sistem informasi apotek (siap)

Narotama Collection
http://ejournal.narotama.ac.id
SISTEM INFORMASI APOTEK
(SIAP)
Abstrak
Latar Belakang - Apotek merupakan pelayanan produk dan jasa yang dikaitkan dengan kepuasan
customer. Pengelolaan Apotek adalah segala upaya dan kegiatan yang dilakukan oleh seorang Apoteker
Pengelola Apotek (APA) dalam rangka tugas dan fungsi apotek yang meliputi perencanaan,
pengorganisasian, pelaksanaan, pengawasan dan penilaian.
Aplikasi Sistem Informasi Apotek merupakan suatu sistem informasi yang dibuat untuk memudahkan
dalam penyampaian informasi mengenai apotek secara meluas, menggunakan microsoft Access yang
merupakan perangkat lunak pengolah basis data atau yang disebut sebagai mesin basis data atau
database engine didalam penggunaannya dianggap paling mudah.
Masalah – 1). Alur proses yang sangat menyita waktu bagi customer apalagi jika customer tersebut
hanya mempunyai waktu yang sangat terbatas dalam memperoleh suatu barang/ obat, 2). Kecepatan
dalam melayani para konsumen masih kurang, 3). Daftar Racikan obat yang masih manual dan 4).
Sistem laporan tentang stok obat atau bahan racikan obat serta pembelian obat kebanyakan belum
terlaksana atau tidak tepat waktu/ masih manual.
Tujuan - Membangun Sistem Informasi Apotek yang masih menggunakan sistem manual dalam
operasional apotek untuk memberikan pelayanan efektif bagi customer, Menciptakan manajemen
komputerisasi yang hemat waktu demi perkembangan apotek dan mempermudah dan mempercepat
proses pelayanan secara efesien yang tentunya dengan teliti dan tetap hati-hati, sehingga diharapkan
kepada para pasien/ konsumen merasa sangat puas dengan pelayanan yang diberikan serta sistem
pelaporan yang sangat mudah bagi karyawan apotek untuk mempertanggung jawabkan kepada manajer.
Kata Kunci: SIAP, Masalah, dan Tujuan yang dicapai.
LATAR BELAKANG
Dengan adanya perkembangan teknologi
dan era globalisasi yang tengah bergulir, banyak
sekali lahan bisnis dan pekerjaan baru
bermunculan. Sebagian dari bisnis dan
pekerjaan ini membutuhkan mobilitas yang
sangat tinggi dari para pelaku bisnisnya meliputi
manajer proyek, line manager perusahaan,
karyawan dan juga pelanggan.
Apotek merupakan pelayanan produk
dan jasa yang dikaitkan dengan kepuasan
pasien. Pengelolaan Apotek adalah segala upaya
dan kegiatan yang dilakukan oleh seorang
Apoteker Pengelola Apotek (APA) dalam
rangka tugas dan fungsi apotek yang meliputi
perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan,
pengawasan dan penilaian.
Aplikasi Sistem Informasi Apotek
merupakan suatu sistem informasi yang dibuat
untuk memudahkan dalam penyampaian
informasi mengenai apotek secara meluas,
menggunakan
microsoft
Access
yang
merupakan perangkat lunak pengolah basis data
atau yang disebut sebagai mesin basis data atau
database engine didalam penggunaannya
dianggap paling mudah.
Keuntungan yang dapat dirasakan dari
aplikasi ini yaitu dapat memberikan informasi
tentang apotek sehingga memudahkan untuk
maintenance dan akan membantu top
manajemen untuk mengambil keputusan bagi
1
Narotama Collection
http://ejournal.narotama.ac.id
perusahaan, mulai dari stok obat, stok bahan
racikan, pembelian dan penjualan dan dengan
adanya aplikasi ini efisiensi waktu dapat
ditingkatkan. Hal ini dapat tercapai karena
masing-masing peserta yaitu:
1. Manajer, baik perorangan maupun sebuah
tim, dapat membuat perencanaan tentang
ketersediaan stock obat dan permintaan
pada supplier.
2. Karyawan, dapat memperoleh penugasan
pekerjaan dan dapat memeriksa tugasnya
dengan teliti kapan saja, serta dapat
melaporkan perkembangan pekerjaan yang
dilakukannya kepada pihak manajer,
umumnya adalah berupa persentase
kemajuan (progress)
3. Stakeholder, siapapun baik perorangan
maupun organisasi yang berkepentingan,
dapat
membantu
dan
memperoleh
informasi tentang jalannya apotek.
4. Kerja sama, seperti perusahaan obat-obatan
dapat melakukan kebijakan terhadap
pelanggan yang lebih banyak memakai
sebagai contoh karena lebih sering
memakai obat (salah satu perusahaan
farmasi) diberikan harga yang lebih murah
atau dengan tanda terima kasih berbentuk
hadiah dll.
Tujuan Tugas Akhir
Tujuan tugas akhir ini adalah membuat
aplikasi sistem penunjang keputusan pada
sistem informasi apotek
khususnya pada
penyampaian laporan tentang obat-obatan
dengan dilengkapi chartdata agar dapat lebih
mudah dalam pengambilan keputusan bagi
pihak-pihak yang memerlukan untuk kemajuan
jalannya apotek.
Perumusan Pemasalahan
Permasalahan dari beberapa apotek yang
pernah kami jumpai adalah sbb:
1. Alur proses yang sangat menyita waktu
bagi customer
2. Kecepatan dalam melayani para konsumen
masih kurang.
3.
4.
5.
Racikan obat yang masih manual (daftar
racikan obat atau bahan racikan)
Sistem laporan tentang stok obat atau
bahan racikan obat serta pembelian obat
kebanyakan belum terlaksana atau tidak
tepat waktu/ masih manual.
Pengambilan keputusan sulit karena hanya
berdasarkan perkiraan karena data yang
kurang lengkap.
Batasan Masalah
Kegiatan apotek merupakan sebuah
kegiatan yang cukup luas dan sangat kompleks.
Dalam tugas akhir ini, semua permasalahan
dapat dibuat namun lebih difokuskan pada
Bagaimana membangun sebuah sistem yang
sekaligus dilengkapi dengan chartdata sebagai
laporan seperti: dalam penjulan obat dan
pembelian obat sebagai penunjang keputusan
agar lebih mudah dalam perencanaan bagi
manajer dan pengambilan keputusan bagi
pimpinan serta memuaskan bagi semua pihak.
Manfaat Tugas Akhir
Adapun manfaat yang dapat diambil yaitu:
Dengan adanya sistem pelaporan dengan
menggunakan chartdata sebagai sistem
penunjang keputusan akan dapat membantu
dan memberi nilai tambah bagi para
pelaksana apotek, dan lebih mudah dan
cepat dalam proses laporan kepada pimpinan
dengan data yang lengkap dan terpercaya
Bagi pimpinan, Pelaporan data akan lebih
akurat dapat membantu mempermudah
pengambilan
keputusan
sehingga
memuaskan bagi pihak-pihak yang terkait.
LANDASAN TEORI
Basis Data
Basis data merupakan kumpulan dari data yang
saling berhubungan satu dengan yang lainnya,
tersimpan diperangkat keras komputer dan
digunakan
perangkat
lunak
untuk
memanipulasinya.
2
Narotama Collection
http://ejournal.narotama.ac.id
Tabel Penjualan Obat
Tabel Stock obat
No
Field Name
Data Type
Length
1.
Kode obat
varchar
15
1.
2.
Type Obat
Varchar
20
3.
Nama Obat
Varchar
50
4.
Group
varchar
50
5.
Harga Jual
Money
10
Tabel Stock bahan obat
No
Field Name
No
Field Name
Data Type
Length
No. Transaksi
varchar
15
2.
Kode Customer
Varchar
15
3.
Nama Customer
Varchar
50
4.
Alamat Customer
Varchar
100
5.
Tgl_penjualan
Date
10
6.
Kode Dokter
Varchar
15
7.
Nama Dokter
Varchar
50
8.
Alamat Dokter
Varchar
100
Data Type
Length
2.
Kode Obat
Varchar
15
1.
Kode bahan
varchar
15
3.
Type Obat
Varchar
20
2.
Type bahan
Varchar
20
4.
Nama Obat
Varchar
50
3.
Nama bahan
Varchar
50
5.
Group Obat
Varchar
50
4.
Group
varchar
50
6.
Qty
Number
10
4.
Harga Jual
Money
10
7.
Total harga Jual
Money
10
Data
Length
Tabel pembelian obat
No
Field Name
Tabel Supplier
Type
No
Field Name
Data Type
Length
1.
Kode Supplier
Varchar
15
1.
No. Transaksi
varchar
15
2.
Nama supplier
Varchar
50
2.
Kode Obat
varchar
15
3
Alamat supplier
Varchar
100
3.
Type Obat
Varchar
20
4.
Nama Obat
Varchar
50
5.
Group Obat
Varchar
50
Data Type
Length
6.
Total harga Beli
Money
10
7.
Tgl_pembelian
Date
10
8.
Kode supplier
Varchar
15
9.
Nama supplier
Varchar
50
10
Alamat supplier
Varchar
100
Tabel data Customer
No
Field Name
1.
Kode customer
Varchar
15
2.
Nama customer
Varchar
50
3
Alamat customer
Varchar
100
Data Type
Length
Tabel data Dokter
No
Field Name
1.
Kode Dokter
Varchar
15
2.
Nama Dokter
Varchar
50
3
Alamat Dokter
Varchar
100
3
Narotama Collection
http://ejournal.narotama.ac.id
Sistem Flow - saat ini (Manual)
dengan lebih sistematis menggunakan Diagram
Entity Relationship (Diagram E-R). Kardinalitas
relasi dapat dinyatakan dengan banyaknya garis
cabang atau dengan pemakaian:
angka 1 dan 1 – untuk relasi satu - ke - satu
(one to one), angka 1 dan N – untuk relasi satu
– ke – banyak (one to many), angka N dan N –
untuk relasi banyak – ke – banyak (many to
many).
Sistem Flow - diusulkan (terkomputerisasi)
Entity Relationship Diagram / ERD adalah
hubungan antara berbagai tabel dalam sistem
basis. Model Entity- Relation yang berisi
komponen-komponen himpunan Entitas dan
himpunan
Relasi
yang
masing-masing
dilengkapi
dengan
atribut-atribut
yang
perepresentasikan seluruh fakta dari ‘dunia
nyata’ yang kita tinjau, dapat digambarkan
IMPLEMENTASI
Implementasi sistem menjelaskan tentang hasil
perancangan program pada suatu sistem.
Perancangan Sistem Penunjang Keputusan pada
Sistem Informasi Apotek (SPK pada SIAP)
dimulai dengan menu verifikasi user, masuk
pada Menu Utama kemudian langsung pada
laporan yaitu Laporan Stock Obat, Stock Bahan
Racikan obat, Pembelian obat, Penunjang
keputusan berupa grafik pada pembelian obat
menurut berapa kali pembelian obat tersebut,
Penjualan obat, Penunjang keputusan berupa
grafik pada penjualan obat menurut berapa kali
penjualan obat tersebut, Nama Supplier,
customer dan Nama Dokter.
Menu Verifikasi User
Sistem Informasi Apotek/ SIAP pada halaman
pertama disambut dengan menu Verifikasi user
yang berfungsi untuk membedakan petugas
yang berhak (yang diberi tugas) masuk ke dalam
sistem untuk mencari, mengedit dan menginput
data. Perbedaan akan terlihat pada petugas
Administrasi dan user operator biasa, misalnya
operator hanya bisa melihat dan menginput data,
tetapi tidak bisa mengedit data. Lain halnya
dengan petugas Administrasi yang dapat
4
Narotama Collection
http://ejournal.narotama.ac.id
melakukan editing data jika diminta oleh pihak
atasan karena terjadi kesalahan dalam input data
Laporan data Stock Obat
Laporan ini berfungsi untuk memberikan
laporan informasi tentang berbagai macam obat
yang terdapat dalam apotek saat ini.
Menu utama
Untuk melakukan input/ Entry data, laporan dan
menutup program adalah merupakan menu
utama yang merupakan menu tampilan depan
pada Sistem Informasi Apotek/ SIAP.
Laporan data resep/ Bahan Racikan
Laporan obat resep merupakan laporan
yang memberikan informasi tentang data bahan
racikan obat yang menggunakan resep yang
berasal dari customer dan informasi tentang
racikan obat.
Menu Laporan
Sebagai batasan masalah maka menu dari
informasi Apotek langsung pada Menu laporan.
Menu laporan merupakan menu yang dapat
menampilkan semua jenis laporan yang terdapat
pada sistem informasi Apotek. Menu laporan ini
akan memberikan informasi tentang laporan
data obat, obat resep, pembelian obat, penjualan
obat, data supplier, data customer dan data
Dokter. Laporan ini dihasilkan untuk
memberikan gambaran informasi tentang
pengambilan keputusan oleh atasan.
Laporan pembelian obat
Laporan yang menampilkan data obat
yang telah masuk dalam apotek, agar mudah
didata dan diketahui jumlah stock obat tersebut.
5
Narotama Collection
http://ejournal.narotama.ac.id
Grafik Laporan Pembelian Obat
Grafik ini merupakan penunjang
keputusan pada Laporan pembelian obat. Grafik
akan berubah sebanyak pembelian obat
dilakukan oleh pihak apotek.
Laporan daftar nama Supplier
Laporan ini berfungsi untuk memberi
kan informasi tentang nama Supplier.
Laporan Penjualan obat
Laporan yang menampilkan data obat
yang telah keluar dalam apotek, agar dapat
dihitung dan diketahui jumlah stock obat dalam
apotek.
Laporan daftar nama Customer
Laporan ini berfungsi untuk memberikan
informasi tentang nama customer.
Grafik penunjang keputusan pada laporan
penjualan obat
Grafik ini merupakan penunjang keputusan pada
Laporan penjualan obat. Grafik akan berubah
sebanyak penjualan obat.
Laporan daftar nama Dokter
Laporan ini berfungsi untuk memberikan
informasi tentang nama Dokter yang telah
memberikan resep.
6
Narotama Collection
http://ejournal.narotama.ac.id
KESIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan
Ada beberapa kesimpulan yang dapat
diambil dari pembuatan Sistem Pendukung
Keputusan pada sistem informasi Apotek, yaitu:
1. Telah dibuat skripsi dengan judul
”Sistem Pendukung Keputusan pada
Sistem Informasi Apotek/ SIAP” sesuai
dengan batasan masalah.
2. Proteksi yang dibuat pada sistem dalam
bentuk password untuk menjamin
keamanan dalam pemakaian program
3. Laporan akan dihasilkan secara otomatis
setelah penginputan data dilakukan oleh
user
sehingga
bagian
kantor
mendapatkan informasi yang dibutuhkan
4. Adanya
fasilitas
pencarian
data
memudahkan untuk menemukan data
yang diperlukan dengan cepat.
5. Adanya grafik sebagai pendukung
keputusan yang memudahkan bagi
pimpinan dalam pengambilan keputusan
Saran
Dalam pembuatan sistem ini ada
beberapa saran untuk pengembangan sistem
informasi ini antara lain:
1. Perlu dikembangkan secara detail
tentang data racikan obat dan stock obat
sehingga dapat dihasilkan data obat dan
bahan racikan yang diperlukan.
2. Untuk informasi laporan berupa grafik
analisa tentang pembelian ataupun
penjualan obat lebih dikembangkan agar
data lebih mudah dibaca sehingga
informasi tentang obat akan lebih mudah
bagi
atasan
dalam
pengambilan
keputusan secara bijaksana.
DAFTAR PUSTAKA
1. Jogiyanto H.M., dr. M.B.A., Akt. Sistem
Informasi Berbasis Komputer Edisi 2,
konsep dasar dan komponen. Yogyakarta
1997.
2. Adi Nugroho, ST, MMSI, Informatika
Bandung. Analisa dan Perancangan Sistem
Informasi.
3. Husni
Iskandar,
Pohan.
Pengantar
Perancangan Sistem.
4. Drs. H. Syamsuni, Apt. Farmasetika Dasar
dan Hitungan Farmasi. Jakarta 2005.
5. Abdul Kadir. Konsep dan Tuntunan Praktis
Basis Data. Yogyakarta 1998
6. Al-bahra Bin Ladjamuddin B, Graha Ilmu.
Konsep
Sistem
Basis
Data
dan
Implementasinya. Graha Ilmu – Tangerang
2004.
7. Aplikasi Sain dan Teknik dengan Visual
Basic 6.0. 2003
====XXX000XXX====
7