teknologi informasi dalam implementasi proses bisnis

Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi 2005 (SNATI 2005)
Yogyakarta, 18 Juni 2005
ISBN: 979-756-061-6
TEKNOLOGI INFORMASI DALAM IMPLEMENTASI PROSES BISNIS
PADA SUPPLY CHAIN MANAGEMENT (SCM)
Setijadi
Laboratorium Perencanaan dan Optimasi Sistem Industri (POSI)
Jurusan Teknik Industri, Universitas Widyatama, Bandung
E-mail: [email protected]
Abstrak
Supply chain management (SCM) merupakan integrasi proses-proses bisnis kunci dari pengguna akhir
sampai ke pemasok awal yang menyediakan produk, jasa, dan informasi yang memberikan nilai tambah untuk
pelanggan dan pihak-pihak terkait lainnya. Untuk mengimplementasikan SCM, teknologi informasi diperlukan
sebagai salah satu prasyarat.
Dalam kajian ini diidentifikasikan peranan teknologi informasi dalam penerapan SCM. Identifikasi dan
analisis dilakukan pada masing-masing proses bisnis kunci SCM, yang meliputi: manajemen hubungan
pelanggan, manajemen pelayanan pelanggan, manajemen permintaan, pemenuhan pesanan, manajemen aliran
manufaktur, manajemen hubungan pemasok, pengembangan dan komersialisasi produk, dan manajemen
pengembalian (return management).
Hasil kajian menunjukkan bagaimana teknologi informasi memegang peranan penting dalam masingmasing proses bisnis SCM. Teknologi informasi diperlukan dalam perbaikan kinerja rantai pasok terutama
untuk mengurangi ketidakpastian. Selain itu, dari hasil analisis dapat disimpulkan sejumlah kendala dalam
penerapan teknologi informasi dalam implementasi SCM tersebut.
Kata kunci: teknologi informasi, SCM, proses bisnis, penggerak.
perusahaan akan tetapi lebih kepada rantai pasok
(supply chain) melawan rantai pasok.
Menurut Lambert et. al dalam Croxton
(2001), proses-proses bisnis dalam SCM terdiri atas
delapan bagian yang meliputi: manajemen hubungan
pelanggan, manajemen pelayanan pelanggan,
manajemen permintaan, pemenuhan pesanan,
manajemen
aliran
manufaktur,
manajemen
hubungan
pemasok,
pengembangan
dan
komersialisasi
produk,
dan
manajemen
pengembalian (return management), seperti
ditunjukkan pada Gambar 1.
1. Pendahuluan
Sejak tahun 1980-an, telah dikembangkan
istilah manajemen rantai pasok (supply chain
management, SCM). Istilah ini banyak digunakan,
walaupun dengan beberapa kerancuan pengertian.
Beberapa pihak memberikan definisi/pengertian
manajemen rantai pasok sebagai berikut:
a. Lambert (1998) menyatakan bahwa SCM
merupakan integrasi atas proses-proses bisnis
dari pengguna akhir melalui pemasok awal yang
menyediakan produk, jasa, dan informasi yang
memberikan nilai tambah bagi pelanggan.
b. Menurut Simchi-Levi (2002), SCM adalah suatu
kumpulan pendekatan yang digunakan untuk
mengintegrasikan secara efisien antara pemasok,
perusahaan manufaktur, pergudangan, dan toko,
sehingga barang diproduksi dan didistribusikan
pada kuantitas, lokasi, dan waktu yang benar,
untuk meminimumkan biaya-biaya pada kondisi
yang memuaskan kebutuhan tingkat pelayanan.
c. Menurut Handfield (1999), SCM merupakan
integrasi atas kegiatan-kegiatan dalam suatu
rantai pasok dengan hubungan yang diperbaiki,
untuk mencapai suatu keunggulan bersaing yang
berkelanjutan.
d. Chopra & Meindl (2001) berpendapat bahwa
SCM mencakup manajemen atas aliran-aliran di
antara tingkatan dalam suatu rantai pasok untuk
memaksimumkan keuntungan total.
SCM merupakan konsep yang semakin
penting pada era perdagangan bebas dan globalisasi.
Dalam era tersebut, persaingan bukan lagi produk
melawan produk atau perusahaan melawan
E-81
Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi 2005 (SNATI 2005)
Yogyakarta, 18 Juni 2005
ISBN: 979-756-061-6
yang digunakan harus handal. Teknologi informasi
ALIRAN INFORMASI
PROSES BISNIS-PROSES BISNIS RANTAI PASOK
PEMASOK
LEVEL 2
PEMASOK
LEVEL 1
PABRIK
Purchasing
Production ALIRAN
LogistiK
PELANGGAN
PENGGUNA/
PELANGGAN AKHIR
Marketing & Sales
Finance
PRODUKSI
R&D
MANAJEMEN HUBUNGAN PELANGGAN
MANAJEMEN PELAYANAN PELANGGAN
MANAJEMEN PERMINTAAN
PEMENUHAN PESANAN
MANAJEMEN ALIRAN MANUFAKTUR
MANAJEMEN HUBUNGAN PEMASOK
PENGEMBANGAN DAN KOMERSIALISASI PRODUK
MANAJEMEN PENGEMBALIAN
Gambar 1. SCM sebagai Integrasi dan Pengaturan Proses Bisnis-Proses Bisnis
di Sepanjang Rantai Pasok (Sumber: Lambert et. al dalam Croxton, 2001)
ini harus dapat menghimpun secara real time
mengenai berbagai informasi yang diperlukan
pelanggan, seperti ketersediaan produk, waktu
pengiriman, dan status pesanan.
Manajemen pelayanan pelanggan merupakan
titik kunci hubungan untuk mengadministrasikan
kesepakatan produk atau jasa. Pelayanan pelanggan
menyediakan sumber tunggal untuk berbagai
informasi yang dibutuhkan pelanggan. Dengan
teknologi informasi, perusahaan dapat memberikan
pelayanan kepada pelanggan dengan tingkat
kepastian yang tinggi.
2. Peranan Teknologi Informasi dalam SCM
Chopra & Meindl (2001) menyatakan bahwa
dalam SCM terdapat empat penggerak (driver), yaitu
persediaan, transportasi, fasilitas, dan informasi.
Dari keempat penggerak tersebut, informasi
merupakan penggerak utama. Informasi sangat
mempengaruhi ketiga penggerak lainnya.
Peranan informasi dalam SCM dipengaruhi
oleh teknologi informasi yang digunakan. Teknologi
informasi ini mempunyai peranan penting dalam
dalam mendukung kinerja SCM. Peranan Teknologi
Informasi pada masing-masing proses bisnis dalam
SCM tersebut adalah sebagai berikut:
2.3 Peranan dalam Manajemen Permintaan
Manajemen
permintaan
(demand
management) mencakup proses-proses yang
bertujuan untuk menjaga keseimbangan antara
kebutuhan pelanggan dengan kemampuan pasokan
perusahaan.
Sistem manajemen permintaan yang baik
menggunakan data point-of-sale dari pelanggan
utama
untuk
mengurangi
ketidakpastian
(uncertainty) dan menyediakan aliran yang efisien
sepanjang rantai pasok. Dalam manajemen
permintaan tersebut, penentuan kebijakan persediaan
yang optimal memerlukan informasi yang mencakup
pola permintaan biaya penanganan persediaan, biaya
akibat kekurangan persediaan, dan biaya pemesanan.
Dalam manajemen permintaan pada level
perusahaan, teknologi informasi digunakan untuk
melakukan sinkronisasi perencanaan permintaan
(Croxton et al., 2002). Sinkronisasi dilakukan antara
hasil
peramalan,
kemampuan
manufaktur,
kemampuan pasokan, dan kemampuan distribusi.
2.1 Peranan dalam Manajemen Hubungan
Pelanggan
Dalam SCM, proses manajemen hubungan
pelanggan (customer relationship management/
CRM) bertujuan untuk menyediakan struktur dalam
mengembangkan dan memelihara hubungan dengan
pelanggan.
Berbagai teknologi informasi digunakan
dalam implementasi CRM. Sebagai contoh, aplikasi
Sales Force Automation (SFA) dapat digunakan
untuk mengotomatiskan hubungan antara para
penjual dan pembeli melalui penyediaan informasi
produk dan harga (Copra & Meindl, 2001). Sistem
tersebut juga memungkinkan informasi pelanggan
dan produk secara rinci dan real time.
2.2 Peranan dalam Manajemen Pelayanan
Pelanggan
Untuk dapat menjalankan manajemen
pelayanan
pelanggan
(customer
service
management/CSM) secara baik, teknologi informasi
E-82
Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi 2005 (SNATI 2005)
Yogyakarta, 18 Juni 2005
ISBN: 979-756-061-6
interaksi dengan pemasok sangat diperlukan untuk
menjamin ketersediaan produk yang akan dijual.
Untuk menjamin interaksi ini, diperlukan
informasi yang memadai mengenai pemasok.
Informasi ini mencakup mengenai product line, lead
time produk, serta sales terms and conditions.
Selanjutnya, pemantauan kinerja pemasok perlu
dilakukan, seperti yang dikembangkan pada modul
Supplier Management dalam ERP. Dalam hal ini,
teknologi informasi diperlukan untuk dapat
menjamin kelancaran hubungan dengan pemasok.
Dalam SCM, manajemen permintaan menjadi
permasalahan penting karena mencakup pengelolaan
permintaan pada suatu rangkaian perusahaan dalam
rantai pasok itu. Teknologi informasi dibutuhkan
untuk menjamin keakuratan data dan mengurangi
delay time aliran informasi. Kedua hal tersebut
merupakan faktor-faktor penting untuk mengurangi
fenomena bullwhip effect dalam rantai pasok.
2.4 Peranan dalam Pemenuhan Pesanan
Pemenuhan
pesanan
yang
efektif
membutuhkan integrasi dari proses manufaktur,
logistik dan rencana pemasaran. Kunci SCM yang
efektif adalah memenuhi kebutuhan pelanggan
sesuai dengan waktu.
Sebagai bagian dalam sistem ERP
(Enterprise Resources Planning), modul Order
Fulfillment digunakan untuk memantau siklus
pemenuhan pesanan dan merupakan catatan
kemajuan
perusahaan
dalam
memuaskan
permintaan. ERP merupakan suatu sistem teknologi
informasi operasional yang digunakan untuk
mengumpulkan informasi dari semua fungsi dalam
perusahaan. Sistem ERP ini memantau material,
pesanan, jadwal, persediaan barang jadi, dan
informasi lainnya yang ada di perusahaan (Chopra &
Meindl, 2001).
Penerapan ERP tersebut membutuhkan
ketersediaan teknologi informasi. Penggunaan
teknologi informasi ini akan dapat meningkatkan
kepastian dalam pemenuhan pesanan.
2.7 Peranan
dalam
Pengembangan
dan
Komersialisasi Produk
SCM mencakup integrasi pelanggan dan
pemasok ke dalam proses pengembangan produk
untuk memperpendek time to market.
Dengan memandang SCM sebagai integrasi
proses bisnis dari pemasok awal hingga pengguna
akhir, setiap mata rantai harus terintegrasikan pula
dalam proses pengembangan dan komersialisasi
produk.
Dalam situasi persaingan bisnis yang ketat
dan tingkat perubahan teknologi yang cepat,
penggunaan teknologi informasi tidak dapat ditawar
lagi. Teknologi informasi ini digunakan oleh rantai
pasok untuk mengumpulkan informasi dari mata
rantai terkait dan mengalirkannya ke mata rantai
terkait lainnya. Dengan demikian time to market
produk yang dikembangkan dapat diperpendek.
2.8 Peranan dalam Manajemen Pengembalian
(Return Management)
Proses manajemen pengembalian mencakup
pengaturan aliran reverse product secara efisien dan
mengidentifikasi peluang-peluang untuk mengurangi
pengembalian yang tidak dikehendaki. Dalam proses
ini juga tercakup pengontrolan reusable assets,
seperti kontainer.
Manajemen pengembalian merupakan proses
di dalam SCM dengan kegiatan-kegiatan seperti
pengembalian (return), reverse logistic, gatekeeping,
dan avoidance (Rogers et. al, 2002).
Lambert (1998) menyatakan bahwa dalam
implementasi SCM, harus dilakukan mekanisme
koordinasi yang baik di antara fungsi-fungsi yang
bervariasi tersebut agar proses-proses di dalam SCM
bisa dijalankan secara efektif dan efisien.
Informasi sangat penting dalam proses
pengambilan keputusan pada rantai pasok. Dengan
ruang lingkup rantai pasok yang luas dan mencakup
suatu rangkaian perusahaan, kebutuhan informasi
menjadi semakin penting.
Salah satu kendala yang dihadapi dalam
penerapan menerapkan teknologi informasi untuk
SCM adalah penyiapan infrastruktur. Simchi-Levi
(2002) menyebutkan bahwa infrastruktur teknologi
informasi mencakup empat komponen, yaitu:
interface devices, komunikasi, database, dan
arsitektur sistem. Infrastruktur ini harus disiapkan,
2.5 Peranan
dalam
Manajemen
Aliran
Manufaktur
Proses-proses manufaktur harus bersifat
fleksibel dalam menanggapi perubahan pasar.
Perubahan dalam proses aliran manufaktur
diperlukan untuk memperpendek waktu siklus. Hal
ini berarti akan meningkatkan responsivitas terhadap
pelanggan.
Dalam ERP terdapat modul manufacturing
yang mencatat aliran produk sepanjang proses
manufaktur dan mengkoordinasikan apa yang
dilakukan untuk suatu bagian pada suatu waktu.
Aliran produk tersebut harus dipantau melalui
penggunaan teknologi informasi. Pemantauan ini
dilakukan untuk memberikan kepastian dalam
kelancaran aliran manufaktur.
2.6 Peranan dalam Manajemen Hubungan
Pemasok
Manajemen hubungan pemasok merupakan
proses yang menentukan bagaimana suatu
perusahaan berinteraksi dengan para pemasoknya.
Fungsi
pembelian
dikembangkan
melalui
mekanisme komunikasi yang cepat seperti electronic
data interchange (EDI) dan jaringan internet.
Interaksi
dengan
pemasok
dapat
mempengaruhi kelancaran proses produksi yang
dilakukan perusahaan manufaktur. Bagi pengecer,
E-83
Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi 2005 (SNATI 2005)
Yogyakarta, 18 Juni 2005
baik untuk internal perusahaan maupun eksternal
antar perusahaan dalam rantai pasok.
Dalam pembuatan keputusan rantai pasok,
informasi
akan
berguna
jika
mempunyai
karakteristik: akurat, dapat diakses pada waktu yang
diperlukan, dan dalam bentuk yang tepat. Informasi
yang akurat sangat penting untuk sebagai dasar
analisis untuk pengambilan keputusan.
Masalah bentuk informasi tersebut terkait
dengan standardisasi informasi. Informasi dapat
dalam berbagai bentuk atau format yang berbeda
sesuai dengan teknologi informasi yang digunakan
perusahaan. Perbedaan bentuk atau format ini dapat
menjadi kendala untuk mengintegrasikan informasi.
Jika informasi ini tidak dapat terintegrasi maka
penerapan SCM sangat sulit dilakukan.
3. Kesimpulan
Dari paparan di atas dapat ditarik beberapa
kesimpulan sebagai berikut:
a. Teknologi informasi sangat diperlukan dalam
SCM karena ruang lingkup SCM yang luas,
baik karena luasnya proses bisnis yang
diintegrasikan maupun karena keterkaitan antar
perusahaan-perusahaan yang membentuk rantai
pasok.
b. Teknologi
informasi
diperlukan
untuk
memperbaiki kinerja rantai pasok terutama
dengan mengurangi ketidakpastian.
c. Kendala yang dihadapi dalam penerapan
teknologi informasi untuk SCM, antara lain,
adalah masalah penyiapan infrastruktur dan
standardisasi informasi.
DAFTAR PUSTAKA
1. D. M. Lambert, , J. R. Stock, dan L.M. Ellram,
Fundamentals of Logistics Management,
McGraw-Hill, 1998.
2. S. Chopra & P. Meindl, Supply Chain
Management:
Strategy,
Planning,
and
Operation, Prentice Hall, 2001.
3. D. Simchi-Levi, P. Kaminsky, E. Simchi-Levi,
Designing and Managing the Supply Chain:
Concepts, Strategies, and Case Studies, 2nd ed.,
McGraw-Hill, 2002.
4. R.B. Handfield, & E. L. Nichols, Jr.
Introduction to Supply Chain Management,
Prentice Hall, 1999.
5. K. L. Croxton, S. J. Garcia-Dastugue, D. M.
Lambert and D. S. Rogers, The Supply Chain
Management Process, The International Journal
of Logistics Management. Vol. 12, No. 2, 2001.
6. D. S. Rogers, D. M. Lambert, K. L. Croxton and
S.
J.
Garcia-Dastugue,
The
Returns
Management Process, The International Journal
of Logistics Management. Vol. 13, No. 2, 2002.
E-84
ISBN: 979-756-061-6