6.tata laksana pemusnahan berkas rekam medis di rumah sakit

6.TATA LAKSANA PEMUSNAHAN
BERKAS REKAM MEDIS
DI RUMAH SAKIT
LW
1
PERATURAN PEMERINTAH
yang berkaitan dengan
Pemusnahan Dokumen Perusahaan
• PP RI No.87 Th.1999
Tentang :
TATA CARA PENYERAHAN DAN PEMUSNAHAN
DOKUMEN PERUSAHAAN
• PP RI No. 88 Th..1999
Tentang:
TATA CARA PENGALIHAN DOKUMEN
PERUSAHAAN KE DALAM MIKROFILM ATAU
MEDIA LAINNYA DAN LEGALISASI
LW
2
PERATURAN PEMERINTAH
yang berkaitan dengan
Pemusnahan Rekam Medis
SURAT EDARAN Dirjen Yanmed
No. HK.00.06.1.5.01160
Tanggal 21 Maret 1995
Tentang Petunjuk Teknis Pengadaan
Formulir Rekam Medis Dasar dan
Pemusnahan Arsip Rekam Medis
di Rumah Sakit
LW
3
PERATURAN PEMERINTAH
yang berkaitan dengan
Pemusnahan Rekam Medis
Dasar: SE No. HK.00.06.1.5.01160 :
• Permenkes RI No.749a/Menkes/Per/XII/1989
tentang Rekam Medis ( Bab II pasal7)
• Keputusan Dirjen Yanmed no.78/ Yanmed/
RS Umdik/ YMU/ 1/ 91 : Penjabaran sda
• UU no.7 Th. 1971 : Ketentuan Pokok
Kearsipan --> Rekam Medis = ARSIP
• Meningkatkan keandalan R M RS tiblak mus
Tujuan:
Pedoman Penyelenggaraan Pemusnahan
berkas Rekam Medis di RS
LW
4
ETIKA PROFESI - PORMIKI
BAB I, PSL 4.
Setiap pelaksana Rekam Medis dan Informasi
Kesehatan selalu menyimpan dan menjaga berkas
rekam medis serta informasi yang terkandung di
dalamnya sesuai dengan ketentuan prosedur
manajemen, ketetapan pimpinan institusi dan
peraturan perundangan yang berlaku
LW
5
ETIKA PROFESI - PORMIKI
BAB I PSL.5
Setiap pelaksana Rekam Medis dan Informasi
Kesehatan selalu menjunjung tinggi doktrin
kerahasiaan dan hak atas informasi pasien yang
terkait dengan identitas individu atau sosial.
PP no.10 tahun 1966 mengenai “Wajib Simpan
Rahasia Kedokteran” Hal-hal yang dilarang:
•
•
•
LW
Menjual informasi
Memberikan informasi kepada pihak ketiga tanpa
izin si pasien
Menceritakan isi RK pasien kepada pihak ketiga
6
PEMUSNAHAN BERKAS R M
RAK
>>>>
PP No.87 Th. 1999
PP no.88 Th. 1999
SE Dirjen Yanmed 1995
No. HK.00.06.1.5.01160
SK RS:Tim Pemusnah
Etika Profesi- PORMIKI
LW
PROSES
•Jadwal Retensi
•Pemindahan
•Penilaianpemilahan
•Pemusnahan
Tempat
yang
memadai
•Lembaran
Penting
•Berita Acara
pemusnahan
7
JADWAL RETENSI
BERKAS R M AKTIF DAN INAKTIF (SE
1995)
1. UMUM= AKTIF 5 - 15 Th., INAKTIF 2 -5 Th.
(lihat jadwal)
2. ANAK= sesuai kebutuhan
3. KIUP + Register + Indeks= permanen, abadi
4. Gol.Penyakit tertentu atau kasus yang dianggap
penting
5. Diagnosa ttt
RS menentukan dg.
Pertimbangan NILAI GUNA
Primer: ADMINISTRASI, HUKUM, KEUANGAN, IPTEK
Sekunder:
PEMBUKTIAN, SEJARAH
LW
8
PERTIMBANGAN RUMAH SAKIT
DALAM RETENSI BERKAS R M a.l.
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
LW
RISET – EDUKASI
KASUS HUKUM MIN. 23 TAHUN SESUDAH
KETETAPAN HUKUM
KASUS PERKOSAAN
HIV
PENYESUAIAN KELAMIN
ORANG ASING
KASUS ADOPSI
BAYI TABUNG
CANGKOK ORGAN
OP.PLASTIK/ REKONSTRUKSI
9
JADWAL RETENSI BERKAS R M
LW
NO
POK RM
1
2
3
4
5
6
7
8
UMUM
MATA
JIWA
ORTHOPEDI
KUSTA
KETERG.OBAT
JANTUNG
Paru
AKTIF
INAKTIF
RJ
RI
RJ
RI
5
5
2
2
5
10
2
2
10
5
5
5
10
10
2
2
15
15
2
2
15
15
2
2
10
10
2
2
5
10
2
2
10
ALUR PROSES PEMUSNAHAN
PEMINDAHAN
PENILAIAN
PEMUSNAHAN
LW
11
PEMINDAHAN BERKAS R M
1. Tanggal terakhir kunjungan
---> Lihat stiker tahun
2. Pindah ke rak Inaktif
3. Pok berdasarkan :
Th. Terakhir kunjungan
LW
12
PENILAIAN BERKAS R M
SESUDAH 2 TAHUN
DI RAK PENYIMPANAN INAKTIF
BENTUK TIM PENILAI: SK DIR RS tdd:
• Sub Komite R M/ Komite Medis
• Petugas R M Senior
• Tenaga lain yg. terkait
MENILAI HAL-HAL:
1. R M tsb.sering digunakan untuk DIK /LIT
2. NILAI GUNA:
a. Primer:
ADM, HKM, KEU, IPTEK
b. Sekunder: PEMBUKTIAN, SEJARAH
3. Lihat ketentuan retensi
LW
13
LANGKAH-LANGKAH
PEMUSNAHAN BERKAS R M
1.Bentuk Tim Pemusnah ( Unsur R M & Tata
Usaha) --> SK Dir RS
2. Daftar Petelaan ( No., No. R M, Th., Jangka Wkt
Penyimp., D/akhir, Ident Pemindah)
3.Pelaksanaan --> Dibakar dg incenerator/ biasa,
Dicacah --> tak bisa dibaca
4.Berita Acara Pemusnahan, tt Ketua, sekr,
diketahui Dir RS
5.Berkas R M yang rusak/ X terbaca : Surat
Pernyataan di kertas segel o/ Dir RS
(cara=N03)
LW
14
RETENSI BERKAS R M
Pengalihan Dokumen ke dlm mikrofilm/
media lainnya
• MIKRO FILM ATU MEDIA LAINNYA
Media lain: spt CD ROM atau CD-WORM
(Write Once Read Many)
PP RI No. 88 Th.1999
Bab I pasal 3:
Pengalihan dapat diadakan sejak
dokumen dibuat/ diterima
perusahaan
Arti: dapat langsung dialihkan tanpa
harus ada hard copy
LW
15
PP RI No. 88 Th..1999
BAB I
Bab I pasal 5:
Tetap menyimpan dok.asli bila:
Mempunyai kekuatan pembuktian otentik
Mengandung Kepentingan Hukum ttt
LW
16
PP RI No. 88 Th..1999
BAB II
Bab II. Psl10
1. Menjamin hasil = naskah/ dok. asli yang
dialihkan
2. -a. Wajib menjamin sesuai asli
-b.mikrofilm/ media lain tetap dl keadaan baik
u/ dpt --> wkt kedaluarsa
-c.dapat dibaca , dicetak kembali di atas
kertas
LW
17
PP RI No. 88 Th..1999
Bab III
Pasal 13
(1)Buat Berita Acara pengalihan dok. -->
Mikrofilm/ media lain o/ Pimp.perusahaan
(2)Isi: min
• Ket. Tempat, hari, tanggal, bl, Th.
Dilakukan legalisasi
• Ket Jenis dokumen yang dialihkan
• Ket. Pengalihan telah dilakukan sesuai dg
naskah asli
• TT & Nama jelas pejabat ybs (Dir./Pejab yg
ditunjuk)
(3) Ada 3 rangkap: Pimp., unit pengolahan,
unit kearsipan
(samb..)
LW
18
PP RI No. 88 Th.1999
Bab III
Samb. Pasal 13
(4) Berita acara & Daftar pertelaan Bagian
tak terpisah
(5) Pe TJ Pimpinan Perusahaan
Pasal 16
(1) Hasil cetaknya merupakan
alat bukti yang sah
(2) Dapat dilegalisasi u/ keperluan
pengadilan dan
kepentingan hukum lainnya
LW
19
PP RI No. 88 Th..1999
Bab III
Pasal 15
Berita acara dan daftar pertelaan yang
dari awal dibuat dl sarana lain, dpt
dilakukan secara elektronis : dapat
dalam bentuk bukan sarana kertas
ada Rekaman TT pejabat yg terkait
LW
20
KESIMPULAN
LW
21