancangan Sistem Manajemen Waralaba BAB V IV-23 4.2.1. Manajemen Kemitraan IV-24 4.2.2. Manajemen Pengembangan Ritel IV-39 4.2.3. Manajemen Barang Dagangan IV-51 4.2.4. Manajemen Toko IV-60 PEMBUATAN DAN ANALISIS PROSPEKTUS V-1 PENAWARAN BAB VI 5.1 Pembuatan Prospektus Penawaran V-1 5.2 Analisis Perancangan Prospektus Penawaran V-1 5.2.1 Analisis Manajemen Kemitraan V-1 5.2.2 Analisis Manajemen Pengembangan Ritel V-9 5.2.3 Analisis Manajemen Barang Dagangan V-13 5.2.4 Analisis Manajemen Toko V-15 KESIMPULAN DAN SARAN 6.1 Kesimpulan VI-1 6.2 Saran VI-1 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRANNormalisasi Ukuran dengan 4.3. 4.4. 4.5. 4.6. 4.7. IV- commit to user xiii perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id DAFTAR TABEL Halaman Tabel 2.1 Panduan Operasi Manual Waralaba II-15 Tabel 2.2 Karakteristik Beberapa Jenis Ritel Modern II-21 Tabel 2.3 Proses Keputusan Manajemen Ritel II- 26 Tabel 4.1 Aspek dalam Usaha Waralaba IV- 4 Tabel 4.2 Target Benchmarking IV- 5 Tabel 4.3 Karakteristik PT. Sumber Alfaria Trijaya (Alfamart) IV- 7 Tabel 4.4 Karakteristik PT. Veneta System Indonesia IV-10 Tabel 4.5 Karakteristik PT. K-24 Indonesia IV-13 Tabel 4.6 Perbandingan Manajemen Kemitraan IV-16 Tabel 4.7 Perbandingan Manajemen Pengembangan Ritel IV-18 Tabel 4.8 Perbandingan Manajemen Barang Dagangan IV-19 Tabel 4.9 Perbandingan Manajemen Toko IV-20 Tabel 4.10 Best Practice Manajemen Kemitraan IV-21 Tabel 4.11 Best Practice Manajemen Pengembangan Ritel IV-22 Tabel 4.12 Best Practice Manajemen Barang Dagangan IV-22 Tabel 4.13 Best Practice Manajemen Toko IV-23 Tabel 4.14 Penjabaran Tugas pada Ritel IV-39 Tabel 4.15 Jumlah Sumber Daya Pewaralaba IV-44 Tabel 4.16 Jumlah Sumber Daya Terwaralaba (Skenario 1) IV-44 Tabel 4.17 Jumlah Sumber Daya Terwaralaba (Skenario 2) IV-44 Tabel 4.18 Jumlah Sumber Daya Terwaralaba (Skenario 3) IV-45 Tabel 4.19 Aspek dalam Mendesain Toko IV-61 Tabel 5.1 Perbandingan Waralaba Toko Baru dan Take Over V-2 Tabel 5.2 Perbandingan Tanggung Jawab Aktif dan Pasif V-3 Tabel 5.3 Rincian Investasi Awal Keadaan Optimis V-6 Tabel 5.4 Rincian Investasi Awal Keadaan Pesimis V-7 Tabel 5.5 Perbandingan Laporan Keuangan Oleh Cabang dan Pusat V-11 Tabel 5.6 Perbandingan Waktu Pelayanan V-16 Tabel 5.7 Perbandingan Alternatif Pengiriman Barang commit to user V-17 xiv perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fungsional II-22 Gambar 2.2 Struktur Organisasi Berdasarkan Produk II-22 Gambar 2.3 Struktur Organisasi Berdasarkan Georgrafis II-22 Gambar 2.4 Struktur Organisasi Kombinasi II-23 Gambar 2.5 Gerai Alfamart II-33 Gambar 2.6 Gerai Veneta System II-35 Gambar 2.7 Gerai Apotek K-24 II-36 Gambar 3.1 Diagram Alir Penelitian III-1 Gambar 4.1 Alur Waralaba Bisnis Ritel Kategori Printer dan Tinta IV-25 Gambar 4.2 Alur Pengajuan HKI IV-29 Gambar 4.3 Alur Pengajuan SIUP, TDP, dan HO IV-31 Gambar 4.4 Alur Pengajuan STPW Pemberi Waralaba IV-33 Gambar 4.5 Alur Pengajuan STPW Penerima Waralaba IV-34 Gambar 4.6 Struktur Organisasi Pewaralaba IV-41 Gambar 4.7 Struktur Organisasi Terwaralaba (Skenario 1) IV-42 Gambar 4.8 Struktur Organisasi Terwaralaba (Skenario 2) IV-42 Gambar 4.9 Struktur Organisasi Terwaralaba (Skenario 3) IV-43 Gambar 4.10 Skema Distribusi dengan 1 Gudang IV-52 Gambar 4.11 Skema Distribusi dengan Lebih Dari 1 Gudang IV-53 commit to user xv perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1-1 Prospektus Penawaran Aston Printer Center L1-1 Lampiran 2-1 Rancangan Investasi Awal Aston Printer Center Keadaan L2-1 Optimis Lampiran 3-1 Rancangan Investasi Awal Aston Printer Center Keadaan L3-1 Pesimis commit to user xvi perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id DAFTAR LAMPIRAN TABEL Halaman Tabel L2. 1 Rincian Fixture Toko L2-1 Tabel L2. 2 Rincian Peralatan Toko L2-1 Tabel L2. 3 Rincian Persediaan Awal L2-2 Tabel L2. 4 Rancangan 1 Keadaan Optimis L2-5 Tabel L2. 5 Rancangan 2 Keadaan Optimis L2-6 Tabel L2. 6 Rancangan 3 Keadaan Optimis L2-7 Tabel L3. 1 Rincian Fixture Toko L3-1 Tabel L3. 2 Rincian Peralatan Toko L3-1 Tabel L3. 3 Rincian Persediaan Awal L3-2 Tabel L3. 4 Rancangan 1 Keadaan Pesimis L3-5 Tabel L3. 5 Rancangan 2 Keadaan Pesimis L3-6 Tabel L3. 6 Rancangan 3 Keadaan Pesimis L3-7 commit to user xvii perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id BAB I PENDAHULUAN Bab ini menguraikan beberapa hal pokok mengenai penelitian ini, yaitu latar belakang penelitian, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, batasan masalah dan asumsi, serta sistematika penulisan. 1.1 Latar Belakang Saat ini tren bisnis dengan menggunakan konsep waralaba semakin membumi di Indonesia. Semakin banyak orang dan perusahaan di berbagai negara menggunakan konsep bisnis ini. Menurut Majalah Info Franchise Indonesia, omset bisnis waralaba di Indonesia pada tahun 2010 telah berada di angka lebih kurang Rp 114 triliun dengan jumlah tenaga kerja terserap lebih dari 700.000 orang. Hal ini meningkat pesat jika dibandingkan dengan omset pada tahun 2008 yang masih di angka Rp 81 triliun dengan jumlah tenaga kerja terserap lebih kurang 500.000 orang. Jumlah tersebut masih diprediksikan akan meningkat pada tahun – tahun mendatang. Berdasarkan penelitian dalam Franchise (2009), industri waralaba nasional dikelompokkan menjadi delapan kelompok besar yaitu makanan dan minuman (food beverage), ritel dan minimarket, agen properti, kurir dan ekspedisi, pendidikan, kesehatan dan kecantikan, pakaian dan perhiasan (fashion accessories) serta otomotif. Salah satu kategori ritel yang memiliki pasar potensial besar dan menjanjikan di Indonesia adalah kategori printer dan tinta (Bataviase.2010). Menurut hasil survey IDC (International Data Corporation) yang merupakan lembaga survei industri independen, memprediksi bahwa pertumbuhan penjualan printer di Indonesia sepanjang 2011 akan meningkat 15% dibandingkan tahun 2010 dari 2,3 juta unit printer laserjet dan inkjet diprediksi menjadi 2,8 juta unit printer (Affandi, 2011). Dengan prediksi tersebut bisa dipastikan pertumbuhan industri ritel kategori printer dan tinta akan semakin berkembang dengan pesat. Beberapa usaha pada ritel kategori printer dan tinta yang memiliki potensi user untuk berkembang, khususnya di commit daerah to Solo dan sekitarnya, yaitu Aston Printer I-1 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id Center, Flash Mandiri, CV. Image Printer dan lainnya. Perkembangan usaha tersebut dapat melalui dua cara yaitu dengan pola konvensional yaitu membuka cabang ataupun dengan cara waralaba. Seorang pengusaha yang ingin memperluas usahanya dengan membuka cabang sangat tergantung dari modal yang dimilikinya. Dengan menggunakan pola cabang, seorang pengusaha tidak perlu membayar sejumlah biaya terhadap pihak lain serta reputasi usahanya dapat dijaga dengan baik karena operasional usahanya ditangani secara langsung. Berbeda halnya jika menggunakan pola bisnis waralaba dimana salah satu keunggulannya adalah perluasan usaha yang semakin cepat dengan menggunakan modal dari penerima waralaba dan resiko yang ditanggung oleh penerima waralaba. Penerima waralaba akan membayar sejumlah fee kepada pemberi waralaba dan sebagai wujud tanggungjawabnya, pemberi waralaba akan memberikan bantuan berupa dokumen operasional serta monitoring yang berkelanjutan. Namun perlu diperhatikan bahwa pola bisnis waralaba juga memiliki kelemahan dimana dimungkinkan terjadinya kualitas layanan penerima waralaba yang buruk sehingga berpengaruh terhadap reputasi merek pemberi waralaba. Hal ini dapat dikarenakan kurangnya seleksi calon penerima waralaba serta kurangnya dukungan dan monitoring dari pemberi waralaba (Franchise, 2009). Kesuksesan usaha melalui bisnis waralaba dikarenakan sistem dan konsep bisnis yang diterapkan sudah teruji dan memiliki tingkat erorr yang kecil yang sudah terbukti memberikan keuntungan. Dilihat dari sisi pewaralaba model bisnis ini akan membantu mereka dalam mengembangkan usahanya karena mereka tidak memerlukan biaya yang besar dalam membuka cabang. Keuntungannya adalah pewaralaba mendapatkan royalti atas pemakaian merek dan sistem usahanya. Sedangkan bagi pihak terwaralaba memudahkan mereka jika ingin memiliki bisnis yang langsung memberikan keuntungan secara cepat tanpa membutuhkan waktu yang lama (Franchise,2009) Bentuk sukses usaha ritel kategori printer dan tinta di Indonesia yang dibuka dengan pola waralaba adalah Veneta System, Acaciana, dan Gold Ink. Ketiga perusahaan ini sukses memperluas jaringan usahanya dengan pola waralaba yang commit toVeneta user System yang membuka usaha tersebar di puluhan tempat di Indonesia. I-2 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id sejak tahun 2003 kini telah memiliki 147 outlet terwaralaba yang tersebar di seluruh Indonesia. Selain itu Acaciana yang telah berdiri sejak tahun 1997 kini telah memiliki 13 outlet terwaralaba yang tersebar di Indonesia. Sedangkan Gold Ink yang berdiri sejak tahun 2007 kini memiiki lebih dari 11 outlet yang tersebar di seluruh Indonesia. (Franchise, 2009) Menurut Anang Sukandar, Ketua Asosiasi Franchise Indonesia (AFI), peluang bisnis dari usaha kecil yang berpotensi menjadi waralaba cukup besar dengan pertumbuhan mencapai 12% per tahun. Namun, usaha kecil tersebut masih kesulitan berkembang karena keterbatasan kemampuan dalam berwirausaha baik menyangkut kompetensi dalam pengelolaan usaha, kemampuan berinovasi, dan mengembangkan kreativitas serta masih rendahnya keuletan dalam berusaha. (Bataviase, 2010). Kesulitan tersebut banyak disebabkan oleh tidak adanya manajemen yang baik. Sebuah manajemen yang baik harus dimiliki oleh setiap pengusaha sebagai syarat jika ingin mewaralabakan usahanya karena dapat membantu pengusaha yang ingin sukses dalam bidang waralaba (Franchise,2009). Dalam penelitian ini dirancang sebuah sistem manajemen waralaba yang dikhususkan pada usaha ritel kategori printer dan tinta. Dalam menyusun sistem manajemen waralaba digunakan metode functional benchmarking yang tidak membatasi diri pada perbandingan terhadap pesaing langsung sehingga dapat melakukan investigasi pada perusahaan – perusahaan yang unggul dalam industri yang tidak sejenis. Metode benchmarking digunakan dalam penelitian ini karena dengan metode ini dapat dilihat bagaimana usaha yang telah sukses dalam menjalankan bisnis waralabanya sehingga dapat mengadopsi best practice untuk meraih sasaran yang diinginkan. Hasil dari benchmarking menghasilkan sebuah best practice yang digunakan dalam penyusunan sistem manajemen waralaba. 1.2 Perumusan Masalah Perumusan masalah dalam penelitian ini adalah bagaimana merancang suatu sistem manajemen waralaba pada usaha ritel kategori printer dan tinta. commit to user I-3 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id 1.3 Tujuan Penelitian Adapun tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini, yaitu : 1. Menghasilkan sebuah best practice untuk perancangan sistem manajemen waralaba. 2. Menghasilkan sebuah sistem manajemen waralaba yang dapat diterapkan untuk semua ritel kategori printer dan tinta. 3. Mengimplementasikan sistem manajemen waralaba yang telah dibuat untuk Aston Printer Center. 1.4 Manfaat Penelitian Adapun manfaat yang ingin dicapai dalam penelitian ini yaitu : 1. Memudahkan pemilik usaha ritel jika ingin membuka cabang baru melalui sistem waralaba. 2. Mengetahui prosedur mewaralabakan suatu usaha. 1.5 Batasan Masalah Agar pembahasan lebih terarah, penelitian dilakukan dengan pembatasan sebagai berikut : 1. Sistem yang dirancang digunakan untuk pihak pemberi waralaba (pewaralaba). 2. Implementasi sistem dilakukan pada Aston Printer Center. 3. Benchmarking dilakukan sampai tahap integrasi. 1.6 Asumsi Penelitian Asumsi-asumsi yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Visi dan misi untuk semua ritel kategori printer dan tinta dianggap sama. 2. Selama kegiatan penelitian, tidak ada perubahan visi dan misi perusahaan. 3. Hasil dari benchmarking yang dilakukan cukup dijadikan sebagai sumber referensi. commit to user I-4 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id 1.7 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan dibuat agar dapat memudahkan pembahasan penyelesaian masalah dalam penelitian ini. Penjelasan mengenai sistematika penulisan, sebagai berikut : BAB I : PENDAHULUAN Bab ini menguraikan berbagai hal mengenai latar belakang penelitian, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, batasan masalah, asumsi-asumsi dan sistematika penulisan. BAB II : TINJAUAN PUSTAKA Bab ini menguraikan teori-teori yang dipakai untuk mendukung penelitian, sehingga perhitungan dan analisis dilakukan secara teoritis. Tinjauan pustaka diambil dari berbagai sumber yang berkaitan langsung dengan permasalahan yang dibahas dalam penelitian. BAB III : METODOLOGI PENELITIAN Bab ini berisi tahapan yang dilalui dalam penyelesaian masalah secara umum yang berupa gambaran terstruktur dalam bentuk flowchart sesuai dengan permasalahan yang ada mulai dari studi pendahuluan, pengumpulan data sampai dengan pengolahan data dan analisis. BAB IV : PERANCANGAN SISTEM MANAJEMEN WARALABA Bab ini berisi perancangan sistem manajemen waralaba yang dimulai dengan benchmarking pada tiga perusahaan. Dari hasil benchmarking didapatkan best practice yang nantinya digunakan sebagai dasar dalam perancangan sistem manajemen waralaba. BAB V : PEMBUATAN DAN ANALISIS PROSPEKTUS PENAWARAN Bab ini berisi pengimplementasian sistem yang telah dirancang dengan membuat sebuah prospektus penawaran untuk Aston Printer Center. Kemudian dilakukan analisis terhadap prospektus tersebut. BAB VI : KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini menguraikan target pencapaian dari tujuan penelitian dan kesimpulan yang diperoleh dari pembahasan masalah. Bab ini juga to user menguraikan saran dancommit masukan bagi kelanjutan penelitian. I-5 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id BAB II TINJAUAN PUSTAKA Bab ini menguraikan tinjauan pustaka yang memuat teori-teori relevan dan mendukung analisis serta pemecahan masalah yang terdapat pada penelitian ini. 2.1. Waralaba Definisi waralaba menurut Amir Karamoy (Konsultan Waralaba) yang dimuat dalam Andy (2009) adalah : “Waralaba adalah suatu pola kemitraan usaha antara perusahaan yang memiliki merek dagang dikenal dan sistem manajemen, keuangan dan pemasaran yang telah mantap, disebut pewaralaba, dengan perusahaan atau individu yang memanfaatkan atau menggunakan merek dan sistem milik pewaralaba, disebut terwaralaba. Pewaralaba wajib memberikan bantuan teknis, manajemen dan pemasaran kepada terwaralaba dan sebagai imbal baliknya, terwaralaba membayar sejumlah biaya (fee) kepada pewaralaba. Hubungan kemitraan usaha antara kedua pihak dikukuhkan dalam suatu perjanjian lisensi atau waralaba” Sedangkan menurut Keputusan Menteri Perdagangan RI No. 12/MDAG/PER/3/2006 tentang Ketentuan dan Tata Cara Penerbitan Surat Tanda Pendaftaran Usaha Waralaba, definisi waralaba yaitu : “Franchise (waralaba) adalah perikatan antara pemberi waralaba dengan penerima waralaba dimana penerima waralaba diberikan hak untuk menjalankan usaha dengan memanfaatkan dan / atau menggunakan hak kekayaan intelektual atau penemuan atau ciri khas usaha yang dimiliki pemberi waralaba dengan suatu imbalan berdasarkan persyaratan yang ditetapkan oleh pemberi waralaba dengan sejumlah kewajiban menyediakan dukungan konsultasi operasional yang berkesinambungan oleh pemberi waralaba kepada penerima waralaba.” Dari definisi diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa waralaba merupakan suatu pembelian merek dagang yang biasanya sudah dikenal oleh masyarakat luas. Calon pembeli waralaba bisa berupa individu maupun perusahaan, tergantung dari commit to user persetujuan pihak pewaralaba. Pihak terwaralaba wajib membayar sejumlah biaya II-1 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id tertentu kepada pewaralaba yang telah disepakati bersama dari awal kontrak, serta mematuhi peraturan-peraturan yang ditetapkan oleh pewaralaba. Menurut Franchise (2009), waralaba pada hakikatnya memiliki beberapa elemen sebagai berikut: 1. Pewaralaba Pewaralaba yaitu pihak pemilik/produsen dari barang atau jasa yang telah memiliki merek tertentu serta memberikan atau melisensikan hak eksklusif tertentu untuk pemasaran barang atau jasanya. 2. Terwaralaba Terwaralaba yaitu pihak yang menerima hak eksklusif dari pihak pewaralaba untuk kemudian mengembangkan merek usahanya di beberapa wilayah. 3. Master Franchise Master franchise yaitu penerimaan hak eksklusif dari seorang terwaralaba untuk mengembangkan merek usahanya dalam suatu negara dengan lingkup besar. 4. Elemen – elemen biaya waralaba Elemen biaya ini muncul sebagai akibat dari bentuk kompensasi atas sebuah hubungan yang terjadi. Biasanya elemen biaya ini yang menetapkan adalah pewaralaba dan menjadi kewajiban dari seorang terwaralaba untuk melaksanakannya. Adapun elemen – elemen biaya tersebut yaitu, franchise fee, royalty fee, dan advertising fee. Menurut Widjaja (2001) dalam bentuknya sebagai bisnis, waralaba memiliki dua jenis kegiatan (Handrata dan Raharja, 2008) : 1. Waralaba Produk dan Merek Dagangan (Product/Trade Mark Franchising) Waralaba produk dan merek dagang adalah bentuk waralaba yang paling sederhana. Dalam waralaba produk dan merek dagang, pemberi waralaba memberikan hak kepada penerima waralaba untuk menjual produk yang dikembangkan oleh pemberi waralaba yang disertai dengan pemberian ijin untuk menggunakan merek dagang milik pemberi waralaba. Pemberian ijin penggunaan merek dagang tersebut diberikan dalam rangka penjualan produk yang diwaralabakan tersebut. Atas pemberian izin penggunaan merek dagang tersebut biasanya pemberi waralaba suatu bentuk pembayaran commit tomemperoleh user II-2 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id franchise fee dan selanjutnya pemberi waralaba memperoleh keuntungan (yang sering juga disebut dengan royalti berjalan) melalui penjualan produk yang diwaralabakan kepada penerima waralaba. Dalam bentuk yang sangat sederhana ini, waralaba produk dan merek dagang seringkali mengambil bentuk keagenan, distributor atau lisensi penjualan. 2. Waralaba Format Bisnis (Bussiness Format Franchising) Agak berbeda dengan waralaba produk dan merek dagang, waralaba format bisnis menurut pengertian yang diberikan oleh Martin Mandelson dalam Franchising: Petunjuk Praktis bagi Pewaralaba dan Terwaralaba, waralaba format bisnis adalah pemberian sebuah lisensi oleh seseorang (pemberi waralaba) kepada pihak lain (penerima waralaba), lisensi tersebut memberi hak kepada penerima waralaba untuk berusaha dengan menggunakan merek dagang/nama dagang pemberi waralaba, dan untuk menggunakan keseluruhan paket, yang terdiri dari seluruh elemen yang diperlukan untuk membuat seorang yang sebelumnya belum terlatih dalam bisnis dan untuk menjalankannya dengan bantuan yang terus menerus atas dasar-dasar yang telah ditentukan sebelumnya. Menurut Mandelson (2004), ada sekurangnya sembilan alasan dasar mengapa pengusaha memilih untuk mewaralabakan usahanya. Alasan-alasan tersebut adalah (Handrata dan Raharja, 2008) : 1. Pengembangan jaringan usaha secara cepat begitu juga penetrasi pasarnya, maksudnya disini pemberi waralaba dapat dengan mudah mengeksploitasi teritorial pasarnya. 2. Modal sepenuhnya berasal dari penerima waralaba; jadi modal yang diperlukan pihak pemberi waralaba menjadi tidak terlalu besar untuk menjadikan usahanya besar. 3. Pemberi waralaba menerima persentase atas penghasilan penerima waralaba tanpa menanggung kerugian penerima waralaba. 4. Penerima waralaba membentuk sendiri manajemen operasional usahanya. 5. Penerima waralaba membayar seluruh biaya pelatihan yang diselenggarakan oleh pemberi waralaba. Ini berarti pemberi waralaba dapat memperoleh penghasilan lebih dari kegiatan pelatihannya commit to user tersebut. II-3 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id 6. Waralaba membentuk sistemnya sendiri sebagai pencari laba. 7. Rasio keuangan ekuitas yang positif, karena tidak mengeluarkan modal yang besar. 8. Pemberi waralaba memperoleh penghasilan dari hasil penjualan dan bukan keuntungan penerima waralaba. 9. Pewaralaba tidak perlu terlalu terlibat langsung setiap hari atau memantau jalannya usaha yang dilakukan terwaralaba. 2.1.1. Pemberi Waralaba (Pewaralaba) Menurut Keputusan Menteri Perindustrian dan Perdagangan RI No. 259/MPP/KEP/7/1997 Tanggal 30 Juli 1997 pasal 1, pemberi waralaba (pewaralaba) adalah badan usaha atau perorangan yang memberikan hak kepada pihak lain untuk memanfaatkan dan atau menggunakan hak atas kekayaan intelektual, penemuan atau ciri khas usaha yang dimiliki pemberi waralaba. Menurut Widjaja (2002), keuntungan dan kerugian bagi pemberi waralaba antara lain (Handrata dan Raharja, 2008): 1. Keuntungan bagi pemberi waralaba. Adapun keuntungan bagi pemberi waralaba antara lain: a. Waralaba dapat menghasilkan keuntungan yang memadai tanpa perlu terlibat dengan resiko modal yang tinggi maupun dengan masalah – masalah detail sehari-hari yang timbul dari pengelolaan dan manajemen outlet eceran yang kecil. Semua kegiatan administrasi dan pengelolaan jalannya bisnis serta produk yang diwaralabakan akan diselenggarakan sepenuhnya oleh penerima waralaba. b. Tidak ada kebutuhan untuk menyuntik sejumlah besar modal untuk meningkatkan kecepatan pertumbuhan yang besar. Masing-masing outlet yang terbuka memanfaatkan sendiri sumber daya keuangan yang disediakan oleh setiap penerima waralaba. c. Organisasi pemberi waralaba mempunyai kemampuan untuk memperluas jaringan secara lebih cepat pada tingkat nasional dan tentunya pun internasional dengan menggunakan modal yang resikonya seminimal mungkin. commit to user II-4 perpustakaan.uns.ac.id d. digilib.uns.ac.id Pemberi waralaba akan lebih mudah untuk melakukan eksploitasi wilayah yang belum masuk dalam lingkungan organisasinya. e. Pemberi waralaba hanya akan mempunyai permasalahan staff yang lebih sedikit karena ia tidak terlibat dalam masalah staff pada masingmasing pemilik outlet. Setiap karyawan pada outlet bisnis penerima waralaba menjadi tanggung jawab penerima waralaba sepenuhnya. f. Penerima waralaba akan mengkonsentrasikan diri secara lebih optimum pada bisnis yang diwaralabakan tersebut, oleh karena mereka adalah pemilik bisnis itu sendiri. g. Pemberi waralaba cenderung untuk tidak memiliki aset outlet dagang sendiri. Tanggung jawab bagi aset tersebut diserahkan pada penerima waralaba yang memilikinya. h. Seorang pemberi waralaba yang melibatkan bisnisnya dalam kegiatan manufaktur/pedagang besar bisa mendapatkan distribusi yang lebih luas dan kepastian bahwa ia mempunyai outlet untuk produknya. i. Tipe-tipe skema waralaba tertentu mampu menangani penerima waralaba secara nasional. Pemberi waralaba, dalam skala yang besar lebih dapat bernegosiasi dengan pihak-pihak yang sangat menaruh perhatian dan mempunyai sejumlah pabrik, kantor, gudang, depot, atau tempat-tempat lain diseluruh negeri, dan mengatur masing-masing waralaba lokal untuk menangani pekerjaan yang muncul di perusahaanperusahaan di wilayah waralabanya. Hal ini mengefisiensi waktu para penerima waralaba. Selain itu tidak semua penerima waralaba memiliki kemampuan atau kapasitas untuk bernegosiasi atau pengaturan jasa mengenai hal tersebut. Dengan pengkoordinasian keseluruh kegiatan dibawah satu pemberi waralaba, masing-masing penerima waralaba dapat menjamin bahwa kelompok nasional yang besar tanpa perlu menimbulkan pertentangan atau benturan kepentingan (conflict interest) di antara sesama penerima waralaba. commit to user II-5 perpustakaan.uns.ac.id 2. digilib.uns.ac.id Kerugian bagi pemberi waralaba Adapun kerugian bagi pemberi waralaba antara lain: a. Ada kemungkinan kekurangpercayaan diantara pemberi waralaba dan penerima waralaba yang berasal dari ketidakseimbangan antara penerima waralaba individu dalam organisasi penerima waralaba dengan pihak-pihak yang harus dihubunginya dalam organisasi waralaba. Hal ini harus dihindari bagi seorang pemberi waralaba. b. Ada kemungkinan dengan jumlah investasi yang sangat besar, suatu unit perusahaan yang dimiliki dan dikerjakan sendiri dapat memberikan keuntungan lebih besar dari keuntungan pemberi waralaba. c. Jika penerima waralaba membayar fee sebagai presentase dari penjualan kotor, ada kemungkinan penerima waralaba akan bertindak secara tidak terbuka dalam menunjukkan penghasilan kotornya. d. Kemungkinan terdapat kesulitan-kesulitan dalam rekrutmen orangorang yang cocok sebagai penerima waralaba untuk bisnis tertentu. Selain kelebihan dan kekurangan bagi seorang pemberi waralaba, terdapat masalah-masalah yang potensial bagi penerima waralaba, diantaranya : 1. Adanya kemungkinan terwaralaba menurunkan reputasi nama atau merek pewaralaba akibat kegagalannya memenuhi standar tertentu. 2. Adanya kemungkinan pelayanan masing-masing terwaralaba berbeda-beda sehingga mempengaruhi loyalitas pelanggan. 3. Kemungkinan terjadinya persaingan tidak sehat diantara sesama terwaralaba yang ikut merugikan pewaralaba. 2.1.2. Penerima Waralaba (Terwaralaba) Menurut Keputusan Menteri Perindustrian dan Perdagangan RI No. 259/MPP/KEP/7/1997 Tanggal 30 Juli 1997 Pasal 1, penerima waralaba (terwaralaba) adalah badan usaha atau perorangan yang diberikan hak untuk memanfaatkan dan atau menggunakan hak atas kekayaan intelektual, penemuan atau ciri khas usaha yang dimiliki pemberi waralaba. commit to user II-6 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id Menurut Widjaja (2002), terdapat keuntungan dan kerugian serta hak dan kewaiban bagi penerima waralaba,yaitu (Handrata dan Raharja, 2008) : 1. Keuntungan penerima waralaba. Adapun keuntungan bagi penerima waralaba antara lain: a. Penerima waralaba dapat mengatasi kurangnya pengetahuan dasar dan pengetahuan khusus yang dimiliki melalui program pelatihan yang terstruktur dari pemberi waralaba (support). b. Penerima waralaba mendapat keuntungan dan aktivitas iklan dari promosi pemberi waralaba pada tingkat nasional dan atau internasional. c. Penerima waralaba mendapatkan keuntungan dan daya beli yang besar dari kemampuan negosiasi yang dilakukan pemberi waralaba atas seluruh penerima waralaba dan jejaringnya. d. Penerima waralaba mendapat pengetahuan khusus dan berkemampuan tinggi serta berpengalaman, organisasi dan manajemen kantor pusat pemberi waralaba, walaupun dia tetap mandiri dalam bisnisnya sendiri. 2. Kerugian penerima waralaba. Adapun kerugian bagi penerima waralaba antara lain: a. Penerima waralaba harus membayar pemberi waralaba atas jasa yang didapatkannya dan untuk penggunaan sistem waralaba yaitu dengan dan dalam bentuk franchise fee pendahuluan atau uang waralaba terus menerus. b. Pemberi waralaba mungkin membuat kesalahan dalam kebijakan kebijakannya. Dia mungkin mengambil keputusan yang berkaitan dengan inovasi bisnis yang berakhir pada kegagalan dan hal ini mungkin dapat mempengaruhi aktivitas penerima waralaba. c. Reputasi, citra merek dan bisnis yang diwaralabakan mungkin menjadi turun, karena alasan-alasan yang mungkin berada di luar kontrol baik pemberi waralaba maupun penerima waralaba. 3. Kewajiban penerima waralaba. Adapun kewajiban bagi penerima waralaba antara lain: a. Melaksanakan seluruh prosedur yang diberikan oleh pemberi waralaba guna melaksanakan Hakcommit atas Kekayaan to user Intelektual II-7 perpustakaan.uns.ac.id b. digilib.uns.ac.id Memberikan kekuasaan bagi pemberi waralaba untuk melakukan pengawasan maupun inspeksi berkala ataupun secara tiba-tiba, guna memastikan bahwa penerima lisensi telah melaksanakan waralaba yang diberikan dengan baik. c. Memberikan laporan-laporan baik secara berkala maupun atas permintaan khusus dan pemberi waralaba. d. Membeli barang modal tertentu ataupun barang-barang tertentu lainnya dalam rangka pelaksanaan waralaba dan pemberi waralaba. e. Menjaga kerahasiaan Hak atas Kekayaan Intelektual. f. Tidak memanfaatkan Hak atas Kekayaan Intelektual. g. Melakukan pendaftaran waralaba. h. Tidak melakukan kegiatan sejenis, serupa, ataupun yang secara langsung maupun tidak langsung dapat menimbulkan persaingan dengan kegiatan usaha yang mempergunakan Hak atas Kekayaan Intelektual. i. Melakukan pembayaran royalti dalam bentuk, jenis dan jumlah yang telah disepakati bersama 4. Hak penerima waralaba. Hak bagi seorang penerima waralaba, antara lain : a. Memperoleh segala macam informasi yang berhubungan dengan Hak atas Kekayaan Intelektual; b. Memperoleh bantuan dan pemberi waralaba atas segala macam cara pemanfaatan dan atau penggunaan Hak atas Kekayaan Intelektual penemuan atau ciri khas usaha. Selain hal – hal diatas, terdapat masalah-masalah yang potensial menghadang penerima waralaba, diantaranya (Handrata dan Raharja, 2008) : 1. Terjadi kejenuhan pasar karena terlalu banyak terwaralaba dengan merek atau produk yang sama di wilayah tertentu. 2. Adanya hasrat pewaralaba yang berlebihan untuk memperluas waralabanya sehingga penghasilan potensial, ketrampilan managerial dan inisiatif yang diperoleh para terwaralaba berkurang. commit to user II-8 perpustakaan.uns.ac.id 3. digilib.uns.ac.id Pembatalan sepihak oleh pewaralaba bisa diberlakukan terhadap terwaralaba yang dipandang gagal memenuhi kesepakatan. 4. Pada beberapa industri jangka waktu pemberlakuan waralaba terlalu singkat. 5. Sebagian besar kontrak menyebutkan bahwa royalti yang harus dibayar terwaralaba hanya berdasarkan gross sales (penjualan bruto) tanpa memperhitungkan laba terwaralaba. 2.1.3. Franchise Fee Franchise fee merupakan biaya awal waralaba dimana biaya ini harus dibayar di awal sebelum gerai waralaba beroperasi. Biaya ini dibayarkan untuk lisensi atau hak penggunaan merek yang diwaralabakan selama jangka waktu waralaba dan juga untuk hak menggunakan/meminjam pedoman operasional selama jangka waktu tertentu. Besarnya franchise fee ini tergantung kebijaksanaan pewaralaba, tetapi biaya ini penting untuk diketahui komposisinya. Biasanya franchise fee mempunyai komposisi seperti berikut ini (Franchise, 2009) : 1. Survei lokasi. 2. Desain layout. 3. Inventori awal, termasuk stock barang yang dibutuhkan. 4. Sourcing (pencarian supplier) untuk initial inventory dan stock barang. 5. Bimbingan dan diskusi untuk menyusun business plan. 6. Rekrutmen dan/ atau seleksi para pegawai. 7. Sepervisi dan eksekusi launching. 2.1.4 Royalty Fee Royalty fee merupakan biaya yang harus dibayar setelah gerai waralaba mulai beroperasi. Pada umumnya pewaralaba yang menetapkan kapan jadwal pembayaran royalti tersebut. Metode penetapan fee ini beragam, namun umumnya berupa prosentase terhadap setiap penghasilan yang diterima terwaralaba, dengan mengecualikan unsur pajak bila ada. Terdapat pewaralaba yang menetapkan royalti progresif yang mirip dengan pajak penghasilan waib pajak abadi (PPh 21), juga terdapat pula yang menetapkan flat royalty dimana nilai royalti tetap tidak peduli berapa pun penghasilan sang terwaralaba commit to user(Franchise, 2009). II-9 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id Royalty fee tersebut digunakan untuk beberapa hal seperti berikut ini (Franchise, 2009) : 1. Kelangsungan operasional pewaralaba dalam kaitannya dengan bimbingan berkesinambungan bagi para terwaralaba. 2. Pelaksanaan audit waralaba dan evaluasi bisnis yang keduanya merupakan bagian yang tak terpisahkan dari bimbingan berkesinambungan. 3. Penelitian dan pengembangan 4. Pengelolaan merek dagang dan strategi pemasaran 2.1.5 Advertising Fee Advertising Fee ini merupakan biaya yang digunakan untuk membiayai keperluan pengelolaan merek dan strategi dana. Sehingga untuk kepentingan ini dana tersebut biasanya tidak diambilkan dari royalty fee namun diambil dari dana iuran dan advertising fee ini (Franchise, 2009). 2.1.6 Jenis Waralaba Menurut Pedoman Pelaksanaan Keterkaitan Kemitraan di Bidang Industri Kecil, terdapat tiga tipe atau jenis waralaba, yaitu (Pontoan dan Sutanto, 2008): 1. Product Franchise Pada tipe ini, pewaralaba menghasilkan atau memproduksi suatu produk atau jasa yang dipasarkan oleh terwaralaba. Dalam tipe ini terwaralaba menyediakan atau membentuk gerai untuk memasarkan produk yang dihasilkan pewaralaba. Contoh: keagenan sepatu, pabrik sepatu X menghasilkan atau memproduksi sepatu, lalu terwaralaba membuat gerai untuk memasarkan sepatu-sepatu tersebut sesuai dengan petunjuk pewaralaba. 2. Business Opportunity Ventures Pada tipe ini, terwaralaba mendistribusikan produk atau jasa yang dihasilkan pewaralaba. Dalam pendistribusian produk atau jasa tersebut, terwaralaba mengikuti sistem yang ditetapkan pewaralaba akan tetapi tidak menggunakan merek dagang pewaralaba. Contoh: dealer kendaraan bermotor A (mobil atau sepeda motor) menjual produk dari pabrik tertentu, di dalam memasarkan produk commit to user II-10 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id tidak menggunakan nama dan merek dagang pewaralaba tetapi mematuhi sistem yang ditetapkan oleh pewaralaba. 3. Business Format Franchising Pada tipe ini, terwaralaba diberi lisensi untuk memasarkan produk atau jasa milik pewaralaba sesuai dengan produk atau jasa milik pewaralaba sesuai dengan sistem yang ditetapkan dan menggunakan merek dagang atau nama perusahaan pewaralaba. Contoh: real estate, fast food, hotel. Menurut International Franchise Association (IFA) berkedudukan di Washington DC yang merupakan organisasi waralaba internasional yang beranggotakan negara-negara di dunia, ada empat jenis waralaba yang mendasar yang biasa digunakan di Amerika Serikat, yaitu (Pontoan dan Sutanto, 2008) : 1. Product Franchise Pada tipe ini produsen menggunakan produk waralaba untuk mengatur bagaimana cara pedagang eceran menjual produk yang dihasilkan oleh produsen. Produsen memberikan hak kepada pemilik toko untuk mendistribusikan barangbarang milik pabrik dan mengijinkan pemilik toko untuk menggunakan nama dan merek dagang pabrik. Pemilik toko harus membayar biaya atau membeli persediaan minimum sebagai timbal balik dari hak-hak ini. Contohnya, toko ban yang menjual produk dari pewaralaba, menggunakan nama dagang, serta metode pemasaran yang ditetapkan oleh pewaralaba. 2. Manufacturing Franchise Pada tipe ini, waralaba memberikan hak pada suatu badan usaha untuk membuat suatu produk dan menjualnya pada masyarakat, dengan menggunakan merek dagang dan merek pewaralaba. Jenis waralaba ini seringkali ditemukan dalam industri makanan dan minuman. 3. Business Oportunity Ventures Pada tipe ini, secara khusus mengharuskan pemilik bisnis untuk membeli dan mendistribusikan produk-produk dari suatu perusahaan tertentu. Perusahaan harus menyediakan pelanggan atau rekening bagi pemilik bisnis, dan sebagai timbal baliknya pemilik bisnis harus membayarkan suatu biaya atau prestasi sebagai kompensasinya. Contohnya, pengusahaan mesin-mesin penjualan otomatis atau distributor. commit to user II-11 perpustakaan.uns.ac.id 4. digilib.uns.ac.id Business Format Franchising Pada tipe ini, bentuk waralaba inilah yang paling populer di dalam praktek. Melalui pendekatan ini, perusahaan menyediakan suatu metode yang telah terbukti untuk mengoperasikan bisnis bagi pemilik bisnis dengan menggunakan nama dan merek dagang dari perusahaan. Umumnya perusahaan menyediakan sejumlah bantuan tertentu bagi pemilik bisnis membayar sejumlah biaya atau royalti. Kadang-kadang, perusahaan juga mengharuskan pemilik bisnis untuk membeli persediaan dari perusahaan. 2.1.7 Perjanjian Waralaba Menurut Rachmadi (2007) ada beberapa aspek dasar atau kunci yang seharusnya ditekankan dalam perjanjian waralaba. Pada umumnya, pewaralaba merupakan pihak yang aktif dalam pembuatan perjanjian waralaba karena lebih mengetahui kondisi bisnis. Sebagai calon terwaralaba sebaiknya ikut mengupayakan agar perjanjian mencakup semua masalah yang mungkin timbul. Perjanjian harus adil dan harus melindungi pihak terwaralaba dan isi perjanjian tersebut perlu mencakup beberapa hal, diantaranya (Pontoan dan Sutanto, 2008) : A. Recitals (Pembukaan) Pembukaan perjanjian warlaba pada intinya harus berisi tentang adanya kesepakatan hubungan kontraktual. Informasi ini mencakup latar belakang pengembangan dan hak kepemilikan dari pewaralaba yang akan dilisensikan kepada terwaralaba. Seorang terwaralaba berkewajiban untuk mengoperasikan format bisnis secara ketat sesuai dengan manual operasi dan standar pengendalian kualitas yang diberikan oleh pewaralaba. B. Status Hukum Terwaralaba Status hukum yang dimaksud disini menekankan hubungan legal antara seorang pewaralaba dan terwaralaba serta mengonfirmasi bahwa semua pihak tidak bertindak dalam hubungan pegawai – pemberi kerja, prinsipal, dan agen, mitra umum, atau status lainnya C. Hak yang diberikan Dalam sebuah perjanjian, seorang pewaralaba memberikan hak kepada terwaralaba untuk menggunakan commit kekayaan intelektual yang dikembangkan oleh to user II-12 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id pewaralaba. Sebagai contoh hak yang diberikan mencakup sejumlah trademark, service marks, tradedress (sign age, desain counter, seragam, desain fitur), manual operasi, program pelatihan awal, program pendukung, dan on going training, bantuan teknis, dan akses ke sumber daya, serta hak untuk membuat atau mendistribusikan produk pewaralaba. D. Cakupan Wilayah Cakupan wilayah yang dimaksud meliputi batasan wilayah yang ditentukan oleh apa, radius, jalan, kota, ataukah negara. Dan juga termasuk kesepakatan apakah pewaralaba mempunyai hak untuk membuka cabang sendiri di wilayah tersebut atau menambah terwaralaba lagi. E. Pemilihan Lokasi Usaha Penentuan lokasi usaha harus turut serta dijadikan perhatian dalam penyusunan perjanjian waralaba. Terwaralaba bebas memilih lokasi dan kemudian dimintakan persetujuan kepada pewaralaba. Ada beberapa pewaralaba yang memberikan bantuan nyata dalam pemilihan lokasi, dalam bentuk studi pemasaran dan demografis, negosiasi sewa dengan pemilik lahan, dan sebagainya. F. Jasa yang diberikan oleh pewaralaba Jasa yang diberikan oleh pewaralaba berupa layanan pra pembukaan yang biasanya mencakup penggunaan manual operasi, rekruitmen dan latihan pegawai, standar akuntansi dan sistem pembukuan, spesifikasi inventori dan peralatan, standar konstruksi, rencana desain gedung dan interior, serta dukungan iklan dan promosi grand opening. Layanan pasca pembukaan meliputi dukungan lapangan dan trouble shooting, R&D produk baru, pengembangan kampanye promosi iklan nasional, dan lain-lain. G. Pasokan produk Pada waralaba tertentu, pewaralaba memproduksi beberapa jenis produk atau bahkan mengharuskan terwaralaba untuk membelinya sehingga harus dipastikan bahwa dalam perjanjian produk atau bahan tersebut akan dipasok tepat waktu dan berkualitas tinggi pada harga yang wajar. commit to user II-13 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id H. Besarnya Fee, Royalty, dan Pembayaran Lain yang terkait dengan Pewaralaba dan Pelaporannya Franchise fee dibayarkan secara berkala begitu perjanjian waralaba dilakukan. Ini merupakan kompensasi atas pemberian waralaba, lisensi merek dan rahasia dagang, pelatihan dan dukungan pra pembukaan, serta dukungan bahan baku awal. Kategori pembayaran kedua yaitu royalti dari penjualan brutto. Kategori ketiga adalah pembayaran fee untuk dana kerjasama iklan/promosi nasional demi efisiensi dan konsistensi upaya pemasaran. Pembayaran fee yang lain juga berupa penjualan produk/bahan baku, biaya audit dan inspeksi, dan lainlain. I. Pengendalian Kualitas Pengendalian kualitas dalam sebuah perjanjian waralaba harus mencakup sistem jaminan kendali dan konsistensi kualitas. Beberapa bentuk batasan dalam produk terwaralaba seperti komposisi, bahan baku, dan perlengkapan yang harus memenuhi panduan dan spesifikasi prosedur operasi. J. Asuransi, Penanganan Catatan, dan Kewajiban Lain dari Terwaralaba Terdapat berbagai resiko yang mungkin terjadi yang tidak dapat ditanggung sendiri oleh seorang terwaralaba serta perlu diasuransikan, seperti banjir, kebakaran, perlindungan atas mesin dan kendaraan, perlindungan dari bahaya teroris, dan lain-lain. Pewaralaba biasanya mengikat terwaralaba dengan berbagai kewajiban, seperti memberikan laporan keuangan, menjaga standar kualitas pegawai dan pemasok, meng-upgrade peralatan atau fasilitas yang ada, menyediakan produk atau fasilitas sesuai standar pewaralaba, dan lain-lain. K. Perlindungan atas Hak Kekayaan Intelektual Dalam sebuah perjanjian waralaba, seorang calon terwaralaba harus memahami bahwa pewaralaba akan berusaha mencegah penyalahgunaan dan penyebarluasan rahasia dagang yang dilisensikan termasuk penggunaan manual operasi untuk pihak lain, terutama pesaing. L. Penghentian Perjanjian Waralaba Dalam perjanjian waralaba ada beberapa kemungkinan penyebab yang bisa terjadi karena terwaralaba menyalahi standar kendali mutu, dan lain-lain. commit to user II-14 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id M. Pengalihan Waralaba Dalam perjanjian waralaba, perlu dicantumkan pemberian ijin kepada pembeli baru, pelatihan pembeli baru, pembayaran biaya pengambilalihan lisensi dan pelatihan kepada pewaralaba. 2.1.8 Panduan Operasi Manual Waralaba Menurut Franchise (2009), panduan operasi manual merupakan hal penting sebelum sebuah bisnis waralaba dijual. Adapun penjelasan dari operasi manual tersebut dapat dilihat pada tabel 2.1 Tabel 2.1. Panduan Operasi Manual Waralaba No Bagian 1 Pendahuluan 2 Tahapan Operasional Panduan & Pra Pembukaan 3 4 Kebijakan Aspek Pengantar Sejarah Pewaralaba Organisasi Pewaralaba Hak dan Kewajiban Pewaralaba Hak dan Kewajiban Terwaralaba Tahapan Operasional dari bisnis yang harus diikuti Terwaralaba Desain Interior Outlet Bentuk bangunan Izin Usaha Asuransi Legalitas Order Barang Tim Manajemen Aplikasi untuk lisensi,izin,pemeliharaan Evaluasi Negoisasi Tema,Image,Dekorasi Standar Kualitas Pelayanan Kebijakan Harga Gaji Karyawan Pelayanan Customer Penanganan berbagai komplain Penampilan dan seragam karyawan Jam Operasi commit to user II-15 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id Tabel 2.1. Panduan Operasi Manual Waralaba (Lanjutan) No 5 6 7 8 9 10 Bagian Aspek Operasional Dan Pemeliharaan Pemeliharaan Umum Jobdesc karyawan Keseharian Laporan periodik Inspeksi Standar Keselamatan dan Kesehatan Ruang Istirahat Kunci, alarm, dan pengaman Prosedur darurat Peralatan, Sistem Peralatan, inventarisasi kebutuhan kantor Komputer, Suplai Spesifikasi, vendor, perawatan, dan perbaikan peralatan Operasional dan manajemen dari database franchisor Administrasi Personel Menyimpan laporan dan akuntansi Supplier Rekruitmen dan Training Quality Control Kebijakan asuransi Promosi Penjualan Perencanaaan Pembukaan Promosi Umum (Ongoing) Promosi Spesial Kehumasan Menggunakan public figure Diskon dan promosi Memelihara visi yang tinggi dalam komunitas Memahami dan menganalisa tren dan statistik demografi lokal Proteksi Merk Penggunaan dan pemakaian merk dagang Dagang Dan Contoh penyalahgunaan merk dagang Rahasia Dagang Pemeliharaan dan proteksi rahasia dagang Memelihara dan menggunakan manual operasi Proteksi dari software komputer dan manual operasi Perjanjian menjaga rahasia untuk karyawan Laporan Kepada Petunjuk dan syarat - syaratnya Pewaralaba Contoh Form laporan Sumber : Franchise (2009) commit to user II-16 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id 2.1.9 Prospektus Penawaran Prospektus merupakan suatu penjelasan yang berupa keterangan tertulis dan terperinci mengenai kegiatan suatu perusahaan atau organisasi baru. Prospektus ini disebarluaskan kepada umum dan disampaikan kepada kelompok tertentu yang berkepentingan (Franchise, 2009). Dalam sistem waralaba, prospektus ini penting bagi pihak pewaralaba ataupun terwaralaba. Bagi pihak pewaralaba, prospektus merupakan syarat utama yang harus diserahkan jika ingin mendapatkan STPW (Surat Tanda Pendaftaran Waralaba). Dalam PP No.42 Tahun 2007 tentang Waralaba yang mengatur kewajiban setiap pemberi waralaba (pewaralaba) harus memberikan prospektus penawaran kepada calon penerima waralaba (terwaralaba) pada saat menawarkan waralaba. Bagi seorang terwaralaba, prospektus menjadi sebuah dokumen penting yang dapat digunakan untuk menilai apakah perusahaan pewaralaba tersebut merupakan perusahaan yang baik atau tidak. Kandungan prospektus waralaba sesuai dengan PP No.42 tentang Waralaba antara lain: A. Data Identitas pemberi waralaba (pewaralaba); B. Legalitas usaha waralaba; C. Sejarah kegiatan usaha; D. Struktur organisasi pemberi waralaba (pewaralaba); E. Laporan keuangan 2 tahun terakhir; F. Jumlah tempat usaha; G. Daftar penerima waralaba; H. Hak dan kewajiban pewaralaba dan terwaralaba. Dalam kaitannya memasarkan waralaba ada beberapa hal yang sering menjadi perhatian para pewaralaba dalam memasarkan bisnisnya. Menurut Franchise (2009), berikut ini beberapa poin penting yang harus diperhatikan dalam membuat sebuah penawaran waralaba, antara lain : A. Menampilkan Kisah Sukses Pewaralaba Untuk informasi ini, seorang pewaralaba dapat menampilkan berbagai prestasi baik berupa rekor ataupun penghargaan yang pernah diraih selama menjalankan bisnis. commit to user II-17 perpustakaan.uns.ac.id B. digilib.uns.ac.id Menampilkan Kisah Sukses Waralaba Untuk informasi ini bisa dilakukan jika sudah ada pihak terwaralaba. Seorang pewaralaba dapat meminta testimonial dari terwaralaba yang telah berhasil menjalankan bisnis. Testimoni yang dibuat semenarik mungkin sangat ampuh untuk meyakinkan calon terwaralaba C. Menampilkan Keunggulan Produk Keunggulan produk yang dapat ditawarkan dapat berupa diferensiasi produk atau services yang ditawarkan dibandingkan dengan kompetitor sejenis. Selain itu bisa juga ditampilkan dari sisi pengembangan produknya yang dilakukan oleh tim RnD yang dimiliki oleh pewaralaba D. Menampilkan Keunggulan Merek Seorang pewaralaba dapat menampilkan berbagai riset yang menunjukkan posisi mereknya di industri. Jika merupakan pioner pertama di bidang tersebut, pewaralaba dapat menonjolkan dirinya. Jika ada media yang pernah meliput tentang waralabanya, seorang pewaralaba dapat menyertakan sumber tersebut baik dalam media cetak ataupun elektronik. E. Menampilkan Sistem Seorang pewaralaba dapat menggambarkan berbagai hal mengenai sistem bisnis yang ditawarkannya meliputi: manajemen, keuangan, pemasaran, alur pasokan, IT, SDM, dan logistik. Pewaralaba dapat menampilkan foto pabrik, software yang digunakan, maupun alat keamanan. F. Bantuan Start-Up Usaha Bantuan start-up usaha merupakan bantuan yang diberikan sebelum sebuah usaha dijalankan. Bantuan ini dapat berupa bantuan perizinan, set-up interior dan eksterior design, memberikan bantuan daftar supplier, pasokan produk, dan lainnya. G. Program Training Bagi Karyawan dan Terwaralaba Seorang pewaralaba dapat menampilkan berbagai foto kegiatan training karyawan baik di inhouse training ataupun on store training. Materi pelatihan apa saja yang akan diberikan nantinya dapat ikut disertakan. commit to user II-18 perpustakaan.uns.ac.id H. digilib.uns.ac.id Dukungan yang Berkesinambungan Pewaralaba dapat menampilkan dukungan berkelanjutan yang nantinya akan diberikan kepada terwaralaba baik dukungan operasional, pemasaran, atau pelatihan. I. Tingkat keuntungan dan pengembalian modal dari catatan outletnya Pewaralaba dapat membantu menampilkan gambaran dari tingkat pengembalian modal dari outlet yang sudah berjalan sehingga calon terwaralaba akan merasa lebih yakin dalam menentukan keputusannya. J. Kontrak Waralaba Kontrak waralaba yang menarik menjadi salah satu daya tarik bagi calon terwaralaba dalam menawarkan bisnis waralabanya. 2.2. Sistem Bisnis Ritel 2.2.1. Pengertian Ritel Ritel berasal dari kata retail yang berarti eceran. Bisnis ritel merupakan suatu bisnis menjual dan jasa pelayanan yang telah diberi nilai tambah untuk memenuhi kebutuhan pribadi, keluarga, atau pengguna akhir lainnya. Aktivitas nilai tambah yang ada dalam bisnis ritel diantaranya meliputi assortment, holding inventory, dan providing service (Sopiah dan Syihabudhin, 2009). Menurut Foreign Agricultural Services, bisnis ritel adalah penjualan barang secara eceran pada berbagai tipe gerai seperti kios, pasar, department store, butik dan lain-lain (termasuk juga penjualan dengan sistem delivery service), yang umumnya untuk dipergunakan langsung oleh pembeli yang bersangkutan (Pandin, 2009) Perkembangan ekonomi yang cukup meningkat disertai dengan kondisi social, ekonomi dan demografi serta perubahan life style memunculkan banyak sekali industri ritel. Hal ini menjadikan suasana kompetitif diantara industri ritel. Perubahan paradigma pengelolaan ritel dari ritel tradisional ke ritel modern membawa dampak yang sangat besar pada perkembangan manajemen ritel. commit to user II-19 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id 2.2.2. Jenis – Jenis Ritel Menurut Godam (2006) ritel di Indonesia dapat dikelompokkan berdasarkan ciri – ciri tertentu, diantaranya : A. Discount Stores / Toko Diskon Discount store adalah toko pengecer yang menjual berbagai barang dengan harga yang murah dan memberikan pelayanan yang minimum, contohnya adalah Makro dan Alfa B. Specialty Stores / Toko Produk Spesifik Specialty store adalah toko eceran yang menjual barang-barang jenis lini produk tertentu saja yang bersifat spesifik. Contoh specialty stores yaitu toko buku gramedia, toko musik disc tarra, toko obat guardian, dan lainnya. C. Department Stores Department store adalah suatu toko eceran yang berskala besar yang pengeloaannya dipisah dan dibagi menjadi bagian departemen-departemen yang menjual macam barang yang berbeda-beda. Contohnya seperti ramayana, robinson, rimo, dan sebagainya D. Convenience Stores Convenience store adalah toko pengecer yang menjual jenis item produk yang terbatas, bertempat di tempat yang nyaman dan jam buka panjang. Contoh minimarket alfa dan indomaret. E. Catalog Stores Catalog store adalah suatu jenis toko yang banyak memberikan informasi produk melalui media katalog yang dibagikan kepada para konsumen potensial. Toko katalog biasanya memiliki jumlah persediaan barang yang banyak. F. Chain Stores Chain store adalah toko pengecer yang memiliki lebih dari satu gerai dan dimiliki oleh perusahaan yang sama. G. Supermarket Supermarket adalah toko eceran yang menjual berbagai macam produk makanan dan juga sejumlah kecil produk non makanan dengan sistem konsumen melayani dirinya sendiri / Swalayan, contohnya Hero. commit to user II-20 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id H. Hypermarket Hypermarket adalah toko eceran yang menjual jenis barang dalam jumlah yang sangat besar atau lebih dari 50.000 item dan melingkupi banyak jenis produk. Hypermarket adalah gabungan antara retailer toko diskon dengan hypermarket. Contohnya antara lain Hypermarket giant, Hypermarket hypermart dan Hypermarket carrefour. Tabel 2.2. Karakteristik Beberapa Jenis Ritel Modern Sumber : Pandin, 2009 2.2.3. Struktur Organisasi untuk Ritel Menurut (Utami, 2010) , aktifitas spesifik yang dilakukan karyawan serta garis otoritas dan tanggung jawab karyawan dalam perusahaan dapat diidentifikasi melalui struktur organisasi perusahaan. Terdapat berbagai pilihan struktur organisasi dalam ritel diantaranya : A. Struktur Organisasi Fungsional Struktur ini disusun berdasarkan fungsi yang dijalankan oleh masing – masing departemen. commit to user II-21 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id Gambar 2.1. Struktur Organisasi Fungsional Sumber : Utami, 2010 B. Struktur Organisasi Berdasarkan Produk Struktur ini disusun berdasarkan barang dagangan yang dijual dalam ritel. Gambar 2.2. Struktur Organisasi Berdasarkan Produk Sumber : Utami, 2010 C. Struktur Organisasi Berdasarkan Geografis Struktur ini disusun berdasarkan wilayah geografis yang dilayani oleh ritel. Gambar 2.3. Struktur Organisasi Berdasarkan Georgrafis Sumber : Utami, 2010 commit to user II-22 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id D. Struktur Organisasi Kombinasi Struktur ini merupakan bentuk kombinasi antara fungsional dan geografis maupun barang dagangan yang dijual. Gambar 2.4. Struktur Organisasi Kombinasi Sumber : Utami, 2010 Struktur organisasi antara ritel satu dengan yang lainnya berbeda menurut tipe dari ritel dan ukuran perusahaan. Struktur organisasi ritel dibedakan menurut jenis ritel dan ukuran perusahaan, antara lain (Utami, 2010) : A. Organisasi Ritel Tunggal (Single Store) Pemilik merupakan manajer organisasi secara keseluruhan. Ketika penjualan tumbuh, karyawan dipekerjakan dengan spesialisasi terbatas. Saat penjualan meningkat dan pemilik menambah jumlah karyawan maka spesialisasi pekerjaan bisa terjadi. B. Organisasi Regional Departement Store Manajer harus mengawasi unit secara geografis yang saling berjauhan. Dalam sebagian perusahaan ritel, dua eksekutif senior bekerja bersama sama untuk mengatur perusahaan. Pada organisasi ini terdapat divisi antara lain, divisi barang dagangan, divisi pembelian, manajer kelompok, dan divisi ritel. C. Organisasi Perusahaan dari Rantai Regional Department Store Keputusan pada kantor pusat meliputi aktivitas mengarah pada strategi dan peningkatan produktivitas dengan mengoordinasikan aktivitas rantai – rantai regional. commit to user II-23 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id 2.2.4. Manajemen Bisnis Ritel A. Mengelola Keuangan Ritel Peranan sebuah aspek keuangan memegang hal yang penting dalam bisnis ritel. Mengelola keuangan ritel terdiri dari administrasi keuangan seperti pembuatan buku kas, buku pembelian, buku persediaan barang, buku penjualan, buku utang, dan buku piutang, yang dapat digunakan sebagai sarana untuk mencatat transaksi keuangan ritel. Selain itu, dalam mengelola keuangan terdapat efisiensi keuangan dengan cara efisiensi kas, meminimalisasi piutang, meningkatkan perputaran persediaan, dan membuat perencanaan keuangan yang dapat mempermudah merencanakan penerimaan dan pengeluaran keuangan (Hartono, 2007). B. Mengelola Barang Dagangan Barang dagangan merupakan bauran produk yang menjadi aset terbesar dalam sebuah bisnis minimarket. Sehingga barang dagangan harus dikelola secara sistematis dan menyeluruh. Ada pun unsur-unsur pengelolaan barang dagangan dalam bisnis minimarket adalah pengadaan barang dagangan, pengelompokan barang, dan penjualan barang (Hartono, 2007). 1) Pengadaan Barang Pengadaan barang dagangan dimulai dari proses pemesanan barang dengan berbagai pertimbangan yaitu perhitungan berapa lama waktu yang dibutuhkan mulai barang dipesan sampai barang datang (lead time), jumlah yang cukup untuk memenuhi konsumen dalam satu periode penjualan, dan batas jumlah minimal stok barang sampai pada penempatan barang-barang dagangan di rak display. 2) Persediaan Barang Dagangan Bisnis ritel adalah bisnis yang sangat tergantung pada ketersediaan inventori atau barang dagangan (Gusway, 2007). Inventori ritel yang sehat adalah inventori dengan nilai ITO (Inventory Turn Over) yang kecil. ITO digunakan untuk mengukur seberapa efektif peritel memanfaatkan investasinya pada inventori. ITO merupakan angka yang terbentuk dari perbandingan antara ratarata inventori dan sales. commit to user II-24 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id 3) Penggolongan Barang Penggolongan merupakan salah satu kegiatan untuk memberikan klasifikasi barang. 4) Penjualan dan Penetapan Harga Jual Barang Penetapan harga jual produk merupakan salah satu bagian penting dari keseluruhan rencana bisnis dan strategi pemasaran perusahaan, karena langsung berpengaruh terhadap pelanggan dan perusahaan 5) Stock Opname Stock opname (pemeriksaan) dilakukan secara berkala untuk semua jenis barang yang ada di rak display maupun di gudang. Hasil pemeriksaan fisik dicocokkan jumlahnya dengan saldo di komputer 2.2.5. Fungsi yang Dijalankan Ritel Ritel mempunyai fungsi – fungsi yang dapat meningkatkan nilai produk dan jasa yang dijual kepada konsumen serta memudahkan distribusi produk. Fungsi yang dijalankan ritel memiliki manfaat baik bagi produsen atau konsumen. Fungsi tersebut antara lain (Utami, 2010): A. Menyediakan Berbagai Macam Produk dan Jasa Ritel sebagai pelaku bisnis berusaha menyediakan berbagai macam kebutuhan konsumen, yaitu beraneka ragam produk dan jasa baik dari sisi keanekaragaman jenis, merek, dan ukuran. B. Memecah Memecah disini berarti memecah beberapa ukuran produk menjadi lebih kecil yang akhirnya menguntungkan produsen dan konsumen. Jika produsen memproduksi barang dan jasa dalam ukuran besar maka harga barang dan jasa tersebut menjadi tinggi. C. Perusahaan Penyimpan Persediaan Ritel merupakan perusahaan yang menyimpan stok atau persediaan dengan ukuran lebih kecil. Dalam hal ini, pelanggan akan diuntungkan karena terdapat jaminan ketersediaan barang dan jasa yang disimpan dalam ritel. Sehingga konsumen tidak perlu khawatir karena mereka tahu bahwa ritel akan menyediakan produk produk tersebut bila mereka menginginkannya. commit to user II-25 perpustakaan.uns.ac.id D. digilib.uns.ac.id Penghasil Jasa Ritel memberi kemudahan bagi konsumen dalam mengonsumsi produk – produk yang dihasilkan oleh konsumen. Ritel mampu mengantar produk hingga ke dekat tempat konsumen, selain itu ritel juga menyediakan jasa yang membuatnya mudah bagi konsumen dalam membeli dan menggunakan produk. Ritel menawarkan kredit sehingga konsumen dapat memiliki barang sekarang dan membayarnya kemudian. Selain itu ritel juga memperlihatkan barang yang mereka jual sehingga konsumen dengan mudah dapat melihatnya. E. Meningkatkan Nilai Produk dan Jasa Dengan adanya barang dan jasa yang dijual ritel, untuk suatu aktivitas pelanggan yang memiliki beberapa barang, pelanggan akan membutuhkan ritel karena tidak semua barang dijual dalam keadaan lengkap. Pembelian salah satu barang ke ritel akan menambah nilai barang tersebut terhadap kebutuhan konsumen. 2.2.6. Proses Keputusan Manajemen Ritel Menurut Utami (2010), terdapat empat bagian dalam menentukan pemahaman terhadap keseluruhan proses keputusan dalam manajemen ritel. Hal tersebut diperjelas dalam empat bagian yang dapat dilihat pada tabel 2.3 Tabel 2.3. Proses Keputusan Manajemen Ritel No Bagian 1 Memahami Lingkup Bisnis Ritel 2 Strategi Pengembangan Ritel Aspek Tren dan Format Ritel Customer Strategi Pemasaran Aspek SDM Aspek Keuangan Aspek Pemilihan Lokasi Manajemen Jaringan Persediaan dan Sistem Informasi Membangun Manajemen Relasional commit to user II-26 Keterangan Ruang Lingkup Paradigma Peluang Bisnis Ritel Perilaku Pelanggan Promosi Barang Struktur Organisasi Pelaporan keuangan Penentuan lokasi Sistem Distribusi Barang Customer Relationship Management perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id Tabel 2.2 Proses Keputusan Manajemen Ritel (Lanjutan) No 3 Bagian Manajemen Barang Dagangan Aspek Perencanaan dan Pengelolaan Barang Sistem Pembelian Barang Penetapan Harga Barang Bauran Komunikasi Ritel 4 Manajemen Toko Pengaturan Layout Toko, Desain,Visualisasi Barang Aspek Kualitas Layanan Sistem Antrean dan Penanganan Keluhan Keterangan Pengelolaan Barang Dagangan Perencanaan Barang Dagangan Sistem Pembelian Barang Strategi Penetapan harga Metode Komunikasi dengan Pelanggan Layout Toko Desain Konsep kualitas layanan Fasilitas Parkir Pengiriman Barang ke Konsumen Penerimaan Barang Waktu Pelayanan Toko Penanganan Komplain/keluhan Sumber : Utami (2010) 2.3. Benchmarking 2.3.1. Pengertian Benchmarking Soedjono (1994) menyatakan bahwa benchmarking adalah suatu alat manajemen yang dipakai dengan maksud untuk menganalisa apa, mengapa dan seberapa hebatnya pesaing atau organisasi yang terbaik dalam melakukan tata cara bisnisnya dengan fokus kepada kepuasan pelanggan dan juga merupakan suatu usaha untuk memperbaiki diri secara terus-menerus agar menjadi kompetitif dan terbaik di tingkat dunia (Afiffey, 2008). Proses benchmarking adalah kunci menuju perbaikan kinerja perusahaan. Tiga pendorong utama banyaknya perusahaan di dunia yang menggunakan benchmarking adalah (Afiffey, 2008): A. Persaingan Global, yaitu karena perusahaan-perusahaan menyadari bahwa mereka harus sama atau melebihi praktik-praktik terbaik yang digunakan pesaing untuk bertahan hidup. B. Tanda Penghargaan Mutu commit to user II-27 perpustakaan.uns.ac.id C. digilib.uns.ac.id Perbaikan Terobosan, yaitu perubahan yang mencolok lebih banyak disebabkan oleh benchmarking. Perusahaan diharapkan dapat mengetahui apakah sudah mencapai kinerja terbaik dengan menggunakan benchmarking. Proses perbaikan kinerja diharapkan dapat membawa perusahaan dapat berkompetisi dengan perusahaan-perusahaan lain terutama yang bergerak dalam industri yang sejenis. Selain itu, untuk mengetahui apakah sasaran strategisnya sudah tepat dan apakah proses kerjanya sudah berjalan dengan baik (Afiffey, 2008). Benchmarking membantu mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan perusahaan. Hal ini bertujuan agar dapat dilakukan perbaikan dari kelemahan yang dimiliki oleh perusahaan. Selain membantu dalam belajar dari kepemimpinan perusahaan lain, benchmarking dapat membantu dalam melakukan prioritas alokasi sumber daya, mampu tetap kompetitif, dan mencapai total kepuasan konsumen (Afiffey, 2008). 2.3.2. Jenis – Jenis Benchmarking Menurut Gaspersz (2002), pada dasarnya terdapat empat jenis benchmarking, antara lain : A. Internal Benchmarking Internal benchmarking merupakan investigasi benchmarking yang paling mudah dengan membandingkan operasi – operasi di antara fungsi fungsi dalam organisasi itu sendiri. Jenis investigasi ini dapat diterapkan pada perusahaan internasional atau multidivisi. Dengan demikian internal benchmarking adalah paket upaya perbaikan terus menerus untuk mengidentifikasi praktek bisnis terbaik yang ada di dalam lingkungan perusahaan sendiri. Dengan melakukan internal benchmarking akan diperoleh informasi yang lebih jelas, kritis, dan obyektif tentang adanya kesenjangan performansi itu. Selanjutnya dengan memahami informasi tersebut, berbagai upaya untuk mengurangi dan menghilangkan kesenjangan itu dapat dilakukan. Impelementasi internal benchmarking akan mendorong semakin berkembangnya komunikasi internal dan pemecahan masalah secara bersama di antara unit bisnis atau bagian yangcommit ada dalam organisasi itu. to user II-28 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id Dalam melakukan perbandingan, perlu ditetapkan benchmark target. Untuk jenis internal benchmarking, yang menjadi target adalah unit bisnis atau fungsi – fungsi dalam perusahaan yang diketahui memiliki performansi terbaik atau memiliki keunggulan tertentu pada sifat – sifat tertentu, sehingga patut untuk diteladani oleh unit bisnis lain atau fungsi – fungsi lain dalam perusahaan itu. B. Competitive Benchmarking Merupakan tingkatan yang lebih lanjut dari internal benchmarking. Competitive benchmarking berfungsi untuk memposisikan produk dari perusahaan terhadap produk dari pesaing. Competitive benchmarking diposisikan untuk menciptakan atau meningkatkan daya saing serta mampu memperbaiki posisi produk dalam pasar yang kompetitif. Melalui competitive benchmarking akan diperoleh informasi tentang performansi terbaik dari pesaing, dimana informasi tersebut dapat digunakan untuk menciptakan produk yang terbaik dari yang terbaik . Dalam competitive benchmarking, target pembanding berada di luar perusahaan dan bersifat fleksibel, tergantung pada tujuan melakukan competitive benchmarking itu. Dalam hal benchmark target dapat berupa produk – produk sejenis yang terbaik yang menjadi pesaing utama, atau bukan produk sejenis asalkan performansi spesifik tertentu dari produk itu dipandang dapat diinstalasi pada desain produk baru atau keunggulannya dapat mendatangkan inspirasi atau gagasan baru bagi perbaikan produk yang sudah ada. Implementasi competitive benchmarking relatif lebih sulit dibandingkan dengan internal benchmarking, karena informasi yang diperlukan berada di luar perusahaan yakni pesaing domestik atau asing, sehingga diperlukan usaha tambahan untuk memperoleh informasi penting itu. Competitive benchmarking sering juga disebut sebagai eksternal benchmarking. Informasi ini dapat diperoleh dari majalah, asosiasi bisnis sejenis, publikasi riset, dan sumber lain C. Functional Benchmarking Merupakan jenis benchmarking yang tidak harus membatasi diri pada perbandingan terhadap pesaing langsung. Functional benchmarking dapat melakukan investigasi pada perusahaan yang unggul dalam industri commit–toperusahaan user II-29 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id yang tidak sejenis. Relevansi dari pembandingan pada functional benchmarking perlu dipertahankan dengan mendifinisikan karakteristik performansi yang harus serupa dengan fungsi – fungsi dari perusahaan. Misalnya, Xerox Corporation ingin meningkatkan waktu penyerahan dari small parts ke teknisi, membuat Xerox mengidentifikasi L.L Bean sebagai pemimpin yang unggul dalam operasi pergudangan dan pemenuhan pesanan dan operasi pergudangan. Di sini terlihat bahwa Xerox Corporation sebagai perusahaan fotocopy meniru L.L Bean yang unggul dalam operasi pergudangan dan pemenuhan pemesanan. Kedua perusahaan, Xerox Corporation dan L.L Bean merupakan perusahaan tidak sejenis. Nilai target pembanding pada functional benchmarking dapat berasal dari perusahaan tidak sejenis yang unggul. Implementasi functional benchmarking memang lebih sulit dilakukan, mengingat informasi yang diperlukan panda umumnya lebih sulit diperoleh dan benchmarking target memerlukan imajinasi dan kreativitas yang tinggi. D. Generic Benchmarking Merupakan jenis benchmarking dimana beberapa fungsi bisnis dan proses adalah sama tanpa mempedulikan ketidakserupaan atau ketidaksejenisan di antara industri – industri. Generic benchmarking membutuhkan konseptualisasi yang komprehensif serta merupakan jenis benchmarking yang paling sulit. Generic benchmarking merupakan perluasan dari functional benchmarking. 2.3.3. Tahapan Benchmarking Metode benchmarking yang dilakukan bertujuan untuk mengukur dan membandingkan kinerja terhadap aktivitas atau kegiatan serupa yang sejenis. Berikut ini merupakan beberapa tahapan dalam benchmarking, diantaranya (Gaspersz, 2002) : A. Tahap Perencanaan (Planning) Tahap ini dilakukan identifikasi subjek benchmarking, identifikasi target benchmarking, dan menentukan metode pengumpulan data yang kemudian dilanjutkan dengan melakukan pengumpulan data. commit to user II-30 perpustakaan.uns.ac.id B. digilib.uns.ac.id Tahap Analisis Tahap ini dilakukan perbandingan antara ketiga perusahaan yang menjadi subjek benchmarking. Pada tahap ini juga digunakan untuk menentukan kelemahan dan kekuatan yang ada di antara perusahaan yang di benchmarking. C. Tahap Integrasi (Integration) Tahap ini mencakup metode benchmarking yang digunakan untuk menentukan target operasional dalam proses perubahan atau perbaikan. Disini semua temuan yang diperoleh dalam studi benchmarking harus dikomunikasikan ke semua orang dalam hierarki perusahaan agar menjadi jelas serta meminta dukungan dan komitmen dari para pembuat keputusan agar menjamin sumber daya yang diperlukan untuk mencapai target yang telah ditentukan itu. D. Tahap Tindakan Pada tahap ini mencakup implementasi rencana – rencana yang telah dibuat dan dikembangkan oleh seluruh pekerja. Suatu mekanisme pelaporan dibutuhkan dalam tahap ini untuk memantau efektifitas dari rencana itu. Pemantauan dilakukan secara kontinyu demgan demikian informasi dalam tahap ini akan menjadi umpan balik bagi tahap perencanaan selanjutnya. 2.4. Aston Printer Center Aston Printer Center merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di bidang penjualan printer, refill tinta, dan jasa perbaikan/ servis printer. Perusahaan ini merupakan perusahaan perseorangan dengan pemilik yaitu Bapak Ahmad Agus Purnawan. Perusahaan ini mempunyai kantor pusat di Jalan Imam Bonjol No.28, Salatiga Jawa Tengah. Perusahaan ini berdiri pada tahun 2006 dan kemudian membuka sistem kemitraan pada tahun 2007. Bentuk usaha dari Aston Printer Center ini masih tergolong ke dalam usaha business opportunity.. Dalam menjalankan usahanya Aston Printer Center bekerjasama dengan beberapa distributor printer seperti Canon, Epson, Hp, dan lainnya. Sedangkan untuk tinta, Aston Printer Center ini mengimpor langsung dari Korea kemudian dilakukan packaging dan labelling dengan merk AmazInk. Sistem Kemitraan yang dijalankan oleh Aston Printer Center telah berjalan selama 4 tahun yang dimulai daricommit tahun to 2007. userHingga kini Aston Printer Center II-31 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id telah memiliki 22 mitra dengan persebaran seluruhnya berada di Pulau Jawa. Aston Printer Center (APC) menetapkan kebijakan dimana dalam satu kota hanya ada satu mitra. Jika nanti ada pemohon baru yang ingin bergabung dengan APC untuk menjadi mitra harus mendapatkan izin dari mitra yang terlebih dahulu membuka usaha di sana baru kemudian datang langsung ke APC Pusat. Selama ini persetujuan untuk menerima masyarakat yang ingin bergabung langsung menjadi mitra dari APC dilaksanakan dengan pertimbangan dan rekomendasi dari mitra yang sudah bergabung sebelumnya. Sistem Kemitraan yang dijalankan oleh APC ini memiliki beberapa ketentuan diantaranya, jumlah franchise fee yaitu Rp 15.000.000,00 yang dibayar di awal dan bersifat sekali untuk selamanya. Uang sebesar itu belum termasuk stok awal dan juga anggaran untuk publikasi, promosi, serta sewa lokasi. Untuk lokasi, pihak mitra yang harus mencari sendiri dimana letak perusahaan akan didirikan. Selain itu tidak adanya royalty fee setiap bulannya. Namun demikian, semua barang wajib diorder langsung ke pusat sehingga keuntungan yang didapat oleh APC per bulannya adalah dari penjualan barang ke cabang untuk tiap bulannya. Sebelum mitra beroperasi maka diadakan training terlebih dahulu bagi para teknisi yang nantinya akan ditugaskan di cabang. Training dilakukan di APC Pusat selama waktu yang dibutuhkan oleh perusahaan tersebut. Jika dalam perjalanannya masih ada kesulitan, maka APC Pusat membuka konsultasi bagi para mitranya yang mengalami kesulitan untuk kemudian dicari solusi bersama. Saat ini di APC menginginkan sebuah manajemen yang kuat dan bagus. APC Pusat belum melakukan pendokumentasian sistem mereka. Mereka membutuhkan sebuah manajemen yang kuat dan bagus agar nantinya jika sistem tersebut diduplikasi oleh mitranya maka mitranya akan mempunyai kualitas yang sama dengan pusat. Salah satu kelemahan dalam sistem mereka saat ini adalah kualitas mitra sangatlah berbeda jika dibandingkan dengan pusat. Jika hal ini dibiarkan maka akan merusak nama APC di mata konsumen. Selain itu sistem manajemen yang kuat dan adanya pendokumentasian sistem yang baku merupakan salah satu syarat yang diperlukan bagi sebuah perusahaan yang ingin mewaralabakan usahanya. commit to user II-32 perpustakaan.uns.ac.id 2.5. digilib.uns.ac.id PT. Sumber Alfaria Trijaya (Alfamart) Perusahaan ini membuka skema waralaba pada tahun 2001. Waralaba Alfamart adalah usaha minimarket yang dimiliki dan dioperasikan berdasarkan kesepakatan waralaba dari PT. Sumber Alfaria Trijaya,Tbk. selaku pemegang merk Alfamart. Gambar 2.5. Gerai Alfamart Sumber : Sumber Alfaria Trijaya,2010 Model bisnis Alfamart adalah menjual berbagai kebutuhan sehari – hari dengan harga terjangkau dan berlokasi di sekitar wilayah perumahan. Data pada bulan April 2010 menyatakan bahwa Alfamart didukung oleh lebih dari 3700 jaringan toko dan 400 lebih supplier aktif. Hal ini menjadikan Alfamart menjadi salah satu pemain utama di bisnis minimarket. Alfamart juga berkontribusi menyerap tenaga kerja lebih dari 40.000 orang. Dengan demikian menjadikan Alfamart menjadi salah satu employer terbesar di Indonesia saat ini dan salah satu jenis waralaba yang paling diminati sekarang (Franchise, 2009). commit to user II-33 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id 2.5.1. Visi dan Misi Alfamart Menurut Sumber Alfaria Trijaya (2010) , visi dan misi yang dimiliki oleh Alfamart adalah : A. Visi Alfamart 1) Menjadi jaringan distribusi ritel terkemuka yang dimiliki oleh masyarakat luas, berorientasi kepada pemberdayaan pengusaha kecil, pemenuhan kebutuhan dan harapan konsumen, serta mampu bersaing secara global. B. Misi Alfamart 1) Memberikan kepuasan kepada pelanggan / konsumen dengan berfokus pada produk dan pelayanan yang berkualitas unggul. 2) Selalu menjadi yang terbaik dalam segala hal yang dilakukan dan selalu menegakkan tingkah laku / etika bisnis yang tertinggi. 3) Ikut berpartisipasi dalam membangun negara dengan menumbuhkembangkan jiwa wiraswasta dan kemitraan usaha. 4) Membangun organisasi global yang terpercaya, tersehat dan terus bertumbuh dan bermanfaat bagi pelanggan, pemasok, karyawan, pemegang saham dan masyarakat pada umumnya. 2.6. PT. Veneta Media Indonesia (Veneta System) Perusahaan ini membuka skema waralaba pada tahun 2003. Waralaba Veneta System adalah sebuah merek jasa isi ulang tinta printer (Cartridge Refill Center) yang cukup disegani. Model bisnis Veneta System adalah melayani isi ulang tinta printer dan juga penjualan cartridge. Saat ini Veneta System telah mengoperasikan 148 outlet di seluruh Indonesia dimana 40% diantaranya merupakan waralaba, dan sisanya adalah milik sendiri. Kepercayaan yang tinggi membuat Veneta System menjadi market leader di bisnis kategori ini. Meskipun usaha yang bermain di kategori ini cukup banyak, namun Veneta System sudah seperti merek generik untuk kategori isi ulang dan dianggap sebagai sebuah brand principle (Franchise,2009). commit to user II-34 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id Gambar 2.6. Gerai Veneta System Sumber : Veneta System,2008 2.6.1. Visi dan Misi VenetaSystem Visi dan misi yang dimiliki oleh Veneta System adalah (Veneta System., 2008) : A. Visi Veneta System 1) Menjadi jaringan waralaba terbesar di Indonesia dalam bidang refill tinta printer, dan produk regenerasi dengan dukungan dari Veneta System B. Misi Veneta System. 1) Membangun jaringan outlet Veneta System dengan konsep waralaba di seluruh kota besar di Indonesia. 2) Mengembangkan pasar refill tinta printer di Indonesia. 2.7. PT. K-24 Indonesia (Apotek K-24) Perusahaan ini membuka skema waralaba pada tahun 2005. Waralaba Apotek K-24 adalah sebuah merek jasa penjualan obat – obatan yang sudah sangat dikenal di masyarakat. Apotek K-24 ini mempunyai keunikan yang membedakan dengan apotek yang lain dimana apotek ini buka 24 jam setiap hari dan harga selalu sama. Apotek K-24 ini telah beroperasi lebih dari 180 gerai di Indonesia. Kesuksesan Apotek K-24 ini membuatnya meraih 22 penghargaan dari berbagai pihak. commit to user II-35 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id Gambar 2.7. Gerai Apotek K-24 Sumber : Amik, 2010 2.7.1. Visi dan Misi Apotek K – 24 Visi dan Misi merupakan hal mendasar dalam sebuah perusahaan yang menunjukkan target dan keinginan yang ingin dicapai oleh perusahaan tersebut. Visi dan Misi yang dimiliki oleh Apotek K-24 ini adalah (Arifiah, 2008): A. Visi Apotek K-24 1) Menjadi merek nasional yang menjadi pemimpin pasar bisnis apotek di Negara Republik Indonesia, melalui apotek jaringan waralaba yang menyediakan ragam obat yang komplit, buka 24 jam termasuk hari libur yang tersebar di seluruh Indonesia. 2) Menjadi merek nasional kebanggaan bangsa Indonesia yang menjadi berkat dan bermanfaat bagi masyarakat, karyawan-karyawati dan pemilik. 3) Menyediakan pilihan obat yang komplit, setiap saat, dengan harga yang sama pagi-siang-malam dan hari libur. B. Misi Apotek K – 24 1) Menyediakan pilihan obat yang komplit, setiap saat, dengan harga sama pagi-siang-malam dan hari libur: Apotek K-24 melayani masyarakat selama 24 jam perhari 7 hari perminggu dengan memberlakukan kebijakan harga yang tetap sama pada pagi hari, siang commit to user hari, malam hari maupun hari libur. II-36 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id 2) Menyediakan kualitas pelayanan prima : Apotek K - 24 senantiasa mempelajari dan mengusahakan peningkatan kualitas pelayanan untuk memaksimalkan tingkat kepuasan para pelanggan dan penerima waralaba. 2.7.2. Keunggulan Sistem Apotek K-24 Berikut ini merupakan keunggulan dari sistem yang dimiliki oleh Apotek K-24 (Arifiah, 2008) : a. Konsep bisnis waralaba yang unggul dan telah teruji. b. Brand Awarness yang tinggi c. Royalty Fee ringan ( 1,2% ). d. Terwaralaba memperoleh transfer pengetahuan sehingga mampu mengelola gerai secara mandiri, mendapatkan dukungan dalam pendirian gerai, perijinan, rekruitmen dan pelatihan staff, teknologi informasi, strategi pemasaran, di dukung dengan panduang operational serta dukungan yang berkelanjutan e. Memiliki konsep bisnis khas yang prima, buka selama 24 Jam tiap hari. Obat yang dijual komplit dengan harga jual bersaing dengan harga sama baik pagi, siang, malam maupun hari libur. Selain itu melayani konsultasi obat secara gratis, layanan pesan antar bagi masyarakat yang membutuhkan obat namun tidak dapat datang ke Apotek K–24, sekaligus jaminan akan keaslian obat karena obat diperoleh dari distributor resmi, legal dan terpercaya, dilengkapi dokumen pembelian asli/faktur yang sah dan pengecekan barang ketika menerima obat dari supplier dengan tata cara yang benar. f. Apotek K–24 hanya menyediakan obat dari sumber-sumber dengan prosedur yang resmi sehingga keaslian obat lebih terjamin. Hal ini sebagai upaya membantu program Pemerintah dalam memerangi peredaran obat palsu yang notabene kian marak di pasaran. Cara yang dilakukan adalah dengan mencegah masuknya obat palsu ke jaringan Apotek K-24, memusnahkan obat yang sudah kadaluwarsa, kemasan obat yang tidak terpakai serta memberi informasi dan commit to layanan user masyarakat. II-37 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id BAB III METODOLOGI PENELITIAN Bab ini membahas model penelitian dan kerangka pikir atau metodologi yang digunakan dalam penelitian beserta penjelasan singkat setiap tahapannya. Mulai Studi Lapangan Studi Pustaka Perumusan Masalah Penetapan Tujuan Penelitian Benchmarking Perusahaan Perancangan Sistem Manajemen Waralaba Implementasi Sistem Pembuatan Prospektus Penawaran Analisis Prospektus Penawaran Kesimpulan dan Saran Selesai Gambar 3.1. Diagram Alir Penelitian commit to user III-1 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id 3.1 Studi Lapangan Studi lapangan dilakukan sebagai observasi awal untuk mengetahui lebih jelas permasalahan yang diangkat dalam penelitian. Observasi awal dilakukan melalui pengamatan di tempat penelitian dan diskusi dengan beberapa orang yang berkompeten. 3.2 Studi Pustaka Studi pustaka merupakan tahap pemahaman teori-teori yang mendasari penelitian. Studi kepustakaan dilakukan untuk mencari ide-ide, rumusan-rumusan dan konsep-konsep teoritis dari berbagai literatur yang dapat dipakai sebagai landasan teoritis untuk melakukan penelitian. 3.3 Perumusan Masalah Langkah selanjutnya yang dilakukan dalam penelitian ini adalah merumuskan masalah yang diambil. Perumusan masalah yang ada yaitu bagaimana merancang suatu sistem manajemen waralaba pada usaha ritel kategori printer dan tinta. 3.4 Penetapan Tujuan Penelitian Setelah merumuskan masalah, langkah selanjutnya adalah penetapan tujuan penelitian. Tujuan penelitian ini adalah untuk mendapatkan sebuah best practice yang nantinya akan digunakan dalam perancangan sistem manajemen waralaba, menghasilkan sebuah sistem manajemen waralaba yang dapat diterapkan untuk semua ritel kategori printer dan tinta, dan mengimplementasikan sistem manajemen waralaba yang telah dibuat untuk semua bisnis ritel kategori printer dan tinta 3.5 Benchmarking Perusahaan Dalam penelitian ini digunakan strategi functional benchmarking. Strategi ini tidak harus membatasi diri pada perbandingan terhadap pesaing langsung, sehingga dapat melakukan investigasi pada perusahaan – perusahaan yang unggul dalam industri yang tidak sejenis. (Gaspersz, 2002) commit to user III-2 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id 3.5.1. Tahap Perencanaan (Planning) Pada tahap ini dilakukan identifikasi subjek benchmarking, identifikasi target benchmarking, penentuan metode pengumpulan data dan dilanjutkan dengan pengumpulan data. a. Identifikasi Subjek Benchmarking Subjek benchmarking dipilih dengan melakukan identifikasi terhadap perusahaan yang bergerak di bidang ritel dan telah berhasil di bidangnya. Langkah – langkah dalam mengidentifikasi subjek benchmarking dalam penelitian ini antara lain: 1) Mengidentifikasi dan memilih organisasi / perusahaan mana yang akan dijadikan sebagai subjek benchmarking. 2) Mencari informasi mengenai perusahaan yang akan dijadikan sebagai subjek benchmarking. Indikator keberhasilan perusahaan yang akan dijadikan sebagai subjek benchmarking dapat dilihat dari jumlah terwaralaba yang menjadi mitra bisnisnya. Selain itu perusahaan yang menjadi market leader di bidangnya dapat dijadikan sebagai subjek benchmarking. b. Identifikasi Target Benchmarking Target benchmarking merupakan item yang dijadikan sebagai dasar dalam mendapatkan informasi yang ingin diperoleh. Penentuan target benchmarking didasakan pada literatur mengenai manajemen ritel dan waralaba serta berdasarkan wawancara. Literatur yang digunakan yaitu berdasarkan Franchise (2009) yang dapat dilihat pada tabel 2.1. dan Utami (2010) yang dapat dilihat pada tabel 2.3. Sedangkan wawancara dilakukan kepada Store Manager Venetta System c. Penentuan Metode Pengumpulan Data Metode yang digunakan dalam melakukan benchmarking pada penelitian ini adalah metode observasi langsung, wawancara, dan literatur dari artikel, internet maupun penelitian terdahulu. commit to user III-3 perpustakaan.uns.ac.id d. digilib.uns.ac.id Pengumpulan Data Langkah terakhir dalam tahap perencanaan adalah pengumpulan data. Pada tahap ini dilakukan pengumpulan data pada perusahaan yang menjadi subjek benchmarking. 3.5.2. Tahap Analisis Pada tahap ini dilakukan perbandingan terhadap perusahaan – perusahaan yang menjadi subjek benchmarking. Perbandingan dilakukan berdasarkan target benchmarking yang telah ditentukan. 3.5.3. Tahap Integrasi (Integration) Pada tahap integrasi, hasil dari benchmarking yang telah dilakukan pada perusahaan yang menjadi subjek benchmarking dikumpulkan menjadi satu lalu dirangkum menjadi sebuah best practice 3.6 Perancangan Sistem Manajemen Waralaba Pada tahap ini dilakukan perancangan sistem manajemen waralaba pada bisnis ritel kategori printer dan tinta. Perancangan dilakukan dengan berdasarkan benchmarking yang telah dilakukan. Dari benchmarking yang dilakukan didapatkan sebuah best practice yang kemudian digunakan dalam perancangan sistem manajemen waralaba. Hasil dari perancangan sistem manajemen waralaba ini menghasilkan sebuah sistem manajemen waralaba yang nantinya dapat digunakan sebagai panduan bagi setiap bisnis ritel kategori printer dan tinta jika ingin memwaralabakan usahanya. Hasil dari perancangan sistem manajemen waralaba ini nanti akan diimplementasikan kepada Aston Printer Center yang merupakan sebuah usaha ritel kategori printer dan tinta. 3.7 Implementasi Sistem Pada tahap ini dilakukan implementasi dari sistem yang telah dibuat. Implementasi dilakukan pada Aston Printer Center Salatiga yang merupakan sebuah bisnis ritel kategori printer dan tinta. commit to user III-4 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id Implementasi yang dilakukan dengan melalui tahap – tahap berikut ini : 1. Tahap Pertama : Pembuatan Prospektus Penawaran Prospektus merupakan suatu penjelasan yang berupa keterangan tertulis dan terperinci mengenai kegiatan suatu perusahaan atau organisasi baru. Prospektus inilah yang nantinya akan dijadikan sebuah pedoman untuk menduplikasi sistem yang dalam hal ini sistem waralaba dari pihak pewaralaba ke pihak terwaralaba. Prospektus dibuat mengacu pada sistem manajemen waralaba yang dirancang 2. Tahap Kedua : Sosialisasi Prospektus kepada Pimpinan Perusahaan Setelah prospektus penawaran selesai dibuat, maka prospektus tersebut kemudian disosialisasikan kepada pimpinan perusahaan Aston Printer Center. Sosialisasi ini bertujuan untuk memberikan keterangan yang jelas mengenai isi dari prospektus yang dibuat serta untuk melakukan konfirmasi ulang mengenai kebenaran data yang ada dalam prospektus penawaran tersebut. 3.8 Analisis Prospektus Penawaran Pada tahap ini dilakukan analisis mengenai hasil dari prospektus penawaran yaang telah dibuat untuk Aston Printer Center Salatiga. Analisis ini menunjukan sejauhmana hubungan antara sistem manajemen waralaba yang telah dirancang dengan prospektus penawaran. Dari analisis ini akan diperoleh masukan yang nantinya dapat digunakan sebagai bahan untuk perbaikan sistem yang dibuat. 3.9 Kesimpulan dan Saran Tahap terakhir dari penelitian ini adalah Kesimpulan dan Saran. Pada tahap ini akan dibahas hasil perancangan sistem dengan mempertimbangkan tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian dan memberikan saran untuk perbaikan maupun untuk penelitian selanjutnya. commit to user III-5 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id BAB IV PERANCANGAN SISTEM MANAJEMEN WARALABA Bab ini membahas mengenai perancangan sistem manajemen waralaba, dimulai dari benchmarking terhadap tiga perusahaan yang kemudian menghasilkan sebuah best practice yang nantinya akan dijadikan dasar dalam peancangan sistem manajemen waralaba 4.1. Benchmarking Perusahaan Metode benchmarking yang dilakukan bertujuan untuk mengukur dan membandingkan kinerja terhadap aktivitas atau kegiatan serupa yang sejenis. 4.1.1 Tahap Perencanaan (Planning) Pada tahap ini dilakukan identifikasi subjek benchmarking, identifikasi target benchmarking, penentuan metode pengumpulan data dan dilanjutkan dengan pengumpulan data. A. Identifikasi Subjek Benchmarking Dalam menentukan perusahaan yang dijadikan sebagai subjek benchmarking melalui langkah – langkah berikut ini : 1) Mengidentifikasi dan memilih organisasi / perusahaan yang akan dijadikan sebagai subjek benchmarking. Penelitian awal direncanakan dengan menggunakan competitive benchmarking dimana perusahaan yang dipilih merupakan perusahaan yang memiliki bisnis yang sama dan merupakan pesaing satu sama lain. Penelitian dilakukan di perusahaan yang sukses dalam kategori yang sama, yaitu bidang printer dan tinta yang memiliki cabang dalam jumlah banyak dengan menerapkan sistem waralaba. Dengan berdasarkan panduan dari Direktori Franchise dan BO, didapatkan data mengenai perusahaan – perusahaan yang dapat dijadikan sebagai subjek benchmarking. Perusahaan yang dipilih ada tiga, yaitu Venetta System, Gold Ink, dan Acaciana. Pertimbangan yang digunakan dalam memilih ketiga perusahaan tersebut adalah ketiga perusahaan tersebut merupakan perusahaan yang bergerak di bidang pengisian (refill) tinta dan sukses dengan memiliki to user banyak cabang yang tersebar dicommit seluruh Indonesia dengan membuka sistem IV-1 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id waralaba. Perusahaan yang masih berbentuk BO (Business Opportunity) tidak dipilih karena dinilai belum stabil secara keuangan karena masih mengalami naik turunnya bisnis. 2) Mencari informasi mengenai perusahaan yang akan dijadikan sebagai subjek benchmarking. Informasi mengenai ketiga perusahaan didapatkan dari internet dan Majalah Info Franchise. Beberapa informasi yang didapatkan antara lain: a.) Sejarah perusahaan; b.) Jumlah terwaralaba; c.) Kesuksesan dan penghargaan yang diraih perusahaan; d.) Paket investasi yang ditawarkan; e.) Pendapat dari masyarakat dan pihak lain mengenai perusahaan. Setelah didapatkan informasi mengenai perusahaan yang dijadikan sebagai subjek benchmarking, kemudian dilanjutkan dengan menghubungi ketiga perusahaan tersebut untuk mengajukan permohonan sebagai tempat penelitian. Kontak dilakukan dengan bantuan telepon maupun datang secara langsung ke Venetta System, Gold Ink, dan Acaciana. Namun karena keterbatasan data dan izin untuk melakukan penelitian di Gold Ink dan Acaciana, maka penelitian tidak dapat dilakukan di kedua perusahaan tersebut. Oleh karena itu dilakukan pengulangan langkah dari awal dengan mengganti metode dari competitive benchmarking menjadi functional benchmarking. Dengan menggunakan functional benchmarking maka perusahaan yang akan dijadikan sebagai subjek benchmarking tidak megharuskan perusahaan yang sejenis maupun perusahaan yang menjadi pesaing. Dengan melakukan pengulangan cara didapatkan hasil akhir bahwa benchmarking dilakukan terhadap tiga perusahaan yang ketiganya merupakan perusahaan waralaba yang bergerak di bidang ritel namun memiliki kategori bisnis yang berbeda. Ketiga perusahaan tersebut adalah : a. Sumber Alfaria Trijaya (Alfamart) Nama waralaba : Alfamart Pemilik waralaba : PT. Sumber Alfaria Trijaya (SAT) Tahun Berdiri : 2001 Kategori Bisnis : Minimarket commit to user IV-2 perpustakaan.uns.ac.id b. c. digilib.uns.ac.id Pusat : Jakarta Jumlah outlet : 3700 PT. Veneta Media Indonesia (Veneta System) Nama waralaba : Veneta System Pemilik waralaba : PT. Veneta Media Indonesia Tahun Berdiri : 2003 Kategori Bisnis : Refill ink Pusat : Jakarta Jumlah outlet : 147 PT. K-24 Indonesia (Apotek K24) Nama waralaba : Apotek K24 Pemilik waralaba : PT. K-24 Indonesia Tahun Berdiri : 2005 Kategori Bisnis : Apotek/ Toko Obat Pusat : Yogyakarta Jumlah terwaralaba : 126 Pemilihan ketiga perusahaan tersebut untuk dijadikan subjek benchmarking adalah karena ketiganya memiliki keunggulan masing – masing dan menjadi market leader di bidangnya. Alfamart merupakan retail minimarket besar di Indonesia yang sukses dengan menerapkan konsep minimarket. Alfamart unggul dalam proses distribusi barangnya dimana mempunyai 14 distribution center di seluruh Indonesia yang melayani gerai – gerai di sekitarnya. Apotek K24 dipilih karena sukses menjadi apotek pertama di Indonesia yang mempunyai keunikan waktu pelayanannya 24 jam serta manajemen yang sukses yang dilakukan oleh pihak terwaralaba. Sedangkan Venetta System merupakan market leader waralaba kategori refill tinta yang berhasil sukses dengan mengedukasi mengenai tinta refill yang banyak diragukan masyarakat dan unggul di bidang peralatan dimana mempunyai pabrik remanufacturing produk sehingga produk ditangani langsung di Indonesia. commit to user IV-3 perpustakaan.uns.ac.id B. digilib.uns.ac.id Identifikasi Target Benchmarking Target benchmarking digunakan sebagai pedoman dalam melakukan perbandingan sehingga apa yang menjadi tujuan telah jelas di awal dan tidak mengalami penyimpangan dari yang diharapkan. Penentuan target benchmarking selain didasarkan pada literatur dari Franchise (2009) dan Utami (2010), juga didasarkan pada hasil wawancara terhadap Store Manager Veneta System tentang prosedur dalam waralaba. Dari hasil wawancara dengan narasumber diketahui bahwa dalam mewaralabakan usaha perlu memperhatikan banyak aspek. Adapun aspek – aspek tersebut dapat dilihat pada tabel 4.1 Tabel 4.1. Aspek dalam Usaha Waralaba No Bagian 1 Aspek Hukum 2 Paket Penawaran 2 Paket Penawaran 3 Aspek Pengelolaan Barang 4 Sistem Manajemen Keuangan 5 Aspek Relasional Aspek Legalitas Hukum Izin Usaha Franchise Fee Royalty Fee Advertising Fee Distribution Fee Administration Fee Biaya Renovasi Tempat Biaya Pembelian Peralatan Toko Biaya Sewa Tempat Biaya Launching Biaya Perijinan Biaya Deposito Awal Stock Awal Biaya perpanjangan kontrak Sistem distribusi barang Hubungan dengan supplier Pengiriman barang Pemesanan Barang Sistem pemeriksaan barang Pelaporan Keuangan Harian Penggajian Karyawan Konsultasi Monitoring commit to user IV-4 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id Tabel 4.1. Aspek dalam Usaha Waralaba (Lanjutan) No 6 Bagian Aspek SDM 7 Aspek Pelayanan Aspek Struktur Organisasi Jumlah SDM Sistem Recruitment Karyawan Tanggung Jawab Terwaralaba Penanganan Komplain Jam Operasi Shift Kerja Fasilitas pembayaran Fasilitas parkir Berdasarkan literatur dan wawancara, maka yang menjadi target benchmarking dalam penelitian ini ada empat hal yang ditunjukkan pada tabel 4.2 Tabel 4.2. Target Benchmarking No 1 Target Benchmarking Manajemen Kemitraan Aspek Keterangan Bentuk Kemitraan Bentuk Kepemilikan Syarat dan Ketentuan menjadi Penerima Waralaba (Terwaralaba) Alur Kemitraan Tanggung Jawab Terwaralaba Sistem Training Strategi Pembukaan Gerai Konsultasi Monitoring Hukum dan Legalitas Hukum Perizinan Izin Usaha Struktur Finansial Franchise Fee Royalty Fee Advertising Fee Distribution Fee Administration Fee Biaya Renovasi Tempat Biaya Pembelian Peralatan Toko Biaya Sewa Tempat Biaya Launching Biaya Perijinan Biaya Deposito Awal Stock Awal commit to user Biaya perpanjangan kontrak IV-5 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id Tabel 4.2. Target Benchmarking (Lanjutan) No 2 Target Benchmarking Manajemen Pengembangan Ritel Aspek Keterangan SDM Pemilihan Lokasi Keuangan Manajemen Relasional Strategi Pemasaran 3 4 Manajemen Barang Dagangan Manajemen Toko Perencanaan dan Pengelolaan Barang Harga Jual Barang Pemeriksaan Barang Layout Toko Pelayanan Penanganan Keluhan C. Struktur Organisasi Jumlah SDM Sistem Recruitment Karyawan Penentuan Lokasi Standart Lokasi Pelaporan Keuangan Harian Penggajian Karyawan Loyalitas Pelanggan Promosi Barang Sistem distribusi barang Hubungan dengan supplier Pengiriman barang Pemesanan Barang Penetapan Harga Barang Sistem pemeriksaan barang Design toko Ukuran Toko Waktu Pelayanan Shift Kerja Penerimaan pesanan oleh Konsumen Pengiriman Barang ke Konsumen Fasilitas pembayaran Fasilitas parkir Penanganan komplain/keluhan Penentuan Metode Pengumpulan Data Metode yang digunakan dalam melakukan benchmarking adalah metode observasi langsung, literatur dari artikel, internet maupun penelitian terdahulu serta wawancara langsung. D. Pengumpulan Data Data yang dikumpulkan merupakan data mengenai karakteristik sistem dari ketiga subjek benchmarking, yaitu PT. Sumber Alfaria Trijaya (Alfamart), PT. Venetta System Indonesia, dan PT. K-24 Indonesia. Data tersebut ditunjukkan pada Tabel 4.3. – Tabel 4.5. commit to user IV-6 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id Tabel 4.3. Karakteristik PT. Sumber Alfaria Trijaya (Alfamart) Bagian A. Manajemen Toko No 1 Aspek Bentuk Kemitraan Target Benchmarking Bentuk Kepemilikan Syarat dan Ketentuan menjadi Penerima Waralaba (Terwaralaba) Alfamart Waralaba Toko Baru >> sistem umum, franchisee mengajukan usulan lokasi, invest kecil Waralaba Take Over >> franchisee berinvestasi pada toko yg sudah berjalan, invest besar (terdapat biaya pengganti) a. Perorangan/ Badan Usaha (Koperasi, CV, PT ) b. WNI c. Sudah/akan mempunyai lokasi dengan luas minimal 80 m2 (di luar gudang & tempat tinggal karyawan) d. Memenuhi persyaratan perjanjian sesuai dengan ketentuan yg berlaku e.Bersedia mengikuti sistem dan prosedur yang berlaku di Alfamart f. Menyiapkan dana investasi Alur Kemitraan Presentasi Awal > Pemilihan Lokasi > Presentasi Lanjutan > Perjanjian Waralaba > Pembukaan Gerai Tanggung Jawab Terwaralaba Sistem Training Pasif Strategi Pembukaan Gerai Skema Pembukaan diatur oleh pusat Training di pusat 3 bulan (menggandeng instansi/lembaga pelatihan) Door to door, Pembagian brosur/leaflet, diskon pembukaan 2 Hukum dan Perizinan Konsultasi Konsultasi dilakukan sesuai kebutuhan terwaralaba, jangka waktu sesuai dengan perjanjian Monitoring Dilakukan setiap hari dari laporan keuangan Legalitas Hukum Terdaftar HKI Izin Usaha Terdaftar dengan STPW commit to user IV-7 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id Tabel 4.3. Karakteristik PT. Sumber Alfaria Trijaya (Alfamart) (Lanjutan) Bagian No 3 Aspek Struktur Finansial Target Benchmarking Franchise Fee Royalty Fee Advertising Fee Distribution Fee B. Manajemen Pengemban gan Ritel 1 Sumber Daya Manusia (SDM) Rp600.000 Biaya Perijinan Rp15.000.000 Biaya Deposito Awal Stock Awal Rp0 Biaya perpanjangan kontrak Struktur Organisasi Jumlah SDM Rp45.000.000 (masa kontrak 5 tahun) Pemilihan Lokasi Standart Lokasi 3 Keuangan Rp45.000.000 (masa kontrak 5 tahun) progresif tergantung omzet diatas 75.000.000 (antara 2-3%) 2% Administration Fee Biaya Renovasi Tempat Biaya Pembelian Peralatan Toko Biaya Sewa Tempat Biaya Launching Sistem Recruitment Karyawan Penentuan Lokasi 2 Alfamart Pelaporan Keuangan Harian Penggajian commit to Karyawan user IV-8 Rp92.000.000 Rp67.070.000 Rp 150.000.000 - Rp 250.000.000 (tergantung ukuran gerai) Rp8.000.000 Kepala Toko, Asisten Kepala Toko, Merchandiser, Kasir, Pramuniaga 10 - 12 orang /gerai Jobfair, Lowongan Koran, Kerjasama dengan SMK, referensi pihak terwaralaba Pihak terwaralaba menentukan lokasi sendiri namun sesuai dengan persetujuan Pewaralaba, survey lokasi Di daerah pemukiman warga dengan satu daerah bisa terdiri lebih dari 1 outlet (survey oleh pusat) Hasil penjualan dibawa oleh petugas pengiriman barang ke distribution center (DC). Petugas DC kemudian mengirimkan uang tersebut ke rekening pusat melalui bank Hasil penjualan hanya dipakai untuk pembiayaan cashflow toko pihak terwaralaba Setiap selesai tutup bulan, pihak terwaralaba menerima laporan keuangan Dikenakan Administration Fee sebesar Rp 600.000,Dilakukan oleh pihak terwaralaba (Kepala Toko) , bulanan perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id Tabel 4.3. Karakteristik PT. Sumber Alfaria Trijaya (Alfamart) (Lanjutan) Bagian No 4 C. Manajemen Barang Dagangan Aspek Manajemen Relasional Target Benchmarking Loyalitas 5 Strategi Pemasaran Promosi Barang 1 Aspek Perencanaan dan Pengelolaan Barang Sistem distribusi barang Hubungan dengan supplier Pengiriman barang Alfamart Kartu Membership (AKU) Ditentukan langsung oleh Pewaralaba (Alfamart) Mempunyai 18 gudang (Distibution Center) yang tersebar di beberapa titik Supplier mengirim barang ke gudang pusat region lalu didistribusikan ke gerai Pengiriman barang dalam sehari hanya 1 kali Biaya pengiriman ditanggung oleh terwaralaba dengan membayar distribution fee D. Manajemen Toko Pemesanan Barang Sistem terkomputerisasi 2 Harga Jual Barang Penetapan Harga Barang Ditentukan langsung oleh Pewaralaba (Alfamart) 3 Aspek Pemeriksaan Kualitas Sistem pemeriksaan barang Setiap barang yang datang langsung dicek, jika tidak sesuai (cacat) dikembalikan. Jika barang kurang maka segera dilaporkan 1 Layout Toko Design toko Rak, meja kasir Ukuran Toko Ukuran gerai minimal 80 m2 sampai 120 m2 Waktu Pelayanan 1 minggu 7 hari, dari jam 8.00 - 22.00 (ada yang 24 jam) Shift Kerja 1 hari 2 shift Penerimaan pesanan oleh Konsumen Telepon Pengiriman Barang ke Konsumen Dikirim ke rumah dengan minimal pemesanan Fasilitas pembayaran Cash, debet Fasilitas parkir Tersedia tempat parkir di depan toko Penanganan Komplain Ada nomor untuk pengaduan komplain, Kotak saran 2 3 Pelayanan Penanganan Keluhan commit to user IV-9 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id Tabel 4.4. Karakteristik PT. Veneta System Indonesia Bagian A. Manajemen Toko No 1 Aspek Bentuk Kemitraan Target Benchmarking Bentuk Kepemilikan Veneta System Waralaba Toko Baru >> sistem umum, franchisee mengajukan usulan lokasi, invest kecil Waralaba Take Over >> franchisee berinvestasi pada toko yg sudah berjalan, invest besar (terdapat biaya pengganti) Syarat dan Ketentuan menjadi Penerima Waralaba (Terwaralaba) a. Perorangan/ Badan Usaha (Koperasi, CV, PT ) b. WNI c. Sudah/akan mempunyai lokasi dengan tempat yang dibutuhkan minimal 60 m2 dengan lebar depan minimal 4 m d. Memenuhi persyaratan perjanjian sesuai dengan ketentuan yg berlaku e.Bersedia mengikuti sistem dan prosedur yang berlaku di K24 f. Menyiapkan dana investasi sekitar 700 juta Alur Kemitraan Tanggung Jawab Terwaralaba Sistem Training Strategi Pembukaan Gerai Presentasi > Pemiihan Lokasi > Perjanjian Waralaba > Training > Pra Operasional > Pembukaan Gerai Aktif Training 3 bulan di Pusat. Jika 1-2 bulan setelah training tidak kompeten maka diberhentikan/di training ulang Skema Pembukaan diatur oleh pusat Door to door, Pembagian brosur/leaflet, diskon pembukaan Konsultasi Konsultasi dilakukan sesuai kebutuhan terwaralaba, jangka waktu sesuai dengan perjanjian Monitoring Dilakukan setiap hari dari laporan keuangan dan CCTV yang terdapat di kantor dan terhubung dengan kantor pusat commit to user IV-10 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id Tabel 4.4. Karakteristik PT. Veneta System Indonesia (Lanjutan) Bagian No 2 3 Aspek Target Benchmarking Hukum dan Perizinan Legalitas Hukum Terdaftar HKI Izin Usaha Terdaftar dengan STPW Struktur Finansial Franchise Fee Advertising Fee Rp100.000.000 (masa kontrak 5 tahun) tergantung produk (antara 2,5 - 5% dari total penjualan sebulan) - Distribution Fee Ongkos kirim paket Administration Fee Biaya Renovasi Tempat Biaya Pembelian Peralatan Toko Biaya Sewa Tempat Biaya Launching - Rp80.000.000 Biaya Perijinan Rp5.000.000 Biaya Deposito Awal Stock Awal Rp100.000.000 Biaya perpanjangan kontrak Struktur Organisasi Jumlah SDM Rp100.000.000 (masa kontrak 5 tahun) Royalty Fee 1 Sumber Dayam Manusia (SDM) 2 Pemilihan Lokasi Sistem Recruitment Karyawan Penentuan Lokasi Standart Lokasi 3 Veneta System Keuangan Pelaporan Keuangan Harian - Rp10.000.000 Rp80.000.000 Kepala Toko, Asisten Kepala Toko, Kasir, Teknisi, Kurir 8 -10 orang / gerai Dicarikan oleh pusat dengan pertimbangan Area manager, rekomendasi pihak terwaralaba dengan seleksi pusat Pihak terwaralaba mengajukan usulan lokasi, Pewaralaba memilih lokasi sendiri lalu membuka gerai terlebih dahulu Di jalan raya (sentra bisnis) Hasil penjualan dikirim langsung ke rekening pusat setiap hari Keuangan ditangani langsung oleh pusat Tiap bulan owner akan menerima rincian keuangan dan langsung ditransfer ke rekening owner Biaya administrasi langsung dipotong oleh pusat Penggajian Karyawan commit to user IV-11 Dilakukan oleh pusat (pihak pewaralaba), karyawan terima gaji lewat bank, bulanan perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id Tabel 4.4. Karakteristik PT. Veneta System Indonesia (Lanjutan) Bagian No 4 5 C. Manajemen Barang Dagangan 1 Aspek Target Benchmarking Manajemen Relasional Strategi Pemasaran Loyalitas Kartu Membership Promosi Barang Ditentukan langsung oleh Pewaralaba (Veneta) Aspek Perencanaan dan Pengelolaan Barang Sistem distribusi barang Mempunyai gudang di 2 tempat di Pulau Jawa Hubungan dengan supplier Pemesanan dilakukan oleh pihak terwaralaba kepada gudang, lalu dikirim lewat paket (bekerjasama dgn penyedia jasa pengiriman) Pengiriman barang tergantung dari pemesanan. Tidak ada ketentuan dalam pemesanan Biaya pengiriman ditanggung oleh pihak terwaralaba (kerjasama dengan penyedia jasa pengiriman) Manual Ditentukan langsung oleh Pewaralaba (Apotek K24) Setiap barang yang datang langsung dicek, jika tidak sesuai (cacat) dikembalikan. Jika barang kurang maka segera dilaporkan Meja kasir, rak display Pengiriman barang D. Manajemen Toko Pemesanan Barang Penetapan Harga Barang 2 Harga Jual Barang 3 Aspek Pemeriksaan Kualitas Sistem pemeriksaan barang 1 Layout Toko Design toko Pelayanan Ukuran Toko Waktu Pelayanan 2 Shift Kerja 3 Veneta System Penanganan Keluhan Ukuran minimal 30m2 Jam 9.00 - 20.00 (dengan 2 shift yaitu 9.00 - 17.00 dan 12.00 - 20.00) 1 hari 2 shift Penerimaan pesanan oleh Konsumen Telepon Pengiriman Barang ke Konsumen Fasilitas pembayaran Fasilitas parkir Dikirim ke rumah gratis Penanganan Komplain Ada nomor untuk pengaduan komplain, Kotak saran commit to user IV-12 Cash, debet Tersedia tempat parkir di depan toko perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id Tabel 4.5. Karakteristik PT. K-24 Indonesia Bagian No 1 Aspek Bentuk Kemitraan Target Benchmarking Bentuk Kepemilikan Syarat dan Ketentuan menjadi Penerima Waralaba (Terwaralaba) Alur Kemitraan Tanggung Jawab Terwaralaba 3 Hukum dan Perizinan Struktur Finansial Waralaba Toko Baru >> sistem umum, franchisee mengajukan usulan lokasi, invest kecil a. Perorangan/ Badan Usaha (Koperasi, CV, PT ) b. WNI c. Sudah/akan mempunyai lokasi dengan tempat yang dibutuhkan minimal 60 m2 dengan lebar depan minimal 4 m d. Memenuhi persyaratan perjanjian sesuai dengan ketentuan yg berlaku e.Bersedia mengikuti sistem dan prosedur yang berlaku di K24 f. Menyiapkan dana investasi sekitar 700 juta Presentasi > Pemilihan lokasi > Perjanjian waralaba > Pra Operasional > Pelatihan Awal > Pembukaan Gerai Aktif Sistem Training Training di pusat 3 bulan Strategi Pembukaan Gerai Skema Pembukaan diatur oleh pusat Iklan Konsultasi Legalitas Hukum Konsultasi dilakukan sesuai kebutuhan terwaralaba, jangka waktu sesuai dengan perjanjian Dalam setahun hanya beberapa kali , dan ketika pihak terwaralaba mengalami kendala Terdaftar HKI Izin Usaha Terdaftar dengan STPW Franchise Fee Royalty Fee Rp60.000.000 (masa kontrak 6 tahun) 1,2 % dari omzet perbulan Advertising Fee 0,3 % dari omzet perbulan Distribution Fee - Administration Fee - Biaya Renovasi Tempat Rp30.000.000 Monitoring 2 Apotek K-24 commit to user IV-13 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id Tabel 4.5. Karakteristik PT. K-24 Indonesia (Lanjutan) Bagian A. Manajemen Toko B. Manajemen Pengembangan Ritel No 3 Aspek Struktur Finansial 1 Sumber Daya Manusia (SDM) Target Benchmarking Biaya Pembelian Peralatan Toko Rp240.000.000 Biaya Sewa Tempat Rp200.000.000 Biaya Launching Rp10.000.000 Biaya Perijinan Rp17.500.000 Biaya Deposito Awal Rp60.000.000 Stock Awal - Biaya perpanjangan kontrak Struktur Organisasi 1,7 % dari penjualan kotor tahun ke 4 dan tahun ke 5 Kepala Toko, Apoteker, Karyawan 15 orang (untuk 2 shift) /gerai Rekomendasi pihak terwaralaba dengan seleksi pusat Pihak terwaralaba menentukan lokasi sendiri namun sesuai dengan persetujuan Pewaralaba, survey lokasi Radius 1,2 km Jumlah SDM Sistem Recruitment Karyawan 2 Pemilihan Lokasi Penentuan Lokasi Standart Lokasi 3 Keuangan Pelaporan Keuangan Harian Pelaporan Keuangan Harian Penggajian Karyawan C. Manajemen Barang Dagangan Apotek K-24 Hasil penjualan langsung ditangani oleh pihak terwaralaba Sistem pelaporan keuangan sepenuhnya dilakukan oleh pihak terwaralaba Dilakukan oleh pihak terwaralaba, bulanan 4 Manajemen Relasional Loyalitas 5 Strategi Pemasaran Promosi Barang 1 Aspek Perencanaan dan Pengelolaan Barang Sistem distribusi barang Mempunyai gudang yang menjadi satu dengan kantor pusat Hubungan dengan supplier Diperbolehkan mengadakan perjanjian dengan supplier luar namun atas seizin Pewaralaba dan lulus proses screening commit to user IV-14 Ditentukan langsung oleh Pewaralaba (K24) perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id Tabel 4.5. Karakteristik PT. K-24 Indonesia (Lanjutan) Bagian No Aspek Target Benchmarking Pengiriman barang C. Manajemen Barang Dagangan D. Manajemen Toko Apotek K-24 Pemesanan Barang Pengiriman barang tergantung dari pemesanan. Biaya pengiriman ditanggung oleh pihak terwaralaba Manual 2 Harga Jual Barang Penetapan Harga Barang Ditentukan langsung oleh Pewaralaba (K24) 3 Aspek Pemeriksaan Kualitas Sistem pemeriksaan barang 1 Layout Toko Design toko Setiap barang yang datang langsung dicek, jika tidak sesuai (cacat) dikembalikan. Jika barang kurang maka segera dilaporkan Meja kasir, display obat Ukuran Toko 2 Pelayanan Waktu Pelayanan Shift Kerja 3 Penanganan Keluhan Ukuran gerai minimal 60m2 dengan lebar depan minimal 45m. Jika ada ruang kosong disarankan untuk tempat praktik dokter 1 minggu 7 hari, 24 jam nonstop 1 hari 2 shift Penerimaan pesanan oleh Konsumen Pengiriman Barang ke Konsumen Datang ke toko Fasilitas pembayaran Cash, debet Fasilitas parkir Tersedia tempat parkir di depan toko Ada nomor untuk pengaduan komplain, Kotak saran Penanganan Komplain Dikirm ke rumah gratis 4.1.2 Tahap Analisis Pada tahap ini dilakukan perbandingan antara ketiga perusahaan yang menjadi subjek benchmarking. Perbandingan dilakukan dengan melihat ketiga perusahaan tersebut dari berbagai aspek yang menjadi target benchmarking. Adapun perbandingan ketiga perusahaan tersebut dapat dilihat pada tabel 4.6 hingga tabel 4.9. commit to user IV-15 Tabel 4.6. Perbandingan Manajemen Kemitraan No Aspek 1 Bentuk Kemitraan Target Benchmarking Alfamart Apotek K24 Veneta System Bentuk Kepemilikan Waralaba Toko Baru >> sistem umum, franchisee mengajukan usulan lokasi, invest kecil Waralaba Take Over >> franchisee berinvestasi pada toko yg sudah berjalan, invest besar (terdapat biaya pengganti) Waralaba Toko Baru >> sistem umum, franchisee mengajukan usulan lokasi, invest kecil Waralaba Toko Baru >> sistem umum, franchisee mengajukan usulan lokasi, invest kecil Waralaba Take Over >> franchisee berinvestasi pada toko yg sudah berjalan, invest besar (terdapat biaya pengganti) Syarat dan Ketentuan menjadi Penerima Waralaba (Terwaralaba) a. Perorangan/ Badan Usaha (Koperasi, CV, PT ) b. WNI c. Sudah/akan mempunyai lokasi dengan luas minimal 80 m2 (di luar gudang & tempat tinggal karyawan) a. Perorangan/ Badan Usaha (Koperasi, CV, PT ) b. WNI c. Sudah/akan mempunyai lokasi dengan tempat yang dibutuhkan minimal 60 m2 dengan lebar depan minimal 4 m a. Perorangan/ Badan Usaha (Koperasi, CV, PT ) b. WNI c. Sudah/akan mempunyai lokasi dengan tempat yang dibutuhkan minimal 60 m2 dengan lebar depan minimal 4 m d. Memenuhi persyaratan perjanjian sesuai dengan ketentuan yg berlaku e.Bersedia mengikuti sistem dan prosedur yang berlaku di Alfamart f. Menyiapkan dana investasi d. Memenuhi persyaratan perjanjian sesuai dengan ketentuan yg berlaku e.Bersedia mengikuti sistem dan prosedur yang berlaku di K24 f. Menyiapkan dana investasi sekitar 700 juta Presentasi Awal > Pemilihan Lokasi > Presentasi > Pemilihan lokasi > Perjanjian Presentasi Lanjutan > Perjanjian Waralaba > waralaba > Pra Operasional > Pelatihan Pembukaan Gerai Awal > Pembukaan Gerai Pasif Aktif d. Memenuhi persyaratan perjanjian sesuai dengan ketentuan yg berlaku e.Bersedia mengikuti sistem dan prosedur yang berlaku di K24 f. Menyiapkan dana investasi sekitar 700 juta Presentasi > Pemiihan Lokasi > Perjanjian Waralaba > Training > Pra Operasional > Pembukaan Gerai Aktif Sistem Training Training di pusat 3 bulan (menggandeng instansi/lembaga pelatihan) Training di pusat 3 bulan Strategi Pembukaan Gerai Skema Pembukaan diatur oleh pusat Door to door, Pembagian brosur/leaflet, diskon pembukaan Skema Pembukaan diatur oleh pusat Iklan Training 3 bulan di Pusat. Jika 1-2 bulan setelah training tidak kompeten maka diberhentikan/di training ulang Skema Pembukaan diatur oleh pusat Door to door, Pembagian brosur/leaflet, diskon pembukaan Alur Kemitraan Tanggung Jawab Terwaralaba IV-16 Tabel 4.6. Perbandingan Manajemen Kemitraan (Lanjutan) No Aspek Target Benchmarking Konsultasi Monitoring 2 Hukum dan Perizinan 3 Struktur Finansial Legalitas Hukum Izin Usaha Franchise Fee Royalty Fee Advertising Fee Distribution Fee Administration Fee Biaya Renovasi Tempat Biaya Pembelian Peralatan Toko Biaya Sewa Tempat Biaya Launching Biaya Perijinan Biaya Deposito Awal Stock Awal Biaya perpanjangan kontrak Alfamart Apotek K24 Veneta System Konsultasi dilakukan sesuai kebutuhan terwaralaba, jangka waktu sesuai dengan perjanjian Dilakukan setiap hari dari laporan keuangan Konsultasi dilakukan sesuai kebutuhan terwaralaba, jangka waktu sesuai dengan perjanjian Dalam setahun hanya beberapa kali , dan ketika pihak terwaralaba mengalami kendala Konsultasi dilakukan sesuai kebutuhan terwaralaba, jangka waktu sesuai dengan perjanjian Dilakukan setiap hari dari laporan keuangan dan CCTV yang terdapat di kantor dan terhubung dengan kantor pusat Terdaftar HKI Terdaftar dengan STPW Rp45.000.000 (masa kontrak 5 tahun) progresif tergantung omzet diatas 75.000.000 (antara 2-3%) Terdaftar HKI Terdaftar dengan STPW Rp60.000.000 (masa kontrak 6 tahun) 1,2 % dari omzet perbulan Terdaftar HKI Terdaftar dengan STPW Rp100.000.000 (masa kontrak 5 tahun) tergantung produk (antara 2,5 - 5% dari total penjualan sebulan) 0,3 % dari omzet perbulan Rp30.000.000 Rp240.000.000 2% Rp600.000 Rp92.000.000 Rp67.070.000 Rp 150.000.000 - Rp 250.000.000 (tergantung ukuran gerai) Rp8.000.000 Rp15.000.000 Rp0 Rp45.000.000 (masa kontrak 5 tahun) IV-17 Ongkos kirim paket Rp80.000.000 Rp200.000.000 Rp10.000.000 Rp17.500.000 Rp60.000.000 Rp10.000.000 Rp5.000.000 Rp100.000.000 Rp80.000.000 1,7 % dari penjualan kotor tahun ke 4 dan Rp100.000.000 (masa kontrak 5 tahun) tahun ke 5 Tabel 4.7. Perbandingan Manajemen Pengembangan Ritel No 1 Aspek Sumber Dayam Manusia (SDM) Target Benchmarking Struktur Organisasi Jumlah SDM Sistem Recruitment Karyawan 2 3 Pemilihan Lokasi Keuangan Alfamart Apotek K24 Kepala Toko, Asisten Kepala Toko, Merchandiser, Kasir, Pramuniaga 10 - 12 orang /gerai Jobfair, Lowongan Koran, Kerjasama dengan SMK, referensi pihak terwaralaba Kepala Toko, Apoteker, Karyawan 15 orang (untuk 2 shift) /gerai Rekomendasi pihak terwaralaba dengan seleksi pusat Veneta System Kepala Toko, Asisten Kepala Toko, Kasir, Teknisi, Kurir 8 -10 orang / gerai Dicarikan oleh pusat dengan pertimbangan Area manager, rekomendasi pihak terwaralaba dengan seleksi pusat Penentuan Lokasi Pihak terwaralaba menentukan lokasi sendiri Pihak terwaralaba menentukan lokasi namun sesuai dengan persetujuan sendiri namun sesuai dengan persetujuan Pewaralaba, survey lokasi Pewaralaba, survey lokasi Pihak terwaralaba mengajukan usulan lokasi, Pewaralaba memilih lokasi sendiri lalu membuka gerai terlebih dahulu Standart Lokasi Di daerah pemukiman warga dengan satu Radius 1,2 km daerah bisa terdiri lebih dari 1 outlet (survey oleh pusat) Hasil penjualan dibawa oleh petugas Hasil penjualan langsung ditangani oleh pengiriman barang ke distribution center pihak terwaralaba (DC). Petugas DC kemudian mengirimkan uang tersebut ke rekening pusat melalui bank Di jalan raya (sentra bisnis) Hasil penjualan hanya dipakai untuk Sistem pelaporan keuangan sepenuhnya pembiayaan cashflow toko pihak terwaralaba dilakukan oleh pihak terwaralaba Keuangan ditangani langsung oleh pusat Pelaporan Keuangan Harian Setiap selesai tutup bulan, pihak terwaralaba menerima laporan keuangan Penggajian Karyawan 4 Manajemen Relasional Loyalitas 5 Strategi Pemasaran Promosi Barang Hasil penjualan dikirim langsung ke rekening pusat setiap hari Dikenakan Administration Fee sebesar Rp 600.000,Dilakukan oleh pihak terwaralaba (Kepala Toko) , bulanan Tiap bulan owner akan menerima rincian keuangan dan langsung ditransfer ke rekening owner Biaya administrasi langsung dipotong oleh pusat Dilakukan oleh pihak terwaralaba, bulanan Dilakukan oleh pusat (pihak pewaralaba), karyawan terima gaji lewat bank, bulanan Kartu Membership (AKU) Ditentukan langsung oleh Pewaralaba (Alfamart) Ditentukan langsung oleh Pewaralaba (K24) IV-18 Kartu Membership Ditentukan langsung oleh Pewaralaba (Veneta) Tabel 4.8. Perbandingan Manajemen Barang Dagangan No 1 Aspek Target Benchmarking Aspek Perencanaan Sistem distribusi barang dan Pengelolaan Barang Hubungan dengan supplier Pengiriman barang Alfamart Apotek K24 Mempunyai 18 gudang (Distibution Center) yang tersebar di beberapa titik Veneta System Mempunyai gudang yang menjadi satu dengan kantor pusat Mempunyai gudang di 2 tempat di Pulau Jawa Supplier mengirim barang ke gudang pusat Diperbolehkan mengadakan perjanjian region lalu didistribusikan ke gerai dengan supplier luar namun atas seizin Pewaralaba dan lulus proses screening Pemesanan dilakukan oleh pihak terwaralaba kepada gudang, lalu dikirim lewat paket (bekerjasama dgn penyedia jasa pengiriman) Pengiriman barang dalam sehari hanya 1 kali Pengiriman barang tergantung dari pemesanan. Tidak ada ketentuan dalam pemesanan Pengiriman barang tergantung dari pemesanan. Biaya pengiriman ditanggung oleh Biaya pengiriman ditanggung oleh pihak Biaya pengiriman ditanggung oleh pihak terwaralaba dengan membayar distribution terwaralaba terwaralaba (kerjasama dengan fee penyedia jasa pengiriman) Pemesanan Barang Sistem terkomputerisasi Manual Manual Penetapan Harga Barang Ditentukan langsung oleh Pewaralaba (Alfamart) Ditentukan langsung oleh Pewaralaba (K24) Ditentukan langsung oleh Pewaralaba (Apotek K-24) 2 Harga Jual Barang 3 Aspek Pemeriksaan Sistem pemeriksaan barang Kualitas Setiap barang yang datang langsung dicek, Setiap barang yang datang langsung jika tidak sesuai (cacat) dikembalikan. Jika dicek, jika tidak sesuai (cacat) barang kurang maka segera dilaporkan dikembalikan. Jika barang kurang maka segera dilaporkan IV-19 Setiap barang yang datang langsung dicek, jika tidak sesuai (cacat) dikembalikan. Jika barang kurang maka segera dilaporkan Tabel 4.9. Perbandingan Manajemen Toko No 1 Aspek Layout Toko 2 Pelayanan 3 Penanganan Keluhan Target Benchmarking Design toko Ukuran Toko Waktu Pelayanan Alfamart Apotek K24 Rak, meja kasir Meja kasir, display obat Ukuran gerai minimal 80 m2 sampai 120 m2 Ukuran gerai minimal 60m2 dengan lebar depan minimal 45m. Jika ada ruang kosong disarankan untuk tempat praktik dokter 1 minggu 7 hari, dari jam 8.00 - 22.00 (ada 1 minggu 7 hari, 24 jam nonstop yang 24 jam) Shift Kerja 1 hari 2 shift Penerimaan pesanan oleh Telepon Konsumen Pengiriman Barang ke Konsumen Dikirim ke rumah dengan minimal pemesanan Fasilitas pembayaran Cash, debet Fasilitas parkir Tersedia tempat parkir di depan toko Penanganan Komplain Ada nomor untuk pengaduan komplain, Kotak saran IV-20 Veneta System Meja kasir, rak display Ukuran minimal 30m2 Jam 9.00 - 20.00 (dengan 2 shift yaitu 9.00 - 17.00 dan 12.00 - 20.00) 1 hari 2 shift Datang ke toko 1 hari 2 shift Telepon Dikirm ke rumah gratis Dikirim ke rumah gratis Cash, debet Tersedia tempat parkir di depan toko Ada nomor untuk pengaduan komplain, Kotak saran Cash, debet Tersedia tempat parkir di depan toko Ada nomor untuk pengaduan komplain, Kotak saran perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id 4.1.3 Tahap Intergrasi Pada tahap ini menunjukkan hasil dari benchmarking yang telah dilakukan. Pada penelitian ini hasil dari perbandingan yang dilakukan pada ketiga perusahaan tersebut kemudian dikumpulkan menjadi satu lalu dirangkum menjadi sebuah best practice. Hasil dari best practice tersebut dapat dilihat pada tabel 4.10 – tabel 4.13 Tabel 4.10. Best Practice Manajemen Kemitraan No 1 Aspek Keterangan a. Waralaba Toko Baru b. Waralaba Take Over a. Perorangan/ Badan Usaha (Koperasi, CV, PT ) b. WNI c. Sudah/akan mempunyai lokasi d. Memenuhi persyaratan perjanjian sesuai dengan ketentuan yg berlaku e.Bersedia mengikuti sistem dan prosedur yang berlaku f. Menyiapkan dana investasi Alur Kemitraan Presentasi Awal > Pemilihan Lokasi > Presentasi Lanjutan > Perjanjian Waralaba > Panduan Pra Operasional > Pembukaan Gerai Tanggung a. Tanggung jawab aktif dan pasif JawabTerwaralaba b. Tanggung jawab aktif dan pasif Sistem Training a. Training langsung oleh pewaralaba selama 3 bulan b. Training oleh lembaga yang berkompeten c. Sistem Monitoring selama masa training dan operasional Strategi Pembukaan Strategi diatur oleh pewaralaba Gerai Door to door, Pembagian brosur/leaflet, diskon pembukaan Konsultasi Konsultasi dilakukan sepanjang waktu selama perjanjian waralaba Monitoring 2 3 Best Practice Bentuk Kepemilikan Bentuk Kemitraan Syarat dan Ketentuan menjadi Penerima Waralaba (Terwaralaba) Hukum dan Legalitas Hukum Perizinan Izin Usaha Franchise Fee Struktur Finansial Royalty Fee Advertising Fee Distribution Fee Administration Fee Biaya Renovasi Tempat Biaya Pembelian Peralatan Toko a.Monitoring tiap hari b.Monitoring tiap beberapa bulan sekali c.Monitoring 1 kali dalam setahun Terdaftar HKI Terdaftar dengan STPW Besaran tergantung pewaralaba dengan memperhatikan balik modal keuntungan Besaran tergantung pewaralaba, dibayarkan selama masa perjanjian (5 tahun) Dibayar di awal ,berkaitan dengan materi promosi sepanjang tahun selama masa perjanjian 5 tahun a. Untuk sistem pelaporan keuangan terpusat langsung dipotong oleh pewaralaba b. Untuk sistem pelaporan oleh cabang menjadi tanggungjawab terwaralaba a. Untuk sistem pelaporan keuangan terpusat langsung dipotong oleh pewaralaba b. Untuk sistem pelaporan oleh cabang tidak terdapat a. Untuk tempat yang sistemnya sewa biaya lebih kecil b. Untuk tempat yang bangun dari awal biaya lebih besar c. Besar biaya tergantung spesifikasi desain dan layout commitditoawal, user Dibayarkan besarnya tergantung spesifikasi alat yang ditentukan oleh pewaralaba IV-21 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id Tabel 4.10. Best Practice Manajemen Kemitraan (Lanjutan) No Aspek Keterangan Best Practice Biaya Sewa Tempat Untuk tempat yang sistemnya sewa Biaya Launching Biaya Perijinan Dibayarkan di awal, besarnya tergantung materi promosi yang ditentukan oleh pewaralaba Dibayarkan di awal, besarnya tergantung izin daerah oleh pemerintah setempat Dapat dibayarkan atau tidak Biaya Deposito Awal Stock Awal Stock dagangan awal untuk berjualan awal Biaya perpanjangan Diperpanjang setiap 5 tahun sekali, besaran tergantung pewaralaba kontrak Tabel 4.11. Best Practice Manajemen Pengembangan Ritel No 1 2 3 4 5 Aspek Keterangan Best Practice Sumber Daya Manusia Struktur Organisasi Kepala Toko, Asisten Kepala Toko, Merchandiser, Kasir, Teknisi, Kurir, Pramuniaga Jumlah SDM Berjumlah antara 8 - 12 orang Sistem Recruitment Bursa kerja (jobfair), lowongan pekerjaan di koran, kerjasama Karyawan dengan SMK, referensi pihak terwaralaba dengan persetujuan pewaralaba Pemilihan Penentuan Lokasi a. Pihak terwaralaba mengajukan usulan lokasi Lokasi b. Survey lokasi dari pihak pewaralaba. Standart Lokasi a. Jalan raya b. Komplek pemukiman Keuangan Pelaporan a. Sistem Pelaporan Keuangan Terpusat oleh pewaralaba Keuangan Harian b. Sistem Pelaporan Keuangan oleh terwaralaba Penggajian a. Penggajian dilakukan oleh pewaralaba yang kemudian Karyawan ditransfer ke bank pihak terwaralaba b. Penggajian langsung oleh terwaralaba Manajemen Loyalitas Program Membership Re lasional Pelanggan Strategi Promosi Pemasaran Materi promosi ditentukan oleh pihak pewaralaba Tabel 4.12. Best Practice Manajemen Barang Dagangan No 1 Aspek Keterangan Perencanaan Sistem distribusi barang dan Pengelolaan Barang Hubungan dengan supplier Best Practice a.Mempunyai gudang Distribution Center yang tersebar di wilayah tertentu Dari gudang kemudian dikirim ke gerai/toko terwaralaba. Pengiriman dilakukan dengan memperhatikan kedekatan lokasi b.Mempunyai gudang yang tergabung menjadi satu dengan kantor pusat Dari gudang kemudian dikirim ke toko terwaralaba a.Supplier bekerjasama dengan pusat Pemilihan supplier berdasarkan persetujuan pewaralaba saja b.Supplier bekerjasama langsung dengan cabang Pemilihan supplier langsung dilakukan oleh terwaralaba dengan persetujuan terwaralaba commit pihak to user IV-22 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id Tabel 4.12. Best Practice Manajemen Barang Dagangan (Lanjutan) No Aspek Keterangan Pengiriman barang Best Practice a. Pengiriman barang dilakukan tiap hari b. Pengiriman barang dilakukan tergantung pesanan terwaralaba c. Biaya pengiriman dibayar di awal dalam bentuk distribution fee Pemesanan Barang 2 3 Harga Jual Barang Quality Control d. Biaya pengiriman ditanggung oleh pihak terwaralaba dan biasanya bekerjasama dengan agen pengiriman a. Sistem Terkomputerisasi b. Sistem Manual Harga diatur oleh pihak pewaralaba Penetapan Harga Barang Sistem pemeriksaan Barang yang datang dicek langsung kemudian dikembalikan jika ada barang cacat a. Dikembalikan bersamaan dengan kedatangan petugas pengiriman barang b. Dikembalikan melalui jasa pengiriman Tabel 4.13. Best Practice Manajemen Toko No 1 2 3 Aspek Keterangan Best Practice Layout Toko Design toko Ukuran Toko Waktu Pelayanan Pelayanan Rak, meja kasir, display Minimal 60 m2 a. Jam operasi 1 minggu 7 hari jam 8.00 - 22.00 b. Jam operasi 24 jam Shift Kerja 2 kali Penerimaan Pesanan Melalui telepon/ sms oleh Konsumen Pengiriman Barang ke Konsumen Fasilitas Pembayaran Fasilitas Parkir Penanganan Penanganan Komplain Keluhan a. Delivery gratis b. Delivery dengan minimum order a. Cash b. Kredit Tersedia fasilitas parkir di depan toko a. Nomor telpon pengaduan b. Kotak kritik dan saran 4.2. Perancangan Sistem Manajemen Waralaba Setelah didapatkan best practice yang berupa langah – langkah terbaik dalam bisnis ritel kemudian dilakukan perancangan sistem manajemen waralaba. Best practice tersebut digunakan sebagai bahan acuan dalam perancangan sistem manajemen waralaba untuk ritel kategori printer dan tinta. Sistem manajemen waralaba yang dirancang dibagi menjadi 4 bagian yaitu : manajemen kemitraan, commit to user manajemen operasional, manajemen barang dagangan, dan manajemen toko. IV-23 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id 4.2.1 Manajemen Kemitraan A. Bentuk Kemitraan 1.) Bentuk Kepemilikan Berdasarkan hasil benchmarking, bentuk kepemilikan dalam usaha waralaba ada dua, yaitu waralaba toko baru dan waralaba take over. Kedua cara tersebut dapat dilakukan tetapi harus melihat dari kesiapan akan sumber daya yang dimiliki pewaralaba yang dalam hal ini adalah modal usaha. a. Waralaba Toko Baru Jika usaha waralaba baru berjalan, maka sistem yang tepat digunakan adalah waralaba toko baru. Sistem ini memberikan kemudahan bagi calon mitra untuk menjadi terwaralaba dengan cara membangun bisnis waralaba dari awal yang dimulai dengan penentuan lokasi, pembangunan toko hingga pembukaan toko. Sistem ini tidak membutuhkan modal yang besar bagi pewaralaba. Semua modal diserahkan kepada terwaralaba sebagai pembeli lisensi waralaba dari pewaralaba. b. Waralaba Take Over Jika usaha waralaba yang berjalan telah berkembang, maka sistem ini bisa dijalankan. Sistem ini membutuhkan modal pewaralaba yang besar. Pewaralaba membuka toko baru hingga toko tersebut beroperasi. Setelah toko tersebut beroperasi, pewaralaba bisa menjual toko tersebut kepada calon terwaralaba atau pihak yang sudah menjadi terwaralaba. Modal investasi yang dikeluarkan oleh terwaralaba lebih besar dibanding sistem waralaba toko baru karena investasi tersebut digunakan untuk mengganti biaya yang telah dikeluarkan oleh pewaralaba. 2.) Syarat dan Ketentuan Penerima Waralaba (Terwaralaba) Bekerjasama dengan seseorang sebagai mitra bisnis tidak boleh sembarangan karena keberhasilan bisnis waralaba juga tergantung dari pihak penerima waralaba. Oleh karena itu dalam menerima permohonan seseorang untuk menjadi calontoterwaralaba, seorang pewaralaba harus commit user IV-24 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id selektif dalam memilih. Syarat dan ketentuan untuk menjadi penerima waralaba atau terwaralaba antara lain: a. Perorangan / Badan Usaha (Koperasi, CV, PT, dan lainnya); b. Warga Negara Indonesia; c. Sudah atau akan mempunyai lokasi tempat usaha; d. Memenuhi persyaratan perijinan yang nantinya diperlukan; e. Bersedia mengikuti sistem dan prosedur yang ditetapkan oleh pewaralaba; f. Mengetahui tentang printer dan tinta; g. Mempunyai komitmen untuk terjun langsung dalam bisnis; h. Menyiapkan dana investasi; i. Memiliki rekening di bank. Persyaratan tersebut wajib diperhatikan oleh pewaralaba dalam menerima calon terwaralaba karena perekrutan terwaralaba merupakan proses penting untuk menentukan keberhasilan bisnis waralaba. 3.) Alur Kemitraan Seorang terwaralaba perlu melalui beberapa proses terlebih dahulu sebelum dia dapat membuka usahanya. Proses tersebut dapat dilihat pada gambar 4.1 commit to userRitel Kategori Printer dan Tinta Gambar 4.1. Alur Waralaba Bisnis IV-25 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id Keterangan Gambar : a. Calon terwaralaba menerima informasi mengenai bisnis yang diwaralabakan. b. Calon terwaralaba menghubungi pewaralaba untuk mendapatkan informasi lebih lanjut. c. Pewaralaba melakukan presesentasi awal dengan menjelaskan secara singkat mengenai bisnis yang diwaralabakan, keuntungan menjadi terwaralaba serta alur kemitraan. d. Calon terwaralaba yang tertarik dengan bisnis waralaba yang ditawarkan segera mencari alternatif lokasi tempat berdirinya usaha. e. Pewaralaba melakukan presentasi lanjutan. Presentasi ini terfokus kepada prosedur operasional saat bisnisnya nanti telah beroperasi. f. Calon terwaralaba yang setuju kemudian melakukan perjanjian dengan pewaralaba. Saat perjanjian, pewaralaba akan menyerahkan prospektus penawaran yang berisi gambaran tentang bisnis serta prosedur operasional dalam berbisnis waralaba. g. Pewaralaba akan membimbing pihak terwaralaba sampai toko resmi dibuka. h. Toko resmi dibuka. Alur bisnis waralaba tersebut menjelaskan gambaran mengenai prosedur bagi calon terwaralaba jika ingin menjadi mitra waralaba. 4.) Tanggung Jawab Terwaralaba Pihak terwaralaba selaku penerima waralaba wajib bertanggungjawab sepenuhnya atas keberlangsungan usaha yang dijalankannya. Pihak terwaralaba harus bertindak secara aktif dan tidak diperkenankan kepemilikan yang pasif. Keberhasilan suatu usaha tidak selamanya bergantung dari pewaralaba tetapi juga peran serta dari terwaralaba. Dalam perancangan sistem ini kepemilikan waralaba yang dikenakan merupakan kepemilikan aktif dengan tanggung jawab pihak terwaralaba yang besar. commit to user IV-26 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id 5.) Sistem Training Training merupakan pelatihan yang diberikan dari pewaralaba kepada pihak terwaralaba. Pelatihan dilakukan langsung oleh pihak pewaralaba sebagai pemilik dari waralaba yang mengetahui secara jelas bisnis yang dijalankan. Pelatihan diberikan kepada pihak terwaralaba langsung beserta karyawannya. Karena waralaba ini mensyaratkan kepemilikan yang aktif maka pihak terwaralaba juga mendapatkan pelatihan. Sistem training yang diberlakukan adalah sebagai berikut : a. Pelatihan dilakukan selama kurang lebih 1-2 bulan di kantor pewaralaba. b. Selama masa pelatihan tersebut, pewaralaba berkewajiban memantau performansi dari calon karyawan yang dilatih, jika tidak berkompeten maka akan langsung dipulangkan. c. Setelah lebih dari 2 bulan maka peserta pelatihan akan dikembalikan ke toko yang menjadi tempat mereka bekerja. d. Setelah mulai bekerja, pewaralaba berkewajiban memastikan bahwa karyawan yang lulus dari training merupakan karyawan yang telah lulus kompetensi. Jika ternyata masih belum berkompeten maka akan diberikan peringatan dan kemudian pihak terwaralaba akan mengirimkan karyawan tersebut untuk diberikan pelatihan lagi. 6.) Strategi Pembukaan Gerai Pewaralaba berkewajiban membantu pihak terwaralaba sampai toko tersebut dibuka. Salah satu hal yang harus diperhatikan adalah strategi pembukaan. Hal ini menjadi tugas langsung oleh pewaralaba. Berikut ini strategi pembukaan bisnis waralaba baru, yaitu : a. Pembagian brosur/leaflet b. Menyebar informasi sebulan sebelum pembukaan toko c. Menawarkan diskon pembelian pada saat pembukaan toko. d. Melakukan demonstrasi mengenai produk di kantor – kantor ataupun instansi pemerintah. commit to user IV-27 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id 7.) Konsultasi Konsultasi merupakan kegiatan memberikan nasihat atau masukan atas permasalahan yang dihadapi. Dalam hal ini pihak terwaralaba dapat melakukan konsultasi kepada pewaralaba jika menemui kesulitan dalam mengoperasikan bisnisnya. Sebuah konsultasi dapat dilakukan melalui telepon, email ataupun datang langsung ke tempat pewaralaba. Masa konsultasi sesuai dengan masa perjanjian waralaba. Umumnya setiap 5 tahun sekali perjanjian waralaba harus diperbaharui, maka waktu konsultasi berakhir pula pada saat masa berlaku dari perjanjian waralaba tersebut selesai. 8.) Monitoring Monitoring merupakan kegiatan mengukur sekaligus memantau kemajuan dari usaha yang sedang berjalan. Dalam hal ini monitoring dilakukan oleh pewaralaba terhadap usaha yang dilakukan oleh terwaralaba. Hal ini penting dilakukan untuk melihat sejauhmana perkembangan dari usaha yang sedang berjalan. Monitoring dapat dilakukan dengan berbagai cara, diantaranya : a. Monitoring Harian Monitoring harian dilakukan setiap hari dengan melihat pada laporan keuangan harian. Selain itu dapat juga dilakukan dengan bantuan rekaman CCTV yang terpasang di toko yang berhubungan langsung dengan kantor pusat. Monitoring secara harian cocok dilakukan jika usaha telah berkembang besar karena membutuhkan dukungan teknologi yang besar serta sumber daya yang handal. b. Monitoring Berkala Monitoring berkala dilakukan tidak setiap hari dan waktu yang ditentukan lebih fleksibel. Monitoring berkala dapat terjadi secara mendadak tanpa pemberitahun sebelumnya, dan bisa juga tergantung dari permintaan terwaralaba. Monitoring dilakukan dengan melihat laporan keuangan bulanan ataupun tahunan. Cara ini cocok digunakan untuk usaha yang baru diwaralabakan karena commit to user IV-28 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id tidak membutuhkan teknologi yang handal dan cara ini lebih mudah diterapkan daripada monitoring harian. B. Hukum dan Perizinan 1.) Legalitas Hukum Salah satu dari enam kriteria yang harus dimiliki sebuah usaha agar dapat digolongkan sebagai waralaba yang berdasarkan pada Peraturan Menteri Perdagangan R.I. Nomor:31/M-DAG/PER/8/2008 adalah harus memiliki HKI (Hak Kekayaan Intelektual) yang telah terdaftar. Sebuah waralaba harus mempunyai HKI agar diakui keberadaannya sebagai waralaba. Di Indonesia Hukum yang mengatur HKI di Indonesia di antaranya adalah Paten, Merek, Cipta, Desain Industri, Desain Tata Letak Sirkuit Terpadu, Rahasia Dagang dan Perlindungan Varietas Tanaman. Bagi sebuah usaha yang akan mewaralabakan usahanya harus mempunyai merek terlebih dahulu karena hal ini menjadi salah satu keunikan usaha tersebut yang membedakan dengan usaha yang lain. Adapun tata cara pendaftaran merek dagang dapat dilihat pada gambar 4.2 Gambar 4.2. Alur Pengajuan HKI commit to user IV-29 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id Berikut ini merupakan kelengkapan yang harus dipenuhi bagi seorang pewaralaba untuk mengurus HKI antara lain: a. Surat Pernyataan Pemilikan Merek b. Etiket merek, dengan jumlah 20 puluh helai dengan ketentuan 1. Ukuran maksimal 9 X 9 Cm dan minimal 2 X 2 Cm. 2. Warna, jika etiket merek berwarna, harus disertai pula satu lembar etiket yang tidak berwarna (hitam putih). 3. Terjemahan, jika etiket merek yang menggunakan bahasa asing dan atau di dalamnya terdapat huruf selain huruf latin atau angka yang tidak lazim digunakan dalam bahasa Indonesia wajib disertai terjemahannya dalam bahasa Indonesia, dalam huruf latin, dan dalam angka yang lazim digunakan dalam bahasa Indonesia. c. Akta pendirian badan hukum d. Surat Kuasa Khusus Penjelasan lebih lanjut mengenai tata cara pendaftaran merek dagang dapat dilihat pada Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 1993 tentang Tata Cara Permintaan Pendaftaran Merek. 2.) Izin Usaha Izin usaha yang diperlukan dalam bisnis waralaba ini antara lain: a. SIUP (Surat Izin Usaha Perdagangan), TDP (Tanda Daftar Perusahaan) dan HO (Izin Gangguan) SIUP merupakan surat izin untuk dapat melaksanakan usaha perdagangan. TDP merupakan bukti bahwa usaha tersebut telah melakukan wajib daftar perusahaan. Sedangkan HO merupakan pemberian izin tempat usaha kepada orang pribadi atau badan dilokasi tertentu yang dapat menimbulkan gangguan, dan atau kerugian atau bahaya. SIUP, TDP, maupun HO wajib dimiliki setiap orang yang memiliki usaha, karena surat tersebut berfungsi sebagai alat atau bukti pengesahan dan legalitas dari usaha yang didirikan. Dalam commit to user IV-30 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id pembuatannya antara SIUP, TDP, dan HO tidak dapat dipisahkan karena pendaftaran ketiganya berada dalam satu formulir yang sama. Berikut ini merupakan prosedur dalam pembuatan SIUP, TDP, dan HO menurut Keputusan Menteri Perindustrian Dan Perdagangan Republik Indonesia Nomor : 289/MPP/KEP/10/2001 Tentang Ketentuan Standar Pemberian Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP): Gambar 4.3 Alur Pengajuan SIUP, TDP, dan HO Berikut ini merupakan kelengkapan yang harus dipenuhi bagi seorang pewaralaba untuk mengurus permohonan SIUP, TDP, dan commit Keputusan to user HO antara lain menurut Menteri Perindustrian Dan IV-31 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id Perdagangan Republik Indonesia Nomor : 289/MPP/KEP/10/2001 Tentang Ketentuan Standar Pemberian Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP): Fotokopi KTP pemilik/penanggungjawab perusahaan Fotokopi NPWP perusahaan Fotokopi Surat Izin Tempat Usaha (SITU) / HO dari Pemda setempat bagi dipersyaratkan kegiatan SITU usaha perdagangan berdasarkan yang Undang-Undang Gangguan (HO) Neraca perusahaan. Dalam mengajukan izin ini usaha pewaralaba harus berjalan terlebih dahulu karena nanti akan dilakukan survei oleh pemerintah mengenai usaha yang akan diurus perizinannya. Oleh karena itu sebelum membuat izin, lebih baik usaha tersebut telah berjalan. Pihak terwaralaba dibebaskan untuk tidak mengurus SIUP, TDP, dan HO dengan menggunakan SIUP Pewaralaba, namun bisa juga dibuat jika diperlukan. Adapan kelengkapan yang harus dipenuhi bagi seorang terwaralaba untuk mengurus permohonan SIUP antara lain: Fotokopi SIUP pewaralaba yang dilegalisasi oleh pejabat yang berwenang menerbitkan SIUP tersebut; Fotokopi akte notaris atau bukti lainnya tentang pembukaan kantor terwaralaba Fotokopi KTP pihak terwaralaba Fotokopi Tanda Daftar Perusahaan (pewaralaba) Fotokopi Surat Izin Tempat Usaha (SITU) / HO dari Pemda setempat bagi dipersyaratkan kegiatan SITU usaha berdasarkan perdagangan yang Undang-Undang Gangguan (HO). b. STPW Pemberi Waralaba STPW Pemberi Waralaba merupakan surat tanda pendaftaran commit to user waralaba yang harus dimiliki oleh setiap pewaralaba jika ingin IV-32 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id mewaralabakan usahanya. Berikut ini merupakan prosedur dalam pembuatan STPW Pemberi Waralaba berdasarkan Peraturan Menteri Perdagangan Republik Indonesia Nomor:31/M-DAG/PER/8/2008 Tentang Penyelenggaraan Waralaba. Gambar 4.4. Alur Pengajuan STPW Pemberi Waralaba Berikut ini merupakan kelengkapan yang harus dipenuhi bagi seorang pewaralaba untuk mengurus permohonan STPW Pemberi Waralaba berdasarkan Peraturan Menteri Perdagangan Republik Indonesia Nomor:31/M-DAG/PER/8/2008 Tentang Penyelenggaraan Waralaba : Fotokopi Izin Teknis Fotokopi Prospektus Penawaran Waralaba Fotokopi Tanda Daftar Perusahaan (TDP) Fotokopi Akta Pendirian Perusahaan dan/atau Akta Perubahan yang telah mendapat Pengesahan dari Instansi Berwenang (khusus bagi yang berbadan hukum) Fotokopi Tanda Bukti Pendaftaran HKI Fotokopi KTP Pemilik/Penanggungjawab Perusahaan commit to user IV-33 perpustakaan.uns.ac.id c. digilib.uns.ac.id STPW Penerima Waralaba STPW Penerima Waralaba merupakan surat tanda pendaftaran waralaba yang harus dimiliki oleh setiap terwaralaba sebagai bukti bahwa dia memiliki lesensi sebagai penerima waralaba. Berikut ini merupakan prosedur dalam pembuatan STPW Penerima Waralaba berdasarkan Peraturan Menteri Perdagangan Republik Indonesia Nomor:31/M-DAG/PER/8/2008 Tentang Penyelenggaraan Waralaba Gambar 4.5. Alur Pengajuan STPW Penerima Waralaba Berikut ini merupakan kelengkapan yang harus dipenuhi bagi seorang pewaralaba untuk mengurus permohonan STPW Pemberi Waralaba : Fotokopi Izin Teknis Fotokopi Prospektus Penawaran Waralaba dari Pemberi Waralaba Fotokopi Perjanjian Waralaba Fotokopi Tanda Daftar Perusahaan (TDP) Fotokopi STPW Pemberi Waralaba commit to user IV-34 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id Fotokopi Akta Pendirian Perusahaan dan/atau Akta Perubahan yang telah mendapat Pengesahan dari Instansi Berwenang (khusus bagi yang berbadan hukum) Fotokopi Tanda Bukti Pendaftaran HKI Fotokopi KTP Pemilik/Penanggungjawab Perusahaan. C. Struktur Finansial Struktur finansial berisi tentang biaya – biaya yang dikeluarkan dalam waralaba. 1) Franchise Fee Biaya ini merupakan biaya yang dikeluarkan oleh terwaralaba pada saat pihak terwaralaba bersepakat untuk menerima hak waralaba dari pewaralaba dan dibayarkan sekali selama masa perjanjian. Biaya ini dikeluarkan sebagai ganti izin pemakaian nama dan bisnis dari pihak pewaralaba. Komponen pembentuk biaya ini adalah biaya untuk penggunaan nama dan merk dagang perusahaan, biaya desain layout, biaya rekrutmen dan/atau seleksi pegawai, serta biaya launching outlet. Selain itu biaya ini juga dipengaruhi oleh kuatnya brand image perusahaan. Semakin baik dan kuat brand image perusahaan, maka semakin besar tingkat kepercayaan seseorang terhadap merek tersebut, sehingga semakin besar nilai franchise fee 2) Royalty Fee Biaya ini merupakan biaya yang dibayarkan oleh pemegang waralaba setiap bulan dari keuntungan yang diperolehnya. Banyak cara untuk menentukan besarnya biaya ini, diantaranya : Dengan prosentase tetap yang diambil dari keuntungan per bulan Dengan prosentase yang meningkat seperti pajak progresif yang diambil dari keuntungan per bulan Dengan prosentase yang tetap tiap bulannya namun prosentase tiap produk berbeda. Sistem penentuan royalty fee yang baik untuk diterapkan pada ritel kategori printer dan tinta ini diambil dari hasil penjualan produk dimana to user prosentase adalah tetap dan commit prosentase pengambilan produk printer dan tinta IV-35 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id berbeda. Prosentase royalty fee untuk produk tinta dikenakan lebih besar daripada printer. Besarnya prosentase ditentukan oleh pewaralaba. 3) Advertising Fee Biaya ini merupakan biaya yang dikeluarkan oleh terwaralaba untuk membayar biaya iklan dari usaha yang dijalankan oleh terwaralaba. Biaya ini dibayarkan sekali di awal pada saat perjanjian dan sebelum toko dibuka. Biaya ini digunakan untuk membiayai segala bentuk promosi yang dilakukan sepanjang tahun selama masa perjanjian berlaku. Komponen pembentuk biaya ini tergantung dari cara promosi yang digunakan. Semakin besar cara yang digunakan, maka akan semakin besar pula biaya yang dikeluarkan. 4) Distribution Fee Biaya ini merupakan biaya yang dikeluarkan oleh terwaralaba untuk membayar biaya pengiriman barang dari pihak pewaralaba. Bagi waralaba yang menerapkan sistem keuangan terpusat, maka biaya ini langsung dipotong dari hasil penjualan tiap bulannya oleh pewaralaba. Jika menerapkan sistem keuangan oleh cabang maka besar biaya pengiriman ini menjadi beban dari pihak terwaralaba. Komponen pembentuk biaya ini tergantung dari jarak pengiriman, berat barang yang dikirim, dan banyaknya pengiriman yang dilakukan. 5) Administration Fee Biaya ini merupakan biaya yang dikeluarkan oleh terwaralaba untuk membiayai administrasi keuangan usahanya. Bagi waralaba yang menerapkan sistem keuangan terpusat, maka dikenakan biaya ini sebagai pengganti kegiatan administrasi yang ditangani oleh pewaralaba. Jika menerapkan sistem keuangan oleh cabang maka unsur biaya ini ditiadakan karena pengelolaan keuangan langsung ditangani oleh cabang. Besar biaya administrasi tergantung dari pihak pewaralaba. Komponen pembentuk biaya ini berasal dari pengeluaran untuk internet, transportasi, dan listrik. 6) Biaya Fixture Toko Biaya ini merupakan biaya yang dikeluarkan untuk melakukan renovasi bangunan serta untuk membeli peralatan commit to user yang dibutuhkan toko. Renovasi IV-36 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id dilakukan sesuai dengan standar layout dan desain yang ditetapkan oleh pewaralaba. Oleh karena itu biaya ini wajib dikeluarkan oleh pihak terwaralaba dan dibayarkan di awal pada saat perjanjian. Komponen pembentuk biaya ini tergantung dari spesifikasi layout dan desain yang ditetapkan oleh pewaralaba. 7) Biaya Pembelian Peralatan Toko Biaya ini merupakan biaya yang dikeluarkan untuk membeli peralatan toko yang nantinya digunakan sebagai peralatan toko. Peralatan toko akan disediakan oleh pihak pewaralaba dan pihak terwaralaba mengganti dengan sejumlah biaya. Biaya ini wajib dibayarkan oleh terwaralaba pada saat perjanjian usaha dan sebelum gerai dibuka. Komponen pembentuk biaya ini tergantung dari peralatan toko yang ditetapkan oleh pewaralaba. 8) Biaya Sewa Tempat Biaya ini merupakan biaya yang dikeluarkan untuk membayar sewa dari lokasi yang dijadikan toko. Biaya ini hanya dibayarkan bagi tempat yang disewa dan tidak untuk tempat yang menjadi milik pribadi terwaralaba. Jika lokasi yang dipilih merupakan pilihan dari terwaralaba maka biaya sewa tempat menjadi tanggung jawab terwaralaba untuk membayar kepada pemilik tempat. Jika lokasi yang dipilih merupakan pilihan dari pewaralaba, maka pihak terwaralaba wajib membayar sejumlah biaya untuk sewa tempat dan kemudian dibayarkan kepada pewaralaba pada saat perjanjian dilakukan atau sebelum gerai dibuka. Komponen pembentuk biaya sewa ini tergantung dari lokasi yang dipilih dan masa sewa lokasi tersebut. 9) Biaya Launching Biaya launching merupakan biaya yang dikeluarkan untuk membiayai pembukaan gerai yang terkait dengan promosi. Biaya ini dikeluarkan oleh terwaralaba untuk selanjutnya dibayarkan kepada pewaralaba. Pewaralaba yang akan mengurusi segala bentuk promosi untuk pembukaan toko. Besar biaya launching tergantung dari materi promosi yang dilakukan. Semakin besar promosi yang dilakukan maka semakin tinggi pula biaya yang dikeluarkan. Komponen pembentuk biaya ini tergantung dari cara launching commit to user IV-37 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id yang digunakan. Semakin besar cara yang digunakan, maka akan semakin besar pula biaya yang dikeluarkan. 10) Biaya Perijinan Biaya ini merupakan biaya yang dikeluarkan untuk membiayai perijinan dalam membuka usaha. Biaya ini dikeluarkan oleh terwaralaba untuk selanjutnya dibayarkan kepada pewaralaba. Pewaralaba yang akan mengurusi segala bentuk perijinan dalam pembukaan usaha baru. Komponen pembentuk biaya ini tergantung dari lokasi dimana usaha akan didirikan karena biaya perijinan di suatu wilayah tergantung dari pemerintah setempat. 11) Biaya Deposito Awal Biaya deposito awal merupakan biaya yang dikeluarkan oleh pihak terwaralaba dan besarnya tergantung dari pewaralaba. Biaya ini bukan merupakan uang muka namun biaya ini digunakan sebagai jaminan atas usaha yang dilakukan oleh terwaralaba dan sekaligus untuk mengantisipasi akan hal buruk yang terjadi. Biaya ini merupakan pilihan bagi seorang pewaralaba. Komponen pembentuk biaya ini berasal dari total investasi awal. Jikapihak pewaralaba menginginkan adanya unsur biaya ini besarnya dapat ditentukan dari 25-30 % dari total investasi awal. 12) Persediaan Awal Persediaan awal merupakan persediaan barang yang dijadikan sebagai initial stock sebelum toko tersebut beroperasi. Persediaan inilah yang nantinya dijadikan sebagai stock awal dalam beroperasi. Stock awal ini berupa barang yang besarnya ditentukan oleh pewaralaba dan pihak terwaralaba berkewajiban mengganti stock awal tersebut dengan biaya setara total harga barang yang menjadi stock awal. Penentuan stock awal ini berdasarkan data permintaan produk yang terjadi untuk tiap bulannya. 13) Biaya Perpanjangan Kontrak Biaya ini merupakan biaya yang dikeluarkan oleh terwaralaba sebagai bentuk perpanjangan dari kontrak waralaba. Jika tidak ingin memperpanjang kontrak maka tidak wajib membayar biaya ini. Komponen pembentuk biaya franchisee perpanjangan kontrak ini adalah commit to user fee yang ditambah dengan biaya IV-38 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id perizinan setelah kontrak sebelumnya dinyatakan habis. Waktu pembayaran dari biaya ini adalah setiap 5 tahun sekali karena izin STPW hanya berlaku selama 5 tahun dan selanjutnya harus diperpanjang. 4.2.2 Manajemen Pengembangan Ritel A. Sumber Daya Manusia (SDM) 1.) Struktur Organisasi Sebelum membuat sebuah struktur organisasi perlu mendefinisikan terlebih dahulu tugas tugas yang ada dalam sebuah perusahaan. Menurut Waters (2011), terdapat tugas pokok yang harus ada dalam sebuah struktur perusahaan ritel. Penjabaran tersebut dapat dilihat pada tabel 4.14 Tabel 4.14. Penjabaran Fungsi pada Ritel No Jabatan 1. Owner 2. 3. Tugas merupakan pemilik yang berkuasa dan bertanggungjawab penuh atas kepemilikan perusahaan Operational merupakan orang yang bertanggungjawab penuh Manager terhadap kegiatan operational toko sehari – hari. -Sales Counter a Pelayanan penjualan pada customer b Penerimaan servis c Pemesanan barang oleh customer d Inventaris barang dagangan -Cashier a Pelayanan pembayaran barang yang dibeli oleh customer. b Pelayanan pembayaran barang yang diservis c Pencatatan laporan keuangan harian -Kurir a Melayani jasa pengirimian kepada customer -Teknisi a Pelayanan servis pada customer b Mampu menjelaskan kepada customer perihal permasalahan Finance Bertanggung jawab penuh dalam hal mengelola keuangan yang berhubungan dengan operasional ritel -Finance a. Menyusun anggaran belanja b. Penggajian karyawan c. Pemberian THR d. Pemberian santunan karyawan Accounting a. Pencatatan laporan keuangan harian b. Pembukuan laporan keuangan (jurnal,neraca,laporan laba rugi, dll) commit to user IV-39 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id Tabel 4.14. Penjabaran Fungsi pada Ritel (Lanjutan) No Jabatan 4. Marketing 5. 6. 7. 8. Tugas a. Mengenalkan perusahaan serta produk yang dijual kepada khalayak umum (masyarakat) dengan promosi melalui berbagai macam media (promotion), hubungan kemasyarakatan (public relations), maupun display di toko (visual displays). b. Menghasilkan ide dan gagasan untuk memasyarakatkan produk c. Bertanggungjawab melakukan pemilihan supplier yang tepat untuk perusahaan. Merchandising Bertugas dalam pembelian (buying), penjualan barang (selling), perencanaan (planning), dan pengendalian kapasitas (inventory control) -Purchasing a. Perencanaan barang yang akan dibeli ke supplier b. Pembelian sekaligus pembayaran barang dari supplier c. Pengiriman barang ke distributor a. Pengeluaran barang dari gudang -Inventory b. Penerimaan barang dari supplier c. Pengecekan kualitas (quality control) Human a. Mengadakan recruitmen karyawan baru Relations b. Training karyawan baru c. Bertanggungjawab atas cuti / ijin karyawan Information & Bertanggungjawab dalam pengelolaan information Technology technology dalam perusahaan Security Bertanggung jawab melindungi dan menjaga keamanan toko dan perusahaan dari pencurian. Setelah penjabaran fungsi masing – masing pekerjaan baru kemudian dirancang struktur organisasi perusahaan. Salah satu bentuk struktur organisasi untuk ritel menurut Utami (2010) adalah struktur organisasi fungsional, dimana struktur organisasi ini disusun berdasarkan fungsi yang dijalankan oleh masing – masing departemen (bagian). Struktur ini cocok diterapkan pada ritel kategori printer dan tinta karena dengan menggunakan struktur organisasi ini tanggung jawab dilakukan oleh masing – masing bagian yang langsung bertanggungjawab kepada atasan. Struktur organisasi yang dirancang ada 2 buah, yaitu struktur commit to user organisasi untuk pewaralaba dan struktur organisasi untuk terwaralaba. IV-40 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id Gambar 4.6. Struktur Organisasi Pewaralaba Penyusunan struktur organisasi bagi terwaralaba harus memperhatikan modal yang dimiliki karena semakin banyaknya karyawan akan menyebabkan banyaknya pengeluaran yang harus dikeluarkan tiap bulannya untuk penggajian. Oleh karena itu untuk meminimalisasi biaya gaji karyawan, maka sebuah jabatan dapat merangkap jabatan lain. Terdapat 3 skenario dalam perancangan struktur organisasi bagi pihak terwaralaba. Skenario 1 dilakukan dalam keadaan pihak terwaralaba baru saja membuka gerai tokonya. Keadaan ini tidak membutuhkan karyawan dalam jumlah yang banyak. Pada skenario 1, struktur organisasi terwaralaba dikepalai oleh seorang store manager. Store manager bisa sang terwaralaba sendiri atau menunjuk orang lain. Akan tetapi lebih baik jika store manager merupakan pihak terwaralaba langsung karena pengawasan yang dilakukan dapat berjalan aktif. Untuk fungsi marketing accounting, dan finance dilakukan oleh store manager. Sedangkan fungsi purchasing dan inventory digabung menjadi satu menjadi merchandising dan fungsi HRD, IT , dan security dihilangkan. Struktur organisasi untuk skenario 1 dapat dilihat pada gambar 4.7 commit to user IV-41 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id Gambar 4.7. Struktur Organisasi Terwaralaba (Skenario 1) Skenario 2 seperti ditunjukkan pada gambar 4.8 dilakukan dalam keadaan bisnis terwaralaba sudah berkembang cukup baik. Keadaan ini membutuhkan karyawan dalam jumlah yang banyak sehingga harus dilakukan pemecahan jabatan. Berbeda dengan skenario 1, fungsi marketing dan accounting tidak dilakukan oleh store manager namun berdiri sendiri, namun fungsi finance masih dilakukan oleh store manager. Fungsi purchasing dan inventory juga tidak digabung menjadi satu yaitu merchandising namun berdiri sendiri. Sedangkan fungsi HRD, IT , dan security dihilangkan. OWNER Store Manager Sales Counter Cashier Kurir Teknisi Accounting Marketing Purchasing Inventory Gambar 4.8. Struktur Organisasi Terwaralaba (Skenario 2) Fungsi human resource tidak penting bagi terwaralaba karena sebagian tugasnya dikerjakan oleh pihak pewaralaba. Untuk tugas human resource yang berhubungan dengan kebutuhan karyawan seperti commit to user IV-42 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id cuti, libur dan lainnya menjadi tangggungjawab seorang store manager. Untuk IT dan security merupakan optional (pilihan). Kedua fungsi tersebut bisa diadakan atau tidak tergantung dari kebutuhan dan sumber daya yang dimiliki. Jika pewaralaba memmpunyai bisnis waralaba yang menggunakan IT, maka pihak terwaralaba juga wajib mempunyai karyawan yang menguasai IT. Jika keadaan ini terjadi maka dapat disebut sebagai skenario 3 dan bentuk struktur organisasinya dapat dilihat pada gambar 4.9 Gambar 4.9. Struktur Organisasi Terwaralaba (Skenario 3) 2.) Jumlah SDM Berdasarkan struktur organisasi yang dibuat maka kemudian dapat dihitung alokasi sumber daya yang dibutuhkan oleh masing masing pekerjaan. Dasar pengalokasian sumber daya ini adalah dengan melihat tugas yang dimiliki oleh masing – masing jabatan. Untuk jabatan yang berat alokasi sumber daya manusia lebih banyak. Alokasi sumber daya manusia untuk usaha ritel kategori printer dan tinta dapat dilihat pada tabel 4.15. sampai tabel 4.18. commit to user IV-43 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id Tabel 4.15. Jumlah Sumber Daya Pewaralaba No Jabatan 1. Owner 2. Store Manager -Sales Counter -Cashier -Kurir -Teknisi 3. Finance -Finance -Accounting 4. Marketing 5. Merchandising -Purchasing -Inventory 6. Human Relations 7. Information & Technology 8. Security Total Jumlah 1 orang 1 orang 3 orang 2 orang 1 orang 2 orang 1 orang 1 orang 1 orang 1 orang 1 orang 1 orang 1 orang 1 orang 18 orang Tabel 4.16. Jumlah Sumber Daya Terwaralaba (Skenario 1) No 1. 2. 3. 4. 5. 6. Jabatan Store Manager Sales Counter Cashier Kurir Teknisi Merchandising Total Jumlah 1 orang 2 orang 2 orang 2 orang 2 orang 1 orang 10 orang Tabel 4.17. Jumlah Sumber Daya Terwaralaba (Skenario 2) No 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Jabatan Store Manager Sales Counter Cashier Kurir Teknisi Accounting Marketing Purchasing Inventory Total commit to user IV-44 Jumlah 1 orang 2 orang 2 orang 1 orang 2 orang 1 orang 1 orang 1 orang 1 orang 12 orang perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id Tabel 4.18. Jumlah Sumber Daya Terwaralaba (Skenario 3) No 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 7. 8. Jabatan Store Manager Sales Counter Cashier Kurir Teknisi Accounting Marketing Purchasing Inventory Information & Technology Security Total Jumlah 1 orang 2 orang 2 orang 1 orang 3 orang 1 orang 1 orang 1 orang 1 orang 1 orang 1 orang 15 orang 3.) Sistem Rekrutmen Karyawan Perekrutan karyawan merupakan proses mendapatkan orang yang dijadikan sebagai karyawan perusahaan. Nantinya karyawan tersebut bisa ditempatkan di toko ataupun di kantor pusat. Banyak cara yang dapat dilakukan untuk melakukan perekrutan karyawan, diantaranya : a) Cara kerjasama, yaitu dengan melakukan kerjasama dengan Sekolah Menengah Kejuruan (SMK). Cara ini dipilih karena para lulusan SMK merupakan tenaga yang terlatih untuk langsung terjun di dunia usaha. b) Iklan di media, yaitu dengan melakukan pemasangan info lowongan kerja di semua media baik koran, TV, ataupun radio. c) Rekomendasi, yaitu dengan mempertimbangkan sumber daya manusia yang direkomendasikan oleh pihak terwaralaba. Dalam hal ini pihak terwaralaba yang memilih calon calon pegawai dan kemudian mengajukan calon – calon tersebut untuk diseleksi oleh pewaralaba. Jika memenuhi standar yang ditetapkan maka calon – calon tersebut dapat direkrut menjadi pegawai. Adapun standar yang dapat dijadikan sebagai panduan dalam melakukan perekrutan karyawan, antara lain: a) Pria/ Wanita; user dibutuhkan karyawan pria. Untuk posisi kurir,commit teknisi,to security IV-45 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id b) Pendidikan Minimal SMA/SMK; c) Menguasai Komputer & Ms. Office (terutama Ms.Word dan Ms.Excell); d) Lebih diutamakan memiliki SIM C; e) Lebih diutamakan memiliki memiliki kendaraan pribadi; f) Lebih diutamakan telah bekerja di perusahaan sejenis sebelumnya; g) Memiliki pengalaman dibidang retail, printer, dan tinta ; h) Mampu bekerja dibawah tekanan; i) Ulet, teliti, cekatan dan mau bekerja keras; j) Mempunyai relasi yang luas; k) Bersedia ditempatkan diseluruh unit kerja perusahaan. B. Pemilihan Lokasi 1) Penentuan Lokasi Lokasi merupakan salah satu faktor terpenting yang mempengaruhi perkembangan dari usaha yang didirikan. Jika lokasi yang dipilih salah maka akan mengakibatkan usaha tidak sukses. Untuk penentuan lokasi dapat dilakukan dengan cara, yaitu: a) Rekomendasi, yaitu dengan mempertimbangkan lokasi yang direkomendasikan oleh pihak terwaralaba. Dalam hal ini pihak terwaralaba yang memilih dan kemudian mengajukan lokasi tersebut untuk diseleksi oleh pewaralaba. Jika lokasi tersebut memenuhi standar yang ditetapkan maka lokasi tersebut dapat dipilih. b) Pihak pewaralaba melakukan survei lokasi terlebih dahulu mengenai tempat yang akan dijadikan calon lokasi berdirinya usaha. 2.) Standar Lokasi Adapun standar lokasi yang dapat dijadikan acuan dalam memilih lokasi untuk tempat usaha ini antara lain : a) Dekat dengan kompleks perkantoran/ instansi pemerintah; b) Lokasi jauh dari kompetitor sejenis; c) Lokasi terletak dekat dengan jalan raya; d) Lokasi dekat dengan kawasan warga/ asrama mahasiswa; commitpemukiman to user IV-46 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id e) Kemudahan akses transportasi mencapai lokasi; f) Mempunyai tempat parkir. Lokasi yang akan digunakan sebagai tempat berdirinya usaha disarankan dengan menggunakan sistem sewa karena resiko sewa lebih kecil jika dibandingkan dengan membangun toko dari awal yang membutuhkan dana pembangunan yang besar. Lebih baik lagi jika terwaralaba mempunyai lokasi sendiri yang merupakan milik pribadi. Hal ini dapat mengurangi biaya operasional sehingga biaya yang dikeluarkan menjadi sedikit. C. Keuangan 1) Pelaporan Keuangan Harian Pelaporan keuangan harian merupakan aktivitas melaporkan segala bentuk transaksi yang terjadi dalam satu hari kerja. Transaksi yang dilaporkan merupakan transaksi keuangan baik berupa pembelian maupun penjualan. Dari hasil benchmarking, dalam pelaporan keuangan harian ada dua cara yang dapat dipilih, diantaranya : a. Pelaporan Keuangan Terpusat Pelaporan keuangan terpusat berarti segala bentuk laporan keuangan yang menangani adalah pusat yang dalam hal ini adalah pewaralaba. Dalam cara ini, pihak terwaralaba tidak menangani keuangan usaha tiap hari secara langsung karena laporan keuangannya langsung dilaporkan untuk kemudian dikerjakan oleh pihak pewaralaba. Jika menggunakan sistem seperti ini dapat memilih alternatif cara, yaitu 1. Pihak terwaralaba membuka rekening atas nama pribadi dan rekening atas usahanya. Setiap hari karyawan toko melakukan penyetoran atas keuangan pada hari itu ke rekening pewaralaba. Pihak pewaralaba yang akan menangani segala bentuk pembiayaan termasuk biaya operasional. Biaya biaya yang menjadi kewajiban dari pihak terwaralaba akan dipotong langsung oleh pewaralaba. Hasil bersih keuntugan dan laporan keuangan akan dikirim tiap bulan ke rekening terwaralaba. 2. Setiap hari pada saat ditutupnya pembukuan, hasil penjualan pada saat itu setelah dihitung olehcommit karyawan toko lalu diserahkan kepada petugas to user IV-47 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id dari pihak terwaralaba. Dalam hal ini baik petugas dari pihak terwaralaba maupun pewaralaba mempunyai tanggungjawab terkait dengan keuangan yang dilaporkan tersebut. Hasil penjualan yang dibawa oleh petugas dari pewaralaba kemudian akan ditangani oleh pewaralaba. Biaya biaya yang menjadi kewajiban dari pihak terwaralaba akan dipotong langsung oleh pewaralaba. Hasil bersih keuntugan dan laporan keuangan akan dikirim tiap bulan ke rekening terwaralaba. Cara ini cocok diterapkan bagi usaha yang tidak membutuhkan peran seorang pemilik waralaba secara penuh. Pihak terwaralaba bertindak pasif karena segala sesuatunya telah dikerjakan oleh pewaralaba dan terwaralaba hanya menerima laporan keuangan serta keuntungan tiap bulannya. Kelebihan cara ini adalah cocok bagi pihak terwaralaba yang sibuk dan tidak mempunyai waktu untuk mengurusi bisnisnya. Kekurangan dari cara ini adalah pihak terwaralaba tidak dapat memantau secara langsung perkembangan bisnisnya karena pihaknya hanya menerima laporan keuangan serta keuntungan perbulannya tanpa mengetahui sejauhmana perkembangan harian dari usahanya. Selain itu dengan menggunakan cara ini maka pihak terwaralaba dikenakan administration fee sebagai ganti dalam pengurusan administrasi yang dilakukan oleh pewaralaba. b. Pelaporan Keuangan oleh Cabang Pelaporan keuangan oleh cabang berarti segala bentuk laporan keuangan yang menangani adalah cabang langsung yang dalam hal ini adalah pihak terwaralaba. Pihak terwaralaba bertanggungjawab penuh atas laporan keuangan bisnisnya. Disini peran seorang pemilik waralaba sangat penting. Hal ini berbeda jika dibandingkan dengan pelaporan keuangan terpusat dimana peran serta terwaralaba tidak begitu penting. Kelebihan dari cara ini adalah pihak terwaralaba mengetahui secara pasti bagaimana laporan keuangan usahanya sehingga dapat diketahui sejauhmana keberhasilan dan perkembangan usahanya. Kekurangan dari cara ini adalah pihak terwaralaba membutuhkan tenaga yang mampu mengerjakan dan bertanggungjawab penuh atas perhitungan commit to userlaporan keuangan tersebut. IV-48 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id 2) Penggajian Karyawan Penggajian karyawan merupakan pekerjaan membayar tenaga kerja dengan imbalan berupa uang. Sistem penggajian yang tepat bagi usaha ritel jenis printer dan tinta adalah pembayaran gaji tiap bulan. Hal ini lebih memudahkan daripada penggajian yang dilakukan tiap hari ataupun tiap minggu. Berdasarkan hasil benchmarking, dalam melakukan penggajian ada 2 cara yang dapat dipilih. Hal ini berkaitan dengan cara pelaporan keuangan yang digunakan oleh terwaralaba. 1. Jika menggunakan cara pelaporan keuangan terpusat, maka yang menentukan besarnya gaji adalah pihak terwaralaba. Gaji langsung dibayarkan kepada karyawan melalui kepala toko. Tiap bulannya dari hasil penjualan yang dihasilkan oleh sebuah toko akan dihitung besarnya pengeluaran untuk pembayaran gaji oleh pewaralaba. Setelah itu biaya penggajian tersebut ditransfer ke rekening toko, Kepala toko yang berkewajiban mengambil biaya tersebut dan kemudian membagikan kepada para karyawan. 2. Jika menggunakan cara pelaporan keuangan oleh cabang, yang menentukan besarnya gaji adalah pihak terwaralaba dengan koordinasi dari pewaralaba. Setiap bulannya dari hasil penjualan setelah dipotong biaya operasional dan lainnya akan didapatkan keuntungan. Keuntungan akan menjadi milik dari pihak terwaralaba. Biaya yang dipotong termasuk biaya untuk penggajian karyawan akan langsung dibayarkan oleh pihak terwaralaba langsung ke karyawannya pada akhir bulan. D. Manajemen Relasional 1) Loyalitas Pelanggan Loyalitas merupakan kesetiaan terhadap sesuatu. Loyalitas penting bagi sebuah usaha agar terus berkembang karena loyalitas berhubungan dengan pelanggan. commit to user IV-49 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id Cara yang dapat dilakukan untuk meningkatkan loyalitas pelanggan yaitu : 1. Reward/ penghargaan Hal ini dapat diwujudkan dengan memberikan penghargaan terhadap pelanggan pelanggan yang setia. Penghargaan dapat berupa diskon ataupun hadiah langsung. 2. Membership/ keanggotaan. Hal ini dapat diwujudkan dengan membuat sebuah kartu anggota bagi para konsumen. Bagi konsumen yang mempunyai kartu ini akan diberikan berbagai fasilitas istimewa seperti potongan diskon, hadiah langsung dan lainnya yang berbeda dengan konsumen yang tidak memiliki kartu. 3. Milis atau group Hal ini dapat diwujudkan dengan membuat sebuah perkumpulan berupa group atau milis baik melalui media internet atau langsung. Dengan adanya perkumpulan semacam ini maka informasi mengenai usaha terwaralaba khususnya informasi mengenai promo produk dapat tersampaikan dengan baik. Selain itu kehadiran perkumpulan atau milis ini dapat digunakan sebagai alat monitoring pelayanan yang dilakukan. Ketiga cara tersebut dapat meningkatkan loyalitas konsumen terhadap usaha terwaralaba sekaligus juga akan meningkatkan trafik penjualan. E. Strategi Pemasaran 1) Promosi Barang Kegiatan promosi penting untuk dilakukan karena kegiatan ini mempengaruhi persepsi, sikap, dan perilaku konsumen terhadap usaha pewaralaba yang sedang dijalankan. Strategi promosi yang bisa dilakukan untuk usaha ini antara lain: Melalui iklan, yaitu dengan media TV (lokal maupun nasional, radio, surat kabar, spanduk dan majalah. Penjualan langsung, yaitu dengan promosi ke kantor – kantor dan instansi pemerintahan. commit to user IV-50 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id Promosi penjualan, yaitu dengan memberikan kupon hadiah serta mengikuti pameran komputer dan elektronik. Diskon selama masa pembukaan toko. Papan nama, yaitu dengan menempatkan sebuah papan nama di depan toko yang memudahkan dalam memberikan informasi kepada konsumen Web, yaitu dengan membuat sebuah web online bagi toko. Hal ini sangat memudahkan bagi konsumen jika ingin melihat barang yang dijual oleh toko serta jika ingin melakukan pembelian secara online. Milis atau group, yaitu dengan menyebarkan informasi berupa promosi kepada perkumpulan atau komunitas yang dibuat. Melalui situs pertemanan seperti facebook, twitter, friendster, dan lainnya. 4.2.3 Manajemen Barang Dagangan A. Perencanaan Dan Pengelolaan Barang 1) Sistem Distribusi Barang Distribusi berkaitan dengan aktivitas pengiriman barang dari pewaralaba ke pihak terwaralaba. Dari hasil benchmarking, skema distribusi barang untuk ritel kategori printer dan tinta dapat dilihat pada gambar 4.10. commit to user IV-51 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id Gambar 4.10. Skema Distribusi dengan 1 Gudang Dari gambar 4.10 dapat dilihat bahwa pewaralaba memiliki gudang yang menjadi satu dengan kantor pusat. Dari gudang tersebut produk didistribusikan langsung ke tempat terwaralaba. Skema ini cocok untuk bisnis waralaba yang baru saja berkembang dan belum begitu besar. Kedekatan gudang dengan tempat terwaralaba sangat penting kaitannya. Skema distribusi ini disebut sebagai sistem gudang pribadi atau gudang swasta (Firmansyah, 2011) Jika nanti waralaba telah berkembang pesat dan memiliki area pengiriman yang luas maka perlu dibuat skema distribusi yang lebih besar dengan menempatkan lokasi gudang sesuai dengan kedekatan pada lokasi terwaralaba. Gudang ini disebut sebagai gudang distribution centre (Firmansyah, 2011). Skema distribusi tersebut dapat dilihat pada gambar 4.11. commit to user IV-52 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id Gambar 4.11. Skema Distribusi dengan lebih dari 1 Gudang 2) Hubungan dengan Supplier Supplier yang menjadi rekanan bisnis dari pewaralaba mempunyai peranan penting dalam proses distribusi barang. Pemilihan supplier menjadi hal yang penting untuk diperhatikan. Untuk ritel kategori printer dan tinta ini pemilihan supplier ditentukan langsung oleh pewaralaba. Pihak terwaralaba tidak diperkenankan mengadakan perjanjian dengan supplier lain tanpa sepengetahuan pewaralaba. Hal ini menjadi salah satu perjanjian antara pewaralaba dengan terwaralaba. Pemilihan supplier yang baik sangat menentukan keberhasilan usaha karena hal ini berhubungan dengan kualitas pelayanan yang diberikan. Oleh karena itu dalam melakukan pemilihan supplier harus dilakukan dengan sangat teliti. commit to user IV-53 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id Berikut ini merupakan beberapa panduan dalam memilih supplier menurut Raharjo (2001). a. Ketepatan waktu pelayanan. Hal yang harus diperhatikan di sini berkaitan dengan waktu tunggu dan waktu penyerahan; b. Akurasi pelayanan, berkaitan dengan pelayanan yang dapat diandalkan dan bebas dari kesalahan – kesalahan; c. Kesopanan dan keramahan dalam memberikan pelayanan; d. Tanggung jawab, berkaitan dengan penerimaan pesanan dan penanganan keluhan; e. Kelengkapan, menyangkut lingkup pelayanan dan ketersediaan sarana pendukung; f. Kemudahan mendapatkan pelayanan; g. Pelayanan pribadi, berkaitan dengan fleksibilitas, penanganan permintaan khusus dan lain – lain. 3) Pengiriman Barang Pengiriman barang dari pewaralaba ke terwaralaba perlu diperhatikan tingkat keefisienannya. Pengiriman tiap hari tidak cocok digunakan untuk produk printer dan tinta karena kebutuhan akan kedua barang ini bukan termasuk kebutuhan yang mendesak setiap hari. Pola pengiriman yang dapat diterapkan adalah dengan menunggu pesanan dari terwaralaba. Dalam sebulan pihak terwaralaba akan melakukan pemesanan sebanyak berapa terwaralaba. Pewaralaba kali tergantung dari berkewajiban memenuhi kebutuhan pesanan dari terwaralaba dengan mengirimkan barang sesuai dengan waktu yang ditentukan oleh terwaralaba. Hal ini lebih efisien jika dibandingkan dengan pengiriman barang setiap hari. Pada pengiriman barang terdapat aktivitas pembelian barang dan pemesanan barang oleh konsumen/ terwaralaba. Untuk melihat sejauhmana keefektifitasan dari aktivitas pengiriman barang dapat dilihat dari laporan dan dokumen yang terkait. Adapun laporan dan dokumen tersebut antaracommit lain : to user IV-54 perpustakaan.uns.ac.id a. digilib.uns.ac.id Form Sales Order Form ini digunakan dalam aktivitas penerimaan order dari konsumen/ terwaralaba yang memuat informasi mengenai : Nomor Sales Order (SO) Tanggal terjadinya order Tanggal kirim produk Model pembayaran (debet/cash) Nama dan Alamat Konsumen/Terwaralaba Kriteria produk (nama produk,jumlah pesan, satuan produk,harga satuan) Catatan (diskon, uang muka) Tanda tangan penanggungjawab b. Form Faktur Penjualan Form ini dikeluarkan atas barang – barang yang dijual ke konsumen/ terwaralaba yang memuat informasi mengenai : Nomor Sales Order (SO) Nomor Faktur penjualan Tanggal pembuatan faktur Nama dan Alamat Konsumen/Terwaralaba Kriteria produk (nama produk,jumlah pesan, satuan produk,harga satuan dan total harga) Tanda tangan penanggungjawab c. Kartu Gudang Kartu gudang digunakan untuk mencatat aktivitas keluar masuk barang yang memuat informasi mengenai : Nomor Kartu Gudang Nama Barang Tanggal Masuk Barang Tanggal Keluar Barang Sisa Barang commit to user IV-55 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id Kriteria Produk (Jumlah barang, satuan, harga barang, dan total harga) Tanda tangan penanggungjawab d. Form Delivery Order Form ini merupakan surat jalan yang diberikan kepada konsumen/ terwaralaba terkait dengan pengiriman barang yang dibeli/dipesan. Form ini memuat informasi mengenai : Nomor form Tanggal pengiriman barang Nama dan alamat konsumen/terwaralaba Barang yang dikirim (nama barang, jumlah barang, satuan barang, harga) No kendaraan yang dipakai untuk mengirim Tanda tangan konsumen/terwaralaba dan petugas pengirim. e. Form Retur Barang Form ini digunakan untuk pengembalian barang oleh konsumen/ terwaralaba karena terdapat hal – hal yang tidak diinginkan yang ada pada barang. Form ini memuat informasi mengenai : Nomor Form retur Tanggal pengiriman barang Nama dan alamat konsumen/terwaralaba Barang yang dikembalikan ( nama barang, jumlah barang, satuan barang, harga) Alasan pengembalian barang Tanda tangan penanggungjawab f. Laporan Keuangan Form ini digunakan untuk mengetahui aktivitas keuangan yang terjadi baik harian, bulanan atau waktu – waktu yang ditetapkan. Form ini memuat informasi mengenai : Nomor Laporan Keuangan Tanggal pembuatan laporan commit to user Pemasukan IV-56 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id Pengeluaran Saldo Tanda tangan penanggungjawab 4) Pemesanan Barang Pemesanan barang oleh terwaralaba dapat dilakukan secara manual atau melalui sistem yang terintegrasi dengan bantuan teknologi komputer. Sistem yang terkomputerisasi memudahkan dalam pemesanan barang karena pewaralaba langsung dapat mengetahui kondisi dari persediaan barang secara langsung sehingga dapat diketahui kapan waktu pengiriman yang sesuai. Namun cara ini membutuhkan dukungan teknologi yang besar dan tepat diterapkan bagi usaha waralaba yang memiliki banyak terwaralaba yang tersebar luas. Bagi usaha waralaba yang belum begitu besar lebih tepat menggunakan cara pemesanan manual melalui telepon atau email. Hal ini lebih mudah dilakukan, efisien serta menghemat biaya. Dalam pemesanan barang terdapat aktivitas pembelian dan pemesanan barang. Untuk melihat sejauhmana keefektifitasan dari aktivitas pemesanan barang dapat dilihat dari laporan dan dokumen yang terkait. Adapun laporan dan dokumen tersebut antara lain : a. Form Purchase Request Barang Form ini digunakan untuk mengajukan permintaan barang ke bagian keuangan untuk meminta persetujuan pembelian. Form ini memuat informasi mengenai : Nomor Form Purchase Request Tanggal permintaan barang Barang yang diminta ( nama barang, jumlah kembali,satuan produk, harga) Tanda tangan penanggungjawab b. Form Purchase Order Barang Bagi pewaralaba form ini digunakan untuk mengajukan pembelian barang ke supplier, sedangkan bagi pihak terwaralaba form commit to user IV-57 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id ini digunakan untuk mengajukan pembelian barang ke pewaralaba. Form ini memuat informasi mengenai : Nomor Form Purchase Order Tanggal pembelian barang Barang yang diminta ( nama barang, jumlah kembali,satuan produk, harga) Tanda tangan penanggungjawab c. Form Bukti Terima Barang Bagi pewaralaba form ini merupakan form bukti penerimaan barang dari supplier, sedangkan bagi terwaralaba form ini merupakan form bukti penerimaan barang dari pewaralaba. Form ini memuat informasi mengenai : Nomor Bukti Terima Barang Nomor Purchase Order Nomor Delivery Order Tanggal terima barang Nama pengirim barang Barang yang diminta ( nama barang, jumlah kembali,satuan produk, harga) Tanda tangan pengirim dan penerima barang B. Harga Jual Barang 1) Penetapan Harga Barang Harga suatu barang yang dijual oleh terwaralaba harus sesuai dengan standar harga yang ditetapkan oleh pewaralaba. Dalam hal ini pewaralaba berkewajiban berkewajiban menaati menetapkan peraturan harga harga yang dan terwaralaba ditetapkan oleh pewaralaba. Strategi yang bisa diterapkan dalam penetapan harga jual menurut Utami (2010) antara lain : Penetapan harga di bawah harga pasar Penetapan harga sama dengan harga pasar commit to user Penetapan harga di atas harga pasar IV-58 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id Penetapan harga dengan melihat harga pasar adalah dengan memperhatikan harga yang ditawarkan oleh competitor/ pesaing sejenis. Penetapan harga dilakukan dengan memperhatikan margin keuntungan yang diambil. Penetapan harga di bawah harga pasar berarti mengambil margin keuntungan lebih kecil daripada margin keuntungan yang diambil oleh competitor/ pesaing. Penetapan harga sama dengan harga pasar berarti mengambil margin keuntungan sama dengan margin keuntungan yang diambil oleh competitor/ pesaing. Sedangkan penetapan harga di atas harga pasar berarti mengambil margin keuntungan lebih besar daripada margin keuntungan yang diambil oleh competitor/ pesaing. Bagi usaha yang sudah dikenal dan memiliki reputasi yang baik di masyarakat, maka penetapan harga di atas harga pasar bisa menjadi pilihan yang tepat, namun bagi usaha yang baru saja berkembang pilihan ini tidak tepat karena tidak akan membuat penjualan meningkat karena mereka belum dikenal pasar. Penetapan harga yang sesuai adalah dengan melakukkan penetapan harga sama dengan harga pasar. Namun pemilihan cara ini perlu ditunjang dengan peningkatan kualitas layanan dan juga biaya operasional yang dikeluarkan. Hal yang tidak boleh terjadi adalah jika menetapkan harga namun tidak memperhatikan biaya operasional yang dikeluarkan. Salah satu hal yang dapat dijadikan pertimbangan dalam menentukan harga jual adalah dengan menggunakan penetapan harga ganjil (Ma’ruf,2005). Harga ganjil yang dimaksud merupakan harga yang berakhir dalam jumlah atau bilangan yang ganjil. Sebagai contoh dengan penetapan harga Rp 399.900,00 merupakan harga yang lebih murah bagi konsumen dibandingkan dengan harga Rp 400.000,00. C. Pemeriksaan Kualitas 1) Sistem Pemeriksaan Barang Pengecekan kualitas penting untuk dilakukan dan ini berlaku bagi pewaralaba dan juga terwaralaba. Bagi pewaralaba pengecekan kualitas commit to user IV-59 perpustakaan.uns.ac.id dilakukan digilib.uns.ac.id untuk mengecek sejauhmana kualitas barang yang diterimanya dari supplier. Usaha kategori printer dan tinta ini mendapatkan barang dari supplier, oleh karena itu penting untuk dilakukan pengecekan kualitas dari barang sebelum barang tersebut didistribusikan ke terwaralaba. Pengecekan kualitas yang dilakukan termasuk memastikan ada atau tidaknya garansi pada produk. Karena biasanya produk yang didistribusikan dalam kondisi tersegel maka tidak mungkin dilakukan pengecekan kualitas dengan membuka segel. Oleh karena itu pengecekan kualitas difokuskan pada keadaan bumgkus barang. Rusak atau tidaknya kardus barang kadang menunjukkan bahwa barang di dalam telah mengalami perlakuaan yang tidak baik selama proses pengiriman. Barang dengan keadaan kardus yang rusak bisa ditukarkan kembali ke supplier sebelum didistribusikan ke terwaralaba. Hal ini untuk mengantisipasi barang rusak yang diterima oleh konsumen. 4.2.4 Manajemen Toko A. Layout Toko 1) Desain Toko Desain toko yang menarik harus diperhatikan karena merupakan salah satu daya tarik bagi konsumen. Desain toko yang menarik dapat menjadikan keunikan tersendiri yang menjadikan pembeda dengan yang lain. Desain toko bagi setiap terwaralaba harus sama dan identik karena hal tersebut dapat dijadikan sebuah keunikan atau cirri khas tersendiri yang membedakan dengan kompetitor lainnya. Hal tersebut juga memudahkan konsumen dalam mengingat karena hal yang unik biasanya akan diingat. Menurut Utami (2010), dalam mendesain sebuah toko harus memperhatikan beberapa aspek yang dapat dilihat pada tabel 4.19. commit to user IV-60 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id Tabel 4.19. Aspek dalam Mendesain Toko Aspek Desain Toko Desain Toko Tata Letak Produk Komunikasi visual Penerangan Warna Musik Keterangan harus sesuai dengan strategi dan image perusahaan harus bisa mempengaruhi psikologis pembeli mempertimbangkan anggaran penempatan pintu masuk penerangan di luar toko pengaturan jendela dan dinding pengaturan papan reklame ketinggian langit - langit dengan lantai menarik mudah dalam pengambilan menggunakan media papan, gambar, grafik penggunaan media sesuai dengan strategi dan image perusahaan harus diperhatikan ke uptodate an penggunaan media pembuatan media harus semenarik mungkin memperhatikan pencahayaan yang sesuai, tidak terlalu terang dan tidak terlalu gelap menggunakan lampu sorot produk menggunakan warna warna yang mempengaruhi psikologis memilih warna yang mengesankan kebersihan seperti putih memilih warna yang mampu membangun mood pembeli seperti hijau dan biru menggunakan musik yang mewakili image perusahaan (jingle) memilih musik yang berirama atraktif 2) Ukuran Toko Luas yang diperlukan untuk usaha ritel kategori printer dan tinta ini adalah minimal 45 m2 (tidak termasuk parkir). Kebutuhan akan ruang dalam toko antara lain : a. Gudang barang, minimal luas 12 m2 b. Ruang Store Manager, minimal 9 m2 c. Ruang Teknisi, minimal 9 m2 d. Ruang Pelayanan (display produk, kasir) minimal 15 m2 commit to user e. Parkir, minimal luas 15 m2 IV-61 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id B. Pelayanan 1) Waktu Pelayanan Jam buka toko untuk ritel kategori printer dan tinta ini adalah dari pukul 08.00 sampai 20.00. Ada alternatif jam operasi lain yaitu 24 jam, namun untuk ritel jenis ini jam operasi tersebut tidak tepat karena kebutuhan akan printer dan tinta bukan kebutuhan yang mendesak seperti halnya obat di apotik. Ritel kategori ini buka setiap hari dari senin hingga minggu dengan pertimbangan bahwa hari minggu merupakan hari yang potensial karena banyak toko yang tutup ketika hari minggu. 2) Shift Kerja Sesuai dengan Undang Undang No.13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan disebutkan bahwa waktu kerja untuk satu minggu yang terdiri dari 6 hari kerja adalah maksimal 7 jam, dan jika terdiri dari 5 hari kerja adalah maksimal 8 jam. Sehingga jika disesuaikan dengan jam operasi ritel kategori ini yang buka selama 7 hari dalam seminggu, maka waktu kerja yang sesuai adalah 6 jam sehari. Sehingga shift atau pembagian kerja ada 2 yaitu dari jam 08.00 – 14.00 dan 14.00 – 20.00. 3) Penerimaan Pesanan oleh Konsumen Salah satu fasilitas dalam pelayanan adalah memberikan kemudahan kepada konsumen dalam mendapatkan pelayanan yang diinginkan. Hal tersebut diwujudkan dengan adanya kemudahan konsumen dalam memesan produk yang akan dibelinya. Konsumen dapat menghubungi toko melalui telepon untuk mendapatkan informasi apakah produk yang diinginkan tersebut tersedia atau tidak. Hal ini akan memudahkan konsumen daripada mereka datang ke toko langsung. Jika nantinya didukung oleh IT yang memadai maka pesanan dapat dilakukan secara online dengan melakukan pemesanan via internet dari web yang dimiliki oleh toko terwaralaba. commit to user IV-62 perpustakaan.uns.ac.id 4) digilib.uns.ac.id Pengiriman Barang ke Konsumen Fasilitas lain yang tidak kalah penting adalah fasilitas pengiriman barang. Konsumen akan merasakan kenyamanan dan kemudahan dalam pembelian melalui pengiriman. Pengiriman barang dilakukan oleh kurir jika lokasi konsumen dekat dan masih dalam satu wilayah. Jika lokasinya jauh maka pengiriman dilakukan dengan bekerjasama dengan agen pengiriman barang. 5) Fasilitas Pembayaran Konsumen dalam membeli barang biasanya menggunakan uang tunai, namun akan lebih baik jika diberikan alternatif lain yaitu pembayaran melalui kartu kredit. Hal ini memudahkan konsumen terlebih lagi jika pembelian yang dilakukan dalam jumlah besar. 6) Fasilitas Parkir Fasilitas parkir termasuk area parkir yang luas dan kedekatan area parkir dengan pintu masuk harus diperhatikan. Hal ini dapat memudahkan konsumen dalam membeli produk ke toko. Luas lahan yang dapat dijadikan tempat parkir adalah minimal 15 m2. C. Penanganan Komplain/ Keluhan Komplain atau keluhan merupakan wujud ketidakpuasan akan pelayanan yang diberikan. Untuk mengatasi hal tersebut dapat digunakan beberapa cara, yaitu: Konsumen datang langsung Konsumen yang ingin menyampaikan komplain atau keluhan kepada toko dapat menyampaikannya secara langsung dengan datang ke toko. Komplain atau keluhan tersebut akan ditangani oleh petugas toko untuk kemudian diselesaikan dan dicarikan solusi bersama. Kotak Saran Kotak ini berisi saran dan kritik yang ditujukan kepada toko. Konsumen yang kurang puas terhadap pelayanan yang didapatkan commit to user IV-63 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id dapat menuliskan keluhan, kritik, maupun saran pada sebuah lembar kertas dan kemudian dimasukkan ke dalam kotak saran. Nomor Pengaduan Nomor pengaduan ini dimaksudkan sebagai media konsumen yang ingin menyampaikan keluhan, kritik, maupun saran atas pelayanan toko via telepon. Konsumen dapat menyampaikan keluhannya melalui pesan singkat (sms) ataupun berbicara langsung melalui telepon. Web dan email Web dan email ini dimaksudkan sebagai media konsumen yang ingin menyampaikan keluhan, kritik, maupun saran atas pelayanan toko dengan menggunakan media internet. Milis atau group Konsumen yang terdaftar sebagai anggota milis atau group merupakan konsumen yang memiliki loyalitas tinggi terhadap perusahaan. Oleh karena itu komplain atau keluhan dari mereka sangat membantu bagi kemajuan usaha. commit to user IV-64 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id BAB V PEMBUATAN DAN ANALISIS PROSPEKTUS PENAWARAN Bab ini menjelaskan mengenai implementasi sistem yang dilakukan dengan membuat sebuah prospektus penawaran dan kemudian dilakukan analisis terhadap prospektus penawaran tersebut. 5.1 Pembuatan Prospektus Penawaran Prospektus penawaran merupakan sebuah dokumen tertulis yang berisi keterangan terperinci mengenai pewaralaba. Prospektus inilah yang nantinya diberikan kepada terwaralaba sebagai panduan dalam menjalankan usahanya. Prospektus penawaran dibuat berdasarkan sistem manajemen waralaba untuk kategori printer dan tinta yang telah dirancang sebelumnya. Sistem yang telah dirancang tersebut kemudian disesuaikan dengan kondisi tempat implementasi sistem, yaitu Aston Printer Center. Penjelasan lebih lanjut mengenai prospektus penawaran dapat dilihat pada Lampiran 1. 5.2 Analisis Perancangan Prospektus Penawaran Setelah prospektus dibuat dengan melihat kondisi tempat implementasi yaitu Aston Printer Center, kemudian dilakukan analisis terhadap prospektus tersebut. Analisis ini menunjukan sejauhmana hubungan antara sistem yang telah dirancang dengan prospektus penawaran yang dibuat sebagai hasil dari implementasi sistem. 5.2.1 Analisis Manajemen Kemitraan Dari hasil perancangan sistem terdapat tiga aspek rancangan untuk manajemen kemitraan yang digunakan dasar dalam perancangan prospektus penawaran, yaitu aspek bentuk kemitraan, aspek hukum dan perizinan, dan aspek struktur finansial. Pada aspek bentuk kemitraan, bentuk kepemilikan pada Aston Printer Center menggunakan sistem kepemilikan toko baru dimana sistem ini merupakan sistem waralaba pada umumnya dengan investasi awal sepenuhnya ditanggung commit to usersaat ini oleh Aston Printer Center, pihak terwaralaba. Sistem ini dapat diterapkan V-1 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id namun sebaiknya Aston Printer Center memperhatikan alternatif lain sistem kepemilikan waralaba, yaitu sistem waralaba take over. Perbandingan kedua sistem tersebut dapat dilihat pada tabel 5.1 Tabel 5.1. Perbandingan Waralaba Toko Baru dan Take Over Waralaba Toko Baru Waralaba Take Over - Investasi kecil - Investasi besar - Dimulai dari awal - Sudah berjalan - Diurus oleh terwaralaba - Diurus oleh pewaralaba - Belum menjanjikan keuntungan - Sudah menjanjikan keuntungan - Belum dapat diprediksi - Lebih aman Waralaba take over relatif lebih aman dan sudah teruji menguntungkan karena operasionalnya dikerjakan sendiri, namun nilai investasinya lebih tinggi dibandingkan dengan membuka toko baru karena ada biaya toko sejak dibuka hingga mencapai kondisi mapan. Sedangkan waralaba toko baru belum tentu dalam kondisi aman karena operasional toko ditangani langsung oleh terwaralaba sehingga monitoring dari pihak pewaralaba tidak bisa 100 %. Salah satu kelebihan waralaba take over adalah keadaan yang sudah teruji menguntungkan sehingga akan lebih menarik minat calon terwaralaba untuk berinvestasi dibandingkan dengan waralaba toko baru yang harus dimulai dari awal. Syarat dan ketentuan menjadi terwaralaba Aston Printer Center menjelaskan mengenai item item yang harus dipenuhi oleh calon terwaralaba jika ingin menjadi terwaralaba Aston Printer Center. Syarat dan ketentuan tersebut wajib dijadikan pedoman oleh pihak Aston Printer Center dalam memilih calon terwaralaba. Dalam pemilihan calon terwaralaba hendaknya Aston Printer Center memberlakukan aturan yang ketat dan tidak sembarangan dalam memilih. Hal ini untuk mengantisipasi hal – hal buruk yang terjadi kemudian. Alur kemitraan menjelaskan mengenai tahapan – tahapan dari seorang calon terwaralaba yang dimulai dari awal hingga menjadi terwaralaba Aston Printer commit to user Center. Pada tahapan alur kemitraan, hal yang harus diperhatikan adalah pada saat V-2 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id melakukan perjanjian waralaba. Pada saat ini semua biaya yang menjadi investasi awal dalam pendirian waralaba Aston Printer Center harus dibayar lunas. Selain itu Aston Printer Center wajib memastikan bahwa semua persyaratan yang diperlukan dalam perjanjian telah terpenuhi dan tidak ada syarat yang bermasalah secara hukum. Pada dokumen surat perjanjian waralaba antara Aston Printer Center dengan terwaralaba, hal yang harus dikaji ulang adalah tidak adanya sanksi yang diberikan kepada pihak pewaralaba jika melakukan pelanggaran. Sanksi terhadap pelanggaran perjanjian hanya diberikan kepada terwaralaba namun tidak bagi pewaralaba. Hal ini harus dikaji lagi karena bisnis waralaba merupakan bisnis yang saling menguntungkan bagi kedua belah pihak. Sehingga tidak boleh terdapat hal yang merugikan bagi satu pihak atau menguntungkan pihak yang lain. Tanggung jawab terwaralaba Aston Printer Center terhadap toko yang dimilikinya adalah tanggung jawab aktif yang membutuhkan perhatian dan tanggung jawab langsung pihak terwaralaba. Untuk saat ini tanggung jawab aktif bisa dijalankan, namun sebaiknya Aston Printer Center tidak mengabaikan kemungkinan untuk menerapkan tanggung jawab pasif di kemudian hari. Perbedaan keduanya dapat dilihat pada tabel 5.2 Tabel 5.2 Perbandingan Tanggung Jawab Aktif dan Pasif Aktif Pasif - Tanggung jawab terwaralaba besar - Tanggung jawab terwaralaba kecil - Toko diurus oleh terwaralaba - Toko diurus oleh pewaralaba - Laporan keuangan oleh cabang - Laporan keuangan oleh pusat - Cocok untuk entrepreneur - Cocok untuk investor - Tidak ada biaya administrasi - Terdapat biaya administrasi Tanggung jawab terwaralaba ini berhubungan dengan pelaporan keuangan harian toko. Selama Aston Printer Center masih menerapkan sistem pelaporan keuangan yang ditangani langsung oleh cabang, maka tanggung jawab terwaralaba harus aktif. Namun Aston Printer Center juga tidak boleh commit to user mengabaikan karakteristik dan kemauan calon terwaralaba. Jika calon terwaralaba V-3 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id mempunyai jiwa entrepreneurship, maka tanggung jawab aktif lebih cocok digunakan karena dibutuhkan peran serta dan tanggung jawab terwaralaba yang besar. Selain itu dinamika dalam memimpin dan membesarkan toko akan menjadi sebuah tantangan tersendiri bagi pihak terwaralaba. Tetapi jika calon terwaralaba mempunyai jiwa seorang investor, maka tanggung jawab pasif lebih cocok diterapkan. Hal ini dikarenakan prinsip seorang investor hanya menanamkan modal saja dan berharap dapat keuntungan secepatnya, sehingga detail operasional toko tidak diperhatikan. Oleh karena itu perlu campur tangan langsung dari pihak pewaralaba dalam menanganinya. Tanggung jawab yang pasif memunculkan biaya – biaya yang harus dikeluarkan oleh terwaralaba terkait dengan penanganan langsung dari pewaralaba seperti biaya administrasi. Hal tersebut merupakan keuntungan dari tanggung jawab pasif bagi pihak pewaralaba, sedangkan bagi pihak terwaralaba keuntungan yang diperoleh adalah tidak mengeluarkan tenaga yang besar dalam mengurus operasional toko. Sistem training yang dilakukan oleh Aston Printer Center terhadap karyawan pihak terwaralaba dilakukan sepenuhnya di kantor pusat Aston Printer Center. Masa training selama tiga bulan dianggap sudah mencukupi dalam hal penguasaan materi. Selain itu dengan adanya sistem monitoring terhadap perkembangan karyawan pada saat terjun di toko terwaralaba, akan sangat menguntungkan bagi pihak terwaralaba. Hal ini menunjukkan dukungan yang tidak terputus oleh Aston Printer Center terhadap kualitas karyawan, karena kualitas karyawan berakibat pada pelayanan yang diberikan kepada pelanggan. Strategi pembukaan toko bagi pihak terwaralaba diatur oleh Aston Printer Center. Dalam hal ini Aston Printer Center mempunyai sebuah SOP tentang cara pembukaan toko yang dilengkapi dengan strategi pemasaran. Hal ini menguntungkan bagi pihak terwaralaba karena dengan mengikuti prosedur yang ditentukan diharapkan dapat mengikuti kesuksesan yang diraih oleh Aston Printer Center. Konsultasi bagi terwaralaba dilayani selama masa perjanjian yaitu 5 tahun. Konsultasi dilakukan dengan melalui media telepon, email atau datang langsung to user ke Aston Printer Center Pusat.commit Kebijakan ini sudah tepat dilakukan karena V-4 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id konsultasi merupakan salah satu hak yang wajib diterima oleh setiap terwaralaba sebagai bentuk bantuan dukungan dari pewaralaba. Masa konsultasi 5 tahun sama dengan masa perjanjian waralaba yang juga berakhir pada 5 tahun. Monitoring Aston Printer Center terhadap terwaralaba dilakukan dalam jangka waktu perjanjian waralaba selama 5 tahun. Monitoring dilakukan secara berkala dengan melihat laporan keuangan terwaralaba. Selama ini monitoring Aston Printer Center terhadap terwaralaba masih sangat kurang. Aston Printer Center melakukan monitoring hanya pada saat terwaralaba mengalami kesulitan. Jika nantinya Aston Printer Center menerapkan adanya royalty fee, maka monitoring harus dilakukan secara insentif karena hal ini merupakan salah satu bentuk tanggung jawab dan kewajiban Aston Printer Center terhadap terwaralaba. Monitoring yang kurang dapat menyebabkan Aston Printer Center tidak mengetahui perkembangan outlet terwaralaba dengan jelas. Hal ini dapat berakibat negatif jika pelayanan terwaralaba buruk karena akan berpengaruh pada citra Aston Printer Center. Legalitas hukum Aston Printer Center telah terdaftar untuk merek tinta yaitu amazINK. Merek yang telah terdaftar tersebut dapat menjadikan suatu identitas bagi Aston Printer Center. Selain itu penggunaan merek amazINK juga merupakan salah satu kriteria yang harus dimiliki sebuah usaha agar dapat digolongkan sebagai waralaba. Sehingga dengan demikian usaha Aston Printer Center sudah siap untuk disebut sebagai waralaba. Izin usaha Aston Printer Center ada dua macam yaitu izin untuk mendirikan usaha yang terdiri dari SIUP, TDP, dan HO serta izin mendirikan waralaba yaitu STPW Pemberi Waralaba. Dari kedua izin tersebut yang belum dimiliki adalah STPW Pemberi Waralaba. Sebagai syarat izin mendirikan usaha semua dokumen perizinan telah dimiliki oleh Aston Printer Center, namun untuk izin waralaba Aston Printer Center belum mendapatkan izin karena Aston Printer Center masih belum berbentuk waralaba. Karena STPW merupakan syarat membuka waralaba, maka Aston Printer Center sebaiknya segera mengurus izin tersebut. Bagi calon terwaralaba kelak juga harus memiliki STPW Penerima Waralaba. Izin ini penting commit to user V-5 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id di Indonesia sebagai bukti bahwa usaha yang didirikannya adalah murni waralaba. Jika tidak mempunyai izin tersebut maka akan diberikan denda oleh pemerintah. Struktur finansial yang dirancang untuk Aston Printer Center ada 2, yaitu rancangan untuk keadaan optimis dan rancangan untuk keadaan pesimis. Kedua rancangan ini ditampilkan dalam prospektus agar calon pewaralaba dapat mengetahui secara pasti bahwa baik dalam keadaan pesimis ataupun optimis, bisnis ini tetap memberikan keuntungan. Namun yang membedakan adalah kapan terjadinya titik impas (BEP). Rancangan untuk keadaan optimis dibuat berdasarkan Aston Printer Center Tegal, sedangkan untuk keadaan pesimis dengan melihat keadaan pada Aston Printer Center Klaten. Penjelasan lebih lanjut mengenai rincian investasi tersebut terdapat pada Lampiran 2. Pada keadaan optimis terdapat tiga rancangan skenario sperti ditunjukkan pada tabel 5.3. Rancangan 1 tidak memperhitungkan adanya royalty fee, sedangkan rancangan 2 terdapat royalty fee yang berbeda tiap kategori barang. Sementara untuk rancangan 3 besar royalty fee yang dikenakan sama terhadap semua barang. Tabel 5.3 Rincian Investasi Awal Keadaan Optimis Rincian Rancangan 1 Rancangan 2 Rancangan 3 Franchise Fee Rp 15.000.000 Rp 15.000.000 Rp 15.000.000 fixture toko Rp 10.150.000 Rp 10.150.000 Rp 10.150.000 peralatan Rp 16.484.400 Rp 16.484.400 Rp 16.484.400 persediaan awal Rp 30.618.000 Rp 30.618.000 Rp 30.618.000 royalty fee Dana minimal yang dipersiapkan - Tinta (ink + toner) 4% - Tinta (ink + toner) 4% - - Infus (2%) - Infus (4%) - - sparepart (2%) - sparepart (4%) - - aksesoris printer (2%) - aksesoris printer (4%) - cartridge (2%) 9 bulan - cartridge (4%) 9,5 bulan 8,1 bulan BEP Total Investasi Sewa Tempat (1 tahun) - Rp Rp Rp 72.252.400 Rp 18.000.000 Rp 90.252.400 Rp commit to user V-6 72.252.400 Rp 72.252.400 18.000.000 Rp 18.000.000 90.252.400 Rp 90.252.400 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id Pada keadaan pesimis juga terdapat tiga rancangan skenario seperti ditunjukkan pada tabel 5.4. Rancangan 1 tidak memperhitungkan adanya royalty fee, sedangkan rancangan 2 terdapat royalty fee yang berbeda tiap kategori barang. Sementara untuk rancangan 3 besar royalty fee yang dikenakan sama terhadap semua barang. Tabel 5.4. Rincian Investasi Awal Keadaan Pesimis Rincian Rancangan 1 Rancangan 2 Rancangan 3 Franchise Fee Rp 15.000.000 Rp 15.000.000 Rp 15.000.000 fixture toko Rp 10.150.000 Rp 10.150.000 Rp 10.150.000 peralatan Rp 16.484.400 Rp 16.484.400 Rp 16.484.400 persediaan awal Rp 30.618.000 Rp 30.618.000 Rp 30.618.000 royalty fee BEP - - Tinta (ink + toner) 4% - Tinta (ink + toner) 4% - - Infus (2%) - Infus (4%) - - sparepart (2%) - sparepart (4%) - - aksesoris printer (2%) - aksesoris printer (4%) - - cartridge (2%) 37 bulan - cartridge (4%) 40 bulan 31 bulan Total Ivestasi Sewa Tempat (1 tahun) Dana minimal yang dipersiapkan Rp Rp Rp 72.252.400 Rp 18.000.000 Rp 90.252.400 Rp 72.252.400 Rp 72.252.400 18.000.000 Rp 18.000.000 90.252.400 Rp 90.252.400 Rancangan yang dipakai dalam prospektus penawaran adalah rancangan 1 baik untuk keadaan optimis maupun pesimis. Rancangan 1 dipilih karena rancangan ini sesuai dengan kebijakan Aston Printer Center yang tidak menarik royalty fee dari hasil penjualan terwaralaba. Kebijakan yang diambil oleh Aston Printer Center tersebut dapat tetap dilaksanakan. Namun jika melihat bahwa usaha ini memberikan prospek yang menjanjikan maka Aston Printer Center sebaiknya memperhatikan rancangan investasi awal yang lain. Adanya item tambahan berupa royalty fee dalam bentuk prosentase keuntungan terhadap penjualan masing – masing barang kecuali printer dapat memberikan keuntungan finansial kepada Aston Printer Center. Hal ini dikarenakan semakin banyak produk yang dijual maka semakin besar juga royalti yang akan didapatkan. Sehingga bagi pihak terwaralaba akan memberikan keuntungan tambahan. commit to user V-7 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id Prosentase yang dikenakan pada royalty fee menyebabkan terjadinya waktu titik impas (BEP). Semakin banyak royalty fee yang dikenakan, maka semakin lama pula waktu BEP bagi pewaralaba. Hal tersebut berlaku baik dalam keadaan optimis maupun pesimis. Untuk itu sebaiknya Aston Printer Center jika akan menerapkan rancangan ini memperhatikan faktor lamanya BEP. Sesuai dengan rancangan investasi awal pada prospektus penawaran baik untuk keadaan optimis maupun pesimis, terdapat beberapa aspek finansial yang terdapat pada rancangan sistem manajemen waralaba namun tidak masuk ke dalam perhitungan di prospektus penawaran, antara lain: 1) Distribution Fee Biaya ini dikeluarkan setiap bulan oleh terwaralaba dan menjadi satu dengan biaya transportasi. 2) Administration Fee Biaya ini dikeluarkan jika keuangan terwaralaba ditangani oleh pusat. Karena pada saat ini Aston Printer Center tidak menerapkan sistem keuangan terpusat maka biaya ini tidak masuk ke dalam perhitungan 3) Biaya Deposito Awal Biaya ini tidak masuk ke dalam perhitungan investasi awal karena Aston Printer Center tidak menerapkan adanya uang muka yang dijadikan sebagai deposito awal sehingga biaya ini ditiadakan. 4) Biaya Perpanjangan Kontrak Biaya ini tidak masuk ke dalam pehitungan investasi awal karena biaya ini dikeluarkan nanti pada saat masa berlaku perjanjian telah selesai. Selain keempat biaya ini, terdapat tiga biaya lain dalam struktur finansial yang masuk dalam komponen franchise fee, yaitu biaya perijinan, advertising fee, biaya penggunaan merk, biaya launching. Rancangan investasi yang dibuat menggunakan asumsi bahwa modal yang dimiliki oleh terwaralaba adalah modal sendiri sehingga tidak memperhitungkan adanya biaya pengeluaran untuk membayar pinjaman di bank. Namun sebaiknya pihak Aston Printer Center perlu mempertimbangkan hal ini karena tidak menutup commit to user kemungkinan bahwa modal yang dimiliki oleh terwaralaba tidak sepenuhnya V-8 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id merupakan modal sendiri dan bisa berupa modal pinjaman. Jika hal tersebut terjadi maka akan berpengaruh pada waktu BEP (titik impas) karena biaya yang dikeluarkan menjadi bertambah untuk membayar pinjaman dan bunga bank. Aston Printer Center hendaknya mengikuti langkah yang dilakukan oleh Alfamart dan Apotek K24 yang mengadakan perjanjian kredit waralaba dengan bank swasta di Indonesia seperti BRI, BNI, Mandiri, dan lainnya. Adanya perjanjian untuk memberikan keringanan pengambilan kredit waralaba ini sangat menguntungkan baik untuk pewaralaba maupun terwaralaba. Bagi pewaralaba langkah ini akan memudahkan dalam merekrut banyak terwaralaba karena cara ini dapat memfasilitasi bagi terwaralaba yang tidak mempunyai modal sendiri untuk dapat bergabung menjadi terwaralaba. Sedangkan bagi terwaralaba memudahkan dalam mencari pinjaman sehingga dapat memiliki bisnis waralaba dengan mudah dan cepat. Kentungan dengan melakukan perjanjian ini adalah adanya bunga yang relatif jauh lebih rendah yaitu sampai 10% dibanding dengan kredit ritel pada umumnya yang berkisar 13%. Langkah ini nantinya dapat menjadi salah satu nilai jual bisnis waralaba Aston Printer Center yaitu dengan adanya kemudahan dalam peminjaman modal usaha di bank. 5.2.2 Analisis Manajemen Pengembangan Ritel Berdasarkan hasil perancangan sistem terdapat lima aspek rancangan untuk manajemen pengembangan ritel yang digunakan dasar dalam perancangan prospektus penawaran, yaitu aspek sumber daya manusia, aspek pemilihan lokasi, aspek keuangan, aspek manajemen relasional, dan aspek strategi pemasaran. Pada aspek sumber daya manusia, struktur organisasi yang dirancang untuk terwaralaba Aston Printer Center adalah struktur organisasi fungsional dengan pembagian tugas pada masing – masing departemen. Pembagian tugas pada terwaralaba Aston Printer Center ada 4 bagian, yaitu kepala toko, teknisi, dan marketing. Pada kondisi saat ini, pembagian tersebut sudah berjalan efektif. Namun perlu dipersiapkan beberapa skenario struktur organisasi untuk commit to user Pada pembagian tugas yang mengantisipasi perkembangan toko nantinya. V-9 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id dirancang untuk waktu saat ini masih terdapat beberapa tugas yang dirangkap, seperti finance dan accounting yang dipegang oleh kepala toko dan tugas sales counter yang dipegang oleh marketing. Nantinya jika toko sudah berkembang dengan baik, maka perlu dipersiapkan beberapa skenario seperti yang telah dirancang pada sistem manajemen waralaba printer dan tinta. Jumlah sumber daya manusia yang dirancang untuk terwaralaba ada 4 orang. Jumlah ini sudah cukup bagi toko terwaralaba. Penentuan banyaknya sumber daya karyawan ini harus memperhatikan kondisi finansial toko karena terkait dengan pembayaran gaji. Selain itu shift kerja juga mempengaruhi jumlah karyawan. Oleh karena itu sebaiknya Aston Printer Center menyiapkan beberapa skenario bagi terwaralaba mengenai jumlah karyawan dengan mempertimbangkan waktu operasional dan perkembangan toko. Semakin baik perkembangan toko maka pekerjaan karyawan akan semakin berat sehingga membutuhkan penambahan jumlah karyawan. Sistem rekruitmen karyawan bagi toko terwaralaba diserahkan kepada terwaralaba untuk mencari calon karyawannya. Jika terwaralaba tidak mendapatkan calon yang sesuai, maka Aston Printer Center Pusat akan membantu mencarikan karyawan baru melalui pengumuman di koran dan iklan. Hal tersebut merupakan bentuk dukungan Aston Printer Center Pusat terhadap terwaralabanya. Penentuan lokasi bagi pihak terwaralaba oleh Aston Printer Center dilakukan dengan dua cara, yaitu rekomendasi dan survei pewaralaba. Kedua cara ini sudah efektif untuk dilakukan karena dengan cara tersebut ada keterlibatan dari pihak Aston Printer Center selaku pemberi waralaba namun tidak menghilangkan kebebasan terwaralaba dalam menentukan lokasi usahanya. Dengan adanya keterlibatan tersebut maka diharapkan lokasi yang dipilih merupakan lokasi yang tepat sebagai lokasi outlet pihak terwaralaba, karena lokasi yang strategis merupakan kunci dari keberhasilan penjualan. Selain itu adanya hak wilayah yang diberikan kepada terwaralaba merupakan langkah yang tepat karena memberikan kesempatan bagi terwaralaba untuk mengembangkan daerah tersebut. Pengaturan wilayah akan memudahkan pihak pewaralaba dalam membentuk jalur distribusi barang yang dimilikinya.commit to user V-10 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id Standar lokasi yang ditetapkan oleh Aston Printer Center Pusat dalam memilih lokasi sudah tepat. Standar ini harus selalu dijadikan pedoman baik bagi terwaralaba ataupun Aston Printer Center Pusat dalam memilih lokasi. Aston Printer Center Pusat menyarankan untuk memilih lokasi dengan sistem sewa. Hal ini cukup efektif dibandingkan dengan toko baru karena resiko sewa lebih kecil jika dibandingkan dengan membangun toko dari awal yang membutuhkan dana pembangunan yang besar. Namun jika terwaralaba sudah mempunyai lokasi sendiri akan lebih menguntungkan bagi terwaralaba karena dapat mengurangi biaya operasional untuk sewa bangunan sehingga biaya yang dikeluarkan menjadi sedikit. Pelaporan Keuangan harian bertujuan memberikan informasi tentang posisi keuangan, kinerja, dan arus kas perusahaan. Dalam pelaporan keuangan ini pihak Aston Printer Center menerapkan sistem pelaporan keuangan oleh cabang. Sistem tersebut saat ini dapat dilakukan mengingat kondisi Aston Printer Center belum didukung oleh sumber daya maupun teknologi yang mencukupi. Namun sebaiknya Aston Printer Center harus mulai memperhatikan alternatif sistem pelaporan keuangan yang dikelola oleh Aston Printer Center sendiri. Perbandingan kedua sistem dapat dilihat pada Tabel 5.5 Tabel 5.5 Perbandingan Laporan Keuangan oleh Cabang dan Pusat Cabang Pusat - Laporan diurus oleh terwaralaba - Laporan diurus oleh pewaralaba - Tidak ada biaya administrasi - Terdapat biaya administrasi - Monitoring oleh pewaralaba susah - Monitoring oleh pewaralaba mudah - Cocok untuk entrepreneur - Cocok untuk investor - Tidak - Harus membutuhkan dukungan SDM dan teknologi yang handal. SDM dan teknologi - Penggajian karyawan oleh cabang menyiapkan - Penggajian karyawan oleh pusat Kelemahan dari sistem pelaporan keuangan oleh cabang adalah monitoring commit to user atas laporan keuangan terwaralaba menjadi sangat kurang. Hal ini dikarenakan V-11 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id Aston Printer Center tidak menangani keuangan secara langsung sehingga perkembangan terwaralaba tidak dapat diketahui secara pasti. Namun kelebihan dari sistem ini adalah tidak membutuhkan SDM dan teknologi yang handal. Jika pelaporan keuangan diurus oleh Aston Printer Center Pusat, maka harus mempersiapkan SDM dan teknologi yang handal. Teknologi yang digunakan dapat berupa sistem akuntansi yang terintegrasi. Seperti halnya dengan tanggung jawab terwaralaba, maka Aston Printer Center juga wajib memperhatikan karakteristik dari pihak terwaralaba. Bagi calon terwaralaba yang mempunyai karakter seorang entrepreneur, maka tidak menjadi masalah jika pelaporan keuangan ditangani langsung oleh terwaralaba. Namun jika calon terwaralaba mempunyai karakter seorang investor, cara pelaporan keuangan yang ditangani oleh terwaralaba tentunya tidak akan sesuai. Hal ini dikarenakan calon terwaralaba tersebut lebih memilih mempercayakan pelaporan keuangan kepada Aston Printer Center. Jika hal tersebut terjadi, maka Aston Printer Center perlu menyiapkan rencana sistem pelaporan keuangan yang ditangani langsung oleh pusat. Penggajian karyawan berhubungan dengan sistem pelaporan keuangan yang dipakai. Seperti yang ditunjukkan pada Tabel 5.3, jika nantinya dikembangkan sistem pelaporan keuangan yang ditangani langsung oleh Aston Printer Center, maka penggajian karyawan juga otomatis menjadi tanggung jawab Aston Printer Center sebagai pewaralaba. Sistem ini memberikan dampak adanya sebuah administration fee yang dibayarkan oleh terwaralaba ke pihak pewaralaba yang merupakan biaya pengganti pengurusan administrasi keuangan Loyalitas pelanggan penting untuk dijaga agar konsumen atau pelanggan selalu setia terhadap produk yang dijual Aston Printer Center. Cara membentuk loyalitas pelanggan pada Aston Printer Center adalah dengan menggunakan media milis atau group dan memberikan penghargaan berupa diskon. Pemberian diskon sudah cukup efektif dalam menunjang penjualan, namun menggunakan media milis atau group belum efektif dilakukan karena terbukti dari sepinya group Aston Forum. Sebaiknya Aston Printer Center lebih mengoptimalkan kembali commit to user group dan milis yang sudah dibuat dengan menginformasikan kepada pelanggan. V-12 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id Selain itu dapat digunakan cara keanggotaan atau membership bagi setiap pelanggan yang berminat. Keuntungan dengan cara ini adalah adanya database pelanggan yang tersimpan sehingga memudahkan bagi toko jika nanti akan memberikan informasi kepada pelanggan sehubungan dengan promosi atau berita mengenai toko. Strategi promosi yang diterapkan Aston Printer Center sudah berjalan efektif namun perlu ditingkatkan lagi khususnya strategi pemasaran yang berhubungan dengan internet. Penggunaan website serta forum Aston di internet harus lebih dioptimalkan lagi. 5.2.3 Analisis Manajamen Barang Dagangan Dari hasil perancangan sistem terdapat tiga aspek rancangan untuk manajemen barang dagangan yang digunakan dasar dalam perancangan prospektus penawaran, yaitu aspek perencanaan dan pengelolaan barang, aspek harga jual barang, dan aspek pemeriksaan kualitas. Pada aspek perencanaan dan pengelolaan barang, untuk sistem distribusi barang pada Aston Printer Center menggunakan gudang pribadi dimana lokasi gudang menjadi satu dengan lokasi kantor pusat. Hal ini efektif dilakukan pada saat ini mengingat hampir 85 % lokasi mitra berada di Jawa Tengah dan dekat dengan kantor pusat sehingga cara ini efektif dilakukan dengan pertimbangan efisiensi biaya. Namun jika nanti lokasi mitra sudah tersebar di luar Jawa perlu dipikirkan lagi untuk menggunakan gudang distribution center yang lokasinya melihat pada kedekatan dengan lokasi mitra. Keputusan tersebut nantinya menyebabkan Aston Printer Center harus mempersiapkan anggaran biaya untuk membangun gudang distribution center tersebut. Hubungan dengan supplier pada Aston Printer Center dilakukan dengan cara gabungan, yaitu mitra diberikan kebebasan untuk mencari supplier lain untuk produk selain yang ditentukan oleh Aston Printer Center. Adapun produk yang harus dibeli lewat Aston Printer Center adalah tinta, infuse, toner dan sparepart cartridge laserjet. Produk tersebut dikategorikan sebagai produk yang sangat commitproduk to user tersebut, terwaralaba diberikan berpengaruh pada kualitas. Selain V-13 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id kebebasan untuk mengadakan kerjasama dengan supplier lain. Untuk printer Brother, supplier dipilihkan oleh Aston Printer Center. Kebijakan ini dilakukan dengan tujuan agar kualitasnya terjaga. Namun perlu diperhatikan juga bahwa dengan kebebasan memilih supplier bagi produk printer akan membawa kesulitan bagi terwaralaba karena pihak terwaralaba masih baru dalam usaha penjualan printer dan tinta. Kesulitan yang dihadapi adalah dalam menentukan harga jual produk ke konsumen. Jika Aston Printer Center tidak memberikan panduan mengenai harga jual maka terwaralaba akan mengalami kesulitan. Dampak lainnya adalah adanya perbedaan harga di antara terwaralaba. Oleh karena itu perlu dikaji kembali keputusan mengenai kebebasan pemilihan supplier. Sebaiknya semua barang tanpa terkecuali dipasok langsung oleh Aston Printer Center dan terwaralaba mengambil barang langsung dari Aston Printer Center Pusat. Selain mampu menambah pemasukan bagi pewaralaba dengan menjual barang berupa printer, cara ini memberikan kemudahan bagi terwaralaba karena tidak usah disulitkan dengan pemilihan supplier yang sesuai. Aspek perencanaan dan pengelolaan barang juga terkait dengan pengiriman dan pemesanan barang. Pengiriman barang pada Aston Printer Center tergantung dari pemesanan mitra. Biaya pengiriman dijadikan satu dengan biaya pembelian barang. Untuk saat ini hal tersebut dapat dilakukan, namun jika nanti Aston Printer Center ingin menerapkan sistem informasi yang terkomputerisasi maka pengiriman barang tidak usah menunggu pemesanan dari mitra. Database terwaralaba akan langsung muncul di Aston Printer Center Pusat sehingga tanpa pemberitahuan pemesanan, Aston Printer Center Pusat langsung dapat mengirimkan barang. Penetapan harga barang untuk produk yang dijual oleh terwaralaba diatur oleh Aston Printer Center. Harga barang yang ditetapkan dalam bentuk kisaran margin keuntungan. Tiap daerah berbeda dalam penetapan harganya. Aston Printer Center memperhatikan lokasi dimana terwaralaba membuka tokonya. Hal ini dikarenakan setiap lokasi memiliki harga sewa yang berbeda, sehingga penetapan harga mengikuti dari pemilihan lokasi tersebut. commit to user V-14 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id Sistem pemeriksaan barang yang ditetapkan oleh Aston Printer Center sudah cukup efektif dilakukan. Pengecekan kualitas berhubungan dengan pelayanan kepada pelanggan sehingga hal ini merupakan hal yang penting bagi toko agar senantiasa menjual barang dengan kualitas yang baik. 5.2.4 Analisis Manajemen Toko Dari hasil perancangan sistem terdapat tiga aspek rancangan untuk manajemen toko yang digunakan dasar dalam pembuatan prospektus penawaran, yaitu aspek layout toko, aspek pelayanan, dan aspek penanganan keluhan. Perancangan untuk aspek layout toko dibagi menjadi dua, desain toko dan ukuran toko. Saat ini Aston Printer Center sudah mempunyai desain toko yang nantinya diterapkan kepada calon terwaralaba. Hal ini sudah baik dilaksanakan karena desain toko dapat menjadi salah satu identitas dan ciri khas yang membedakan dengan usaha sejenis lainnya. Ukuran toko yang ditetapkan oleh Aston Printer Center Pusat merupakan standar bagi sebuah lokasi untuk berdirinya toko Aston Printer Center. Sama halnya dengan pemilihan lokasi, ukuran toko tersebut harus dijadikan dasar bagi terwaralaba dalam mencari lokasi yang tepat. Waktu Pelayanan di Aston Printer Center dimulai pukul 08.00 sampai pukul 17.00 atau selama 9 jam dari hari senin sampai sabtu dan libur pada hari minggu. Aturan tersebut sudah berlaku sejak awal hingga sekarang. Kebijakan tersebut dapat dilakukan namun jika ingin mendapatkan lebih banyak konsumen dan menaikkan penjualan, maka pihak Aston Printer Center perlu memperhatikan alternatif lain waktu pelayanan toko yaitu dengan membuka pelayanan pada hari minggu dan memperpanjang waktu pelayanan sampai malam. Penjelasan lebih lanjut dapat dilihat pada Tabel 5.6. commit to user V-15 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id Tabel 5.6. Perbandingan Waktu Pelayanan Aston Printer Center Rancangan Alternatif - Waktu Operasional Senin – Sabtu - Waktu Operasional Senin - Minggu - Pukul 08.00 – 17.00 - Pukul 08.00 – 20.00 - Hanya 1 shift kerja - Terdapat 2 shift kerja - Tidak ada pergantian karyawan - Terdapat pergantian karyawan - Tidak - Membutuhkan karyawan banyak membutuhkan karyawan banyak Alternatif ini dapat membantu menaikkan trafik penjualan toko karena kebanyakan ritel printer dan tinta tutup pada hari minggu sehingga jika konsumen ingin mencari printer dan tinta pada hari tersebut akan kesulitan. Selain itu memperpanjang waktu pelayanan sampai malam juga dapat menaikkan trafik penjualan karena jarang ditemui ritel jenis ini yang buka hingga malam. Peluang tersebut hendaknya ditangkap oleh Aston Printer Center sebagai sebuah kesempatan. Tentunya dengan memperpanjang waktu pelayanan juga harus memperhatikan kondisi keuangan toko terkait dengan penggajian tenaga kerja, karena memperpanjang waktu pelayanan toko berarti menambah juga waktu kerja bagi karyawan. Shift kerja berhubungan dengan waktu pelayanan toko. Saat ini di Aston Printer Center menerapkan kebijakan bahwa shift merupakan pergantian waktu istirahat dan bukan pergantian karyawan. Jadi karyawan bekerja selama 9 jam dan mendapatkan istirahat selama 45 menit. Shift dikenakan hanya untuk pergantian istirahat. Jika kemudian alternatif menambah waktu operasional pelayanan sampai malam dan buka dari senin sampai minggu dilakukan, maka Aston Printer Center harus memperhatikan kebutuhan sumber daya juga. Sesuai dengan hasil rancangan sistem yaitu buka dari jam 08.00 – 20.00 dari hari senin sampai minggu maka pergantian shift sebagai berikut. Shift 1 bekerja dari jam 08.00 sampai 14.00, sedangkan shift 2 bekerja dari jam 14.00 sampai 20.00. Istirahat bagi karyawan masing – masing shift selama 45 menit. Untuk kepentingan ibadah commit to user disediakan ruang di toko. V-16 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id Penerimaan pesanan oleh konsumen pada Aston Printer Center selain melalui datang langsung juga dilayani melalui telepon serta email. Penggunaan telepon dan email sudah efektif bagi konsumen khususnya pihak terwaralaba jika ingin memesan barang ke toko. Untuk pemesanan dalam jumlah banyak mampu dilayani dengan media email. Meskipun cara ini sudah efektif dilakukan, Aston Printer Center juga tidak boleh mengabaikan fungsi media internet melalui website. Aston Printer Center saat ini sudah mempunyai website, namun belum ditangani secara optimal. Hal ini perlu mendapat perhatian lanjut, karena pengoptimalan website yang efektif dapat menunjang penjualan ke konsumen. Untuk itu Aston Printer Center perlu mengoptiumalkan website yang sudah dimiliki dan melayani pemesanan melalui website. Pengiriman barang ke tempat konsumen dan terwaralaba Aston Printer Center dilayani oleh kurir jika lokasi dekat dan masih dalam satu wilayah. Namun jika lokasinya jauh maka pengiriman dilakukan dengan bekerjasama melalui agen pengiriman barang. Kedua cara tersebut sudah efektif dilakukan saat ini, namun sebaiknya Aston Printer Center perlu memperhatikan cara yang paling efektif dengan melihat pertimbangan – pertimbangan yang dijelaskan pada Tabel 5.7. Tabel 5.7. Perbandingan Alternatif Pengiriman Barang Melalui Kurir Agen Pengiriman Barang - Kualitas pengiriman tidak terjamin - Kualitas pengiriman terjamin - Membutuhkan armada untuk - Tidak mengambil armada pengiriman pengiriman - Dapat membutuhkan keuntungan - Tidak dapat keuntungan banyak dari biaya pengiriman banyak mengambil dari biaya pengiriman - Menambah anggaran pembelian - Tidak menambah anggaran pembelian armada armada Dengan melihat perbandingan antara pengiriman melalui agen dan kurir commit to user pribadi, hendaknya Aston Printer Center mempertimbangkan kembali kebijakan V-17 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id dalam melakukan pengiriman kepada terwaralaba. Selain berhubungan dengan kualitas barang, hal tersebut juga membuka kesempatan bagi Aston Printer Center untuk mengambil keuntungan dari cara tersebut. Fasilitas pembayaran pada Aston Printer Center menerapkan fasilitas pembayaran langsung dan melalui transfer bagi terwaralaba. Pembayaran bagi terwaralaba sudah efektif diterapkan karena lokasi terwaralaba letaknya jauh dari Aston Printer Center sehingga akan memudahkan cara pembayaran. Namun sebaiknya fasilitas pembayaran bagi pelanggan yang datang langsung ke toko ditambah dengan menggunakan bantuan pembayaran melalui kartu kredit. Hal ini akan memudahkan pelanggan dalam melakukan transaksi pembelian sehingga pelanggan tidak usah membawa uang tunai dalam jumlah besar. Fasilitas parkir merupakan salah satu bentuk pelayanan terhadap konsumen. Aston Printer Center memasukkan item fasilitas parkir ini ke dalam surat perjanjian. Oleh karena itu fasilitas parkir merupakan salah satu syarat lokasi yang dapat dipilih untuk mendirikan toko. Hal tersebut merupakan cara yang tepat agar terwaralaba mempunyai lokasi yang benar – benar sesuai sebagai tempat untuk mendirikan toko. Luas parkir yang disyaratkan oleh Aston Printer Center adalah minimal mampu menampung 5 sepeda motor dan 2 unit mobil. Hal ini sudah cukup sebagai syarat memilih lokasi dengan pertimbangan pengantaran barang ke toko terwaralaba menggunakan mobil sehingga harus tersedia lahan yang cukup untuk mobil parkir di depan toko. Penanganan komplain terhadap Aston Printer Center dilayani secara langsung di toko dan melalui telepon. Pelanggan yang ingin memberikan komplain atau keluhan terhadap pelayanan toko dapat datang langsung ke toko dan menyampaikan keluhannya. Selain itu dapat dengan menelpon ke toko secara langsung. Cara ini sudah efektif dilakukan, namun sebaiknya Aston Printer Center juga menggunakan fungsi media internet dengan mengoptimalkan web yang sudah dimiliki. Dengan pengoptimalan website diharapkan ada interaksi langsung antara konsumen dengan toko. commit to user V-18 perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini menjelaskan mengenai beberapa kesimpulan dan saran dari penelitian yang dilakukan. Kesimpulan hasil penelitian merupakan jawaban dari tujuan penelitian yang ingin dicapai. Sedangkan saran berisi tentang hal-hal yang harus dipertimbangkan untuk penelitian selanjutnya agar diperoleh hasil yang lebih baik. 6.1 Kesimpulan Dari seluruh tahap-tahap penelitian yang telah dilaksanakan, maka dapat ditarik kesimpulan, sebagai berikut: 1. Best practice telah didapatkan dari hasil benchmarking terhadap tiga perusahaan yaitu Alfamart, Veneta System, dan Apotek K24. Best practice berisi langkah – langkah terbaik dari ketiga perusahaan yang dikumpulkan menjadi satu dan kemudian disesuaikan untuk ritel kategori printer dan tinta. 2. Sistem manajemen waralaba yang dirancang untuk ritel kategori printer dan tinta terdiri dari empat aspek yaitu manajemen kemitraan, manajemen barang dagangan, manajemen pengembangan ritel, dan manajemen toko. Keempat aspek tersebut dirancang berdasarkan best practice yang telah disesuaikan untuk ritel kategori printer dan tinta. 3. Hasil rancangan sistem manajemen waralaba telah diimplementasikan di perusahaan Aston Printer Center. Implementasi dilakukan dengan membuat prospektus penawaran yang dibuat khusus untuk Aston Printer Center. 6.2 Saran Saran yang dapat diberikan untuk langkah pengembangan atau penelitian selanjutnya adalah sebagai berikut: 1. Dalam menerapkan skenario alternatif yang dirancang pada sistem manajemen waralaba ini, sebaiknya Aston mempertimbangkan karakteristik dari calon terwaralaba. commit to user VI-1 Printer Center