BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Komunikasi Organisasi Komunikasi

BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1
Komunikasi Organisasi
Komunikasi organisasi terjadi dalam suatu organisasi, baik secara formal
maupun non formal. Yang berlangsung dalam suatu jaringan yang lebih besar
dibanding komunikasi kelompok. 1 Komunikasi dalam organisasi khususnya
memiliki hubungan satu atau lebih dimensi-dimensi struktur organisasi (misal;
peranan, status, kompleksitas tehnologi, pola-pola otoritas dan sebagainya).
Definisi tentang komunikasi organisasi begitu banyak, namun dalam hal ini
penulis akan memaparkan definisi komunikasi diantaranya:
Everet M Rogers dalam bukunya Communication in Organization,
mendefinisikan “organisasi sebagai suatu sistem yang mapan dari mereka yang
bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama melalui jenjang kepangkatan dan
pembagian tugas”. 2
Robert Bonnington dalam buku Modern Bisnis : A Systems Approach,
mendefinisikan
”organisasi
sebagai
sarana
dimana
manajemen
mengkoordinasikan sumber bahan dan sumber daya manusia melalui pola
struktur formal dari tugas-tugas dan wewenang”.
1
2
Dedy Mulyana, Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar, Universitas Terbuka, Jkarta, 2007, hal 4.5
Beard, Mike. Manajemen Departemen Public Relations,PT Gelora Aksara Pratama, 2001: hal:8
11 Griffin dalam A First Look at Communication Theory, membahas
komunikasi organisasi mengikuti teori management klasik, yang menempatkan
suatu bayaran pada daya produksi, presisi, dan efisiensi. Adapun prinsip-prinsip
dari teori management klasikal adalah sebagai berikut:
1.
kesatuan komando- suatu karyawan hanya menerima pesan dari satu
atasan
2.
rantai skalar- garis otoritas dari atasan ke bawahan, yang bergerak dari
atas sampai ke bawah untuk organisasi; rantai ini, yang diakibatkan oleh
prinsip kesatuan komando, harus digunakan sebagai suatu saluran untuk
pengambilan keputusan dan komunikasi.
3.
divisi pekerjaan- manegement perlu arahan untuk mencapai suatu derajat
tingkat spesialisasi yang dirancang untuk mencapai sasaran organisasi
dengan suatu cara efisien.
4.
tanggung jawab dan otoritas- perhatian harus dibayarkan kepada hak
untuk memberi order dan ke ketaatan seksama; suatu ketepatan
keseimbangan antara tanggung jawab dan otoritas harus dicapai.
5.
disiplin- ketaatan, aplikasi, energi, perilaku, dan tanda rasa hormat yang
keluar seturut kebiasaan dan aturan disetujui.
6.
mengebawahkan kepentingan individu dari kepentingan umum- melalui
contoh peneguhan, persetujuan adil, dan pengawasan terus-menerus.
12 Komunikasi dan organisasi tidak lepas dari apa yang disebut dengan
budaya organisasi. Budaya oeganisasi adalah suatu acuan bagi ketentuan atau
perilaku yang berlaku, maka para pemimpin dan karyawan secara tidak langsung
terikat sehingga dapat membentuk sikap dan perilaku sesuai ketentuan visi dan
misi perusahaan. Komunikasi tentulah penerapannya akan terjadi dilingkungan
manapun mengingat manusia adalah makhluk sosial yakni makhluk yangh tidak
dapat hidup sendiri sehingga komunikasi adalah suatu hal yang mutlak diperlukan.
Adapun salah satu ruang lingkup dapat terjadinya komunikasi adalah
organisasi. Dengan adanya komunikasi dalam organisasi inilah maka apa yang
menjadi goal organisasi dapat dicapai, salah satunya dengan melakukan
komunikasi dengan stakeholder organisasi/perusahaan baik dari pihak internal
maupun eksternal yang ada didalam sistem sosial tersebut. Namun, untuk
mencapai tujuan perusahaan tersebut tidaklah cukup hanya dengan melakukan
komunikasi saja namun hubungan yang baik juga harus dapat diciptakan serta
dipertahankan.
Komunikasi organisasi adalah hal yang tentunya tidak lepas dari aktivitas
suatu organisasi. Adalah mustahil ketika tidak terjadi komunikasi dalam
organisasi. Melalui komunikasi organisasi itulah maka apa yang menjadi visi dan
misi organisasi dapat tercapai.
Hal yang dapat digunakan untuk mengefektifkan komunikasi organisasi
adalah dengan menerapkan iklim organisasi yang kondusif seperti adanya rasa
keterbukaan antara pihak atasan maupun bawahan dalam internal perusahaan
13 maupun pihak eksternal perusahaan sehingga dapat mengurangi hadirnya miss
communication.
Kefektifan komunikasi dan organisasi adalah bagaimana hubungan antara
komunikasi yang efektif dan kinerja organisasi, termasuk berbagai macam
tingkatan unit kesatuannya, seperti individu, kelompok dan organisasi secara
keseluruhan. Dalam kaitannya dengan komunikasi organisasi bahwa pengiriman
dan penerimaan informasi dalam organiasi yang kompleks, termasuk didalamnya
adalah
komunikasi
internal,
hubungan
manusia,
hubungan
persatuan
penegelolaan, komunikasi down word, up word, dan horizontal dalam organisasi
ketrampilan berkomunikasi dan berbicara, mendengar, menulis dan komunikasi
evaluasi program.
2.2
Komunikasi Internal
2.2.1
Komunikasi Vertikal, Horizontal dan Diagonal
Komunikasi internal merujuk pada pertukaran informasi dan gagasan
dalam organisasi. Komunikasi internal menjadi suatu hal yang mutlak dalam
organisasi, hal ini berkaitan dengan semakin bergesernya kebutuhan atas orientasi
perusahaan. Komunikasi internal adalah komunikasi antara manajer dengan
komunikan (khalayak / karyawan mulai dari level top management, middle
management dan lower management) yang berada di dalam organisasi, secara
timbal balik 3
3
Courtland L. Bovee, Thil John V, Komunikasi Bisnis, Edisi Keenam, Jakarta, PT Prenhalindo, 2002
14 Dalam komunikasi internal terdapat dua pola jaringan yaitu komunikasi
formal dan komunikasi informal (grapevine). Jaringan komunikasi formal terikat
dengan struktur resmi sebuah organisasi, sebaliknya komunikasi informal justru
merayap dalam semua sisi komunikasi organisasi yang bisa menjadi pisau
bermata dua, semakin menguatkan atau semakin melemahkan komunikasi formal
organisasi.
Komuikasi internal terbagi menjadi tiga kegiatan, yakni komunikasi
vertikal, komunikasi horizontal dan komunikasi diagonal. 4 . Komunikasi vertikal,
yakni komunikasi dari atas ke bawah (downward communication) dan dari bawah
ke atas (upward communication) adalah komunikasi dari pimpinan ke bawahan
dan dari bawahan ke pimpinan secara timbale balik (two way traffic
communication). Dalam proses komunikasi vertikal tersebut pimpinan atau
manager memberikan instruksi, petunjuk, pengarahan, informasi, penjelasan dan
lain – lain kepada bawahan. Kemudian bawahan memberikan laporan, gagasan,
saran dan sebagainya kepada pimpinan.
Komunikasi horizontal, yakni komunikasi secara mendatar. Berbeda
dengan komunikasi vertikal yang sifatnya formal, maka komunikasi horizontal
seringkali berlangsung dalam suasana tidak formal. Arus komunikasi horizontal
ini membantu karyawan berbagi informasi dan mengkoordinasikan tugas dan ini
bermanfaat untuk menyelesaikan masalah yang kompleks dan sulit dalam
organisasi.
4
Onong Uchjana Effendy, Human Relations dan Public Relations, Mandar Maju, Bandung, 1993
15 Komunikasi diagonal, yang umumnya di namakan komunikasi silang
(cross communication) yakni komunikasi yang terjadi antara seseorang dengan
orang lain yang satu sama lain berbeda kedudukan dan bagian
2.2.2
Komunikasi Formal dan Informal
1. Komunikasi formal adalah pesan-pesan yang dikirimkan, ditransfer dan
diterima melalui pola hierarki kewenangan organisasi yang telah
ditetapkan dalam struktur organisasi atau yang biasa disebut dengan rantai
komando.
2. Komunikasi informal adalah proses komunikasi dimana arus informasinya
sesuai dengan kepentingan dan kehendak masing-masing pribadi yang ada
dalam organisasi tersebut. Proses hubungan komunikasi informal tidak
mengikuti jalur structural, sehingga bisa saja terjadi seseorang yang
mempunyai struktur formal dibawah berkomunikasi dengan pimpinan 5
2.2.3 Komunikasi Satu Arah dan Dua Arah
1. Komunikasi satu arah menghilangkan kesempatan untuk memperoleh
penjelasan dan konfirmasi. Jenis Komunikasi ini hanya menekankan
penyampaian pesan
2. Komunikasi dua arah memiliki suatu system umpan balik permanen
didalamnya, yang memungkinkan komunikator dapat memperoleh umpan
balik pesan yang disampaikan. Jenis komunikasi ini menjamin informasi
dan penjelasan lebih lanjut dan tersedianya informasi setiap saat.
5
Thoha, Miftah, 1983, Perilaku Organisasi: Konsep Dasar dan Aplikasinya, Rajawali, Jakarta
16 2.3 Public Relations
2.3.1 Pengertian Public Relations
Public Relations/PR/Humas merupakan kegiatan yang dilakukan secara
terencana, baik pada saat sebelum program komunikasi dijalankan maupun ketika
program komunikasi telah selesai dijalankan untuk mencapai tujuan dari
organisasi yang diwakilinya. Cutlip, Center dan Broom, public relations adalah
fungsi manajemen yang menemukan, menetapkan dan mempertahankan
hubungan-hubungan yang saling menguntungkan antara organisasi serta
publiknya yang akan menentukan kesuksesan atau kegagalan organisasi tersebut 6 .
Hal diatas menunjukkan bahwa Public Relations bukan alat manajemen
yang dapat ditiadakan, melainkan melengkat menjadi satu dengan fungsi
manajemen. Yang menggerakkan dan menjalankan fungsi public relations
didalam organisasi adalah komunikasi 7 . Definisi PR yang dikeluarkan oleh PRSA
(The Public Relations Society of America), menunjukan beberapa elemen yang
terdapat pada aktivitas PR diantaranya:
a.
Menjalankan program yang terencana dan berkesinambungan dari
manajemen organisasi.
b. Menjalankan relasi antara organisasi dengan publiknya
c. Memonitor awarness( kesadaran), opinion (opini), attitude (sikap), dan
behavior (perilaku), baik dari dalam maupun luar organisasi
d. Menganalisa dampak kebijakan, prosedur dan aksi terhadap public
6
7
Indrasafitri, Dina Bekerja Sebagai Public Relations (Erlangga Group, 2005) hal. 18
Effendy, Onong Uchana. Ilmu Komunikasi TEori dan Praktek (Bandung PT Remaja Rosdakarya,1992) hal.135
17 e. Menyesuaikan kebijakan, prosedur dan aksi yang dikeluarkan organisasi
dengan keinginan publik
f. Melakukan konsulatasi manajemen
dalam membuat kebijakan baru,
prosedur, dan aksi yang saling mneguntungkan antara organisasi dengan
public-nya
g. Membentuk dan memelihara komunikasi dua arah antara organisasi
dengan publik
h. Membuat perubahan spesifik terhadap awareness (keasadaran), opini,
sikap dan perilaku baik di dalam maupun keluar organisasi
i. Menghasilkan relasi baru dan atau memelihara relasi antara organisasi
dengan public-ny
2.3.2
Fungsi Public Relations
Sasaran dari aktivitas public relations adalah public/stakeholder
organisasi, pentingnya mengelola public organisasi karena memiliki latar
belakang, nilai-nilai, dan pengalaman yang berbeda-beda sehingga akan
membentuk opini, dan opini yang berada di masyarakat atau yang dikenal dengan
opini publik menjadi sesuatu hal yang sangat mendasar bagi kegiatan PR itu
sendiri.
18 Secara umum fungsi public relations menurut Rex F.Harlow dalam
Building Public Relations (1988) dibagi menjadi dua :
a. PR sebagai Methode of Communication, fungsi ini menunjukan bahwa PR
merupakan rangkaian atau sistem kegiatan komunikasi yang khas.
b. PR sebagai State of Being ( Perwujudan), hal ini menunjukkan perwujudan
kegiatan komunikasi yang di lembagakan kedalam suatu bagian, divisi
atau biro. Ini berarti ada orang yang memimpin lembaga tersebut.
Berdasarkan ciri khas kegiatan public relations, Cutlip and Center pakar
PR internasional dalam bukunya Effective Public Relations menyebutkan fungsi
public relations sebagai berikut:
a. Menunjang aktivitas utama manajemen dalam mencapai tujuan
bersama (fungsi melekat pada manajemen, lembaga atau organisasi)
b. Membina hubungan yang harmonis antara badan/organisasi dengan
publiknya sebagai khalayak sasaran
c. Mengidentifikasi segala sesuatu yang berkaitan dengan opini, persepsi
dan
tanggapan
masyarakat
terhadap
organisasi/
badan
yang
diwakilinya atau sebaliknya
d. Melayani keinginan publiknya dan memberikan sumbang saran kepada
top management untuk mencapai tujuan dan manfaat bersama
e. Menciptakan komunikasi dua arah secara tombal balik dan mengatur
arus informasi, publikasi, serta pesan dari badan/organisasike publik
atau sebaliknya demi tercapainya citra positif bagi kedua belah pihak 8 .
8
Ibid 19 Fungsi-fungsi tersebut memperlihatkan bahwa public relations merupakan
salah satu fungsi manajemen modern yang bersifat melekat pada manajemen
perusahaan
yang
bertujuan
menciptakan
saling
pengertian
(mutual
understanding), saling menghargai (mutual appreciation), saling mempercayai
(mutual confidence), dan menciptakan good will untuk memperoleh dukungan
publik demi terciptanya corporate image bagi suatu organisasi atau perusahaan 9
2.4
Publik Internal
Publik internal adalah mereka yang bekerja dalam suatu organisasi atau
perusahaan. Pengertian publik dalam hal ini dibatasi kepada pengertian
sekelompok individu yang terlibat pada suatu kegiatan, dan terikat suatu perhatian
dan kepnetingan dalam mencapai tujuan organisasi. Oleh sebab itu publik dalam
kegiatan internal PR dapat dilihat dalam bentuk:
a. Publik Karyawan
b. Publik Pemegang Saham
c. Publik dari masing-masing departemen, biro atau unit-unit terkecil
dalam perusahaan atau instansi tersebut. 10
Publik internal memiliki kebutuhan akan informasi dan tercapainya iklim
komunikasi yang baik dengan pihak manajemen, disinilah PR internal berperan
sebagai corong informasi kepada karyawan juga komunikator dan mediator bagi
kedua belah pihak karena publik internal juga memiliki kebutuhan untuk
menyampaikan pendapat, keinginan, aspirasi, kritik dan masukan mereka.
9
Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia, Komunika: Transformasi Usaha Industri Media Massa. Hal 19. 2006 vol.9
Mahmud Mahidin, Pengantar Humas, Universitas Terbuka , Jakarta, 1993, Hal 81
10
20 Komunikasi yang dilakukan oleh PR untuk publik internal dapat menjadi
efektif bila:
1. Adanya keterbukaan manajemen perusahaan terhadap karyawannya.
2. Saling menghormati atau menghargai antara satu sama lain, baik bertindak
sebagai pemimpin maupun sebagai bawahan demi tercapainya tujuan
utama perusahaan.
3. Adanya kesadaran atau pengakuan dari pihak perusahaan akan nilai-nilai
dari arti pentingnya suatu mkomunikasi ”timbal balik” dengan para
karyawan.
4. Selain memiliki kemampuan sebagai komunikator, mediator dan
persuader, PR juga harus didukung dengan sumber-sumber daya tehnis
yang canggih dan sekaligus media komunikasi, seperti mengelola dan
membuat : House PR Journal, Internal Magazines, Video and Cassets
Recording, Slide Film Presentation, Special Event Programmes dan media
pertemuan sebagai komunikasi internal 11
2.5
Model Komunikasi
Model merupakan cara untuk menunjukkan sebuah objek yang
mengandung kompleksitas proses didalamnya dan hubungan antara unsur-unsur
pendukungnya. Model komunikasi dapat diartikan sebagai representasi dari suatu
peristiwa komunikasi. Menurut Little John (1989:12) “In broad sense a term
model can apply to any symbolic representationsof thing, process or idea” (dalam
pengertian yang luas pengertian model dapat diterapkan pada setiap representasi
simbolik dari suatu benda, proses atau ide) 12
11
12
Ibid Hal 281
Wiryanto. Pengantar Ilmu Komunikasi Grasindo Hal.9
21 Menurut James E Grunig mengemukakan empat model komunikasi
dalam praktik public relations. Model-model tersebut adalah:
a.
Model Agensi Pers/ Propaganda/ Press Agentry
Pada tahap ini PR melakukan propaganda atau kampanye melalui
komunikasi searah untuk tujuan publisitas yang menguntungkan,
khususnya dalam menghadapi media massa. Informasi yang disampaikan
terkadang tidak jujur sebagai upaya memanipulasi hal-hal negative terkait
organisasi/perusahaannya.
b.
Model informasi Publik/Public Information
PR bertindak sebagai journalist in residence, berupaya membangun
kepercayaan publik melalui komunikasi searah dan tidak mementingkan
persuasive. Menyebarluaskan informasi kepada publik, unsur kebenaran
diperhatikan serta adanya pengendalian arus informasi tersebut.
c. Model Asimetris Dua Arah/Two Way Asymmetrical Model
Dalam penyampaian informasi dilakukan secara dua arah serta
berdasarkan riset serta menggunakan strategi komunikasi persuasive.
Unsur kebenaran diperhatikan sebagai upaya untuk membujuk publik agar
mau bekerja sama, bersikap dan berpikir sesuai dengan harapan
organisasi/perusahaan.
d. Model Simetris Dua Arah/Two Way Simetrical Model
Model komunikasi dua arah yang berimbang sehingga mampu
memecahkan dan menghindari konflik dengan memperbaiki pemahaman
publik untuk membangun saling penegertian serta dukungan yang akan
menguntungkan kedua belah pihak, baik organisasi maupun publiknya.
22 Tabel. Model komunikasi Grunig 13
Karakteristik
Tujuan
Model
Press
Public
Two
Agentry
Information
Asymmetric
Symmetric
propaganda
Penyebaran
Persuasi
Mutual
informasi
ilmiah
understanding
arah, Satu
arah, Dua
Way Two
Sifat
Satu
arah, Dua
Komunikasi
kebenaran
pentingnya
efek
menyeluruh
kebenaran
seimbang
Way
arah,
tidak efek
seimbang
tidak penting
Model
Source
→ Source
→ Source
↔ Source
Komunikasi
receiver
receiver
Sifat
Kecil,
Kecil, dapat Formulaitive, Formulative,
Penelitian
dilakukan
dibaca
evaluative
evaluative
dikantor
kelompok
atas perilaku
atas
receiver
receiver
pembaca
Tokoh
P T Barnum
Ivy Lee
Historis
↔
pemahaman
Edward
L Bernays,
Bernays
pengajar,
pemimpin
professional
Dimana
Olah
Diterapkan
teater,
Estimasi
raga, Pemerintah,
Bisnis
Bisnis,
asosiasi
competitive,
teregulasi,
promosi
nirlaba,
agensi
agensi
produk
bisnis
15%
50&
20%
15%
persentase
penerapan
13
Oliver Sandra. Strategi Public Relations. Erlangga Jakarta. 2007. Hal 9
23 Pada tabel diatas Grunig mengindentifikasi bahwa separuh perusahaan di
Amerika menggunakan model informasi publik, 20 persen menggunakan model
asimetris dua arah, dan hanya 15 persen yang menggunakan model press
agentry/publisitas dan simetris dua arah. Tentu saja, tidak ada satupun model yang
benar-benar eksklusif dan keempat model tersenut bisa digunakan dalam satu
program, tanpa harus diterapkan secara simultan tetapi disesuaikan dengan
keperluan. Grunig dan para peneliti IABC menekankan bahwa jaminan kualitas
hanya dapat diperoleh melalui model simetris dua arah, yang sangat
mengandalkan manajemen umpan balik yang berkualitas. 14
Seperti yang dikutip oleh Jim R. Macnamara’s menurut kesimpulan
Grunig secara secara praktis PR professional mengenai empat model komunikasi
diatas adalah yaiti untuk press agentry dan public information yang merupakan
tujuan utama organisasi yang selalu berorientasi pada model komunikasi satu arah
dengan publiknya sebagai khalayak sasaran.
Dalam model ini merupakan konsep pokok yang mendasari dimana pihak
organisasi tidak memerlukan perubahan sikap, nilai-nilai/tindakan tertentu tetapi
tugas dan kewajiban pihak public relations adalah untuk menciptakan pemenuhan
kepatuhan dan persuasifdari pihak publik sebagai khalayak sasaran. Sedangkan
dalam model two way asymmetric dan two symmetric yang meliputi model
komunikasi dua arah anatar organisasi dan khalayak yang saling beradaptasi satu
sama lainnya dengan orientasi bertujuan membangun saling beradaptasi. 15
14
Ibid
Rosady Ruslan. Manajemen public Relations dan Media Komunikasi. Konsepsi dan Aplikasi Edisi Revisi;Jakarta Raya
Grafindo Persada. 2004 (hal 60-61)
15
24 2.6
Program Internalisasi
Suatu program membutuhkan strategi guna mencapai hasil ynag
diharapkan. Internalisasi merupakan salah satu fungsi komunikasi yang beperan
penting dalam pola tingkah laku seseorang ditengan-tengah masyarakat dan
lingkungannya.
Internalisasi
berarti
proses
menanamkan
dan
menumbuhkembangkan suatu nilai atau budaya menjadi bagian diri orang yang
bersangkutan. Jika sosialisasi lebih ke samping (horizontal) dan lebih kuantitatif,
maka internalisasi lebih bersifat vertikal dan kualitatif. Penanaman dan
penumbuhkembangan nilai tersebut dilakukan melalui berbagai metode, seperti
pendidikan, pengarahan, aturan dan lain sebagainya. 16
Tujuan dari internalisasi adalah untuk menjadikan nilai-nilai organisasi
tercermin dalam perilaku seluruh anggota organisasi dalam aktivitas sehari-hari.
Organisasi dalam melakukan program internalisasi harus memperhatikan seluruh
aspek yang diperlukan sehingga tujuan dari program tersebut efektif dan efisien.
Tahapan implementasi program internalisasi good corporate governance adalah
sebagai berikut:
a. Awareness program, menanamkan kesadaran bahwa penerapan
program
adalah
sebuah
keharusan,
investasi
menuju
tangga
kesuksesan. Bukan hanya sekedar tindakan untuk mematuhi ketentuan
regulasi dan atau perundang-undangan yang berlaku, sehingga segenap
insan perusahaan memahami arti penting implementasi program.
16
Anthonius, Athosoki, Gea Antonia, Panca Yuni Wulandari.Character Building IV Relasi dengan Dunia,PT Elex Media
Komputindo, Kelompok Gramedia . Jakarta:2005. Hal.332
25 b. Institusioanalisasi dan internalisasi, upaya implementasi program
sebagai sistem yang berlaku resmi pada seluruh tingkatan dan jenjang
organisasi. Internalisasi bertujuan untuk menanamkan nilai-nilai dalam
program kedalam jiwa setiap individu sehingga mendarah daging
menjadi budaya kerja.
c. Monitoring dan Self Assessment, kegiatan memantau pelaksanaan
program pada setiap tingkatan dan jenjang organisasi dan pengukuran
implementasi program dilakukan oleh internal perusahaan.
d. Assessment Program, kegiatan megukur pelaksanaan program dengan
mengundang pihak independen.
e. Eksternalisasi, kegiatan mengkomunikasikan penerpan program
kepada pihak-pihak eksternal. 17
Pembentukan Komite GCG mutlak diperlukan guna mendukung
implementasi tahapan internalisasi good corporate governance. Komite GCG yang
dibentuk oleh dan bertanggung jawab kepada Dewan Komisaris dengan tugas dan
tanggung jawab untuk membantu Dewan Komisaris dalam melaksanakan
pembinaan dan pengawasan terhadap implementasi prinsip-prinsip GCG di suatu
perusahaan. 18
17
Arafat, Wilson dan Mohammad Fajri M.P. Smart Strategy For 360 Degree GCG. Jakarta:Skyrocketing Publisher, 2009
193-220 18
Ibid. Hal 205 26