Anief Fauzan Rozi, S.Kom., M.Eng. Phone/WA

Dosen Pengampu: Anief Fauzan Rozi, S.Kom., M.Eng. Phone/WA: 0856 4384 6541 PIN BB: 29543EC4 Email: [email protected] Website: http://anief.mercubuana-­‐yogya.ac.id 3/14/16 Manajemen Proyek IT -­‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 1 ¡  Memahami dasar manajemen proyek 3/14/16 Manajemen Proyek IT -­‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 2 ¡  manajemen ¡  organisasi ¡  sekilas tentang proyek ¡  ciri-­‐ciri proyek ¡  bentuk pengerjaan proyek ¡  PLC ¡  mekanisme proyek ¡  pemicu adanya proyek ¡  faktor-­‐faktor keberhasilan proyek 3/14/16 Manajemen Proyek IT -­‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 3 Seni untuk merealisasikan pekerjaan atau sesuatu. ¡  Cakupan: ¡ 
§  Fungsi perencanaan ▪  Penetapan apa yang akan dilakukan §  Pengorganisasian ▪  Perancangan dan penugasan kelompok kerja §  Penyusunan personalia ▪  Penarikan, seleksi, penilaian prestasi kerja §  Pengarahan ▪  Motivasi, kepemimpinan, pengelolaan konflik §  Pengawasan 3/14/16 Manajemen Proyek IT -­‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 4 ¡  Perspektif I §  Intinya adalah melihat organisasi atau manajemen dari perspektif rancangan terstruktur §  Aliran perspektif ini terfokus pada isu tentang bagaimana organisasi disusun? Fungsi yang harus berjalan? Siapa yang harus jadi pemimpin? Gaya kepemimpinan apa yang harus dijalankan? 3/14/16 Manajemen Proyek IT -­‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 5 ¡  Perspektif II §  Sering disebut dengan aliran pekerjaan (work-­‐
flow) §  Cirinya: ▪  Melakukan formulasi persoalan ▪  Melakukan pemodelan ▪  Analisis dari pemodelan ▪  Pelaksanaan 3/14/16 Manajemen Proyek IT -­‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 6 ¡  Perspektif III §  Sudut pandang kemanusiaan, lebih menekankan pada unsur manusia. §  Komponen: ▪  Aliran hubungan kemanusiaan ▪  Aliran pengembangan organisasi ▪  Aliran pemikiran multidimensional 3/14/16 Manajemen Proyek IT -­‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 7 Manajemen proyek yang dibahas adalah manajemen proyek secara global. ¡  Dalam prakteknya, manajemen proyek menganut aturan pada organisasi tertentu. ¡  Keberhasilan suatu manajemen proyek sangat bergantung pada baik tidaknya manajemen dan organisasi yang bersangkutan. ¡  Komitmen dari pihak manajemen sangat menentukan keberhasilan manajemen proyek. ¡  Manajemen yang baik akan berpengaruh pada kemajuan organisasi. ¡ 
3/14/16 Manajemen Proyek IT -­‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 8 ¡  PMBOK (A Guide to the Project Management Body of Knowledge): §  proyek adalah suatu usaha sementara yang dilaksanakan untuk menghasilkan suatu produk atau jasa yang unik. ▪  Sementara: setiap proyek memiliki tanggal mulai dan selesai yang tertentu. ▪  Unik: produk atau jasa yang dihasilkan adalah berbeda dari produk atau jasa yang lain. 3/14/16 Manajemen Proyek IT -­‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 9 Bertujuan menghasilkan lingkup (scope) tertentu berupa produk akhir atau hasil kerja akhir. ¡  Dalam proses tersebut, ditentukan jumlah biaya, jadwal, kriteria mutu, serta sumber daya yang diperlukan. ¡  Bersifat sementara dalam artian adanya batasan waktu yang telah ditentukan. ¡  Non-­‐rutin dan tidak berulang-­‐ulang. Macam dan intensitas kegiatan berubah sepanjang proyek berlangsung. ¡ 
3/14/16 Manajemen Proyek IT -­‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 10 ¡  Swakelola §  Dikelola oleh organisasi atau perusahaan itu sendiri. ¡  Sub-­‐kontrak §  Proyek yang diproyekkan, atau dapat dikatakan proyek dilimpahkan kepada pihak ketiga. 3/14/16 Manajemen Proyek IT -­‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 11 ¡  Perumusan masalah ¡  Mencari solusi terhadap masalah ¡  Melaksanakan solusi ¡  Memonitor hasilnya, yaitu apakah solusi tersebut menyelesaikan masalah tersebut. 3/14/16 Manajemen Proyek IT -­‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 12 ¡  Tahap penemuan (discovery phase) ¡  Tahap konsep (concept phase) ¡  Tahap desain (design phase) ¡  Tahap pelaksanaan (execution phase) ¡  Tahap penjaminan kualitas (SQA) ¡  Tahap implementasi (implementation phase) ¡  Tahap penutupan (closure phase) 3/14/16 Manajemen Proyek IT -­‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 13 ¡ 
¡ 
¡ 
Proyek ditentukan oleh manajemen melalui suatu kebijakan. Selanjutnya ditunjuk seorang pimpinan/manajer proyek dam pembentukan tim proyek. Pihak manajemen akan mendelegasikan proyek tersebut kepada manajer proyek untuk memimpin dan mengelola proyek dari awal sampai akhir. §  Manajer bertanggung jawab sepenuhnya atas keberhasilan proyek tersebut. §  Manajer harus mengkoordinasi tim dan wajib melaporkan setiap kegiatan proyek kepada pihak manajemen. ¡ 
Dalam kegiatan proyek, seluruh pihak yang terlibah harus bertanggung jawab terhadap keberhasilan proyek tersebut sampai dengan selesai, sesuai kapasitasnya. 3/14/16 Manajemen Proyek IT -­‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 14 ¡  Rencana Pemerintah ¡  Permintaan Pasar ¡  Internal Perusahaan ¡  Penelitian dan Pengembangan 3/14/16 Manajemen Proyek IT -­‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 15 ¡  Pengelolaan proyek melalui suatu mekanisme PLC. ¡  Menitoring dan pengontrolan terhadap jadwal, anggaran, kualitas, dan risiko dalam suatu proyek. ¡  Pengintegrasian perangkat (tools). ¡  Komitmen manajemen. 3/14/16 Manajemen Proyek IT -­‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 16 ¡  Stakeholder mempunyai proyek ¡  Proyek didelegasikan ke manajer proyek ¡  Manajer proyek mengelola proyek tersebut dengan baik hingga proyek sukses 3/14/16 Manajemen Proyek IT -­‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 17 3/14/16 Manajemen Proyek IT -­‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 18 ¡  Beberapa pendekatan metodologi: §  The traditional approach §  Rational unified process §  Temporary organization sequencing concepts §  Critical chain §  Extreme project management §  Event chain methodology §  Process-­‐based management 3/14/16 Manajemen Proyek IT -­‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 19 ¡  The traditional approach: §  Project initiation §  Project planning §  Project executing §  Project controlling §  Project closing 3/14/16 Manajemen Proyek IT -­‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 20 3/14/16 Manajemen Proyek IT -­‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 21 Scope management Time management Cost management Quality management Human resource management Communication management Risk management Procurement management Project integration management 3/14/16 Manajemen Proyek IT -­‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 22 ¡  Mahasiswa mengetahui dan memahami area-­‐
area pembahasan penting dalam manajemen proyek 3/14/16 Manajemen Proyek IT -­‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 23 ¡  Project Scope Management ¡  Project Time Management ¡  Project Cost Management ¡  Project Human Resource Management ¡  Project Risk Management ¡  Project Communication Management ¡  Project Quality Management ¡  Project Procurement Management ¡  Project Integration Management 3/14/16 Manajemen Proyek IT -­‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 24 ¡  Knowledge area adalah cakupan bahasan atau bidang pengetahuan (manajemen) yang terdapat di dalam manajemen proyek. 3/14/16 Manajemen Proyek IT -­‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 25 ¡  Adalah ruang lingkup pekerjaan (scope) yang harus dilakukan untuk menghasilkan deliverable sesuai dengan spesifikasi dan jangka waktu yang telah ditetapkan. §  Deliverable à produk, jasa, prosedur, sistem, maupun keluaran dalam bentuk lain. ¡  Area pembahasan meliputi: §  Scope planning, scope definition, Work Breakdown Structure (WBS), scope verification, scope control 3/14/16 Manajemen Proyek IT -­‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 26 ¡ 
Scope planning §  Menjelaskan bagaimana ruang lingkup proyek didefinisikan, diverifikasi dan dikontrol §  Menjelaskan bagimana Work Breakdown Structure (WBS) didefinisikan ¡ 
Scope definition §  Membuat scope statement yang menjabarkan justifikasi proyek, penjelasan proyek, deliverable dan tujuan proyek yang meliputi: aspek biaya, mutu dan jadwal sebagai acuan untuk membuat WBS 3/14/16 Manajemen Proyek IT -­‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 27 ¡  Work Breakdown Structure (WBS) §  Menjabarkan scope statement menjadi suatu susunan deliverables yang mudah dikelola, serta dikelompokkan berdasar deliverable utama. ¡  Scope verification §  Mendapatkan persetujuan deliverable proyek secara formal ¡  Scope control §  Mengontrol perubahan ruang lingkup proyek 3/14/16 Manajemen Proyek IT -­‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 28 ¡  Meliputi proses yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek sesuai waktu yang ditetapkan. ¡  Area pembahasan meliputi: §  Penyusunan jadwal proyek §  Monitoring jadwal proyek §  Pengontrolan perubahan jadwal proyek 3/14/16 Manajemen Proyek IT -­‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 29 ¡  Meliputi proses membuat perencanaan, estimasi budget dan mengontrol biaya agar tidak melebihi anggaran yang telah ditetapkan. ¡  Area pembahasan meliputi: §  Cost estimating §  Cost budgeting §  Cost control 3/14/16 Manajemen Proyek IT -­‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 30 ¡  Cost estimating §  Membuat prakiraan biaya atas sumber daya yang dibutuhkan untuk melaksanakan suatu aktivitas. ¡  Cost budgeting §  Menyusun total perkiraan biaya yang dibutuhkan untuk melaksanakan proyek dan menetapkan cost baseline. ¡  Cost control §  Mengontrol faktor-­‐faktor penyebab varian biaya dan menjalankan prosedur kontrol perubahan 3/14/16 Manajemen Proyek IT -­‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 31 ¡ 
¡ 
Meliputi proses yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan mengorganisir dan mengelola tim proyek. Area pembahasan meliputi: §  Human resource planning à mengidentifikasi kualifikasi dan jumlah personil yang dibutuhkan serta mendokumentasi peran dan tanggung jawab masing-­‐masing §  Menunjuk/mendapatkan personil tim yang dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan proyek §  Membentuk tim proyek degan meningkatkan kompetensi dan kerja sama tim untuk meningkatkan kinerja proyek. §  Mengelola tim proyek dengan mengoordinasi dan memonitor kinerja tim, memberikan umpan balik dan membantu memecahkan masalah proyek 3/14/16 Manajemen Proyek IT -­‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 32 Meliputi proses yang diperlukan untuk meminimalkan dampak negatif risiko terhadap keberhasilan proyek. ¡  Area pembahasan meliputi: ¡ 
§ 
§ 
§ 
§ 
§ 
§ 
3/14/16 Risk management planning Risk identification Qualitative risk analysis Quantitative risk analysis Risk response planning Risk monitoring & control Manajemen Proyek IT -­‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 33 ¡ 
Risk Management Planning: §  Menentukan metode pendekatan, perencanaan dan pelaksanaan manajemen resiko yang akan ditetapkan ¡ 
Risk Identification: §  Mengidentifikasi potensi risiko, membuat kategori risiko berasarkan karakteristiknya serta mendokumentasikannya ¡ 
Qualitative Risk Analysis: §  Memperkirakan dan menganalisis kemungkinan dan besarnya dampak yang akan ditimbulkan risiko 3/14/16 Manajemen Proyek IT -­‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 34 ¡ 
Quantitative Risk Analysis: §  Membuat penilaian hasil analisis dan menentukan prioritas risiko. ¡ 
Risk Response Planning: §  Menentukan tindak lanjut untuk mengantisipasi dampak. ¡ 
Risk Monitoring & Control: §  Memonitor risiko yang sudah teridentifikasi dan mengidentifikasi munculnya risiko baru, mengevaluasi pelaksanaan risk response plan dan mengontrol dampak yang ditinggalkan. 3/14/16 Manajemen Proyek IT -­‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 35 ¡ 
Kategori risiko: §  Risiko manajemen proyek ▪  Kurang dukungan pihak manajemen, ruang lingkup yang tidak jelas. §  Risiko teknologi ▪  Adopsi teknologi baru. §  Risiko sumber daya ▪  Pendanaan, ketersediaan tim, sarana & prasarana, alokasi sumber daya. §  Risiko organisasi ▪  Konflik kepemilikan proyek, perubahan kebijakan. §  Risiko eksternal ▪  Bencana alam, perubahan regulasi pemerintah, isu ketenagakerjaan, krisis moneter 3/14/16 Manajemen Proyek IT -­‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 36 ¡  Bertujuan agar komunikasi dan aliran informasi proyek berjalan efektif dan efisien. ¡  Area pembahasan meliputi: §  Communication Planning §  Information Distribution §  Performance Reporting §  Manage Stakeholders 3/14/16 Manajemen Proyek IT -­‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 37 ¡ 
Communication Planning: §  Menentukan perencanaan komunikasi proyek yang sesuai dengan kebutuhan dan harapan stakeholders ¡ 
Information Distribution: §  Menyediakan informasi proyek dan mendistribusikannya sesuai perencanaan ¡ 
Performance Reporting: §  Melaporkan status dan kemajuan proyek secara objektif dan tepat waktu ¡ 
Manage Stakeholders: §  Membina dan mengelola komunikasi yang efektif dan efisien dengan stakeholder ▪  Pemenuhan kebutuhan ▪  Pengambilan keputusan proyek sesuai mekanisme yang ditetapkan. 3/14/16 Manajemen Proyek IT -­‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 38 ¡  Untuk memastikan kesesuaian antara kinerja dan hasil proyek dengan standar mutu yang ditetapkan. ¡  Area pembahasan meliputi: §  Quality Planning §  Quality Assurance §  Quality Control 3/14/16 Manajemen Proyek IT -­‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 39 ¡ 
Quality Planning: §  Menentukan standar mutu dan standar konfigurasi yang sesuai untuk proyek dan cara pemenuhannya. ¡ 
Quality Assurance: §  Melaksanakan aktivitas mutu untuk memastikan pelaksanaan proyek telah memenuhi standar proses yang ditetapkan. ¡ 
Quality Control: §  Memonitor kesesuaian hasil proyek terhadap standar konfigurasi yang ditetapkan dan mengidentifikasi cara mengeliminasi penyebab kegagalan mutu. 3/14/16 Manajemen Proyek IT -­‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 40 Meliputi proses yang diperlukan untuk memnuhi pengadaan barang dan atau jasa yang disediakan oleh vendor/kontaktor sesuai jadwal. ¡  Area pembahasan meliputi: ¡ 
§ 
§ 
§ 
§ 
§ 
§ 
3/14/16 Procurement Planning Solicitation Planning Conduct Solicitation Source Selection Contract Administration Contract Closure Manajemen Proyek IT -­‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 41 ¡ 
Procurement Planning: §  Menentukan kebutuhan pengadaan barang dan atau jasa oleh vendor atau kontraktor, membuat jadwal pelaksanaan pengadaan. ¡ 
Solicitation Planning: §  Menyusun dokumen pengadaan dan kriteria penilaian. ¡ 
Conduct Solicitation: §  Mengadakan penjelasan lelang, melaksanakan lelang dan menerima proposal/penawaran yang diajukan vendor. 3/14/16 Manajemen Proyek IT -­‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 42 ¡  Source Selection: §  Memilih dan menunjuk vendor/kontraktor pemenang. ¡  Contract Administration: §  Menyiapkan dokumen kontrak kemudian bersama-­‐sama vendor/kontraktor pemenang me-­‐
review dan menyempurnakan isi kontrak. ¡  Contract Closure: §  Penandatanganan kontrak oleh kedua belah pihak (pembeli dan pelaksana). 3/14/16 Manajemen Proyek IT -­‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 43 ¡  Meliputi proses dan aktivitas yang diperlukan untuk mengidentifikasi, mendefinisi, mengombinasi, menyatukan dan mengoordinasi berbagai proses dan aktivitas manajemen proyek dalam suatu proses yang bersinergi dan berkesinambungan. 3/14/16 Manajemen Proyek IT -­‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 44 ¡ 
Area pembahasan meliputi: §  Membuat project definition sebagai gambaran awal proyek §  Membuat project management plan §  Mengarahkan dan mengelola pelaksanaan proyek §  Memonitor dan mengontrol aktivitas-­‐aktivitas proyek, mulai dari initiation, planning, execution sampai dengan closing proyek. §  Mengintegrasikan pelaksanaan prosedur kontrol perubahan atau changes control prosedure §  Menyelesaikan dan menutuo proyek secara formal 3/14/16 Manajemen Proyek IT -­‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 45 3/14/16 Manajemen Proyek IT -­‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 46 ¡  Buatlah surat tugas untuk proyek Anda! ¡  Tugas dikumpulkan via email paling lambat hari selasa, 22 Maret 2016 jam 23.59 waktu bagian email. §  Subject: 2015-­‐2 Surat Tugas §  Filename: 20152_ManPro_ST_Prodi_kelas_NIM_Nama.pdf 3/14/16 Manajemen Proyek IT -­‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 47