Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Gaji Karyawan Dalam Rangka

43
BAB IV
ANALISA HASIL DAN PEMBAHASAN
A.Prosedur Pembayaran Gaji Karyawan
Prosedur pembayaran gaji karyawan yang diterapkan oleh PT Inti Trident
Nusatara , terjadi dari beberapa tahap dimana dimulai dari prosedur pencatatan
waktu hadir , pencatatan kerja lembur , perhitungan gaji dan diakhiri dengan
pembayaran gaji. Tahap – tahap tersebut dapat diuraikan sebagai berikut :
1. Prosedur Pencatatan Waktu Hadir
Karyawan PT Inti Triden diwajibkan mengisi pencatatan waktu datang
pada pukul 08.00 dan pulang karyawan dengan menggunakan kartu presensi pada
mesin amano. Pencatatan waktu hadir karyawan dibedakan menjadi 2 yaitu :
a. Pencatatan waktu hadir biasa.
Pencatatan waktu ini adalah pencatatan waktu datang setiap karyawan
pada har kerja rutin . Lama kerja dimulai puku 08.00 – 17.00 WIB. Semua
karyawan diharuskan memasukan kartu presensi pada mesin amano. Dan
memindahkan ke tempat lain yang telah disediakan untuk dikumpulkan
sehingga pada rak kartu dapat diidentifikasikan berapa orang yang
terlambat atau tidak masuk kerja , proses ini diawasi oleh satpam
perusahaan untuk menjamin behwa setiap karyawan memasukkan kartu
presensi milik sendiri. Karyawan tidak diperkenankan memasukkan kartu
presensi yang bukan miliknya. Adapun karyawan yang tidak masuk kerja
karena sakit harus dengan surat keterangan dokter ditambah dengan
44
mengisi surat keterangan tidak masuk kerja yang diketahui oleh kepala
bagian atau area manager. Sedang untuk karyawan yang tidak masuk kerja
akan mengurangi hak cuti masing-masing karyawan. Ijin tidak masuk
kerja karyawan diwajibkan melapor atau konfirmasi ke kepala bagiannya
dimana batas toleransi konfirmasi pukul 10.00. Untuk Karyawan yang
terlambat lewat pukul 09.00 karyawan harus membuat surat ijin terlambat
untuk diketahui kepala bagian atau area manager. Perusahaan mewajibkan
karyawan hanya memilik satu kartu presensi tiap bulannya.
b. Pencatatan kerja lembur.
Pada saat tertentu perusahaan dapat meminta karyawan utuk melakukan
pekerja lembur. Lembur bukanlah pekerjaan rutinitas karyawan untuk itu
kepala bagian harus dapat mengontrol jam lembur bagiannya. Sebelum
melakukan aktifitas lembur karyawan mengisi Surat Perintah Kerja
Lembur (SPKL) dengan mengisi NIK,Nama,jam lembur,keterangan
kegiatan lembur. SPKL dapat diisi untuk perdepartemen apabila satu
departemen terdapat beberapa orang
yang lembur. Pekerjaan lembur
dilaksanakan jika terdapat alasan yang jelas untuk dilakukan, seperti
laporan keuangan perbulan yang harus disampaikan kepada direksi pada
minggu ke dua tiap bulannya. Untuk itu departemen Akunting setiap
minggu
pertama
harus
menyelesaikan
laporan
tersebut.
Untuk
menyelesaikan laporan tersebut harus ditambah dengan melakukan
lembur.
45
2.Perhitungan Gaji
Bagian penggajian / personalia menghitung gaji tiap-tiap karyawan
berdasarkan rekap absensi karyawan dan data karyawan . Berikut ini merupakan
unsur-unsur yang mempengaruhi besarnya gaji yang diterima tiap-tiap karyawan
adalah sebagai berikut :
a Penghasilan
1). Base Salary/Gaji Pokok
Penerimaan
gaji tiap karyawan dimana besar kecil gaji tergantung pada
golongan dan masa kerja. Base Salary sudah mencakup dari gaji pokok,uang
makan,transport . Golongan di PT Inti Trident Nusantara adalah sebagai
a) Golongan A dengan range A1 - A5 adalah karyawan golongan suporting
b) Golongan B dengan range B1 - B4 adalah karyawan golongan Clerk
c) Golongan C dengan tange C 1 - C4 adalah golongan Officer
d)Golongan D dengan tange D 1 - C4 adalah golongan Manager
e)Golongan E dengan tange E 1 - C4 adalah General Manager s/d Direktur
2). Tunjangan
Tunjangan diberikan perusahaan kepada karyawan atas jabatan yang dijabat
karyawan yang bersangkutan . Tunjangan yang diterima adalah:
a) Tunjangan khusus diberikan kepada Kasir.
b) Tunjangan Jabatan diberikan kepada Kepala Bagian sampai General
Manager.
46
3). Lembur
Uang lembur diberikan atas jasa karyawan terhadap kelebihan jam kerja
karyawan. Komponen lembur adalah lembur , uang makan lembur ,transport
lembur yang dibayarkan bersamaan dengan gaji yang diterima karyawan.
Karyawan yang berhak menerima lembur adalah :
a) Golongan A dengan range A1 s/d A5 adalah karyawan golongan suporting
b) Golongan B dengan range B1 s/d B4 adalah karyawan golongan Clerk
Untuk Golongan C hanya menerima uang makan dan transport dengan rincian:
a) Diatas jam 19.00 WIB mendapat uang makan Rp 15.000,b) Diatas jam 20.00 WIB ,mendapat uang transport Rp 50.000,c) Diluar hari kerja < 4 jam mendapat Rp 65.000,d) Diluar hari kerja > 4 jam mendapat Rp 100.000,4) Potongan
Dalam penghitungan gaji terdapat beberapa potongan atau pengurangan dalam
penghasilan bersih . Potongan-potongan adalah :
a)
Koperasi
b)
Pinjaman Karyawan
c)
Bunga Pinjaman
d)
Jamsostek 2%
e)
Pajak Gaji
f)
Pajak Bonus/Penyelesaian lain
47
Setelah penghasilan karyawan dihitung oleh bagian penggajian /Personalia dan
selesai dikerjakan dan ditandatangani kepala personalia lalu diserahkan kepada
Bagian Keuangan. Rekap gaji karyawan percabang dibuat oleh pesonalia untuk
diserahkan pada bagian keuangan. Setelah kedua bagian selesai mengurus gaji
seluruh karyawan, karyawan dapat mengambil gaji setiap bulannya tanggal 25
melalui Bank.
3.Catatan-catatan Akuntansi pada penerapan Sistem Informasi Akuntansi
Perhitungan Gaji.
Catatan akuntansi yang digunakan pada sistem informasi akuntansi
penggajian adala jurnal umum.
B.Penerapan Sistem Informasi atas siklus penggajian pada PT Inti Trident
Nusantara.
1. Dokumen yang digunakan pada sistem informasi akuntansi PT Inti
Trident Nusatara adalah :
a.Dokumen perubahan gaji seperti Surat Keputusan Pengangkatan Karyawan,
surat kenaikan pangkat , surat penurunan pangkat ( Demosi ) , surat
penempatan baru ( rotasi atau mutasi ) yang dikeluarkan bagian personalia
diluar penghitungan gaji .
b. Kartu Jam Hadir / Kartu Presensi
Kartu presensi harus diisi dengan sebenarnya dan diawasi oleh petugas
satpam. Satpam melaporkan kecurangan karyawan kepada personalia untu
48
diteruskan kepada bagian. Kepala Bagian menegur karyawan yang berbuat
curang..
c. Daftar gaji dan rekap daftar gaji.
Daftar gaji adalah output setelah proses penggajian selesai , maka proses
berikutnya adalah daftar gaji dan rekap gaji berupa rekap gaji percabang.
Bagian penggajian mengecek daftar gaji yang berisi perincian gaji dan
potongan untuk masing-masing karyawan, kemudian rekap gaji yang berisi
perincian gaji dan potongan-ptongan yang ada untuk dibuatkan masingmasing rekap biaya daftar gaji berdasakan pusat biaya menurut per cabang.
d. Slip gaji
Setelah semua data dicocokkan maka bagian penggajian membuat slip gaji .
Untuk amplop gaji sudah tidak diperlukan lagi karena pembayaran gaji
dilakukan melalui Bank melalui rekening karyawan masing-masing.
2. Pencatatan akuntansi pada penerapan sistem informasi Akuntansi
Penggajian .
Catatan akuntansi yang digunakan pada sistem informasi akuntansi pada Inti
Triden Nusantara adalah sebagai berikut :
Jurnal Umum :
Pusat Db. Biaya Gaji
Db. Biaya Lembur
49
Db. Biaya Jamsostek
Db. Antar Kantor Aktiva Cabang
Cr Kewajiban PPH 21
Cr. Kewajiban Jamsostek
Cr Bank Mandiri
Cabang membukukan :
Db. Biaya Gaji
Db. Biaya Lembur
Cr. Kewajiban PPH 21
Cr. Kewajiban Jamsostek
Cr. Antar Kantor Pasiva Cabang
3.Fungsi yang terkait dalam Sistem informasi akuntansi penggajian
Fungsi-fungsi yang terkait dengan sistem informasi akuntansi penggajian pada
PT Inti Trident Nusantara sudah berjalan cukup baik karena masing-masing
fungsi yang ada sudah terpisah tugas dan tanggungjawabnya dan tidak tumpang
tindih. Berikut funsi-fungsi yang ada yaitu :
a.
Fungsi kepegawaian
Kepegawaian dalam hal ini bertugas sebagai perekrutan dan
pengembangan Sumber Daya manusia PT Inti Triden Nusantara .
50
Fungsi kepegawaian mengurusi perekrutan dan penempatan karyawan
baru, mutasi , mutasi karyawan dan kenaikan pangkat atau golongan
karyawan. Fungsi ini terpisah dari fungsi penggajian.
b.
Fungsi Pencatatan waktu
Fungsi pencatatan waktu dilakukan Personalia dengan membuat daftar
kehadiran selama sebulan berupa daftar kehadiran, keterlambatan
kehadiran, tidak masuk kerja, lembur karyawan untuk diteruskan ke
fungsi pembuat daftar gaji..
c.
Fungsi pembuatan daftar gaji.
Fungsi ini ada dibawah naungan Kepala Personalia yaitu Personalia
bagian Penggajian . Fungsi ini bertugas melakukan proses penggajian
dari awal sampai akhir . Pekerjaan fungsi ini juga mengecek daftar
gaji, rekap daftar gaji,daftar transfer
sampai mencetak slip gaji.
Kepala Personalia membawahi Fungsi kepegawaian dan Fungsi
penggajian. Kepala Personalia harus mengawasi agar kedua fungsi ini
menjalankan fungsi masing-masing dengan benar.
d.
Fungsi Kasir
Fungsi ini membuatkan bukti kas keluar lalu menerbitkan giro disertai
dengan voucher, dimana giro dan daftar transfer dikirimkankan ke
Bank Mandiri melalui bagian penggajian. Nusantara.
e.
Fungsi Akuntansi
Fungsi ini hanya sebatas penjurnalan umum penggajian PT Inti Triden
Nusantara.
51
d.
Fungsi Bank
Fungsi ini bertugas untuk mengkredit rekening karyawan yang ada di
Bank Mandiri seseuai dengan daftar transfer dan mendebet rekening
Giro PT Inti Triden Nusantara.
4.Bagian yang terkait dalam Sistem informasi akuntansi penggajian
Bagian-bagian yang terkait dengan sistem informasi akuntansi penggajian pada
PT Inti Trident Nusantara sudah berjalan cukup baik karena masing-masing
fungsi yang ada sudah terpisah tugas dan tanggungjawabnya dan tidak tumpang
tindih. Berikut funsi-fungsi yang ada yaitu :
a.
Bagian kepegawaian
Kepegawaian dalam hal ini bertugas sebagai perekrutan dan
pengembangan Sumber Daya manusia PT Inti Triden Nusantara .
Fungsi kepegawaian mengurusi perekrutan dan penempatan karyawan
baru, mutasi , mutasi karyawan dan kenaikan pangkat atau golongan
karyawan. Bagian ini terpisah dari bagian penggajian meski dikepala
bagian yaitu kepala personalia.
b.
Bagian Pencatatan waktu
Bagian pencatatan waktu dilakukan oleh tiap-tiap kepala bagian .
Kepala bagian bertanggung jawab penuh tentang kebenaran kehadiran
karyawan, lembur yang telah dilakukan bawahannya.
c.
Bagian pembuatan daftar gaji.
Bagian ini ada dibawah naungan Kepala Personalia yaitu Personalia
bagian Penggajian . Bagian ini bertugas melakukan proses penggajian
52
dari awal sampai akhir . Pekerjaan bagian ini juga mengecek daftar
gaji, rekap daftar gaji,daftar transfer
sampai mencetak slip gaji.
Kepala Personalia membawahi bagian kepegawaian dan bagian
penggajian. Kepala Personalia harus mengawasi agar kedua bagian ini
menjalankan fungsi masing-masing dengan benar.
d.
Bagian Kasir
Bagian ini membuatkan bukti kas keluar lalu menerbitkan giro disertai
dengan voucher, dimana giro dan daftar transfer dikirimkankan ke
Bank Mandiri melalui bagian penggajian.
e.
Bagian Akuntansi
Fungsi ini hanya sebatas penjurnalan umum penggajian PT Inti Triden
Nusantara.
d.
Bank
Bank yang ditunjuk PT Inti Trident Nusantara ini bertugas untuk
mengkredit rekening karyawan yang ada di Bank Mandiri seseuai
dengan daftar transfer dan mendebet rekening Giro PT Inti Triden
Nusantara.